Date post: | 23-Jan-2016 |
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DESARROLLO DE LOS CAPITULOS 1 Y 2 DEL CONTENIDO DE TRABAJO
ALEXANDER VASQUEZ POOL 14-EIST-6-021
TEMA 1: INTRODUCCION Y DEFINICION DE LAS FASES DE ANALISIS DE SITEMAS
1.1- INICIO DEL PROYECTO DE SISTEMA
Desde hace mucho tiempo las empresas y organizaciones
han ido tomando conciencia de la importancia de la
información como un recurso primario dentro de la
organización, la información no solo es un derivado de todas
las operaciones realizadas en una organización, mediante la
información generada por dichas operaciones se puede
conocer cómo marcha la situación general de la organización
es decir se puede verificar si la organización está generando
los resultados esperados con relación a los insumos y
esfuerzos invertidos. Por lo tanto, se podría considerar que la
información es un elemento clave para la toma de decisiones en una organización debido a
que por medio del análisis de los resultados generados el jefe o el tomador de decisiones tiene
una idea de cuál sería el camino correcto a seguir.
Por lo tanto, para maximizar la utilidad de la información las organizaciones deben de
administrarla cuidadosamente de la misma manera en que se administran lo demás recursos.
Las empresas han comprendido que la administración de la información conlleva costos de
producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de la misma.
Los grandes y rápidos avances en el campo de la computación han permitido que el proceso de
administrar la información sea mucho más sencillo y económico con el uso de los sistemas de
información computacionales, la administración de la información mediante los SI difiere
bastante del proceso de administración tradicional de la información, por lo general podemos
manejar una mayor cantidad de información de una forma sencilla y dinámica.
Regularmente las organizaciones dan inicio a un nuevo proyecto de sistemas cuando tienen
una razón de peso para hacerlo como, por ejemplo:
La resolución de problemas:
actividades, procesos o funciones
que en la actualidad o
probablemente en el futuro, no
satisfacen los estándares de
desempeño o expectativas
planteadas por la organización
representan un problema para la
misma por lo que es necesario
emprender acciones que
resuelvan dichas dificultades.
El aprovechamiento de oportunidades: Un cambio para ampliar o mejorar el
rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado. Dichas
oportunidades deben de impulsar a la empresa hacia el logro de sus objetivos.
Dar respuesta a directivos: Proporcionar información en respuesta a órdenes,
solicitadas o mandados originados por una autoridad, llevar a cabo actividades de
cierta manera podrían ser otros posibles razones para proponer un SI.
En el instante en que una empresa decide dar inicio a un nuevo
proyecto de sistemas entra en juego la presencia del analista de
sistemas el cual no es más que el individuo que se emplea para
analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento
de una empresa a través de sistemas de información
computarizados. Por encima de todo el analista de sistemas es
una persona que ve el análisis de los problemas como un reto y
se divierte al idear soluciones factibles para dichos problemas.
El analista debe de ser capaz de lidiar con la situación existente
dentro de la organización mediante el uso de herramientas y
técnicas, así como el uso de la experiencia.
La comunicación es un factor esencial para el analista de sistemas, la misma le permite tratar
con los integrantes de la organización para poder comprender las necesidades de los mismos,
el analista de sistemas debe de poseer suficiente experiencia en área computacional como
para programar, comprender las capacidades de las computadoras, deducir los requerimientos
de información de los usuarios y comunicar que se necesita a los programadores. `
1.2-La investigación preliminar
El analista observa objetivamente lo que sucede en la organización, a continuación, en
conjunto con los miembros de la misma el analista determina con precisión los problemas,
oportunidades y objetivos de la organización.
Las oportunidades se definen como las situaciones que analista considera como susceptibles a
mejorar utilizando sistemas de información computarizados. El aprovechamiento de las
oportunidades le permite a la organización obtener ventajas competitivas y establecer
estándares en la industria.
El logro de los objetivos también es importante, en primer lugar, el analista trata de averiguar
qué es lo que la empresa desea conseguir, lo cual le permite determinar si algunas de las
funciones de los sistemas de información podrían contribuir a que la organización alcance sus
objetivos.
