ACTIVIDAD UNO

Emilce Diaz Diaz

C.C. 21.017.549

Materia: Archivos Digitales Profesor: Yilberth Andrés Martínez

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTA

INTRODUCCION

Teniendo en cuenta que este trabajo es indispensable para nuestro seguimiento de nuestro estudio, tiende a concentrarse en términos muy completos como son lo del archivo y las bibliotecas las cuales estos son los espacios que solemos trabajar y realizar nuestros conocimientos.

Cada parte de estos nos favorece para el crecimiento en cuanto el conocimiento del trascurso de los temas.

Los archivos son fundamentales en todos sus aspectos para el manejo y recopilación de datos.

En cuanto las bibliotecas son relativamente muy importantes puesto que nos ofrecen con todos lo que realmente se mantiene el ellas.

Estos temas como bien lo planteamos son fundamentales para nosotros.

Objetivo General

PRIMERO QUE TODO ES PLANTEAR ENREALIDAD LA CRATIVIDAD Y LA IMPORTANCIA DE ESTOS TEMAS.

CONCIENTIZAR AL USUARIO DE LEALTAD Y LA IMPORTANCIA DE ESTOS MISMOS

Objetivos Específicos

TRABAJAR CON RECTIVTUD Y PLAEAR UN CONJUNTO DE SITUACIONES QUE PODAMOS SUPERAR EN CUANTO LO SEA UTIL PARA NUESTROS ESTUDIOS.

CONCRETAR EL VERDADERO CONOCIMIENTO Y REALIZAR LAS TAREAS CORRESPONDIENTES DE LAS CUALES SON DETERMINADAS PARA U BUEN SERVICIO.

TEMAS

Definición de archivos

Bibliotecas

Diferencias entre archivo y bibliotecas

Los documentos digitales

Por qué conservar la información digital

Desarrollo de los temas

DEFINICIÓN DE ARCHIVOS

Teniendo en claridad que en la actualidad el término de archivo es una palabra clave para el buen manejo relacionando todo lo planteado en este tema, y posteriormente dar una buena confrontación al buen dominio del mismo.

Con respecto a lo anterior, es necesario recopilar, conservar y ponerla al servicio de todos cuanto lo suministren, ya que es un derecho establecido por la mayoría de las organizaciones.

Retomando con la definición de Archivo de documento puedo plantearlo de esta forma: Son espacios donde los documentos reposan por ser gran importancia ya que hay que conservar y clasificar y ordenarlos, teniendo en cuenta un inventario de dicho documento con la descripción correspondiente, como un traslado organizado, un buen criterio de eliminación, llegando a cabo de una buena consulta y préstamo ágil, y teniendo muy claro qué persona puede ser autorizado para este mismo. Como ya lo vemos que toda la organización moderna, tiene el propósito fundamental de orientar en la práctica a las personas que trabajan en el área archivística. Aprende las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual constituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistema de archivo.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

Para este desarrollo daré una pequeña distribución de un archivo:

EMPRESA DE ACUEDUCTO ALCANTERILLADO DE BOGOTA

MISIÓNLa misión del Sistema de Archivo de la Empresa de Acueducto es:

“Rescatar, custodiar, organizar, conservar, preservar y facilitar el acceso al acervo documental de tipo técnico y administrativo de la Empresa de Acueducto de Bogotá, con el propósito de poner a disposición para consulta tanto del personal de la Empresa como para el público en general información oportuna y confiable”.

VISIÓN

“Conservar a través del tiempo la memoria y el patrimonio histórico de la Empresa de Acueducto de Bogotá, para ofrecerlo a los usuarios por medio de diferentes sistemas de información disponibles”.

OBJETIVO GENERAL

“Contribuir a la eficacia y calidad de los servicios mediante el establecimiento de un sistema corporativo de gestión de los documentos y facilitar el cumplimiento de

La legislación estatal, así como la normativa en materia de organización, conservación y difusión del Patrimonio Documental.”

Clasificación

Clasificación es la operación intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánico-funcional del fondo. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (FONDO) y finaliza determinando la más pequeña (Series, subseries y tipos documentales).

Para desarrollar este proceso la Empresa de Acueducto de Bogotá fundamenta el proceso de clasificación en la estructura orgánico-funcional reglamentada en la resolución 007 de 1993 que reglamenta el Manual de Funciones, la resolución 1221 de 1993 que reglamenta la estructura orgánica, y las resoluciones 931, 932, 890, 1037 1036 1272 del 2002, que modifican algunos cargos y a su vez las funciones respectivas, las cuales identifican las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como la identificación de las funciones asignadas a las gerencias y a los asuntos que estas tratan, de igual forma establece la identificación documental de lo general a lo particular.En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales).

Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCIÓN Y SUBSECCIÓN que son las unidades administrativas (Gerencia, direcciones, divisiones) en las que están organizada la empresa de acuerdo con la estructura orgánica.Una vez identificado y establecido los anteriores niveles jerárquicos se descenderán a nivel documental.

Las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones para el cumplimiento de los objetivos, su denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que las genera.

Cuando hay funciones específicas que identifican un asunto principal, los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la serie podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán como SUBSERIE.

La SUBSERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (Un tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes-expedientes), estas se plasman en actividades adelantadas en resolución de un asunto (principio de orden original)

La Empresa de Acueducto de Bogotá, recopila la información de la estructura documental de todas las dependencias para realizar un único

cuadro consolidado de series generales y específicas, subseries y tipos documentales. La definición descriptiva por cada una de las series, subseries y tipos documentales que componen el cuadro de clasificación de la Entidad facilitan a los funcionarios la organización de los documentos. Ver ANEXO 1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FORMATO 3GD050517-01

Ordenación

La ordenación es el proceso mediante el cual se ubican los expedientes de acuerdo con la secuencia en que se realizó el trámite, dándole una disposición física a los documentos.

En este proceso se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. La ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, para efectuar este propósito, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia, los más utilizados en la actualidad son los numéricos, alfabéticos y mixtos o alfa-numéricos, sin embargo el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie. La Empresa de Acueducto de Bogotá establece el sistema de ordenación de cada serie a lo establecido en la aplicación de las Tablas de Retención Documental. VER ANEXO 2. PROCEDIMIENTO 1GD1045-01 ORGANIZACIÓN DE SERIES

Sistema de ordenación numérica

a. Ordinal: Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica, por ejemplo la Cuenta Contrato b. Cronológico: Este sistema consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día por ejemplo actas, consecutivo de comunicaciones oficiales.

Sistema de Ordenación Alfabética

a. Onomástico: La ordenación alfabética-onomástica se realiza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertas por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo las Historias Laborales; este sistema

debe tener en cuenta el siguiente orden, primer apellido, segundo apellido y el nombre al final.b. Temático: Se ordenan las series y subseries por el asunto o tema de su contenido

Sistemas de Ordenación Mixta

a. Alfanuméricos: La serie documental se ordena utilizando a la vez el orden alfabético y numérico cronológico, en este sistema los datos que se cruzan no son superables. También se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de serie y subseriesb. Ordinal: Cronológico: Aplica este sistema de ordenación a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos), las cuales se controlan en primer lugar el número de la unidad documental y después por el cronológico.

Signatura e Instalación

La signatura es un código formado por números y letras, o letras solamente, que identifica cada documento y permite su ordenación en las estanterías. Va impreso sobre una etiqueta adherida al documento.

El Archivo General de La Nación ha determinado diferentes unidades de agrupación documental que permite una mejor y más fácil organización y consulta de los diferentes tipos documentales.

Para una mejor compresión es importante comenzar con la mínima unidad documental dentro de los conceptos básicos de la archivística “El folio”, se define como aquella hoja de libro, cuadernillo o expediente al que correspondan dos páginas. Estas unidades documentales agrupada consecutivamente y relacionadas con un asunto específico, una actuación administrativa o judicial que sirven como testimonio de un hecho o resolución específica se definen como “Expediente”

La reunión física de documentos, ya sea en folios o expedientes agrupados se define como unidad documental base de cualquier archivo, estas unidades son:

Paquetes: la unidad de embalaje más común para documentos de archivo, consiste en la agrupación de varios documentos o expedientes, enteramente envueltos, amarrados con cordel e identificado con un rótulo adherido a una de sus caras.

Legajo: Es el conjunto de diversos documentos que pueden presentar diferentes tipos de papel, formatos y técnicas de registro conformando una unidad. Dentro de este tipo se pueden encontrar, tanto los documentos reunidos en una sola unidad por medio de varias formas de agrupación (carpetas, legajadoras, A-Z); como los documentos agrupados y empastados en forma de libro, mediante costuras o nervios, lomos encolados, tapas y cubiertas.

Libros: Son unidades encuadernadas, con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales entre ellos encontramos: Los de pasta dura o blanda, los de lomo hueco o adherido al cuerpo del libro, y los que poseen nervios, costuras.

Cajas: Es la unidad que posee las mejores garantías durante las fases de depósito y manipulación, entre ellas se pueden encontrar las elaboradas en propileo y las de cartón.

PAQUETELEGAJO

LIBROS CAJAS

Las unidades documentales de cada serie documental se instalarán convenientemente para su correcta conservación y rápida localización. Una vez almacenadas las series en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.

Retención DocumentalIdentificación de las Series Documentales

La identificación de las Series Documentales se realiza mediante un análisis archivístico en las dependencias productoras de documentos, allí se determinan mediante la recolección de información (disposiciones legales, actos administrativos que han regulado las funciones, los cambios organizacionales, la normatividad que afecta el desarrollo de las funciones, los manuales, inventarios de los archivos de las oficinas en su estado natural y el cuestionario de análisis documental) los tipos documentales que produce cada dependencia.

La información recolectada es evaluada y organizada para determinar el valor de los documentos desde el punto de vista legal, fiscal, administrativo, técnico e histórico.

Como producto de este estudio se tienen la Series Documentales, que son el conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Una vez las series son identificadas se procede a realizar la clasificación.

Valoración Documental

El objetivo de la valoración es proteger el patrimonio documental, lo que permite establecer los valores primarios y secundarios de los archivos, su permanencia en cada una de los tipos de archivo, tomando como base el ciclo de vida de los documentos y el funcionamiento Institucional.

