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OFICINA DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD

GUIA PARA EL SUPERVISOR DE CONTRATOS EN EL ICBF

Bogotá D.C junio de 2011

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1. REFERENTES CONCEPTUALES

SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA: Se entiende por Supervisión e interventoría, en el ámbito de la contratación estatal, el conjunto de actividades que en representación de la Entidad Pública, realiza una persona natural o jurídica para llevar a cabo el control

seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en la presente guía. Corresponde a una exigencia legal que tiene el propósito de asegurar al máximo el cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratación y la satisfacción de los intereses de la Entidad mediante la obtención del fin perseguido.

DIFERENCIA ENTRE UN INTERVENTOR Y UN SUPERVISOR: Interventor es la persona natural o jurídica contratada por la Entidad para desarrollar las actividades de vigilancia y seguimiento del cumplimiento de un contrato tendientes a asegurar su correcta

ejecución. Por su parte, el supervisor es el funcionario de la Entidad a quien se designa para los mismos fines y propósitos. PROCEDENCIA DE LA SUPERVISIÓN Y DE LA INTERVENTORÍA: De acuerdo con el estatuto contractual1, la contratación de la interventoría es obligatoria para los contratos de obra resultantes de procesos de licitación. En los demás casos, es decir en aquellos en los que la ley no exija contratar un interventor, la entidad puede contratarlo voluntariamente cuando lo considere necesario sea por la naturaleza, la cuantía, por el objeto

contractual o porque no hay personal en planta para desarrollar esa función. De cualquier forma, ningún contrato puede estar sin interventor o supervisor debidamente asignado.

1 artículo 32 de la ley 80 de 1993

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Es pertinente señalar, que la omisión en designar supervisor o en contratar interventor, o en no contratar la interventoría cuando la ley así lo exige, constituye falta disciplinaria gravísima, en los términos señalados en el numeral 31 del artículo 48 de la ley 734 de 2002. OBJETO DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA: Es garantizar la eficiente y oportuna inversión de los Recursos Públicos aplicados a los contratos PERFIL DEL SUPERVISOR. La persona designada para la supervisión al interior de la entidad, debe ser, en lo posible, un funcionario de planta del nivel profesional o nivel superior, con estudios en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar. Debe contar con la capacidad suficiente para vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales y controlar el desarrollo operativo del contrato. En atención a estos requerimientos se deduce que el supervisor debe ser una persona con las siguientes características:

EXPERIENCIA, para enfrentar con conocimiento y habilidad las situaciones propias de la dinámica del contrato, en un contexto integrado por reglas, normas, condiciones y plazos.

CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN, para planear y ejecutar todos los controles y verificaciones que deben llevarse para garantizar el cumplimiento del objeto contratado y las obligaciones pactadas, en la debida oportunidad, con las calidades exigidas y los costos previstos.

PROFESIONALISMO, para cumplir con todas las obligaciones que asume con su designación, acudiendo a los criterios propios de su formación profesional.

HONESTIDAD, para actuar, de acuerdo con los valores de la verdad y la justicia y privilegiando siempre los criterios objetivos frente a cualquier consideración de tipo subjetivo.

CRITERIO TÉCNICO, para discernir entre distintas alternativas, cual es la más adecuada y apropiada, sin perder de vista los intereses de la entidad y de los beneficiarios de los servicios.

ORDEN, para planificar, estructurar y administrar de manera eficiente, los diferentes recursos que se generan de la relación contractual, todo ello, en armonía con las demás funciones propias del cargo.

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DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. Corresponde al ordenador del gasto o la persona que haya sido delegada, designar mediante comunicación formal, al servidor público que actuará como supervisor, quien deberá cumplir con el perfil anteriormente descrito. La designación debe hacerse dentro del mismo contrato o a más tardar dentro de los dos días siguientes al perfeccionamiento de los mismos. CONTRATACIÓN DEL INTERVENTOR: En los casos que la ley obliga a contratar interventor, o cuando la Entidad considere necesario contratarlo, sea por la naturaleza, cuantía o por el objeto, se recomienda efectuar la selección de manera anterior o en su defecto, a la mayor brevedad, respecto al contrato objeto de interventoría. En ambos casos, trátese de supervisor o de interventor, la persona que sea designada o contratada, debe tener o acreditar conocimientos técnicos básicos o especializados, que se relacionen directamente con el objeto contractual, preferiblemente con experiencia en la intervención de objetos relacionados al que se le va a asignar. FACULTADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR: EXIGIR: En la medida que la función de la Interventoría o Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y demandar a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin. 2

PREVENIR: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. 3

VERIFICAR: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventoría o Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender. 4

EVALUAR: Esta evaluación deberá hacerse periódicamente por parte de los supervisores o interventores, a los contratistas, con el propósito de verificar el grado de su cumplimiento contractual.

2 Transcrito del Manual de Interventoría de Obras de la Universidad del Valle.

3 Ídem

4 ídem

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SUGERIR: Como consecuencia de las demás acciones a cargo del interventor, el sugerir acciones en caso de dudas, incumplimientos o cualquier circunstancia que ponga en peligro la buena marcha del contrato, constituye una importante labor del supervisor o interventor desde el punto de vista preventivo y correctivo. INFORMAR: El supervisor está en la obligación de dar a conocer a sus superiores o las instancias competentes, los hechos que considere afectan la correcta ejecución del contrato o la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas. APOYAR: El supervisor está en la obligación de contribuir en el cumplimiento de contrato y fin que se persigue con él. Así mismo, posibilitar la interlocución con las áreas e instancias involucradas para lograr este mismo fin. PROHIBICIONES AL INTERVENTOR: Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el ICBF se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o esté incurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores les está prohibido: Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los

requisitos legales pertinentes. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,

favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los

particulares en relación con el contrato. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el contrato. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto

establecer obligaciones a cargo del Instituto, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.

RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR: El artículo 53 de la ley 80 de 1993, señala: “De la responsabilidad de los consultores interventores y asesores. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultaría, interventora o asesoría.

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A su vez, el artículo 56 de la citada ley establece: “De la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la contratación estatal. Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, y por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos.”

De esta manera, los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en lo civil, penal, fiscal o disciplinario. A continuación se describen cada uno de estos ámbitos: RESPONSABILIDAD CIVIL: Los interventores o supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, esto es, negligencia o ejecución indebida de sus labores de supervisión o interventoría, cuando el ICBF sufra detrimento patrimonial. 5 Sobre el servidor público o contratista recae la obligación de reparar el daño patrimonial que le ha causado al instituto, como consecuencia de sus acciones u omisiones. La reparación se da a través de la acción de repetición que según la ley colombiana 6 es el medio judicial que la Constitución y la ley le otorgan a la administración pública para obtener de sus funcionarios o ex funcionarios el reintegro del monto de la indemnización que ha debido reconocer a los particulares como resultado de una condena de la jurisdicción de lo contencioso administrativo por los daños antijurídicos causados en ejercicio de funciones públicas o con ocasión a ellas, haya actuado con dolo o culpa grave, descartando así la responsabilidad por culpa leve o levísima. El dolo se configura cuando el agente del Estado quiere la realización de un hecho contrario ajeno a las finalidades del servicio del Estado. 7 La culpa grave se da cuando el daño es consecuencia de una infracción directa a la Constitución o a la ley o de una inexcusable omisión o extralimitación en el ejercicio de las funciones.8 RESPONSABILIDAD PENAL: Los interventores o supervisores, sean servidores públicos o contratistas, serán responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en las labores de supervisión o interventoría, se establezca la ocurrencia de alguno de los siguientes tipos penales, consagrados en ley 599 de 2000 .9

5 Manual para la Supervisión técnica de los contratos de aporte 6 Ley 678 de 2001. 7 Artículo 5 de la ley 678 de 2001 8 Artículo 6 de la ley 678 de 2001 9 Corresponde al actual código penal.

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Art. 399. - Peculado por aplicación oficial diferente; El servidor público que dé a los bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte, cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones, aplicación oficial diferente de aquella a que están destinados, o comprometa sumas superiores a las fijadas en el presupuesto, o las invierta o utilice en forma no prevista en éste, en perjuicio de la inversión social o de los salarios o prestaciones sociales de los servidores, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años, multa de diez (10) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término.

