ADMINISTRACIÓNDEL TIEMPO
�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Índice general Introducciónalamateria Objetivogeneraldelamateria Mapamentaldelamateria
1. Administración efectiva del tiempo Objetivosdeaprendizaje Mapamentaldelbloque Inducción Introducción 1.1.Definicionessobreadministración 1.2.Etapasdelaadministracióndeltiempo 1.3.Criteriosparalaadministraciónefectivadeltiempo 1.4.Primeroloprimero 1.5.Loscuatrocuadrantes 1.6.Ejercicios 1.6.1.Ejercicio:primeroloprimero Conclusión
2. organización del tiempo Objetivosdeaprendizaje Mapamental Inducción Introducción 2.1.Instrumentosdeorganizacióndeltiempo 2.1.2.Planeaciónporprioridadesdeacción 2.1.3.Personal 2.1.4.Enlaorganización 2.2Protejasutiempoatravésdelcontroldesushábitos Diga“no”tanfácilmentecomocuandodice“si” 2.2.1.Aquíhaycincotécnicassencillasqueleayudarán 2.3.Hagaquesusreunionesdetrabajofuncionen 2.3.1.Reunionesdetrabajoefectivas 2.4.Decenadelaadministracióndeltiempodelequipo. 2.5.Ejerciciosdeorganizaciondeltiempo Ejercicio5.1.-Consigna: Conclusión
Administración del tiempo
�688
9101011121�1�151617181824
27282829�1���6�6�7
�7�8�9404�444445
4ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
�. Desperdiciadores del tiempo Objetivodeaprendizaje Mapamental Inducción Privilegiarloimportante,sobrelourgente Introducción 75Clavesparaeludirlosdesperdiciadoresdetiempo 3.1.Desperdiciadoresinternosyexternos 3.1.1.Desperdiciadoresinternos 3.1.2.Desperdiciadoresexternos 3.1.3.Principalesdesperdiciadoresdeltiempo 3.2.Cuadrodecausas,fuentesysoluciones 3.3.Testcronógrafos Conclusión
4. Estilos para administrar el tiempo Objetivodeaprendizaje Mapamental Inducción Introducción 4.1.Estilosmáscomunes 4.1.1.¿Cómosuperarlosproblemasdecadaestilo? 4.2.Herramientasparaadministrareltiempo 4.2.1Guiasdeplaneacion 4.2.2Organizareldesroden 4.3.Mitosconrelacionaltiempo 4.3.1.Tipssobreeltiempo 4.3.2.Reflexionessobreeltiempo 4.4.Anexos: 4.5.Conclusión Glosario
49505051525�5�57575859606�69
7172727�767880828�8�84848586909�
6ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INTRODUCCIÓN A LA MATERIA
LaspersonasyelcambioHoyexisteungeneralizadoacuerdoacercadequelasor-ganizaciones son organismos vivos e inteligentes, en elsentidodequetienenlaposibilidaddeevolucionarhaciamanerassuperioresdehacerydeser.Estosatributosor-ganizacionalessonunderivadodirectodelacapacidaddelaspersonasquelasintegran.Yloquenosdistinguealaspersonas de cualquier otro organismo viviente es nues-tracapacidaddeformularycumplirpromesas,anosotrosmismosyalosdemás.Estacapacidadeslaquenospermi-tecoordinaraccionesconotrosymejorarnuestroshábitosenelmanejodeltiempo.“ElfilósofoalemánFriederichNietzchesostuvo:
Perosidenuestracapacidaddecambiardehábitosderivalamejoradelaadministracióndeltiempo,esprecisoquereconozcamosciertascaracterísticascontradictoriasqueasumeelprocesodecambioenlaspersonas.
Laprimeracuestiónaconsideraresquelossereshuma-nosvivimosenunconstantedevenir,enunestadodein-completudeinsatisfacciónyquealolargodenuestravidanecesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Estacaracterística presupone que contamos con una naturalfuerzaimpulsorahaciaelcambio.Peroenformaparalela,somosunagranfuerzaconserva-doraqueconcibealcambiosólocomounaopciónsecun-dariaporquelopercibimoscomounaamenazaanuestronúcleobásicodecoherenciayestabilidad.Sinembargo,lanecesidaddetransitarelcambioesamenudoensímismounintentoporrestablecerlamismacoherenciayequilibriodelafuerzaconservadorapersonalqueseveamenazada.
“Los hombres son animales que hacen promesas”.
7ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Sinosadherimosaesteenfoque,podemosreconocerquetodoprocesodecambiodesataunatensiónentrelasfuer-zas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, perocuando se dan condiciones adecuadas nuestras fuerzaspersonalesimpulsorasdelcambiosuperanconcrecesalasfuerzasconservadorasqueloresisten.
¿El huevo o la gallina?LaantiguafábuladeEsopo,“LaGallinadelosHuevosdeOro”,esunexcelenteejemploparareconocerlaecuaciónque toda persona u organización debe resolver a cadamomento,elequilibrioentrelo “Urgente” ylo“Impor-tante”,entreel“Hoy”yel“Mañana”.Lahistoriacuentaqueungranjeroundíavaalcorraldon-deteníaasusgallinasyencuentraunbrillantehuevodeoro.Aunquedudadesusuerte,decidellevarelhuevoasucasadondecompruebaqueelhuevoesdeoroauténtico.Desdeesedía, todas lasmañanaselgranjeroencuentraunhuevodeorodebajodeunadesusgallinasenelcorralyprontosehacerico.Mientrasaumentasuriqueza,tam-biénaumentasuimpacienciaconloshuevosqueponelagallina.Enunintentoporobtenertodoelorodelagallinadeunasolavez,laabre,peronosólonoencuentranadaadentrosinoquelamata.Conlamuertedelagallina,so-brevienetambiénladesaparicióndesuriqueza.Estaantiguafábula,mantienevigenteelenormedesafíoalquenosenfrentamoshoylaspersonas:Lacuestióndelasostenibilidadyelusodeltiempo.
Para responder a esta pregunta necesitamos pensar enunamanerademanejareltiempoquedesplacealosmé-todostradicionalesbasadosprimordialmenteenlaUrgen-ciaylaEficiencia,paraalcanzarunnuevomodeloqueseasienteenlaImportanciaylaEfectividad.
“Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto pla-zo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a lar-go plazo (la gallina)”.
8ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVO GENERAL DE LA MATERIA
Queelparticipanteseacapazdedecidirlasmejoresopcionesde administración del tiempo,apartirdelatomadeconcienciayrevisióndemetodologíasdelusodeltiempoyorganizacióndeactividades.
MAPA GENERAL DEL CURSO
Adminstración del tiempo
9ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Bloque 1.Administración Efectiva del Tiempo
10ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Reaccionaránconscientementeensituacionesfrecuentesqueimplicanriesgo de mal uso del tiempo,mediantediferentesherramientasdeevaluación.
Adminstración efectiva del
tiempo
primero cuadrantes
11ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INDUCCIÓN
El tiempo relatado (fragmento) Por Paul Ricoeur (Francia, 1913-2005)Publicado en El correo de la Unesco, Francia, abril de 1991
Sepresentan antenosotrosdosperspectivasopuestassobreeltiempo,entrelascualesbuscamosmediaciones.Porunaparte, se impone laexperienciaangustiosade labrevedadde la vida, con lamuerteenelho-rizonte. Ahora bien, esa experiencia elemental noesunaexperienciamuda.Losgemidosy lasquejasseconviertenenellenguajebajodelmodolíricodela lamentación, que moviliza todos los recursos delacomposiciónpoética.La lamentaciónsenutredetodaunasabiduríapopularqueexpresaelpasodeltiempopormediodemetáforasqueofreceninfinitasposibilidadesdedesarrollofilosófico.Así decimos que el tiempo corre, huye, sugiriendoquesupaso,enciertomodofurtivo, impidealpre-sente permanecer para siempre. Decimos tambiénque lasexperienciasqueacabamosdevivirsehun-denenelpasadoyqueenesereceptáculoyanoesposiblemodificarlas,aunqueelrecuerdoquedeellastenemosyquelasconservaestéamenazadodedes-trucciónporelolvido[...]Aestasimbolizaciónelementaldelaexperienciadeltiempoquetranscurreenunaexistenciademasiadobreve,seoponelasimbolizacióninversadelainmen-sidaddeltiempocósmico,queinfatigablevuelveenlos grandes ciclos de los años, las estaciones y losdías.Deestetiempodecimosqueloenvuelvetodoylorepresentamossimbólicamentecomoungranre-ceptáculoinmóvil:asídecimosquenuestraexistenciatranscurre“en”eltiempo,indicando,pormediodeestametáforaespacial, laprelacióndel tiempoconrespectoalpensamientoqueaspiraacircunscribirsusentidoy,enconsecuencia,abarcarlo.
12ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INTRODUCCIÓN
Desde que el hombre tomó conciencia acerca de sí y deaquelloque lorodeabasehapreguntadoporeltemadeltiempo,yesasíquecadaculturaycadaépocahantenidosupropiaconcepcióndelmismo.Asuvez,estapreocupaciónhasidotomadapordistintasdisciplinas:lafilosofía,lalitera-turaolafísica.Deestamanera,cadaunahatratadoderes-ponderalainquietudacercadeladuracióndeltiempo,sumedición,suconcepción(relativa/absoluta),etcétera.Enesesentido,eltiempoparalaliteraturaesfundantedesuspropiosmateriales;enparticularde lostextosnarrativos.Así,tantoseaenlaficcióncomoenotrostextosliterarios,comoelensayoolacrónica,laformadeorganizarelrelatodesdeelpun-todevistatemporalsubrayalaparticularidaddecadacuentoodecadanovela.Porotrolado,sepuedenreconocerenlosdis-tintosescritosnarrativosdistintasconcepcionesdeltiempo.Enelcasodelcuento–tomemoselejemplodeEdgar Allan Poe–,laideadeltiempoesmásbienlineal;losaconteci-mientossucedenunotrasotro,generalmentedentrodeunraccontoo recuerdodelnarrador (comoen“Elgatone-gro”).DistintoeselcasodeJulio Cortázar,enparticularloscuentosde“Bestiario”,“Finaldeljuego”o“Lasarmassecretas”,enloscualesmuchasveceslasaccionessucedenentiempossimultáneos(en“Lejana”,deBestiario)opara-lelos(“Lasbabasdeldiablo”,deLasarmassecretas).Algosimilarsucedeconlasnovelas.Lasclásicas,como“MadameBovary”,deGustave Flaubert,presentanlavidadeunamujerdesde sucasamientohasta sumuerte.Encambio,“Luzdeagosto”,deWilliam Faulkner,o“Cienañosdesoledad”,deGabriel García Márquez,nosproponenunrelatocomplejoentérminosdeorganizacióntemporal,conidasyvueltassobrelalíneatemporal.Finalmente,másalládeestascuestionesvinculadasconcómosenarraycómoseorganizaunrelato,loquesedeseapresen-taresdequémanerasepuedenreconocerenesosrelatoslite-rarios,conceptoseinfluenciasdeotrossaberes.
¿Qué es el tiempo? ¿Dónde comienza? ¿Dónde termina? ¿Cómo se mide?
1�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1.1 DEFINICIONES SOBRE ADMINISTRACIÓN
Eslacienciasocialquepersiguelasatisfaccióndeobjetivosinstitucionales,pormediodeunmecanismodeoperaciónyatravésdelesfuerzohumano.
JoséAntonioFernándezArenas.Esunprocesosocialquellevaconsigolaresponsabilidaddeplanearyregularenformaeficientelasoperacionesdeunaempresaparalograrunpropósitodado.
Eselarteotécnicadedirigireinspiraralosdemás,conbaseenunprofundoconocimientodelanaturalezahumana.
E.F.L. Brench.
Ladireccióndeunorganismosocialysuefectividadenalcanzarobjetivos,fundadaenlahabilidaddeconducirasusintegrantes.
Peterson and Plowman.
Administraresprever,organizar,mandar,coordinarycontrolar.Koontz and O-Donnell.
