ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE LOURDES .
2017 - 2018
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 1
CUADRO DE RESPONSABILIDADES
VERSION RESPONSABLES
ELABORACION REVISION APROBACION
1
NOMBRE Nidia Gabriela
González Misse Carlos Chacón William Carrasco
FIRMA
FECHA
2
NOMBRE
FIRMA
FECHA
3
NOMBRE
FIRMA
FECHA
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE
ENVÍO OBSERVACIONES
Supervisión 1 05-02-2018
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 2
CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4
1. ANTECEDENTES ....................................................................................................... 5
2. AUTOEVALUACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL ............................................... 6
3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL .................................. 8
4. ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN .................................... 12
5. ANEXOS .................................................................................................................... 17
MUNICIPIO DE ARBOLEDAS
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 3
LISTA DE TABLAS Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación por áreas ........................ 6 Tabla 2. Plan de Acción Empresarial .............................................................................. 10 Tabla 3. Cronograma de ejecución ................................................................................. 12
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Porcentaje General de Cumplimiento del Prestador ..................................... 6 Figura 2. Calificación del Prestador según Autoevaluación por Área ......................... 7
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 4
INTRODUCCIÓN Los Planes de Acción Empresarial son una herramienta fundamental para guiar a los prestadores de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en el objetivo de cumplir metas e indicadores de eficiencia y eficacia. Con el propósito de brindar apoyo en el aseguramiento de la prestación de estos servicios a los pequeños prestadores de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico elaboró, de manera conjunta y concertada con cada prestador, un Plan de Acción Empresarial en el año 2015. Dicho Plan, es el principal instrumento de orientación para la materialización y control de la gestión del Prestador, en relación a la oportuna y eficiente prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del área urbana del municipio. Teniendo en cuenta que los prestadores han venido desarrollando las actividades establecidas en el Plan desde el año 2015 y que en la actualidad requieren apoyo para la ejecución y cumplimiento de nuevos requisitos normativos, el pasado 11 de Diciembre del 2017 11 se llevó a cabo una jornada de trabajo con los prestadores vinculados al PAP-PDA, para actualizar el cronograma del Plan Acción Empresarial, de acuerdo a los nuevos requerimientos del Prestador. En el presente informe se presenta la actualización de ese plan de acción empresarial, el cual se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Un primer capítulo, llamado antecedentes, en el que se describen las actividades y documentos elaborados en el año 2015 y 2016 los cuales son la base para la actualización del cronograma de actividades, el segundo comprende los resultados de la evaluación en Gestión Empresarial elaborada por el prestador, un tercer capítulo se detallan la actualización del Plan de Acción Empresarial y por último el capítulo cuarto dónde se presenta la actualización del cronograma para su ejecución.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 5
1. ANTECEDENTES En el año 2015, Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico a través del Consorcio Modernización Norte, formuló conjuntamente con el prestador un Plan de Acción Empresarial con el propósito de establecer las actividades prioritarias para mejorar la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el municipio. Desde entonces, el plan de acción empresarial se ha venido implementando con el apoyo del Plan Departamental de Agua, para lo cual se llevó a cabo un taller el 5 y 6 de Mayo de 2016 en el cual la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico presentó e hizo entrega a cada prestador del Plan de Acción formulado el año inmediatamente anterior. Como resultado de esta jornada, el prestador se comprometió a desarrollar la autoevaluación en gestión empresarial con el objetivo de identificar sus debilidades para ser priorizadas y establecer tiempos de ejecución durante la vigencia 2016. Posteriormente, en diciembre de 2017, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico suscribió con el Consorcio Norte de Santander el contrato de consultoría No. 0084
para desarrollar entre otras actividades, la línea de acción No. 3. Implementación y seguimiento de actividades de fortalecimiento acordadas en el plan de acción empresarial de los prestadores de los servicios.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 6
2. AUTOEVALUACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL
La Unidad de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de Lourdes, llevó a cabo el ejercicio de autoevaluación durante el año 2016, aplicando la metodología desarrollada por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, Viceministerio de Agua y Saneamiento, mediante la cual se califica el cumplimiento de determinado número de prácticas en las áreas institucional y legal, administrativa, comercial, financiera, técnica y operativa. A continuación se presentan los resultados obtenidos para cada uno de los aspectos analizados:
Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación por áreas
RESUMEN CALIFICACIÓN- 85 ITEMS
ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL 280
ÁREA ADMINISTRATIVA 65
ÁREA COMERCIAL 130
ÁREA FINANCIERA 135
ÁREA OPERATIVA 117
ÁREA TÉCNICA 0
TOTAL CALIFICACIÓN 727
Fuente: Prestador de los Servicios.