ARTÍCULO 408 - Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. El servidor público que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato con violación al régimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

ARTÍCULO 409 - Interés indebido en la celebración de contratos. El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

ARTÍCULO 410 - Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

En caso de declaratoria de responsabilidad civil o penal y sin perjuicio de las sanciones disciplinarias, los servidores públicos quedarán inhabilitados para ejercer cargos públicos y para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales por diez años contados a partir de la fecha de ejecutoría de la respectiva sentencia. RESPONSABILIDAD FISCAL:

“Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.” 10

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Definición contenida en el artículo 1 de la ley 610 de 2000.

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La Responsabilidad Fiscal está integrada por:

Una conducta dolosa o culposa atribuible a quien realiza la gestión

Un daño patrimonial al Estado

Un nexo causal entre los dos nexos anteriores. Se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, producida por una gestión antieconómica e ineficaz que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los fines del Estado. Los interventores o supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, serán responsables fiscalmente (sanción pecuniaria - multas) cuando por sus acciones u omisiones en labores de supervisión o interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA: De acuerdo con el Código Disciplinario único, constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el código Disciplinario Único que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad.11 El artículo 53 de la citada ley, al referirse a los sujetos disciplinables, expresa lo siguiente: “El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría en los contratos estatales; que ejerzan funciones públicas, en lo que tienen que ver con estas; presten servicios públicos a cargo del Estado, de los contemplados en el artículo 366 de la Constitución Política, administren recursos de este, salvo las empresas de economía mixta que se rijan por el régimen privado.” Es importante señalar que cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad

disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva.

Los artículos relacionados con faltas contra el régimen de la contratación estatal, en la ley

734 de 2002, son las siguientes:

“Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:

30. Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad

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Definición contenida en el artículo 23 de la ley 734 de 2002.

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prevista en la Constitución o en la ley, o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental.

31. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley.

32. Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello.

33. Aplicar la urgencia manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley.

34. No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

35. Dar lugar a la configuración del silencio administrativo positivo.

Se entiende como silencio administrativo positivo, cuando trascurridos tres (3) meses contados a partir de la presentación de una petición, no se notifica decisión que la resuelva, asumiéndose la respuesta como favorable al peticionario. Este silencio solamente opera en los casos expresamente previstos en disposiciones legales especiales, como es el caso de peticiones que se realicen en temas de contratación pública.

El silencio positivo produce un verdadero acto administrativo en el cual se reconocen derechos, por tanto una vez producido la administración no puede dictar un acto posterior contrario y sólo está facultada para revocarlo con el consentimiento expreso y escrito del titular o cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley, no esté conforme o atente contra el interés público o social, se cause agravio injustificado a una persona o fuere evidente que el acto ocurrió por medios ilegales (arts. 69 y 73 C.C.A.). PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA: Tomando en consideración que las acciones desarrolladas en la supervisión legal, administrativa y financiera, se enmarcan en las actuaciones administrativas señaladas en el código contencioso administrativo 12, éstas se cumplirán con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y, en general, a las disposiciones preceptuadas en dicha normatividad.

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El código contencioso administrativo, está contenido en el decreto 01 de 1984. El 1 de julio de 2012, entrará a regir la ley 1437 de 2011.

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ECONOMÍA: De acuerdo con el principio de economía, se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos. CELERIDAD: En virtud del principio de celeridad, las autoridades tendrán el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán formularios para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible. EFICACIA: A través del principio de eficacia, se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias. Las nulidades que resulten de vicios de procedimiento podrán sanearse en cualquier tiempo de oficio o a petición del interesado. IMPARCIALIDAD: En virtud del principio de imparcialidad, las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación; por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellas. PUBLICIDAD: De acuerdo con el principio de publicidad, las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones. CONTRADICCIÓN: En virtud del principio de contradicción, los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones por los medios legales. De otra parte, la supervisión técnica cuenta con unos principios específicos que emergen de su misma naturaleza y de su relación con la misión institucional. Estos son consecuentes con las políticas de infancia y adolescencia y coherentes con la visión, las estrategias y los objetivos de la institución. Como principios orientadores se establecen: RESPETO MUTUO: Se reconoce que desde cualquier ámbito y servicio las relaciones entre beneficiarios, prestadores y contratantes deben enmarcarse en el respeto mutuo. EFECTIVIDAD: El Sistema de Supervisión debe propiciar y fomentar el mejoramiento de la calidad de vida de la población que se beneficia con los proyectos y programas ofrecidos por el instituto. PROTECCIÓN INTEGRAL: El Sistema de Supervisión, desde el marco de los derechos y estándares de calidad, reconoce y hace efectiva la prevalencia de los derechos, esto significa que los derechos de la niñez están por encima de los derechos de los adultos y, el interés superior, referido a que las decisiones que se tomen con respecto a la vida de los niños y de las niñas, propenda por garantizar el mayor número de derechos.

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EQULIBRIO: El Sistema de Supervisión debe permitir el reconocimiento de logros y dificultades, de tal manera que se promuevan los primeros y se solucionen las segundas. PARTICIPACIÓN: Se reconoce la importancia de que el proceso de supervisión se desarrolle mediante un trabajo en equipo entre contratista y contratante. TRANSPARENCIA: En el Sistema de Supervisión, supervisores y supervisados conocen con claridad los aspectos que lo componen, las variables que es necesario supervisar, los procedimientos utilizados, los instrumentos de evaluación y los logros esperados. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA EN EL EJERCICIO DE LA INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN El interventor o supervisor debe consultar permanentemente el contrato motivo de su supervisión y los documentos necesarios para ejercer sus funciones. Los siguientes documentos le sirven de soporte para este objetivo, en cada una de las etapas siguientes: INICIO DEL CONTRATO:

• Copia del contrato supervisado. • Pliegos de condiciones o el documento equivalente. • Estudios previos del contrato. • Estudio de costos. • Acta de inicio, cuando se especifique en el contrato.

EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

• Copia de las adiciones, modificaciones, cesiones, etc. • Correspondencia que se genere de la relación contractual. • Plan de supervisión. • Informes del contratista • Concepto para pagos al contratista • Certificaciones para pago • Reclamaciones formales del contratista. • Respuestas dadas a las reclamaciones del contratista. • Actas de acuerdo. • Informes de programación y seguimiento.

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO:

• Certificación sobre cumplimiento final de objeto y obligaciones contractuales. • Estado de cuenta del contrato.

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2. SUPERVISIÓN ADMINISTRATIVA

Parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar que en la ejecución de los contratos, se cuente con mecanismos eficientes de planificación, organización, coordinación y control de los recursos, para facilitar el adecuado desarrollo de los compromisos contractuales.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente administrativo tenemos las siguientes: ACCIONES ADMINISTRATIVAS DESDE LA PLANEACIÓN: Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión o interventoría a cargo.

Se debe construir y establecer un plan de supervisión, en el que se programen y controlen las actividades específicas y rutinarias que desarrollen la función de supervisión, indicando plazos, responsables y medios. El plan de supervisión del contrato13, es un documento elaborado por el supervisor al inicio del contrato, en donde se señalan las actividades, plazos, responsabilidades y recursos para desarrollar la supervisión, en las etapas de planeación, ejecución y

13 El formato se puede consultar en la siguiente dirección :

http://intranet/contenido/contenido.aspx?catID=527&conID=993&pagID=1248

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evaluación del contrato. Este instrumento constituirá la hoja de ruta en la ejecución del contrato. Se deben crear y reglamentar los comités que se estimen convenientes para facilitar el buen desarrollo del contrato. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

De acuerdo con la naturaleza del contrato y las condiciones señaladas en los pliegos y demás anexos del contrato, el supervisor o interventor, debe elaborar una Matriz que contenga el listado de los permisos, licencias y pólizas, requeridas para la correcta ejecución del contrato y de esta manera hacer el control sobre su solicitud, trámite y autorización. Esta matriz debe contener entre otros elementos, los siguientes: Descripción del permiso o licencia, requisitos para solicitarla, autoridad competente para tramitarla, plazos, responsables y estado del trámite. (Ver anexo No. 1) Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual.

