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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL INFORME CIRCUNSTANCIADO

REGLAMENTO PARA REGISTRO Y REPORTE DE

CONTRATOS

REGLAMENTO PARA REGISTRO DE ACCIONES JUDICIALES, REQUERIMIENTOS DE PAGO, PROCESOS

ADMINISTRATIVOS INTERNOS, DICTMENES DE RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORA

REGLAMENTO PARA LA ELABORACIN DE

INFORMES DE AUDITORA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD

Instrumentos Normativos Externos

Contenido

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL INFORME CIRCUNSTANCIADO ....................................................................................... 6

1. OBJETO .............................................................................................................................................................................62. ALCANCE ...........................................................................................................................................................................63. ASPECTOS GENERALES ..................................................................................................................................................64. CONTENIDO......................................................................................................................................................................75. RESPONSABLES .............................................................................................................................................................106. ANEXOS ...........................................................................................................................................................................10

REGLAMENTO PARA REGISTRO Y REPORTE DE CONTRATOS .....................................13

CAPTULO IDISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................................................................... 13CAPTULO IIACCESO AL SISTEMA DE REGISTRO DE CONTRATOS .................................................................................................. 14CAPTULO IIIREGISTRO Y REPORTE ...................................................................................................................................................... 14CAPTULO IVPLAZOS .................................................................................................................................................................................17CAPTULO VVERIFICACIN ....................................................................................................................................................................17CAPTULO VICONTRATACIN DIRECTA Y POR EXCEPCIN ............................................................................................................. 18CAPTULO VIIRESPONSABILIDAD Y FORMULARIO .............................................................................................................................. 18

REGLAMENTO PARA REGISTRO DE ACCIONES JUDICIALES, REQUERIMIENTOS DE PAGO, PROCESOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS, DICTMENES DE RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORA ....................................................... 22

CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES ...........................................................................................................................................22CAPTULO IIACCESO AL SISTEMA CONTROLEG II ..............................................................................................................................23CAPTULO IIIREGISTRO Y REPORTE ......................................................................................................................................................24CAPTULO IVREGISTRO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS ......................................................................................... 27CAPTULO VDEPURACIN ......................................................................................................................................................................27CAPTULO VICONSOLIDACIN DE REGISTROS ...................................................................................................................................28CAPTULO VIIREGISTRO DE DICTMENES DE RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORA ..............................................28CAPTULO VIIIBAJA DE REGISTROS .........................................................................................................................................................28CAPTULO IXVERIFICACIN DEL REGISTRO DE PROCESOS .............................................................................................................30CAPTULO XRESPONSABILIDAD Y FORMULARIO ..............................................................................................................................30

REGLAMENTO PARA LA ELABORACIN DE INFORMES DE AUDITORA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD ..................................................... 33

CAPTULO I GENERALIDADES ..............................................................................................................................................................33CAPTULO IIPROCEDIMIENTO DE LA AUDITORA ESPECIAL ..........................................................................................................35CAPTULO IIICONTENIDO DE LOS INFORMES DE AUDITORA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD .................................... 35CAPTULO IV EVALUACIN DE LOS INFORMES DE AUDITORA ...................................................................................................... 37CAPTULO VRESPONSABILIDAD Y CARACTERSTICA DEL INFORME DE AUDITORA ................................................................38CAPTULO VI SUSTENTO DE LOS HALLAZGOS DE ACUERDO AL TIPO DE RESPONSABILIDAD ...................................................38CAPTULO VII SALVEDADES PARA LA EMISIN DE UN INFORME DE AUDITORA ........................................................................39

1. OBJETO

El presente procedimiento tiene por objeto, re-gular y describir las actividades y responsables de la emisin de los Informes Circunstanciados, cuando los actos o hechos examinados e identi-ficados por las servidoras y servidores pblicos presenten indicios de responsabilidad penal, con-forme dispone el artculo 35 de la Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales.

2. ALCANCE

El presente procedimiento, es de cumplimiento obligatorio por todas las servidoras y servido-res pblicos de las Entidades Pblicas seala-das en los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales; asi-mismo, por todas aquellas que tengan carcter Estatal.

3. ASPECTOS GENERALES

3.1 Definiciones

Las definiciones descritas corresponden para efectos de cumplimiento del presente procedi-miento.

a) Calificacin Jurdica Provisional: Es aquel anlisis que se realiza sobre la subsun-cin de una conducta a un tipo penal, el cul puede ser modificado, excluido o ampliado por el Ministerio Pblico.

b) Documentos de Prueba: Elementos a tra-vs de los cuales se puede demostrar una determinada afirmacin, la misma que se constituye en el sustento o respaldo de los Informes Circunstanciado y de Opinin Legal, este ltimo nicamente cuando co-rresponda.

c) Errores de Forma: Son todas aquellas inconsistencias o equivocaciones que no afectan el fondo de una determinada afir-macin, como ser errores de transcripcin, aritmticos, de cita o cualquier otro ele-mento similar.

d) Errores de Fondo: Son todas aquellas in-consistencias o equivocaciones que afectan el fondo de una determinada afirmacin y que imposibilitan la emisin de un deter-minado producto, tambin constituye en un error de fondo la falta de prueba.

e) Informe Circunstanciado: Documento que contiene una descripcin y relacin de-tallada de hechos examinados e identifica-dos que son motivo de observacin, con la identificacin de los presuntos autores y/o partcipes y otros elementos que puedan conducir a la calificacin jurdica provisional de una determinada conducta delictiva.

f) Informe de Respaldo Tcnico: Docu-mento que contiene una opinin tcnica especializada, sobre un asunto especfico relacionado a una rama, disciplina u ofi-cio, que apoya o sustenta tanto al Informe Circunstanciado como el Informe de Opinin Legal, este ltimo nicamente cuando co-rresponda.

g) Informe de Opinin Legal: Documento que contiene una Calificacin Jurdica Provisional de las determinadas con-ductas delictivas, conforme al Informe Circunstanciado, servir de sustento para una denuncia y/o querella a ser presentada ante el Ministerio Pblico.

h) Memorial de Denuncia: Es el documento mediante el cual se pone en conocimiento del Ministerio Pblico la participacin de una o varias personas como responsables de la comisin de uno o varios delitos.

i) Memorial de Querella: Es el documento mediante el cual se inicia una accin penal por la autoridad competente sindicando a una persona natural como responsable de la comisin de uno o varios delitos.

j) Unidad Legal: Es aquella que indepen-dientemente de su denominacin se encuen-tra encargada de brindar el apoyo legal y la

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL INFORME

CIRCUNSTANCIADOPE/CE-024

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elaboracin del Informe de Apoyo Legal y el memorial de denuncia y/o querella.

k) Obligacin de Denunciar: Es el deber y responsabilidad de denunciar que tienen los servidores pblicos u otros profesionales, que identifiquen indicios de haberse come-tido delitos de accin pblica, conforme dis-pone el Cdigo de Procedimiento Penal.

3.2 BaseLegal

Ley N 1178 del 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales.

Ley N 004, de 31 de marzo de 2010, de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento Ilcito e Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz".

Ley N 1970 de 25 de marzo de 1999, Cdigo de Procedimiento Penal.

Decreto Ley 10426 de 23 agosto de 1972, ele-vado a rango de Ley N 1768 de 10 de marzo de 1997, Cdigo Penal Boliviano.

Decreto Supremo N 23215 del 22 de ju-lio de 1992, que aprueba el Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.

Decreto Supremo N 23318-A del 03 de no-viembre de 1992, que aprueba el Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica.

Normas de Auditora Especial (NE/CE-015), aprobadas mediante Resolucin N CGE/094/2012, del 27 de agosto de 2012.

3.3 Procedencia

I. Corresponder la emisin del Informe Circunstanciado, cuando el auditor gubernamen-tal durante la ejecucin de la auditora o al mo-mento de realizar el relevamiento de informacin, o en cualquier otra instancia, toma conocimiento de un hecho que de acuerdo a su valoracin puede configurar uno o varios tipos penales.

II. En el caso de un trabajo de auditora, el audi-tor gubernamental podr abstenerse de la emi-sin del Informe de Auditora correspondiente, cuando los actos o hechos examinados e iden-tificados presenten indicios de responsabilidad penal, debiendo en tal situacin elaborar el co-rrespondiente Informe Circunstanciado. Por otra parte, cuando un acto o hecho no afecte

el trabajo de auditora propiamente, se deber apartar el acto o hecho que da lugar a la configu-racin de uno o varios tipos penales y proceder a la emisin del Informe Circunstanciado sobre el mismo.

4. CONTENIDO

4.1 DelInformeCircunstanciado

I. El Informe Circunstanciado contendr una descripcin y relacin detallada de los hechos examinados e identificados, y los siguientes as-pectos claramente diferenciados:

a) Antecedentes: En ste acpite se expondr las circunstancias que motivan la emisin del Informe Circunstanciado, sealando si el mismo deviene de una auditora o de un re-levamiento de informacin o de otra causa.

b) Relacin de Hechos: Se deber exponer de forma ordenada las actuaciones sujetas a anlisis.

c) Descripcin de la normativa vigente: Se deber sealar cul es la normativa legal aplicable en el anlisis de las actuaciones analizadas.

d) Irregularidades Detectadas: Se deber identificar claramente que la conducta de los presuntos autores y/o partcipes se adecue a uno o varios tipos penales, para la determi-nacin de una calificacin jurdica provisio-nal.

e) Dao Econmico: Cuando corresponda se identificar el dao econmico que se hu-biera provocado a la entidad, sea de forma exacta o aproximada, o simplemente la afir-macin de que se produjo un dao econmi-co, indicando que existe una imposibilidad material de realizar la cuantificacin aproxi-mada.

f) Autores o partcipes: Se detallar cada una de las personas que realizaron las ac-tuaciones tanto de personas particulares, personeros legales, servidores pblicos o ex servidores pblicos, debiendo en ste lti-mo caso en lo posible identificar los cargos, funciones, deberes y/o atribuciones que les corresponda desempear.

g) Conclusiones y Recomendaciones: En virtud a lo analizado se emitir una conclu-sin y se recomendar la remisin de antece-

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dentes a la Unidad Legal para la elaboracin del Informe de Opinin Legal, y posterior presentacin del memorial de denuncia y/o querella, segn corresponda.