Con el fin de tener una idea del estado actual del prestador con respecto al puntaje máximo posible por área, a continuación se presenta de forma gráfica un análisis de los resultados obtenidos.
Figura 1. Porcentaje General de Cumplimiento del Prestador
27%
73%
PORCENTAJE GENERAL DE CUMPLIMIENTO DEL PRESTADOR
Requerimientos Pendientes Requerimientos Cumplidos
Fuente: Prestador de los Servicios.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 7
En la figura presentada a continuación, se muestra el estado actual de cumplimiento del prestador en cada una de las áreas evaluadas:
Figura 2. Calificación del Prestador según Autoevaluación por Área
0
50
100
150
200
250
300
INSTITUCIONAL Y LEGAL
ADMINISTRATIVA COMERCIAL FINANCIERA OPERATIVA TÉCNICA
META 300 100 200 150 180 70
ESTADO ACTUAL 280 65 130 135 117 0
300
100
200
150
180
70
280
65
130 135
117
0
ESTADO DE CUMPLIMIENTO MUNICIPIO DE LOURDESIdeal Vs. Estado Actual
Fuente: Prestador de los Servicios.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 8
3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL
Para la actualización del Plan de Acción Empresarial se realizó un taller el día 11 de Diciembre de 2017 que permitió socializar el ejercicio de autoevaluación previamente realizado por el prestador y a la vez actualizar el estado de cumplimiento de las actividades. La agenda desarrollada he dicho taller fue la siguiente (En el anexo No. 1 se presenta la carta de invitación al evento):
JORNADA No. 1 8:00 a.m. Registro de asistentes 8:30 a.m. Instalación, agenda y objetivos del taller 8:45 a.m. Entrega y Socialización de los Planes de Acción Empresarial
elaborados en el 2016. 10:30 a.m. Refrigerio 10:45 a.m. Presentación de cada una de las Actividades 11:30 a.m. Solución de inquietudes 12:30 m. Almuerzo
La segunda jornada en horas de la tarde con el siguiente contenido:
JORNADA No. 2 2:00 p.m. Identificación de Actividades a priorizar 3:30 p.m. Actualización del Cronograma de ejecución 5:30 p.m. Clausura
Dentro de las prioridades de los prestadores están:
Acompañamiento en la puesta en marcha del Comité de Estratificación
Talleres de Gestión Empresarial
Construcción de Capacidades en Aspectos Financieros y Presupuestales
Construcción de Capacidades en Aspectos Comerciales: Recuperación de Cartera, atención de PQRs, en actualización de catastro de usuarios y tarifas
Construcción de Capacidades en Aspectos Técnicos: Micro medición, Calidad del Agua, Mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería, etc.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 9
Registro Fotográfico No. 1
Registro Fotográfico No. 2
En el Anexo No. 2 se presenta el listado de asistencia y los documentos de trabajo.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 10
Tabla 2. Plan de Acción Empresarial
No. ÁREA ACTIVIDADES PRODUCTOS Y/O
EVIDENCIAS
1 ÁREA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL
Organización de las instalaciones de la entidad prestadora de los servicios Registro Fotográfico
Elaboración del Reglamento interno Documento
Adopción del Reglamento interno Resolución
Asesoría puesta en marcha Comité de Estratificación Presentación – Acta de
Asistencia
Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo (con información que repose en la Administración Municipal)
Listado de Inventario
Talleres de Gestión Empresarial Presentación – Acta de
Asistencia
Gestión ante el Sena para la certificación en competencias laborales Comunicación al SENA – Certificación de Operarios
Verificación de los resultados obtenidos por el prestador en el diligenciamiento de la autoevaluación en gestión empresarial desarrollada en el taller de planeación estratégica
Formato de Evaluación realizada al finalizar el PAE
2 ÁREA FINANCIERA Y COMERCIAL
Elaboración de Formatos de peticiones, quejas y recursos Formato
Implementación de Formatos de peticiones, quejas y recursos Formatos Diligenciados
Capacitación en Aspectos Financieros y Presupuestales Presentación – Acta de
Asistencia
Capacitación en Políticas de Recuperación de Cartera y Recaudo Presentación – Acta de
Asistencia
Capacitación en atención de PQR´s Presentación – Acta de
Asistencia
Ajuste al Contrato de Condiciones Uniformes CCU ajustado
Implementación Procedimiento de solicitud nuevos usuarios Formato aplicado
Implementación procedimiento incorporación de nuevos usuarios Formato aplicado
Capacitación en la Actualización del Catastro de Usuarios Presentación – Acta de
Asistencia
Actualización del Catastro de usuarios Actualización de la Base de
Datos de los Usuarios
Implementar los Estudios Tarifarios de Acueducto y Alcantarillado Tarifas Aplicadas
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 11
No. ÁREA ACTIVIDADES PRODUCTOS Y/O
EVIDENCIAS
Implementar los Estudios Tarifarios de Aseo Tarifas Aplicadas
Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios Formato Diligenciado
Realizar talleres de capacitación en micro medición y tarifas de acueducto, alcantarillado y aseo
Presentación – Acta de Asistencia
3
ÁREA TÉCNICA Y OPERATIVA
Implementación del formato Detección de usuarios clandestinos Formato Diligenciado
Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores. Formato Diligenciado
Implementación del formato Fugas no visibles Formato Diligenciado
Implementación Reboses en tanques de almacenamiento Formato Diligenciado
Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar
Formato Diligenciado
Implementar un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento
Formato Diligenciado
Capacitación en Laboratorio PTAP Presentación – Acta de
Asistencia
Realización de capacitaciones en calidad del agua, mantenimiento de tuberías y accesorios y fontanería tuberías para fontanería
Formato Diligenciado
Fuente: Prestador de los Servicios.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 12
4. ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN En la siguiente tabla, se presenta el Cronograma propuesto para la ejecución del Plan de Acción empresarial concertado con el prestador.