Se debe elaborar y socializar con el contratista y las instancias involucradas, cronogramas que contengan actividades relacionadas con: reuniones de equipo, presentación de informes, labores puntuales de verificación de obligaciones y compromisos frente a las diferentes instancias que intervienen en la ejecución del contrato, donde el supervisor elabore una lista de todas las obligaciones exigibles al contratista, contenidas en la minuta del contrato y sus documentos anexos. El objetivo de esta matriz, es contar con una herramienta que permita visualizar cada compromiso del contratista, los plazos para desarrollarlos y las condiciones para hacerlo; y de esta manera llevar un control ágil y oportuno sobre la ejecución del contrato. Para los compromisos relacionados con la entidad contratista, es recomendable no emplear un cronograma, sino una matriz de seguimiento a obligaciones, como la que se presenta en el anexo No. 2: ACCIONES ADMINISTRATIVAS DESDE LA ORGANIZACIÓN: Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que se requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato. Con el propósito de que el contratista y el equipo supervisor cuente con todo el material necesario para conocer sus compromisos frente a la ejecución del contrato, antes de dar inicio a su ejecución, se hace necesario compilar y disponer de los siguientes documentos:

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Pliego de condiciones o el documento equivalente.

Estudio previos

Minuta del contrato

Acta de inicio

Pólizas de cumplimiento u otras garantías

Lineamientos técnicos

Manuales operativos

Reglamentos

Instructivos

Modelos de informes

Cartillas

Directorios

Fichas técnicas

Guías

Instrumentos de supervisión

Papelería

Plan de manejo ambiental, si se exige en el contrato.

Otros, especificar Luego de localizarlos se deben ordenar y reproducir para que en la función de supervisión pueda consultarlos. Adicionalmente, debe identificarse cuáles documentos son indispensables de entrega al contratista de tal manera que éste esté debidamente enterado de los aspectos constitutivos del contrato. Es aconsejable establecer una jornada de inducción, donde se haga entrega de este material y se resuelvan dudas sobre su contenido o alcance. Los documentos que hacen parte del proceso Precontractual, así como las adiciones, modificaciones y prórrogas se encuentran disponibles para su consulta al portal único de contratación en la página www. contratos.gov.co Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. Establecer reglas claras para que las acciones que se adelanten con las demás instancias que participan en la ejecución del contrato sean siempre planeadas, concertadas, socializadas y retroalimentadas, de tal manera que esto no interfiera en las acciones del contratista. Cualquier circunstancia que afecte el normal desarrollo del contrato, debe ser comunicada de manera inmediata a las instancias competentes y sin interrumpir la ejecución del contrato, se debe propender por adoptar las medidas necesarias para superar los inconvenientes. Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados.

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Tomando en cuenta que la información y documentación que se genera durante la ejecución de un contrato es voluminosa y ésta puede ser requerida en cualquier momento, para efectos de verificar el cumplimiento de obligaciones o para dar respuestas o generar informes especiales a instancias institucionales u órganos de control, se hace necesario elaborar un listado de los documentos más frecuentes que se manejan en la relación contractual, establecer una metodología para su clasificación y organización y mantenerla siempre en condiciones de consulta. Todo ello, considerando la Normatividad sobre archivística del ICBF. Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución. El supervisor debe presentar al ordenador del gasto, informes de avance e informe final de los contratos supervisados, de acuerdo con los términos y condiciones señaladas en el respectivo contrato o en su defecto en los lineamientos técnicos. Ver formato Informe del supervisor, anexo 1 del manual del supervisor- Sistema de supervisión de los contratos de aporte. Para garantizar una calidad constante en los contenidos y la inclusión de lo que debe contener los informes, es recomendable establecer los parámetros metodológico y contenido mínimos en un modelo de informe. De igual manera se debe establecer la periodicidad de entrega de estos informes, de acuerdo con la naturaleza del contrato, lo establecido en el contrato y las necesidades particulares de información. Sin embargo, se debe siempre prever la entrega de un informe final. Señalar destinatarios de los informes y establecer reuniones de socialización con las instancias correspondientes. En términos generales, los informes deben contemplar, como mínimo, los siguientes aspectos:

Información General de la empresa o persona supervisada

Información relacionada con el contrato, sus adiciones y modificaciones

Relación detallada sobre el estado de cumplimiento de cada una de las obligaciones

Información del componente administrativo del contrato

Información del componente técnico del contrato

Información del componente financiero del contrato

Conclusiones y recomendaciones

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ACCIONES ADMINISTRATIVAS DESDE LA COORDINACIÓN: Enviar, una vez se produzca las comunicaciones, copia de la misma a la Oficina Asesora Jurídica, a la Dirección Administrativa y Dirección Financiera o las que hagan sus veces, según corresponda. La Oficina Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, son a quienes les corresponde llevar las carpetas oficiales de los contratos. En estos archivos se debe consignar todos los documentos que tenga relevancia en la relación contractual o que evidencie cumplimiento o incumplimiento de los compromisos de las partes. De igual forma, si las comunicaciones tienen que ver con aspectos administrativos y financieros, se deberán enviar a las instancias que dirigen estas áreas, evitando siempre la duplicidad de archivos en dependencias de la institución. La importancia de que estos documentos reposen en esta oficina, radican en el hecho que estos archivos constituyen la fuente formal de consulta para quienes deseen o deban acudir a los contratos. Coordinar con las dependencias del ICBF que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales. Extraer y listar las obligaciones contenidas en la minuta del contrato, el pliego de condiciones y demás anexos. Incluirlas en una matriz14 donde se indique la fuente de la obligación, la clasificación de la obligación, los plazos para el cumplimiento, responsable de la verificación, fuentes de verificación, acciones de seguimiento y casilla de verificación. Filtrar por responsable de tema las obligaciones y remitir la parte de la matriz a quien deba verificarla. Consolidar los resultados del diligenciamiento de las matrices. Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia en actas o ayudas memoria, de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten. Con base en el listado de obligaciones y compromisos contractuales, establecer que comités de carácter técnico, administrativo, financiero o jurídico se requiere establecer, con el fin de apoyar la ejecución del contrato y servir de ámbito la socialización de resultados, la evaluación de los mismos y la toma de decisiones que se requieran. 14

Esta matriz, corresponde a la mencionada en el capítulo de acciones administrativas desde la planeación de la presente guía.

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Se debe luego establecer la periodicidad para realizar estas reuniones, seleccionar a los participantes e incluir las fechas de su realización, en el cronograma general de actividades. Se bebe establecer un responsable para convocar los comités, para conseguir el apoyo logístico que se requiera y para gestionar las actas o ayudas memorias de las reuniones. Finalmente se debe conservar de manera ordenada y cronológica, estas actas o ayudas memorias con sus respectivos anexos y soportes, para que puedan ser consultadas por los interesados. Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual. Los supervisores deben tener presente que los contratistas tienen el derecho a elevar consultas, realizar peticiones o solicitar información a la entidad contratante. Estas solicitudes se deben tramitan como derechos de petición, en los términos del capítulo II del código contencioso administrativo y por tal razón se deben aplicar los plazos, condiciones y efectos señalados en esta norma. En este sentido, las peticiones y solicitudes de información se responderán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo y las consultas se resolverán en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles. Es importante señalar que de acuerdo con numeral 16 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, en las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, si la entidad estatal no se pronuncia dentro del término de tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo. Pero el funcionario o funcionarios competentes para dar respuesta serán responsables por este hecho. Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato. Es importante que el supervisor cuente con una lista completa y actualizada de las personas, que con ocasión a la relación contractual, deba tener acceso a las áreas de influencia del ICBF. También es importante controlar que estas personas posean una carné de identificación suministrado por la empresa contratista, con la información y las características establecidas por la Oficina de Comunicación del ICBF. Es importante señalar que los proyectos de carné de identificación presentados por la firma contratista, deben ser aprobados por la mencionada Oficina.

