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ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS

Septiembre 2018

Manual de Procedimientos de la Dirección de Egresos

Registro:HASMT1418/MP/TM/018/300115

Fecha de elaboración: Enero 2015

Número de Revisión: 02

2

ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

de la Dirección de Egresos

Autorizaciones

C.P. Jessyca Vázquez Rosas

Tesorera Municipal

L.A.E. Luis Fernando Astorga González

Director de Egresos

Mtro. José Cuautle García

Contralor Municipal

M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora

Sub Contraloría de Planeación, Evaluación y Control

Actualizado el veintiséis de septiembre de dos mil dieciocho, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/TM/018/300115.





3

Índice

Dirección de Egresos

Página

I Introducción 4

II Presentación de los procedimientos 5

III Nombre, Descripción del procedimiento y Diagrama de Flujo

1 Autorización de suficiencia presupuestal 6

2 Recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheques o transferencia

de pago 10

3 Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo 18

4 Pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gastos 22

5 Pago de Nómina 27

6 Conciliación de Saldos Mensuales de Bancos con Contabilidad 30

IV Glosario 33





4

I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo fundamental, dar a conocer al personal operativo y de nuevo ingreso las diferentes funciones y actividades administrativas, así como la metodología y documentos necesarios para el desarrollo de los procedimientos que sustentan la operación de la Dirección de Egresos, con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento, la mejora y operación institucional en la Administración Pública Municipal, como un instrumento de información, orientador, de consulta y de apoyo, con la finalidad de establecer los procedimientos y las normas de operación en el que se consigna en forma metódica el funcionamiento interno de la Dirección, describiendo las operaciones que deben seguirse así como los puestos responsables de su ejecución.





5

II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1. Autorización de suficiencia presupuestal

2. Recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheques o transferencia de pago

3. Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo

4. Pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gastos

5. Pago de Nómina

6. Conciliación de Saldos Mensuales de Bancos con Contabilidad





6

III.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO

Nombre del Procedimiento: Autorización de suficiencia presupuestal

Objetivo:

Garantizar la disponibilidad del pago de compromisos que deben realizarse en el Ejercicio Fiscal correspondiente, mediante Autorización de Suficiencia Presupuestal, bajo medidas de seguridad y criterios de racionalidad y austeridad, de acuerdo a la normatividad vigente.

Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917 Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017 Art. 115 FRACC I, II, IV Art. 134 Ley General de Contabilidad Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008 Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Diario Oficial de la Federación, 30 de Marzo de 2006 Ultima reforma publicada en el DOF 30 de Diciembre de 2015

ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 103, 108, 111 Y 113 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Ultima reforma publicada en el Periódico Oficial el 02 de Agosto de 2013. Arts. 1,2,3 Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 26 de Marzo de 2003. Arts. 1, 7 Ley de Egresos del Estado de Puebla ejercicio Fiscal 2017 Decreto del H Congreso del Estado de Puebla. Publicado en el Periódico del Estado de Puebla 05 de Enero de 2017 Arts 46, 47, 48 Y 60 Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado de Puebla 17 de Enero de 2017 Arts. 1,3,4,24,41 Ley de Deuda Pública para el Estado Libre y Soberano de Puebla. Periódico Oficial del Estado de Puebla 18 de Diciembre de 2006 Ultima Reforma Publicada en el Periódico Oficial del Estado 19 de Septiembre de Arts.1,2,3,4,5 Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios Periódico Oficial del Estado de Puebla, 20 de Marzo de 2009 Ultima Reforma Publicada en el periódico Oficial del Estado 19 de Marzo de 2014 Arts. 1,2,3,4,6,7,Y 8 Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de





7

Puebla. Publicación: 29 de Junio de 1984 Última Reforma: 31 de Diciembre de 2015.

MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001 Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017 Arts. 91, 143,148, 150, 194

Políticas de Operación:

Deberá solicitar la Tesorera Municipal, el Director de Egresos verificará con Armonización Contable el presupuesto de la unidad administrativa que solicita suficiencia y realizará contestación mediante Suficiencia Presupuestal, cuando el monto de las facturas acumuladas de un mismo servicio o compra de un bien, sea mayor al importe que indica por Adjudicación Directa la Ley de Egresos del Estado de Puebla dependiendo el Ejercicio Fiscal de que se trate. Antes de la celebración de un contrato, la Dirección solicitante deberá contar con la autorización de Suficiencia Presupuestal. Todas las solicitudes de autorización de Suficiencia Presupuestal deberán venir acompañadas de oficio de solicitud por parte de la Dirección de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y oficio de solicitud de la Tesorería. No podrán autorizarse Suficiencias Presupuestales que no cuenten con la disponibilidad presupuestal correspondiente y cumplan con los requisitos necesarios, en cada caso. La Suficiencia Presupuestal deberá contener el Nombre del Fondo, Número y Nombre del Centro de Costo, Nombre del programa e Importe con el que se autoriza el gasto.