Sin embargo, cuando el Informe Circunstanciado se origine en sa unidad se prescindir de la emisin del Informe de Opinin Legal; debiendo contener el anli-sis legal respectivo, conforme se detalla en el presente procedimiento.

II. El Informe Circunstanciado deber estar acompaado por los Documentos de Prueba y suscrito por todos las servidoras y servidores p-blicos, que hubieran participado en la elabora-cin del mismo.

4.2 DocumentosdePrueba

I. Los Documentos de Prueba constituirn un le-gajo con fotocopias legalizadas debidamente fo-liadas, que primordialmente debern respaldar cada una de las irregularidades detectadas por las servidoras y servidores pblicos que emiti-rn el Informe Circunstanciado y el Informe de Opinin Legal, este ltimo nicamente cuando corresponda.

II. Concluido el Informe Circunstanciado y con-formado el legajo de Documentos de Prueba, se remitirn los antecedentes a la Unidad Legal para su respectivo anlisis. No obstante, cuando el Informe Circunstanciado se origine en sa uni-dad se prescindir de dicha remisin.

4.3 InformedeOpininLegal

I. El abogado asignado que tom conocimiento del Informe Circunstanciado y brind el apoyo legal pertinente, deber elaborar el Informe de Opinin Legal correspondiente. No obstante, en caso que el Informe Circunstanciado se origine en la Unidad Legal se prescindir de la emisin del Informe de Opinin Legal.

II. El Informe de Opinin Legal contendr el anlisis legal pertinente en concordancia con las conclusiones abordadas en el Informe Circunstanciado, y deber consignar los siguien-tes aspectos claramente diferenciados:

a) Antecedentes: En ste acpite se expon-dr las circunstancias que motivaron a la emisin del Informe de Opinin Legal, deta-llando si el mismo deviene de una auditora, relevamiento de informacin u otra causa.

b) Anlisis Legal: Se expondrn las irre-gularidades detectadas en el Informe Circunstanciado y otras que se consi-deren pertinentes, se deber sealar la Calificacin Jurdica Provisional que con-siste en la subsuncin de cada una de las conductas examinadas a los tipos penales que correspondan, en virtud de los antece-dentes analizados.

Se deber realizar la Calificacin Jurdica Provisional sobre cada una de las conductas advertidas por los presuntos involucrados, ya que la responsabilidad penal es intuito personae.

c) Conclusiones y Recomendaciones: En ste acpite de acuerdo a lo analizado se emitirn las conclusiones pertinentes, y se recomendar la presentacin de los memo-riales de denuncia y/o querella, segn co-rresponda.

III. El Informe de Opinin Legal ser suscrito por cada uno de los profesionales que hubieran par-ticipado de su elaboracin, y deber ser remitido a la unidad y/o instancia que solicit la emisin del mismo. Aclarando, que cuando el Informe Circunstanciado se origine en la Unidad Legal, se prescindir de la emisin del mismo, debiendo el Informe Circunstanciado contener el anlisis le-gal correspondiente.

4.4 Devolucin del Informe Circuns-tanciado

I. El abogado asignado que toma conocimien-to del Informe Circunstanciado al momento de brindar el apoyo legal deber observar que el Informe Circunstanciado cumpla con las previ-siones de los numerales 4.1. y 4.2. del presente procedimiento, no siendo pertinente la devolu-cin por errores de forma.

II. En caso que se advierta errores de fondo, se deber devolver los antecedentes a la unidad y/o instancia que emiti el Informe Circunstanciado, para que se subsanen las observaciones adverti-das, tales errores de fondo debern ser identifica-dos de forma clara y por escrito.

III. Cuando la Unidad Legal sea la emisora del Informe Circunstanciado, se debern subsanar todos los aspectos detectados que afecten el fon-do del informe, debiendo agotarse todos los cana-les de supervisin existentes.


4.5 InformedeRespaldoTcnico

I. Cuando se requiera de una opinin tcnica es-pecializada, sobre un asunto especfico relaciona-do a una rama, disciplina u oficio, corresponder la emisin de un Informe de Respaldo Tcnico, que apoye o sustente el Informe Circunstanciado y el de Opinin Legal, este ltimo nicamente cuando corresponda.

II. El Informe de Respaldo Tcnico se pronuncia-r expresamente sobre lo solicitado de acuerdo a su especialidad y/o experiencia, debiendo ser plasmado tal pronunciamiento por escrito.

III. Si corresponde, este informe deber estar debidamente sustentado y suscrito por cada una de los servidores pblicos y/o personas naturales y/o jurdicas, que hubieran participado en la ela-boracin del mismo.

4.6 ProyectodeMemorialdeDenuncia

Conjuntamente con la emisin del Informe de Opinin Legal, el abogado o los abogados que ela-boren dicho informe debern redactar el corres-pondiente Proyecto de Memorial de Denuncia, que deber consignar los siguientes elementos claramente diferenciados, entre otros:

a) Generales de ley del denunciante de la enti-dad, con indicacin del domicilio real.

b) Relacin circunstanciada de los hechos.

c) Subsuncin de las conductas a uno o varios tipos penales.

d) Mencin al Informe Circunstanciado.

e) Mencin al Informe de Opinin Legal, si co-rresponde.

f) Mencin al Informe Tcnico de Apoyo, si co-rresponde.

g) Mencin a los Documentos de Prueba, que respaldan cada una de las conductas delicti-vas identificadas.

h) Generales de ley de los denunciados.

i) Petitorio.

j) Sealamiento de domicilio procesal.

4.7 ProyectodeMemorialdeQuerella

El abogado que elabor el Informe de Opinin Legal, cuando corresponda deber redactar el Proyecto de Memorial de Querella considerando el artculo 290 del Cdigo Procedimiento Penal, que deber consignar los siguientes elementos claramente diferenciados, entre otros:

a) Generales de ley del personero legal de la en-tidad, con indicacin del domicilio real.

b) Relacin circunstanciada de los hechos.

c) Subsuncin de las conductas a uno o varios tipos penales.

d) Mencin al Informe Circunstanciado.

e) Mencin al Informe de Opinin Legal, si co-rresponde.

f) Mencin al Informe Tcnico de Apoyo, si co-rresponde.

g) Mencin a los Documentos de Prueba, que respaldan cada una de las conductas delicti-vas identificadas.

h) Generales de ley de los denunciados, deta-llando en lo posible la indicacin de sus do-micilios.

i) Petitorio.

j) Solicitud de medidas cautelares, si corres-ponde.

k) Sealamiento de domicilio procesal.

4.8 AccinPenalInstaurada

En caso que uno o todos los hechos examinados e identificados ya hubieran sido objeto de denuncia y/o querella ante el Ministerio Pblico, se deber realizar una valoracin en cuanto a la oportuni-dad de realizar o no el Informe Circunstanciado, considerando especialmente la identidad de suje-to, objeto y causa.

4.9 DelaDenuncia

I. Cuando el Informe Circunstanciado se haya originado en una de las entidades pblicas des-critas en el alcance del presente procedimiento, la remisin de antecedentes deber realizarse por la Unidad de Auditora Interna a la Mxima

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Autoridad Ejecutiva, con el fin de dar cumpli-miento a las previsiones del artculo 14 de la Ley N 004, de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento Ilcito e Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz.

II. Si el Informe Circunstanciado fue emitido en dependencias de la Contralora General del Estado, de forma concurrente o despus de presen-tado el Memorial de Denuncia, la Subcontralora de rea o Gerencia Departamental, deber poner en conocimiento de la entidad damnificada los antecedentes del caso a fin de que la misma a tra-vs de su Mxima Autoridad Ejecutiva formalice la presentacin del Memorial de Querella, confor-me dispone el citado artculo 14 de la Ley N 004, de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento Ilcito e Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz.

4.10De la Actuacin Potestativa de laContraloraGeneraldelEstado

La Contralora General del Estado, a travs del Contralor General del Estado o Gerentes Departamentales, conforme al artculo 44 de la Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, podrn querellar en una de-terminada accin, previa justificacin expresada y fundamentada en un Informe de Opinin Legal.

4.11 De la Imposibilidad de PresentarAclaraciones y/o Descargos a unInformeCircunstanciado

Considerando que el Informe Circunstanciado no se constituye en prueba preconstituida dentro del proceso penal que pudiera emerger, y tampoco es una acusacin en sede administrativa producto de un procedimiento de auditora, toda vez que consiste en la exposicin de hechos irregulares que a criterio de las servidoras o servidores p-blicos de la entidad se configuran en conductas delictivas, no corresponde atender aclaraciones

y/o descargos de las personas involucradas, toda vez que el Ministerio Pblico, mediante la auto-ridad correspondiente tiene la competencia de emitir la Imputacin y la eventual Acusacin, si corresponde.

4.12 RetirodelaAuditora

El inicio de un proceso penal podr considerar-se como una causal para el retiro de una audi-tora, siempre que la comisin de auditora sus-tente que la eventual emisin de un Informe de Auditora no cumplira con el principio de opor-tunidad justamente porque ya se iniciaron las ac-ciones legales, debiendo considerarse lo previsto en el numeral 257 de las Normas de Auditora Especial (N/CE/015), aprobadas por Resolucin N CGE/094/2012, del 27 de agosto de 2012.

5. RESPONSABLES

Son responsables de la aplicacin del presente procedimiento todas las servidoras y servidores pblicos descritos en el alcance del presente pro-cedimiento.

6. ANEXOS

Los anexos al presente procedimiento no son de aplicacin obligatoria, simplemente se consti-tuyen en modelos que pueden ser considerados con carcter meramente referencial por cualquier servidora o servidor pblico que participe de la elaboracin del Informe Circunstanciado o de Opinin Legal.

Anexo 1: Modelo de Informe Circunstan-ciado.

Anexo2: Modelo de Contenido de Informe de Opinin Legal.