La valoración de los documentos no es una tarea sencilla ya que hay que tener en cuenta diferentes aspectos que van desde el documento, como demostrativo de derechos hasta como testigo de una época. Por este motivo se deben realizar un trabajo interdisciplinario en el que se decida qué series se tienen que destruir, cuáles conservar sólo en parte, y cuáles

son de custodia permanente. La valoración de los documentos se refleja en las Tablas de Retención Documental.

El valor de los documentos se determina por la utilidad que presta a través del tiempo; es una de las tareas más importantes y delicadas de las actividades archivísticas; debe adelantarse con responsabilidad y objetividad, allí se determinan.

Valores primariosEstán asociados a los archivos de gestión e intermedios y pueden ser:

Valor administrativo: El que contiene un documento o una serie de documentos para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa. Conservan su valor por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.

Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales.

Valor Fiscal: Utilidad que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

Valor contable: Utilidad que tienen los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valores secundariosAsociados a los archivos históricos, los cuales obedecen a otra motivación que no son la propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, testimoniales, informativos o históricos.

Tablas de Retención Documental

La Empresa de Acueducto da cumplimiento al Artículo 1º del Decreto 1382 de 1995, en cual se ordena a los organismos del orden nacional, presentar al Archivo General de la Nación, sus Tablas de Retención Documental.

La Tabla de Retención Documental busca la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el periodo

de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central; esto es, el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor histórico, científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Entidad.

Así, para cada serie, se encuentran reflejados: la duración de conservación en las unidades productoras, porque es utilizada corrientemente con finalidades administrativas o legales (archivos de gestión); la duración de conservación (archivo central), porque es utilizada ocasionalmente con finalidades administrativas o legales y la destrucción o conservación total o parcial en el archivo Histórico, puesto que sólo una mínima parte de la documentación, agotada ya su finalidad administrativa o legal, merece ser preservada como testimonio de la actividad de la Entidad. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental

El Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002 regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 TITULO V - GESTIÓN DE DOCUMENTOS- Artículo 24- “Obligatoriedad de las tablas de retención que dice: “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.” Bajo estos parámetros el grupo de Administración Documental, adelantó el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental de la Empresa de Acueducto.

Mediante el Contrato No 1-05-14500-684-2003, se realizaron las Tablas de Retención Documental, trabajo ejecutado por archivistas y presentado al Archivo Bogotá, ente asesor del Proyecto de la Empresa de Acueducto de Bogotá.

A través de la Elaboración de las Tablas de Retención Documental, se proyecta:

Estandarizar las Tablas de Retención Documental: Esta actividad busca establecer en para las series generales y específicas el mismo nombre por serie, subserie, tipo documental, así como, tiempo de retención, tradición, disposición final y procedimiento que conforman las TRD conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo Bogotá para las entidades que conforman la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Normalización de las Tablas: Aplicar desde el punto de vista documental, la legislación nacional vigente (leyes, decretos, resoluciones), el marco normativo interno (acuerdos, políticas, resoluciones y circulares; normativa técnica y específica, manuales de funciones, procesos, lineamientos y procedimientos).

Registro en el Software: comprende la Clasificación, Estandarización y Normalización de las Tablas de Retención Documental en el Sistema de Información Documental.

Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, se expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión y obligatorio cumplimiento ante los funcionarios de la Entidad, para garantizar su aplicación. El grupo de Administración Documental capacitará a todos los funcionarios de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará y difundirá los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Se hará uso de los recursos disponibles como es la Intranet, el correo electrónico, así como de estrategias de capacitación para lograr la correcta aplicación en todas las dependencias de la Tabla de Retención Documental.Seguimiento y Actualización de las Tablas de Retención DocumentalEl Grupo de Administración Documental establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones, VER ANEXO 4. 1GD1055-01 PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Cuando se presenten cambios en la estructura orgánica de la entidad, se validarán las dependencias y series que no han tenido cambios, aquellas que si presentan modificaciones ya sea por creación de nuevas dependencias, centros de costo adicionales o por redistribución de funciones y/o procesos y alinearlas de acuerdo con la última estructura

CLASIFICAR IDENTIFICAR

PROCEDENCIA

ESTRUCTURA

FUNCIONES

orgánica, se establecerá el número definitivo de Tablas de Retención de acuerdo con la nueva estructura orgánica y se elaborarán las faltantes. Esta actividad se realizará utilizando los mismos parámetros de elaboración de las Tablas, en cuanto a metodología, forma y contenido.

Sobre la clasificación de los documentos de archivo:

La clasificación es el primer paso de identificación y establecer las Series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), teniendo en claro el proceso destinados a la organización de archivos, controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica, y científica.Como todo proceso archivístico, la clasificación nos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documento semejante con las características comunes, y como base la estructura orgánico y funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

BIBLIOTECAS

Las bibliotecas y centros de documentación así como las redes, servicios y sistemas de información, como instituciones informativas documentales, deben tener una capacidad de respuesta frente a los efectos e implicaciones de su rol en las diferentes comunidades y usuarios con los que se relaciona, de tal forma que sus actividades, como empresas socialmente responsables, estén encaminadas a la satisfacción de las necesidades, el logro de las expectativas de sus miembros y el cumplimiento de acciones concertadas.