El propósito de la investigación preliminar es buscar información suficiente para determinar si
se debe continuar con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas de información. La
investigación preliminar no es una actividad de recolección de datos; no se espera que se
definan todos los problemas ni que se propongan todas las posibles soluciones. La
investigación preliminar es más bien la reunión de información que permita a los miembros del
comité en este caso los ejecutivos de la organización evaluar los méritos de la solicitud del
proyecto y emitir un juicio con respecto a la factibilidad del proyecto.
La investigación preliminar debe de cumplir con los siguientes objetivos.
Entender la naturaleza del problema: muchas veces el problema presentado no es el
problema real sino un síntoma.
Definir el alcance y las restricciones o limitaciones del sistema: El alcance es la
extensión del proyecto o del sistema es decir hasta donde se debe llegar. Se debe
determinar quién es el afectado por el problema.
Fase II
1.3 – Investigación detallada del sistema
En esta fase el analista determina los requerimientos y características de la información que
los usuarios necesitan consultar para llevar a cabo sus actividades, mediante métodos
interactivos como cuestionarios, entrevistas y la investigación.
Los implicados en esta fase regularmente son el analista, los gerentes y los trabajadores del
área de operaciones. En esta fase el analista se preocupa por conocer los siguientes aspectos
de las funciones del sistema:
La gente involucrada con el sistema de información.
Las actividades que realizan el negocio.
El entorno en el que se desarrollan las actividades.
La manera en que se realizan los procedimientos actuales del negocio.
En conclusión, en esta fase el analista trata de determinar cuáles características debería tener
el futuro o cuales aspectos deberían corregirse o mejorarse en el sistema actual de la
organización.
1.4- Análisis de las necesidades del sistema
La siguiente fase que debe enfrentar el analista de sistemas tiene que ver con la determinación
de las funciones del sistema, es decir qué debe hacer el sistema de información para cubrir las
necesidades globales de la organización. Herramientas y técnicas especiales auxilian al analista
en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas
de flujo de datos para grafica estructurada.
Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se
hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar
las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción. El analista
prepara una propuesta sintetizando sus hallazgos, proporcionando así un análisis de los costos
y beneficios que conllevaría implementar ese sistema en la organización.
Fase III
1.5- Diseño del sistema
En esta fase el analista de sistemas utiliza la
información recopilada en las primeras fases
para realizar el diseño lógico del sistema de
información. El analista diseña
procedimientos precisos para la captura de
datos que aseguran que los datos ingresen al
sistema de información sean correctos.
Además, el analista facilita la entrada
eficiente de datos al sistema de información
mediante las técnicas adecuadas de diseño
de formularios y pantallas.
La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema de
información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por lo tanto es sumamente
importante.
La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o base de datos la cual es un elemento
indispensable para almacenar los datos que serán introducidos por los usuarios de la
organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de
información.
En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para realizar el diseño de las salidas
es decir salidas en pantalla o salidas impresas, las cuales son indispensables para satisfacer las
necesidades de información de los mismos usuarios.
Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan al
sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los
programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y salida,
especificaciones de archivos y detalles del procesamiento; también podría incluir árboles o
tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un diagrama de flujo del sistema, y los
nombres y funciones de cualquier rutina de código previamente escrita.
Fase IV
1.6- Desarrollo del sistema
En la quinta fase del ciclo de vida el analista trabaja de manera conjunta con los
programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Los programadores
diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos en el programa. Durante esta fase el analista
también trabaja con los usuarios para desarrollar una documentación efectiva para el software
como los típicos manuales de usuario, manuales de procedimiento, ayuda en línea y sitios web
que incluyan respuestas a preguntas frecuentes.
La documentación les indica a los usuarios como utilizar
de forma adecuada el software y los pasos que deberán
seguir en caso de surjan problemas en el uso del
software.
Cabe destacar que antes de poner en funcionamiento el
nuevo sistema de información es necesario someter al
mismo a una serie de pruebas con la finalidad de buscar
errores y corregirlos, algunas pruebas son realizadas solo
por los programadores, otras las realizan los
programadores en conjunto con el analista.