(Los Anexos citados se encuentran en la pgina Web: www.contralora.gob.bo)


CAPTULO IDISPOSICIONES GENERALES

ARTCULO 1.- (OBJETO)

El presente reglamento tiene por objeto regular el registro y reporte de contratos suscritos por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal; as como, la verificacin efectuada por la Contralora General del Estado.

ARTCULO 2.- (MBITO DE APLICACIN)

El presente reglamento es de cumplimiento y aplicacin obligatoria por todas las Entidades Pblicas sealadas en los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, y por todas aquellas que ten-gan carcter Estatal; as tambin, por las servi-doras y servidores pblicos de la Contralora General del Estado, en lo relativo a la verificacin de los registros y reportes de contratos.

ARTCULO 3.- (DEFINICIONES)

Para fines de aplicacin del presente reglamento, se considerarn las siguientes definiciones:

a) Consolidar: Accin de concretar o finalizar el proceso de registro de un contrato, en el Sistema de Registro de Contratos.

b) Contrato Administrativo: Acuerdo de vo-luntades cuya finalidad es de carcter pbli-co, del cual surgen derechos y obligaciones para las partes, donde por lo menos una de ellas es un ente estatal.

c) Depurar: Accin de identificar y corregir los datos errneamente registrados, y excluir los registros duplicados.

d) Desconsolidar: Habilitar un registro consolidado en el Sistema de Registro de Contratos para efectuar su depuracin.

e) Oficina Central: Dependencias de la Contralora General del Estado en la ciudad de La Paz.

f) Gerencias Departamentales: Depen-dencias de la Contralora General del Estado en el interior del pas.

g) Registrar: Inscribir o anotar en la base de datos del Sistema de Registro de Contratos,

la informacin relacionada a los contra-tos administrativos perfeccionados por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal.

h) Remisin: Accin de enviar la documenta-cin que respalda el registro de contratos.

i) Sistema de Registro de Contratos: Sistema informtico utilizado para el registro y verifi-cacin de contratos.

j) Usuario: Persona designada y autorizada para registrar los contratos administrativos, mediante su cuenta y clave personal en el Sistema de Registro de Contratos.

k) Verificacin: Accin de examinar y revisar el registro de contratos administrativos, rea-lizado por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, para fines de control externo posterior.

ARTCULO 4.- (ABREVIATURAS)

Para efectos del presente reglamento, se estable-cen las siguientes abreviaturas:

a) CGE:Contralora General del Estado.b) SCSL:Subcontralora de Servicios Legales.c) MAE:Mxima Autoridad Ejecutiva.d) UAI: Unidad de Auditora Interna.

ARTCULO 5.- (BASE LEGAL)

La base legal del presente reglamento es la si-guiente:


Ley N 2341 del 23 de abril de 2002, de Procedimiento Administrativo.

Decreto Supremo N 0181 del 28 de junio de 2009, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.


Decreto Supremo N 23318-A del 03 de no-viembre de 1992, que aprueba el Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica.

REGLAMENTO PARA REGISTRO Y REPORTE DE CONTRATOS

RE/CE-026

13REGLAMENTO PARA REGISTRO Y REPORTE DE CONTRATOSRE/CE-026

ARTCULO 6.- (PREVISIN)

En caso de existir duda, contradiccin, omisin o diferencias en la aplicacin del presente regla-mento, se deber acudir a la normativa legal su-perior vigente sobre la materia.

CAPTULO IIACCESO AL SISTEMA DE

REGISTRO DE CONTRATOS

ARTCULO 7.- (ASIGNACIN DE USUA-RIO)

I. Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal mediante la MAE, solicitar por escri-to la asignacin de una cuenta y clave personal para el Usuario, a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda.

II. La solicitud de cuenta y clave para el Usuario, deber contener obligatoriamente los siguientes datos:

a) Nombres y apellidos completos.b) Cargo que ocupa en la entidad.c) Nmero y lugar de expedicin de cdula de

identidad.d) Domicilio.e) Correo electrnico.

III. Registrados los citados datos, la CGE co-municar va correo electrnico la cuenta y cla-ve para el Usuario, que le permitir el acceso al Sistema de Registro de Contratos.

ARTCULO 8.- (INHABILITACIN Y SUS-TITUCIN)

Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal mediante la MAE, comunicarn por escrito a la CGE, la inhabilitacin del Usuario existente e indi-carn los datos del nuevo Usuario, de esta manera se inhabilitar la cuenta y clave del Usuario existente y se crear una cuenta y clave para el nuevo Usuario, conforme el artculo 7 del presente reglamento.

ARTCULO 9.- (CARCTER DE LA CUEN-TA Y CLAVE DE USUARIO)

La cuenta y clave del Usuario, es de carcter per-sonal y de uso exclusivo del mismo.

ARTCULO 10.- (CAPACITACIN)

Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal podrn solicitar la capacitacin del Usuario para el manejo del Sistema de Registro de Contratos,

a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn co-rresponda.

CAPTULO IIIREGISTRO Y REPORTE

SECCIN IREGISTRO

ARTCULO 11.- (MODALIDADES)

I. El Sistema de Registro de Contratos presen-ta en pantalla la opcin Administracin de Contratos en la que se visualizan las modalida-des previstas en las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios; adems, contempla un mdulo exclusivo para los contratos de consultora, cuya casilla se denomina Servicios de Consultora. Por otra parte, en el mdulo No previstos en las NB-SABS se podr registrar to-dos aquellos que no correspondan a modalidad al-guna prevista en las citadas Normas Bsicas.

II. Luego de ingresar en el mdulo correspon-diente, mediante la opcin Nuevo se proceder al llenado de las casillas disponibles, sea de forma manual o por eleccin mltiple de las tablas des-plegadas por el Sistema de Registro de Contratos.

III. Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, previa solicitud por escrito y de manera fundamentada a la SCSL en la Oficina Central, podrn requerir la inclusin de modalidades es-peciales con caractersticas particulares en el Sistema de Registro de Contratos, por lo que en dicha instancia se evaluar y valorar la pertinen-cia de la inclusin solicitada.

ARTCULO 12.- (CONTRATACIONES NO APLICABLES DE REGISTRO)

No se registrarn las contrataciones menores efec-tuadas a travs de rdenes de Servicio o Compra, salvo que se traten de pagos mayores a Bs50.000.

ARTCULO 13.- (ADENDAS DE CONTRA-TOS REGISTRADOS)

I. En el caso de adenda, las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, debern registrar la infor-macin como un Nuevo Contrato, segn las mo-dalidades de contratacin, haciendo referencia al contrato principal en la casilla destinada al Objeto.

II. En caso de modificacin del monto y plazo del contrato principal, se deber consignar el monto o plazo previsto en la correspondiente adenda.

14 REGLAMENTO PARA REGISTRO Y REPORTE DE CONTRATOS RE/CE-026

ARTCULO 14.- (CONTRATANTE)

I. Cuando las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal efecten el correspondiente regis-tro, figurarn automticamente en el formulario como Contratante, debiendo nicamente in-cluir al Representante Suscriptor, mediante la modalidad de bsqueda y seleccin, si es que ste se encuentra registrado; en su defecto, se deber registrar como nuevo en el mdulo de Personas Naturales, por seleccin o introduccin del car-go que ocupa en su entidad.

II. En caso de existir Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal de reciente creacin, as como, de requerirse correcciones y/o comple-mentaciones a los datos de las ya existentes, de-bern solicitar por escrito la inclusin de esos da-tos en los sistemas de la CGE.

ARTCULO 15.- (CONTRATISTA)

I. Con carcter previo a incluir los datos del Contratista, se debern agotar todas las opcio-nes de bsqueda para determinar si ste se en-cuentra registrado en la base de datos, puesto que slo debe figurar registrado una vez. De encon-trarse registrado el Contratista, se aplicar la opcin Seleccionar.

II. En caso que el Contratista no est registrado en la base de datos, se proceder a su registro por nica vez, cuidando de no duplicar la informacin, requiriendo para el caso los siguientes datos:

a) PersonaNatural:

1. Apellido paterno (obligatorio).2. Apellido materno (obligatorio).3. Nombres (obligatorio).4. Documento de Identidad (obligatorio).5. Nmero de Identificacin Tributaria- NIT (si

corresponde).6. Direccin (obligatorio).

b) Persona Jurdica y EmpresaUnipersonal:

1. Razn Social: El Sistema de Registro de Contratos presenta los espacios necesarios para introducir los datos completos de una persona jurdica o colectiva, debiendo ser re-gistrada la razn social en toda su extensin, evitando abreviaciones o siglas, comillas, comas u otro signo de puntuacin. En con-secuencia, el programa presenta el espacio suficiente que posibilite el registro de letras, apstrofes y ampersand (&).

2. Sigla: El Sistema de Registro de Contratos contempla un espacio exclusivo para intro-ducir la sigla de la persona jurdica o colec-tiva; aclarando, que no se deber registrar la sigla en el mismo espacio de la razn social.

3 Nmero de Identificacin Tributaria (NIT): Ingresar el nmero completo.

4. Representante Legal: Registrar el nom-bre del representante legal siguiendo el mismo procedimiento para registrar al Representante Suscriptor.

5. Direccin: Describir de manera clara y completa.

Si se trata de Empresas Unipersonales que tengan nombre comercial declarado en FUNDEMPRESA, stas debern registrarse en la casilla de Personas Jurdicas, en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno, nom-bres, guin y el nombre comercial.

En caso de Empresas Unipersonales que ca-rezcan de nombre comercial declarado en FUNDEMPRESA, stas debern registrarse en el mdulo de Personas Naturales.

