LA ADMINISTRACIÓNLA ADMINISTRACIÓNLA ADMINISTRACIÓNLA ADMINISTRACIÓNConceptos y funcionesConceptos y funciones

DEFINICIÓN

• Es un proceso a través del cual se coordinan los recursos de un grupo social

con el fin de lograr la máxima eficiencia , calidad y productividad en el logro de sus objetivos.

CARACTERÍSTICAS

• Universalidad : existe en cualquier grupo social.

• Valor Instrumental: su finalidad es eminentemente práctica. Es un medio para lograr un fin.

• Unidad Temporal :todas sus partes existen simultáneamente.

• Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles de una organización formal.

CARACTERÍSTICAS

• Especificidad : no puede confundirse con otras disciplinas afines.

• Interdisciplinariedad : es afín a todas las ciencias relacionadas con el logro de la eficiencia en el trabajo.

• Flexibilidad : los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.

APLICACIÓN

• La administración es indispensable en el funcionamiento de cualquier organismo social. Esta disciplina simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad ;de hecho, la productividad y la eficiencia están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

UTILIDAD

* A través de sus principios, la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en las actividades del ser humano.

PROCESO ADMINISTRATIVO

• Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las que se interrelacionan y forman un proceso integral. Este proceso es una metodología básica que permite al administrador manejar eficazmente una organización, además de proporcionarle los fundamentos para aplicar otros enfoques o estilos de gestión.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

* Planeación * Organización * Dirección * Control

PLANEACIÓN

• De ella depende gran parte del éxito administrativo de una organización ya que trata de determinar exactamente los resultados que se pretenden obtener, así como del análisis del entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas óptimas que se requieren para lograr dichos resultados.

PLANEACIÓN

• Debe no solo predecir el camino que habremos de transitar, sino también de anticipar su rumbo, minimizar riesgos, y , si es posible, mejorar las condiciones futuras a través de la optimización en el uso de los recursos.

CARTA GANTT• La gráfica de Gantt es uno de los

métodos más utilizados en la planeación de proyectos y en la planeación y el control de las actividades. En ella se detallan las actividades para lograr un objetivo y los tiempos (días, semanas o meses ) necesarios para realizarlas, así como los responsables.

Carta Gantt

Actividad/Mes Ene. Feb.

Mar. Abr. May.

Emisión de planos

2-15

Fundaciones 15-30

1-6

4º Subterráneo 7-28

3º Subterráneo 1-20

2º Subterráneo 21-31

1º Subterráneo 1-20

1º Piso ( Hall ) 20-30

2º Piso 1-21

3º Piso 21-31

ORGANIZACIÓN

• En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación.

Mediante la organización se determinan funciones y

responsabilidades .• Además se establecen los métodos

tendientes a la simplificación del trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los principios del objetivo, especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad

ORGANIZAR ES SIMPLIFICAR• El propósito de la organización es

simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos.

En otras palabras, que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes.

La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad y el diseño de esquemas coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa del personal.

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

• Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

PRINCIPALES TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

* Organigramas : Representación gráfica de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta.

PRINCIPALES TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

* Manuales : Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa.

PRINCIPALES TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

*Diagramas de procedimiento o de flujo: También conocidos como flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión de pasos de que consta un procedimiento utilizando diferentes símbolos.

PRINCIPALES TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

* Carta de distribución del trabajo o de actividades: A través de ésta se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas entre diversas áreas.

PRINCIPALES TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

* Análisis de puestos : Técnica en la que se detallan las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto); incluye también la descripción de las características, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

1.- Coordinación: Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social con el fin de lograr unidad, oportunidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

2.-División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

3.-Jerarquización :Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

Reglas para la jerarquización :

Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza:

a) Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables.

b) Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel ( lineal, funcional)

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

4.- Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Los tipos de departamentalización más usuales son:

Funcional, por producto, geográfica o por territorios, por clientes, por proceso o equipo, por secuencia.

DIRECCIÓN

Es donde se realiza todo lo planeado y se ejecutan todos los elementos de la administración. Al dirigir se aplican todas las etapas del proceso administrativo y el éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte a una acertada dirección.

DIRECCIÓN

Comprende una serie de elementos como.

* la toma de decisiones. * la comunicación. * la motivación. * el liderazgo.

DIRECCIÓN

Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los objetivos; a través de la comunicación se transmite y recibe la información necesaria para ejecutar las decisiones, los planes y las actividades; con la motivación se obtienen actitudes, comportamientos y conductas del personal para trabajar eficientemente y por último el liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas.

PERFIL DEL LIDER

*Conocimientos tecnológicos.*Conocimientos administrativos.*Cualidades de personalidad: -Dominio de sí mismo: controlar los

impulsos, mantener la serenidad, actuar con objetividad y poseer una gran confianza y seguridad en sí mismo.

PERFIL DEL LIDER

- Iniciativa : debe tener iniciativas que propicien y faciliten el logro de los objetivos de la organización.