Tiempo Promedio de Gestión:

Dos días hábiles a partir de la recepción de oficio de solicitud de suficiencia





8

Descripción del Procedimiento: Para la autorización de suficiencia presupuestal

Responsable

No. Actividad Formato o

Documento Tanto

s

Tesorera Municipal

1 Envía Oficio de solicitud de Autorización de Suficiencia Presupuestal del área solicitante a la Dirección de Egresos

Oficio 1

Director de Egresos

2 Recibe Oficio Oficio 1

Director de Armonización

3 Verifica si cuenta con presupuesto e informa a Director de Egresos

Oficio 1

Director de Egresos

4 Verifica, revisa y autoriza el Oficio en caso de haber recurso de acuerdo al fondo, y si no hay recurso en el fondo se emite oficio de no suficiencia.

Oficio 1

Asistente de Finanzas

5 Realiza Oficio de contestación de suficiencia presupuestal o no suficiencia presupuestal.

1ª Original: Dirección de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

2ª Original: Archivo 3ª Copia: Tesorera

Oficio 3

Director de Egresos

6 Firma Oficio de contestación de suficiencia presupuestal o no suficiencia presupuestal.

Oficio 3

Asistente Finanzas

7 Entrega Oficio al área solicitante Oficio 3





9

Diagrama de flujo: Procedimiento para la autorización de suficiencia presupuestal

Tesorera Municipal Director de Egresos

Director de Armonización


Envía solicitud de

autorización de suficiencia

presupuestal.

Inicio

Fin

Autoriza

No

Realiza Oficio de

contestación de suficiencia

Firma Oficio de No suficiencia

Entrega al área solicitante

Si

1

4 5

6

7

Recibe Oficio

2

Verifica

presupuesto

3

Firma Oficio de

suficiencia

6

Realiza Oficio de contestación de no suficiencia

5





10

Nombre del Procedimiento: Recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheque o transferencia electrónica para pago.

Objetivo: Recibir, analizar, verificar las solicitudes de pago con documentación comprobatoria y justificativa completa para tramitar pago con cheque o transferencia electrónica.

Fundamento Legal: FEDERAL Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Diario Oficial de la Federación, 30 de Marzo de 2006 Ultima reforma publicada en el DOF 30 de Diciembre de 2015

ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 108 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Ultima reforma publicada en el Periódico Oficial el 02 de Agosto de 2013. Arts. 1,2,3 Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 26 de Marzo de 2003. Arts. 1, 7 Ley de Egresos del Estado de Puebla ejercicio Fiscal 2017 Decreto del H Congreso del Estado de Puebla. Publicado en el Periódico del Estado de Puebla 05 de Enero de 2017 Arts 46, 47, 48 Y 60 Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado de Puebla 17 de Enero de 2017 Arts. 1,3,4,24

MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001 Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017 Arts. 148


1. La Dirección de Egresos autoriza pagos de gasto corriente, inversión y capital, verificando la disponibilidad presupuestal correspondiente.

2. La Dirección de Egresos sólo tramita el pago de solicitudes que cumplan con la normatividad establecida y con la comprobación necesaria.

El Proveedor o Contratista debe ingresar al área escrito dirigido a la Tesorera Municipal con atención al Director de Egresos indicando el Método de Pago que solicita el cual debe coincidir con la factura de ingreso de pago

Para efectuar pagos : a) Con cheque:





11

. Adjuntar al oficio - Si es persona Moral copia de Acta Constitutiva vigente en donde

indique el representante legal y la persona autorizada para cobro - Copia de Identificación Oficial del Representante legal y de la persona

autorizada para cobro, en caso de ser la misma persona solo una copia.

b) Con Transferencia: El Proveedor o Contratista debe ingresar al área escrito dirigido a la

Tesorera Municipal con atención al Director de Egresos con los siguientes datos para registro de pago:

- Nombre completo, Razón Social, Denominación - Banco - Sucursal - Número de Cuenta - Clabe - Firma y Nombre completo de la persona física ó Representante Legal

de la Persona Moral. - correo electrónico c) Con Efectivo Adjuntar al oficio - Si es persona Moral copia de Acta Constitutiva vigente en donde

indique el representante legal y la persona autorizada para cobro - Copia de Identificación Oficial del Representante legal y de la persona

autorizada para cobro, en caso de ser la misma persona solo una copia. Verificar montos máximos para pago en efectivo en las disposiciones legales vigentes.