ARTCULO 16.- (DATOS GENERALES DEL CONTRATO)

En las casillas correspondientes se deber regis-trar de forma manual o por bsqueda y seleccin los dems datos, que tendrn como fuente el con-trato y el proceso de contratacin propiamente, considerando la modalidad respectiva:

a) Objeto: Referido a la prestacin que crea, modifica, regula o extingue obligaciones en-tre las partes.

b) Fecha: Colocar la fecha de inicio o suscrip-cin.

c) Plazos: Introducir el plazo previsto en el contrato.

d) Testimonio: En caso de contratos que por su monto amerite la correspondiente proto-colizacin, se deber anotar el nmero y fe-cha del Testimonio y el nombre del Notario de Gobierno.

e) Lugar: Ciudad o distrito en el cual se suscri-bi el contrato.

f) Monto: Ingresar los nmeros sin puntua-cin en miles, colocando nicamente pun-to o coma cuando se incluya decimales. Asimismo, se consignar la totalidad del


monto previsto en el contrato en bolivianos o dlares americanos, segn corresponda.

g) Responsable del Proceso de Contra-tacin: Nombres y apellidos completos del Responsable del Proceso de Contratacin.

h) Lugar de Archivo: Unidad o Seccin en la que se archiva los antecedentes del proceso de contratacin.

i) Responsable del archivo: Nombres y ape-llidos completos del servidor pblico res-ponsable del archivo.

j) Origen de recursos: Fuente de recursos previsto en la certificacin presupuestaria.

k) Convocatoria: Cdigo interno de la entidad con el que se identifica la convocatoria pbli-ca y su fecha de publicacin en el SICOES.

l) Adjudicacin: Nmero o cite de la Resolucin u otro documento con el que se adjudic la contratacin.

m) Garantas: Se deber establecer el tipo de garanta y los datos de la pliza o boleta de garanta, fecha de vencimiento y entidad emisora.

n) Informe Tcnico: Documento que constitu-ya respaldo de la correspondiente contrata-cin, emitido por la Comisin de Calificacin u otro.

o) Informe Legal: Documento que respalda el Informe Tcnico, segn corresponda.

p) Observaciones: En la casilla de observacio-nes, se deber anotar de forma clara y espe-cfica cualquier observacin o informacin complementaria que sea importante para el seguimiento del contrato o que justifique al-guna dificultad de registro.

SECCIN IIDEPURACIN, CONSOLIDACIN Y

DESCONSOLIDACIN

ARTCULO 17.- (DEPURACIN DE DATOS)

La depuracin en el Sistema de Registro de Contratos, consiste en corregir los datos de per-sonas naturales y/o jurdicas que fueron err-neamente registrados, y consolidar los registros duplicados.

ARTCULO 18.- (DEPURACIONES EFEC-TUADAS POR LOS USUARIOS)

Desde la opcin Miscelnea, el Usuario podr en cualquier momento depurar los siguientes datos:

a) PersonaNatural:

1. Apellido paterno.2. Apellido materno.3. Nombres.4. Nmero de Identificacin Tributaria- NIT (si

corresponde).5. Domicilio.

b) Persona Jurdica o Empresa Uniper-sonal:

1. Razn Social. 2. Sigla.3. Nmero de Identificacin Tributaria- NIT (si

corresponde). 4. Representante Legal.5. Domicilio.

ARTCULO 19.- (DEPURACIONES EFEC-TUADAS POR LA CGE)

La CGE podr efectuar depuraciones de datos en cualquier momento, previa solicitud escrita de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, debiendo consignar en las mismas los datos a co-rregir y/o complementar.

ARTCULO 20.- (CONSOLIDACIN)

Concluido el registro correspondiente del contra-to, el Usuario podr almacenar los datos con la opcin Aceptar, pudiendo corregir y revisar en cualquier momento los mismos. Posteriormente, el Usuario deber hacer uso de la opcin Candado, para que a partir de ese momento el registro quede consolidado.

ARTCULO 21.- (DESCONSOLIDACIN DE REGISTRO DE CONTRATOS)

I. Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal podrn solicitar por escrito la desconso-lidacin de los registros con el objeto de corregir-los y/o complementarlos, a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda.

II. De advertirse errores en el registro de contra-tos que se encuentren consolidados, stos podrn habilitarse nuevamente en la CGE, para su poste-rior correccin por el Usuario.

SECCIN IIIREPORTE DOCUMENTAL

ARTCULO 22.- (REPORTE DOCUMENTAL)

I. Una vez consolidados los registros, se proce-der a la impresin y remisin de los formularios


individuales, de acuerdo a los plazos establecidos en el artculo 23 del presente reglamento.

II. Los formularios individuales debern ser sus-critos, tanto por el Usuario como por la MAE, o la autoridad delegada para el efecto. A su vez, corresponde adjuntar a dichos formularios, una fotocopia simple de cada contrato registrado.

CAPTULO IVPLAZOS

ARTCULO 23.- (PLAZOS PARA EL RE-GISTRO Y REMISIN)

I. Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, debern registrar sus contratos en el Sistema de Registro de Contratos hasta los cin-co das hbiles de haber sido perfeccionados, y remitir las copias de los contratos efectivamente registrados en forma bimestral, conforme a los siguientes plazos:

a) Hasta el 10 de marzo o siguiente da hbil.b) Hasta el 10 de mayo o siguiente da hbil.c) Hasta el 10 de julio o siguiente da hbil.d) Hasta el 10 de septiembre o siguiente da hbil.e) Hasta el 10 de noviembre o siguiente da hbil.f) Hasta el 10 de enero o siguiente da hbil.

II. No se emitir autorizacin de prrroga o am-pliacin de plazo para el reporte de contratos fue-ra de los establecidos; sin embargo, las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal podrn justifi-car por escrito acompaando respaldo documental cualquier demora que pudiera darse, la misma que ser valorada por la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas.

CAPTULO VVERIFICACIN

ARTCULO 24.- (VERIFICACIN)

La Unidad de Registros dependiente de la SCSL en la Oficina Central y el servidor pblico designado en las Gerencias Departamentales en el interior del pas, son responsables de la verificacin de los contratos registrados en el Sistema de Registro de Contratos y reportados documentalmente a la CGE; esta labor se ejecutar de forma aleatoria.

ARTCULO 25.- (FORMULARIO DE VERI-FICACIN)

El resultado de la verificacin ser reportado en el Formulario F-3208 Verificacin de Registro de

Contratos, que servir de base, en su caso, para hacer conocer a la entidad contratante, las observa-ciones que pudieran generarse por un registro in-adecuado u otras operaciones que deban corregirse.

ARTCULO 26.- (CRITERIOS DE VERIFI-CACIN)

La verificacin se limitar a examinar y revisar el correcto registro de los datos del contrato y el cumplimiento de los plazos establecidos, consi-derando los siguientes criterios:

a) Si el registro cuenta con la razn social y/o los nombres completos del contratista.

b) Si el registro cuenta con los datos principales y fundamentales del contrato.

c) Si se cumplieron los plazos establecidos para el envo, conforme el artculo 23 del presente reglamento.

ARTCULO 27.- (OBSERVACIONES A LAS ENTIDADES)

De advertirse observaciones generadas a partir de la aplicacin de los criterios descritos prece-dentemente, se proceder al envo de una nota a la entidad requiriendo completar o corregir la informacin registrada, para que la misma en el siguiente periodo de envo sea nuevamente remi-tida a la CGE, conforme determina el artculo 23 del presente reglamento.

ARTCULO 28.- (DEVOLUCIN DE DOCU-MENTOS)

Finalizada la verificacin del registro de contra-tos mediante comunicacin escrita de la CGE, se proceder a la devolucin de dichos con-tratos al Usuario de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, en la SCSL cuando se trate de la Oficina Central o en las Gerencias Departamentales cuando sea en el interior del pas, segn corresponda.

ARTCULO 29.- (INSPECCIN DE LA DO-CUMENTACIN DE RESPALDO)

En cualquier momento la SCSL en la Oficina Central de la ciudad de La Paz o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, podrn realizar inspecciones en las unidades y/o ins-tancias correspondientes de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, con el fin de determinar la veracidad y correspondencia entre la informacin existente y la remitida.


ARTCULO 30.- (ARCHIVO DE ANTECE-DENTES)

La CGE archivar los formularios de registro que fueron verificados, sus respectivos formularios de revisin, la nota de remisin y la Hoja de Ruta; siguiendo criterios establecidos en su normativa interna.

ARTCULO 31.- (DISPOSICIN DE ANTE-CEDENTES)

La documentacin descrita en el artculo 30 pre-cedente, archivada con anterioridad a la entrada en vigencia del presente reglamento, y que fuera debidamente registrada en la base de datos; as como, aquella documentacin a la entrada en vi-gencia, sern dispuestas, previa justificacin de la Unidad de Registro de la CGE.

CAPTULO VICONTRATACIN DIRECTA Y POR

EXCEPCIN

ARTCULO 32.- (OBLIGATORIEDAD)

Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal que formalicen contratos bajo la modalidad de contratacin por excepcin o directa, adems de cumplir con el registro y remisin de dichos contratos conforme los artculos descritos prece-dentemente, debern cumplir de forma indepen-diente con la presentacin de informacin a la CGE, conforme con el presente captulo y el pa-rgrafo II de los artculos 66 y 73 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

ARTCULO 33.- (PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIN)

Para la presentacin de la informacin de los con-tratos descritos en el artculo 32 de la presente norma, las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, debern cumplir con las siguientes eta-pas:

a) En la primera semana hbil del mes siguien-te de formalizada la contratacin, se deber remitir mediante nota el detalle de los con-tratos formalizados bajo la modalidad de contratacin por excepcin o directa, adjun-tando a la misma los antecedentes y/o docu-mentacin sustentatoria en fotocopia simple de cada uno de ellos.

b) Recibidos los antecedentes y/o la do-cumentacin sustentatoria por la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, se-gn corresponda; se proceder a verificar que el contrato se adecue a la modalidad de contratacin por excepcin o directa, pu-diendo requerirse para tal efecto la comple-mentacin de la informacin o la aclaracin sobre algn aspecto.

c) Luego de la verificacin correspondiente, se pondr en conocimiento de la Entidad o Empresa Pblica u otra Estatal que los an-tecedentes y/o documentacin sustentatoria se remitieron a la Subcontralora o Gerencia de Auditora de la CGE que corresponda, para su consideracin, pudiendo esta lti-ma determinar: el inicio de una auditora; la remisin de antecedentes a la UAI de la entidad; o, disponer cualquier otra medida que corresponda conforme el ordenamiento jurdico administrativo, incluyendo el inicio de proceso administrativo interno u otra ac-cin judicial.