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Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que el ICBF intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas. Se debe elaborar una matriz de seguimiento a correspondencia enviada y recibida, donde se consigne la descripción, tipo e identificación del documento, asunto, destinatario, responsable de la respuesta y si esta se dio o no. (Ver anexo 3) Se debe señalar que a través de este control, se acreditan algunas de las obligaciones a cargo del contratista. De otra parte, con un adecuado control de la correspondencia se garantiza la respuesta a las peticiones, consultas y solicitudes de información, con lo cual se evita respuestas por fuera de término, silencios positivos y circunstancias que puedan dar origen a desequilibrios contractuales. Procurar que por causas atribuibles al ICBF no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

Es viable que el contratista pueda pretender la adopción de medidas tendientes a restablecer el equilibrio económico y financiero del contrato, teniendo en cuenta que existen diversos factores que pueden dar lugar a que dicho equilibrio se afecte en forma tal, que el contratista no solo pierde la posibilidad de una ganancia justa sino que incurre en pérdidas que deben ser indemnizadas15.

Se ha entendido que dicho equilibrio16, implica que el valor económico convenido como retribución o remuneración a la ejecución plena de sus obligaciones (prestación del servicio o suministro de bienes etc.) debe ser correspondiente, al que recibirá como contraprestación a su ejecución del objeto del contrato. Si no es así surge, en principio, su derecho de solicitar la restitución de tal equilibrio, siempre y cuando tal ruptura no obedezca a situaciones que él mismo genere.

Se ha sostenido también 17que dicho equilibrio puede verse alterado durante la ejecución del contrato, por las siguientes causas: actos o hechos de la institución contratante, actos de la administración como Estado y factores exógenos a las partes del negocio jurídico. La causa que hace referencia a los actos de la administración como Estado, se refiere fundamentalmente al denominado "Hecho del Príncipe", entendido la potestad normativa, constitucional y legal, que se traduce en la expedición de leyes o actos administrativos de carácter general, los cuales pueden provenir de la misma autoridad contratante o de cualquier órgano del Estado. El Consejo de Estado, ha precisado, que el restablecimiento del equilibrio económico del contrato podrá proceder por dicha causa, si

15

Tratándose de contratos de aporte, el concepto de ganancia no aplica dodo que solo se pueden celebran con entidades sin ánimo de lucro. 16

Sentencia 21588 de 2002 del Consejo de Estado. 17

Ídem

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se afecta la ecuación financiera "en forma anormal o extraordinaria en detrimento del contratista", haciendo más onerosa la ejecución del correspondiente contrato.

Como ya se mencionó, el mayor control para evitar circunstancias que puedan generar mayor onerosidad, es atender oportunamente las solicitudes que formule el contratista para no generar silencios positivos, que puedan traducirse en rupturas del equilibrio contractual. Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato. Para el cumplimiento de esta función se debe reiterar la importancia de constituir los comités que se estimen necesarios, para controlar el estado y avance del contrato e incluir dentro del cronograma general de actividades para la ejecución del contrato, estas reuniones. En estas reuniones, se debe analizar los resultados de la supervisión o interventoría en el periodo inmediatamente anterior, y si es del caso de manera acumulada con otros periodos, para evaluar, líneas de acción. De otra parte, es importante dejar consignado en actas, el desarrollo de las reuniones y las conclusiones, compromisos y recomendaciones que hayan surgido de la reunión. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Dentro de los lineamientos y manuales operativos de los programas supervisados, se cuenta con una normatividad sobre estos aspectos, que deben ser ampliamente conocida y divulgadas para poder efectuar una adecuada supervisión de las obligaciones vinculadas a estas materias. Para otro tipo de contratos que no cuenten con dichos lineamiento o manuales, están normas pueden ser parte de su contenido, anexo y marco legal correspondiente. Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario. Si el tipo de contrato, requiere la vinculación de personal por parte de contratista para el desarrollo del objeto contractual, éste debe ser sujeto a verificación permanente por parte del supervisor, para garantizar que las condiciones de idoneidad exigidas por el ICBF se conserven. De esta manera, se debe controlar que el equipo ofertado sea el mismo que ejecute el contrato. En el evento de fuerza mayor o caso fortuito, el contratista podrá cambiar el personal, para lo cual el supervisor verificará los requisitos, de acuerdo con las condiciones señaladas en el contrato o sus anexos.

20

3. SUPERVISION FINANCIERA:

Parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar una adecuada ejecución presupuestal del contrato y el cumplimiento de obligaciones relacionadas con el trámite de pagos y desembolsos presentados por el contratista.

Como parte del control y vigilancia integral del contrato, el factor presupuestal es

especialmente relevante por representar uno de los principales aspectos en que el interés

público se concreta y que la administración vigila especialmente, mediante la fijación de

funciones directas al supervisor o interventor.18

Dentro del conjunto de las principales funciones de los supervisores e interventores, las

presupuestales son de vital importancia en cuanto se dirigen a proteger al Estado en su

patrimonio, mediante el control sobre la correcta inversión y manejo de los recursos

públicos destinados para la ejecución de sus contratos y convenios.

Esta función presupuestal, se debe dirigir a vigilar la inversión del presupuesto asignado

para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Con su ejercicio se constata que

el gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación y montos previstos en el contrato

y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos.

Por lo anterior, se debe enfocar a vigilar la ejecución presupuestal, exigiendo para ello

que todo acto que suponga ejecutar el presupuesto esté debidamente soportado y

18

Directriz jurídica No. 44 del 31 de octubre de 2005, SENA.

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registrado, para el actual y posterior control, así como en términos generales, exigir el

correcto uso de los recursos, según los fines estipulados, estando atentos al proceso de

cobro y pago. Para el desarrollo de esta función y tratándose de contratos de aporte, el

supervisor de contrato cuenta con el Manual para la Legalización de Entidades

Contratistas de Servicios de Bienestar Familiar, el cual tiene como objetivo: Establecer

los conceptos, procedimientos e instrumentos para la legalización de cuentas de las

entidades contratistas que ejecutan o administran servicios de bienestar familiar,

mediante contratos de aporte suscritos con el ICBF.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente financiero tenemos las siguientes: ACCIONES FINANCIERAS PRECONTRACTUALES Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuéstales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera. Para una mayor comprensión de esta función, veamos algunos conceptos que se manejan en este componente. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: De acuerdo con lo establecido por el Estatuto Orgánico del Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.19 Debe expedirse por cada compromiso, individualmente considerado. No obstante lo anterior un contrato puede contar con varios certificados de disponibilidad presupuestal, tomando en consideración que un contratista puede asumir compromisos vinculados a distintos programas que desarrolla la institución, siendo responsabilidad de cada programa aportar la disponibilidad presupuestal para el desarrollo del contrato. La ley señala que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales, deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará necesariamente responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal. REGISTRO PRESUPUESTAL: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la

19

Dirección General del Presupuesto Nacional. Resolución No. 036 del 7 de mayo de 1998.

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afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación constituye un requisito de perfeccionamiento de los contratos.20 Es importante señalar que el registro presupuestal se origina a partir del CDP expedido previamente para amparar el compromiso. Los registros presupuestales amparan compromisos generados en la vigencia fiscal en la cual se expiden, razón por la cual, los compromisos que no se reconozcan en la vigencia, deberán ser tramitados bajo la figura de cuentas por pagar o reserva presupuestal. CUENTAS POR PAGAR: En el contexto de un contrato en ejecución, una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio contratado, se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. El supervisor del contrato, deberá estar atento a constituir las cuentas por pagar, para que los recursos destinados a los compromisos adquiridos, no se pierdan. Adicionalmente, resulta importante advertir, que la omisión de este procedimiento, puede generar vigencias expiradas o pasivos exigibles, que pueden a su vez involucrar indemnizaciones a cargo de la entidad contratante y por ende posibles responsabilidades fiscales y acciones de repetición contra el servidor público que dio lugar a ello. RESERVA PRESUPUESTAL: Se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero por razones de fuerza mayor o modificación concertada en el plazo de ejecución, el objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar en el primer semestre de la vigencia siguiente.21 Para este procedimiento, también aplica la advertencia de que la omisión del mismo, puede generar vigencias expiradas o pasivos exigibles, lo cual puede a su vez, involucrar indemnizaciones a cargo de la entidad contratante y por ende posibles responsabilidades fiscales y acciones de repetición contra el servidor público que dio lugar a ello. APROPIACIONES: Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso de la República aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de Diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.22

20

Ministerio de Hacienda y Crédito Público.www.irc.gov.co. Portal preguntas frecuentes. 21

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Página www.irc.gov.co Portal Preguntas Frecuentes. 22

Ley 179 de 1994, artículo 38.