3. Si la comprobación correspondiente a la solicitud de pago no es suficiente, se procederá a solicitar dicha comprobación de gasto vía memorándum, con copia a la Tesorera y al Director de Egresos.

4. Para pagos mayores al importe que indica por Adjudicación Directa la Ley de Egresos del Estado de Puebla dependiendo el Ejercicio Fiscal vigente, deberá comprobar su Proceso de Adjudicación y Suficiencia Presupuestal.

5. En cada trámite de pago que exceda al importe que indica por Adjudicación Directa la Ley de Egresos del Estado de Puebla dependiendo el Ejercicio Fiscal vigente, se verificará que el proveedor se encuentre registrado en el Padrón de Proveedores. De no encontrarse registrado, deberá ingresar un nuevo registro de proveedor al área de adquisiciones.

6. La comprobación de las solicitudes de pago deberá estar integrada por:

la factura original en formato PDF y XML,

IFE,

orden de compra,





12

requisición autorizada

y soporte complementario que corresponda según el tipo de gasto. 7. Todas las facturas originales deben estar firmadas por el Presidente

Municipal, Tesorera Municipal, Director de Egresos, Director de área que realiza el gasto.

8. Las requisiciones deben explicar claramente el objeto o justificación del gasto y deben estar debidamente firmadas.

9. En caso de factura realizar la Verificación de Comprobante en la página del SAT.

10. Para solicitudes de apoyo a terceros se requiere:

solicitud de ayuda,

IFE de las personas solicitantes,

CURP

carta de agradecimiento,

fotos

Factura del gasto

demás evidencia. 11.- Para efectuar pagos de Obra Pública y reintegros solicitados por Obra Pública, la solicitud de pago debe de estar debidamente firmada e integrada con el soporte correspondiente así como la Línea de Captura en caso de reintegros. 12.-Transferencias a DIF y Juntas Auxiliares deben estar previamente autorizadas por la Dirección de Contabilidad. 13.- Para efectuar el Pago de Impuestos, la Dirección de Contabilidad debe entregar línea de captura para poder realizar el pago de impuestos federales, así como la información necesaria para el pago del Impuesto sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal. Días de recepción: de Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. 14.- Días de pago: los días 10 y 20 de cada mes siempre y cuando sea día hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil próximo. 15.- Pago de Participaciones a Juntas Auxiliares y DIF día hábil siguiente al día en que Contabilidad autoriza pago.

Tiempo Promedio de Gestión

10 días.





13

Descripción del Procedimiento: Proceso para la recepción de solicitudes de pago y elaboración de cheque o transferencia de pago.

Responsable No. Actividad Formato o Documento

Tantos


1 Recibe las órdenes de pago, los días establecidos, en oficio de solicitud de pago con comprobación.

Oficio 2


2 Clasifica la información por fondo

Jefatura de Finanzas 3 Verifica con la Dirección de Armonización que el presupuesto sea suficiente para realizar el gasto en el Control presupuestario en el SAACG net

Jefatura de Finanzas 4 Verifica que los gastos mayores al importe establecido por Adjudicación Directa establecido en la Ley de Egresos del Estado de Puebla de acuerdo al Ejercicio Fiscal vigente tengan Proceso de Adjudicación.

Si es correcto pasa al siguiente punto.

No es correcto o está incompleto se regresa a la Dirección Adquisiciones para su proceso.

Jefatura de Finanzas/Asistente de Finanzas

5 Revisa la comprobación del pago de acuerdo al gasto ejercido.

Jefatura de Finanzas/Asistente de Finanzas

6 Verifica que las facturas cumplan con los requisitos fiscales de acuerdo al artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y elabora recibo de pago para firma y sello de participaciones a Juntas Auxiliares y DIF

Jefatura de Finanzas 7 Elabora el cheque con póliza de cheque y/o transferencia autorizada previamente por la Dirección de Egresos del fondo correspondiente. Captura en formato Excel y las transferencias se archivan en la carpeta del fondo correspondiente.

