Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 10
ACCESS 2010 INTERMEDIO
MATERIAL DEL PARTICIPANTE
DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, ASUNTOS DEL PROFESORADO Y
ORIENTACIÓN EDUCATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN Y ASUNTOS DEL PROFESORADO
DEPARTAMENTO DE ACTUALIZACIÓN DOCENTE
MATERIALES PARA
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
JULIO, 2012
2
DIRECTORIO
ARTURO PAYÁN RIANDE
DIRECTOR GENERAL
LUIS MIGUEL SAMPERIO SÁNCHEZ SECRETARIO GENERAL
MARTÍN LÓPEZ BARRERA
DIRECTOR DE EVALUACIÓN, ASUNTOS DEL PROFESORADO Y ORIENTACIÓN EDUCATIVA
ROCÍO MARIBEL HERNÁNDEZ RAMÍREZ SUBDIRECTORA DE FORMACIÓN Y ASUNTOS DEL PROFESORADO
ELENA SARA GARCÍA PADILLA
JEFA DEL DEPARTAMENTO DE ACTUALIZACIÓN DOCENTE
AIDEÉ GUZMAN FLORES DISEÑO Y SELECCIÓN DEL MATERIAL
LUIS ENRIQUE RODRÍGUEZ MALDONADO
COORDINADOR DE EVENTO
www.cbachilleres.edu.mx 1a. Edición. Prol. Rancho Vista Hermosa No. 105 Col. Los Girasoles Delegación Coyoacán México, D.F. C. P. 04920
3
ÍNDICE
Págs.
I. Introducción 4
II. Propósito 5
III. Competencias docentes a desarrollar 5
IV. Nivel de desempeño 5
V. Contenidos 6
VI. Criterios de evaluación y acreditación 6
VII. Calendario de actividades 7
VIII. Plan de sesión 7
IX. Recursos didácticos 9
Evaluación Diagnóstica 10
Documento 1 11
Documento 2 20
Documento 3 34
Documento 4 “Producto Final” 51
X. Fuentes consultadas 52
4
INTRODUCCIÓN
En la actualidad la importancia de las herramientas tecnológicas son indispensables para el desarrollo de las competencias del individuo, ya que en una sociedad en donde la información mueve al mundo y cambia constantemente, el ser humano debe ser capaz de manejar esta información. La forma de lograrlo es poniendo en práctica las habilidades, conocimientos y actitudes para identificar lo que necesita saber sobre un tema específico en un momento dado, buscar efectivamente la información que esto requiere, determinar si esta información es pertinente para responder a sus necesidades convirtiéndola en conocimiento útil aplicable en contextos variados y reales, así como transmitirla y comunicarse con los otros, ya que están orientados hacia los medios visuales y auditivos, lo que es una consideración relevante para lograr una buena comunicación. Este curso está diseñado para trabajar con Access 2010, es un paquete informático diseñado por la compañía Microsoft para la creación y administración de la información por medio del manejo de bases de datos. Access es un programa que esta contenido dentro la suite llamada Office y que acompaña a otros programas como Word, Excel, PowerPoint, etc. Es importante señalar que el manejo de estos datos hoy en día es una fuente de recursos muy importante dentro de las organizaciones, debido a que la toma de decisiones se basa precisamente en la calidad de la información que tenemos para resolver una problemática situada. En este curso se conocerán los aspectos que conforman en general las bases de datos y se aplicaran dichos conceptos en el programa de Access 2010, de forma tal que el participante pueda aplicar el manejo y la administración de datos en cada una de las actividades de su quehacer docente.
Evaluación Diagnóstica
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PROPÓSITO
Aplicar las herramientas básicas para la creación y administración de la información, a
través del manejador de bases de datos Access 2010, para mejorar la calidad en su
organización, precisión y dominio; favorecer la toma de decisiones operativas y tácticas
relacionadas con las actividades profesionales del docente.
COMPETENCIAS DOCENTES A DESARROLLAR
Diseñar y elaborar materiales didácticos e instruccionales, haciendo uso de una base
de datos como Access utilizando el mismo.
Organizar la información referente a su quehacer docente a través de tablas.
Usa Internet como un medio de comunicación.
Utiliza las estrategias de enseñanza y de aprendizaje de los ambientes virtuales, que
le facilitan la comprensión y análisis de la información y contenidos.
Crea consultas, formularios e informes que ilustren su base de datos.
NIVELES DE DESEMPEÑO
Crea dentro de una base de datos tablas, definiendo sus campos y propiedades.
Diseña relaciones con diversas tablas y selecciona el tipo de relación.
Realiza dentro de la base de datos consultas, formularios, informes y distingue las
diversas propiedades.
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CONTENIDOS
Los temas de estudio que se abordarán durante el taller como apoyo a la asignatura de TIC III son los siguientes:
Introducción a las bases de datos.
Relación de datos.
Diseño de una base de datos.
Crear Tablas.
Realizar Consultas.
Diseñar Formularios e informes.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN
Para acreditar este taller el participante tendrá que cumplir con lo siguiente:
Puntualidad y asistencia al 100 % de las sesiones.
Entregar el 100 % de los productos realizados en el taller en tiempo y forma.
Entregar el proyecto al final del taller en tiempo y forma.
Se trabajará bajo una problemática situada. A partir de ella, en cada sesión se abordaran los
contenidos y se elaborarán diversos productos, mismos que integraran el portafolio de
evidencias que deberá entregar cada participante al finalizar el taller, junto con el proyecto
integrador final.