Eslafuncióndelograrobjetivospormediodeotros.AgustínReyesPonce.Henry Fayol.
1.2 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La Administración del Tiempo es un proceso de planea-ción, avance y evaluación de nuestras actividades en un momento determinado. La podemos representar como un proceso cíclico, que podemos dividir en 8 etapas.
14ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Diagnosticar cómo se utiliza actualmente el Tiempo, haciendo uso de bitácoras y otros medios para hacer un registro preciso de las ac-tividades.
Analizar la bitácora para identificar los problemas o actividades que quitan Tiempo sin dar resultados.
Auto evaluar, ocasionalmente, nuestras capacidades, recursos, inte-reses y la situación actual.
Establecer cuáles son las metas más importantes, clasificándolas de acuer-do con su importancia relativa, dando prioridad a las más urgentes.
Desarrollar planes de acción para las metas más importantes defi-niendo los procedimientos, los recursos necesarios y la distribución del Tiempo.
Llevar a la práctica los planes de acción, programando las activida-des claves en calendarios cotidianos, en guías de planeación, lista-dos de actividades y otros medios que sirvan de ayuda.
Desarrollar técnicas y soluciones para superar los problemas espe-cíficos de la Administración del Tiempo tales como: interrupciones, crisis, demoras o reuniones sin provecho.
Seguimiento y nuevo análisis, manteniendo un conteo de las mejo-ras continuas.
Acción
15ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1.� CRITERIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO
Debehaberarmonía,unidadeintegridadentreloquees-peralograr(visión),yloquesiente,piensa,haceydice.
Identifiquesusdiversosrolesymanténgalosfrenteasusojos,demodoquenodescuidetareasimportantescomoson la salud, la familia, la preparación profesional o sudesarrollopersonal.Obtengaelequilibrioentre lofísico,emocional,mentalyespiritual.
AlorganizarsuTiempo,tomeencuentaquelaclavenoesdarprioridadaloqueestáenlaagenda,sinoordenarenlaagendasusprioridades.Aprendaapriorizarentreloimportanteylourgente.
Usted necesita una herramienta que no sólo distribuyael Tiempo, sino que tome en cuenta a las personas. Sibienpuedepensaren términosdeeficienciapara tratarelTiempo,unapersonacentradaenprincipiosyvalores,piensaentérminosdeeficaciaeneltratoconlosdemás.Silosdemássabenloqueesperadeellos,esmuyproba-blequetratendeayudarle.
Sustécnicasdeplaneacióntienenqueadaptarseasues-tilo,necesidadesymétodosparticulares.Ustedsecono-ceperfectamenteysabeenquémomentosdeldíatienemáximaenergía y estámásdespejadoparadedicarsealas labores que demandan mayor concentración y niveldeenergía.
Sonexcepcionaleslosplanesqueresultanenlapráctica,talycomofueronconcebidos.Porestomismo,organicesusactividadesdetalmaneraquetengaTiempoparaatenderlasurgencias.Siestasnosepresentan,entoncestendráunvaliosoTiempoparadedicarloacosasproductivas.
16ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1.4 PRIMERO LO PRIMERO
Pregúntese a sí mismo:¿Quécosapodríahacer-quenoestáhaciendoac-tualmente-peroquesilohicieraconsistentemente,cambiaríaradicalmentesuvidapersonalyprofesional?
Esteeseltercerhábitodelos“7HábitosdelaGenteAltamenteEfectiva”deStephen Covey,yestáíntimamenterelacionadoconlosestudiossobreAdmi-nistracióndelTiempo,loscualespuedenserdivididosen4generaciones:
La primera olaenlaAdministracióndelTiempo,fuelaprácticadetomarno-tasyelaborarlistasdeverificación.
La segunda olasecaracterizóporelusodecalendariosyagendasdevisita,conlaintencióndemirarhaciaelfuturo.
La tercera ola agregóalasanterioreslanecesidaddedarprioridades,decla-rificarvaloresydecompararlaimportanciadelasactividadesconbaseensuvalor,asícomodeestablecerobjetivos-decorto,medianoylargoplazos-eincluirunnuevoconceptodeplaneacióndiariadenuestrasactividades.Comoresultadodeestaola,lagentehallegadoasentirsedemasiadocontroladayrestringida,provocandoqueseestéregresandoalosconceptospreviosdelaprimeraysegundaolasconeldeseodepreservarsusrelacionesinterpersona-les,suespontaneidadysucalidaddevida.
La cuarta olaqueestáemergiendoesdiferente,puesenlugardeAdministra-cióndelTiempo,habladeautoadministración,dadoqueelretonoesmane-jarelTiempo,sinoanosotros.EnlugardeenfocarseencosasyTiempo,enlacuartaolasetratadepreservaryreforzarlasrelacionespersonalesymejorarresultados,paramantenerunsanoequilibrioentrenuestracapacidaddepro-ducirynuestrasnecesidadespersonales.
17ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
1. 5 LOS CUATRO CUADRANTES
LamejormaneraparaentenderestosconceptosesutilizarunamatrizdeAdministracióndelTiempo.
Losdosejesquedefinenunaactividadsonla urgenciayla importancia.ImaginemosquepodemosocuparnuestroTiempodecuatromanerasdiferen-tes:cadaunadeellasocupandouncuadrante,dependiendodesuurgenciaeimportancia.Enelcuadrante Iestánlascosasimportantesyalavezurgentes,quenormalmenteocasionancrisisypresionesyfatiganalaspersonas.
Enelcuadrante IIestánlascosasimportantesperonourgentes,quetienenqueverconlosresultadosyquecontribuyenalamisión,losvaloresylasme-tasalasquehemosdadolamásaltaprioridad.Estascosasrequierendema-yoriniciativayproactividad,porloquenormalmentepreferimosreaccionaralascosasurgentes.
Elcuadrante III eseldelascosasurgentesperonoimportantes,querequie-rendeatencióninmediata(comocontestarelteléfonocuandosuena)yquenormalmenteestánpresentesysonvisibles.ElúnicoalivioquelaspersonasagobiadasdelcuadranteIencuentran,esescaparhacialascosasquenosonniurgentesniimportantes,queestánenelcuadrante IV.
Urgente No urgente
I Actividades
CrisisPedidosdeúltimaHoraProblemasapremiantesProyectoscuyasfechasvencenCarrerasEstrés
••••••
III Actividades
AlgunasactividadespopularesFavorespersonalesCambiosimprovisosdeplanesPláticasAlgunasreunionesCorreopublicitarioLlamadastelefónicas
•••••••
IV Actividades
PláticasexageradasTelevisiónPérdidasdetiempoActividadesagradablesyse-ductorasComidasmuylargasJuegosenexcesoAlgunasllamadastelefónicas
••••
•••
II Actividades
PrevenciónConstruirrelacionesReconocernuevasoportunidadesPlanificaciónRecreación
•••••
Imp
ort
ante
No
Imp
ort
ante
18ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
EsnotorioquemuchaspersonaspasanlamayorpartedesuTiempo(90%)enlascosasurgenteseimportantesyelresto(10%)enloquenoesurgenteniimportante,dandounamínimaatenciónalascosasimportantesperonour-gentes.Otraspersonas,porelcontrario,enfocansuatenciónalascosasquesonurgentesperoquenosonimportantes,pensandoquetodolourgente,porconsecuenciaesimportante;dedicanasítodosuTiempoareaccionarantelascosasurgentesperoquesólosonimportantesparaotros.
Lagenteefectivarehuyetrabajarconlourgenteperonoimportante,tendien-doareducirelTiempoyenergíadedicadosacosasurgentese importantesparadedicarloaactividadesimportantesperonourgentes,quesonlasquelepermitentenerunavisiónintegraldelascosas,mantenerelequilibrio,ladisci-plinayelcontrol,porloquesóloavecesenfrentanalgunacrisis.Estoimplicaquelapersonasepadecir“NO”,queseaasertivoconbaseensusprioridadesyquetengaelvalordenegarsecuandolasituaciónloamerita.
1.6 EJERCICIOS
Ejerciciosdeadministraciónefectivadeltiempopararealizarenformaindivi-dualdespuésdeltaller.
1.6.1 Ejercicio: Primero lo primero
a. Complete sus acti-vidades diarias en el si-guiente cuadro.
No
imp
ort
ante
No urgente
ElobjetivodeadministrarenelcuadranteIIeseldetenerlaalternativadead-ministrarnuestrasvidasdeunamaneraefectiva,desdeelcentrodenuestrosprincipiosyconconocimientodenuestramisiónpersonal,enfocandolascosasimportantesyurgentesdentrodeunmarcodereferenciaquetratademante-nerunequilibrioentreelincrementodenuestraproducciónydenuestraca-pacidaddeproducir.
19ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
No
imp
ort
ante
No urgente
20ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
b) Reflexione acerca de sus actividades.
¿Realizalasmásimportantes? SINO
¿Cuálesactividadesdeberíapriorizarycuálespostergar?
¿Cómocambiarsuactualmanejodeltiempoparahacerlomásproductivo?
c) Discusión grupal: comparto con mis colegas “mis apreciaciones acerca de la adminis-tración del tiempo”:
d) Anoto las conclusiones a las que hemos llegado en la discusión grupal.
21ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
e) Mi compromiso para esta semana es:
1.6.2 El índice de urgencia
Anote en el espacio de la derecha el número dentro de la matriz que represente con ma-yor exactitud las conductas y las actitudes que usted tiene en su trabajo respecto a los enunciados.
0 = Nunca 1 = Algunas veces 2 = Casi siempre � = Generalmente 4 = Siempre
Parece que hago mejor mi trabajo cuando estoy bajo presión.
Culpo al apuro y a la presión externa por no poder dedicar unos momentos a la reflexión acerca de la razón de hacer las cosas.
Me siento frustrado por la lentitud de la gente y la forma en que hacen las cosas. Me molesta mucho esperar o hacer cola.
Cuando me tomo unos minutos de descanso siento que estoy perdiendo el Tiempo.
Trato de hacer muchas cosas y me programo para ello.
Me deshago de las personas para poder termi-nar mi trabajo.
Siento ansiedad cuando no me mantengo total-mente informado de lo que sucede en la oficina.
1.
2.
�.
4.
5.
6.
7.
22ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Me preocupo por algunos trabajos cuando me es-toy dedicando a otros.
Rindo lo máximo y me siento muy bien cuando ma-nejo y puedo resolver alguna crisis.
El flujo de adrenalina debido a una nueva crisis me satisface más que la planeación para obtener resul-tados a mediano plazo.
En lugar de emplear el Tiempo de calidad con per-sonas importantes en mi vida, suelo destinarlo a solucionar situaciones de crisis.
Supongo que la gente comprenderá si no cumplo mis compromisos con ellos a causa de las muchas crisis que debo atender.
Mi día adquiere sentido cuando puedo solucionar una crisis imprevista.
Acostumbro desayunar o almorzar mientras traba-jo o pienso en lo que voy a hacer en cuanto llegue a la oficina.
Persisto en que algún día no muy lejano podré de-dicarme realmente a lo que me gusta.
Si la bandeja de salida sobre mi escritorio está lle-na, siento que fue un día productivo.
8.
9.
10.
11.
12.
1�.
14.
15.
16.
0 = Nunca 1 = Algunas veces 2 = Casi siempre � = Generalmente 4 = Siempre
2�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Autoevaluación
Lacalificaciónmáximaenestecuestionarioesde64,loquesignificaunaltosentidoyorientaciónhacialourgentedescuidandoobviamenteloimportan-te.Aunquelaideadeabandonarlourgentenosignificadedicarsealoimpor-tante,esnecesarioestablecerunpuntomedioquedetermineunaorientacióntantoalasolucióndelosproblemascomoaldiagnósticodelascausas.Asíqueparaestecuestionariotendríamoslassiguientesescalasdecalificación.
0 a 25 Pasividadypoconivelderespuestaante lasurgencias.
6 a 45 Adecuadonivelderespuestaantelaur- genciayposibilidaddededicarTiempo aloimportante.
