Diagnóstico y

análisis

organizacional

Diagnóstico y

análisis

organizacional

Proceso de análisis que pone en examen las áreas

que conforman una organización, con miras a

plantear soluciones a situaciones que afectan el

adecuado funcionamiento de la misma.

“Proceso en que un determinado observador

explicará las experiencias que tiene de una

organización y su operar” 1.

1 Rodríguez, D. Diagnóstico organizacional. Chile. Alfaomega. 2005.

“Se considera a la organización como un sistema

sociotécnico abierto integrado de varios

subsistemas” 2

2 Kast, F. y Rosenzweig, J. Administración en las organizaciones. México. 1999

El sistema es un conjunto de elementos que

interactúan en forma dinámica para alcanzar un fin.

Establecimiento del estado actual de la organización

en sus diferentes componentes organizacionales.

Puede abarcar áreas funcionales, sistema, procesos

u otros particulares.

-Historia de la organización.-Relaciones organización – sociedad.-Inserción ecológica-Inserción social

-Historia de la organización.-Relaciones organización – sociedad.-Inserción ecológica-Inserción social

Organización y ambiente

Organización y ambiente

-Mitos laborales-Creencias sobre relaciones laborales-Héroes y villanos-Héroes anónimos-Valores compartidos-Estilo de vida inducido por la organización

-Mitos laborales-Creencias sobre relaciones laborales-Héroes y villanos-Héroes anónimos-Valores compartidos-Estilo de vida inducido por la organización

Cultura y cultura

organizacional

Cultura y cultura

organizacional

-Descripción de los miembros-Descripción de la estructura-Identificación de áreas-Describción de sub – unidades

-Descripción de los miembros-Descripción de la estructura-Identificación de áreas-Describción de sub – unidades

Estructura organizacional

Estructura organizacional

-Premisas de decisión-Participación-Canales de decisión-Especificidad de las decisiones-Nivel de adopción-Racionalidad en las decisiones

-Premisas de decisión-Participación-Canales de decisión-Especificidad de las decisiones-Nivel de adopción-Racionalidad en las decisiones

Toma de decisionesToma de

decisiones

-Descendentes-Ascendentes-Horizontales-Sistemas de comunicación (formal – informal)

-Descendentes-Ascendentes-Horizontales-Sistemas de comunicación (formal – informal)

ComunicacionesComunicaciones

-Línea de mando (organigrama).-Estilos de mando (liderazgo)-Aparición de liderazgos (s)-Criterios de surgimiento del liderazgo-Liderazgo ejecutivo-Prestigio formal e informal-Organización informal

-Línea de mando (organigrama).-Estilos de mando (liderazgo)-Aparición de liderazgos (s)-Criterios de surgimiento del liderazgo-Liderazgo ejecutivo-Prestigio formal e informal-Organización informal

Poder, autoridad y liderazgo

Poder, autoridad y liderazgo

-Sindicato – dirección-Línea – staff-Profesionales – no profesionales-Obreros – empleados-Antiguos – nuevos-Entre departamentos-Por desigualdades-Coflictos recurrentes-Interpersoanales-Intrapersonales

-Sindicato – dirección-Línea – staff-Profesionales – no profesionales-Obreros – empleados-Antiguos – nuevos-Entre departamentos-Por desigualdades-Coflictos recurrentes-Interpersoanales-Intrapersonales

ConflictoConflicto

-Manuales de funciones.-Sistemas de evaluación-Relación cargos – remuneraciones-Sistema de recompensas y sanciones-Antigüedad – mérito – ascenso.-Diferencias posiciones – cargos-Trabajo rutinario y excepcional

-Manuales de funciones.-Sistemas de evaluación-Relación cargos – remuneraciones-Sistema de recompensas y sanciones-Antigüedad – mérito – ascenso.-Diferencias posiciones – cargos-Trabajo rutinario y excepcional