Tabla 3. Cronograma de ejecución
CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE LOURDES
PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL RESP
ONSABLES
MESES
ÍTEM ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ÁREA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL
1
Organización de las instalaciones de la entidad prestadora de los servicios
Prestador
2 Elaboración del Reglamento interno
Prestador
5 Adopción del Reglamento interno
Prestador
6
Asesoría puesta en marcha Comité de Estratificación
Prestador – PAP-PDA
7
Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo (con información que repose en la Administración Municipal)
Prestador
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 13
CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE LOURDES
PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL RESP
ONSABLES
MESES
ÍTEM ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
9 Talleres de Gestión Empresarial
Prestador – PAP-PDA
10
Gestión ante el Sena para la certificación en competencias laborales
Prestador
11
Verificación de los resultados obtenidos por el prestador en el diligenciamiento de la autoevaluación en gestión empresarial desarrollada en el taller de planeación estratégica
Prestador
ÁREA FINANCIERA Y COMERCIAL
1
Elaboración de Formatos de peticiones, quejas y recursos
Prestador
2
Implementación de Formatos de peticiones, quejas y recursos
Prestador
3
Capacitación en Aspectos Financieros y Presupuestales
Prestador – PAP-PDA
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 14
CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE LOURDES
PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL RESP
ONSABLES
MESES
ÍTEM ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
4
Capacitación en Políticas de Recuperación de Cartera y Recaudo
Prestador – PAP-PDA
5 Capacitación en atención de PQR´s
Prestador – PAP-PDA
6
Ajuste al Contrato de Condiciones Uniformes
Prestador
7
Implementación Procedimiento de solicitud nuevos usuarios
Prestador
8
Implementación procedimiento incorporación de nuevos usuarios
Prestador
9
Capacitación en la Actualización del Catastro de Usuarios
Prestador – PAP-
PDA
10 Actualización del Catastro de usuarios
Prestador
11
Implementar los Estudios Tarifarios de Acueducto y Alcantarillado
Prestador
12
Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios
Prestador
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 15
CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE LOURDES
PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL RESP
ONSABLES
MESES
ÍTEM ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
13
Realizar talleres de capacitación en micro medición y tarifas de acueducto, alcantarillado y aseo
Prestador –
PAP-PDA
ÁREA TÉCNICA Y OPERATIVA
1
Implementación del formato Detección de usuarios clandestinos
Prestador
2
Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores.
Prestador
3
Implementación del formato Fugas no visibles
Presta
dor
4
Implementación Reboses en tanques de almacenamiento
Prestador
5
Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar
Prestador
6
Implementar un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por
Prestador
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 16
CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE LOURDES
PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL RESP
ONSABLES
MESES
ÍTEM ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
mantenimiento
7 Capacitación en Laboratorio PTAP
Prestador – PAP-PDA
8
Realización de capacitaciones en calidad del agua, manteniendo de tuberías y accesorios y fontanería tuberías para fontanería
Prestador – PAP-PDA
Fuente: Prestador de los Servicios.
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
Página 17
5. ANEXOS
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
ANEXO No. 1 CARTA DE INVITACION
UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL MUNICIPIO DE LOURDES
ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018
ANEXO No. 2 REGISTRO DE ASISTENCIA Y DOCUMENTOS DE TRABAJO