46 a 64 Demasiadoénfasisalourgentedescuidan- doloimportanteyconmuchasposibilida desdeproblemasgravesenelfuturo.
•
•
•
24ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Laadministracióndeltiempoes el arte de hacer que este sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Comoeltiemponoexisteensí,laad-ministracióndeltiempoeslaadministracióndesímismo;elmanejoadecuadodelosrecursosentodoorden,yaquenohayunasolarealidadquesesustraigaaltiempo.
El tiempoes comounagotade aguaque se evapora.Nopodemos físicamente, capturarloni encerrarloparahacerlo nuestro. La administración del tiempo es unailusión, porque nadie puede realmente administrar eltiempo.Eltiempoesunaconstante.Unamedidadein-tervalos. Independientementedequiénessomosoquéestamostratandodelograr,eltiempocontinúamovién-dosealmismoritmo.Nosotroscontinuaremosusandolaexpresión“Administrar el tiempo”para identificarnuestrosesfuerzos,parausarnuestrosmomentosdispo-niblesconalgúnsignificado.Administrareltiemporeal-mente significa administrarnos nosotros mismos, de talmaneraquepodamosoptimizareltiempoquetenemos.Significaconducirnuestrosasuntosdentrodeltiempodis-ponibleparaquepodamoslograrresultadosmáseficaces.Debetenerseencuentaquelaeficaciaesmásimportantequelaeficiencia.Lametadebeserellogrodeobjetivos,nosimplementeestarocupado.
Elresultadoesamenudounintentoporrealizarsustareasconmásrapidez,razonandoquesipudieransersuficien-
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que
tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar
sus horas más eficientemente.
CONCLUSIÓN
25ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
tementerápidos,podríantenertiemposobrante.Porsu-puesto,estoraramentefuncionaycomoestrategiaparausareltiempoesmuypobre.
Muyamenudo,trabajarconrapidezproduceproblemas.Trabajandobajopresiónsecometenmáserrores,hayme-nostiempoparapensar,planificaryreflexionarantesdetomardecisionesparasolucionarproblemas.Comoresul-tado,losdíascomienzanaparecerfrenéticos.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no po-
demos hacer todo y dejemos de actuar como tal, ha-
bremos dado un paso muy importante hacia una efec-
tiva administración de nuestro tiempo. Identificar las
prioridades se convertirá en un problema menor.
27ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Bloque 2.Organización del Tiempo
28ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Sabránaplicarparacadasituaciónlasherramientasadecuadasparaalcanzarefi-cazmentelaorganizaciónefectivadelastareasacorto,medianoylargoplazo.
Coordinarán reuniones efectivas.
Organizacióndel
tiempoProteja su
tiempo
29ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INDUCCIÓN
Cadahora empleada enplanear, ahorrará treso cuatromásalahoradelaejecución,apartedequelosresulta-dosseránmejores.Iniciarcadajornadaconunplanarealizardeinmediatoypreguntándose
Siseescribeunalistade“pendientes”ysejerarquiza,semanejarámejor.Cuidarmás laefectividadque laeficiencia.Enotraspa-labras,evitarlarealizacióndemasiadocorrectadetareasquenosonlasquesetienenquehacer.Concentrarseentareasmásnobles,esdecir,en lasqueconmenoresesfuerzosseproducenmayoresresultados.Tenerpresenteel
Unospocosesfuerzoscríticos(20%,porponerunnúme-roredondo)producenlagranmayoríadelosresultadosyviceversa.Evitarelempleodeltiempoencantidadesinver-samenteproporcionalesalaimportanciadelastareas.No confundir el manejo de problemas con solución deproblemas.Antesdebuscarsolucionescerciorarsedete-nerbiendefinidoelproblema.Tambiénenlamedidadeloposible,señalarenelprogra-madiario,tiemposdenointerrupciónparapoderconcen-trarse.Alternarlas
¿Qué es lo que tengo -y quiero- hacer hoy?
Principio del 80/20 o Principio de Pareto:
“Horas de disponibilidad
con horas de privacía”
�0ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Asegurarlabuenacomunicacióndentrodelainstitución.Seahorramuchotiempocuandoprevalecenlaclaridad,lacon-cisióndelosmensajesylaretroalimentacióno feedback.
Tenersuoficina,habitaciónoescritoriobienordenado,escomotenersubarcodispuestoparalaacción.Unopuedecomenzaratrabajarefectivamente.
Unotienequetenerclaridadacercadelpropósito,delosfinesyobjetivosdeltrabajo.Entonces,lasituaciónledirácuáles son lasprioridadesen términosde importanciayurgencia,cosasquenosonnecesariamentelomismo.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas.
Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas,
dejan pasar de largo las oportunidades:
�1ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INTRODUCCIÓN
PrivilegiarloImportante,sobreloUrgente.Todaslasper-sonas-aligualquelasorganizaciones-,acabamosenma-yor medida, transformándonos en el objeto de nuestraatención,recorriendountrayectodeprofecíaautocumpli-dora:Sidedicamoslamayorpartedenuestrotiempoapi-loteartormentasymanejarcrisis,esprobablequesóloporazarpodamosnavegarenaguascalmas.Yestoesloquehabitualmentesucedecuandonoconseguimossuperarlatendenciaaatendersólolourgenteyenfocarnossobreto-do,enplanificaryatenderloimportante.
Parasuperaresta riesgosatendencia,esnecesario revisarprimeroalgunosesquemasdeinterpretacióndelarealidad.Particularmente,aquelqueentiendequeocuparsedepla-nificarelfuturoesunprivilegioreservadoapersonas“exi-tosas”queatraviesanunacircunstanciatal,quelespermitedisponerdetiempoyrecursossuficientesparahacerlo.
Peroenverdad,esterazonamientoinviertepeligrosamen-telostérminos.Porqueeléxitodeunapersonauorgani-zaciónnoderivadesucircunstanciaactual,sinoquemásbiensucircunstanciaactual,eselresultadodesucompor-tamientoanterior.Ysiobservamosaquienesatraviesanhoycircunstanciasexitosas,veremosquededicaronayerunespaciocentralparaocuparsedeloimportante,ade-másdeatenderlourgente.
Porlotantolaprioridaddequienaspireaalcanzarefecti-vidad,esresponsabilizarseporconstruirdesdehoy,lospi-laresdesufuturo.Paradoja:
“Lo que resulta verdaderamente urgente, es
ocuparse de lo importante.”
�2ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
¿Podemos cambiar nuestros hábitos?Loshábitossonpatronesdeconductacompuestosdetrescomponentesquesesuperponen:Conocimiento(Saber),Actitud (Querer) yHabilidad (Poder). Debido a que sonaprendidosynoheredados,nuestroshábitosconstituyennuestrasegundanaturaleza,nolaprimera.
Nuestroshábitosnosresultanmuyútiles,porquenosevitantenerqueempezarsiempre“desdecero”.Elproblemaradi-cacuandoelhábitosetransformade“unamanera”deha-cerlascosas,en“laúnica”maneradehacerlascosas.
Laprimeradecisiónquedebemostomarparacambiarunhá-bitoesevitardefinirnosanosotrosmismosentérminosdenuestroshábitos, características y tendencias actuales. Loshábitosdelaefectividadpuedenseraprendidos,losdelain-efectividaddesaprenderse.Comoeléxitodelcambiodehá-bitosderivainicialmentedelarelaciónqueestablecemosconnosotrosmismos,esvitalmejorarnuestras“conversacionesprivadas”.Podemosdecirnosanosotrosmismos:
Sibienresultaobvioqueconversacionescomoestasnose-ránsuficientesporsisolasparasostenerunprocesodecam-bio,esunpuntodepartidaindispensableparacomenzarlo.
“No niego, ni reprimo mi estado emocional
actual por más negativo que sea. Pero yo no
soy mi emoción dominante, si me lo propongo
puedo ejercitar mi capacidad para impedir que
este estado emocional negativo me controle o
me paralice.”
��ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.1. INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
Los individuos, familias, grupos de servicios y orga-
nizaciones, se vuelven más eficaces cuando empiezan
pensando en un objetivo o en una misión .
Sthepen R. Covey.
Unavezquesabemosdiferenciarloimportantedelourgenteycómodistin-guirprioridades,aprendemosqueenfocarnuestroesfuerzoenelcuadrante II (loimportanteynourgente)nosdalaposibilidaddeorganizarnuestroTiempodemaneramásefectivayproductiva,podemosrecurrirauninstrumentodeorganizacióndelTiempopropuestopor“FranklinQuestCo.CorporateHead-quarters”,quepuedeservistocomounaagendadetrabajomás,peroconunvaloragregadoquenosayudaaenfocarnosenelcuadrantedeloimportanteynourgenteyamanejardelamejormaneralasemergenciasdelcuadranteimportanteyurgente.Esdecir,esuninstrumentoqueayudaaquienlousaco-tidianamente,amanejarmásproductivamentesuTiempobasándoseenprin-cipiosymetaspersonalesydetrabajo.
2.1.1 Características del organizador de tiempo Franklin Quest.
Al iniciopresentaunplaneadoranual.Tieneporobjetivocontemplarloseventosimportantesquesedesarrollaráneneltranscursodelaño,ydeestamaneracoordinarlasaccio-nespertinentes,incluyendocapacitación,vacaciones,con-gresos,eventosplaneadosconmuchaanticipación.Encadamespresenta:Unplaneadormensual,quedalavistapanorámicadeloseventosimportantesdeesemes.Una tabla donde se anotan las tareas importantes asícomo las metas y retos personales y de trabajo de esemes.Tieneporobjetivoestaratentosyenfocarsealoquenecesitamosyqueremoslograr.Unregistrodegastos,conelfindeteneranotadostodoslosdatosnecesariosencasodetenerquepresentarrepor-tesfinancieros.DespuéspresentaelorganizadordeTiempoyactividadesparacadadía,quetieneporobjetivoayudaraorganizartareasprio-ritarias,aposponerynoolvidar,adarleseguimientoatareasdelegadas,aconocerloslogrosdecadadía,yamantenerenunsololugarelrécorddelascosasimportantes.
�4ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
A continuación un ejemplo del organizador de Tiempo y actividades diario: Miércoles
Tarea completada
Planeación pospuesta para
Tarea eliminada
Tarea delegada
En proceso
ABC. Lista de Tareas prioritarias
Signos verificadores:
�5ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Agenda de citas
Temprano 2
�
4
5
6
7
8
Noche
8
9
10
11
12
1
Record diario de eventos (Compromisos,ideas,datos,juntas,conversaciones,etc.)
�6ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Gasto Diario:
2.1.2. Planeación por prioridades de acción
2.1.3. Personal
Señale sus deseos y valores en la vida.
Deje volar la imaginación y las emociones. Piense en términos de resultados y dibújelo o póngalo por escrito.
Piense en las actividades que debe llevar a cabo para conseguirlos. Aplique una lluvia de ideas.
Ordene las actividades en secuencia.
Ordénelas por cronología e importancia.
Describa los resultados intermedios que espera lograr.
Para detectar a Tiempo las desviaciones y co-rregirlas de manera oportuna.
Determine los recursos necesarios.
Si hacen falta algunos, éste es el momento de buscarlos y hacerse de ellos.
Elabore su programación y dis-tribución de Tiempo.
Programe un Tiempo para cada meta y acti-vidad, incluso piense cuáles pueden ser pa-ralelas para eficientar Tiempos. Considere el Tiempo total del proyecto y los Tiempos de revisión.
�7ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.1.4. En la organización
LaFilosofíadeunaorganización(VisiónyMisión),seconvierteenelcriterioparalaevaluaciónylatomadedecisiones.Leotorgacontinuidad,unidadydirecciónaloqueseesperalograr.Lamisiónpermite identificar lasactividadesarealizaryorientarlashacia losresultados.
Comoentodalabordeequipo,esimportantequetodoslosinvolucradospar-ticipenysecomprometan.Comienceeltrabajodeplanearporprioridades,planeeunTiempoparapos-teriormenterealizarloconsugrupodetrabajo.