Descripción, evaluación de

cargos y desempeño

Descripción, evaluación de

cargos y desempeño

-Política de administración del talento humano-Motivación laboral-Condiciones físicas de trabajo-Condiciones económicas de trabajo-Agrado o desagrado de las condiciones sociales del trabajo-Satisfacción – insatisfacción-Motivaciones individualistas del trabajo-Motivaciones extrínsecas al trabajo

-Política de administración del talento humano-Motivación laboral-Condiciones físicas de trabajo-Condiciones económicas de trabajo-Agrado o desagrado de las condiciones sociales del trabajo-Satisfacción – insatisfacción-Motivaciones individualistas del trabajo-Motivaciones extrínsecas al trabajo

MotivaciónMotivación

-Ambiente de trabajo-Relaciones interpersonales-Reconocimiento-Normativa organizacional-Seguridad y confianza

-Ambiente de trabajo-Relaciones interpersonales-Reconocimiento-Normativa organizacional-Seguridad y confianza

Clima laboralClima laboral

Problema Objetivos

General

Específicos

Referente teórico

Categorización de términos

Teorías y conceptualización

Metodología

Población

Instrumentos

Organización información

Análisis e interpretación

Proyección

• Lluvia de ideas• DOFA (MEFI – MEFE)• Espina de pescado• Matriz de directrices organizacionales

• Entrevista individual y/o grupal• Observación (estructurada)• Análisis documental• Grupos de discusión• Encuesta

Herramienta administrativa que permite la

identificación de los criterios principales que ofrece

la organización a sus clientes y los requisitos que

estos establecen a la misma.

1. Conformar equipos de trabajo.2. Extractar los elementos claves del horizonte

institucional.3. Establecer los requisitos del cliente (pueden ser

figurados).4. Ubicar los elementos y requisitos dentro de la matriz

de directrices organizacionales.5. Evaluar los elementos y expectativas, formulando la

pregunta: ¿Será que (Directriz Organizacional) satisface la (Expectativa del cliente)?, según su grado de satisfacción la forma de puntuación es: Alta (5), Media (3) y Baja (1)

6. Totalizar tanto filas como columnas y organizar.7. Establecer directrices.8. Formular política de calidad.9. Definir procesos

Directrices organizacionales

Requisitos del cliente

1 2 3 4 TOTAL

1

2

3

4

TOTAL

1. Familiarización

2. Análisis organizacional

3. Administración del riesgo

4. Gestión de proyectos

5. Cultura y clima organizacional

6. Administración del tiempo

7. Liderazgo y trabajo en equipo

8. Gestión del cambio y la innovación

9. Toma de decisiones – Indicadores de gestión

10.Negociación y manejo de conflictos

11.Coaching

AMBIENTE INTERNO

FORTALEZA: Factor interno que representa una ventaja competitiva. Es una actividad interna que se lleva a cabo especialmente bien.

DEBILIDAD: Factor interno que limita o inhibe el éxito de una organización

AMBIENTE EXTERNO

OPORTUNIDAD: Factor externo potencialmente atractivo para la organización.

AMENAZA: Factor externo potencialmente peligroso o dañino para el futuro de la organización.

Estrategias F-O: Con las cuales se aprovechan las oportunidades y fortalezas.

Estrategias D-O: Aprovechan las oportunidades para superar debilidades.

Estrategias F-A: Mediante las cuales se aprovechan las fortalezas para hacer frente a las amenazas.

Estrategias D-A: Estrategias con las cuales se superarán las amenazas mediante la reducción de las debilidades.

1. Determinar participativamente las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas del proceso.

2. Consolidar sintéticamente en un listado separando ambiente interno (F-D) y externo (A-O).

3. Aplicar la matriz MEFI para determinar factores claves de éxito al interior.

4. Aplicar la matriz MEFE para determinar factores claves de éxito al exterior.

5. Establecer las estrategias para aprovechar fortalezas – oportunidades y mitigar debilidades – amenazas.

1. Haga una lista de los factores de éxito identificados (entre diez y veinte), anotando primero las fortalezas y luego las debilidades. Sintetizar cada una.

2. Asigne una ponderación o peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada uno de los factores. Indica la importancia relativa para alcanzar el éxito.

