Administración del tiempo.

Coaching. Sesión 1.

AGENDA 1/2

• El mito del tiempo

• Malgastar el tiempo

• Sueños y Objetivos

• El plan

• Las herramientas

• Priorización de tareas

AGENDA 2/2

• Delegar o “tercerizar”

• Rutinas

• Encuadrar los sueños

• Sistemas

• No espere nunca

¿Preparado para aprender?

¡Corre tiempo!

¿Qué es el tiempo?

• El tiempo es la magnitud física que mide la duración o separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación, esto es, el período que transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba un estado X y el instante en el que X registra una variación percept ib le para un observador (o aparato de medida).

¿muy técnico?

“el tiempo es lo que te sucede mientras tu vida se agota”

Es entonces cuando vienen las preguntas

existenciales...

Ridículo, pero cierto.

¿Sientes que necesitas organizarte mejor y ser más productivo?

¿No tienes la sensación de pasar el día en medio de una actividad frenética para darte cuenta que al final no haz logrado demasiado?

Entonces...Las destrezas para la administración del tiempo son especialmente importantes para los emprendedores,  quienes h a b i t u a l m e n t e s e e n c u e n t r a n desempeñando diferentes trabajos durante el transcurso del día.

E s t a s i d e a s p a r a m e j o r a r s u administración del tiempo le van a ayudar a m e j o r a r s u p r o d u c t i v i d a d y a permanecer focalizado en lo importante.

El mito del tiempo

• Acepte que la administración del tiempo es un mito.

“El tiempo es dinero.”

El mito del tiempo

• No importa lo organizado que sea usted, el día tiene siempre 24 horas solamente. El tiempo no se estira ni cambia. Todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos.

Malgastar el tiempo

• Descubra en qué malgasta el tiempo.

Muchos de nosotros somos proclives a actividades que son un derroche de tiempo que podríamos usar de un

modo mucho más productivamente.

Malgastar el tiempo

• ¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"? ¿Gasta usted demasiado tiempo en navegar en Internet, leer emails, o haciendo llamadas personales? Use un formulario de registro de sus actividades para tener un cuadro más realista sobre lo que usted hace.

Sueños y Objetivos

• ¿Cúal es la diferencia entre un sueño y un objetivo?

Haz una lista de tus sueños...

Sueños y Objetivos• Fije objetivos de administración del

tiempo.

• Recuerde, el foco de la administración del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo. Un buen lugar para comenzar es la eliminación de sus "ladrones de tiempo" personales. Por ejemplo, para la semana que viene, fije el objetivo de no realizar llamadas telefónicas personales mientras está trabajando.

El Plan• Implemente un plan para la administración

del tiempo.

• Esta es una extensión de la idea # 3. El objetivo es cambiar sus comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo, como por ejemplo aumentar su productividad o disminuir su estrés. Por lo tanto, usted necesita no solamente establecer objetivos, sino revisar su actuación a lo largo del tiempo para ver si los está cumpliendo.

El Plan• Esto implica obviamente un cambio de

hábitos.

Las herramientas

• Use herramientas para la administración del tiempo. El primer paso es saber dónde está usted parado y planificar adónde desea llegar en el futuro. Puede usar un programa de software como lotusnotes, por ejemplo, que le permite programar eventos y tareas fácilmente y colocar recordatorios con antelación, facilitándole su manejo del tiempo.

Las herramientas

• Es un hecho que las herramientas más eficientes para usted no siempre son las más caras o sofisticadas.

Priorización de tareas

• Usted tendría que empezar o terminar cada día con una sesión de administración del tiempo estableciendo un orden de prioridad para las tareas del día y los resultados deseados. Si usted tiene 20 tareas para un día determinado, ¿cuántas de ellas puede cumplir correctamente?

Priorización de tareas

• No haga nada.

Delegar o “tercerizar”

• Más allá de lo pequeña que pueda ser su rol, no hay necesidad de que sea un "espectáculo unipersonal". Para una administración del tiempo efectiva, usted necesita que otras personas lleven parte de la carga.

Rutinas• Establezca rutinas y apéguese a ellas

lo más que pueda.Cuando surjan las crisis, usted va a ser mucho más productivo si usted puede apegarse a algunas rutinas ya establecidas.

También debe aprender a manejar rutinas nocivas...

Encuadrar los sueños

• Habitúese a fijar límites de tiempo para las actividades. Por ejemplo, leer y responder emails puede consumir su día entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un límite de una hora diaria para esa tarea y apéguese a ese límite.

Encuadrar los sueños

Haga las preguntas adecuadas: ¿Cuanto? ¿Cuando? ¿Como?

Sistemas

• Asegúrese de que sus sistemas funcionen.¿Pierde usted montones de tiempo buscando documentos en su computadora? Tome el tiempo para organizar un sistema de administración de documentos. ¿Sus sistemas de archivado le hacen perder montones de tiempo? Reformúlelos, de modo de organizarlos para tener a mano rápidamente lo que usted necesita.

Sistemas

A veces hay que dar crédito a cosas probadas...

No espere nunca• No gaste tiempo esperando.Ya sea en

reuniones con clientes o en turnos con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero usted no necesita estar sentado mirándose la punta de los zapatos. Tenga siempre algo para hacer, como un informe que tenga que estudiar, un folleto que necesita su aprobación, o aunque más no sea una hoja de papel en blanco que usted puede usar para planificar su próximo proyecto.

No espere nunca

En conclusión

• Usted puede tener un mayor control y lograr sus objetivos, siempre que afronte el mito de la administración del tiempo y de los pasos para mejorar su control.

Epílogo

• Por cierto, ¿le dió tiempo de tomar nota de las 10 ideas que revisamos para mejorar su administración del tiempo?

¿Qué sigue?

Familia y trabajo. Libre albedrío.

Coaching. Sesión 3.

Gracias.