ARTCULO 34.- (ARCHIVO)

En caso de no advertirse observacin alguna, la Subcontralora o Gerencia de Auditora de la CGE, dispondr el archivo de antecedentes; si-tuacin, que no impide que posteriormente se de-termine la realizacin de una auditora especial al caso en concreto.

CAPTULO VIIRESPONSABILIDAD Y

FORMULARIO

ARTCULO 35.- (RESPONSABILIDAD)

El incumplimiento a lo establecido en el presen-te reglamento, ser sujeto a la determinacin de indicios de responsabilidad por la funcin p-blica de acuerdo a la normativa vigente para el efecto; en tal sentido, la CGE podr requerir el inicio de procesos administrativos internos, pre-via la emisin de un Informe por parte de algu-na Subcontralora o Gerencia de Auditoria de la CGE.

ARTCULO 36.- (FORMULARIO)

Formulario F-3208: Verificacin de Registro de Contratos.


CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES


El presente reglamento tiene por objeto regular el registro y reporte de las acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos administrati-vos internos que deben efectuar las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal; as como, el re-gistro de los Dictmenes e Informes de Auditora que debe realizar la Contralora General del Estado.


El presente reglamento, es de cumplimiento y aplicacin obligatoria por todas las Entidades Pblicas sealadas en los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, y por todas aquellas que ten-gan carcter Estatal; as tambin, por las servi-doras y servidores pblicos de la Contralora General del Estado, en lo relativo al registro de Dictmenes e Informes de Auditora, y la verifi-cacin de registros y reportes remitidos por las entidades sealadas.


Para fines de aplicacin del presente reglamento, se considerarn las siguientes definiciones:

a) Actualizacin: Accin de aadir el estado actual de acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos administrativos internos que deben efectuar las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal.

b) Baja de registro: Deshabilitacin de un registro por conclusin o anulacin de accio-nes judiciales, requerimientos de pago y pro-cesos administrativos internos que deben efectuar las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal.

c) Consolidar: Accin de concretar o finalizar el proceso de registro de acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos admi-nistrativos internos que deben efectuar las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal.

d) Depurar: Corregir o complementar datos referidos al registro de acciones judiciales, requerimientos de pago, procesos adminis-trativos, dictmenes de responsabilidad e informes de auditora, y excluir los registros duplicados.

e) Oficina Central: Dependencias de la Contralora General del Estado en la ciudad de La Paz.

f) Gerencias Departamentales: Depen-dencias de la Contralora General del Estado en el interior del pas.

g) Importar: Transferir informacin al mdu-lo de Procesos del mdulo de Dictmenes, dentro del Sistema CONTROLEG II.

h) Nota de cargo: Requerimiento de pago.

i) Pliego de cargo: Conminatoria de pago.

j) Registrar: Inscribir o anotar en la base de datos del Sistema CONTROLEG II, la infor-macin relacionada a acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos adminis-trativos.

k) Sistema CONTROLEG II: Sistema infor-mtico para el registro, control y seguimien-to de acciones judiciales, requerimientos de pago, procesos administrativos, dictmenes de responsabilidad e informes de auditora, y para la emisin de certificados de informa-cin sobre solvencia con el fisco.

l) Usuario: Persona designada y autorizada para registrar las acciones judiciales, reque-rimientos de pago y procesos administra-tivos, mediante cuenta y clave de acceso al Sistema CONTROLEG II.

REGLAMENTO PARA REGISTRO DE ACCIONES JUDICIALES, REQUERIMIENTOS DE PAGO, PROCESOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS,

DICTMENES DE RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORA

RE/CE-027

22 REGLAMENTO PARA REGISTRO DE ACCIONES JUDICIALES, REQUERIMIENTOS DE PAGO, PROCESOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS, DICTMENES DE RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORARE/CE-027

m) Verificacin: Accin de examinar y revisar el registro de acciones judiciales, requeri-mientos de pago, procesos administrativos, dictmenes de responsabilidad e informes de auditora, reportados por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, para fines de control externo posterior.

ARTCULO 4.- (ABREVIATURAS)

Para efectos del presente reglamento, se estable-cen las siguientes abreviaturas:

a) CGE:Contralora General del Estado.

b) SCSL:Subcontralora de Servicios Legales.

c) MAE:Mxima Autoridad Ejecutiva.

d) TET:Titulo de Ejecucin Tributaria.

e) PIET: Provedo de Inicio de Ejecucin Tributaria.

f) UAI: Unidad de Auditora Interna.




Ley N 2341 del 23 de abril de 2002, de Procedimiento Administrativo.


Decreto Supremo N 23318-A del 03 de no-viembre de 1992, que aprueba el Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin

Pblica.



CAPTULO IIACCESO AL SISTEMA

CONTROLEG II

ARTCULO 7.- (ASIGNACIN DE USUARIO)

I. Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal mediante la MAE, solicitarn por escri-to la asignacin de una cuenta y clave personal

para el Usuario, a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda.

II. La asignacin del Usuario podr o no coincidir con el abogado responsable de la tramitacin de los procesos, aclarando que este ltimo es el ni-co responsable de los datos del proceso.

III. La solicitud de cuenta y clave para el Usuario, deber contener obligatoriamente los siguientes datos:

a) Nombres y apellidos completos.

b) Cargo que ocupa en la entidad.

c) Nmero y lugar de expedicin de cedula de identidad.

d) Domicilio.

e) Correo electrnico.

IV. Registrados los citados datos, la Contralora General del Estado comunicar va correo electrnico la cuenta y clave para el Usuario, que le permitirn el acceso al Sistema CONTROLEG II.

ARTCULO 8.- (INHABILITACIN Y SUS-TITUCIN)

Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal mediante la MAE, comunicarn por es-crito a la CGE, la inhabilitacin del Usuario exis-tente e indicarn los datos del nuevo Usuario, de esta manera se inhabilitar la cuenta del Usuario existente y se crear una cuenta para el nuevo Usuario, conforme el artculo 7 del presente Reglamento.

ARTCULO 9.- (CARCTER DE LA CUEN-TA DE USUARIO)

I. La cuenta del Usuario es de carcter personal y de uso exclusivo del mismo.

II. El Usuario nicamente registrar las accio-nes judiciales, requerimientos de pago y pro-cesos administrativos, donde el demandante o requirente sea la Entidad o Empresa Pblica u otra Estatal.

ARTCULO 10.- (CAPACITACIN)

Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal podrn solicitar la capacitacin del Usuario para el manejo del Sistema CONTROLEG II, a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn co-rresponda.

23REGLAMENTO PARA REGISTRO DE ACCIONES JUDICIALES, REQUERIMIENTOS DE PAGO, PROCESOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS, DICTMENES DE RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORARE/CE-027

CAPTULO IIIREGISTRO Y REPORTE

SECCIN IPLAZOS E INFORMACIN A

REGISTRARSE

ARTCULO 11.- (PLAZOS PARA EL REGIS-TRO Y REMISIN)

I. Las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, a travs de sus Unidades Jurdicas y/o del Usuario, son responsables del registro de las acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos administrativos, que debern ser regis-trados en las fechas previstas en el artculo 45 del Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica, apro-bado por Decreto Supremo N 23215:

a) Al 30 de marzo.b) Al 31 de julio. c) Al 30 de noviembre.

II. Realizado el registro por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, tendrn el pla-zo de 15 das hbiles siguientes a los sealados en el pargrafo I del presente artculo, para el cum-plimiento de la remisin, conforme dispone el ar-tculo 66 del Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica, aprobado por el Decreto Supremo N 23318-A.

ARTCULO 12.- (INFORMACIN A REGIS-TRARSE)

La informacin que debe registrarse es la siguiente:

a) Acciones judiciales. b) Resoluciones ejecutoriadas de procesos ad-

ministrativos internos, que establezcan res-ponsabilidad administrativa.

c) Requerimientos de pago por infracciones a leyes sociales.

d) Requerimientos de pago por PIET y TET, emitidos por el Servicio de Impuestos Nacionales.

e) Notas de Cargo, emitidas por la Aduana Nacional.

f) Notas de Cargo, emitidas por las entidades gestoras de la Seguridad Social.

g) Pliegos de Cargo, emitidos en procesos coac-tivos de cobro.

h) Dictmenes e Informes de Auditora con in-dicios de responsabilidad civil, penal, admi-nistrativa y/o ejecutiva.

i) Resoluciones de Requerimiento de Cuentas Pendientes o equivalente.

j) Otras acciones o requerimientos de pago, donde el Estado sea demandante o acreedor.

ARTCULO 13.- (NUEVO PROCESO)

I. Luego de ingresar al Sistema CONTROLEG II y al tratarse de un nuevo proceso, se debe acudir a la opcin Crear Proceso, y se llenar cada una de las casillas que correspondan en el mdulo Datos del Proceso.

II. Cuando se trate de: Notas de Cargo emitidas por la Aduana Nacional, PIET y TET emitidos por el Servicio de Impuestos Nacionales y otro tipo de Resoluciones, como de Cuentas Pendientes, el tipo de proceso corresponder a Requerimiento de pago . En el caso, de las Notas de Cargo prove-nientes de las entidades gestoras de la Seguridad Social corresponder a proceso Coactivo Social.

ARTCULO 14.- (SELECCIN DEL TIPO DE PROCESO)

El tipo de proceso ser seleccionado de una lis-ta desplegada en el Sistema CONTROLEG II, la misma podr ser actualizada o modificada, por la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, de oficio o, a solicitud escrita de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal.

ARTCULO 15.- (PROCESOS NO APLICA-BLES DE REGISTRO)

No se registrarn los procesos contenciosos tri-butarios, contenciosos administrativos, procesos arbitrales, laborales por beneficios sociales, ni los procesos administrativos internos en los cuales se establezca la no existencia de responsabilidad o la prescripcin administrativa.

ARTCULO 16.- (FECHA DE INICIO Y OTROS)

I. Debern ser incluidas en el registro, la fecha en la que se ha iniciado el proceso y la fecha de la Nota de Cargo, Pliego de Cargo, TET o PIET, si corresponde. En cuanto a las Notas de Cargo, TET o PIET, la fecha de inicio a registrarse ser la de su emisin.