¿Cuál es su misión personal en su grupo de trabajo?¿Cuál es la misión de su grupo de trabajo?¿Cuál es su visión personal en su grupo de trabajo?¿Cuál es la visión de su grupo de trabajo?Piense en las actividades que se deben llevar a cabo. Ordene las actividades en secuencia. Describa los resultados intermedios que espera lograr.Determine los recursos necesarios.Elabore su programación y distribución de Tiempo.
•••••••••
2.2 PROTEJA SU TIEMPO A TRAVÉS DEL CONTROL DE SUS HÁBITOS. DIGA “NO” TAN FÁCILMENTE COMO CUANDO DICE “SI”
Lahabilidadparadecir“NO”esesencialparaquienquieraqueaspireaincre-mentar suefectividad.Hayocasionesenqueun“NO”aTiempo, lepuedeahorrarminutos,horaseinclusodíasdeesfuerzosinnecesarioseindeseados.
Peroporrazonesdecortesíayculpabilidad,entreotrascosas,muchagentesenie-gaaejercersuderechoadecir“NO”,aúncuandosabenquedebenhacerlo.
�8ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.2.1 Aquí hay cinco técnicas sencillas que le ayudarán
Sólo diga “NO” sin agregar “lo siento”.Diga “NO” y dé una razón.Diga “NO” y dé una razón mayor.Diga “NO” por el bien de ellos. (los demás)Diga “NO” por sus propias y buenas razones.
Todasestasvariacionesde“NO”requierenungradodevoluntad.Silaprimerarespuestanofunciona,escalesurespuestaaunniveltanaltocomoseanece-sarioparaacabarconlapersistenciadelaotrapersona.Ustedaprenderáelartededecir“NO”tanfácilmentecomodice“SI”,siesquenoquiere interrumpirsusprioridades, ignorarsusresponsabilidadesohaceralgoqueenrealidadnoquierahacer.InclusoelartededecirNOesconvenienteaplicarloconlasautoridades,-porsupuestoquecondiscernimientoysabiduría- lereconocerányrespetaránsiobservanquesabeponerlímitesenbeneficiodelosresultadosesperadosparasupuesto.Elbeneficioesencialquesederivadedecir“NO”vienedecómodice“NO”,másquedelhechoensídehaberlodicho.Atravésdeejercersuderechoarechazarciertassolicitudes,ustedprotegesuTiempo,loquelepermiteman-tenersedentrodesuprogramadetrabajo,apegarseasusprioridadesycon-seguirsusmetas.
�9ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.�. HAGA QUE SUS REUNIONES DE TRABAJO FUNCIONEN
Dirigirreunionesdetrabajoesunadelasformasmáscomunespararealizareltrabajoycuandoestánbienplaneadasysonconducidasadecuadamente,esunodelosmediosmásefectivosparaobtenerresultados.
Ejercicio: Recuerdeunareunióndetrabajoimproductivaquehayatenidorecientemente.Anotede3a5causasporlasquepiensaquefueineficiente.
40ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.3.1. REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS
Definaelpropósitodelareunión.Definaquiéndebeestarenlareuniónyquiénnoesrequerido.DefinalaagendadetrabajoydefinaTiempos.(Distribuyalaagendaantesdelareunión).EmpieceaTiempo.Hagaunaagendayapégueseaella(noincluirasuntosgene-ralesovarios).
Paralograrlatarea(proceso,participación,decisión,etc.).
Fijefechasdecontrolyentregas.
Yconcluyaenlahoraacordada(pidaayuda).
Delosacuerdos
Desusreunionesdetrabajo.
Anotelosasuntosincompletosenlaagendadelapróximareunión.Editeydistribuyalasminutaslomásprontoposible.Déseguimientoalarealizacióndelastareasacordadas.
•••
••
Preparación
Defina elmétodo
Asigne tareasy responsabili-
dades
Maneje sustiempos
Maneje sustiempos
Lleve un registro
Seguimiento
41ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
EJERCICIO: ESTUDIO DE CASO.
a)Analicemos una reunión
Alas9:00horasalgunaspersonasfueronconvocadasaunareuniónparalas13:00AM.Lamayoríadelaspersonasllegóalas13:15omástarde.Hubolaconversaciónusualantesdelasreuniones,yalas13:40estuvimoslistosfinal-menteparacomenzar.Empezamosahablardeuntemaquepensabaquehabíamosresueltolaúltimavez.Alfinentramosenmateria,perovariaspersonasquenecesitabantomardecisiones,enviaronasusrepresentantesquenoteníanelpoderdedecidiryalgunosnisiquierasabíandeltema.Tratamosdeseguiradelantepidiendoquesehicieranpresentacionesdelosadelantos,peronosdijeronquenecesitabanmásTiempoyquenoestabanpreparadosparapresentaralgoformalmente,quesólopodíancomentaralrespectoperodemaneraextraoficial.Entoncesdecidimospasara ladiscusióndecómoimplementarelnuevosis-tema.Huborealmentegrandesideas,perojustocuandolasestábamosana-lizando,mellamómijefeymeperdílamayorpartedeladiscusión.Cuandoregresétodosestabanpreparándoseparairse.Lesdijequeelcomitéejecutivoqueríaescucharnuestroplanfinaldentrodequincedías,yquedebíamosto-maraccionesrápidamente.Terminamosdiscutiendolosbeneficiosdereunirnoslasiguientesemanaparaes-cucharsusavances,peroantesdeestablecer lafecha,variosde losparticipan-testuvieronquesalirtemprano.Acordéllamarlosparadecirleslafechadelare-unión.Cuando laúltimapersonaestabasaliendo,escuchéque ledijoaotro“otrapérdidadeTiempo,cuandopudehaberestadohaciendomitrabajo...”
¿Quéestuvomalenestareunióndetrabajo?
¿Quésehubierapodidohacerparacorregirlosproblemaspresentados?
b) Discusión grupal. Conclusiones:
42ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
EJERCICIO 5.2. - CONSIGNA: Utilizarlagrilladeevaluacióndelogrosenunareunióndetrabajoypresentarlosresultadosenelpróximotaller.
1. SeinicióaTiempo.
2. Eranecesarialareunión.
�. Estuvolagentenecesaria.
4. Seindicóelpropósito.
5. Selogróelpropósito
6. Sesiguiólaagenda.
7. Estabanustedylosdemáspreparados.
8. Se definió y siguió un métodoparaelproceso.
9. Semantuvoeneltema.
10. Sealentólaparticipación.
11. Seevitaronlasinterrupciones.
12. FueefectivoelLiderazgo
1�. Se retroalimentó el desarrollo delareunión.
14. Fueron claras las responsabilida-desasignadas.
15. Seresumieronlosacuerdos.
16. Serealizóunregistroescritodelosucedido.
17. Seprevióelseguimiento.
18. SeutilizóadecuadamenteelTiem-po.(faltóosobró)
19. SeterminóaTiempo.
Acciones Sí No Como se puede mejorar
4�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.4. MAXIMICE EL TIEMPO DEL EQUIPO
LosconceptosmásnuevosdelaAdministraciónylaestructuracióndelasorgani-zacionessebasanenlosequiposdetrabajo:equiposautodirigidos,equiposdealtodesempeño,equiposdenegocios,redes,etc.Enocasionespaulatinamenteyenotrasradicalmente,hancambiadolasrelacionestradicionalesentrejefesysubordinados,asícomoentrelosdepartamentos,divisiones,etc.
ParamaximizarelTiempodelequipo,debenanalizarjuntoslamaneraenqueelequipointeractúayadministrasuTiempo.Elresultadoserámejorcomuni-cación,coordinaciónycooperaciónyunmayorrespetoparacadaunodeellosporsuTiempo.
2.4.1 Decena de la administración del tiempo del equipo.
Seaunmodelodelaefectivaadministracióndeltiempo.
Compartalashabilidadesdeadministracióndeltiempoconsuequipo.
Informeatodoslosmiembrosdelequipolosobjetivos,prioridades,planesyprogramasparabalancearycoordinarlasactividades.
Reviseeltiempoqueelequipousaregularmenteyestablezcaobjetivosdemejora.
Analicenjuntoselflujodeltrabajodelequipoysimplifíquenlo.
Disminuyanlosdesperdiciadoresdetiempodelequipo.
Enfóquenseenloimportanteynourgente.
Reconozcaelbuendesempeño.
Pidaretroalimentaciónsobrequénecesitanparaqueutilicensutiempodemaneramásefectiva.
Utiliceunadelegaciónefectivayempowerment.
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44ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
2.5. EJERCICIOS DE ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
Ejercicio 5.1. - Consigna:
Realizar las siguientes tareas en forma individual con posterioridad al tallerparareafirmarlosconceptosrelacionándolosconsuscaracterísticas.Utilicemoslagrillacorrespondiente.
Señale sus deseos y valores en la vida.
Deje volar la imaginación y las emociones. Piense en términos de resultados y dibújelo o pón-galo por escrito.
Piense en las actividades que debe llevar a cabo para conseguirlos.
Aplique una lluvia de ideas.
Ordene las actividades en se-cuencia.
Ordénelas por cronología e im-portancia.
Describa los resultados intermedios que espera lograr.
Para detectar a Tiempo las des-viaciones y corregirlas de mane-ra oportuna.
Determine los recursos necesarios.Si hacen falta algunos, éste es el momento de buscarlos y hacer-se de ellos.
Elabore su programación y distri-bución de Tiempo.
Programe un Tiempo para cada meta y actividad, incluso pien-se cuáles pueden ser paralelas para eficientar Tiempos. Consi-dere el Tiempo total del proyec-to y los Tiempos de revisión.
45ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Enalgunasempresas,cuandolaspersonasseretiranpuntualmente,hayotrasquepreguntan-¿quépasa,hoytrabajasmediodía?Apesardelaimportanciaqueseledanalosresultados,todavíahoyexistenempresasdondeseevalúamáseltiempoquelapersonapermaneceenelescritorioqueloslogrosquehayaobtenido.Esteesotrodelosfactoresquedisminuyenlaeficienciaeneltrabajo.Losmo-dernosmodelosdegestióndelosrecursoshumanosprobaronqueunaperso-natienemejordesempeñocuandosesientelibredemanejarsustiempos.Salvoqueelcumplimientodelhorarioestérelacionadoconlalíneadeproduc-ción,engeneral,elmanejodelostiemposylastareasdeberíaserresponsabi-lidaddelocupantedelpuesto.
“Eltiempoesdinero”,decíaBenjamínFranklin.Sinembargo,eltiempoesmásimportantequeeldinero.Eltiempoeslavidamisma.Elhombredeseaadmi-nistrarsutiempoeficientementenotantoparahacerdinero,sinoconelpro-pósitodedisfrutardelavida.Eltiempo,adiferenciadeldinero,nosepuedeahorrar.Loúnicoquesepuedehaceresaprenderamanejarlomejor.
Laorganizacióndeltiemposólotienesentidosiseanalizanlaspropiasnecesi-dades.Poreso,loprimeroesqueunoaclaresusideasy,apartirdeahí,corre-girdeterminadasactitudesymodosdecomportamiento.Organizareltiemposignificaplanificarparaelfuturo,perotambiénesdisfrutareltiempoaquíyahora,reconocerlocomoalgoirrecuperable.
Unprimerpasoparacomenzaradisfrutarmásdesutiempoeselegirundíadelasemanaenelquesaldráahorario.Anuncieensuoficinaquehaadquiri-douncompromisoesedíaporelrestodelaño.Verácomotodosloapruebanyseconcientizandeeso.Alprincipioseencontraráperdido,peropocoapocopodrádisfrutardeesetiempo.Continúesuorganizacióndeltiempoidentificandoaquellastareasquenoleagradanyevalúenuevasformasdehacerlasodelegarlas.
“El tiempo es dinero” decía
Benjamín Franklin.
