Dirección de Planeación y Evaluación | 1
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................ 2
2. ALCANCE ............................................................................................ 2
3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................ 2
3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 2
4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................... 2
5. DEFINICIONES ....................................................................................... 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................ 4
6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 4
6.2. Descripción de actividades ...................................................................... 4
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 6
8. INDICADORES ....................................................................................... 6
9. RIESGOS ............................................................................................. 8
10. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 9
11. APROBACIÓN ..................................................................................... 9
Dirección de Planeación y Evaluación | 2
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
1. OBJETIVO
Realizar la actualización y el mantenimiento de recursos electrónicos adquiridos por suscripción o
compra por el Sistema de Bibliotecas.
2. ALCANCE
El proceso inicia con el reporte de un fallo o con una notificación por parte de Gestión de
Colecciones sobre la adquisición o suscripción de un recurso electrónico. Finaliza con la realización
de las modificaciones en las plataformas correspondientes y/o su comprobación de acceso. La
actualización y el mantenimiento aplican para los siguientes recursos electrónicos: publicaciones
seriadas, bases de datos, libros electrónicos para el descubridor y la plataforma AtoZ; la solución
de fallas aplica para bases de datos, descubridor y AtoZ.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI 2016-2020 Integrar uso de TIC: Integrar el uso de las TIC como herramientas
facilitadoras para la prestación de los servicios, la gestión de la información, el aprendizaje,
generación de conocimiento, y los procesos de investigación.
3.2. Lineamientos
Los recursos electrónicos se actualizan cada año de acuerdo al Informe anual suscripción y
renovación de bases de datos y publicaciones seriadas suministrado por Gestión de
Colecciones.
Los recursos electrónicos se actualizarán cada vez que se reporte un fallo en el acceso, en la
información de cobertura o un cambio en la URL del recurso.
La actualización y mantenimiento de los recursos electrónicos incluye la configuración del
recurso en el EZProxy.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
4.2. Responsabilidades
Coordinador Gestión de Colecciones:
Dirección de Planeación y Evaluación | 3
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
• Presentar anualmente el Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y
publicaciones seriadas.
Gestor de Colecciones:
• Mantener actualizado el tablero de control.
• Informar la compra y/o suscripción de libros electrónicos, publicaciones seriadas
electrónicas y bases de datos.
• Validar el acceso de cada recurso electrónico.
• Garantizar la comunicación con el proveedor del recurso electrónico.
Gestor Servicios de Información:
• Generar reportes de fallos desde el Área de Servicios.
Técnico soporte:
• Asegurar la actualización y el mantenimiento de los recursos electrónicos.
• Comunicar la disponibilidad de los recursos electrónicos, una vez agregados, actualizados
y/o corregidos.
5. DEFINICIONES
AtoZ: Es una herramienta web que permite organizar, buscar y recuperar los enlaces a todos los
recursos electrónicos de la colección, en el que se incluyen publicaciones seriadas electrónicas,
libros electrónicos, proceedings y todos aquellos títulos de material bibliográfico que tengan
acceso a texto completo. Es una herramienta que se encuentra integrada al Servicio de
Descubrimiento.
Base de conocimiento (Knowledge Base): Es un componente que permite administrar las
colecciones electrónicas que el Sistema de Bibliotecas tiene disponible para su comunidad de
usuarios. Combina los datos sobre los recursos electrónicos de una biblioteca con las funciones de
enlace para que las colecciones sean fáciles de encontrar, compartir, administrar y usar.
Descubridor: Es la herramienta a través de la cual se realiza la búsqueda y recuperación de
información a partir de un índice global conformado por las colecciones impresas y electrónicas
que el Sistema de Bibliotecas tiene a disposición de su comunidad de usuarios. El servicio está
diseñado para que el usuario pueda recuperar información a partir de una única caja de búsqueda.
EZProxy: Es un servidor web que sirve como intermediario entre los dispositivos de los usuarios y
los sitios web de los proveedores o editores de recursos electrónicos. En el Sistema de Bibliotecas,
es utilizado para validar a los usuarios y permitir el acceso a los diferentes recursos electrónicos
que hacen parte de nuestras colecciones.