Cheque Póliza

Transferencia

Archivo

1

Jefatura de Finanzas 8 Remite el cheque al Director de Egresos y la Tesorera para firma

Cheque Póliza

1

Tesorera Municipal y Director de Egresos

9 Reciben cheque con póliza de Cheque, revisan, firman si es correcto y lo remiten a la Jefatura de Finanzas

Cheque y Póliza

1





14


10 Recibe Cheque firmado con póliza de cheque, archiva en la carpeta del fondo correspondiente así como la comprobación correspondiente para realizar pago a proveedor

Cheque y póliza

1


11 Recibe y verifica comprobación, en caso de faltantes solicita comprobación al momento de verificar los documentos comprobatorios.

Fotos, testigos,

invitaciones, contratos,

etc.

1


12 Verifica requisitos fiscales de las facturas e integración correcta del soporte de cada cheque y transferencia de acuerdo al fondo.

Si la documentación es correcta y está debidamente se procede al pago

Si no es correcta se procede a la solicitud de corrección

Facturas, fotos, oficios de solicitud, Cheques, póliza de cheque, transferencia, contratos, proceso de adjudicación en su caso.

1

Director de Egresos 13 Recibe oficio de solicitud de comprobación para revisión, firma y sello, lo firma.

Oficio 4


14 Recibe soporte faltante de la comprobación, entrega a Dirección de Contabilidad

Evidencia faltante

1





15

Diagrama de flujo: Para la recepción de solicitudes y elaboración de cheque o transferencia de pago

Jefatura de Finanzas Asistente de Finanzas

No

Regresa a la Dirección de Adquisiciones

Verifica

Inicio

Recibe las órdenes de pago

Clasifica información por fondo

16

1

2

Verifica requisitos fiscales en facturas y elabora recibo de pago en su caso.

6

5

Revisa

la

comprobación

de pago

Revisa

la comprobación

de pago

5

Si

3

4

Verifica requisitos fiscales en facturas y elabora recibo de pago en su caso.

6

Verifica

Si Rechaza

Fin

No





16


Jefatura de Finanzas Tesorera Municipal Director de Egresos


11

10 8

7

Elabora cheque o transferencia

Fin

12

Verifica 17

Solicita comprobación completa

Remite a la Dirección de Contabilidad

Envía el cheque a firma

15

Si

No

Firma cheque Firma cheque Archiva el cheque y póliza de cheque para ser entregado

9 9





17


Director de Egresos Asistente de Finanzas

Recibe Oficio, firma

Fin

Recibe y entrega a Dir de

Contabilidad

13 14

16





18

Nombre del Procedimiento: Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo

Objetivo:

Realizar satisfactoriamente en tiempo y forma los pagos de compromisos realizados por el Ayuntamiento

Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917 Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017 Art. 115 FRACC IV Ley General de Contabilidad Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008 Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016

ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 108 Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicación: 29 de Junio de 1984 Última Reforma: 31 de Diciembre de 2015.



1. Para realizar la entrega de cheques, se solicitarán los siguientes documentos a los proveedores: Personas físicas:

una copia de identificación oficial (credencial de elector, cédula profesional, cartilla militar o pasaporte), en su caso, carta poder con una copias de la identificación oficial del titular, apoderado y 2 testigos.

Personas morales: una copia de identificación oficial del representante legal, copia de su poder notarial y original para cotejo; si es por primera vez, copia del acta Constitutiva de la persona moral y original para cotejar.

2. En el caso de tratarse de cheques para pago de finiquitos, serán entregados al beneficiario previa solicitud del Director de Recursos Humanos con requisitos, con una copia de la identificación oficial del beneficiario.

3. Los días de atención, Viernes y Lunes de 8:30 a 13:00 Horas siempre





19

que sea día hábil. 4. Días de pago: los días 10 y 20 de cada mes siempre y cuando sea día

hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil siguiente.


2 días.