Se aplicará un cuestionario para la evaluación final del evento, con la finalidad de realizar los
ajustes necesarios en el mismo.
7
CALENDARIO DE ACTIVIDADES
El calendario permite organizar y distribuir los temas de estudio para cada una de las sesiones de trabajo, conforme la duración del evento.
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
16 julio 17 julio 18 julio 19 julio 20 julio
Sesión 1 Sesión 2 Sesión 3 Sesión 4 Sesión 5 Tema 1
Introducción a las bases de datos. Relación de datos.
Evidencia del aprendizaje
- Documento de Word con las respuestas del cuestionario - Mapa conceptual
Tema 2 Creación de base de datos y tablas a partir del diseño.
Evidencia del aprendizaje
- Diseño del modelo relacional en el procesador de palabras - Tablas de la Base de datos en Access
Tema 3 Relación de tablas. Realizar consultas, diseñar formularios e informes.
Evidencia del aprendizaje
- Relación de tablas - Formularios, consultas e informes
Tema 4 Diseño y creación de un Base de datos con formularios, consultas e informes para el proyecto final.
Evidencia del aprendizaje
Producto final
Tema 5 Ajustes y entrega del proyecto final.
Evidencia del aprendizaje
Producto final
PLAN DE SESIÓN
Sesión 1
Propósito Contenido Evidencia de desempeño
Presentación del taller y establecimiento de la forma de trabajo del mismo.
1. Encuadre de operación. 2. Evaluación Diagnóstica. 3. Lectura y análisis del
documento “Introducción a las bases de datos”.
4. Relación de datos.
Evaluación diagnóstica
Producto 1 Producto 2
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Sesión 2
Propósito Contenido Evidencia de desempeño
Aplicar el modelo de entidad relación, para crear la estructura de una base de datos para generarla en el DBMS.
Identificar las características del Entorno Access 2007. Generar tablas de datos mediante el uso de las herramientas en Access.
El ABC (altas, bajas y cambios) de una base de datos.
1. Diseño de la base de
datos relacional.
2. Introducción a Access. 3. Herramientas de diseño
para crear tablas. 4. Propiedades de los
campos. 5. Modificar tablas de
datos.
Producto 3 Producto 4
Sesión 3
Propósito Contenido Evidencia de desempeño
Relación de tablas Diseñar formularios, consultas e informes, haciendo uso de las herramientas de Access para manipular la información.
1. Crear las relaciones. 2. Herramientas de diseño
para crear formularios, consultas e informes.
Producto 5 Producto 6 Producto 7
Sesiones 4 y 5
Propósito Contenido Evidencia de desempeño
Desarrollar el proyecto final con base en un problemática planteada.
1. Diseño, creación y ajustes de un Base de datos con formularios, consultas e informes.
Entrega del Producto final
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RECURSOS DIDÁCTICOS
Son los materiales que apoyan el proceso de enseñanza-aprendizaje-evaluación, se emplean para promover en el participante aprendizajes significativos, entre estos recursos se encuentran: Sesión 1:
Evaluación Diagnóstica
Lectura Documento 1
Producto 1 y 2
Sesión 2:
Lectura Documento 2
Producto 3 y 4 Sesión 3:
Lectura Documento 3
Producto 5, 6 y 7
Sesión 4 y 5:
Lectura Documento 4
Producto Final
Evaluación Diagnóstica
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A partir de sus conocimientos previos responda los siguientes planteamientos.
1. ¿Qué es una Base de datos?: ______________________________________ _______________________________________________________________
2. ¿Considera que las bases de datos surgen con la aparición de las computadoras?__________, ¿Por qué? _______________________________
3. Mencione 3 ejemplos de bases de datos___________________________________________________________
_______________________________________________________________ 4. ¿Cuál es la función de una base de datos?
______________________________________________________________________________________________________________________________
5. Mencione las tablas que integran la base de datos de una biblioteca anterior _______________________________________________________________
6. Escriba los campos de la tabla usuarios de la base de datos anterior.
7. Mencione los objetos que conoce de Access
______________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué función tienen los formularios? ______________________________________________________________________________________________________________________________
9. ¿Para que se utilizan las consultas? ______________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿Qué es un informe? ______________________________________________________________________________________________________________________________
Tabla: Usuarios
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 11
INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS Desde que el ser humano ha tenido la necesidad de manejar o consultar información las
bases de datos han sido útiles, analicemos un tiempo atrás, las escuelas anteriormente no
contaban con computadoras en el área de control escolar, sin embargo el personal que
laboraba ahí podía realizar su trabajo sin mayor problema utilizando los archivos de cada
alumno, aunque era más tardado localizar a un alumno, generar certificados, hacer
constancias, entre otros; finalmente el uso de las bases de datos (archivos) permitían
realizar los procesos solicitados.
El uso de sistemas de bases de datos automatizadas, se desarrolló a partir de la necesidad
de almacenar grandes cantidades de datos, para su posterior consulta, producidas por las
nuevas industrias que generaban gran cantidad de información.
A continuación se definen algunos conceptos básicos:
Base de datos es un conjunto de datos almacenados y organizados bajo una
estructura definida.
Base de datos relacional los datos se organizan en tablas. Cada tabla tiene una o
más columnas y filas.
Tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los alumnos de una
escuela, o las calificaciones de cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma
que a partir de los datos de la tabla de alumnos podamos obtener información sobre
las calificaciones de éstos.
Campos guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos
guardar.
Registro se refiere a cada fila de la tabla.
