Base de Datos Accesspara Ingeniería

Noviembre 2010

IIC2100 Taller de Herramientas Computacionales para Ingeniería Módulo de Ingeniería Industrial y de Sistemas

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¿Qué es una Base de Datos?

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Una Base de Datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso (definición de Wikipedia).

Ejemplos de Bases de Datos: una biblioteca; clientes, ventas y productos de una empresa; en una Universidad los nombres de los profesores y cursos que dictan, el nombre de los alumnos, sus cursos y sus notas, el nombre de sus funcionarios, sus direcciones y su sueldo mensual.

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¿Qué es un Gestor de Bases de Datos?

Un Gestor de Bases de Datos es un programa que permite: Introducir, Almacenar y Recuperar Datos para trabajar con ellos.

Ejemplos de sistemas de gestión de bases de datos comunes: SQL Server, Oracle, Access.

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Tabla

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Un gestor de bases de datos almacena la información en forma de tablas.Cada fila de la tabla entrega la información relacionada con un elemento de un 

conjunto, a la información de la fila se le denomina registro.Cada una de las partes en las que se ha desglosado la información de un registro se 

denomina un campo.

Registro

Campo

Tabla

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Tipos de Bases de Datos

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Las Bases de Datos Planas contienen toda la información necesaria en una sola tabla.Es ineficiente ya que crea datos repetidos muchas veces, por lo que aumenta el 

tamaño de la base de datos innecesariamente y se pueden producir inconsistencias en los datos que se encuentran en distintos registros de la tabla (ver marcos en rojo).

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Tipos de Bases de Datos

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Las Bases de Datos Relacionales contienen la información separada en distintas tablas de forma ordenada y eficiente.Cada tabla se refiere a los elementos de otra tabla mediante relaciones en ciertos 

campos en ambas tablas.

Se separa la información de los cursos de la información de los profesores de forma eficiente.Las tablas se relacionan mediante el campo 

IdProfesor.

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Relación

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Interfaz de Access

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Objetos

Barra deHerramientas

Menú

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Crear una Base de Datos en Access

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La tabla es el elemento básico de una base de datos. Cada base de datos debe contener al menos una tabla. 

Para crear una nueva base de datos en Access seleccionar Botón Office 

Nuevo  Crear donde dice Base de Datos en Blanco en el panel que aparece a la derecha.

Se le da un nombre al archivo que se quiere crear, que va a tener una extensión .accdb.

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Crear una Tabla

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Para crear una nueva tabla se pueden escoger tres opciones en el Tab de Crear: Crear en vista Diseño (Botón Diseño de Tabla), utilizando el asistente (En Plantillas de Tabla) o introduciendo datos (en botón Tabla).

Se puede seleccionar una tabla de la base de datos y utilizar el botón Ver para abrirla o verla en modo de diseño.

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Tabla en Modo de Diseño

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En el Modo de Diseño se crean los campos que va a contener la tabla, el nombre del campo, el tipo de datos (Texto, Numérico, Autonumérico, Fecha/Hora, Si/No, etc.), y una descripción del campo.

Cada tabla debe tener una Clave Principal o Clave Primaria, que es uno o más campos que identifican cada registro de manera única (en este ejemplo se creó un código del curso).

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Tabla en Vista Hoja de Datos

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En Vista Hoja de Datos se pueden ingresar los datos de los registros particulares que conformarán la tabla.

También es posible ordenar los datos de acuerdo al valor de cierto campo, filtrarlos en base a ciertos criterios, e insertar y eliminar registros de la tabla usando las herramientas marcadas en rojo.

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Relacionar las Tablas

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En el tab Hoja de Datos Relaciones es posible relacionar las tablas para formar una base de datos relacional.

Primero se deben agregar las tablas a relacionar para que aparezcan en el diagrama. Acá se seleccionaron las tablas de Profesores y Cursos.

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Relacionar las Tablas

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Para crear una relación entre dos tablas se debe seleccionar el código que se repite en ambas tablas (en este caso la clave primaria de Profesores se utiliza en la tabla de Cursos, donde se le llama clave foránea).

Una vez que se ha creado una relación, ésta se muestra gráficamente entre las dos tablas como se muestra en la figura.

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Consultas

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Una Consulta es una solicitud de información a la Base de Datos. Los datos mostrados pueden proceder de una tabla o de un conjunto de ellas.

Para crear una Consulta se debe ir al Tab Crear y seleccionar crear una consulta en vista Diseño o utilizando el asistente.

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Consulta en Modo de Diseño

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Se pueden crear las consultas en Modo de Diseño, lo que permite ver los campos de las tablas y seleccionarlos directamente en el orden que se desee.