20

Descripción del Procedimiento: Pago de cheques, Transferencias y/o Efectivo

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos


1 Localiza en la base de datos de los cheques por entregar. El Beneficiario se identificará con IFE, copia de acta constitutiva (carta poder en su caso)


2 Busca físicamente en los recopiladores de los diferentes fondos el cheque a entregar


3 Verifica que el cheque con póliza se encuentre con las firmas autorizadas


4 Solicita nombre, firma y fecha de entrega de cheque al beneficiario ó representante plasmándola en el cheque.

Identificación 3


5 Saca copia de cheque con póliza de cheque Copia 1


6 Entrega el cheque físicamente al beneficiario Cheque 1


7 Incorpora en la póliza cheque copia de IFE y copia del cheque

Póliza Cheque

IFE

1


8 Archiva la póliza cheque con IFE y comprobación en el recopilador correspondiente al fondo.

Póliza 2


9 Remite la carpeta de pólizas cheque de manera consecutiva al área de Armonización Contable para su contabilización

Carpeta





21

Diagrama de flujo: Pago con Cheque, Transferencia y/o Efectivo


Inicio

Fin

Busca físicamente el cheque en el recopilador de acuerdo al fondo

Verifica que tenga firmas de autorización

Pide que el interesado coloque firma, fecha y nombre en la póliza de cheque

Saca copia del cheque

Entrega físicamente el cheque al beneficiario

Integra la póliza de cheque con la copia del cheque ye identificación del solicitante

Localiza cheque en la base de datos

Archiva póliza en carpeta correspondiente

Remitir carpeta a Armonización Contable para su contabilización

1

2

3

4

5

6

7

8

9





22

Nombre del Procedimiento: Pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de gasto

Objetivo: Recibir, analizar, verificar las solicitudes de pago con documentación comprobatoria y justificativa completa para tramitar pago de fondo fijo, viáticos y reembolso de gastos en efectivo

Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917 Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017 Art. 115 FRACC IV Ley General de Contabilidad Gubernamental

ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017 Arts. 108 Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de Puebla. Publicación: 29 de Junio de 1984 Última Reforma: 31 de Diciembre de 2015.



1. La Dirección de Egresos realiza pagos de solicitudes de fondo fijo, viáticos y reembolso de gasto en efectivo de acuerdo disponibilidad presupuestal correspondiente a cada unidad administrativa.

2. La Dirección de Egresos sólo realiza pagos de solicitudes que cumplan con la normatividad establecida y con la comprobación requerida por la dirección de armonización contable.

3. La Dirección de Egresos sólo realiza pagos de Fondo Fijo y viáticos previa revisión de Asistente de Armonización.

4. El pago de Reembolso de Gastos se efectuará siempre y cuando se ampare con facturas con requisitos fiscales del art. 27 Fracc. III de la Ley de Impuesto sobre la Renta, sea un gasto con carácter de Urgencia y con documentación y soporte que justifique el gasto.

5. Todas las facturas originales deben estar firmadas por el Presidente Municipal, Tesorera Municipal, Director de Egresos, Director de área que realiza el gasto.

6. Las requisiciones deben explicar claramente el objeto o justificación del gasto y deben estar debidamente firmadas por el director y jefe solicitante también autorizadas por el director de adquisiciones, tesorero





23

y/o presidente. Días de recepción: De Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. Días de pago: los días 10 y 20 de cada mes siempre y cuando sea día hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil próximo. 7. Verificar que las requisiciones estén autorizadas por el director de adquisiciones, tesorero y/o presidente municipal, con tres cotizaciones y que el importe de la factura sea el mismo que está autorizado, de lo contrario se regresará a adquisiciones y no se realizará el pago hasta que coincidan los importes autorizados.


5 días.





24

Descripción del Procedimiento: Proceso para pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de gasto


Tantos


1 Recibe las órdenes de pago, los días establecidos, en oficio de solicitud de pago con comprobación.

Oficio 2


2 Clasifica la información por fondo


3 Verificar que el presupuesto sea suficiente para realizar el gasto de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gasto en el Control presupuestario en el SAACG net.


4 Verifica que la solicitud de pago de Reembolso de gastos cumpla con los requisitos fiscales de acuerdo al artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y al Artículo 27 Fracc. III de la Ley de ISR y documentación que justifique el gasto.

- Si es correcto pasa al siguiente punto. - No es correcto o está incompleto se

solicita comprobación y corrección al área correspondiente.

Jefatura de Finanzas 5 Realiza pago del reembolso de gastos y de viáticos previamente revisados por asistente.

Jefatura de Finanzas 6 Elabora el cheque y póliza de cheque. Cheque Póliza

1

Director de egresos 7 Revisa cheque con póliza de Cheque, revisa, firma si es correcto y lo remite al tesorero.