Decimos que hay redundancia de datos cuando la misma información es almacenada varias
veces en la misma base de datos. Por ejemplo, en una BD podríamos tener almacenados
datos de los empleados: apellido, nombre, domicilio, departamento, salario, etc., y también
datos de inscripciones para cursos de capacitación. Supóngase que para lle
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 12
var a cabo la administración de los cursos es preciso conocer el departamento de cada
empleado inscrito. Es evidente que no hace falta reingresar esta información a la BD como
dato de inscripción, dado que siempre podrá obtenerse mediante una consulta a los datos
del empleado. Esto siempre se debe evitar, la redundancia dificulta la tarea de modificar los
datos, y es el motivo más frecuente de inconsistencia de datos.
Inconsistencia es un estado en el que dos o más datos repetidos en una BD contienen
diferentes valores. Generalmente el problema surge al modificar información redundante y
si sólo la cambiamos en alguno de los lugares en que se guardan. Por lo tanto no puede
haber inconsistencia si no existe antes redundancia de los datos. Del ejemplo anterior, si
se almacenara nuevamente el dato del departamento del empleado, correríamos el
riesgo de que ante un cambio de departamento del empleado, se actualizara solamente
esta situación en los datos del empleado y no en los de las inscripciones. Además
requiere un mayor espacio de almacenamiento, que influye un mayor costo tiempo de
acceso a los datos, esto provoca un problema de inconsistencia. Con este problema las
consultas que hagamos más tarde podrán dar como resultado respuestas inconsistentes (es
decir, diferentes). Puede darse el caso de que dos aplicaciones diferentes proporcionen
resultados distintos para el mismo dato.
La integridad se refiere a que se deben especificar restricciones en el tipo de dato que
contiene la información a almacenar. Con respecto a la seguridad se entiende como la
autorización o privilegios que tiene cada uno de los usuarios para manipular la base de
datos.
Sistema manejador de Base de Datos
Los sistemas de manejo de Bases de Datos, también conocidos como Sistemas Gestores
de Bases de Datos (SGDB), sirven para realizar una serie de operaciones con los datos
almacenados en una base de datos, tales como creación, modificación, eliminación y
consultas, permitiendo así, manipular la base de datos.
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 14
Un SGDB se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos, lenguajes, etc.
que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas, programadores o al
administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular los datos
almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad". En otras
palabras un SGDB es el software que va a manipular, controlar, almacenar, entre otras
operaciones a los datos contenidos en una base de datos.
Arquitectura de los sistemas de bases de datos
En 1975, el comité ANSI-SPARC (American National Standard Institute - Standards Planning
and Requirements Committee) propuso una arquitectura de tres niveles para los SGBD cuyo
objetivo principal era el de separar los programas de aplicación de la BD física. En esta
arquitectura el esquema de una BD se define en tres niveles de abstracción distintos:
Ilustración 1: Arquitectura de los sistemas de bases de datos
- Nivel interno o físico: el más cercano al almacenamiento físico. Representa la estructura
física de la BD mediante un esquema interno. Este esquema se especifica con un modelo
físico y describe los detalles de cómo se almacenan físicamente los datos: los archivos que
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 14
contienen la información, su organización, los métodos de acceso a los registros, los tipos de
registros, la longitud, los campos que los componen.
- Nivel externo o de visión: es el más cercano a los usuarios, es decir, es donde se
describen varios esquemas externos o vistas de usuarios. Cada esquema representa la parte
de la BD que interesa a un grupo de usuarios en este nivel se representa la visión individual
de un usuario o de un grupo de usuarios.
- Nivel conceptual: se refiere a la estructura de toda la BD para un grupo de usuarios
mediante un esquema conceptual. Este esquema describe las entidades, atributos,
relaciones, operaciones de los usuarios y restricciones, ocultando los detalles de las
estructuras físicas de almacenamiento. Representa la información contenida en la BD.
Usuarios de la base de datos
Usuario Final: es la persona que utiliza los datos almacenados en la BD, esta persona
ve datos convertidos en información.
Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que
interactúan con la BD.
Administrador de la base de datos (DBA): es la persona que asegura integridad,
consistencia, redundancia y seguridad de la BD, también se encarga de realizar
el mantenimiento diario o periódico de los datos.
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 15
Producto 1: Intégrese en equipos de trabajo para resolver lo siguiente.
I. Dada la estructura de la BD mostrada a continuación, utilice el procesador de palabras
para responder las preguntas que se plantean.
Clave del producto
Distribuidor del producto
Teléfono del distribuidor
Dirección de distribuidor Precio del producto
AB01 Berol 56765432 Ote 245 No. 192, El Rosario, Miguel Hidalgo
56
AC02 Crayola 98432198 Fresno No. 234, Lomas de Sotelo, Tlalpan
98
AB02 Berol 56765432 Ote 245 No. 192, El Rosario, Miguel Hidalgo
125
AG18 Vinci 23134560 Av. Del taller No. 28, Jardín Balbuena, Venustiano Carranza
65
BA00 Zebra 65879038 Madero No. 98, Centro, Miguel Hidalgo
232
AC06 Crayola 98432198 Fresno No. 234, Lomas de Sotelo, Tlalpan
239
AB09 Berol 56765432 Ote 245 No. 192, El Rosario, Miguel Hidalgo
176
a) ¿Cuántos registros contiene el archivo de la figura 1 y cuantos campos hay?
b) ¿Qué problema encontraría si deseara generar una lista por delegación?
c) ¿Qué redundancia de datos detectó en la BD y explique cómo estás podrían conducir a anomalías?
d) ¿Cuál debiera ser el diseño para eliminar la redundancia?
