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Telecomunicaciones, Administración de Redes de Computadores y Ofimática

Tema: Utilización avanzada de la función =SI(Y) ).

En la siguiente planilla se evaluará la calidad de los productos según su diámetro. Si el diámetro está comprendido entre 10 y 20 su calidad será A, y de lo contrario será B.

Vemos que en este caso no solo se aplicó la función SI, sino que se combinó con la opción Y (también podríamos haber aplicado la opción O), de la siguiente manera:

=SI(Y(opcion 1; opcion 2;…..); valor verdadero; valor falso)=SI(O(opcion 1; opcion 2;…..); valor verdadero; valor falso)

=SI(Y(B2>10;B2<20);"A";"B")En el caso de combinar con la opción Y, recordemos que estaríamos hablando de que si se cumplen UNA Y CADA UNA DE LAS OPCIONES EN FORMA SIMULTANEA se aplicaría la opción verdadera, y en el caso que no fuera así se aplica la opción falsa.

Mientras que en el caso de las opciones que damos mediante el O, con que una de las opciones fuere verdadera, ya se aplicaría la opción del valor verdadero en la condición, y solo si no se cumple ninguna de las opciones se aplicaría el valor falso.

Tema: Utilización avanzada de la función =BUSCARV( ).

Pasemos ahora a un nuevo ejemplo y continuamos en la aplicación de funciones:En este caso aplicamos una función de búsqueda, que se denomina BUSCARV. Recordemos que la forma de utilizar esta función de búsqueda es la que se demuestra a continuación:

=BUSCARV(valor buscado; matriz; número de columna; [ordenamiento])

PEDRO ALBERTO ARIAS QUINTEROIng. de sistemas UMB - Especialista en telecomunicaciones UIS

Certificado Internacional MCP - MOS MasterInstructor Sena - Girón

ARTICULO DESCRIPCION STOCKA5564 TV 45H6655 Radio 220Y7656 Microondas 65D4343 Mp3 80T5443 DVD 120H643 Cocina 75J5654 Licuadora 90

ARTICULO STOCKJ5655 90


Vemos aquí que el valor buscado hace referencia a la celda donde el usuario cargará el dato en el que se basará la búsqueda. Este dato no debe ser parte de la matriz de búsqueda (A2:C8) si no, esto no tendría sentido en la búsqueda. Luego se carga la matriz, al hacer referencia a la matriz no cargamos los títulos de la misma, solo el contenido (registros de la misma), luego cargamos la referencia al número de columna que se va a extraer, en este caso la columna 3 ya que es la del stock (columna con dato a extraer) y por último como argumento OPCIONAL el orden dentro de la matriz, en este caso falso ya que la primera columna de la matriz no está ordenada en forma ascendente.

Además en el caso del argumento opcional de ORDEN esto también es realmente significativo al momento de aplicar la coincidencia en la búsqueda. Si este argumento es FALSO y la búsqueda no encuentra el dato preciso retorna un error. Por ejemplo:

=BUSCARV(A12;A2:C8;3;FALSO) =BUSCARV(A12;A2:C8;3;VERDADERO)

ARTICULO DESCRIPCION STOCKA5564 TV 45H6655 Radio 220Y7656 Microondas 65D4343 Mp3 80T5443 DVD 120H643 Cocina 75J5654 Licuadora 90

ARTICULO STOCKJ5655 #N/A

En el primer caso por no encontrar el Artículo j5655 devuelve un error del tipo #N/A, o dato NO DISPONIBLE (Not Available).

En cambio en el segundo caso cuando el argumento de orden lo cambiamos a VERDADERO. más allá que el producto A5565 no se encontró de todas formas retornó el valor de stock del artículo cuya coincidencia no era exacta, sino aproximada.

En muchos casos cuando la búsqueda no tiene porque ser exacta, este argumento VERDADERO puede ayudarnos a encontrar el dato más cercano que coincida con nuestra búsqueda. En cambio anteriormente cuando el argumento fue cambiado por FALSO, la búsqueda no nos retornaba ningún valor ya que el dato no lo encontraba (con coincidencia exacta) en la matriz de registros.




Tema: VALIDACION DE DATOS

En el caso de la planilla que presentamos anteriormente, vamos a comenzar este tema de validación tratando de que el usuario se limite a agregar artículos con STOCK entre 0 y 300, y no pueda introducir un número menor a cero, ni mayor a 300.