Cheque Póliza

1

Tesorero Municipal 8 Firma cheque. Cheque y Póliza

1


9 Archiva Cheque firmado con póliza de cheque en la carpeta del fondo correspondiente para su entrega.

Cheque y póliza

1


10 Entrega el cheque al área solicitante. Cheque Original y copia





25

Diagrama de flujo: Para pago de Fondo Fijo, Viáticos y Reembolso de Gasto

Jefatura de Finanzas Asistente de Finanzas

Inicio

Recibe las órdenes de pago.

Verifica

Clasifica la información por fondo.

26

Realiza pago

1

2

3

4 5

Si

No

Verifica

Rechaza.

Fin

No

Si

3

Solicitar comprobación





26


Jefatura de Finanzas Tesorera Municipal Director de Egresos


Elabora el cheque y Poliza de

cheque.

Fin

Entrega cheque

Archiva el cheque

25

7

6

Firma cheque. Firma cheque.

7 8 9

10





27

Nombre del Procedimiento: Pago de Nómina

Objetivo: Recibir, analizar, verificar las solicitudes de pago de nómina.

Fundamento Legal: FEDERAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de Febrero de 1917. Ultima reforma publicada en el DOF 24 de Febrero de 2017. Art. 115 FRACC IV Ley General de Contabilidad Gubernamental. Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008. Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Diario Oficial de la Federación, 30 de Marzo de 2006. Ultima reforma publicada en el DOF 30 de Diciembre de 2015.

ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla. Última reforma publicada en el P.O. 27 de Enero de 2017. Arts. 108 Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado de Puebla 17 de Enero de 2017 Arts. 4,24,41

MUNICIPAL Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 23 de Marzo de 2001. Ultima Reforma publicada en el periódico Oficial del Estado 23 de Febrero de 2017. Arts. 143


1. La Dirección de Egresos realiza pagos nómina de acuerdo disponibilidad presupuestal correspondiente a cada unidad administrativa.

2. La Dirección de Egresos sólo tramita el pago de solicitudes que cumplan con la normatividad establecida y con la comprobación necesaria.

3. La solicitud de pago de nómina debe estar firmada con la autorización de Presidente, Tesorera Municipal y Director de Recursos Humanos.

4. La Dirección de Recursos Humanos debe entregar a la Dirección de Egresos la solicitud de pago de nómina en efectivo, cheque y dispersión en dispositivo magnético dos días hábiles anteriores al día 15, 30 ó 31 de la quincena a pagar.

Días de recepción: De Lunes a Viernes de 8:00 a 14:00 Hrs. Días de pago: los días 15 y 30 ó 31 de cada mes siempre y cuando sea día hábil, en caso contrario se habilitará el día hábil anterior.


1 día.





28

Descripción del Procedimiento: Proceso para pago de Nómina.


Tantos

Jefatura de Finanzas 1 Recibe la solicitud de pago con documentación impresa y dispositivo USB para dispersión

Oficio 2


2 Verifica la suficiencia presupuestal en el SAACG NET para realizar el pago.

Jefatura de Finanzas 3 Elabora los cheques, realiza transferencias y dispersiones de nómina con el layout correspondiente que entregó la Dirección de Recursos Humanos.

Cheque Póliza

Archivo

1

Jefatura de Finanzas 4 Remite el cheque con póliza cheque y su listado de pago en efectivo al Director de Egresos para su verificación.

Cheque Póliza

1

Director de Egresos 5 Recibe cheque con póliza de Cheque, revisa, firma si es correcto y lo remite al Tesorero para firma.

Cheque y Póliza

1

Tesorero Municipal 6 Firma cheque debidamente revisado por Director de Egresos.

Cheque y Póliza

1


7 Recibe Cheque firmado con póliza de cheque, archiva en la carpeta del fondo correspondiente para ser entregado al Director de Recursos Humanos de acuerdo al listado de nómina pagada en efectivo o al servidor correspondiente si es finiquito u otro pago.

Cheque y póliza

1


8 Entrega el cheque al beneficiario. Cheque Original y copia





29


Jefatura de Finanzas Director de Egresos

Tesorera Municipal


Envía cheque a firma Archiva el cheque

Elabora el cheque y dispersión del

fondo correspondiente

Fin

Entrega cheque

Firma cheque Firma cheque

Inicio

Recibe la solicitud de pago

1

3

7

8

Verifica

2

Fin

Si

No

4

5 6





30

Nombre del Procedimiento: Conciliación de Saldos Mensuales Bancarios con Contabilidad

Objetivo: Analizar, verificar Saldos Mensuales Bancarios.

