Date post: | 31-Jul-2015 |
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Herramientas para el Herramientas para el DiagnósticoDiagnóstico
SESIÓN 2
AgendaAgenda:•Facerap
– Concepto y utilidad
•Análisis Factorial y Causal– Concepto y utilidad
•Análisis de Factores Internos– Concepto y utilidad
Objetivos de esta sesión
• Descubrir algunas herramientas de análisis organizacional (AO)
• Entender la importancia en el manejo y aplicación de las herramientas de diagnóstico.
• Dominar la utilización de las herramientas para el diagnóstico.
4 planos de la Investigación Científica
(F)
Falla
(A) Aparie
ncia
(C)
Causa
(E)
Efecto
(R) Respons
able
(A)
Acción
(P)
Previsión
El FACERAP
(F)
Falla
(A) Apariencia
(C)
Causa
(E)
Efecto
(R) Responsable
(A)
Acción
(P)
Previsión
Falta de atención
personalizada
El cliente no se identifica con la
empresa
Falta de capacitació
n
Cliente insatisfecho
Supervisor de ventas
Capacitar al personal
Control permanente
Maltrato al cliente
Queja del cliente
Personal no
identificado con la
empresa
Pérdida del cliente
Supervisor de ventas
Seleccionar bien al
personal
Evaluación detallada del
personal
Lentitud en la atención al
cliente
Congestión de clientes
Falta de capacitació
n del personal
Disminución de la
clientela
Supervisor de ventas
Capacitar bien al
personal
Capacitación constante
Falta de valor agregado al
servicio.
Cliente insatisfecho
Falta de estrategia
de marketing
Disminución de clientes
Gerente de Marketing
Encuesta de necesidades
de los clientes.
Realizar constantemente encuestas a los
clientes
El FACERAP
Ejemplo: Atención al Cliente
El Análisis Factorial y Causal
El diagnóstico busca fundamentalmente:
Determinar el grado de eficiencia de la empresa o área.
Identificar las causas de las deficiencias.
Su metodología
En 3 etapas:
1ro. Obtención de Información.
2do. Cálculo de Índices y Porcentajes.
3ro. Presentación de Resultados.
1ra. ETAPA: Obtención de Información.
• División de la actividad de la empresa o Área en sus Factores y Funciones.
• Elaboración de la Escala.
• Evaluación de cada Factor/Función por componente.
• Determinación del Factor/ Función limitante por cada Componente.
• Cómputo de Resultados.
Ejemplo: La actividad de una organización ha sido dividida en 9 factores.
• 1. Medio ambiente• 2. Producción• 3. Financiamiento• 4. Personal – Recursos humanos• 5. Abastecimientos• 6. Marketing• 7. Imagen Institucional• 8. Contabilidad y Estadística• 9. Dirección.
A su vez, cada Factor y Función se desagrega en sus Componentes.
Por ejemplo: Abastecimientos.
• 1. Políticas de Compras• 2. Métodos de Compras• 3. Registro de Proveedores• 4. Políticas de Inventarios• 5. Niveles de Inventarios• 6. Clasificación y Codificación de las existencias• 7. Distribución del Almacén• 8. Índices de escasez• 9. Control de Existencias• 10. Documentación de Entrada y Salida
2ª. ETAPA: Cálculo de Índices y Porcentajes
*Elaboración de la Escala
Se elabora la Escala que represente el grado de satisfacción del funcionamiento o la realización decada Factor y Función, CERO para la total insatisfacción, hasta UNO para la completa satisfacción.
Rango posible de la Escala - Muy Bueno 1.00- Bueno 0.50- Regular 0.25- Malo 0.00
*Evaluación de cada Factor y Función por Componente
-Se valúa cada Factor y Función por Componente y se marca el grado que corresponde a la Escala.
f = Factores n = Funciones limitantes
Índice de Eficiencia de cada Factor / Función (IE)
Se obtiene promediando los grados de satisfacción ponderados por el número de anotaciones o marcas que a cada uno le corresponde.
Cálculo del Índice de Eficiencia (IE)
Índice de Deficiencia
Es el complemento a la unidad del Índice de
Eficiencia:ID = 1 - IE
ID = 1 - 0.70ID = 0.30 30% de
Deficiencia
Porcentaje Limitante Se obtiene dividiendo la unidad entre el número de Factores / Funciones
Limitantes que aparecieron para cada Factor / Función:PL = 1 / 5PL = 0.20 20 %
Porcentaje de Limitación de cada Factor / Función Limitante (PLFk) Se obtiene multiplicando el Porcentaje Limitante (PL) por el número de
veces que aparece cada Factor / Función Limitante, dentro del Factor / Función en estudio.
Porcentaje de Limitación de cada Factor / Función Limitante: Abastecimientos
La Función Abastecimientos tiene como Factores / Funciones Limitantes:PLF4 (Personal)PLF5 (Abastecimientos)PLF9 (Dirección), y como PL = 0.2, entonces: PLF4 = 1 x 0.2 = 0.2 (F4 aparece 1 vez) PLF5 = 2 x 0.2 = 0.4 (F5 aparece 2 veces) PLF9 = 2 x 0.2 = 0.4 (F9 aparece 2 veces)
Matriz de Valores Limitantes
Es una Matriz dnde se aprecian los Factores / Funciones, su eficiencia y deficiencia y las causas limitante de estos Elementos.
3ª. Presentación de Resultados
*Eficiencia y Deficiencia de la Actividad de la Empresa o Área
MATRIZ DE VALORES LIMITANTES
Análisis de factores internos
Fortalezas y Debilidades
Fortaleza:Fuerza interna positiva. Fuerzas
impulsoras que coadyuvan al normal desarrollo de las actividades de la organización.
Debilidad: Fuerza interna negativa. Fuerzas
obstaculizantes que dificultan el normal desarrollo de las actividades de la organización.