En cuanto al mantenimiento los programadores se
encargan de ello, las empresas invierten una cantidad de
dinero considerable en el mantenimiento de sistemas. El
mantenimiento puede llevarse a cabo automáticamente
actualizando el software por medio de la web.
Fase V
1.7- Evaluación e implementación del sistema
La implementación es el proceso de verificar y entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y
construir todos los archivos de datos necesarios para usarla. En este punto los programadores
y los analistas de sistemas asumen diferentes responsabilidades. El analista debe proveer
especificaciones claras y correctas al programador. El programador codifica, prueba y
documenta los módulos de programas, mientras que el analista de sistemas planifica la
integración de los programas y asegura que trabajen unidos para satisfacer las necesidades de
la organización.
Cuando se evalúa un sistema de información, el cliente puede medir los niveles de calidad que
considera pertinentes para su producto y a partir de eso, realizar cambios que permitan
siempre mejorar la calidad. En pocas palabras la evaluación de un sistema se lleva a cabo para
identificar puntos débiles y fuertes.
En resumen, en la última fase del SDLC el
analista participa en la implementación del
nuevo sistema en la organización,
capacitando os usuarios en el manejo del
nuevo software. Es importante enfatizar
que el analista deberá de realizar la
conversión de los datos de la organización
contenidos en el sistema anterior usado
por la empresa al nuevo sistema de
información.
TEMA 2: ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD
2.1- DEFINICION DE ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD
Después de haber definido la problemática que azota a
la organización y establecer las causas que ameritan la
implantación de un nuevo sistema, es pertinente
realizar un estudio de factibilidad para determinar la
infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que
amerita el nuevo sistema, así como los costos,
beneficios y el grado de aceptación que la propuesta
del nuevo sistema genera en la organización. Este
estudio permitirá determinar las posibilidades de
diseñar el sistema propuesto y su puesta en marcha.
Regularmente los estudios de factibilidad se completan durante la fase de diseño del sistema,
en general durante la consideración de la evaluación de las diferentes alternativas de solución
propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad técnica, económica y
operacional de cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado dados los factores
políticos y otros de contexto institucional.
En resumen, el estudio de factibilidad ayuda al analista a determinar si es posible o no que
tanto la organización y sus miembros puedan ver al proyecto llegar a su fase final. Por lo
general el estudio de factibilidad es efectivo para descartar proyectos inconsistentes con los
objetivos de la organización, que requieran una capacidad técnica imposible o que no tengan
ningún mérito económico. Aunque es meticuloso el estudio de factibilidad es algo que vale la
pena ya que ahorra tiempo y dinero tanto a las empresas como a los analistas de sistemas.
2.2- Elementos de un estudio de factibilidad
Los tres elementos clave de un estudio de factibilidad son la factibilidad técnica, factibilidad
económica y la factibilidad operativa.
La factibilidad técnica: El analista debe de averiguar si es posible desarrollar el nuevo
sistema teniendo en cuenta los recursos técnicos actuales con los que cuenta la
organización. De no ser así se podrían actualizar los recursos técnicos actuales de tal
forma que se puedan cumplir con los requisitos requeridos. En pocas palabras la
factibilidad técnica busca comprobar si existe o no la tecnología necesaria que cumpla
con las especificaciones.
Los estudios de factibilidad técnica también consideran las interfaces entre los sistemas
actuales y el nuevo sistema. Por ejemplo, los componentes que tienen diferentes
especificaciones de circuito no pueden interconectarse, y los programas de software no
pueden pasar datos a otros programas si tienen diferentes formatos en los datos o sistemas de
codificación; tales componentes y programas no son compatibles técnicamente. Sin embargo,
puede hacerse una interfaz entre los sistemas no compatibles mediante la emulación, la cual
son circuitos diseñados para hacer que los componentes sean compatibles, o por medio de la
simulación, que es un programa de cómputo que establece compatibilidad, pero con
frecuencia estas formas de factibilidad técnica no están disponibles o son demasiado costosas.
Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene personal que
posea la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el
sistema propuesto. Si el personal actual de la organización no tiene dicha experiencia, puede
entrenársele o pueden emplearse personal nuevo que la posea.
