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Universidad Técnica Universidad Técnica Particular de LojaParticular de Loja
La Universidad Católica de LojaLa Universidad Católica de Loja
MSc. Luz Esther Álvarez2011
1
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL
CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
2. PLANEACIÓN3. ORGANIZACIÓN4. INTEGRACIÓN DE PERSONAL5. DIRECCIÓN6. CONTROL
2
UNIDAD UNO: INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN
Administración
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Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas
organizacionales.Eficacia: lograr las metas
organizacionalesEficiencia: lograr las metas con el
mínimo de recursos, utilizar el dinero, los materiales, el tiempo y las
personas de manera eficiente y eficaz.
ADMINISTRAR
Proceso que comprende funciones Proceso que comprende funciones y actividades laborales qué los y actividades laborales qué los administradores deben realizar administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la para alcanzar los objetivos de la empresa”empresa”
H. KoontzH. Koontz
5
Principales funciones
AdministrativasHenry Fayol (1841-1925)
Planificar
Organizar
Liderar
OperarTécnicamente
Controlar
DirigirDirigir
UNIDAD DOS: PLANEACIÓN
• Es el proceso de definir metas y Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas objetivos con sus respectivas estrategias de acción para estrategias de acción para desarrollas las actividades que desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos.permitan alcanzarlos.
• Si no se planea no hay rumbo fijo Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización.de la organización.
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Actividades de planeación:Actividades de planeación:
• El análisis de las situaciones actuales.• La anticipación al futuro.• La determinación de objetivos.• La decisión del tipo de actividades.• La elección de estrategias corporativas
y de negocio.• La determinación de los recursos
necesarios para lograr las metas de la organización.
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PLANEACION
Diretrizes Objetivos y Metas
DIAGNÓSTICO
Estratégias
Resultado
Horizonte temporal
ESTADO ACTUAL
(Potencialidades y
limitaciones)
FUTURO DESEADO• Por los habitantes
• Por los técnicos• Por los decisores
políticos
PRONÓSTICO(Estado proyectado )
¿QUÉ PROPÓSITO CUMPLEN LOS PLANES?
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MODELO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
ADMINISTRACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES
• Núcleo de la administración de la toma Núcleo de la administración de la toma de decisiones:de decisiones:
Reconocimiento de una necesidad
Etapas de la
decisión
Decisión de
cambiar
Dedicación consciente para implementar una
decisión
UNIDAD TRES: ORGANIZACIÓN
El que apenas conoce los principiosEl que apenas conoce los principios
no es igual al que los ama y los no es igual al que los ama y los
practica.practica.
Confucio.Confucio.
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LOS PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN
• Permite la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
• Elimina duplicidad de trabajo. • Establece canales de comunicación. • Representa la estructura oficial de la
empresa.14
OrganizaciónOrganización
Actividades de organización:Actividades de organización:– Atraer gente a la organización.– Especificar las responsabilidades del
puesto.– Agrupar tareas en unidades de
trabajo.– Dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones.
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LA ORGANIZACIONLA ORGANIZACION
• Implica el diseño de la estructura más Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes.adecuada para llevar a cabo los planes.
• Esta función determina:Esta función determina:– las actividades por realizar,– cómo se agruparán,– quién las desempeñará y– señala claramente los puestos y las
jerarquías dentro de la organización.
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PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
17
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
18
NIVELES ORGANIZACIONALES
1
3
5
2
4
NivelEstratégico
NivelEjecutivo
NivelOperativo
Gerenciar
AdministrarGestionar
Administrar = Gestionar = Gerenciar
EL ÉXITO DE UNA ORGANIZACIÓN
NO lo hace sus planes, por mejores que sean No los hace las máquinas No la hace sus redes de computadora de última generación No la hace su edificio por moderno y agradable que sea No lo hace sus folletos, separatas, publicidad No la hace sus métodos de trabajo No la hace los materiales que emplee
NO lo hace sus planes, por mejores que sean No los hace las máquinas No la hace sus redes de computadora de última generación No la hace su edificio por moderno y agradable que sea No lo hace sus folletos, separatas, publicidad No la hace sus métodos de trabajo No la hace los materiales que emplee
El éxito depende de su gente:de su forma de pensar, de sentir, de actuar
El éxito depende de su gente:de su forma de pensar, de sentir, de actuar
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LA ORGANIZACIÓN Y SUS CONDICIONES EXTERNAS
UNIDAD CUATRO: INTEGRACIÓN DE PERSONAL
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“La visión sin acción es sólo un sueño
La acción sin visión, sólo deja pasar el tiempo
Las visión con acción puede cambiar el mundo”
Joel Barker
“La visión sin acción es sólo un sueño
La acción sin visión, sólo deja pasar el tiempo
Las visión con acción puede cambiar el mundo”
Joel Barker
Integración delIntegración delrecurso humanorecurso humano
• Consiste en dotar de personal competente a Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades, esto por medio de cinco a sus necesidades, esto por medio de cinco acciones:acciones:– reclutamiento,– selección,– inducción,– capacitación y– desarrollo.