- Sentido Común: Para delegar y ejecutar correctamente, adaptarse al cambio, tratar bien a su gente, entender a los clientes, actuar en lugar de solo planear, mejorar la calidad y la multiplicidad de sus funciones, etc.

PERFIL DEL LIDER

-Optimismo : Debe tener la capacidad para encontrar el lado positivo de todas las situaciones, a fin de confiar en el futuro y en su gente, aprendiendo de los errores y fracasos.

- Sinceridad, justicia y lealtad: estas características en su actitud hacia todo su entorno son imprescindibles, ya que genera compromiso y lealtad hacia la empresa.

PERFIL DEL LIDER

- Espíritu de logro: Fija metas claras y específicas y hace partícipes de éstas a su gente.

- Sencillez y humildad : para lograr comunicación con la gente, reconocer sus errores, aceptarlos y mejorar cada día.

TOMA DE DECISIONES

• Es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona entre varias alternativas el curso de acción óptimo. Es una función inherente a la dirección y de ella depende el adecuado funcionamiento de la organización.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

1.- Definir el problema2.- Contar con un sistema de información

oportuno, confiable y actualizado.3.- Conocer los factores internos formales

(políticas, estructura, recursos, etc.) e informales (hábitos, experiencias, etc.)

4.- Conocer los factores externos ( políticos, sociales, económicos, internacionales, etc.)

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

5.- Elegir correctamente la utilización de métodos cualitativos y/o cuantitativos.

6.- Definir la restricciones y limitaciones.7.- Especificar los rendimientos y las

metas esperadas.8.- Evaluar costo-beneficio.9.- Evaluar repercusiones.

TÉCNICAS PARA TOMAR DECISIONES

Pueden ser de dos tipos:Técnicas cualitativas: Dependen de la

opinión o de la experiencia de las personas que las toman. Son métodos formales no matemáticos que se apoyan en datos históricos y en sistemas de información.

TÉCNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONESComo ventaja de esta técnica diremos

que se aprovecha la experiencia de los ejecutivos y se aprovecha su creatividad, además de que son fáciles y sencillas de aplicar. Sus limitaciones es que a veces pueden ser subjetivas e inexactas.

TÉCNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

Técnica cuantitativa: Esta técnica se fundamenta en la aplicación de las matemáticas y la estadística. Consisten en reunir datos existentes acerca de un problema específico y elaborar reportes cuantitativos sobre las ventajas de las varias alternativas de acción.

CONTROL

Es la fase del proceso administrativo a través de cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planificado, a fin de corregir desviaciones y mejorar continuamente. El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso.

MÉTODOS DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN

Existen tres métodos de control de la administración:

a) Método de la excelencia empresarial

b) Auditoría administrativa.c) Análisis factorial.

CALIDAD TOTALMucho se ha discutido si la calidad total es

una escuela, una corriente administrativa, un programa, un sistema, un enfoque, una filosofía o una estrategia. En realidad, la calidad total es además de todos los conceptos anteriores, UNA CULTURA, una forma de vida de la organización, una mística, en la que una serie de valores, como el amor al trabajo y al cliente y la satisfacción por el trabajo bien hecho, se practican por TODOS los miembros de la organización.

CALIDAD TOTALLa cultura de la calidad total se sustenta en

el ejercicio de valores orientados a un objetivo primordial: la satisfacción de las necesidades reales del cliente. La calidad total no radica en la organización sino en los individuos, por lo que se requieren individuos que posean y compartan valores tales como lealtad, amor por el trabajo, disciplina , laboriosidad, compañerismo, iniciativa, responsabilidad y compromiso.

CARACTERÍSTICAS DE LA CALIDAD TOTAL

1.- Debe partir del compromiso de la alta dirección.

2.- Orienta a las organizaciones hacia la satisfacción de las necesidades del cliente.

3.- Se fundamenta en la educación y mejoras continuas.

4.- Es una forma de vida, que requiere del ejercicio de ciertos valores compartidos por todos los miembros de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LA CALIDAD TOTAL

5.- Asegura la calidad preventivamente.

6.- Brinda oportunidades para que los seres humanos se realicen en su trabajo.

7.- Es a largo plazo.8.- Utiliza herramientas estadísticas.

GLOBALIZACIÓN

Es uno de los cambios más importantes registrados en el ambiente externo de las organizaciones. Se refiere a una nueva perspectiva de las relaciones con otros países, a las relaciones empresariales realizadas a través de las fronteras internacionales con un alcance, forma, cantidad y complejidad sin precedentes.

GLOBALIZACIÓNEs un proceso económico, político y

social que si bien es cierto no es nuevo, ha sido retomado con mayor énfasis en los países en desarrollo como premisa específica para lograr un crecimiento económico y erradicar la pobreza. No fue concebido como modelo de desarrollo económico, sino como marco regulatorio de las relaciones económicas internacionales entre los países industrializados.

