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Administración del Tiempo

Agenda de esta sesión

• Definiciones.

• Priorización.

• Importante & urgente.

• Tips y otros.

• World Café.

• Plan de acción.

¿Qué es el tiempo?

• Es una invención humana, basada en aspectos cósmicos.

• Es un recurso que tenemos que aprender a utilizar.

• Su manejo puede ser la diferencia vital entre éxito y fracaso.

• TODOS tenemos el mismo recurso… nadie es privilegiado en eso.

Las mayores dificultades en su manejo

• La dificultad más grande es la falta de una educación apropiada con relación al tema.

• Otras dificultades por superar:– Interrupciones.

– Ritmo diario de vida.

– La dependencia del otro.

– La infraestructura de las ciudades.

– Falta de herramientas efectivas.

Reeducándose

• Si quieres realmente manejar bien el tiempo, debes dedicar UN TIEMPO para reeducarse.

• Comprender el tiempo y como funciona, especialmente como se relaciona con nuestro estado físico y anímico, no solo ayuda a ser un mejor profesional, también nos permite disfrutar más la vida.

Un pequeño test…

• Cada uno debe responder el próximo test en el tiempo indicado…

• Para no pasar del tiempo límite, lo mejor es NO PENSAR DEMASIADO. Confía en tu intuición o instinto y contesta de forma natural.

• Al final del tiempo indicado, seguiremos con la dinámica.

Manejo óptimo del tiempo

• Priorización.

– Es el arte de distribuir las tareas sin horarios fijos y que no sean urgentes.

• La priorización se basa en CRITERIOS.

– En el ambiente laboral, hay que tener en cuenta no solo los propios, sino también los criterios de la empresa: del jefe, de los compañeros, clientes y proveedores.

– En el ambiente personal, los criterios suelen ser subjetivos. Lo importante es aclarar cuales son, pues si el tiempo se está manejando mal es porque los criterios no están claros.

Importante video…

Vamos a evaluar…

• ¿Cuáles son las cosas más importantes en mi trabajo? Prioricemos…

• ¿Cuánto tiempo dedico por semana a esto?

• En un ambiente laboral, el tiempo es colectivo, es decir, compartimos nuestro tiempo y la filosofía que hay por detrás con otras personas.

• Tenemos que cuidar mucho los interruptores del tiempo.

• Y algo más…

Seguimos evaluando…

• Discernir entre IMPORTANTEy URGENTE.

• Lo importante es aquello que causará mayor impacto en lo que hago.

• Lo urgente son situaciones que surgen de forma inesperada y que requieren atención.

– ¿Cuáles urgencias podrían haber sido evitadas?

– ¿Qué urgencias pueden ser delegadas o compartidas?

Dependencias

• El tiempo colectivo es la relación del tiempo que tengo con el de otras personas. Aunque yo tenga un buen manejo del tiempo, no puedo imponerlo a los demás.

• Otra dependencia importante está relacionada con la infraestructura de donde vivo, trabajo o paseo. Aunque yo salga de mi casa a tiempo, muchas veces la infraestructura impacta negativamente a la hora de cumplir citas u otros compromisos.

El ritmo diario no te deja…• Acelerado, en tal caso necesitas un manejo

del tiempo muy firme y flexible a la vez. Conviene tener una secretaria o desarrollar una agenda para este fin.

• Moderado, es lo perfecto para el manejo del tiempo, puedes incluso utilizar técnicas como tiempo disponible asignado. Una agenda es suficiente.

• Lento, aunque no parezca puede servir para perder tiempo. Llene el tiempo libre con actividades de crecimiento personal o esparcimiento inteligente.

Herramientas efectivas

• Junto con la falta de una educación apropiada, muchos no han recibido tampoco herramientas efectivas en el manejo del tiempo. En realidad, hay personas que ni siquiera saben utilizar un reloj (por eso no lo usan).

• Investigar a través de leer, consultar con otros o venir a seminarios abre tu mundo a entender las herramientas que hay y como usarlas efectivamente.

Agendas

• Normales son útiles para personas que no manejan tanto la informática o que no quieren complicarse con sofisticaciones. Es necesario crear el hábito de anotar compromisos, así como sus cumplimientos, y determinar tiempos de duración de actividades.

• Sofisticadas son las agendas con muchos tipos de categoría, utilizan colores y otros elementos físicos para ayudar el usuario a manejar el tiempo de forma efectiva. Si tienes una agenda así, tome un curso o siéntate con alguien que te explique los diversos aspectos. Ten la meta de usar al menos 80% de sus recursos.

Agendas electrónicas

• Eventos te ayudan a programarte mejor; evitar agendar cosas que son de rutina.

– Para un mejor uso del tiempo colectivo, utilice las invitaciones personales.

– En lo posible, enviar a las personas invitadas la agenda de la reunión o algo para prepararlas a este evento.

– Alarmas te ayudan a recordar eventos importantes.

• Tareas te ayudan a organizar la información recibida.

• Contactos te ayudan a mantener los datos de los demás a la mano.

Plan de acción I

• Haremos un plan de acción humanista. Para ello, vamos a realizar una sesión de World Café, que ya será explicada.

• Esto nos dará más insumos.

• Al final, escribiremos en una hoja de papel un plan para un mejor manejo del tiempo.

Plan de acción II

• El plan debe contener:

– Fortalezas sobre el manejo del tiempo.

– Cambios importantes por realizar.

– Cuándo ser realizarán estos cambios.

– Cambios deseables, y cuándo se piensa hacer.

– Oportunidades de mejora y cómo se trabajará.

– CÓMO SÉ QUE ESTOY MEJORANDO.

Plan de acción IIIa

1. Realiza tu DOFA personal con relación al manejo del tiempo.

1. Las debilidades corresponden a las razones por las cuales no lo manejo bien, y las fortalezas en qué soy bueno, manejando el tiempo.

2. Las oportunidades son situaciones que están por venir y que facilitarán el manejo del tiempo, mientras las amenazas indican situaciones que lo dificultarán.

Plan de acción IIIb

2. Definimos de forma genérica: Productividad=Eficacia+Eficiencia

Por lo tanto, el tiempo productivo es el que genera o aporta a una mayor productividad (procesos y resultados).

3. El tiempo improductivo es lo opuesto. Ahora, dibujamos visualmente usando una gráfica de torta cómo distribuimos nuestro tiempo en una semana, entre productivo e improductivo.

Plan de acción IIIc

4. Soluciones: generar una tabla con actividades (por lo menos 3), con fecha y descripción, que me pueden ayudar a aumentar mi tiempo productivo.

5. Implementación.

a. Rediseñar la torta, indicando a cuánto se quiere llegar en tiempo productivo.

b. Indicar fecha para cumplir esto.

c. Elegir, entre las personas del salón, alguien que le acompañe en esta realización; esta persona debe firmar el plan.

d. En el periodo de un mes, mostrar a su jefe el plan de acción.

Ejercicios prácticos…

Conclusiones en la práctica…

• En una oficina, todo manejo de tiempo, incluso individual, es colectivo.

• Un manejo óptimo del tiempo hace que las tareas sean más agradables e interesantes.

• Factores importantes para manejar el tiempo colectivamente:

– Negociación.

– Trabajo en equipo.

– Precisión en la comunicación.