II. A partir del análisis de la siguiente base de datos, responda lo que se le solicite.
Nombre Escuela Ubicación de la
escuela Carrera Institución
Roberto Osorio Rosas
ESIME CULHUACAN
Av. Santa Ana # 1000.
Ing. en computación
IPN
Janeth Rodríguez Cerqueda
ESIME CULHUACAN
Av. Santa Ana # 1000.
Ing. en computación
IPN
Iván Flores Vázquez ESIME CULHUACAN
Av. Santa Ana # 1000.
Ing. en computación
IPN
Arlet Ortiz Cisneros AZCAPOTCALCO Refinería #105 Lic. en Derecho UAM
Humberto Juárez Sandoval
AZCAPOTCALCO Refinería #105 Lic. en Derecho UAM
Roberto Osorio Rosas
ESIME CULHUACAN
Av. Santa Ana # 1000.
Ing. en computación
IPN
… 1, 000 registros
Figura 1
16
a) ¿Cuál es el problema que se presenta en la base de datos anterior?
b) ¿En qué campos se presenta la redundancia de datos?
c) ¿En qué momento se pudiera presentar la inconsistencia de datos?
d) ¿De qué forma se resolvería los problemas de redundancia e inconsistencia?
Producto 2: De forma individual, a partir de la información presentada sobre “Introducción a las bases de datos”, elabore un mapa conceptual.
Modelo de Entidad – Relación (MER) El modelo entidad relación (MER) proporciona una herramienta para representar información del mundo real a nivel conceptual. Creado en 1976 por Peter Chen, permite describir las entidades involucradas en una base de datos, así como las relaciones y restricciones de ellas. Un conjunto de datos describe a un objeto de la vida cotidiana, el cual recibe por nombre ENTIDAD, dichos datos llamados ATRIBUTOS pueden ser útil para relacionar una entidad con otra cuando tienen atributos en común, a través de un atributo clave que tiene como característica ser un valor único de cada entidad . Por ejemplo
Entidad
Atributos
Valores
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 17
Entidades
Una entidad es un elemento con existencia independiente de otros elementos. Física: un automóvil, una casa, una persona, un empleado. Conceptual: un trabajo, un curso, un préstamo.
Atributos
Toda entidad tiene propiedades particulares, denominadas atributos. Ejemplo: Empleado = (nombre, sexo, dirección, salario, fechaNac)
Cuenta = (numCuenta, balance)
Automóvil = (marca, modelo, color, placas)
Relaciones
Una relación (relationship) es una asociación entre entidades. Estas relaciones entre entidades se dan cuando cada atributo clave aparece sólo una vez en cada una de las entidades.
En la siguiente tabla se presenta la simbología que se utilizan en los diagramas del Modelo de Entidad - Relación.
Concepto Símbolo
Entidad
Atributo
Relación
Entidad
Atributo
1:1
Atributo Clave
18
Por ejemplo el siguiente diagrama representa la entidad Automóvil y sus tributos
Nombres apropiados para los elementos del MER En los diagramas MER se recomienda elegir nombres que comuniquen el contenido del objeto. Para las entidades y los vínculos se utiliza el nombre en singular y con mayúscula, mientras que el nombre de los atributos comienza con mayúscula únicamente. En la práctica general, cuando se tiene una descripción narrativa de los requerimientos de la base de datos, los sustantivos que aparezcan en la narración tienden a originar los nombres de las entidades, los verbos indican los nombres de los tipos de vínculos o relaciones los nombres de los atributos generalmente surgen de los sustantivos adicionales que describen a los sustantivos de las entidades.
Tipos de Relaciones
Relación uno a uno (1:1): Las entidades que intervienen en la relación se asocian una a una. Por ejemplo. La entidad Automóvil, la entidad Tarjeta de circulación y entre ellos la relación Registro, es decir, a un automóvil sólo le pertenece una sola tarjeta de circulación.
Relación uno a varios (1:N): Es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un atributo de la Entidad A puede tener muchos atributos coincidentes en la Entidad B, pero un atributo de la Entidad B sólo tiene un atributo coincidente en la Entidad A. Por ejemplo. La entidad Proveedor, la entidad Producto y entre ellos la relación Suministra, es decir, un proveedor puede suministrar más de un producto pero cada producto tiene un único proveedor.
Relación varios a varios (M:N): En una relación varios a varios, un registro de la Entidad A puede tener muchos registros coincidentes en la Entidad B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera Entidad (denominada Entidad de unión) cuyo atributo clave consta de dos atributos: el atributo. Por ejemplo, la entidad Pedidos y la entidad Productos tienen una relación de varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la entidad Detalles de pedidos, es decir, un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
AUTOMÓVIL Placa Marca
Color Modelo
Documento 1
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 19
PERSONA Edad
Nombre
RFC
Tiene AUTO
Modelo
Color
Placa
1 M
TARJETA
Fecha de alta
Número
Propietario
Pertenece AUTO
Color
Modelo
Placa
1 1
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 20
Modelo de datos relacional Este modelo considera a la base de datos como un conjunto de relaciones, donde cada relación equivale a una tabla. Si se visualiza una relación o entidad como una tabla de valores, cada fila de la tabla una representa una colección de valores de datos relacionados entre sí. En la terminología del modelo relacional, una fila o renglón se le denomina tupla, una cabecera de columna un atributo y la tabla es un relación. A continuación se presenta una tabla o relación llamada PROFESOR PROFESOR
Producto 3 (Caso Práctico): En equipos de trabajo analizar el siguiente enunciado y
diseñar el modelo entidad-relación.