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¿Cuáles son las ventajas de la ¿Cuáles son las ventajas de la integración de personal?integración de personal?
• Personal motivadoPersonal motivado
• Trabajadores comprometidosTrabajadores comprometidos
• Menor rotación personalMenor rotación personal
• Integración laboral de personal con Integración laboral de personal con dificultadesdificultades
• Transmisión de valoresTransmisión de valores
• Bonificaciones y SubvencionesBonificaciones y Subvenciones24
ENFOQUE DE SISTEMAS EN LA INTEGRACIÓN DE
PERSONALAmbiente ExternoAmbiente Externo
Planes Empresariales
Planes Empresariales
Número y tipo de administradores
requeridos
Número y tipo de administradores
requeridos
Inventario de Administradores
Inventario de Administradores
Análisis de necesidades presentes y futuras de
administradores
Análisis de necesidades presentes y futuras de
administradores
Fuentes ExternasFuentes Externas
Fuentes InternasFuentes Internas
Liderazgo y control
Liderazgo y control
Reclutamiento Selección
ContrataciónPromoción Separación
Reclutamiento Selección
ContrataciónPromoción Separación
Planes Organizacionales
Planes Organizacionales
Estrategias de Carrera
Capacitación y Desarrollo
Estrategias de Carrera
Capacitación y Desarrollo
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GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD
SISTEMA DE CALIDAD
Aseguramiento de la calidad
Control de la calidad
Planificación de la Calidad
Mejoramiento continuo
Conocimientos Habilidades
Actitudes Aptitudes
Lado Humano(SOFT)
Lado Instrumental(HARD)
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UNIDAD CINCO: DIRECCIÓN
• La dirección incluyeLa dirección incluye– La motivación,– El liderazgo,– La selección de los canales de
comunicación más efectivos y– La negociación y manejo de
conflictos.
27
Dirección
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Ser Eficiente
Ser Eficaz
Ser Efectivo
DirecciónDirección
• Los administradores tiene que dirigir y Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización.lograr el éxito de la organización.
• La dirección comprende el contacto La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la organización.las metas del equipo y la organización.
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Comparación de las teoría Comparación de las teoría de motivación de Maslow y de motivación de Maslow y
HerzbergHerzberg
AutorrealizaciónAutorrealización
Estimación o estrategia
Estimación o estrategia
Asociación o aceptación
Asociación o aceptación
SeguridadSeguridad
Necesidades Fisiológicas
Necesidades Fisiológicas
Trabajo interesanteLogro
Desarrollo en el trabajoResponsabilidad
AvanceReconocimiento
CategoríaRelaciones interpersonales
Calidad de supervisiónPolíticas y administración de la compañía
Condiciones de trabajoSeguridad en el empleo
Salario
Trabajo interesanteLogro
Desarrollo en el trabajoResponsabilidad
AvanceReconocimiento
CategoríaRelaciones interpersonales
Calidad de supervisiónPolíticas y administración de la compañía
Condiciones de trabajoSeguridad en el empleo
Salario
JERARQUIA DE LAS NECESIADADES DE
MASLOW
JERARQUIA DE LOS FACTORES DE
HERZBERG
Habilidades de un AdministradorRobert Katz
Habilidades Técnicas
Habilidades Humanas
Habilidades Conceptuales
Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada
Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo
Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas
CARACTERÍSTICAS DE LAS DECISIONES GERENCIALES
IncertidumbreIncertidumbreRiesgoRiesgo
Decisionesprogramadas y decisiones
no programadas
Decisionesprogramadas y decisiones
no programadas
ConflictoConflicto
AL FINAL QUE HACE UN
ADMINISTRADOR?
“Todo lo relacionado con seres humanos, son problemas complejos y tienen distintas interpretaciones según los paradigmas de cada autor”.
“Debemos aprender a manejar la complejidad, para eso nos sirve el pensamiento sistémico”
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UNIDAD SEIS: CONTROL
– Fundamentos y procesos de control.