23

VIGENCIAS FUTURAS: Es un instrumento de planificación presupuestal y financiero que garantiza la incorporación en los presupuestos de vigencias posteriores a la de la asunción del compromiso, de los recursos necesarios para la ejecución de proyectos plurianuales y otros gastos especiales, que por su naturaleza requieren ejecutarse en más de una vigencia fiscal y dado que se consideran estratégicos y básicos para el cumplimiento de los objetivos y políticas de las entidades.23 Estas vigencia, son técnicamente revisadas por el Departamento Nacional de Planeación, organismos que las avala, para que posteriormente el Ministerio de Hacienda y Crédito Público autorice el comprometer recursos de vigencias futuras. ACCIONES FINANCIERAS CONTRACTUALES Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo. Revisemos algunos conceptos relacionados con la función: ANTICIPO: El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista, incluso antes de la ejecución del contrato, con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores acometidas. Por lo mismo, no extingue ninguna parte de la obligación de pago que adquiere la entidad por la celebración del contrato ni, por tanto, entran al patrimonio del contratista sino que conservan el carácter de públicos. Por eso es que debe asegurarse con la garantía de que tratan los artículos 3, 4 y 7 del Decreto 4828 de 2008, la correcta y adecuada inversión, para evitar la dilapidación y en la medida que se vaya ejecutando el contrato se va amortizando. Usualmente se emplean para adquisición de maquinaria, materiales, realización de labores necesarias y previas a la ejecución del contrato, etc. y se consignan en cuentas exclusivamente aperturadas por el contratista. La cuenta debe ser de ahorros y en todo caso la entidad contratante deberá exigir que se abra en una entidad bancaria reconocida y que garantice los mejores rendimientos financieros. PAGO ANTICIPADO: El pago anticipado hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de remuneración a cargo de la entidad contratante sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado. Igual que en la figura jurídica anterior, el Decreto 4828 de 2008 exige la constitución de la garantía de buen manejo. 23

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Página www.minhacienda.gov.co Glosario de términos..

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Los dineros entregados al contratista a título de pago anticipado, entran a su patrimonio y no tienen destinación diferente a la que su dueño de manera libre y autónoma quiera darle. Sobre la naturaleza jurídica de las figuras de ANTICIPO y PAGO ANTICIPADO, la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, Sección Tercera, expresó en la Sentencia 13436 de junio 22 de 2001, lo siguiente:

"... La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipo y pago anticipado, consiste en que el primero corresponde al primer pago de los contratos de ejecución sucesiva que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el segundo es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea. Lo más importante es que los valores que el contratista recibe como anticipo, los va amortizando en la proporción que vaya ejecutando el contrato de ahí que se diga que los recibió en calidad de préstamo; en cambio en el pago anticipado no hay reintegro del mismo porque el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada. En la práctica contractual administrativa con fundamento en la ley, lo usual es que la entidad pública contratante le entregue al contratista un porcentaje del valor del contrato, a título de anticipo, el cual habrá de destinarse al cubrimiento de los costos mídales en que debe Incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del objeto contratado. De ahí que se sostenga que es la forma de facilitarle al contratista la financiación de los bienes servicios u obras que se le han encargado con ocasión de la celebración del contrato. Se convierte así este pago en un factor económico determinante para impulsar la ejecución del contrato.

En tanto se trata de dineros públicos vinculados a la ejecución del contrato, los rendimientos que generen pertenecen al tesoro. El procedimiento a seguir para el manejo y control de estos recursos es el siguiente: 1. Al iniciar la ejecución del contrato, si no hubiere oportunidad anterior para hacerlo, el contratista presentará al Responsable del Proyecto el Plan de Inversión del Anticipo previamente aprobado por el interventor o supervisor, en el que se relacione el tiempo en cual se invertirán estos recursos, así como los conceptos y/o los montos en los que se invertirá el anticipo entregado, los cuales tendrán como única destinación el cumplimiento del objeto contractual y se ajustarán a los normatividad vigente. El giro del anticipo a la cuenta especial se autorizará una vez se tramite la apertura de ésta cuenta por parte del contratista, previo visto bueno del interventor, lo cual sólo es procedente una vez el contrato se encuentre perfeccionado, legalizado y con requisitos de ejecución.

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2. Para autorizar el desembolso del anticipo, el interventor o supervisor debe aprobar el plan de inversión del anticipo, así como verificar la consignación de los rendimientos financieros de la cuenta, si a ello hubiere lugar. 3. Para la autorización de los desembolsos siguientes, el Contratista deberá presentar al supervisor un informe de gastos detallados y debidamente soportados del desembolso inmediatamente anterior aprobado por el interventor (Incluyendo las facturas que demuestren el gasto de la totalidad del desembolso entregado) y recibos de consignación de rendimientos financieros, demostrando que los recursos invertidos se ajustan al Plan de Manejo del Anticipo aprobado con anterioridad. 4. El interventor o supervisor dará el visto bueno a la relación de gastos, los cuales deben ser consistentes con el plan de inversión del anticipo aprobado. De encontrarse evidencia de uso indebido del anticipo, el interventor o supervisor del contrato remitirá la documentación soporte y solicitud debidamente motivada a la Oficina Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, para los trámites tendientes a hacer efectiva la póliza de Buen Manejo del Anticipo pactado en el contrato. 5. El desembolso de los Rendimientos Financieros de cada cuenta que se abra, se realizará mensualmente a favor de la Tesorería. 6. Una vez ejecutado el monto total del anticipo y el contratista haya entregado los informes requeridos para demostrar el buen manejo del mismo y las consignaciones de la totalidad de los rendimientos financieros, se procederá a la cancelación de la cuenta bancaria por parte del contratista. Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado. Por regla general, el pago del anticipo podrá realizarse en una sola cuota o en varias parcialidades, la entidad contratante deberá señalarlo dentro de las bases del proceso de selección y en el contrato respectivo. Para determinar el porcentaje de los anticipos que se otorgarán, la entidad deberá tener en cuenta las características, complejidad y magnitud de los compromisos contractuales y tendrán por objeto el apoyar la debida ejecución y continuidad de las obras o servicios. En la clausula forma de pago, se deberá contemplar el monto exacto de estos anticipos y los plazos para su amortización. Se debe entender como amortización, el reembolso gradual del monto inicialmente reconocido como anticipo, a través de descuentos periódicos efectuados en el plan de pagos.

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El valor del anticipo se pondrá a disposición del contratista previo la entrega de la garantía que lo respalde y la aprobación del plan de manejo del anticipo, por parte del supervisor o interventor. Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del ICBF que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados. Verificada la clausula correspondiente a la forma de pago y una vez se den las condiciones para su reconocimiento, el contratista, formulará la solicitud de pago que corresponda, presentando para ello, la respectiva factura o cuenta de cobro. De igual manera, anexará los respectivos certificados que acreditan estar al día en pago de obligaciones al sistema de la seguridad social y parafiscales. El supervisor o interventor, antes de comenzar el procedimiento para el pago, deberá verificar los siguientes aspectos: 1. Comprobar que los compromisos contractuales exigibles para la fecha de pago, se

hayan cumplido, para lo cual emitirá el respectivo informe. 2. Comprobar que en el PAC, se haya previsto los recursos para efectuar el

desembolso. 3. Verificar el efectivo cumplimiento de compromisos frente a la seguridad social y los

parafiscales. 4. Revisar que las facturas o cuentas de cobro estén debidamente diligenciadas y

ajustadas a los requerimientos de ley. 5. Habiéndose cumplido con los anteriores requisitos, se procederá a elaborar el

respectivo certificado sobre cumplimiento de compromisos contractuales. 6. La orden de desembolso y los respectivos anexos, se radicaran en el área de

Tesorería, para su trámite.