“Un video club desea automatizar su sistema de renta de películas, actualmente cuenta con un listado de socios con sus datos como: número de socio, nombre, apellido1, apellido 2, dirección, ciudad, código postal, delegación, teléfono, fecha de alta, fecha de baja, tipo de cuota, foto y observaciones. El listado de las películas tiene: la clave de la película, título, fecha de entrada al sistema, sección y sinopsis. De cada empleado se conoce su número de empleado, nombre, apellidos, dirección, ciudad, delegación, código postal, teléfono y la fecha de ingreso. El registro de pagos refleja la clave, la fecha y si el socio pago o no. Cada socio paga una cuota de la cual se registra la clave, nombre e importe. Un socio puede alquilar varias películas, cada renta es hasta por tres días, de forma que a partir del tercer día empieza a contar un retraso. Cada vez que se renta una película se registran los datos de la renta y la fecha de salida y al momento de regresar la película se anota la fecha de devolución, si existe retraso y de cuantos días”.
Matrícula Nombre Dirección Teléfono
2000308 Ignacio Romero Av. De las flores No. 35 55-78-65-23
2010893 Roberto Flores Av. San Lorenzo No. 122 23-87-43-12
2000754 Bertha Villa Sur 113 B No. 2425 45-13-87-56
2010927 Fabián Serrano Cafetales No. 875 98-65-34-00
2011762 Marcela Luna Miramontes No. 524 58-64-53-40
Nombre de la relación
Tuplas
Atributos
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 21
Introducción a Access Microsoft Access es un programa de administración y manejo de base de datos, de Microsoft Office.
Crear una base de datos en blanco Para crear una base de datos en blanco, se abre el programa de Access y en la ventana principal figura 1, siga los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el icono Base de Datos en blanco.
Ilustración 2: Ventana principal de Access
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 22
2. Escriba el nombre del archivo y la ubicación en donde se almacenará, desde el
cuadro que se muestra del lado derecho. Es conveniente que el nombre tenga relación con la bases de datos. Ver figura 2.
3. 4. Al hacer clic en el botón de "Crear", Access 2010, abre la ventana en donde aparece
una tabla en la vista hoja de datos, en este momento se pueden empezar a crear los objetos necesarios para la nueva base de datos.
Objetos de una base de datos Los objetos que se pueden crear en Access son:
Tablas Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base
de datos.
Formularios Son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visualizar
los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos
insertar campos calculados e imágenes.
Consultas Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida
en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de
los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.
Informes Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen
como propósito principal el ser impresos en papel, aunque también
pueden simplemente visualizarse en pantalla.
Páginas Una página de acceso a datos es un tipo especial de páginas web,
diseñada para ver los datos y trabajar con ellos desde Internet o desde
una red local.
Macros Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.
Módulos Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.
Selecciona la ubicación en donde se almacenará la base de datos
Ilustración 3: Sección destinada para asignar el nombre a la base de datos.
23
Creación de Tablas Una vez creado el archivo de base de datos lo primero que necesita es crear las tablas que le permitan almacenar datos, de tal forma que la información se encuentra organizada en filas y columnas. En la ficha Crear se encuentra el grupo de comandos Tablas, el cual tiene los siguientes comandos que permiten crear tablas:
a) Tabla: Crea una nueva tabla en la Vista hoja de datos.
Ilustración 4: Vista hoja de datos
b) Diseño de tabla (Vista Diseño): Crea la estructura de una nueva tabla en blanco. De
esta forma se pueden establecer los campos y sus propiedades de cada uno,
además de indicar cual será la llave primaria y los índices que se van a utilizar. Siga
los siguientes pasos:
Seleccione la ficha Crear
En el grupo de comando Tablas, hacer clic en el comando Diseño de Tabla.
Se muestra una ventana dividida en tres columnas: la primera indica el Nombre del campo, la segunda columna define el Tipo de dato; en la tercera columna se escribe una breve Descripción del campo.
Ingrese los nombres de los campos que contendrá la Tabla y sus propiedades.
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 24
Tipos de datos en Access Indica el tipo de valores que podrá contener el campo que estas definiendo.
Tipo de Dato Descripción
Texto Puede contener letras, números y caracteres especiales. Con los campos de este tipo no pueden realizarse cálculos.
Memo Puede contener gran cantidad de texto incluso párrafos y se utiliza para descripciones, notas o reseñas.
Número Se almacenan números, con los cuales se pueden realizar cálculos
Fecha/Hora Contienen valores de fecha y hora.
Moneda Se almacenan valores financieros y añade el símbolo de moneda del país según la configuración.
Autonumérico Contiene números secuenciales, puede ser utilizado como campo clave (llave primaria).
Si/No Valores lógicos (Sí y No, o Verdadero y Falso) que indican la presencia o ausencia de un elemento.
Objeto OLE Objetos incrustados como archivos o documentos elaborados en aplicaciones que reconocen el protocolo OLE (Object Linking and Embedding, Vinculación e Incrustación de Objetos)
Hipervínculo Vínculo hacia un archivo HTML o una página Web.
Asistente para búsquedas
Se activa el asistente de búsqueda para localizar datos en otras tablas.
Nombre, tipo de dato y descripción de los campos
Propiedades de los campos
Ilustración 5: Vista Diseño de Tablas
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Propiedades de los campos En la parte inferior de la vista Diseño se encuentran las propiedades y los valores del campo. Las propiedades del campo dependen del tipo de dato que se haya escogido y aparecen en la parte inferior de la pantalla de diseño de la tabla en una ficha llamada general. Algunos de los valores que puedes establecer de las propiedades en los campos son las siguientes:
Tamaño del campo: Establece la cantidad máxima de caracteres que puede
contener el campo, con lo que se limita la captura de datos.