Para evaluar la viabilidad técnica se necesita evaluar la viabilidad del hardware y del software
computacional para manejar las cargas de trabajo de manera adecuada. En primer lugar, se
debe hacer un inventario de todo el hardware computacional con el que cuente la
organización para descubrir que hay disponible y que se puede utilizar. El analista deberá
trabajar con los usuarios para determinar que hardware se necesitara, para determinar el
hardware necesario hay que determinar los requerimientos de información de los humanos
también podría ser útil conocer la estructura organizacional y la forma en que los usuarios
interactúan con las tecnologías del entorno.
El siguiente paso para determinar las necesidades de hardware es estimar las cargas de
trabajo. Para ello los analistas de sistemas formulan cifras que representan las cargas de
trabajo actuales y pronosticadas para el sistema, de manera que el hardware que se obtenga
posea la capacidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras.
En cuanto al software, los analistas y las organizaciones se enfrentan cada vez más con la
decisión de crear, comprar o subcontratar al evaluar software para los proyectos de sistemas
de información, en especial cuando se contemplan actualizaciones a sistemas existentes o
antiguos.
Factibilidad económica: Se refiere a que, si la
organización afectada cuenta con los recursos
monetarios necesarios para sacar adelante el nuevo
proyecto de sistemas, los costos básicos a
considerar son el costo del tiempo invertido por el
analista, el costo del tiempo del equipo de análisis
que acompaña al analista, el costo de realizar el
estudio de sistemas por completo, el costo del
tiempo de los empleados de la empresa, el costo
estimado del hardware que se va a necesitar y el
costo de software o del software a desarrollar.
La empresa afectada debe ser capaz de ver el valor de la inversión que está
considerando antes de comprometerse con un estudio de sistemas completo. Si los
costos a corto plazo no se ven opacados por las ganancias a largo plazo o no producen
una reducción inmediata de los costos de operación, entonces el sistema no es viable
económicamente y el proyecto no debe continuar.
Factibilidad operativa: Imagine que tanto la factibilidad técnica como la factibilidad
económica son adecuadas para la implementación del nuevo sistema. El analista de
sistemas debe aún considerar la viabilidad operacional del proyecto solicitado. La
viabilidad operativa depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e
implica la acción de pronosticar si el sistema funciona y se utilizara una vez sea
instalado.
Es decir, esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo
sistema se use como se supone. En esta factibilidad deberían considerarse cuatro aspectos
importantes. Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la
organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o
bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema. Segundo, un nuevo sistema
puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo,
miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones.
Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios muy rápidos que le impiden al personal
adaptarse a él y aceptarlo lo cual como se mencionó anteriormente podría producir
resistencias al cambio. Sin importar que tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto
económico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptaran el sistema
o que su uso provocara múltiples errores entonces el sistema no debería de implantarse.
IDENTIFICACION DE COSTOS Y BENEFICIOS
Podemos considerar a los costos y beneficios como tangibles e intangibles. Al considerar los
sistemas debemos tener en cuenta ambos tipos de beneficios.
Los beneficios
2.3- Beneficios tangibles
Los beneficios tangibles son las ventajas que se pueden medir en dinero y se acumulan en la
organización a través del uso del sistema de información. Algunos ejemplos de beneficios
tangibles son aumento en la velocidad de procesamiento, acceso a información que se
consideraba inaccesible por cualquier otro método, acceso a la información de manera más
oportuna, la ventaja que ofrece el poder de cálculo superior de la computadora y la reducción
en la cantidad de tiempo requerido por los empleados para completar ciertas tareas. Los
beneficios tangibles pueden ser medidos en términos de ahorro de dinero, tiempo y recursos.
2.4- Beneficios intangibles
Son beneficios que se acumulan en la organización debido al uso del sistema de información
son difíciles de medir, pero no por eso dejan de ser importantes. A estos se les conoce como
beneficios intangibles. Algunos beneficios intangibles por el uso de los sistemas de información
podrían ser un proceso de toma de decisiones mejorado, una mejoría en la precisión, la
empresa se vuelve más competitiva en el servicio al cliente, una mejora en la imagen comercial
y un aumento en la satisfacción en el trabajo para los empleados al eliminar las tareas
tediosas. Como podemos ver en esta lista, los beneficios intangibles son en extremo
importantes y pueden tener implicaciones de largo alcance para la empresa, ya que se
relacionan con personas tanto en el exterior como en el interior de la organización.