– Sistemas de información
– El control como sistema de retroalimentación
– Aspectos controlados en las organizaciones
– Control en la gestión de la calidad
– Herramientas para controlar el desempeño
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LA PALABRA CONTROL TIENE VARIOS SIGNIFICADOS:
36
ControlLa información
debe ser
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CIRCUITO DE RETROALIMENTACIÓN DEL
CONTROL ADMINISTRATIVO
Desempeño deseado
Desempeño deseado
Desempeño real
Desempeño real
Medición del desempeño real
Medición del desempeño real
Comparación del desempeño real con las normas
Comparación del desempeño real con las normas
Instrumentalización de correcciones
Instrumentalización de correcciones
Programas de acción correctiva
Programas de acción correctiva
Análisis de causas de desviación
Análisis de causas de desviación
Identificación de desviaciones
Identificación de desviaciones
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HERRAMIENTAS TÉCNICAS DEL
CONTROL ADMINISTRATIVO.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
Enfoque a las causas que originan los problemas.
Coadyuvar a la integración de intereses y objetivos de las áreas
funcionales de una entidad.
Contribución a optimizar los resultados de una entidad.
Mayor propensión al control sobre la dirección.
CONTROL CON ENFOQUE TRADICIONAL
No revela las causas de los problemas.
Enfocado a la fiabilidad de los Estados Financieros.
Puntualiza el Control Interno contable.
No incursiona con el mismo peso en todas las áreas o actividades de la
Entidad.
Papel forense no pro-activo.
L I M I T A N T E S:
La ampliación del enfoque
del Control Interno hacia los
aspectos administrativos
implica un cambio en la
filosofía de dirección y
administración de las empresas
y su fiscalización
CAMBIO DE VISIÓN
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normativas aplicables.
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
VISIÓN INTEGRADORA DEL CONTROL
Causa
CONTROL ADMINISTRATIVO
VS CONTROL CONTABLE
Control AdministrativoControl sobre la dirección superior
Control Administrativo
Control sobre la dirección superior
Control Administrativo
Control sobre la dirección superior
Control ContableControl Contable
Efecto
ESTADOS FINANCIEROS
EFICIENCIA Y EFICACIA OPERACIONES
CUMPLIMIENTO NORMATIVA LEGAL
BASE LEGISLATIVA ACTUAL
financierafinanciera
de auditoriade auditoria
Enfocada al Control bajo el enfoque Administrativo
y apoyada por normas aplicables a los
subsistemas contables
Enfocada al Control bajo el enfoque Administrativo
y apoyada por normas aplicables a los
subsistemas contables
Enfocada al Control Interno
Contable y Administrativo
Enfocada al Control Interno
Contable y Administrativo
Código de Ética
Reglamento Disciplinario
Programa de Lucha contra la Corrupción y el Delito
Convenio Colectivo de Trabajo
Presupuestos y Planes
Diseño de los Puestos de Trabajo
Requisitos para el Cargo
Análisis de Capacidad Real Demostrada
Manuales de Instrucciones y Procedimientos
Evaluaciones Periódicas por los Resultados del Trabajo
Planes de Capacitación Individual
Plan de Capacitación de la Entidad
Objeto Social
Objetivos Estratégicos y Funcionales
Actas de los Consejos de Dirección
Estructura Organizativa
Plantilla de Cargos
Políticas
HERRAMIENTAS DISPONIBLES PARA
APLICAR EL CONTROL
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CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
debemos buscar
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión o Monitoreo
Esencia de los problemas
Control: Administración Control: Administración PúblicaPública
• Transformaciones económicas, sociales y políticasTransformaciones económicas, sociales y políticas• Creciente demanda social por los servicios públicosCreciente demanda social por los servicios públicos• Clientelismo políticoClientelismo político• Desorganización (estructuras y normas obsoletas)Desorganización (estructuras y normas obsoletas)• Falta de transparencia de las acciones. (Presupuesto Falta de transparencia de las acciones. (Presupuesto
concebido como autorización para gastar)concebido como autorización para gastar)
Objetivo del cambio
• Ejecutar políticas con eficiencia y eficacia
• Lograr mayor responsabilidad del SP en el manejo de los recursos
• Lograr mayor transparencia de las acciones gubernamentales
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ADMINISTRACION PUBLICA. MARCO LEGAL
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública(2004).
La Ley de Burós de Información Crediticia (2005).
La Ley de Control Constitucional (2000)Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera
Administrativa.Ley de Régimen Tributario Interno (2009)Ley Orgánica de Empresas Públicas(2009)
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Administración PúblicaMARCO LEGAL Ecuador
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal (LOREYTF, 2002); y Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE, 2002).
La LOREYTF, establece la formulación de planes plurianuales y la planificación institucional anual, incluyendo el diseño e implantación de indicadores de gestión institucional y de desempeño, así como también la obligatoriedad de reportar de manera regular los resultados alcanzados por las instancias públicas correspondientes.
La LOCGE establece para la Contraloría General del Estado amplias facultades para examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de los objetivos de la gestión pública.
51
Del marco legal se deduce que son tres las entidades con
competencias relacionadas:
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES)
Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
Contraloría General del Estado (CGE).
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EXITOS
53