Formato: Permite modificar la presentación de los datos y varían de acuerdo al tipo
de dato. El formato no afecta la manera en que se almacenan los datos.
Formato para tipo Texto y Memo
Carácter Significado
@ Carácter de texto requerido.
& Carácter de texto NO requerido.
> Aparecen todos los caracteres en mayúsculas.
< Aparecen todos los caracteres en minúsculas.
Los símbolos @ y & aplican a cada carácter y los símbolos < y > aplican para toda la
cadena. Por ejemplo:
Formato Entrada Salida
> Mauricio Hernández MAURICIO HERNÁNDEZ
(@@@)@@-@@-@@ 567457514 (567)45-75-14
Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de
datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo,
puede crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que
muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 26
Carácter Definición
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).
# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada obligatoria).
a Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).
Por ejemplo:
Campo Descripción Máscara de entrada
RFC Las primeras son cuatro letras en mayúsculas, seis dígitos obligatorios y tres caracteres cualesquiera de entrada opcional.
>LLLL000000CCC
Código postal Cinco dígitos de entrada obligatoria.
AAAAA
27
Lugares decimales: Para el caso de los campos numéricos permite indicar el
número de decimales despliega la cantidad.
Título: Establece el texto que Access muestra cuando captura datos en el campo, si
no se especifica un título se muestra el nombre del campo.
Valor predeterminado: Contiene el valor predeterminado del campo, si desea un
valor diferente al predeterminado puedes capturarlo.
Regla de validación: Indica los valores permitidos para que el dato sea aceptado en
el campo, en otras palabras, limita la entrada de datos.
Por ejemplo:
Regla de Validación Descripción
>=0 El dato introducido debe ser mayor o igual que
cero.
<8500 O Es Nulo El dato introducido debe ser inferior a 8500 o
estar en blanco.
>=5000 Y <10000 El dato debe estar comprendido entre 5000 y
10000.
>=#1/1/2007# Y
<=#30/6/2007#
La fecha que se introduzca debe corresponder al
primer semestre de 2007.
Como "M?????????" El dato introducido debe tener diez caracteres y
comenzar por M.
>=Ahora() y
<#1/1/2025#
El dato introducido debe ser una fecha
comprendida entre la fecha actual y el 1 de
enero del 2025.
Texto de validación: Es el mensaje que aparece cuando el usuario introduzca un
dato que no sea aceptado por la regla de validación.
Requerido: Requiere un sí o un no para determinar si Access necesitará un valor en
este campo antes de guardar un registro en la tabla. Los campos clave
necesariamente deben tener el valor de Sí, ya que no puede quedar un campo clave
vacío.
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 28
Producto 4: De forma individual, a partir del MER realizado en el producto anterior, crear la
base de datos en Access. Considerando lo siguiente.
1. Crear la base de datos y guardarla con un nombre apropiado.
2. Crear las tablas con base en las siguientes propiedades.
Tabla: Socio
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_socio Autonumérico Si Si (Sin D)
Nombre Texto 25
Apellido1 Texto 20
Apellido2 Texto 20
Dirección Memo
Ciudad Texto 20 Distrito Federal
CP Texto 5 00000
Delegación Texto 20
Teléfono Texto 10 "(55)-"CC\-CC\-CC\-CC
Fecha _alta Fecha/Hora Fecha corta 00/00/0000 Sí Sí (Con D)
Fecha _baja Fecha/Hora Fecha corta 00/00/0000
Clave_cuota Texto 3
Foto Objeto Ole Observaciones Memo
Tabla: Cuota
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_cuota Texto 3 Si Si (Sin D)
Cuota Texto 25 Si Si (Sin D)
Importe Moneda Pesos
Tabla: Películas
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_película Autonumérico Si Si (Sin D)
Título Texto 25
Fecha _entrada Fecha/Hora Fecha corta
00/00/0000 Si Si (Con D)
Sección Texto 3
Sinopsis Memo
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 29
Tabla: Pagos
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_pago Autonumérico
Fecha_pago Fecha/Hora Fecha corta
00/00/0000
Si Si (Con D)
Pagado Sí/No
Clave_socio Número
Tabla: Sección
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_sección Texto 3 Si Si (Sin D)
Sección Texto 15 Si Si (Sin D)
Tabla: Delegaciones
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_deleg Texto 3 Si Si (Sin D)
Delegación Texto 25
Tabla: Empleados
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_empleado Autonumérico Si Si (Sin D)
Nombre Texto 20 Si Si (Con D)
Apellidos Texto 25 Si Si (Con D)
Dirección Memo
Ciudad Texto Distrito Federal
CP Texto 5 00000
Delegación Texto 20
Teléfono Texto 10 "(55)-"CC\-CC\-CC\-CC
Fecha _alta Fecha/Hora Fecha corta
00/00/0000
Sí Sí (Con D)
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 30
Tabla: Prestamos
Campo
Tipo de Dato Tamaño/
Formato Máscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido Indexado
Clave_préstamo Autonumérico Si Si (Sin D) Fecha_salida Fecha/Hora Fecha
corta 00/00/0000
Sí Sí (Con D)
Fecha_devoluc Fecha/Hora Fecha corta
00/00/0000
Retraso Sí/No Días_retraso Número Clave_socio Número Sí Sí (Con D) Clave_película Número Sí Sí (Con D) Clave_empleado Número Sí Sí (Con D)
3. Captura los datos que se muestran a continuación en cada una de las tablas.
Tabla: Cuota
Tabla: Delegaciones
Tabla: Empleados
Documento 2
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 32
Tabla: Películas
Tabla: Préstamos
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 34
Relaciones entre tablas A continuación se presenta el procedimiento para crear las relaciones entre tablas.