CONCLUSIÓN
46ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Reduzca, poco a poco, su lista de prioridades.Veráquehayalgunasquesidejadehacerlasnolecambianlavida.Tratedevisualizareltiempoamedianoplazo.¿Sediocuentacuántotiemposedesperdiciaenreunio-nes?Tratedeirconlostemasespecíficosquedebetratar.Tratedeponerordenaloscomentarios.Verácomoato-dostambiénlesinteresadesocuparseantes.Sonpocoslosquevanaunareuniónconuntemarioymenoslosquein-formandeltemarioantesdeiralareunión.Simplementeconesoseahorraráunmontóndetiempo.
Finalmente,¿se puso a pensar para qué quiere tener tiempo? Noseaelcasodeesaspersonasquetapanconsufaltadetiempoalgunacausaquenadatienequeverconlanecesidaddededicárseloaltrabajo.
Aprenda a disfrutar de sus tiempos libres, será una ma-
nera de reducir el stress que conlleva a enfermedades
de la época que son más costosas que lo que puede
aumentar sus ingresos.
47ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
IDEAS PARA RECORDAR
48ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
49ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Bloque 3.Desperdiciadores del Tiempo
50ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Eligiránlasmejoressolucionesparaevitarlosdesperdiciadoresinternosyex-ternosdetiempo,apartirdesuscausas.
Desperdiciadores del tiempo
Desperdiciadores internos y externos
Causas fuentes y soluciones
Testcronografos
51ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INDUCCIÓN
Los “Robatiempos”
TambiénlaspersonasinvertimostiempoenactividadesytareasquenocorrespondenalosCuadrantes1o2:LoUr-gente-NoImportante
Cuadrante III: Lo Urgente, No Importante: componen aestecuadrantetodaslasinterrupciones,imprevistos,reunio-nesnoplanificadas,etc.Engeneral, representandeseosynecesidadesdelasdemáspersonasquesetransformanensolicitudesexplícitashacianosotrosynosdistraendelasta-reasdelosCuadrantes1y2.Cederaestassolicitudesesuna tentación constante ya que de ellas deriva muchasvecesnuestrapopularidadyaceptaciónpersonalfrentealasdemáspersonas.Aunquepodemoscomprobarqueelcostodeceder,significapostergarnuestrosdeseosyas-piraciones.Ejemplificamosestecuadranteconunafrasehabitualentrenosotros:
Cuadrante IV: LoNoUrgente,NoImportante:activida-desdeevasión,trivialidades,ocionoplanificado,pérdidasdetiempo,etc.Muchasveces,elpasardemasiadotiempoenestecuadrantepuedeacarrearunacrisisporfaltadeprevisiónypreparaciónadecuadaparaenfrentarnuestrosproblemas. La indiferencia o la culpa son subproductosemocionalesresultantesdeestecuadrante.
Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos
consumidores de nuestra energía. A los Roba-
tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:
“Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no
hice nada de lo importante que tenía previsto”.
52ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Todaslaspersonas-aligualquelasorganizaciones-,aca-bamosenmayormedida,transformándonosenelobjetodenuestraatención,recorriendountrayectodeprofecíaautocumplidora:Sidedicamoslamayorpartedenuestrotiempoapiloteartormentasymanejarcrisis,esprobablequesóloporazarpodamosnavegarenaguascalmas.Yestoesloquehabitualmentesucedecuandonoconsegui-mossuperarlatendenciaaatendersólolourgenteyenfo-carnossobretodo,enplanificaryatenderloimportante.
Parasuperarestariesgosatendencia,esnecesariorevisarpri-meroalgunosesquemasdeinterpretacióndelarealidad.Par-ticularmente,aquelqueentiendequeocuparsedeplanificarelfuturoesunprivilegioreservadoapersonas“exitosas” queatraviesanunacircunstanciatal,quelespermitedisponerdetiempoyrecursossuficientesparahacerlo.Peroenverdad,esterazonamientoinviertepeligrosamentelostérminos.Porqueeléxitodeunapersonauorganizaciónnoderivadesucircunstanciaactual,sinoquemásbiensucircuns-tanciaactual,eselresultadodesucomportamientoanterior.Ysiobservamosaquienesatraviesanhoycircunstanciasexito-sas,veremosquededicaronayerunespaciocentralparaocu-parsedeloimportante,ademásdeatenderlourgente.
Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar
efectividad, es responsabilizarse por construir desde
hoy, los pilares de su futuro.
5�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INTRODUCCIÓN 74 Claves para eludir los desperdiciadores de tiempo
1. Dejedeserperfeccionista.
2. Tratesulugardetrabajocomounespacioparalograrlamáximaeficacia.
�. Dispongadealtosnivelesdeenergía.
4. Establecerporescritosusmetasyobjetivosfacilitasulogro.
5. Siempreasignefechaslímiteparaalcanzarsusmetas.
6. Dividasusgrandesmetasenunconjuntodemetasmáspequeñas.
7. Adquieraelhábitodeplanificartodoslosdías.
8. Determinelaimportanciadecadatareaprogramada.
9. Alplanificarpienseenresultados,noentareas.
10. ¡Evitelasdistracciones!.
11. Creeelhábitodeplanificareldíasiguiente,antesdeacostarse.
12. Entareascomplejas,desarrolleunmapaqueclarifiquetodoelproceso.
1�. Prepareporanticipadolasreunionesenlasqueparticipe.
14. Alplanificar,considereun10a15%paraimprevistos.
15. Habitúeseadejarlascosasensusitiocuandoterminedeutilizarlas.
16. Eviteacumularpapelesensumesadetrabajo.
17. Comiencerealizandolastareasmáscomplejasypesadasprimero.
54ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
18. Hagadelapuntualidadunhábito.
19. Procureajustarsealordendeimportanciadesustareas.
20. Realicelastareasrutinariasenlashorasdemenorenergía.
21. Busqueformasdesimplificaryfacilitarlastareasrutinarias.
22. Eliminelasinterrupcionespersonales.
2�. Aprendaadecir“NO”cuandoseanecesario.
24. Eliminedesplazamientosinnecesarios.
25. Siemprequeseaposible,agrupetodaslaspequeñastareasparareali-zarlasenformasimultánea.
26. Utiliceunsistemavisibleparamedirelavanceensusproyectos.
27. Deleguesiemprequeleseaposible,peromantengaelcontrol.
28. Mantengasiemprealamanosuplanificadorpersonal.
29. Aprendatécnicasdelecturarápida.
�0. Creeyreviseperiódicamenteunalistarecordatoriadecompromisosfuturos.
�1. Dediqueunasemanaaverificarcómoestáutilizandosutiempo.
�2. Mantengaunregistrodeltiempoquetomalarealizacióndecadatrabajo.
��. Evalúequétipodetareasdejasiempreparamástarde.
�4. Sopeselasconsecuenciasqueconllevapostergarlastareas.
�5. Eltiempoesunrecursolimitado.
�6. Afrontesustareasconactitudrelajada.
�7. Creeunambientedetrabajoquepotenciesuenergíaycreatividad.
55ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
�8. Esmásimportanteelegireldestinocorrectoquelavelocidaddeavance.
�9. Preveaeltiempodedesarrollodecadatarea.
40. Siemprequeseaposible,tratedeterminarcadatareadeunavez.
41. Aprendaalidiarconloinesperado.
42. Tratediariamentedegenerarpequeñosincrementosdeproductividad.
4�. Eviteutilizarpapelitossueltospararegistrarideasocompromisos.
44. Preparetodolonecesarioantesdeiniciarcualquierlabor.
45. Utilicetodaslasherramientasqueleayudenasermásefectivo.
46. ¡Tomeaccióndemanerainmediata!.
47. Comiencesujornadagenerandounainerciapositiva.
48. Habitúeseacomenzarprontoporlamañana.
49. Pregúntese frecuentemente¿Cuáleselmejormododeusarmi tiempoahoramismo?(“PreguntadeOro”).
50. Trabajeconconsistencia.
51. Tomeeltiemponecesarioparaaprenderloquelehagamásefectivo.
52. Conviértaseenunapersonadeacción.
5�. Comienceyaaalimentarel“ciclodeléxito”.
54. Conviertalastareasquehaceadiarioenpoderososhábitos.
55. Imaginequesólotienemediodíapararealizareltrabajodetodoeldía.
56. ¡Premiesusresultados!.
56ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
57. Cuandounatareasedificulta,intentecomenzarporunpuntoquenoseaelprincipio.
58. Tratedereducirlaenergíagastadaduplicandoprocesoscreativos.
59. Actúecomosupropioentrenador.
60. Enfréntesealosretosydificultadesdándoleslacara.
61. Creeelhábitodetomardecisionesenformarápidayefectiva.
62. Minimiceeltiempoqueinvierteenprepararrespuestas.
6�. Noresteimportanciaalospequeñosladronesdeltiempo.
64. Reconozcacuándosehacenecesariouncambioderumbo.
65. Aprovechelainerciaquegeneraponerseenmovimiento
66. Comprométaseconalguienqueleimporte,parareforzarsudeterminación.
67. Pienseantesdeactuar.
68. Conviertalastareastediosasenalgoagradablederealizar.
69. Antesdeiniciaruntrabajo,visualícelocomosiyaestuvieseterminado.
70. Analicelasrazonesparapostergarunatareacontralosbeneficiosdeteminarla.
71. Pienseenalguienaquienadmireporsusresultadosyactúecomoél.
72. Conviertalastareastediosasenalgoagradablederealizar.
7�. Venzalapostergaciónpostergandolapostergación.
74. Eltiempoescadavezmásescaso.Nolomalgastemos.
57ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
�.1. DESPERDICIADORES INTERNOS Y EXTERNOS. RECORDEMOS:
.Alcanzarlosobjetivosatravésdeotraspersonas.
Hacereltrabajobien.
Sabercomohacereltrabajocorrectodelamejormanera.
Elperiododuranteelcualcontinúalaacciónoelproceso.
Administrar
Eficiencia
Efectividad
Tiempo
3.1.1 Desperdiciadores internos
Sonaquellosgeneradosinternamenteoautogeneradosyconstituyenobstá-culosanuestrasactividades;entrelosmáscomunesseencuentran:
Falta de objetivos delimitados y claros, prioridades y plazos.El escritorio amontonado y la desorgani-zación personal.La delegación ineficaz.El involucrarse innecesariamente en asun-tos de rutina.Tratar de abarcar demasiado al mismo Tiempo.Hacer estimaciones de Tiempo irreales.Indecisión y dejar para mañana lo que se puede hacer hoy.
•
•
••
•
••
58ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
3.1.2 Desperdiciadores externos
Songeneradosporelambientedelaorganización.Losmáscomunesson:
Lasinterrupcionestelefónicas.Losvisitantesinesperados.Lasreunionesnoprogramadas.LaAdministraciónporcrisis.
EsimportanteparalograrunaadecuadaAdministracióndelTiempo,identifi-carnuestros10 principales desperdiciadores, yaqueentoncesconocere-moselpuntoinicialquedebemosatacar.
••••
Selección de nuestros desperdiciadores de Tiempo:
59ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
3.1.3 Principales desperdiciadores del tiempo
Interrupcionestelefónicas.Faltadeprioridades.Hiperdedicación.Visitascasuales.Juntas.Delegaciónpocoefectiva.Administraciónporcrisis.Apresuramiento.Rutinaycosastriviales.Papeleoylectura.
••••••••••
Independientementedelalistaanteriorseencuentranotrosdesperdiciadoresdeltiempocomoson:
Latardanza;Informacióninadecuada,imprecisaydemorada;Tareassinterminar;Faltadeautodisciplina;entreotros
••••
60ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
�.2.CUADRO DE CAUSAS, FUENTES Y SOLUCIONES
Causas de pérdida de tiempo (desper-
diciadores)Fuentes Soluciones
Interrupciones telefónicas
Falta de autodisciplina.Deseo de ser informado y participar.
Seleccione y agrupe las llamadas.Sea breve.No participe, excepto en aquello que sea esencial.
Falta de prioridades
Ausencia de objetivos y metas
Defina por escrito obje-tivos y metas.Comente las prioridades con sus subordinados.
HiperdedicaciónIntereses muy amplios, con-fusión e incapacidad para fijar prioridades.
Diga no, haga primero las cosas que van primero.Desarrolle una filosofía personal del tiempo.