Al seleccionar datos de distintas tablas, Access respeta las relaciones existentes entre ellas al momento de mostrar los datos.

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Consulta en Vista Hoja de Datos

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Se puede seleccionar Vista Hoja de Datos para ver los datos que entrega la consulta. En este ejemplo se pueden ver los datos de los cursos Cursos y el Apellido del Profesor, que se encuentran en distintas tablas que se relacionan a través de IdProfesor.

Se pueden guardar las consultas para poder utilizarlas posteriormente.

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Filtrar usando Consultas

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Es posible filtrar los datos mostrados en una consulta seleccionando sólo aquellos registros que cumplan con algún criterio en particular y ordenar los datos de la consulta en uno o varios campos.

Por ejemplo, se pueden seleccionar sólo aquellos cursos que sean dictados por los profesores de Apellido ‘Prieto’ o ‘Bernales’ y se puede ordenar ascendentemente de acuerdo al nombre de los cursos.

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Consulta en Vista SQL

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Las consultas poseen un lenguaje propio, llamado Lenguaje SQL, que es un estándar usado por todos los sistemas gestores de bases de datos.

Es posible ver la consulta en lenguaje SQL creada por la consulta que hicimos en vista de diseño seleccionando Vista SQL.

Algunos Comandos del lenguaje SQL:SELECT: Seleccionar tales Campos.FROM: De tales Tablas (INNER JOIN sirve para unir tablas relacionadas).WHERE: Cuando se quiere cumplir algún criterio en los datos.ORDER BY: Ordena un campo en orden ascendente (ASC) o descendiente (DESC).

Nota: Para aprender más del lenguaje SQL , su sintaxis y otros comandos ir a http://www.w3schools.com/sql/default.asp

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Formularios

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La introducción de los datos directamente en las tablas puede ser incómoda y provocar errores. Los Formularios permiten la entrada de los datos en las tablas de una forma más intuitiva y elegante. 

Crear un formulario usando el Asistente:

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Ingresar la tabla y los campos Ingresar el tipo de formulario Elegir el formato Poner el nombre

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Carga Access en Excel

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Las principales formas para cargar Access en Excel son:

• Copiar todos los datos de la tabla de Access, y pegar en Excel.•Cargar los datos en Excel con el comando Obtener datos externos•Cargar los datos en una Tabla Dinámica utilizando el asistente para tablas dinámicas

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Carga Access en Excel con Datos Externos

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Para cargar con el Comando Obtener Datos Externos se debe ir a Datos ‐> Obtener Datos Externos ‐> Importar Datos

Luego se elige el archivo con la BD Access desde la que se quieren importar datos.

En el cuadro que aparece se elige la tabla que se quiere importar

Y se selecciona dónde desea insertar los datos

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Carga Access en Excel con Tabla Dinámica

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Para cargar los datos en una tabla dinámica, se debe seleccionar “Informe de Tablas y Gráficos dinámicos” del menú “Datos”.Seleccionar como fuente de datos una “Fuente 

de datos externa”Presionar botón obtener datos, y elegir “MS 

Access Database”Abrir ubicación de la BD, y luego elegir tablas 

que se desean cargar. Seguir las instrucciones dónde se pueden crear filtros a los datos y ordenar, y finalmente seleccionar “Devolver datos a Microsoft Excel”.Seleccionar “Siguiente” y continuar con el 

asistente de tablas dinámicas

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Ejercitación

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Para ejercitar realizaremos lo siguiente• De la Base de Datos Gasolinas, exportaremos la tabla DatosCrudo a un archivo de texto separado por Tabulaciones.•Abriremos este archivo en Excel•Eliminaremos todas las gasolinas con sulfuro >=30 y veremos algunas funciones de filtrado•Luego guardaremos este archivo en un archivo de texto separado por tabulaciones y lo cargaremos de nuevo en Access en una nueva tabla.•Abriremos la nueva Base de Datos en Excel y lo cargaremos como tablas dinámicas experimentando con los datos, para obtener información.

Links

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Pueden ver videos tutoriales en www.datapigtechnologies.com.

Pueden ver ejemplos de código VBA en http://www.vba‐programmer.com/.

Pueden ver la página del curso para encontrar más manuales.

Tutorial de Excel

Tarea

La tarea se encuentra disponible en el Sitio Web del curso. El objetivo es que a partir de datos en un archivo de texto se genere una Base de Datos Access que luego pueda ser importada a Excel como una tabla dinámica para obtener conclusiones de estos datos, para que así se transformen en información.

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