GLOBALIZACIÓN

Está compuesta y determinada por tres factores interrelacionados:

• Proximidad.• Ubicación.• Actitud.

PROXIMIDADLas organizaciones están trabajando

mucho más cerca de una cantidad y variedad de clientes, competidores, proveedores y reguladores gubernamentales, lo que permite compartir información oral, en video en cuestión de minutos. La cercanía también es virtual, gracias al aumento de la capacidad tecnológica y administrativa de las empresas.

UBICACIÓN

La ubicación y la integración de las operaciones de una organización realizadas a través de diversas fronteras internacionales forman parte de la globalización.

ACTITUDLa globalización habla de una actitud

nueva y abierta para ejercer la administración internacionalmente. Esta actitud combina una curiosidad acerca del mundo en que se encuentra fuera de las fronteras del país propio y una disposición para desarrollar las capacidades necesarias para participar en la economía global.

OPORTUNIDADES DE LA GLOBALIZACIÓN

Hay un proceso de internacionalización de la producción y la comercialización de productos.

Se la asocia a un proceso positivo de integración de las economías mundiales.

Hay una flexibilización de los movimientos de mercancías, capitales y personas entre los países.

Hay mayor agilidad y bajo costo de transacción lo que genera un aumento del bienestar social y una mejor asignación de los recursos económicos.

OPORTUNIDADES DE LA GLOBALIZACIÓN

En condiciones apropiadas ofrece posibilidades extraordinarias de progreso en términos de organización, eficacia, productividad, difusión de conocimientos, mejora el nivel de vida y acercamiento entre las personas.

Mejora las condiciones de acceso a mercados que anteriormente se hallaban más fragmentados.

AMENAZAS DE LA GLOBALIZACIÓN

Es definitivamente contrario a los objetivos de equidad social.

Hay una enorme subclase inmóvil que opta permanentemente entre el paro o la pobreza, por sentirse apartados de la gran aldea global.

VENTAJAS COMPARATIVAS Y COMPETITIVAS.

• En un mundo que tiende a la globalización, cada empresa y actividad económica debe competir con sus similares ubicadas en cualquier lugar del mundo. Para sobrevivir, deben transformar las ventajas comparativas en ventajas competitivas.

• Las ventajas competitivas son pasajeras pues van cambiando en la medida que los competidores cambian sus estrategias, los países sus regulaciones y los bloques su organización interna

Diferencias entre multinacional y

globalizada

Empresa Multinacional:Efectúa sus operaciones

con diversos países.

Entiende que cada país es un mercado controlado por la matriz

Empresa GlobalizadaEfectúa sus

operaciones con todos los países.

Concibe al mundo como un solo mercado.

Lo que debe poseer la empresa para ser

global*Poseer un producto*Adquisición de nuevos activos*Condiciones óptimas para penetrar al

mercado. Poder financiar infraestructura.

*Poseer la capacidad de competir tanto en activos como en productos.

*Dotar a las funciones de orientación global, aunque su alcance sea local.

ANÁLISIS F.O.D.A.Fortalezas: Son los factores que constituyen

una ventaja de la empresa, por sus características propias.

Oportunidades: Se refieren a las que ofrece el mercado y no son controladas por la empresa.

Debilidades: Son los factores que podrían traerle inconvenientes a la empresa y son causados por sus propias características.

Amenazas: Son los problemas que puede presentar el mercado y que no dependen de la empresa.

ANÁLISIS F.O.D.A.

Este análisis permite conocer cómo va a ser la relación de la organización con diferentes aspectos del mercado, la competencia, ubicación, la empresa misma.

EL ORGANIGRAMA

También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos,las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Requisitos para su elaboración

1.- Los organigramas deben ser muy claros y se recomienda que no tengan un número excesivo de cuadros y puestos.

2.- No deben comprender a los empleados y trabajadores.

3.- Deben contener únicamente la función o puesto y no el nombre de la persona.

Formas de representación

Organigrama vertical:

Gerente

Producción RR.HH. Finanzas

Organigrama Vertical

Cada puesto subordinado se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. Son las gráficas más usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la autoridad. Su inconveniente es que cuesta indicar los puestos inferiores.

Organigrama Horizontal

Gerente

Producción

RR.HH.

Finanzas

Organigrama Horizontal

El nivel jerárquico máximo se representa a la izquierda y los demás niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.

Organigrama Mixto

Gerente

Producción

RR.HH.

Finanzas

Organigrama Mixto

• Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el horizontal y su utilización es por razones de espacio.

Organigrama Circular

Gerente

FinanzasRR.HH.

MarketingProducción

Organigrama Circular

Está formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos que constituye cada uno un nivel jerárquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

Estimados Alumnos:

Aquí les envío la última parte de los contenidos del trimestre para que los estudien para la prueba del próximo sábado.

Saludos y que estén bien. Ánimo que los esfuerzos

siempre encuentran recompensa.