Visitas casuales Propensión a ser sociable.Incapacidad para decir no.
Hágalo en otra parte en-cuentre a sus visitan en el exterior.Sugiera un desayuno.Si es necesario manténga-se de pie durante la con-ferencia.
JuntaTemor a la responsabilidad de las decisiones.Hipercomunicación.Liderazgo deficiente.
Tome decisiones sin re-uniones previas. Tome decisiones aunque carezca de algunos datos.Desaliente las reuniones innecesarias.Organice únicamente las necesarias.Utilice agenda.Sujétese al tema y prepa-re minutas concisas.
61ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Causas de pérdida de tiempo (desper-
diciadores)Fuentes Soluciones
Delegación poco efectiva
Temor a la incapacidad y competencia de los subor-dinados.
Capacite, permita errores, reemplace si es necesario.Delegue plenamente el crédito.Equilibre las cargas de trabajo.Integre a su equipo.
Administración por crisis
Ausencia de planeación.
Orientación hacia la acción.
Tener éxito sin ella.
Estimaciones irreales del Tiempo.
Orientación hacia los pro-blemas.
Resistencia de los subor-dinados a comunicar ma-las noticias.
Reconocer que la planea-ción toma Tiempo pero al final permite ahorrarlo.
Destacar los resultados y no la actividad.
Reconocer que el éxito tiene lugar con frecuen-cia, a pesar de, y no en función de los métodos usados.
Considere mayor tiempo. Considere las interrup-ciones.
Oriéntese hacia las opor-tunidades.
Aliente la rápida trans-misión de la información, esencial para una acción correctiva oportuna.
62ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Causas de pérdida de tiempo (desper-
diciadores)Fuentes Soluciones
ApresuramientoImpaciencia frente a los detalles.
Responder a lo urgente.
Falta de previsión.
Tómese tiempo para ha-cer bien las cosas.
Distinguir lo urgente de lo importante.
Tómese Tiempo para pla-near, reditúa su valor.
Rutina y cosas triviales
Falta de prioridades.
Hipervigilancia de los su-bordinados.
Resistencia a delegar, sen-sación de mayor seguri-dad al tratar con los deta-lles de la operación.
Determine, concéntrense en las metas.
Delegue, luego deje la responsabilidad a sus em-pleados. Supervise los re-sultados no los detalles ni los métodos.Reconocer que sin delega-ción, es imposible lograr que las cosas se hagan a través de los demás.
Papeleo y lectura
Explosión de conocimientos.
Computadoritis.
Lea selectivamente.
Administre por excep-ción los datos de la com-putadora.
8.
9.
10.
6�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
�.� TEST CRONÓGRAFOS
Acontinuaciónsepresentanunaseriedeaspectosconsideradoscomodesperdi-ciadoresdelTiempo,reviseconcuidadocuálesinfluyenenelusoefectivodesuTiempoytenerlospresenteadiario.Contemplandolasiguientefrecuencia.
1. Nunca lo hago 2. Casi nunca lo hago �. Ocasionalmente lo hago4. Casi siempre lo hago 5. Siempre lo hago
Sumecadagrupoydividaparaobtenerelpromedio. Uso del teléfono
1. Establezcounahoraespecíficaparaefectuarmisllamadas.
2. Establezcoprioridadesparalasllamadasmásimportantesduranteeldía
�. Organizolainformaciónquenecesitoantesdeefectuarunallamada. 4. Evitosocializarporteléfono,ysindejardeseramable,voydirectamente
alasuntoquedebotratar.
PROMEDIO
Visitantes inesperados
Atiendosóloalaspersonasquetienencitapreviaoquellevenunasuntoespecíficoatratar.
Alosvisitantesinesperadoslesdoycitaparaatenderlosotrodía. 7. Investigoelobjetodelavisitaydeterminodeinmediatolaconveniencia
dededicarTiempoaello. 8. Recaboconanticipaciónlainformaciónnecesariaparadarrespuestaalos
visitantes.
5.
6.
PROMEDIO
64ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Juntas
Cuandoasistoaunajuntaconozcodeantemanoelpropósitoyprogramadelamisma.
10. Alefectuarseunajuntasólonosencontramoslosdirectamenteinvolucrados.
11. LasjuntasinicianyterminanenelTiempoestablecido.
12. Altérminodelajuntasecuentaconconclusionesyacuerdosconcretosparacadaunodelosparticipantes.
PROMEDIO
9.
Desorganización personal
Realizounasolaactividadalavezyhastaterminarla.
Tengoclasificadasmisprioridadespersonalesylaboralesymeapegoaellas.
Encuentrofácilmentelosdocumentosenmiescritorio,archivoolugardetra-bajoengeneral.
Manejoyatiendounsóloasuntoalavez,sinmezclarlosnidejarlosinconclu-sosoamedias.
PROMEDIO
1�.
14.
15.
16.
Delegación poco efectiva
Turnoactividadesofuncionesaotraspersonasquepuedanrealizarlas.
NoempleomuchoTiempoencorregireltrabajodeotros.
Noacaparoactividadesquepuedanrealizarmissubordinados.
Confíoenmipersonalparaellogrodelosobjetivos,apesardelasmodifica-cionesenlosmétodosdetrabajo.
PROMEDIO
17.
18.
19.
20.
65ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Falta de planeación
Aliniciarmisactividadesmeasegurodeteneralamanolainformación,ma-terialesoequipoquevoyautilizar.
Latardeanterioroaliniciodemijornadalaboralrevisolasactividadespen-dientesylasclasificoporordendeimportanciaourgencia.
Identificolosobjetivosdiariososemanalesyconbaseenellosestablezcomiplandeactividades.
Preveolasnecesidadesafuturodeproyectosomaterialqueserequerirá.
PROMEDIO
21.
22.
2�.
24.
Inhabilidad para decir NO
Puedonegarmearealizaractividadesquenosondemicompetenciayquenotengoporquérealizar.
Sólomecomprometoarealizaractividadesquesípuedocumplir.
Sugieroaccionesoinformación,peronorealizoeltrabajoquelescorrespon-deaotros.
Nomeincomodaelprovocareldescontentodeotrospornegarmearealizaralgoqueaesapersonalecorresponde.
PROMEDIO
25.
26.
27.
28.
Comunicación deficiente
Repitolasinstruccionesrecibidasparaconfirmarquecuentocontodalain-formaciónnecesaria.
Lainformaciónquereciboytransmitoesconcreta,precisayoportuna.
29.
�0.
66ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Cuandotengodudarespectoaalgunaactividaduobjetivo,formulolaspre-guntasnecesarias.
Séescucharatentamenteycomprenderlosmensajesocultosenlacomunica-cióndelaspersonas.
PROMEDIO
�1.
�2.
Falta de control
Terminotodaslasactividadesqueinicio.
Notengoactividadesrezagadasnifueradeplazoovencidas.
Conozcocuálessonlospuntoscríticosdemiactividadyloscontroloper-fectamente.
Cuentoconindicadorescuantitativosycualitativosquemepermitenidentificaroportunamentesisepresentanonodesviacionesamisplanesoriginales.
PROMEDIO
��.
�4.
�5.
�6.
Falta de decisiones
Cuandosepresentaalgúnproblemaanalizoloshechosylassuposicionesyde-terminolasposiblesalternativas.
Pararesolverunproblema,consultoalosespecialistasyalosinvolucradosoalasfuentesdirectasdeinformación.
Tomolasdecisionesoportunamente.
Respaldomidecisiónconinformaciónverazyoportuna.
PROMEDIO
�7.
�8.
�9.
40.
67ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Uso del internet
Establezcounahoraespecíficapararevisarmiscorreoselectrónicos.
Enlaorganizacióntenemosunsistemaparaeficientarelusodelcorreoelectrónico(copiarmensajessóloalosdirectamenteinvolucrados,dedicarTiemposóloalosrelevantes,noenviarbasura,nochatear,eliminarlosnodeseadosetc.).
Cuandonavegolohagoenformaeficiente,sóloparaobtenerinforma-ciónrelevante.
Cuentoconlosavancestecnológicossuficientesparaoptimizarlavelocidaddeconexiónytrabajo.
41.
42.
4�.
44.
Paracalificarestecuestionarioenprimer lugarefectúe la suma totalde lospuntosqueanotó,porahoranotomeencuentalospromedios
SUMA TOTAL
Acontinuaciónseñaleenlaescalasiguieteelvalorobtenido.Elusodemitiempoanivelgenerallopuedocalificarde:
0 25 50 75 100M R B MB E
�.4 EJERCICIO INDIVIDUAL POSTERIOR AL TALLER.
Leealas“74clavesparaeludirlosadministrandomejorsuTiempo”enlapág.53.Establezcaunasoluciónparacadaunodelosdesperdicia-dorespersonales,internosyexternosdeltiempo,queiden-tificoenlalistarealizadaduranteeltaller,yaquealadver-tirlossabrácualeselpuntoinicialquedebeatacar.Comentamoslosresultadosenlapróximareunión.
Consigna
68ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Ahora anote el promedio de cada uno de los factores que integran este cuestionario
FACTORA
B C
D
E
Promedio:
Promedio:
Promedio:
Promedio:
Promedio:
Individual
Familiar
Trabajo
Pasatiempos
Salud
Compareelpuntajeobtenidoencadafactorconlasegundaescala:
0 a 1 = Mal uso del tiempo en ésta área.
1 a 2 = Regula uso del tiempo en ésta área.
2 a � = Buen uso del tiempo en ésta área.
� a 4 = Muy Buen uso del tiempo en ésta área.
4 a 5 = ¡Felicidades! Se tiene un excelente uso del tiempo.
69ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Envistadequenopodemosincrementarlacantidaddetiempoquerecibimos,lacalidaddeltiemposeconvierteenlaúnicavariable.Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólotúpuedesmejorarlacalidaddetutiem-po.Enúltimainstancia,usastutiempocomolodeseas.
Laformacomousastutiempodefinequiéneres,másaúnqueloquedices,loquevistes,losamigosqueeliges,loquepiensas.Muchagentedicealgoyhacelocontrario,porejemplo:muchagenteidentificaasufamiliacomoelaspectomásimportanteensuvidaysinembargo,inviertemuypocotiempoenactivi-dades.Tucompromisoparaadministrartutiempoesrealmenteuncompromisocontigomismoyconloqueesimportanteentuvida.
Unaprovechamientoadecuadodeltiempopermitealgerentedisfrutardesutrabajoysudescanso.Laautodisciplinasignificafuerzadevoluntadparahacerlascosasquedebenhacerseantesquelasquequeremoshacerporquenossonmásfácilesoagradables.Enfrentarnosalosasuntosenvezdeposponerlos,nosdarámástiempoparahacerlascosas.Puestoqueesnuestrotiempoloquees-tamosgastando,somosnosotrosquienesdebemosdominarlo,ynodejarqueélnosdomine.Ynadiepodrádominarsutiempomientrasnoestéprimerodispuestoadominarseasímismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas
y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.
CONCLUSIÓN
71ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Bloque 4.Estilos para Administrar el Tiempo
72ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Aplicarán herramientas para aprovechar las fortalezas de su estilo de administración del tiempo así como el estilo del grupo, en diferentes situaciones de trabajo.
Estilos paraadministrar el
tiempo
Estilos más comúnes
Herramientas
Mitos con Relacion al tiempo
Anexos
7�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INDUCCIÓN
EnelcampodelaSemiologíaencontramosqueeltiem-poestableceuna linealidadqueproduciríaefectoseneldiscurso.Latemporalidadleimponeunasecuenciaallen-guajeoraloescrito,lasrupturassonobservablesenlapa-tologíayenalgunascreacionesartísticas.
Latramadeunrelatoliterarioolasimplenarracióncolo-quialdeunhechocotidianodeterminarelacionesdeltipocausayefectoquecondicionaríalaaparicióndejuiciosdevalor,entérminosbueno-malo;recompensa-castigo.