II. Los procesos registrados que carezcan de esta informacin debern ser complementados y/o corregidos de oficio por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal.

ARTCULO 17.- (ELECCIN DEL LUGAR DE EJECUCIN)

Se elegir el lugar de ejecucin del proceso o re-querimiento de pago (Departamento/Ciudad) en-


tre las opciones predeterminadas por el Sistema CONTROLEG II.

ARTCULO 18.- (JUZGADO O INSTANCIA DE RADICATORIA)

Se seleccionar el juzgado o instancia donde ra-dic el proceso, de las opciones disponibles en el Sistema CONTROLEG II. Si no existiese el regis-tro del Juzgado requerido en la tabla desplegada que ofrece dicho sistema, se deber solicitar por escrito su inclusin a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda.

ARTCULO 19.- (ABOGADO RESPONSA-BLE)

Se registrar el nombre completo del (los) abo-gado (s), a cargo del proceso, o de la Autoridad Sumariante cuando se trate de proceso adminis-trativo interno.

ARTCULO 20.- (MONTO)

Si corresponde, se consignar el monto y el tipo de moneda, adicionndose la coma slo en caso de existir decimales.

ARTCULO 21.- (CAUSA O MOTIVO DEL PROCESO, REQUERIMIENTO DE PAGO Y OTROS)

De acuerdo al tipo de proceso, se registrar en el Sistema CONTROLEG II, la definicin legal de la causa o motivo por la que se ha iniciado acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos ad-ministrativos.

ARTCULO 22.- (DEMANDANTE)

En el Sistema CONTROLEG II, una vez guarda-dos los Datos del Proceso, el Demandante aparecer en el formulario automticamente, no debiendo adicionarse ningn otro dato.

ARTCULO 23.- (ENTIDADES PBLICAS DE RECIENTE CREACIN)

En caso de existir Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal de reciente creacin, as como, de requerirse correcciones y/o complementaciones a los datos de las ya existentes, debern solicitar por escrito la inclusin de esos datos en los siste-mas de la CGE.

ARTCULO 24.- (DEMANDADO)

I. Con carcter previo a incluir los datos del Demandado, se debern agotar todas las opcio-nes de bsqueda para determinar si se encuentra

registrado en la base de datos, puesto que ste slo debe figurar registrado una vez. De encon-trarse registrado el Demandado, se aplicar la opcin Seleccionar.

II. Cuando el Demandado no est registrado en la base de datos, se proceder a su registro por nica vez cuidando de no duplicar la informacin, requiriendo para el caso los siguientes datos:

a) PersonaNatural:

1. Apellido paterno (obligatorio). 2. Apellido materno (obligatorio). 3. Apellido del cnyuge (si corresponde).4. Nombres (obligatorio). 5. Nmero de documento de identidad (obliga-

torio).6. Tipo de Documento (obligatorio).7. Lugar de emisin de la cdula de identidad

(obligatorio).8. Gnero (obligatorio).9. Nmero de Identificacin Tributaria- NIT (si

corresponde). 10. Direccin (si se tiene el dato).11. Observaciones (si corresponde).

b) Persona Jurdica y Empresa Uni-personal:

1. Razn Social: El nombre debe ser registra-do en toda su extensin, evitando abrevia-ciones o siglas, comillas, comas u otro signo de puntuacin.

2. Nmero de Identificacin Tributaria- NIT: Ingresar el nmero completo.

3. Sigla: El Sistema CONTROLEG II tendr una casilla de registro para la sigla, no de-biendo registrarse la sigla en el mismo espa-cio que la razn social.

4. Representante Legal: Se registrar el nombre del representante legal siguiendo el mismo procedimiento para registrar a una persona natural.

5. Direccin: Describir de manera clara y completa.

6. Empresas Unipersonales: Se registra-ra siguiendo los pasos para el registro de Persona Natural, seguidamente se debe crear a la Persona Jurdica contenien-do los datos de: Razn Social, Numero de Identificacin Tributaria (NIT) y Direccin, entre otros; finalmente, se proceder a agre-gar a la Persona Jurdica a la Persona Natural creada.


ARTCULO 25.- (DOCUMENTOS DE RES-PALDO)

En la opcin Estado del Proceso, se deber in-sertar y registrar los datos del mismo en el apar-tado Insertar; por lo que, se crearan los docu-mentos correspondientes, los cuales podrn ser los siguientes:

a) Para el Usuario de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal

1. Informe Legal u otro, con el que el abogado reporta al Mximo Ejecutivo de la Unidad Jurdica, sobre el estado de los procesos que le fueran asignados.

2. PIET y TET emitidos en el Servicio de Impuestos Nacionales.

3. Notas de Cargos emitidas por las entidades gestoras de la Seguridad Social y otros.

b) Para las Autoridades Sumariantes, deber registrar la Resolucin final del proceso su-mario que establezca responsabilidad admi-nistrativa y que se encuentre ejecutoriada.

ARTCULO 26.- (ESTADO DEL PROCESO)

Una vez registrados los documentos de respaldo descritos en el artculo 25 precedente, se deber ingresar al apartado Estado del Proceso, eli-giendo una de las opciones que el sistema desple-gar automticamente.

ARTCULO 27.- (LTIMA ACTUACIN)

En la casilla destinada a la Descripcin de la l-tima actuacin, se anotar un breve resumen sobre la ltima actuacin del proceso.

ARTCULO 28.- (CONSOLIDACIN DE REGISTRO)

Revisado, editado y/o corregido el registro, se de-ber aplicar la opcin Guardar, consolidando de esta manera los datos del demandado y estado del proceso.

SECCIN IIACTUALIZACIN DE PROCESOS

REGISTRADOS

ARTCULO 29.- (BSQUEDA E IDENTIFI-CACIN DE PROCESOS REGISTRADOS)

Cada proceso registrado es identificado por un cdigo nico correlativo, asignado automtica-mente por el Sistema CONTROLEG II, a travs del cual se acceder al formulario individual de

datos. Tambin se podr acceder por las otras op-ciones disponibles, como ser por el Demandado, Nota de Cargo y Pliego de Cargo, entre otros.

ARTCULO 30.- (CRITERIO DE BSQUE-DA)

El criterio que se elija para la bsqueda debe ser una constante, es decir una parte del nombre o razn social que figure siempre y de la manera que ste se escriba. Asimismo, se debe tomar en cuenta que cualquiera sea el criterio de bsqueda, la tabla desplegable se ampliar o disminuir de-pendiendo de las palabras ingresadas.

ARTCULO 31.- (COMPROBACIN)

De encontrarse el proceso registrado, se consta-tar si se trata del mismo, cotejando la siguiente informacin:

a) Tipo de proceso.b) Juzgado.c) Demandado. d) Demandados solidarios.e) Fecha de inicio. f) Monto del proceso.g) Nota de Cargo, si corresponde.h) Pliego de Cargo, si corresponde.

SECCIN IIIREPORTE

ARTCULO 32.- (REPORTE DOCUMEN-TAL)

I. Una vez consolidadas las actualizaciones de los procesos existentes y registrados los nuevos pro-cesos, las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, procedern a la impresin del Reporte Resumen por Usuario, que deber contener los datos y estado de los procesos correspondien-tes, el mismo deber ser remitido a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda; confor-me a los plazos establecidos en el artculo 11 del presente reglamento.

II. El Reporte Resumen de los procesos, incluir el cdigo nico que identifica cada proceso y de-ber ser suscrito por el Usuario y, la Autoridad Sumariante o el abogado responsable del pro-ceso; y, por el Mximo Ejecutivo de la Unidad Jurdica, si corresponde.

III. Se podr obtener informacin de los da-tos registrados en los formularios individuales ingresando al mdulo Reporte Remisin de Procesos; y luego, a Remitir Datos a la CGE.


CAPTULO IVREGISTRO DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS INTERNOS

ARTCULO 33.- (INFORMACIN A RE-GISTRARSE)

En el caso de procesos administrativos internos, ni-camente sern registradas las resoluciones ejecuto-riadas que establezcan responsabilidad administra-tiva, empleando el tipo de proceso Administrativo Disciplinario y el estado de proceso Resolucin ejecutoriada en contra del demandado.

ARTCULO 34.- (PERIODICIDAD DEL RE-PORTE)

La Autoridad Sumariante deber registrar y re-portar los procesos en los periodos previstos en el artculo 11 de la presente norma, considerando la ejecutoria de la resolucin que establezca respon-sabilidad administrativa.

ARTCULO 35.- (REPORTE A LA CGE)

Una vez registrado el proceso Administrativo Interno en el Sistema CONTROLEG II, se debe-r imprimir el Reporte Resumen y remitirlo a la CGE debidamente firmado, acompaado de una copia de la Resolucin Final ejecutoriada.

ARTCULO 36.- (EJECUCIN DE LA SAN-CIN ADMINISTRATIVA)

En el plazo dispuesto en el artculo 11 del presente reglamento, la Autoridad Sumariante deber re-gistrar y reportar el cumplimiento de la sancin, cuando se trate de descuento, suspensin sin goce de haberes y destitucin; adjuntando, el compro-bante documental con valor legal suficiente, que demuestre tal extremo.

ARTCULO 37.- (RESPONSABILIDAD AD-MINISTRATIVA CONTRA EX SERVIDO-RES PBLICOS)

Cuando la sancin administrativa sea inaplicable, por tratarse de un ex servidor pblico, se har constar en el registro correspondiente, proce-diendo de igual forma que los artculos descritos en este captulo.

CAPTULO VDEPURACIN

ARTCULO 38.- (DEPURACIN DE DATOS)

La depuracin en el Sistema CONTROLEG II consiste en corregir los datos errneamente re-gistrados, y consolidar los registros duplicados.

ARTCULO 39.- (DEPURACIONES EFEC-TUADAS POR LOS USUARIOS)

Los datos que pueden ser depurados en cual-quier momento por el Usuario de las entidades Demandantes, son los siguientes:

a) Tipo de proceso.

b) Juzgado de origen.

c) Causa del proceso.

d) Nmero de Nota y/o Pliego de Cargo, PIET y TET.

e) Fechas de inicio del proceso, de notas o plie-gos de cargo.

f) Lugar.

g) Inclusin de nuevos demandados.

h) Abogado responsable.

i) N de expediente.