Veamos como operar:1. Pintamos las celdas de stock (celdas en las que vamos a dar la regla de validación)2. Luego vamos al menú de datos – validación3. Establecemos la regla de validación a operar4. Opcionalmente definimos mensaje entrante5. Opcionalmente definimos mensaje de error

Veamos el paso en cada pantalla:En este primer paso marcamos las celdas de Stock y luego nos dirigimos al menú de Datos – Validación

Configurando mensajes de entrada y error




Tenemos otras opciones al desplegar el cuadro Permitir, que las usaremos en algunos ejemplos posteriores.

Poniendo otro ejemplo:En este caso nos posicionamos en la celda donde la persona va a realizar la búsqueda del stock de determinado artículo (A12), y damos una regla de validación para que solo pueda ingresar códigos de artículos existentes en la matriz de datos:

Veamos que sucede cuando aplicamos también el uso de la solapa de Mensaje Entrante

Esto resultará cuando la persona se posicione sobre la celda A12 (en la cual se determinó la regla de validación).Veamos como en la pantalla que se muestra a continuación, se muestra el mensaje entrante:




Tema: DEFINIR NOMBRES A RANGOS

1. Se toma el rango en este caso la columna A 2. Se le asigna un nombre en este caso Prueba como lo muestra la grafica mas adelante3. Se crea una validación partiendo de esta lista.

Tema: FORMATO CONDICIONAL




Este tema a tratar será interesante para aplicar dinamismo en cuanto al formato de celdas.También nos servirá como aviso en determinadas planillas en las que busquemos que la misma cambie cuando un factor se cumpla.

Esto se trata de una combinación entre la función condicional SI y la aplicación de formatos (bordes, sombreados, subrayado) en celdas y rangos.

Tenemos básicamente dos maneras de aplicar este tema:1. Aplicación del formato condicional de acuerdo al valor de una celda2. Aplicación del formato condicional vinculado a una formula.Aplicaremos en primer lugar un formato condicional de acuerdo al valor de una celda.

Por ejemplo si queremos que la planilla nos señale todo artículo cuyo Stock este por debajo de las 70 unidades.

Señalamos en primer lugar el rango al que le vamos a aplicar el formato condicional, en este caso el rango formado por las celdas que determinan el stock.En segundo lugar vamos al menú de formato – formato condicional.




En el menú de formato condicional, en este caso la condición depende del Valor de la Celda, y a este valor lo podemos condicionar con operadores lógicos (<, >, <=, >=, =) por lo tanto podremos comparar los valores de las celdas con dichos operadores.En el caso que veíamos anteriormente determinamos que evalúe si el valor de la celda es menor a 70, y en caso de ser verdadera esta prueba lógica, aplicamos el formato, dándole una trama con color rojo, lo que señalará la celda de este color cuando se cumpla esta condición.En el caso que queramos aplicar más de una condición podremos agregar hasta 3 condiciones en el formato condicional, como se muestra en el ejemplo a continuación:




La opción de agregar nos permitirá ir agregando condiciones, con dicho límite de 3 condiciones en esta herramienta.NOTA: La posibilidad de agregar más condiciones en formato condicional se podrá manejar desde Macros en VBA.

En el ejemplo visto anteriormente estamos aplicando color rojo a los artículos cuyo stock este por debajo de las 70 unidades, aplicaremos color azul a los artículos entre 70 y 99 unidades y por último si el artículo tiene 100 o mas unidades en su stock la celda se pintará de color de fondo verde.

En caso de que queramos aplicar dicho formato condicional con estas mismas condiciones pero deseamos marcar toda la fila cuando se de las condiciones propuestas, esto lo haremos seleccionando en primer lugar toda la matriz de datos (desde A2:C9).

Veamos que aquí comenzamos señalando el área (A2:C9), luego fuimos al menú formato – formato condicional, y dentro del área de definición de formato, aplicamos como condición la dependencia de una Fórmula, y dentro del rango donde se evalúa la fórmula, establecimos una referencia a la celda C2.

Nótese que la celda C2 la reverenciamos aplicando en forma fija la columna y variable para la fila ($C2) ya que el formato condicional lo aplicará para cada una de las filas marcadas (desde fila 2 a fila 9) pero lo aplicará siempre basándose en el valor de la columna C.