En ficha Herramientas de base de datos>Mostrar u Ocultar, seleccione el
comando
En la ficha Diseño que se muestra de las Herramientas de relaciones seleccione el
comando del grupo Relaciones, para abrir el cuadro Mostrar tabla
Del cuadro de diálogo Mostrar tabla seleccione las tablas que desee agregar las cuales vaya a relacionar.
Arrastre con el ratón los campos clave de una tabla a otra.
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, seleccione la opción:
o Exigir integridad referencial para asegurar que los datos se mantengan
correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se
podrán eliminar datos accidentalmente.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 35
o Actualizar en cascada los campos relacionados cada vez que se cambie un
registro se actualiza automáticamente el dato en los registros relacionados.
o Eliminar en cascada los campos relacionados cada vez que se elimine un
registro se actualiza automáticamente el dato en los registros relacionados.
Ilustración 6: Pantalla que muestra las relaciones entre tres tablas.
Producto 5: Continuando con el trabajo individual, establezca las relaciones entre las tablas
de la base de datos
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 36
Diseño y creación de Formularios Un formulario es un objeto de Access que permite crear una pantalla que facilita la captura de los datos en una tabla. El procedimiento para crear un formulario es: Ficha Crear> Formulario, en la cual encontrará varias opciones como se muestra en la siguiente imagen.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 37
Para este curso se trabajaran las siguientes:
Utilizando el asistente para formularios
Desde la Vista Diseño Asistente para Formularios
1. Seleccione de la ficha Crear> Formularios> Asistente para formularios . 2. Siga las instrucciones que muestra el Asistente para formularios.
a) Elija la tabla o consulta de la que desea realizar el formulario.
b) Seleccione los campos que necesite de la lista de campos disponibles, el
botón > agrega el campo seleccionado y el botón >> agrega todos los campos existentes. Utilice el botón < o el botón << parar eliminar los campos seleccionados.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 38
c) Seleccione la distribución de los campos que deseas aplicar
d) Escriba el título del formulario (el predeterminado es el mismo que el de la tabla seleccionada)
e) Haz clic en el botón Finalizar para terminar el proceso y generar el formulario.
Vista Diseño La Vista Diseño abre un formulario en blanco para que inserte los distintos objetos que necesite en el formulario. El procedimiento es el siguiente:
1. En la ficha Crear> Formulario> Diseño del formulario. y se muestra una pantalla similar a la siguiente.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 39
2. En la pantalla que se muestra haga clic con el botón derecho del ratón en la sección de Detalles y seleccione la opción de Propiedades.
3. En el cuadro de Propiedades seleccione la ficha Datos y en la opción Origen del registro haga clic en la tabla que necesite.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 40
4. En la ficha Diseño de las Herramientas de diseño de formulario seleccione el
comando Agregar campos existentes.
5. Puede hacer doble clic sobre el camp para agregarlo al formulario o bien con el ratón arrastrar el campo hacia el formulario en blanco uno por uno.
6. Utilice la ficha Diseño, para personalizar su formulario en cuanto a tipo, color y estilo de la letra, color de relleno; o bien para insertar algún control.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 41
Producto 6: De forma individual, diseñar la interfaz para la captura de datos de cada una de
las tablas.
A continuación se muestra un ejemplo:
Creación de Consultas Las consultas son una herramienta que permitan explotar todos los datos almacenados en una base de datos con el objetivo de recuperar cierta información que se encuentra en una o varias tablas. Las consultas pueden ser de varios tipos, a continuación se presentaran las:
Consultas de selección: Permiten extraer o mostrar datos de una tabla que cumplen los criterios establecidos.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 42
El procedimiento para crear una consulta es:
Seleccione desde la Ficha Crear el comando del grupo Otros. Se visualiza la ventana de diseño de la consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas o consultas que van a ser la base de la consulta. Para ello haga doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente selecciónala y seleccione el botón Agregar.
Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que vaya a utilizar, haz clic en el botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas, observa la imagen.
Seleccione los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello haga doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o selecciónelos y arrástrelos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo en la parte inferior de la ventana. Como se muestra en la siguiente imagen.
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En esta pantalla puede establecer las características de la consulta como:
Orden. selecciona el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente o sin orden).
Mostrar. establece la visualización o no de los campos que se utilizan para la consulta. Por ejemplo puedes seleccionar un campo para ordenar, pero que no se visualice. Para visualizar los datos de un campo activa la casilla Mostrar correspondiente.
Criterios. introduce los criterios que deben cumplir los registros que se quieren seleccionar.
El criterio más sencillo que se puede establecer es el de localizar por un determinado valor dentro de un campo. A continuación se muestra una tabla con ejemplos de la forma en que puede utilizar los criterios.
Para introducir un valor hay que tener en cuenta el tipo de dato que contiene el campo:
Tipo de dato Observaciones Ejemplo
Texto Se introducen entre comillas “Roberto”
Número No utiliza símbolo, se escribe tal cual.