• El compromiso de estas instituciones de servicio para con el desarrollo humano integral y sustentable es inobjetable, en la medida que su protagonismo en actuaciones que busquen democratizar el acceso a la información científica, tecnológica y cultural, contribuye a que individuos y comunidades amplíen sus oportunidades de acceso a la información y al conocimiento, repercutiendo a un mayor desarrollo socio-económico y a la generación de bienestar y calidad de vida del contexto social al que pertenece, unido ello a un férreo compromiso por la protección del medio ambiente.

• En este contexto, bibliotecas, centros de documentación, redes, sistemas y servicios de información, deben asumir las implicaciones que conlleva un enfoque socialmente responsable: el servicio como manifestación de asumir decisiones y acciones frente a las necesidades, intereses y expectativas de los usuarios o partes interesadas; la planificación de la gestión en lo que concierne a la definición de políticas, estrategias, metas y programas bajo criterios socialmente responsables; el desarrollo de competencias técnicas, tecnológicas o profesionales que permitan anticipar, responder y manejar los problemas relacionados con las expectativas y demandas sociales de los usuarios; la mejora continua que implica que las unidades de información deben guiar con sentido ético el constante mejoramiento de sus procesos en las dimensiones económica, social y ambiental

Teniendo el conocimiento y el manejo de este tema doy planteamiento de:

Biblioteca Nacional de Colombia

"Biblioteca nacional: una institución primariamente fundada (directa o indirectamente) por el Estado, que es responsable de recolectar, registrar bibliográficamente, preservar y hacer disponible el patrimonio documental (primariamente materiales publicados de todo tipo) emanados de o relativos al país; y que promueve el efectivo y eficiente funcionamiento de las bibliotecas del país a través de la gerencia de las colecciones nacionales más significativas, la provisión de infraestructura, la coordinación de actividades en el sistema de información y biblioteca del país, enlace internacional, y ejercicio de liderazgo. Estas responsabilidades están formal y usualmente reconocidas por la ley".

Con relación al uso de los fondos en las bibliotecas nacionales, el documento Directrices para bibliotecas nacionales de Guy Silvestre publicado por la UNESCO sostiene, que éstos no son de "primera consulta", sino que deben utilizarse como apoyo a las bibliotecas locales y a aquellas localizadas en poblaciones distantes. Sugiere que los lectores deben utilizar ante todo sus propias bibliotecas (públicas, universitarias, especiales), haciendo uso de las colecciones de la Biblioteca Nacional sólo cuando los materiales a investigar no existan en su propia biblioteca. Afirma que incluso algunas bibliotecas nacionales exigen el aval de otra biblioteca, para facilitar el acceso de los lectores a sus fondos patrimoniales. Finalmente señala que con el fin de asumir la responsabilidad de asegurar la conservación de los materiales en ella depositados para que puedan ser consultados por las generaciones presentes y futuras, las bibliotecas nacionales pueden imponer legítimamente ciertas restricciones a los usuarios y tomar algunas precauciones con los textos que pueden consultarse.

Fundación e historia

La Biblioteca Nacional de Colombia, es considerada la biblioteca nacional más antigua de América; fundada a finales del siglo XVIII (1777) por el virrey Manuel De Guirior, el cual estableció la biblioteca en la ciudad de Bogotá y comenzó la colección bibliográfica de la institución con los libros expropiados a la comunidad Jesuita expulsada por esa época de todos los dominios del Imperio Español como resultado de la orden dada por el rey Carlos III de España en el año de 1767. En 1825 y gracias a la gestión de Francisco de Paula Santander la biblioteca se establece en las aulas del Colegio de San Bartolomé y recibe su nombre actual; El 25 de marzo de 1834 se decreta la primera ley de Depósito Legal, que impuso

como obligación, remitir a la biblioteca toda publicación impresa producida en el país. Esto determinó el objetivo de la biblioteca la cual a partir de este momento se convirtió en la entidad encargada de custodiar el patrimonio bibliográfico de la Nación.

La Biblioteca Nacional de Colombia alberga unos grandes fondos bibliográficos, que superan los 700.000 documentos de todo tipo. Sus principales colecciones son las denominadas: General, Fondos Especiales, Publicaciones Seriadas, Materiales Especiales, y Raros y Curiosos. En esta última, integrada por 30.000 libros antiguos, se encuentran algunos incunables y los primeros libros impresos en la ciudad. Su bóveda de seguridad custodia manuscritos de literatos colombianos y las láminas originales de la Comisión Corográfica dirigida en el siglo XIX por el cartógrafo Agustín Codazzi Sus principales unidades son la Sala de Investigadores Daniel Samper Ortega, la Sala de Libros Raros y Curiosos, la Hemeroteca Nacional Manuel del Socorro Rodríguez y el Auditorio Aurelio Arturo. Además de haber establecido un programa de préstamo Interbibliotecario con otros grandes centros bibliográficos del mundo, en su vestíbulo principal tienen lugar exposiciones, conferencias y seminarios, que permiten mantener el alto nivel cultural característico de su ya larga historia.