Dirección de Planeación y Evaluación | 4
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
Worldshare collection manager: Ese la plataforma de administración de colecciones, conformada
por la base de conocimiento de WorldCat®, que permite gestionar el mantenimiento de
existencias de WorldCat y proporciona registros MARC con actualizaciones constantes para
garantizar que las colecciones electrónicas sean precisas y estén actualizadas, lo que permite a los
usuarios encontrar sus materiales y tener acceso a su contenido.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Diagrama de flujo - Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos
6.2. Descripción de actividades - Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos
ENTRADA
1. Reporte de falla
2. Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas
3. Notificación de recursos electrónicos nuevos adquiridos
PROVEEDOR 1. Área de Servicios
2. Gestión de Colecciones
SALIDA Recursos electrónicos actualizados
CLIENTE Comunidad Uniandina
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Notificar falla
De acuerdo a la revisión semanal de
bases de datos, el Área de Servicios
reporta a Gestión de Colecciones los
fallos encontrados en las bases de
datos.
GESTOR SAI -
SBSER
FOR-23-1-03-25 Revisión
bases de datos
FOR-23-1-03-26 Reporte fallas
en bases de datos
FOR-23-1-03-27 Reporte fallas
WCD
2 Verificar falla
El Gestor de Colecciones en conjunto
con el Técnico de Soporte, verifican el
tipo de falla remitida desde el Área de
Servicios para establecer de acuerdo a la
falla cual es la acción a seguir.
GESTOR GESTIÓN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-03-12 Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos.jpg
Dirección de Planeación y Evaluación | 5
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
3 Escalar al proveedor
Se escala al proveedor en el caso de que
la falla sea por acceso a los recursos
suscritos, para lo cual se espera la
respuesta del proveedor.
GESTOR GESTIÓN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
4 Notificar solución al
Área de Servicios
Una vez el proveedor notifica o
confirma la solución, el Gestor de
Colecciones y/o el Técnico de Soporte
notifica al Área de Servicios el
restablecimiento del acceso al recurso.
GESTOR GESTIÓN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
5 Escalar a Área
Administrativa
Se escala al Área Administrativa en el
caso de que la falla sea por actualización
del recurso en el Descubridor, AtoZ y/o
EZProxy, lo cual será definido y validado
en el Área Administrativa.
GESTOR GESTIÓN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
6 Crear configuración en
EZProxy
Si la falla es del EZProxy se revisa,
modifica o crea la configuración de
acuerdo con el instructivo
correspondiente.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
EZProxy
7 Remitir configuración
a la DSIT
Se remite la configuración a la DSIT
para que sea agregada al EZProxy.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
8 Ingresar configuración
a EZProxy y notificar
Se realiza el procedimiento de
configuración y se notifica al Sistema de
Bibliotecas de la actualización del
EZProxy.
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN Y
TECNOLOGÍA
EZProxy
9 Verificar acceso a
contenidos suscritos
Se verifica el acceso al recurso
electrónico y la disponibilidad de los
contenidos. Esta actividad se realiza en
conjunto con el Técnico de Soporte.
GESTOR GESTIÓN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
10 Solicitar ajuste a DSIT
En dado caso de que se necesite realizar
un ajuste adicional sobre la
configuración inicial, se remite el caso
nuevamente a la DSIT. Esta actividad se
realiza en conjunto con el Gestor de
Colecciones.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
11
Ingresar a las
herramientas
(Descubridor y AtoZ) y
verificar falla
Si la falla es del descubridor y/o AtoZ se
ingresa a la herramienta de búsqueda y
se verifica el fallo.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
AtoZDescubr
idor
Dirección de Planeación y Evaluación | 6
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
12
Ingresar a la
plataforma y
actualizarla
Se ingresa a la plataforma de
configuración para realizar la
actualización correspondiente.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
WorldShare
Colection
Manager
13
Elaborar y entregar
reporte de los recursos
actualizados
Se elabora el reporte o la notificación de
la actualización y mantenimiento de los
recursos electrónicos y se registra la
información de la actualización o
mantenimiento en el formato
establecido.
TECNICO
SOPORTE -
SBADM
FOR-23-1-03-28 Formato de
actualización y
mantenimiento de recursos
electrónicos
14
Enviar Informe anual
suscripción y
renovación de bases
de datos y
publicaciones seriadas
Se envía el informe a las áreas y
unidades interesadas, con el fin de que
sea suministro para la actualización de
la actividad 12.
COORDINADOR
GESTIÓN
COLECCIONES -
SBI - 10002007
INF-23-1-02-02 Informe anual
suscripción y renovación de
bases de datos y publicaciones
seriadas
15
Notificar la adquisición
de un nuevo recurso
electrónico
Si la adquisición se realiza en un periodo
diferente al que se genera el informe, se
debe notificar al Área Administrativa
para realizar la actividad 12.