ARTCULO 40.- (DEPURACIONES EX-CLUSIVAS POR LA CGE)

I. Las solicitudes de depuraciones de datos de-bern efectuarse por escrito y acompaar do-cumentacin de respaldo. En consecuencia, la Contralora General del Estado mediante la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, podr depurar tanto los datos contenidos en el artculo 42 del presente reglamento, as como, de manera exclusiva los siguientes datos:

a) Nombre y razn social de las personas natu-rales o jurdicas demandadas.

b) Nmero de documento de identidad o de NIT.

c) Tipo de moneda.

d) Monto.

e) Demandados.

ARTCULO 41.- (PERIODICIDAD DE LAS DEPURACIONES EXCLUSIVAS DE LA CGE)

Las depuraciones efectuadas por la CGE, pue-den efectuarse en cualquier momento de la verificacin del registro correspondiente de acciones judiciales, requerimientos de pago y procesos administrativos. A su vez, las soli-citudes escritas de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, deben consignar los da-tos a corregir y/o complementar, en cuyo caso se aplicar lo descrito por el artculo 40 del pre-sente reglamento; as como, los datos registra-dos duplicados.


CAPTULO VICONSOLIDACIN DE REGISTROS

ARTCULO 42.- (CONSOLIDACIN DE REGISTROS DUPLICADOS)

I. De verificarse la duplicidad de registros, la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, sin nece-sidad de documentacin alguna consolidarn los datos, anulando los duplicados bajo los siguien-tes parmetros:

a) Se conservar el registro ms antiguo.

b) Se verificar que ambos tengan la misma cantidad de informacin.

c) Si el ltimo registro tiene mayores datos o informacin reciente, estos sern transferi-dos al registro ms antiguo.

d) Se dar de baja el ltimo registro, dejando constancia escrita del motivo de la anulacin y anotndose el cdigo del registro subsis-tente.

II. Los casos de registros duplicados detectados por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, debern ser reportados en cualquier momento a la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda; solicitando la consoli-dacin de registros por duplicidad.

CAPTULO VIIREGISTRO DE DICTMENES DE

RESPONSABILIDAD E INFORMES DE AUDITORA

ARTCULO 43.- (REGISTRO)

I. Una vez debidamente notificados los involu-crados con los Dictmenes de Responsabilidad Civil, Ejecutiva y Administrativa e Informes de Auditora que determinan la existencia de indi-cios de responsabilidad administrativa y penal, emitidos por el Contralor General del Estado, debern ser registrados por la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el in-terior del pas, segn corresponda.

II. A su vez, los Informes emitidos por las UAI de las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal debidamente aprobados por el Contralor General del Estado, debern ser registrados por la SCSL en la Oficina Central o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn co-rresponda.

ARTCULO 44.- (ACCIONES LEGALES EMERGENTES DE DICTMENES O IN-FORMES DE AUDITORA)

Luego de iniciadas las acciones legales emergen-tes de Dictmenes de Responsabilidad e Informes de Auditora, las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal, reportarn la informacin de la forma que dispone el Instructivo CI/05 del Reglamento para el seguimiento de la trami-tacin de procesos para la Determinacin de Responsabilidades de las entidades.

ARTCULO 45.- (TRANSFERIR AL SISTE-MA CONTROLEG II)

Recibidos los formularios de reportes de inicio de acciones legales, emergentes de Dictmenes de Responsabilidad e Informes de Auditora, en la SCSL en la Oficina Central o en las Gerencias Departamentales en el interior del pas, podrn Importar al mdulo de Procesos, la infor-macin recibida del mdulo Dictmenes. Posteriormente, el Usuario de la entidad deman-dante, se encargar de actualizar los procesos re-gistrados en las fechas previstas en el artculo 11 del presente reglamento.

CAPTULO VIIIBAJA DE REGISTROS

SECCIN IEXCLUSIVIDAD DE LA CGE

ARTCULO 46.- (BAJA DE REGISTRO POR CONCLUSIN)

La baja de registro en el Sistema CONTROLEG II, consiste en la actualizacin del Estado del Proceso cuando este haya concluido, para lo cual se debe insertar el documento de respaldo corres-pondiente.

ARTCULO 47.- (EXCLUSIVIDAD DE LA CGE)

La baja de registro podr ser operada nica-mente por la SCSL en la Oficina Central o por las Gerencias Departamentales en el interior del pas, procediendo en los siguientes casos:

I. Cuando el (los) involucrado(s) acrediten que ha existido resarcimiento del dao econmico al Estado o sentencia ejecutoriada en su favor.

II. Cuando la Entidad o Empresa Pblica u otra Estatal, es la que reporta la conclusin de un pro-ceso o requerimiento de pago, ejecutoriado y/o extinguido por cualquiera de sus formas.


III. Cuando el proceso administrativo interno concluya y se acredite el cumplimiento de la san-cin correspondiente.

ARTCULO 48.- (BAJA DE PROCESOS AD-MINISTRATIVOS INTERNOS)

Para la baja de registros de procesos admi-nistrativos internos existentes en el Sistema CONTROLEG II, como los vigentes o en fase de tramitacin, se proceder de la siguiente manera:

a) Para los Procesos Administrativos Internos con Auto Inicial y Resolucin Final sin res-ponsabilidad, registrados antes de entrar en vigencia el presente reglamento, se debe contar con el original o copia legalizada de la Resolucin Final ejecutoriada, que establez-ca la no existencia de responsabilidad; o en su caso, la prescripcin.

b) Si la Resolucin Final ejecutoriada, hubiese establecido responsabilidad administrativa con sancin de descuento, suspensin tem-poral o destitucin; el interesado, deber de-mostrar documentalmente que la misma fue cumplida, acompaando documentacin de sustento.

c) En caso de encontrarse registrada una Resolucin Final ejecutoriada, que esta-blece responsabilidad administrativa, pero con sancin inaplicable por ser contra un ex servidor pblico; se proceder a la baja del registro a requerimiento del interesa-do, despus de pasado un ao, computable desde la fecha de emisin de la Resolucin Final ejecutoriada, en atencin a lo dispues-to en el artculo 79 de la Ley N 2341, de Procedimiento Administrativo.

SECCIN II RESPALDO DOCUMENTAL

ARTCULO 49.- (RESPALDO DOCUMEN-TAL)

Para todos los casos de baja de registro, debe existir un documento con valor legal suficiente que respalde esta accin; asimismo, proceder la misma previo informe del servidor pblico res-ponsable de la revisin y autorizacin de bajas de la CGE.

ARTCULO 50.- (DOCUMENTOS VLI-DOS)

Son vlidos para la procedencia de las bajas de registro, los siguientes documentos:

a) Copias legalizadas de sentencias ejecutoria-das, testimonios y otras resoluciones judi-ciales que den por concluidos los procesos judiciales.

b) Cartas enviadas por las Cajas de Salud, infor-mando de la anulacin y/o cancelacin total de sus notas de cargo, acompaadas de la documentacin sustentatoria en originales o fotocopias legalizadas.

c) Cartas enviadas por el Servicio de Impuestos Nacionales, informando sobre la cancela-cin de la obligacin tributaria o anulacin de TET o PIET; para el caso de anulacin, se debe acompaar documentacin de sustento en originales o fotocopias legalizadas.

d) Copias legalizadas de resoluciones adminis-trativas de la Aduana Nacional de Bolivia, que extingan obligaciones tributarias, pro-cesos administrativos y penales aduaneros, acompaadas de la documentacin de sus-tento en fotocopias legalizadas.

e) Cartas remitidas por el FONVIS en liqui-dacin, informando de la conclusin de las obligaciones o anulacin de sus notas de cargo; para el caso de anulacin, se deber acompaar documentacin de sustento en originales o fotocopias legalizadas.

f) Cartas o informes de las entidades pblicas, que den cuenta de la cancelacin de las obli-gaciones contempladas en los dictmenes de responsabilidad civil, acompaadas de la documentacin sustentatoria en originales o fotocopias legalizadas.

g) Depsitos bancarios, cuando las obligacio-nes no hayan sido an sometidas a autoridad jurisdiccional o la obligacin no genere inte-reses y multas que motiven su reliquidacin, incluido el Certificado de Ingreso Contable en el que conste dicho depsito, en origina-les o fotocopias legalizadas.

h) Testimonios de las piezas principales de procesos judiciales y oficios remitidos por el Juez que conoce la causa.

i) Copias legalizadas de resoluciones fiscales ejecutoriadas.

j) Otros documentos, previo informe favorable del servidor pblico responsable de la revi-sin y autorizacin de bajas de la CGE.


CAPTULO IXVERIFICACIN DEL REGISTRO DE

PROCESOS

ARTCULO 51.- (VERIFICACIN)

La Unidad de Registros dependiente de la SCSL en la Oficina Central de la ciudad de La Paz y el servidor pblico designado en las Gerencias Departamentales en el interior del pas, son res-ponsables de la verificacin de los registros rea-lizados en el Sistema CONTROLEG II y de los reportes documentales enviados a la CGE por las Entidades o Empresas Pblicas u otra Estatal; esta labor, se efectuar de forma aleatoria.

ARTCULO 52.- (FORMULARIO DE VERI-FICACIN)

El resultado de la verificacin ser reportada en el Formulario F-3209 Verificacin de Registro de Acciones Judiciales, Requerimientos de Pago y Procesos Administrativos, que servir de base, en su caso, para hacer conocer a la entidad de-mandante las observaciones que pudieran gene-rarse por un registro inadecuado u otras opera-ciones que deban corregirse.

ARTCULO 53.- (CRITERIOS DE VERIFI-CACIN)

La verificacin se limitar a examinar y revisar el correcto registro de los datos de procesos nuevos y/o actualizados, y el cumplimiento de los plazos establecidos, considerando los siguientes crite-rios:

a) Si el registro cuenta con los nombres y ape-llidos y datos generales completos del de-mandado.

b) Si el registro cuenta con los datos principales y fundamentales del proceso o requerimien-to de pago.

c) Si el envo por parte de las entidades cum-ple con los plazos y forma establecidos en los instrumentos normativos.

d) Si los procesos concluidos adjuntan docu-mentacin de respaldo.