Misión y funciones

La misión de la Biblioteca es:

Garantizar la recuperación, preservación y acceso a la memoria colectiva del país, representada por el patrimonio bibliográfico y hemerográfico en cualquier soporte físico; así como la promoción y fomento de las bibliotecas públicas, la planeación y diseño de políticas relacionadas con la lectura, y la satisfacción de necesidades de información indispensables para el desarrollo individual y colectivo de los colombianos.

Dentro de las funciones de la biblioteca se encuentran:

• Asesorar al Ministerio de Cultura en lo concerniente a la formulación de políticas sobre el patrimonio bibliográfico y hemerográfico nacional

• Orientar los planes y programas sobre creación, fomento y fortalecimiento de las bibliotecas públicas y mixtas y de los servicios complementarios que a través de éstas se prestan

• Dirigir y coordinar la Red Nacional de Bibliotecas Públicas

• Reunir, organizar, incrementar, conservar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio bibliográfico y hemerográfico de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información

• Planear y diseñar políticas relacionadas con la lectura y su contribución al desarrollo educativo e intelectual de la población colombiana

• Diseñar, organizar y desarrollar planes y programas de divulgación cultural del patrimonio bibliográfico que contribuyan a fortalecer la identidad nacional

• Establecer y mantener relaciones con entidades nacionales e internacionales con el fin de promover y desarrollar programas conjuntos de divulgación e intercambio cultural, en los temas relacionados con el libro y la lectura

• Brindar asesoría y colaboración a las diferentes entidades científicas, culturales y educativas que desarrollen programas de investigación y difusión cultural

• Dirigir y coordinar la publicación de ediciones que contribuyan a la difusión del patrimonio bibliográfico nacional y a la divulgación de programas culturales

• Fijar los derechos a cargo de los usuarios, cuando corresponda, por la utilización de sus servicios y bienes culturales, así como los derechos por documentos y publicaciones que emita.

Ley de depósito legal

La ley de depósito legal está regulada por la Ley 44 de 1.993, el Decreto reglamentario No. 460 de marzo 16 de 1.999 y El Decreto 2150 de 1.995. Está ley recae directamente sobre la Biblioteca Nacional de Colombia y consiste en que cada uno de los editores de obras impresas, productores audiovisuales, productores fonográficos, y de videogramas deben entregar cierto número de ejemplares de sus obras impresas, audiovisuales o fonográficas, ya sean producidas dentro del territorio colombiano o importadas.

• Para obras impresas, se deben entregar, dos ejemplares de cada una de las obras producidas dentro del territorio nacional a la Biblioteca Nacional de Colombia, un ejemplar a la Biblioteca del Congreso de la República de Colombia y un ejemplar a la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia, salvo algunas excepciones en que el elevado costo de la edición o el corto tiraje de la publicación posibilitan entregar menos cantidad de copias.

• Para audiovisuales y fonogramas, así como para obras editoriales que hayan sido importadas, tan solo se debe entregar un ejemplar a la Biblioteca Nacional.

Colección bibliográfica

Gracias a la Ley de depósito legal, la Biblioteca Nacional cuenta con cerca de dos millones de impresos dentro de los cuales se pueden encontrar verdaderas joyas editoriales de la historia colombiana y universal.

Su colección incluye 48 libros incunables universales, 610 volúmenes de manuscritos, numerosas ediciones elzevirianas, cerca de 30 mil libros publicados antes de 1800 y numerosos Libros Raros y Curiosos. Las primeras

Publicaciones colombianas de 1738 comparten su espacio con los primeros impresos de Perú y México (del siglo XVI). La Hemeroteca Manuel del Socorro Rodríguez cuenta con una completa colección de prensa colombiana del siglo XIX que incluye el Aviso del Terremoto, el primer periódico conocido en la historia de Colombia. La biblioteca tiene prácticamente todos los libros impresos en Colombia desde 1830.

Los más de 25 fondos particulares proceden de compras y donaciones de personalidades de la vida política y social colombiana: las colecciones de José Celestino Mutis, Eduardo Santos, Germán Arciniega, Jorge Isaac, Manuel Ancízar, Marco Fidel Suárez, Miguel Antonio Caro, Rufino José Cuervo entre otros. También posee obras pictóricas de valor histórico como las acuarelas de la Comisión Corográfica de mediados del siglo XIX y una amplia cantidad de fonogramas procedentes de la ley de depósito legal.

Dentro de sus ejemplares más valiosos se encuentran la edición de 1539 de "Los Cuatro Libros del Amadís de Gaula", de la cual no se conocen ejemplares en ninguna otra biblioteca del planeta; la primera edición de 1613 de las "Novelas Ejemplares" de Miguel de Cervantes, de la cual sólo se conocen cinco copias en todo el mundo; la primera edición de "La Hermosura de Angélica" (1602) y "Jerusalén Conquistada" (1609), ambas de Lope de Vega; la primera traducción de Petrarca al castellano, "Los Triunfos" de 1512; entre muchos otros ejemplares de enorme significación cultural.