A su vez es importante notar que la celda a la que refiere toda formula del formato condicional DEBERÁ SER SEÑALADA CON EL MOUSE PARA QUE NO LO TOME EN FORMATO TEXTO Y AGREGUE AUTOMATICAMENTE COMILLAS A LA SINTAXIS.




De la misma manera que la vista anteriormente podríamos aplicar varias condicionales en este formato, pero siempre con la limitación de hasta 3 condiciones aplicadas. Como vemos a continuación:

Un comentario adicional es el hecho de que para eliminar alguna de las condiciones propuestas en el formato condicional, simplemente volvemos a seleccionar el área a la que le queremos quitar en este caso el formato (A2:C9) y luego nos dirigimos nuevamente al menú de formato – formato condicional, y seleccionamos sobre el botón eliminar:




Como vemos tenemos la opción de eliminar una de las condiciones propuestas, solo 2, o todas las condiciones que hayamos determinado.Es importante señalar el rango de antemano ya que si no, Excel no encontraría en que celdas se aplicó el formato condicional.

Tema: BÚSQUEDAS DE INFORMACIÓN (BUSCARH),

Mencionamos en un ejemplo anterior que mediante la función BUSCARV podíamos realizar búsquedas en matrices, y extraer de las mismas un dato de determinada columna en particular.En este ejemplo veremos no solamente la aplicación de BUSCARV, sino también la función BUSCARH y las limitaciones que tenemos en el uso de dichas funciones.

En este caso vemos la función BUSCARV, aplicada para buscar en base al código del artículo el stock del mismo.Mediante el pegado especial realizaremos un trasporte de dicha matriz, de la siguiente manera:1. Seleccionaremos mediante el Mouse toda la matriz de datos (A1:C9)2. Botón Derecho – Copiar3. Seleccionaremos la celda E14. Botón Derecho – Pegado Especial5. En las opciones seleccionaremos – Trasponer (como lo vemos en la pantalla a continuación)




Veamos cómo queda transpuesta la matriz original:

El tema de transponer la matriz también nos servirá para ver la aplicación de la función BUSCARH que nos permitirá extraer el contenido de una FILA en particular de la matriz.En este caso en la celda E6, utilizaremos la función BUSCARH, para que al digitar un código de artículo, nos obtenga la descripción del mismo (fila 2 de la matriz).




Por otro lado, una de las restricciones importantes que hay que destacar tanto en el BUSCARV como en el BUSCARH es el hecho de no contar con la posibilidad de basarme en un dato buscado y querer obtener una columna a la izquierda en el orden de la matriz, o una fila hacia arriba del dato buscado en el caso de BUSCARH.

Por ejemplo si en el ejemplo anterior yo me baso en la descripción (como dato buscado) y en base a la descripción pretendo obtener el código de dicho artículo.Veamos por lo tanto la aplicación de dos funciones que nos permitirán solucionar este tema. Las funciones son INDICE y COINCIDIR. La aplicación es la siguiente:

En este caso aplicamos la función COINCIDIR, y dentro de sus argumentos colocamos, el valor buscado, en dicho ejemplo la celda A13, donde el usuario ingresó la descripción del artículo, como segundo argumento indicamos la columna B (rango B2:B9) que es donde realizaremos la búsqueda de dicha descripción, y por último como tercer argumento el número 0 que está indicando que la coincidencia debe ser exacta con el dato buscado.




El resultado de la función COINCIDIR será 5, que es la posición del dato buscado en la lista de valores. O sea la devolución siempre me la da en el número de índice del dato buscado en la nomina de valores.Por otro lado si yo aplico la función INDICE de la siguiente forma:

En cuanto a la función INDICE los argumentos son, la matriz de búsqueda, donde aquí señale la nomina de códigos de artículos, y como segundo argumento el número de fila del índice que debe buscar, en este caso 5. Este número 5 lo obtuve viendo el resultado obtenido por la función COINCIDIR en el dato anterior.

Por lo tanto, y resumiendo, esto podría ser simplificado en una sola celda, de la siguiente forma:

La función INDICE, me extrae el dato de una matriz de acuerdo a la ubicación de este dato en dicha matriz.Mientras tanto la función COINCIDIR lo que está haciendo es buscando el dato en una matriz de información, y buscando la posición de este dato, con una coincidencia exacta.



Date post:	15-Apr-2020
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