DesdeelPsicoanálisislainvestigacióndelosprocesospsí-quicosconstituyeunarupturaconlaconcepcióndetem-poralidad conocida. A partir del Psicoanálisis es posibleestablecerotrosordenamientosen la categorizacióndeltiempoyre-pensarsusefectoseneldiscurso.
Un análisis de los orígenes del tiempo po-dría aportar una mejor comprensión de sus efectos no sólo en el lenguaje sino también en la estructuración del pensamiento.
Orígenes del tiempo en occidente.
Laexperienciatemporaldenuestraculturaeselfrutodeunlargoproceso,unaconstrucciónqueseiniciaaprincipiosdelaEdadMedia,bajoelimperiodelaIglesiaCatólica.LareformadelalmanaqueJulianotienecomoobjetivoponerconcordanciaentreelañosolaryelañocivilyaunquefueaceptadoporlamayoríadelasnacionesfuetambiéncom-batido,estableciéndosetardíamenteenAlemania(1669),In-glaterra(1752)yRusia-engranpartedeella-(1878).
74ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La instalacióndelalmanaquegregorianoconstituyeunauniversalizacióndeltiempo,el punto final de un proce-so que comenzó mucho antes.
Eltiempotalcomoloconocemosenlaactualidad,ensutranscurriryenlaposibilidaddefechareventos,fuedu-rantesiglospropiedaddelaIglesia.ElhombredelaEdadMedianosabeapreciarconexactitudelpasodeltiempo.En la práctica los acontecimientos se sitúan en relaciónconlasgrandesfiestas,ellaicosólotienedeltiempounaexperienciaconcreta-talcomosucedeenlosniños-,lareflexiónintelectual,loscálculosprecisossonpatrimoniodeunospocosclérigos,todoslosdemásconocensólolaalternanciadeldíaylanoche,delinviernoyelverano.Sutiempoeseldelanaturalezayelritmodelastareasagrí-colas.La Iglesiarecogeyordenalaexperiencia,yenlospórticosdelasgrandescatedralesseilustracadamesconunaactividad.
Loscronistasynovelistassonmuypocoprecisos,secon-tentanconfórmulasoscurasdeltipo“entiemposdelreyEnrique”, “hacia la época de Pentecostés, “Cuando losdíassealargaron.”
LaIglesiarecortóeldíaenhoras,enunritmoreguladoporlascampanasdelmonasterio.Lashorasestánlejosdeserigualesentresí,varíanconlala-titud,laestacióndelañoolaaplicaciónobienelcampane-ro.EnInglaterrasetocanantesqueenelcontinente,tantoquenoterminarádesignandoeninglésalmediodía.
Existen innumerablesrelatosconrespectoa laexactitudavecescruelconquesecelebrabanlosoficios.Tresvelasenunanocheobienelcampaneropuedecalcularlasho-rassegúnlaspáginasquehaleídoylasoracionesysalmosqueharecitado.
“Cuando los días se alargaron”, etc.
75ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Lassemanas,losmeses,obedecenacomplicadoscálculossóloparainiciados,queloslaicos,tantoelcaballero,comoelcampesino,nopuedencomprender.
En razón del hábitat en que realizaban su actividad elcampesinoyelseñorfeudal,semanteníaunaestrechare-laciónconlanaturaleza, losdevocionarios laicos ligabanéstaaltiemposagrado.
Enelámbitourbanolarelaciónsevatornandocadavezmenosdirecta,elmercadertienequemanejareltiempodemaneradiferente, ladivisiónprofesionalde la jorna-daserigeporleyespropias,yeltranscurrirsetraduceendinero.Estetiemponecesitaunlargoperíodo,yaquelaIglesiaconsiderarápormuchotiempoirreconciliablestér-minoscomobeneficioysalvación.
Laexperienciatemporalsesubordinaalaproducción:eldescansoyelesparcimiento,contemplansóloelaumentodelrendimientodelalumno/obrero.
El ocio, potencialmente un pecado al igual que en la Edad Media, merece castigo. La expulsión del sistema. Las horas-hombre no ubicables como fuerza de trabajo, son acogidas por la cárcel o el manicomio, instituciones crea-das en simultaneidad con la fábrica.
76ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
INTRODUCCIÓN
¿Cuáles serían las ventajas de una investigación
orientada a una historización del tiempo? Aúnnolosabemos.
Sujustificaciónresidiríaenabrirunespacioparatratardecomprender,enelmarcodelateoríapsicoanalíticalains-tauracióndelosprocesosdepensamientoatravésdeunrelevamiento histórico. El riesgo sería -como lo expresaFreuden
-quealequiparareldesarrolloculturalaldesarrollopsí-quicodelindividuo,secayeraenmerasanalogías.
La universalización del tiempo occidental, cuya tramita-ciónestuvoenmanosdelaIglesiaestableceunacontinui-dad,yunacualificacióndeltiempo.Laprimeratienecomoconsecuenciaunateoríacompletadelmundo;lasegundaimplicaqueeltiempoestáprovistodecualidades:bueno-malo,consuconsiguienterecompensa-castigo.
SeríalógicopensarenlostérminosdeunadelasideasdeBion
El malestar en la cultura
“Para toda indagación científica ya sea para perso-
nas o cosas es posible que nos estemos desenvol-
viendo dentro de un campo de pensamiento (una
cultura, e incluso una cultura provisoria) por el que
sufrimos la dolorosa convicción de que no conduce
a nuestro bienestar”.
77ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Consideroqueunanálisishistóricodeunadenuestrasmáspreciadasconstruccionesdevelaríaunno-tiempoconleyespropias,queligaríaseriesdefenómenosensecuenciasnolineales,‘descausalizadas’,estableciendoredesconceptua-lesquecasinopuedenserformuladas,perodelasquepo-demosdarcuentaennuestraexperienciaclínica.
ElPsicoanálisisquecomoprácticarevelalaatemporalidadatravésdelosprocesospsíquicos(-enlacualelno-tiempoescapaaunacualificaciónmoraloporlomenosreligiosa-),¿podríacomocienciaampliarlacapacidaddelpensar?EnelsentidoqueutilizaBionesteconcepto,ampliandolatole-ranciaalafrustración,sinasumirlaomniscienciacomosus-titutodelaprendizaje.Elpsicoanálisisocualquierotracien-ciaquedespeguealaexperienciatemporaldecualificaciónyporlotantodeunafalsacausalidad.
“Y si no hubiese nada ni nadie más allá
del tiempo? Entonces el hombre estaría
condenado y tendría que aprender a vivir
cara a cara esta terrible verdad”.
78ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
4.1 ESTILOS MÁS COMUNES
CadapersonatienediversosnivelesdehabilidadparaadministrarsuTiempo.
Estilos Definición Problemas
Saltón“Salta de una cosa a otra y muchas cosas se le quedan empe-zadas”.
Se distraen con fa-cilidad. Les gusta variar y cambiar el ritmo.Quieren satisfac-ción inmediata.Les gusta sentirse ocupados.
Características
Están : aburridos, frustrados, angus-tiados. Aceptan demasiadas inte-rrupciones inne-cesarias, llamadas telefónicas, etc.
Ultraperfeccio-nista
“Nunca tiene Tiem-po para hacer el tra-bajo como quiere ha-cerlo”.
Se fija altas nor-mas que no son realistas.
Quiere hacer todo a la perfección.
No distingue entre normas y expecta-tivas sobrehuma-nas. Trata de com-placer a alguien en su pasado. Se creen capaces de hacerlo todo por sí mismos, y hacerlo bien.
Alérgico a los detalles
“No tiene paciencia para hacer el segui-miento de un pro-yecto porque detes-ta los detalles”.
Se esconden tra-bajando y vivien-do en el ojo del huracán. Son au-daces. Les gus-tan los proyectos difíciles. Se dedi-can a muchas ac-tividades a la vez. Pasan por alto in-contables detalles esenciales.
Les gusta encargar-se del problema glo-bal. Son demasiado impacientes para hacer seguimiento. Les gusta moverse rápidamente y por eso se resisten a las labores de rutina.
79ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Estilos Definición Problemas
Indeciso“Cuando se les ofre-cen diversas alterna-tivas, no saben por cuál decidirse”.
Características
Decidioso“Esperan hasta el úl-timo momento para poner manos a la obra”.
Se sienten hosti-les, enojados o re-sentidos. Les gus-ta enfrentarse a los obstáculos de última hora.Corren contra el reloj. Se resisten a una vida bien es-tructurada.
No saben calcular el Tiempo. La tensión los estimula. Creen que necesitan pre-sión para poder cumplir.
Está siempre en-tre “debo” o “no debo”. Pierden el Tiempo y energía hasta que se ha-yan reunido todas las opciones.
Se sienten tan abru-mados que no sa-ben por donde em-pezar.
No saben lo que realmente quieren. Temen que su elec-ción no sea acerta-da. No saben cómo empezar a actuar. Tienen miedo de lo desconocido.No están seguros de contar con la in-formación suficien-te. Tienen dema-siadas alternativas para escoger.
80ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
4.1.1 ¿Cómo superar los problemas de cada estilo?
Disminuyaunmomentosuvelocidad.Eligeelmayornúmerodedistraccionese interrupcionesqueleseaposible.Cierrelapuertaydescuelgueelteléfo-noduranteunTiempo.
Estructuredealgunamanerasujornadadetrabajoesco-giendounaspocastareasdealtaprioridadparaejecutar-lasdurantesusperiodosdemásaltoniveldeenergía.Concentre sus esfuerzos durante el periodo de Tiempoqueleseaposible.Dividalosproyectosenmini-metasyavancepasoapaso.
Utiliceuncronómetrooalgúnotromecanismoquelere-cuerdequedebecumplirsuprogramadetrabajo.Tratedehacer frentea la frustración,a laangustia yalaburrimientoenunaformapositivayproductiva.
Tómese el Tiemponecesarioparadescansar y prémieseporelcaminorecorrido.
Mireprimeroa lobásico.Compare loqueusteddaporsentadoyquesearealmenteloqueserequieredeacuer-doalarealidaddelasituación.
Observequesusnormaspuedenserinnecesariamenteelevadas.
Diganoanuevasactividadesquepuedenrecargarlodemasiado.
Identifiquelasactividadesdealtaprioridadenquelosre-sultados son suficientemente importantes para justificarlasmásaltasnormas.Concedamenosatenciónyesfuerzoaactividadesdeinferiorprioridad.
Aprendaadelegareficazmente.Reservarparasílasactivida-desconlascualesgozayquesóloustedpuedellevaracabo.
Sitemehaceruntrabajomenosqueperfecto,imaginelopeorquepodríaocurrirenesecaso.¿Esunaverdadtante-rrible?¿Podríamanejarlasituación?
Tómese el Tiemponecesarioparadescansar y prémieseporelcaminorecorrido.
Saltón
Ultraperfeccionista
81ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Establezcarutinassencillas,básicasparaseguirlas.
Minimiceelproblemadelosolvidos.
Anotesusideas.
Coloquerecordatoriosenlugaresvisibles.
Tengaalamanotodoslosmaterialesyequipoquenece-siteparalasdiversasactividadesdeldía.
Soliciteayudadeunapersonaqueleayudeaidearproce-dimientosdeseguimientoypóngalosenpráctica.
Tómese el Tiemponecesarioparadescansar y prémieseporelcaminorecorrido.
Aprendaaevaluarsusnecesidadesydeseos.
Désecuentadequeen lamayoríade lassituacionesnohayeleccionesequivocadas.Cualquierresultado,buenoomalo,proporcionaexperienciaquesepuedeutilizarparamejorarsucapacidaddetomadedecisiones.
Dividasusdecisionesenunaseriedepasospequeños,fi-jandoparacadaunounafechatope.
Puntualicesustemoresparapoderentenderseconellos.Consulteelcasoconamigosdeconfianza.
Pongaatenciónasusintuiciones,suscorazonadas.
TómeseTiempoparatranquilizarseyprémieseporelca-minorecorrido.
Alérgico a losdetalles
Indeciso
82ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
TomeconcienciadecuántoTiemponecesitanrealmentelascosasymidaelTiempodesutrabajo.