0306
Fechas Se introducen entre signos # #05/12/208#
Diseño y creación de Informes Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, la cual se presenta en un formato impreso generalmente, que puede incluir etiquetas de encabezado y cálculos aritméticos. A la tabla o consulta que proporciona los datos se le conoce como origen de registros o de datos. Existen tres formas para crear informes:
La herramienta de informes
Crea un informe básico del origen de datos. Es la manera más rápida de crear un informe, este tipo de informes muestra todos los campos.
El Asistente para informes Crea informes simples y personalizados.
La Vista Diseño
Crea un nuevo informe en blanco, en el cual puede utilizar controles y personalizarlo con base a las necesidades.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 44
¿Cómo utilizo el Asistente para informes?
El asistente le permite seleccionar el origen de datos, como se agrupan y se ordenan los datos, recuerde que los asistentes guían paso a paso, como se muestra a continuación.
Seleccione el comando Asistente para informes en la ficha Crear.
Seleccione el origen de datos que puede ser una tabla o consulta. Haz clic en el botón de Siguiente.
Seleccione los campos que desea agregar al informe. Puedes utilizar los campos de otra tabla o consulta previamente seleccionada.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 45
Elija si deseas algún nivel de agrupamiento.
Elija los campos y el orden en que deseas aparezcan los registros en el informe.
Elija la distribución que desea aplicar al informe.
Selecciona un estilo para el informe. Haz clic en el botón de Siguiente.
Escribe el título del informe. De manera predeterminada agrega el nombre de la tabla o consulta (origen de datos). Haz clic en el botón finalizar, para ver la vista previa del informe.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 46
Ilustración 7: Vista preliminar del Informe, creado con el asistente
Producto 7: Para terminar nuestra base de forma individual, realice las consultas e informes que se indican a continuación.
a) Informe de la recaudación por pago de cuotas durante el 2010 y 2011
Primero es necesario crear la siguiente consulta:
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Posteriormente se crea el informe y se personaliza como se desee.
b) Se desea conocer las películas alquiladas por un socio en especifico
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 48
c) Control de préstamos por socio (Devueltos y no devueltos)
Primero es necesario crear las siguientes dos consultas
Se crea un informe y en la sección de detalle se agregan los campos: Clave_socio, Nombre, Apellido1, Apellido 2 yTeléfono.
Ahora se agregan dos subinformes, con el campo Clave_socio como nexo de unión, dentro de cada subinforme se selecciona cada una de las consultas anteriores, respectivamente.
Por último se personaliza según se desee.
Documento 3
Subdirección de Formación y Asuntos del Profesorado 49
d) Informe que muestre el total recaudado por concepto de multa, si se cobra $15.00 por día de retraso.
Primero se crea la siguiente consulta, donde: Expr1: [Prestamos]![Días_retraso]*15
Documento 3
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Posteriormente se diseña el informe
Documento 4
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PROYECTO FINAL En el Colegio de Bachilleres al finalizar cada semestre, se imparten cursos a profesores con el objetivo de apoyar el desarrollo de sus competencias docentes, sin embargo por la gran cantidad de profesores que laboran en el colegio se genera y recopila mucha información, acerca de los distintos eventos ejercidos de manera que cuando se solicita una trayectoria de los cursos acreditados en un periodo determinado es complicado reunir la información de cada docente. ¿Estás de acuerdo que una base de datos puede darle solución a la problemática anterior? ¿Cuáles son las entidades necesarias para la base de datos? Después de analizar lo anterior realiza lo que se te solicita:
Diseñar el modelo entidad relación
Generar la base de Datos en Access
Crear las tablas, estableciendo las características necesarias para cada uno de los campos. Se sugiere hacer uso de mascaras de entrada y reglas de validación.
Capturar registros en las tablas
Relacionar las tablas
Construir la interfaz para la captura de datos de cada una de la tablas
Diseñar consultas
Diseñar informes
Generar la trayectoria y constancia
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FUENTES CONSULTADAS
Access 2007. Edit. Ediciones Urano. Tecnobook
Access 2007 Básico. Edit. Starbooks. Cruz Herradon, Ana
Access 2007 Pasos a Paso. Edit. Mac Graw Hill. Adersen, Virginia
Bases de datos con Access 2007. Edit. Afaomega. Ricardo González Lozano
Guía de campo de Access 2007. Edit. Afaomega. Francisco Pascual González
Manual de aprendizaje Access 2007. Pearson Prentice Hall. Cesar Pérez
http://books.google.es/books?id=B_UVi51RDY4C&printsec=frontcover&source=gbs_ge_sum
mary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false
http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3
http://elvex.ugr.es/idbis/db/docs/intro/B%20Bases%20de%20Datos.pdf
http://www.conclase.net/mysql/curso/?cap=001#001_DBMS
http://www.slideshare.net/jubacalo/prctica-completa-en-access
http://www.mailxmail.com/curso-procesamiento-datos-oracle/sistema-manejador-base-datos
http://www.mailxmail.com/curso-sistemas-bases-datos/sgbd-arquitectura-sistemas-bases-datos-primera-parte
http://search.4shared.com/q/1/introduccion%20access?view=searchMainField
http://www.4shared.com/folder/JVnEvD8u/TUTORIAL_ACCESS_2007_-_YOUTUBE.html (podrá descargar gratuitamente las lecciones).
http://www.4shared.com/video/nlMvEAKI/Leccion_0_Introduccion_a_las_B.htm
http://www.4shared.com/video/aIso89bA/Leccion_1_Por_que_Necesitamos_.html
http://www.4shared.com/video/U4skb-qB/Leccion_2_Explora_Access__part.html