1. INCUNABLES

La Biblioteca Nacional cuenta con 47 títulos de incunables universales. El mas antiguo de ellos es un opúsculo de Santo Tomás denominado “De la veracidad de la fe católica”, publicado en Venecia en 1480 por Nicolás Jensen. La mayor parte de los incunables universales versa sobre asuntos religiosos y morales, aunque también hay obras que tratan de filosofía, medicina, poesía y gramática.

2. MANOESCRITOS

La Biblioteca Nacional de Colombia posee en su colección de Libros Raros y Curiosos 610 volúmenes de manuscritos de muy diversa naturaleza y procedencia. Se trata de fuentes primarias de incalculable interés para investigadores en distintos campos: economía, política, religión, arte, demografía, genealogía, etc

3.LIBROS RAROS Y CURIOSOS

En esta colección pueden consultarse libros publicados entre los siglos XV - XVIII. Conserva obras de gran valor artístico, histórico, científico y cultural. Ediciones elzevirianas y aldinas, biblias antiguas, colecciones cartográficas, primeros impresos americanos, entre otras.

4. FONDOS ESPECIALES

Esta conformado por bibliotecas particulares pertenecientes a personajes de la vida nacional colombiana, adquiridas por compra o donación. Incluye materiales publicados en diferentes épocas.

5. NACIONES UNIDAS

La Biblioteca Nacional es depositaria de las publicaciones de la Asamblea General de Naciones Unidas y de algunos órganos y organismos especializados como: Comisión Económica para Africa (CEPA), Comisión Económica para Europa (CEPE), ETC.

6. OBRA GRAFICA

Comprende documentos de especial trascendencia o valor histórico o patrimonial

7. AUDIOVISUALES

Comprende materiales como: Discos música clásica y popular, CDS, casetes archivo de voces, cintas carrete abierto, diapositivas, videos, CD-ROM y libros Audiovisuales.

8. GENERAL

Comprende los libros que han ingresado a la Biblioteca Nacional por depósito legal, compra, canje, donación, y depositaria; publicados de 1830 hasta nuestros días.

9. HEMEROGRAFIA

La colección de la Hemeroteca Nacional Manuel del Socorro Rodríguez custodia 22.000 títulos de publicaciones seriadas. Allí se encuentra desde el primer periódico aparecido en Colombia en el año de 1785: Aviso del Terremoto, hasta las últimas publicaciones seriadas editadas en el país.

SERVICIOS A BIBLIOTECAS

CATALOGACION

Políticas para el control bibliográfico en la Biblioteca Nacional

MARC 21 - Libary of Congress

http://www.loc.gov/marc/marcspa.html

CANJE DE PUBLICACIONES

Mediante el intercambio de publicaciones con otras bibliotecas e instituciones culturales se contribuye a la difusión de obras colombianas en el país y el exterior.

PRESERVACIÓN

A través de este servicio se garantiza la preservación del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y en diferentes soportes, custodiado por la Biblioteca Nacional, mediante la aplicación de los procesos de conservación preventiva, conservación curativa, microfilmación y restauración,

SERVICIO DE INFORMACIÓN

Ofrece información general sobre los servicios de consulta de materiales bibliográficos, hemerográficos y audiovisuales, y sobre la actividad cultural de la Biblioteca Nacional de Colombia. Complementariamente se brinda orientación acerca de otros servicios bibliotecarios de la ciudad. En este servicio también se lleva a cabo el proceso de carnetizacion e inducción a nuevos usuarios de las salas de consulta.

SERVICIO DE REFERENCIA

Consiste en la orientación al usuario de las salas acerca del uso de las distintas herramientas de consulta con que cuenta la Biblioteca Nacional de Colombia, tales como ficheros, catálogos impresos sobre colecciones especiales y bases de datos. Igualmente se suministra orientación a los interesados para realizar las búsquedas que sean pertinentes al tema de investigación.

Campos MARC

Manuales de captura de registros MARC para el sistema Unicornio y SIIB de la Biblioteca Nacional

Mediante el intercambio de publicaciones con otras bibliotecas e instituciones culturales se contribuye a la difusión de obras colombianas en el país y el exterior.

A través de este servicio se garantiza la preservación del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y en diferentes soportes, custodiado por la Biblioteca Nacional, mediante la aplicación de los procesos de conservación preventiva, conservación curativa, microfilmación y restauración,

DEPOSITO LEGAL: El Depósito Legal es el principal mecanismo para la adquisición del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y en otros soportes

DETERMINACIÓN DEL CARÁCTER CIENTÍFICO O CULTURAL: función de expedir los actos que determinen cuando una publicación se ajusta a los preceptos establecidos por la Ley 98 de 1993 relacionados con su carácter científico o cultural, solamente cuando exista duda por parte de la autoridad competente, editor y/o autor.ISBN: CÁMARA COLOMBIANA DEL LIBRO

ISSN: International Standard Serial Number o Número Internacional Normalizado para Publicaciones Seriadas, es un código único para la identificación de títulos de publicaciones seriadas y se utiliza para el registro y la comunicación de datos en el orden nacional e internacional.