Todas las acciones relacionadas con el procedimiento de pago, deberán ser consignadas en el “Formato Seguimiento Presupuestal a Contratos” (ver anexo 4) donde se controle de manera cronológica los pagos, ajustes y deducciones efectuados. Esto ayudará a un adecuado control de pagos y facilitará en un futuro el proceso de liquidación de los contratos Es importante señalar que el PAC es un instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para los órganos financiados con recursos de la Nación y el monto máximo de pagos de los establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos

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(Recursos Propios), con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se harán teniendo en cuenta el PAC y se sujetarán a los montos aprobados en él. 24 Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello. Esta función consiste en remitir al área de tesorería la documentación necesaria para efectuar el respectivo desembolso. Si se trata de anticipos, se remitirán los siguientes documentos: Certificación que contenga la clausula de forma de pago en la cual se menciona el pago del anticipo, la clausula en la cual se estipula la obligación de presentar un plan de inversión del anticipo y la manifestación del supervisor de aprobación de dicho plan y la descripción de la afectación presupuestal Dado que el anticipo se amortiza en los pagos previstos, el contratista debe presentar cuenta de cobro y no factura, cuenta que debe adjuntar el supervisor a la certificación correspondiente. Si el pago es ordinario, se remitirá: Concepto sobre cumplimiento de objeto y obligaciones contractuales suscrito por el supervisor y preparado por el funcionario de apoyo del área técnica si lo hubiere, factura de cobro o cuenta de cobro, certificación de paz y salvo por concepto de seguridad social y parafiscales. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. Velar porque los valores pactados en las condiciones de pago, se cumplan de acuerdo al plan de caja presentado, llevando el registro de las posibles deducciones que se apliquen, si fuera el caso. Matriz valor pagado, momentos pago y pagos efectivos. El adecuado control de la ejecución presupuestal, facilitará los procesos de cierre financiero de fin de año y los procesos de liquidación del contrato. Como herramienta complementaria que permita establecer los saldos del contrato, el supervisor solicitará, al grupo financiero, de acuerdo con la frecuencia de pagos, estados de cuenta, que permitan conciliar dichos saldos. Frente a valores deducidos, de los cuales se tenga certeza que no se reconocerán al contratista, el supervisor deberá optar por las siguientes alternativas, según seas el caso: Reducción del valor contractual: Procede durante la ejecución de contrato, cuando los servicios o bienes contratados no puedan ser prestados o entregados. Para ello, se

24 Art. 73 inciso 1º Decreto 111/96) y (Art. 1º Decreto 0630/96.

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deberá tramitar una modificación al contrato, en cuanto a la clausula valor y forma de pago. Liberación de saldos: Procede en la fase de liquidación, por las mismas causas anotadas anteriormente. Para ello se consignará en la respectiva acta de liquidación el valor a liberar. Ver anexo No. 5 Para los anteriores procedimientos se contará con el apoyo del área jurídica. Verificar que el contratista esté al día, en las obligaciones tributarias que sean exigibles, por razón del contrato. De acuerdo con las obligaciones tributarias que deba acreditar cada contratista, el supervisor del contrato deberá verificar periódicamente, el cumplimiento de los compromisos fiscales surgidos con ocasión a la suscripción del contrato, revisando para ello formularios de presentación y recibo de pagos que correspondan con la supervisión y de acuerdo con los plazos definidos en el contrato. Si la Entidad Contratista se encuentra en mora con el pago de los impuestos que le compete, deberá anexar copia de los acuerdos de pago suscritos con la DIAN y Secretaria de Hacienda del domicilio que le compete y realizar seguimiento a dichos acuerdos durante la vigencia del contrato. Si no tiene acuerdo de pago, el responsable de la supervisión, deberá solicitarle a la Entidad Contratista, adelantar los trámites necesarios para suscribir los acuerdos correspondientes.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista. El artículo 50 de la ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la ley 828 de 2003 señala lo siguiente:

“Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

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En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta. (…) PARÁGRAFO 2. Será obligación de las entidades estatales incorporar en los contratos que celebren, como obligación contractual, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) por lo cual, el incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora. Cuando durante la ejecución del contrato o a la fecha de su liquidación se observe la persistencia de este incumplimiento, por cuatro (4) meses la entidad estatal dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad administrativa. PARÁGRAFO. En los contratos vigentes a la fecha de entrada en vigencia de la presente ley se incluirá una cláusula que incorpore esta obligación hacia futuro.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de los pagos a Proveedores frente a la prestación del servicio.

Que la entidad contratista emita un dictamen especificando que, se encuentra a paz y salvo por todo concepto a nivel de cuentas por pagar (proveedores de bienes y servicios, con corte a una fecha establecida por la entidad contratista (mes y año

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correspondiente) y que la entidad contratista maneja una periodicidad de pago a 30, 60 o 90 días dependiendo de sus políticas de pago. Este dictamen debe ser presentado en cada periodo que se vaya a pagar, bien sea mensual, bimensual, trimestral o cuatrimestral.

ACCIONES FINANCIERAS POS CONTRACTUALES Adelantar el proceso de liquidación desde lo financiero La liquidación de un contrato es la etapa final de todo su procedimiento; constituye fundamentalmente un acto de aclaración de cuentas o balance del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos financieros a favor de las partes, o las declaraciones de paz y salvo. Por esta razón, el apoyo desde lo financiero en esta función es de vital importancia. El ejercicio de liquidación gira en torno de la siguiente información:

Valor inicial del contrato.

Valor de las modificaciones (adiciones y reducciones)

Valor de liberaciones presupuestales

Valor total del contrato (más modificaciones, menos liberaciones)

Valor desembolsado por el ICBF

Saldo a favor del contratista Solicitar los estados financieros del contrato al área de Tesorería

Los Estados Financieros son los documentos generados por el área de Tesorería, que

proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado de pagos de un

determinado contrato. Estos reportes son fundamentales para el adecuado control de

pagos y para la liquidación final del contrato.

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SUPERVISIÓN LEGAL

Parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar que la ejecución de los contratos y sus acciones conexas, se sujeten, en cualquier de sus etapas, al ordenamiento jurídico colombiano y a lo previsto en el respectivo contrato.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente legal tenemos las siguientes: Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas en los casos de modificaciones que impliquen adiciones presupuestales o prorrogas del plazo y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su liquidación. De conformidad con lo establecido en el artículo 3º del decreto 4828 de 2008, en los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: Póliza de seguros Fiducia mercantil en garantía Garantía bancaria a primer requerimiento Endoso en garantía de títulos valores Depósito de dinero en garantía

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La garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la prolongación de sus efectos y, tratándose de pólizas, no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilaterales. La aprobación de las garantías corresponde al coordinador del Grupo Jurídico o coordinador del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica, quien luego de revisarlas procederá a su aprobación oficial. Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados. El subcontrato se entiende como el acto jurídico generador de obligaciones, que celebran las personas naturales o jurídicas, con el contratista, bajo su única responsabilidad, pero con previa autorización de la entidad contratante, con el objeto de dar cumplimiento al contrato principal. El subcontrato debe estar avalado por la entidad contratante. Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de pre inversión como requisito, para iniciar la de inversión. El contrato llave en mano, es aquel que tiene por objeto la elaboración de una obra material, incluyendo, diseños, suministro de materiales, equipos e instalación, en condiciones tales que el contratante pueda ponerla en marcha al momento en que se le entrega. Dicha obra material, puede ser mueble o inmueble. En este tipo de contrato el énfasis ha de ponerse en la responsabilidad global que asume el contratista frente al cliente. Esta modalidad consiste en que una empresa propietaria del proyecto, le entrega a un contratista especializado la ejecución total del mismo (diseño, ingeniería básica, ingeniería de detalle, materiales, compras, construcción y puesta en marcha) quedando esta compañía con el compromiso de entregar el proyecto plenamente ejecutado y operando en condiciones normales de capacidad, calidad y cantidad en un tiempo y por un valor previamente acordado. A su vez, son contratos de concesión, los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

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Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al ICBF, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley. En desarrollo de los derechos, deberes, prerrogativas y de los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, se deberá adelantar las siguientes acciones: a) Exigir en todo momento al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto

contratado. Igual exigencia podrán hacer a la compañía aseguradora. b) En caso de haberse impuesto multa al contratista, adelantar las gestiones necesarias

para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

c) Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

d) Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

e) Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.

f) Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

g) Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.

h) Actuar de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

De otra parte, el artículo 14 del estatuto contractual establece que las entidades estatales tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata,