Fundamento Legal: FEDERAL Ley General de Contabilidad Gubernamental Diario Oficial de la Federación, 31 de Diciembre de 2008 Ultima reforma publicada en el DOF 18 de Julio de 2016


1. La Dirección de Egresos y la Jefatura de Finanzas realiza conciliación mensualmente de saldos de bancos para la verificación y control de liquidez para cubrir obligaciones financieras del municipio.

2. La Dirección de Egresos y la Jefatura de Finanzas al término de cada mes verificará cifras finales de bancos con la Dirección de Contabilidad para conciliación de saldos finales de cada uno de las cuentas bancarias que tuvo movimientos.

3.- Se establecerá fecha de conciliación con la Dirección de Contabilidad


2 días.





31

Descripción del Procedimiento: Proceso para Conciliación de Saldos Mensuales Bancarios con Contabilidad.


Tantos

Jefatura de Finanzas 1 Imprime Auxiliar Bancario de saldos Mensuales.

Auxiliar 1

Jefatura de Finanzas 2 Solicita a la Dirección de Contabilidad impresión de auxiliar de bancos mensual de las cuentas de bancos para verificar saldos y conciliar.

Balanza 1

Jefatura de Finanzas 3 Elabora una previa conciliación de saldos de cuentas bancarias de las cuentas que tuvieron movimientos durante el mes. En caso de diferencia en saldos corregir y verificar cifras

- En caso contrario seguir con el proceso

Conciliación 1

Jefatura de Finanzas 4 Informar a la Dirección de Contabilidad que los saldos están Conciliados

Oficio 1





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Diagrama de Flujo para: Conciliación de Saldos Mensuales de Bancos con Contabilidad

Jefatura de Finanzas

Inicio

Imprime Auxiliar

Concilia

Fin

Solicita Impresión de

Balanza de Comprobación

Verificar y corregir

Cifras.

Informar a Contabilidad

Saldos Conciliados

1

2

3

4

Si

No





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III. GLOSARIO

Actividad: Conjunto de labores o tareas específicas, generalmente llevadas a cabo por una persona o un grupo pequeño, con el propósito de cumplir los objetivos.

Cabildo: El cabildo del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

LGCG: Ley general de contabilidad gubernamental. Tiene el objetivo de establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos con el fin de lograr la adecuada armonización.

Conciliación bancaria: es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros.

Control: Evaluación de lo realizado comparando las normas o estándares establecidos de manera que se tomen las medidas adecuadas cuando exista una variación.

Cuentas contables: Las partidas necesarias para el registro de las operaciones presupuestales y contables clasificadas en activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos y cuentas de orden.

Cuenta pública: Las constituidas por los estados financieros, presupuestarios, económicos y demás estados complementarios y aclaratorios.

Instancias revisoras: El despacho externo contratado para auditar los estados de origen y aplicación de recursos, así como todo lo relativo a la cuenta pública del Honorable Ayuntamiento del Municipio de San Martin Texmelucan; la Auditoria Superior Federal; Honorable congreso de la unión, la secretaria de la función pública y la contraloría municipal.

Estados financieros: El documento con la información cuantitativa expresada en unidad monetaria y descriptiva que muestran la posición y desempeño financiero de una entidad.

Fondo fijo: Es la suma de dinero que se asigna a una Unidad, al encargo de una persona de mando medio o superior, para efectuar ciertos gastos. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos efectuados. El Fondo Fijo se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según lo justifiquen las necesidades de operación.

Lineamiento: Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que estos deberán de tener.

Libros: Se refiere los expedientes de documentación entregadas al archivo para su guarda y custodia.

Manual de procedimientos: Medio o instrumento de información que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa.

http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/bancs/bancs.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/contabilidad-mercantil/contabilidad-mercantil.shtml#libros

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml





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ASEP: Auditoria Superior del Estado de Puebla.

SAAG: Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental.

Objetivo: Los resultados que se espera obtener, fines a alcanzar establecidos son cuantitativos y determinados para realizase transcurrido un tiempo específico.

Pasivo: Las cuentas de registro del total de los compromisos, deudas, y obligaciones del Municipio.

Principios de contabilidad gubernamental: Los fundamentos esenciales para el registro de las operaciones.

Date post:	24-Jul-2020
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