Aunque los beneficios intangibles de un sistema de información son factores importantes que
debemos considerar al momento de decidir si continuamos con un proyecto de sistemas o no,
un sistema que se construya teniendo en cuanto solo los beneficios intangibles no tendrá
éxito.
Los costos
2.5- Costos tangibles
Los conceptos de costos tangibles e intangibles son paralelos a los conceptos de los beneficios
tangibles e intangibles que vimos antes. Los costos tangibles son aquellos que el analista de
sistemas y el personal contable de la empresa pueden pronosticar con precisión.
Entre los costos tangibles se incluye el costo del equipo como las computadoras y terminales,
el costo de los recursos, el costo del tiempo del analista de sistemas, el costo del tiempo de los
programadores y los salarios de los demás empleados relacionados. Por lo general, estos
costos están bien establecidos o se pueden descubrir con mucha facilidad, y son los que
requerirán un desembolso de efectivo por parte de la empresa.
2.6- Costos intangibles
Los costos intangibles son difíciles de
estimar y tal vez no se conozcan. Entre
éstos se incluyen perder la ventaja
competitiva, perder la reputación de ser el
primero con una innovación o el líder en un
campo, reducir la imagen de la empresa
debido al aumento en la inconformidad de
los clientes, y un proceso inefectivo de
toma de decisiones debido a que la
información pertinente se recibe después
de tiempo o no se tiene acceso a ella.
Como podrá imaginar, es casi imposible
pronosticar un monto de dinero para los
costos intangibles de una manera precisa.
Para ayudar a los encargados de la toma de
decisiones que desean ponderar el sistema
propuesto y todas sus implicaciones, usted
debe incluir los costos intangibles incluso
cuando no sean cuantificables.
2.7- Ejemplos prácticos
A continuación, se muestran algunos ejemplos de un estudio de factibilidad
En el anterior ejemplo de un informe o estudio de factibilidad de un sistema de información
podemos observar que en primer lugar se describe el problema que la organización desea
resolver o las oportunidades que la misma desea alcanzar. En segundo lugar, se plasma la meta
general que la organización chick pollo desea lograr.
En tercer lugar, se plantean los objetivos específicos que la organización desea alcanzar
mediante la implantación del nuevo proyecto de sistemas como podemos ver la mayoría de
sus objetivos están enfocados a mejorar la gestión general de organización tanto de las ventas,
clientes y los productos. En el siguiente paso se ilustran los recursos preliminares o iniciales
para dar inicio al desarrollo del proyecto y por último se muestran los posibles riesgos que
podría contraer la organización al implantar el nuevo sistema de información.
Como podemos observar los estudios de factibilidad juegan un papel importante en el
desarrollo de un proyecto de sistemas ya que le da tanto al analista como a la organización un
preámbulo o idea del camino a tomar con respecto al desarrollo del sistema además que
ayuda a prevenir posibles riesgos.
Aquí podemos observar otro ejemplo similar al anterior.
Es importante recalcar que los estudios de factibilidad deben incluir el valor total de los costes
que conllevaría la implementación del nuevo sistema de información. Observemos el siguiente
ejemplo.
Presupuesto de la propuesta
Componentes
Recomendados
Descripción Unidades Costo
Estimado
Total
Ordenador Procesador Intel
o amd dualcore
2.0ghz en
adelante.
2ghz de RAM
DDR2
Disco duro 80gb
en adelante
Monitor de
LCD 17
pulgadas.
Teclado y mouse
genérico.
Sistema
operativo
Windows 7
1 RD$
6,900.00
RD$ 6,900.00
Impresora (Impresora –
fotocopiadora
Canon)
1 RD$
1,800.00
RD$ 1,800.00
Subtotal RD$ 8,700.00
En los siguientes ejemplos podemos observar tanto costos como beneficios tangibles que se
van acumulando en la organización por el uso el nuevo sistema de información y como el
aumento de estos va evolucionando a medida que pasa el tiempo.
En cuanto a los costos y beneficios intangibles son realmente difíciles de medir y estimar.