SALAS DE CONSULTA

Fondo Antiguo

Cuenta con cerca de 30.000 obras publicadas entre los siglos XV-XVIII, así como con 28 fondos especiales constituidos por las bibliotecas particulares de escritores, científicos y personajes de la vida nacional.

Daniel Samper Ortega

Se consultan aquí obras publicadas desde 1900 hasta nuestros días y materiales audiovisuales. Igualmente se dispone de los documentos publicados por la Asamblea General de Naciones Unidas y algunos de sus organismos especializados.

Hemeroteca Nacional Manuel del Socorro Rodríguez

Reúne revistas, periódicos y demás publicaciones seriadas editadas en el país desde 1785, así como algunos títulos extranjeros.

REPROGRAFÍA

Todas las reproducciones realizadas en la Biblioteca Nacional a solicitud de los usuarios deberán ser utilizadas con fines educativos y sin ánimo de lucro, de manera que no podrán ser comercializadas.

Fotocopias

Por razones de preservación del patrimonio bibliográfico y hemerográfico la Biblioteca prestará el servicio de fotocopias bajo las siguientes condiciones:

Sólo podrán fotocopiarse obras en perfecto estado de conservación. Sólo podrán fotocopiarse libros y revistas publicados en los últimos

cincuenta años. En el caso de periódicos, sólo podrán fotocopiarse los publicados en los últimos 10 años.

Sólo podrá fotocopiarse hasta el 25% del total de las páginas de un libro.

Microfilmación

El usuario podrá solicitar el servicio de microfilmación cuando las obras de su interés se encuentren bajo las restricciones del servicio de fotocopiado. En este caso podrá reproducirse la totalidad de la publicación si se trata de una obra de dominio público y hasta el 25% del total de páginas del libro si los derechos de autor están vigentes.

Materiales audiovisuales

Los casetes podrán reproducirse siempre y cuando se trate de grabaciones correspondientes al "Archivo de la Palabra" de la Biblioteca Nacional, y se tenga autorización escrita de su autor.

Fotografías y filmaciones

Los interesados en la reproducción de obras del patrimonio bibliográfico o hemerográfico mediante cámaras fotográficas o de video, podrán hacerlo mediante el uso de equipos que no requieran iluminación artificial

ARCHIVOS BIBLIOTECAS

La historia de la archivística tiene sus comienzos desde la conquista de España por los romanos quienes implantaron un nuevo sistema jurídico y administrativo por el que se guiaron todos los ciudadanos, este sistema introducido poco a poco, fue el que generó instituciones, documentos y archivos, ese tipo de administración generaba numerosos documentos que era necesario custodiar principalmente, el derecho romano, que se basaba en la prueba escrita que por obligación iba a generar una gran cantidad de documentos, a este depósito documental se le llamo TABULARIUM en todo el imperio. Se afirma que en las provincias del territorio romano no hubo archivo hasta la época del Imperio y que los magistrados que gobernaban las provincias se llevaban todos los documentos que generaban estas y se custodiaban en el tabularían junto con los documentos del Imperio que según la forma de conquista de cada ciudad tenían unas u otras leyes que eran escritas en piedras esto da pie a pensar que existieron archivos provinciales, municipales y de la nobleza.

El archivo nace vinculado a la necesidad de custodiar la documentación financiera y aunque no se conocen fuentes literarias legislativas que nos permitan acercarnos un poco a la archivística de la época, se pudo conocer cómo era la organización de sus documentos.Los documentos se depositaban y se separaban según la función que le correspondía a cada uno, esta sucesión de documentos era lo que se conoce ahora como series, la cual radicaba en recopilar todo el historial documental de un magistrado durante su tiempo de gobierno formando un códice que contenía el nombre del magistrado, guardándose la mayoría a de ellos en forma cilíndrica que se depositaban en los estantes de las galerías.

Los archivos son públicos y cualquiera puede acceder a ellos, pero nunca un documento podría salir del archivo, sino que lo que se hacía era expedir una copia certificada, de esa forma es como hacen su primera aparición los registros, a finales del s. IV principios del s. V, los cuales son la copia íntegra de los documentos que se expiden en una oficina

Los encargados del archivo eran de la jerarquía más alta del orden ecuestre y se

Son recintos donde se guardan como un tesoro la memoria colectiva del hombre, todo lo que ha recopilado a lo largo de la historia sobre los distintos saberes (historia, ciencia, filosofía, literatura…), y todo ello, en forma de libro, y nos abre las puertas al conocimiento y a la imaginación.En ellas encontramos espacios donde se hallan clasificados y ordenados los libros de distintas áreas de conocimientos, puestos a

disposición del público para que puedan consultarlos o tomarlos en préstamo. En ellas también las encontramos en discos, videos, CD-ROM, etc.Las actividades les permiten el acceso a internet, algunas ofrecen actividades como animación a la lectura, debates, exposiciones, y muchas más con respecto a su organización.Su clasificación se pueden distinguir dependiendo de qué fondos tengan:Nacionales: En las que se guardan manuscritos y grabados antiguos, así como todas aquellas publicaciones impresas en el país.Universitarias: Dirigidas a estudiantes y docentes de distintas facultades.Públicas: Donde se pueden consultar enciclopedias, libros de divulgación, publicaciones periódicas, videos, discos, etc. disponen, además, de secciones para niños y jóvenes.Ambulantes: Dirigidas a satisfacer necesidades de quienes, por distintos motivos, no se pueden disponer de una biblioteca popular cercana.Distintas zonas de una biblioteca:

LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Cuando nos referimos a un documento físico, un documento de papiro o un documento microfilmado, el significado es claro. Sin embargo, la idea de un documento digital es más difícil de conceptualizar, un correo electrónico, un pdf, entre otros. Pero más allá de estos ejemplos se vuelve menos claro el concepto de un documento, uno puede enumerar los diferentes tipos de documentos digitales, y esto es necesario debido a la necesidad de especificar las normas a fin de lograr la eficiencia y la interoperabilidad. Pero si uno trata de integridad, el proceso se vuelve arbitrario e intelectualmente poco satisfactorio porque no está claro donde debería ser la frontera entre documentos y no documentos.

Se distingue un documento en papel, en parte, por el hecho de que es esta en papel, Pero este aspecto, el medio tecnológico, es menos útil con documentos digitales, un mensaje de correo electrónico y un informe técnico existen físicamente en un entorno digital como una cadena de bits, pero también lo hace todo en un entorno físico llamado Multimedia, que se utiliza para denotar, físicamente diferentes medios de comunicación.

A efectos prácticos, las personas desarrollaran definiciones pragmáticas, tales como todo aquello que puede ser un archivado y almacenados en medios electrónicos o una colección de datos. Además de las propiedades de los datos que un usuario elige para referirse a una unidad lógica y como tan a menudo en

los debates de la información, se encuentra las definiciones de documento que se centran en un aspecto y son a menudo muy metafóricas, tales como captura de conocimiento, datos en el contexto y una visión organizada de información.

Para concluir encontramos la siguiente definición “Cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra”

POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Todos sabemos que las tecnologías modernas se vuelven rápidamente obsoletas. Piense (con nostalgia) en las columnas de disquettes abandonados que los nuevos ordenadores portátiles no leerán más, las películas en las cintas de vídeo Betamax que sus dueños no pueden visualizar, o el walkman. Después, imagínese la posibilidad real de que, a menos que ahora se activen estrategias, la mayor parte de los datos digitales actuales no se podrán utilizar provechosamente por la

siguiente generación debido a la obsolescencia, a la pérdida de los datos y a otros aspectos tecnológicos.

La preservación de información digital (DP) actualmente está considerada en el Reino Unido por la Office of Science and Technology, como preocupación prioritaria para la salud de la infraestructura electrónica de la nación. El acceso a largo plazo y de forma sostenible a los datos actuales mediante la preservación, es una tarea enorme que muchos organismos internacionales, nacionales e institucionales están tratando actualmente.

Las amenazas para los datos digitales van desde el aspecto humano hasta el técnico. Por la parte social, el personal que actúa como conservador, a menudo, no trata los datos de una institución con la suficiente motivación para pensar en su conservación. Es también difícil documentar estudios de casos referentes a situaciones tales como una importante pérdida de datos pues las organizaciones declinan publicar sus errores.

La falta de la financiación y la inestabilidad institucional general son también importantes preocupaciones. Las prioridades estratégicas cambian cuando las organizaciones se fusionan y desdoblan y conjuntos enteros de datos pueden convertirse en huérfanos, mientras que el interés y el incentivo de ocuparse de ellos se mantiene. En el aspecto tecnológico, los medios de almacenamiento pueden decaer simplemente o funcionar mal, un proceso conocido como corrupción del bit, que puede llevar a serias pérdidas de información. Esto puede afectar a datos digitales en diversa magnitud, desde la omisión del carácter, a trastocar la información, y la pérdida catastrófica de datos.

La obsolescencia del soporte físico o del software también es obvia. Puede ser abordada migrando los datos a nuevas versiones de software mientras que los datos sean todavía accesibles o intentando simular el ambiente original de los datos (emulación). Ambas opciones presentan peligros inherentes, tales como pérdida de calidad durante migraciones sucesivas a través de formatos o entre las plataformas tecnológicas. Por ejemplo, ingenieros que continúan con proyectos de largo plazo están encontrando que los paquetes de programas informáticos actualizados no reconocen archivos originales del diseño cada de versiones más viejas del mismo programa.

Para reducir al mínimo tales amenazas, JISC está trabajando con sectores del gobierno, privados y de la educación, así como otros jugadores en el ámbito internacional, para aumentar la toma de estrategias y de política de DP, salvaguardando el acceso a largo plazo para todos.

CONCLUSIONES

Teniendo conciencia del trabajo no lo planteamos como el conocimiento que todo ser humano la requiere en cuanto lo merita y cada persona se realiza un conocimiento dependiendo sus capacidades que suelen tener y para concretar mar su participación debemos ser más profesionales para dar un mejor funcionamiento para que el usuario se sienta satisfactorio con sus inquietudes.