COORDINADOR
GESTIÓN
COLECCIONES -
SBI - 10002007
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
• FOR-23-1-03-25 Revisión bases de datos
• FOR-23-1-03-26 Reporte fallas en bases de
datos
• FOR-23-1-03-27 Reporte fallas WCD
• FOR-23-1-03-28 Formato de actualización y
mantenimiento de recursos electrónicos
• INF-23-1-02-02 Informe anual suscripción y
renovación de bases de datos y
publicaciones seriadas
• MAN-23-1-03-16 Manual revisiones bases de
datos
• Manual de Configuración EZProxy
• Manual WorldShare Collection Manager
• EZProxy Reference Manual
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
IC
AD
OR
PORCENTAJE DE BASES DE DATOS RECUPERABLES POR EL DESCUBRIDOR
Dirección de Planeación y Evaluación | 7
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
Código del indicador IND-23-1-03-121
Responsable del
indicador Técnico de Soporte - Jefatura Administrativa
Objetivo Establecer el porcentaje de recursos electrónicos vigentes suscritos que son
recuperables en el servicio de descubrimiento.
Método de Medición
Se realiza una comparación de los contenidos suscritos vigentes y se determina
cuáles de ellos son recuperables a través del servicio de descubrimiento. Finalizada
esta comparación, se obtiene el porcentaje de recursos que si son recuperables del
total de recursos suscritos vigentes.
Unidad de Medida Porcentaje (%)
Fórmula 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑠𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑑𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑝𝑒𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑢𝑏𝑟𝑖𝑑𝑜𝑟
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑠𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑑𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑠𝑢𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑣𝑖𝑔𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠∗ 100%
Variables
Numerador: corresponde al número de bases de datos que son efectivamente
recuperables a través del servicio de descubrimiento
Denominador: corresponde al número de bases de datos suscritas vigentes para el
periodo que se está evaluando.
Limitaciones Ninguna
Fuente de datos
Informe Anual de Suscripciones de recursos electrónicos que emite el área de
Gestión de Colecciones
La comparación se obtiene luego de validar cada recurso vigente en la Base de
Conocimiento de la plataforma de descubrimiento.
Información registrada en el Tablero de Control para las suscripciones vigentes a
bases de datos.
Granularidad No aplica.
Periodicidad Anual
Meta
Podemos garantizar la comparación del 100% de las bases de datos que estén
vigentes en el período a evaluar, pero no podemos establecer una meta específica
para el indicador, debido a que no todas las bases de datos se encuentran
disponibles para ser indizadas por el Servicio de Descubrimiento.
Observaciones
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
PORCENTAJE DE REVISTAS INDEXADAS EN ATOZ
Código del indicador IND-23-1-03-122
Dirección de Planeación y Evaluación | 8
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
Responsable del
indicador Técnico de soporte.
Objetivo Medir el porcentaje de revistas indexadas en ATOZ.
Método de Medición Se reportan las estadísticas de las revistas indexadas y se calcula el indicador.
Unidad de Medida Porcentaje
Fórmula (𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑑𝑒𝑥𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐴𝑇𝑂𝑍 / 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑠𝑢𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑎𝑠) 𝑥 100
Variables
Número de revistas indexadas por ATOZ: corresponde al número de títulos de
publicaciones seriadas que se indexan en ATOZ.
Número total de revistas suscritas: Número total de títulos de publicaciones
seriadas suscritas en el año vigente.
Limitaciones No aplica.
Fuente de datos Módulo administrador de ATOZ.
Tablero de control.
Granularidad No aplica
Periodicidad Anual
Meta 100%
Observaciones
9. RIESGOS
CALIDAD DE SERVICIO
- No comunicar la actualización y/o mantenimiento del recurso afectando el servicio al usurario.
ADMINISTRATIVO
- No revisar el reporte de fallos.
Dirección de Planeación y Evaluación | 9
Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12
FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de
Servicios Bibliográficos
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 14/08/2015
Publicación 12/01/2016
1 Elaboración 16/01/2016
Publicación 02/06/2017
2 Elaboración 22/11/2017
Publicación 22/11/2017
11. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ
Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) -
PROY - 10006394
16/01/2016 Eliana Arciniegas
AUXILIAR BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
Leonardo Calderón TECNICO SOPORTE - SBADM
REVISÓ Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM
- 10001992 21/03/2017
APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 21/04/2017