3. Independiente de si es una fortaleza o debilidad, los factores que más repercuten en el desempeño deben llevar los pesos mas altos. El total de todos los pesos debe de sumar 1.0.

4. Asigne una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores para indicar si representa una debilidad mayor (1), una debilidad menor (2), una fortaleza menor (3) o una fortaleza mayor (4).

5. Multiplique la ponderación por la calificación para determinar una calificación ponderada para cada variable.

6. Sume las calificaciones ponderadas para determinar el total ponderado del proceso. El total estará entre 1.0 y 4.0, con promedio de 2.5. Resultado por debajo de 2.5 evidenciará debilidad en lo interno y muy por arriba de 2.5 fortalezas internas.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS (MEFI)

Nº FACTOR INTERNO CLAVE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO

Fortaleza

1

2

Debilidades

1

2

Total resultados 1

1. Haga una lista de los factores críticos para el éxito identificados (entre diez y veinte), anotando primero las oportunidades y luego las amenazas. Sea muy específico.

2. Asigne una ponderación o peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (muy importante) a cada uno de los factores. Indica la importancia relativa en su influencia para alcanzar el éxito.

3. Normalmente las oportunidades tienen pesos más altos. El total de todos los pesos debe de sumar 1.0.

4. Asigne una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores para indicar si representa una amenaza importante (1), una amenaza menor (2), una oportunidad menor (3) o una oportunidad mayor (4).

5. Multiplique la ponderación por la calificación para determinar una calificación ponderada para cada variable.

6. Sume las calificaciones ponderadas para determinar el total ponderado del proceso. El total estará entre 1.0 y 4.0, con promedio de 2.5. Resultado por debajo de 2.5 evidenciará que las estrategias empleadas no aprovechan las oportunidades y muy por arriba de 2.5 indica aprovechamiento de las oportunidades.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS (MEFI)

Nº FACTOR INTERNO CLAVE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO

Oportunidades

1

2

Amenazas

1

2

Total resultados 1

La estrategia es la manera como se afrontará la situación a resolver y/o como se llegará al alcance de los objetivos.

1. Estudie cuidadosamente las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Familiarizarse con ellas y comprenderlas.

2. Establezca una posible relación entre cada una de ellas, ya sea de causa, consecuencia, similitud u otra.

3. Diseñe por lo menos una manera de aprovechar cada una de las fortalezas en relación con las oportunidades.

4. Diseñe por lo menos una manera de aprovechar cada una de las oportunidades para superar las debilidades. Deben ser atendidas todas las debilidades.

5. Diseñe por lo menos una manera de aprovechar cada una de las fortalezas para enfrentar las amenazas. Deben ser atendidas todas las amenazas.

6. Diseñe por lo menos una manera de superar cada una de las amenazas reduciendo las debilidades que pueden hacer vulnerable el proceso. Deben ser atendidas todas las debilidades.

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Infraestructura1. Dificultad para diagnosticar condiciones externas

2. Talento Humano 2. Constante rotación del personal

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS F-O ESTRATEGIAS D-O

1. Reconocimiento y credibilidad social.

F1-O1 Adelantar proyectos que mantengan y fomenten la credibilidad.

D1-O1 Capacitación en planes de desarrollo, acción y mejoramiento y en el seguimiento y evaluación de gestión.

2. Posibilidad de desarrollar convenios.

F2-O2 Capacitar y estimular el potencial humano seleccionado mediante su capacidad e idoneidad.

D2-O2 Diseño de programas de extensión para el acercamiento a la comunidad académica.

AMENAZAS ESTRATEGIAS F-A ESTRATEGIAS D-A

1. Decadencia de los valores

F2-A1 Capacitar y estimular el potencial humano seleccionado mediante su capacidad e idoneidad.

D1-A1 Optimización de los procesos de selección.

2. Constante cambio de las normas

F1-A2 Difusión interna de los cambios políticos, normativos y del control desde diferentes organismos y niveles.

D2-A2 Estudio y redistribución de funciones y cargas laborales.