Noesperelainspiraciónparainiciaruntrabajo.Propongaunplanparaempezarya.
Fijemini-metasparasentirsatisfacciónensutrabajo.Adelantelasfechastope.
Consultesulistade“cosasporhacer”paraasegurarquenoestápostergandolosasuntoscríticos.Silegustadilatarlascosas,dilatesólolaspequeñasymenosimportantes.
TómeseTiempoparatranquilizarseyprémieseporelca-minorecorrido.
Decidioso
4.2 HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO
Priorización
Consisteenprecisarcuantoanteslosaspectosdetraba-joquesonobsoletosydeloscualespuedeprescindirse.Esenextremoimportanteparaprogramarlasactividadesdiarias.Paraestablecerprioridadesesposibleutilizar lasprimerasletrasdelabecedario:
Degranvalor (actividadesahacerseenésemomento).
Demedianovalor(actividadesquesepuedenposponer).
Depocovalor (actividadesa realizardepocoapoco).
a.
b.
c.
8�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Delegacióndelosaspectosqueyahandominadosussub-alternos,conlaventajadequeelTiemposobranteesde-dicadoaactividadesqueameritendesarrolloyasícreareldesafíoparalosempleadossubalternos.
Delegación
Calendario.Lamayorpartedelagenteposeecalendariosdealgunaclase:depared,escritorio,etc.Aquíseanotanlasactividadesdenegocio,citasconelmédico,fechasim-portantesyotrascosas.
Listadeactividades.Todoshemosreconocidoalgunavezlaimportanciadelistaslasactividadesycualquierasabe-mosquesifunciona;estoahorraTiempoyenergía.
Guíasdeplaneación semanal. El plan semanario consti-tuyeunvaliosoauxiliarenlaAdministracióndelTiempo,incluye:llamadastelefónicas,juntas,almuerzos,reportes,correspondencia,etc.
Guías de Planeación
Desorden: mantenercosasenexcesoquenoestánclasi-ficados,notienenutilidad,notienenunlugar.
Podemosresolver:
Limpiandoellugar.Clasificando.Ordenando.
•••
Organizar el desorden
84ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
4.� MITOS CON RELACION AL TIEMPO
1. Actividad. Las personas más activas logran más (actividad vs. resultados).
2. Decisiones demoradas. Las decisiones demoradas son las mejores.
�. Eficiencia vs. Eficacia. El más eficiente es el más eficaz.
4. Trabajo Duro. El que más trabaja, más logra.
5. Omnipotencia y Omnipresencia. Sólo yo puedo hacer lo correcto.
6. Demasiado Trabajo.La mayoría de los vendedores. Justifican “falta de tiempo” “por exceso de trabajo”
4.3.1 Tips sobre el Tiempo
ElTiempodedicadoaplanearnuncasemalgasta,alolargoesunahorro.
El agotamiento se evita programando una vida, nosóloundía.
AdministrarelTiemposignificahacercosasconmáseficacia,nosoloconmásrapidez(eficiencia).
LosplanesdebenponerseporescritoydebenseñalarunametadeTiempo.
Mideelavanceyactúaparamantenerloconformealoesperado(loquenosemidenosemejora).
Ladisciplinaesunelementofundamentalenunaefi-cazAdministracióndelTiempo.
•
•
•
•
•
•
85ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
4.3.2 Reflexiones sobre el Tiempo
¿Qué es el Tiempo?
Segundo,minutos,horas,días.Semanas, meses, años…relojes, agendas,calendarios.Esintangible.Nosepuededetener.Nolopodemoscomprar,rentar,vender,pres-tar,pedir,guardar,multiplicar,manufacturar.Sololopodemosgastar.Nolopodemosaumentaroreducir.Esunrecursonorenovable.Irrecuperable.ElTiempoesoro,dinero,esvidaymuerte…
••
•••
••••
Somos nosotros los que hacemos que las cosas sucedan
Evitaposponer.Nodecidirenformaapresurada.Evitarinterrupciones.Evitarlatelefonitis.Serpráctico.Noconfiartodoalamemoria.Usarlaagenda.
Una persona exitosa
HacermásenmenosTiempo.OrganizarlascosasenfuncióndelTiempo.Organizarlosrecorridos.Nosotrosadministramos,repartimos.
••••
De nosotros depende hacer nuestro Tiempo productivo
86ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
4.4 ANEXOS:
DiagramaConceptualdelTiempoDiagramadeFlujodelTiempo
Establecer prioridades y objetivos
Eliminar actividades innecesarias
Obtener el mayor provecho de tu tiempo y
energía
Dejar espacio para situaciones
inesperadas
Planeación delTiempo
Reflexión y perfección del
tiempo
Organización del Tiempo
Calidadde Vida
Eliminar o reducir
distracciones como sea posible
Diagrama Conceptual del Tiempo
87ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
P.C.El tiempo sólo existe en la imaginación
Divisible EstableceActividades
Sí
No
Sí
Fin
SíEstableceObjetivos
Especficas y claras
Consti-tuyen un
reto
Sí
No
Corrigedesvia-ciones
Establecer metas entiempo y
forma
Termina el proceso
P.C.
Diagrama de flujo del tiempo
No
88ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
4.5 EJERCICIO :
Ideas para recordar en 15 minutos:Trabajamostodosjuntosreconstruyendolosítemsmásimportantesdelbloquedeacuerdoalaconsignadelinstructor.
Primeropensamosindividualmenteyloregistramosenpapel.
Despuéscompartimosycomparamosloquecadaunoconsideremásdesta-cabledelbloque.
Individual
89ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
En Grupo
90ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
esunconceptointeresante.Implicaquepodemospo-seerloocontrolarlo.ElTiempo,ensímismo,espartedelastresdimensionesynocreoqueporahorapodamos“hacerle”algo,muchomenosadministrarlo.
Loquepodemos,encambio,esadministrarnosnosotrosmismos“atiempo”.Tomarconcienciadeloqueestamoshaciendo,ydecómoestamos,dentrodeltiempo.
Eltiemponosproveeunaherramientaconstantee ingeniosaenmateriaderelatividad,quenosayudaarelacionarnosconotraspersonasdemanerasin-crónica.Porejemplo,nospodemosencontraracenaralas9p.m.,yasípasarunmomentoagradable.
Muchoes loqueha sidoescritoacercadel conceptode“AdministracióndeTiempo”.Piensoeneltiempocomounríoquesiemprefluye.Podemosirconocontraél.Deslizándonosatravésdeltiempoosiendoempujados,sacudidosyatemorizadosporél.Nopodemospararlo.
TodosposeemoslahabilidaddeinfluenciarnuestraexperienciaconelTiem-po;loquehacemosdentrodeél.Enquécentramosnuestraatención,reflejanuestrapercepciónacercadecómoutilizarelTiempo.Elfocoloestodo.Con-tinuamentehacemoselecciones,conscientesono.Vivimosenunreinodepo-sibilidades,tantas,quedebemoselegircuidadosamentenuestrasexperienciassiqueremosvivirdeunamaneradeliberada.Enfocar nuestra atención es la clave de la “Administración de Tiempo”. Yaquenopodemosenfocarnosentodo,debemosserselectivosparasaberen
Administración del tiempo
Administración del tiempo es sólo una idea que
usamos para tomar conciencia de la manera de
movernos dentro del río.
CONCLUSIÓN
91ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
quépasaremosnuestrotiempo.Estosignificaquedebemospriorizar:Unavezquehayamosdecididoquéeslomásimportante,usaremosherramientasparamantenernuestraatenciónsobreello.Deestosetrata,despuésdetodo,la“AdministracióndeTiempo”
Simple,aunquenoesfácil... Industriasenterashansurgidoparaproveernosherramientasdeadministracióndetiempo.Esasherramientas,quesevuelvenmásymássofisticadasgraciasalavancedelatecnología,sehantransforma-doenlosiconosdenuestraadministracióndetiempo.Lasusamosparaman-tenernuestraatenciónenfocadaenusareltiempodeunadeliberadamanera.Hemosusado“post-it”,calendarios,listas,agendas,planificadoressemanales,programasdecomputadoras,yahora,Palms.
Lamejorherramientaparacadaunoserá,sinlugaradudas,aquellaquemejorcalceconnuestroestilodevida,nosseafácildeusar,ymantenganuestraaten-ciónenfocada.Silaadministracióndeltiempoesimportanteparausted,debeusarconsistentementelaherramientadesuelección.
Untruco“nomuyortodoxo”quetambiénpodemosprobar,esusarunobjeto“ayudamemoria”,algoquehabitualmentenoestáallí,algoquenoes
“Si quieres hacer buen uso de tu tiempo,
debes saber qué es lo más importante y
entonces, darle todo lo que tengas”Lee Iacocca
parte del paisaje.
Elroldedichoobjeto,serárecordarlecadavezquelovea:“Estoy aquí para recordarte usar tu tiempo para...”Puedeserunobjeto,ocualquierotracosa,como:
LlevarelrelojenlaotramuñecaAtarunacintabrillanteensubolsoomaletínLlevarsufotofavorita,ounapiedra,enunbolsilloEscribir enel salvapantallade su computa-doraalgúnmensaje
92ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Asegúresedecambiarsuobjeto“ayuda memoria” almenoscadadossema-nas,yaquenaturalmentesedesensibilizarádeélydesumensaje.¿Necesitaayudaparaenfocarse?ElCoachingesunaexcelenteherramientaparausarymantenerunfococonsistente,yunfococonsistenteleharáobtenerloqueus-teddesea,másrápido.
No dejes que el temor al tiempo que lle-
va alcanzar algo, se interponga en tu ca-
mino de hacerlo.
El tiempo pasará de todas maneras,
así que úsalo de la mejor manera posible.Earl Nightingale
9�ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
GLOSARIO
ADMINISTRAR: Alcanzarlosobjetivosatravésdeotraspersonas.
ADMINISTRACIÓN: Lacienciasocialquepersiguelasatisfaccióndeob-jetivosinstitucionales,pormediodeunmecanismodeoperaciónyatravésdelesfuerzohumano.
Esunprocesosocialquellevaconsigolaresponsabilidaddeplanearyregularenformaeficientelasoperacionesdeunaempresaparalograrunpropósitodado.Eselarteotécnicadedirigireinspiraralosdemás,conbaseenunprofundoconocimientodelanaturalezahumana.
Ladireccióndeunorganismosocialysuefectividadenalcanzarobjetivos,fun-dadaenlahabilidaddeconducirasusintegrantes.
Administraresprever,organizar,mandar,coordinarycontrolar.
Eslafuncióndelograrobjetivospormediodeotros.
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: Procesodeplaneación, avance yevaluacióndenuestrasactividadesenunmomentodeterminado.Lapodemosrepresentarcomounprocesocíclico,quepodemosdividiren8etapas.
DESORDEN: Mantenercosasenexcesoquenoestánclasificados,notie-nenutilidad,notienenunlugar.
DESPERDICIADORES INTERNOS: Son aquellos generados interna-menteoautogeneradosyconstituyenobstáculosanuestrasactividades.
DESPERDICIADORES EXTERNOS: Songeneradosporelambientedelaorganización.
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EFICIENCIA: Hacereltrabajobien.
EFECTIVIDAD: Sabercómohacereltrabajocorrectodelamejormanera.
HÁBITOS: Loshábitossonpatronesdeconductacompuestosdetrespar-tesque se superponen:Conocimiento (Saber),Actitud (Querer) yHabilidad(Poder).
PRIORIZACIÓN: Consisteenprecisarcuantoanteslosaspectosdetrabajoquesonobsoletosydeloscualespuedeprescindirse.Esenextremoimportan-teparaprogramarlasactividadesdiarias.
ROBATIEMPOS: LlamaremosRobatiemposaestosverdaderosconsumi-doresdenuestraenergía
TIEMPO: Elperiododuranteelcualcontinúalaacciónoelproceso.
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IDEAS PARA RECORDAR
Universidad ING Administración del Tiempo©2007SegurosINGS.A.deC.V.TodoslosDerechosReservados.Fechadeactualización,junio2007.
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