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continua y adecuada prestación, podrán, interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado. Estas acciones requerirán un acto administrativo motivado contra el cual procede el recurso de reposición La caducidad del contrato es la medida más extrema que su puede tomar frente al incumplimiento del contratista. Se define como la medida en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. En caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento. Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones prorrogas o modificaciones a los contratos. Veamos en qué consiste cada una de estas figuras: Adición: Incrementar hasta en un porcentaje máximo del 50% el valor adicional del contrato. Prorroga: Incrementar el plazo de ejecución de los contratos. Modificación: Ajustar, complementar o eliminar alguna de las clausulas o partes de la misma, sin que ello implique una modificación del objeto contractual. Modelo para solicitar adiciones, modificaciones. Las anteriores novedades se solicitaran a la Oficina o área Jurídica, diligenciando el modelo contenido en el anexo No. 6 Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito. En aquellos contratos donde se requiera de recurso humano, vinculado por la empresa contratista, el supervisor debe verificar periódicamente, que éste último, cumpla con aquellos compromisos de tipo laboral, tales como afiliación al sistema de la seguridad social, el pago de sueldos y honorarios, el suministro de elementos necesarios para el

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adecuado cumplimiento de sus labores, el reconocimiento de viáticos, gastos de viaje, entre otros. Esta verificación puede realizarse a través de certificaciones mensuales que expide el representante legal de la empresa, tratándose de aportes parafiscales y seguridad social y a través de reuniones que se programen directamente con el equipo profesional, donde se indagará al grupo sobre el cumplimiento de estos compromisos. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. Cuando el contratista formula reclamaciones a la entidad, en el marco de un contrato estatal, éstas deben ser atendidas dentro de los plazos previstos en el código contencioso administrativo, considerando siempre que este mecanismo en la mayoría de casos resulta ser el más eficiente y oportuno para evitar eventuales conflictos o para solucionar problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual. Una respuesta rápida a las reclamaciones del contratista, además de evitar posibles afectaciones en el normal desarrollo del contrato, puede precaver desequilibrios contractuales o futuros litigios, que desemboquen en mayores cargas presupuestales de la entidad. Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato. El acta, es un texto escrito en el cual se presenta en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Estos textos tienen estructura predominantemente narrativa porque relacionan hechos sucedidos en un tiempo y espacio determinado; además tienen estructura enunciativa ya que informan sobre acuerdos o decisiones. Las características que debe tener un acta son: Fidelidad, objetividad, exactitud, concisión, claridad y sencillez, frente a lo que se percibe y se consigna. El acta debe contener como mínimo la siguiente información: Número del acta, Lugar, ciudad, donde se realizó la reunión, Hora y fecha, Lista de los asistentes, Orden del día, Relato fiel de lo sucedido, Acuerdos tomados, Cierre y Firmas de los asistentes. Las actas deben ser elaboradas en la misma reunión y ser firmadas al concluir ésta. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato. De acuerdo con el código contencioso administrativo25, toda persona podrá hacer peticiones respetuosas en interés general o en interés particular a las autoridades públicas, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio.

25

Decreto 01 de 1984.

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Los escritos de petición deberán contener, por lo menos: 1. La designación de la autoridad a la que se dirigen. 2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección. 3. El objeto de la petición. 4. Las razones en que se apoya. 5. La relación de documentos que se acompañan. 6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos será escrita. De igual forma, las entidades públicas y entes de control podrán formular solicitudes en este mismo sentido, para lo cual se deberá siempre proceder con celeridad y eficacia, prestando la mayor colaboración posible. Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato y de acuerdo con los valores establecidos. Resulta pertinente establecer la distinción entre el plazo de ejecución y el plazo de vigencia del contrato (el primero es el ciclo material dentro del cual se debe ejecutar un contrato y el plazo de vigencia se proyecta más allá de la ejecución; es la vida jurídica del contrato). El plazo de ejecución comienza con la firma del acta de inicio y finaliza el último día del periodo pactado en el contrato. La vigencia por su parte va desde el perfeccionamiento del contrato, hasta la firma del acta de liquidación. De esta manera, la supervisión debe verificar que dentro del plazo de ejecución, el contratista cumpla con el objeto y las obligaciones previstas en el contrato, de tal manera que al vencimiento del mismo, solo se realicen acciones tendientes a la liquidación. Para este propósito, es aconsejable que el supervisor, diseñe y maneje la matriz de seguimiento a las obligaciones, que se ha mencionado en un punto anterior.

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De igual forma es pertinente implementar controles sobre la ejecución y los estados financieros del contrato, con el fin de garantizar un adecuado flujo de caja a las firmas contratistas. Así el contrato guarde proporcionalidad en los períodos de pago, esto se perdería, si no se controla el pago periódico de los desembolsos pactados. Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas. A través de las acciones de supervisión dirigidas a informar la falta de oportunidad o calidad en los servicios o bienes contratados, se garantiza la correcta ejecución de los contratos y la preservación de los recursos públicos. Para cumplir con esta responsabilidad, se requiere contar con la capacidad de detectar de manera oportuna y a través de las herramientas y estrategias de supervisión, los posibles incumplimientos, para aplicar las medidas correctivas que sean del caso y dentro de los plazos que permitan la aplicación de este mecanismo. En ocasiones, la capacidad de reacción del supervisor o la demora en el desarrollo de los debidos procesos por parte del área competente, pueden impedir la aplicación de medidas de apremio, dentro del plazo de ejecución.

EL DEBIDO PROCESO: El debido proceso es un principio jurídico según el cual, toda persona tiene derecho a ciertas garantías mínimas, tendientes a asegurar un resultado justo y equitativo dentro de un determinado proceso, a permitirle tener oportunidad de ser oído y a hacer valer sus pretensiones legitimas frente al juez.

El artículo 29 de la Carta Política dispone que el debido proceso debe observarse en toda clase de actuaciones judiciales y administrativas, es decir que obliga no solamente a los jueces sino también a los organismos y dependencias de la administración pública.

Establece el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 que el debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.

De la aplicación del principio del debido proceso se desprende que los administrados, en este caso los contratistas que presuntamente han incurrido en incumplimiento, tienen derecho a conocer las actuaciones de la entidad, a pedir y a controvertir las pruebas en que se basa la afirmación de incumplimiento, a ejercer con plenitud su derecho de defensa, a impugnar los actos administrativos y en fin a gozar de todas las garantías establecidas en su beneficio.

En esta etapa del debido proceso, es aconsejable que el supervisor o interventor, al referirse al incumplimiento señalado, emplee siempre expresiones como: presunto, posible, probable o supuesto incumplimiento, para que no se configure un pre juzgamiento.

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Luego de evidenciado plenamente el presunto incumplimiento por parte del supervisor, se desarrollará el siguiente procedimiento:

El supervisor o interventor comunicará de inmediato el hecho al ordenador del gasto y a la Oficina Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, con copia al contratista y a su garante.

El supervisor o cualquier servidor público comunicará de inmediato el hecho al ordenador del gasto y al Área Jurídica, con copia al contratista y a su garante.

El ordenador del gasto, con la asesoría del Área Jurídica, evaluará los hechos y dispondrá, requerir al contratista, con copia al Supervisor y al garante, para que: a. Subsane el incumplimiento y rinda explicaciones por escrito. b. Rinda en audiencia y por escrito las explicaciones y aporte las pruebas a que

haya lugar. Se fijará lugar, fecha y hora.

Si el contratista subsana el incumplimiento y justifica el mismo, se optará por cesar el procedimiento y por el archivo la actuación.

Si subsana el incumplimiento pero no lo justifica, se declarará el incumplimiento.

En el evento previsto en el literal b) o si el contratista no subsana y no justifica

la existencia de una causal de exoneración de responsabilidad, se llevará a cabo

audiencia de debido Proceso.

El contratista y su garante podrán intervenir para ejercer su derecho de defensa.

El Instituto examinará los argumentos y pruebas presentados por el contratista y su garante.

En caso de no imposición de sanción o que el Instituto tome la decisión de no ejercer facultades excepcionales, así se le informará al contratista y su garante mediante comunicación escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se expedirá el correspondiente acto administrativo.