ARTCULO 54.- (NOTAS CON OBSERVA-CIONES A LAS ENTIDADES)

De advertirse observaciones generadas a partir de la aplicacin de los criterios descritos prece-dentemente, se proceder al envo de una nota a la entidad requiriendo completar o corregir la informacin registrada, para que la misma en el siguiente periodo de envo sea nuevamente remi-

tida a la CGE, conforme determina el artculo 11 del presente reglamento.

ARTCULO 55.- (INSPECCIN DE LA DO-CUMENTACIN DE RESPALDO)

En cualquier momento la SCSL en la Oficina Central de la ciudad de La Paz o las Gerencias Departamentales en el interior del pas, segn corresponda; podrn realizar inspecciones en las Unidades Jurdicas, instancias judiciales u otra pertinente, con el fin de determinar la veracidad y correspondencia de la informacin existente y la remitida.

ARTCULO 56.- (ARCHIVO DE ANTECE-DENTES)

La CGE archivar los Reportes Resumen que fue-ron verificados, sus respectivos formularios de revisin, la nota de remisin y la Hoja de Ruta; siguiendo criterios establecidos en su normativa interna.

ARTCULO 57.- (DISPOSICIN DE ANTE-CEDENTES)

Anualmente, sern dispuestos los Reportes Resumen de los procesos judiciales archivados,

excepto los siguientes documentos:

a) Requerimientos de pago por PIET y TET, emitidos por el Servicio de Impuestos Nacionales.

b) Notas de cargo, emitidas por las entidades gestoras de la Seguridad Social.

c) Solicitudes de baja de registros.

CAPTULO XRESPONSABILIDAD Y

FORMULARIO

ARTCULO 58.- (RESPONSABILIDAD)

El incumplimiento a lo establecido en el presente Reglamento, ser sujeto a la determinacin de in-dicios de responsabilidad por la funcin pblica de acuerdo a la normativa vigente para el efecto; en tal sentido, la CGE podr requerir el inicio de procesos administrativos internos, previa la emisin de un Informe por parte de la Unidad de Registro de la CGE.

ARTCULO 59.- (FORMULARIO)

Formulario F-3209: Verificacin de Registro de Acciones Judiciales, Requerimientos de Pago y Procesos Administrativos.


CAPTULO I GENERALIDADES


I. El presente reglamento regula la elaboracin y emisin de los Informes de Auditora con in-dicios de responsabilidad por la funcin pblica, que emiten las Unidades de Auditora Interna; y, los Informes de Apoyo, emitidos por las entida-des pblicas comprendidas en los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales.

II. Cuando los Informes sean emitidos por la Contralora General del Estado, en ejercicio del control externo posterior se aplicar en lo perti-nente el presente reglamento; as como, los pro-cedimientos internos correspondientes.


El presente Reglamento es de cumplimiento y aplicacin obligatoria por las entidades p-blicas comprendidas en los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales, y por todas aquellas que ten-gan carcter Estatal.

ARTCULO 3.- (PRINCIPIOS)

La labor a ser desarrollada por los servidores p-blicos encargados de ejecutar o apoyar un proce-dimiento de auditora, se sujetar a los siguientes principios:

a) Buena fe: Se presumir la probidad de las acciones u omisiones de los servidores p-blicos y/o particulares, analizadas dentro del procedimiento de auditora, debiendo demostrarse lo contrario con evidencia sufi-ciente y competente.

b) Economa: El procedimiento de auditora debe ser desarrollado con celeridad y ahorro de recursos, sin comprometer la calidad del mismo, evitando documentos, trmites y/o formalismos innecesarios.

c) Eficacia: Los objetivos fijados en la audito-ra se deben lograr en un perodo de tiempo determinado, independientemente de los costos invertidos.

d) Eficiencia: El procedimiento de auditora debe ser realizado en un perodo de tiempo ptimo y con los menores costos posibles;

por lo que, la relacin entre los recursos invertidos y los resultados obtenidos debe aproximarse a un ndice de eficiencia esta-blecido.

e) Independencia: El procedimiento de au-ditora debe ser desarrollado apartndose de cualquier prejuicio, influencia o criterio externo, debiendo regirse a lo analizado por la propia Unidad de Auditora Interna y/o profesionales de apoyo; excepto, cuando la Contralora General del Estado establezca cri-terios especficos, en ejercicio de su potestad de evaluacin de los Informes de Auditora emitidos por las entidades descritas en el m-bito de aplicacin del presente reglamento.

f) Reserva: Los servidores pblicos que parti-cipen del procedimiento de auditora deben guardar discrecin y cautela en el manejo de la informacin obtenida, desde su inicio has-ta su conclusin con la emisin del Informe de Auditora.

g) Transparencia: Son pblicos todos los ac-tos y la informacin oficial, generadas y pro-cesadas por los servidores pblicos.

h) Verdad Material: Accin de investigar la verdad histrica de los hechos analizados.


A los fines del presente reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

a) Accin: Es aquella actuacin realizada por un servidor pblico y/o una persona particu-lar que genera efectos jurdicos.

b) Auditora Especial: Acumulacin y exa-men sistemtico y objetivo de la evidencia, con el propsito de expresar una opinin independiente sobre el cumplimiento del or-denamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y de las obliga-ciones contractuales; consecuentemente, si corresponde, establecer indicios de respon-sabilidad por la funcin pblica.

c) Dao futuro:Es el perjuicio econmico que se evita a futuro en virtud al hallazgo iden-tificado por la Unidad de Auditora Interna, considerando que a partir de la emisin de un Informe de Auditora, la Mxima Autoridad Ejecutiva puede tomar la decisin de cesar

REGLAMENTO PARA LA ELABORACIN DE INFORMES DE AUDITORA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD

RE/CE-029

33REGLAMENTO PARA LA ELABORACIN DE INFORMES DE AUDITORA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDADRE/CE-029

una disposicin arbitraria de recursos econ-micos o implementar acciones correctivas.

d) Error de Fondo: Inconsistencia o equivo-cacin que afecta el fondo de una determi-nada afirmacin, inviabilizando la emisin de un determinado producto, incluyendo la falta de prueba.

e) Error de Forma: Inconsistencia y/o equi-vocacin que no afecta el fondo de una de-terminada afirmacin, como ser errores de transcripcin, aritmticos, de cita o cual-quier otro elemento similar.

f) Hallazgo: Es aquel hecho advertido por la comisin de auditora que da lugar a la de-terminacin de indicios de responsabilidad por la funcin pblica.

g) Informacin procesada: Son los datos plasmados en un documento oficial que se denomina Informe de Auditora, incluyendo la documentacin que hubiera servido de in-sumo para la emisin del mismo.

h) Informe de Apoyo: Es aquel que sustenta los Informes de Auditora, pudiendo ser los Informes Tcnico o Legal.

i) Informe de Auditora Ampliatorio: Documento que se emite como consecuencia del anlisis de los argumentos y/o documen-tos de descargo presentados por los presun-tos involucrados conforme a las Normas de Auditora Especial.

j) Informe de Auditora Complementario: Documento que contiene un pronuncia-miento final, mediante el cual se comunica por escrito los resultados de la evaluacin de los documentos y/o argumentos de descar-go presentados por los involucrados durante el procedimiento de aclaracin del Informe Preliminar o Ampliatorio.

k) Informe de Auditora Preliminar: Documento mediante el cual se comunica por escrito los hallazgos de auditora que dan lugar a indicios de responsabilidad por la funcin pblica, est sustentado por un Informe de Apoyo Tcnico y/o Legal; luego de ser formulado, debe ser sometido a un procedimiento de aclaracin, con el fin de comunicar los resultados del mismo a los presuntos involucrados.

l) Involucrado: Es aquella persona natural y/o jurdica, servidor o ex servidor pblico cuyas actuaciones por accin u omisin son analizadas a fin de determinar una eventual determinacin de indicios de responsabili-dad por la funcin pblica.

m) Omisin: Es la inaccin de un servidor p-blico, persona natural y/o jurdica, cuando tena la obligacin de realizar una determi-nada actuacin, la misma que genera efectos jurdicos.

n) Papeles de Trabajo: Son los documentos oficiales y no oficiales que se generan duran-te el procedimiento de auditora.

o) Procedimiento de Auditora: Es el con-junto de etapas que se cumplen para la emi-sin de una opinin tcnica plasmada en un Informe de Auditora, que se denominan: Planificacin, Ejecucin y Comunicacin de Resultados.

p) Unidad de Auditora Interna: Es aquella Unidad especializada, que independiente-mente de su denominacin, se encarga de ejercer el control interno posterior, con la facultad de emitir Informes de Auditora; adems, de realizar otras competencias pre-vistas por norma.

q) Unidad de Apoyo: Es aquella que inde-pendientemente de su denominacin, se encarga de brindar el apoyo tcnico o legal a los Informes de Auditora con indicios de responsabilidad; adems, de realizar otras competencias previstas por norma.



Constitucin Poltica del Estado.

Ley N 1178 de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales.

Decreto Supremo N 23215 de 22 de ju-lio de 1992, que aprueba el Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contralora General de la Repblica.

Decreto Supremo N 23318-A de 03 de no-viembre de 1992, que aprueba el Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica.

Normas Generales de Auditora Guberna-mental, Normas de Auditora Financiera, Normas de Auditora Operacional y Normas de Auditora Especial, aprobadas median-te Resolucin N CGE/094/2012 de 27 de agosto de 2012.



34 REGLAMENTO PARA LA ELABORACIN DE INFORMES DE AUDITORA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD RE/CE-029

CAPTULO IIPROCEDIMIENTO DE LA

AUDITORA ESPECIAL

ARTCULO 7.- (RELEVAMIENTO DE IN-FORMACIN)

Con el relevamiento de informacin se debe de-terminar el grado de auditabilidad de actividades y operaciones identificadas para el inicio de la eje-cuc

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