Informar a la Dirección General o al delegatario las circunstancias y hechos que considere afecta la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas. De acuerdo con el numeral primero del artículo 4 de la Ley 80 de 1993 dentro de los derechos y deberes de las entidades estatales para la consecución de los fines de la contratación se encuentra el de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato. Así mismo, de acuerdo con el numeral 1 del artículo 26 del mismo estatuto los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

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De esta manera, el hecho de poner en conocimiento del superior, posibles hechos que puedan constituir falta disciplinaria o conductas que vayan en contra de la ley o la ética, se convierte en un deber del supervisor, cuya omisión, a su vez puede acarrearle un reproche de tipo disciplinario. En este sentido, el artículo 34 del código disciplinario único, señala que es obligación del servidor público: “24. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley. 25. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración y proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio” Expedir certificaciones de todos los convenios o contratos que celebre el ICBF que se encuentren en ejecución o en trámite de liquidación al momento de la solicitud. Las empresas contratistas, tienen el derecho de solicitar a las entidades contratantes, certificaciones donde se les acredite la suscripción del contrato, la fecha de suscripción, los datos de la empresa contratista, la cuantía del contrato, el plazo pactado, el estado actual del contrato, los desembolsos realizados, la calidad del servicio o de los bienes suministrados, entre otros. La competencia para expedir estas certificaciones es del supervisor del contrato, si éste se encuentra en etapa de ejecución. Si se encuentra liquidado, será responsabilidad de la Oficina Jurídica de la sede nacional o el área que haga sus veces en la regional o centro zonal. (Ver anexo No. 7) Elaborar en conjunto con el contratista el acta de liquidación bilateral de los contratos o convenios y remitirlas, con los documentos soporte, a la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico, según sea el caso, para su revisión. DEFINICIÓN DE LIQUIDACIÓN: La liquidación de los contratos estatales es el acto jurídico mediante el cual las partes, o unilateralmente la administración, fijan la manera en que se ejecutó el contrato y determinan qué derechos y obligaciones corresponden a cada una de las partes contratantes y qué sumas de dinero deben reconocerse o cobrarse en forma recíproca, así como la manera en que se ejecutaron o la forma en que se deberán ejecutar tales prestaciones.26 En resumen la liquidación del contrato corresponde al corte de cuentas entre la entidad contratante y la entidad contratista, que contiene un balance descriptivo y cuantitativo

26

Concepto contenido en la obra “La liquidación bilateral de los contratos estatales: Un mecanismo alternativo de soluciones de conflictos”. Juan Carlos Expósito Vélez. Universidad Externado de Colombia.

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respecto de la ejecución de cada una de las obligaciones que surgieron a cargo de las partes por virtud del contrato. La liquidación ocurre una vez vencido el término de ejecución del objeto contractual, o declarada la caducidad o la terminación unilateral del mismo. PROCEDENCIA: De conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongan en el tiempo y los demás que lo requieran, deben ser objeto de liquidación, en primer lugar, bilateral y luego sí unilateral, en caso de imposibilidad de suscribir un acta de liquidación de común acuerdo. La fórmula contenida en la citada norma se traduce en la práctica en que la mayoría de los contratos que suscribe y perfecciona la administración deben ser liquidados. CLASES DE LIQUIDACIÓN: Existen tres tipos de liquidación: La liquidación voluntaria o bilateral, la liquidación unilateral y la liquidación vía judicial. Veamos cada una de ellas: Liquidación bilateral: Es el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan el estado final de la ejecución de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia de la ejecución del contrato o de la terminación anticipada del mismo. La labor de proyectar el acta de liquidación y diligenciarla hasta su suscripción es, responsabilidad del interventor o supervisor. El ordenador del gasto controlará que los contratos que haya suscrito por él, se liquiden en debida forma. De igual manera, las oficinas o área jurídicas de la institución, deberán apoyar esta labor

De acuerdo con el manual de contratación del ICBF, el procedimiento para las

liquidaciones, de contratos es el siguiente.

10.1.1. LIQUIDACIÓN BILATERAL

En la Sede Nacional y Regionales, en el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, el supervisor o interventor deberá elaborar y suscribir el proyecto de acta de liquidación bilateral y remitirlo, con los documentos soporte, a la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, para su revisión y visto bueno.

Una vez revisado el proyecto de acta de liquidación, la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda la remitirá al ordenador del gasto para que éste proceda a suscribirla. Posteriormente, la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, remitirá al supervisor o interventor el proyecto de Acta para que éste adelante todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.

el supervisor o interventor del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.

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Suscrita el acta de liquidación, conforme se establece en el inciso anterior, el interventor remitirá dicha acta nuevamente al área jurídica para que se adelanten los trámites siguientes.

Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el supervisor o interventor debe solicitar a la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico, la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si es del caso.

10.1.2 LIQUIDACIÓN UNILATERAL

En el evento en que no sea posible efectuar la liquidación bilateral, deberá dar aviso de tal circunstancia a la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, para que proceda a elaborar la liquidación unilateral. Para tal efecto, el supervisor o interventor del contrato elaborará la liquidación financiera y el balance de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas, incluyendo la constancia de pagos expedida por el Área Financiera. Los soportes documentales remitidos por el supervisor o interventor del contrato deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato y estar acompañados de mínimo una (1) constancia escrita de citación enviada por correo certificado.

Cuando las partes no hubieren podido llegar a un acuerdo sobre el contenido de la liquidación, el supervisor o interventor del contrato o convenio, adicionalmente deberá remitir a la Oficina Asesora Jurídica o la Coordinación Jurídica de la Regional, un concepto técnico sobre los aspectos jurídicos, técnicos y/o financieros que impidieron llevar a cabo la liquidación bilateral.

El artículo 11 de la ley 1150 de 2007, al referirse al plazo para la liquidación bilateral de los contratos, señala lo siguiente: “ La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. De acuerdo con el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento, la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Liquidación unilateral: Siempre que no se haya logrado acuerdo con el contratista sobre la liquidación del contrato o cuando éste no haya atendido las invitaciones que por escrito la entidad le formule para liquidar el contrato de mutuo acuerdo, la administración deberá liquidarlo mediante acto administrativo motivado (resolución) susceptible del recurso de reposición, de conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

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El plazo para efectuar este tipo de liquidación es de dos (2) meses contados a partir del vencimiento del plazo previsto para la liquidación bilateral, no obstante lo anterior, siempre podrá liquidarse el contrato hasta antes de vencerse el término para la caducidad de la acción contractual (dos años) o de la notificación del auto admisorio de la demanda interpuesta por el contratista. Es importante resaltar que la invitación previa y por escrito al contratista para liquidar el contrato de mutuo acuerdo, es condición obligatoria para que pueda acudirse a la liquidación unilateral, ya que esta omisión puede generar la nulidad de la misma por abuso de poder o por violación del debido proceso. Liquidación por vía judicial: Es aquella practicada por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo (jueces o tribunales). Si la administración no liquidare el contrato durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. Únicamente el contratista está legitimado para incoar esta demanda. COMPETENCIA: Ahora bien, la competencia para realizar la liquidación radica en cabeza del jefe de la entidad contratante, o su delegado, y en el contratista o su representante legal, quienes deben contar con la suficiente capacidad, a fin de efectuar los actos de disposición necesarios, para lograr el cumplimiento de los acuerdos a que haya lugar con ocasión de la liquidación contractual. CONTENIDO: El acta de liquidación deberá contener las prestaciones y obligaciones cumplidas o no por ambas partes, su equivalencia, multas debidas o canceladas, la verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral, así como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del contratista; además, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y en ella constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarios para superar las divergencias presentadas, declarándose, por lo general, las partes a paz y salvo mutuamente. Para la elaboración de la certificación de cumplimiento contractual y acta de liquidación, ver anexo No. 8 y 9. Remitir a la Oficina Asesora Jurídica o Grupo Jurídico los soportes correspondientes para la elaboración del acto administrativo de liquidación unilateral, cuando a ello hubiere lugar. Como ya quedó anotado, si no se logra la liquidación bilateral o de común acuerdo entre las partes contratantes, por discrepancia del contratista, la entidad deberá proceder a tramitar la liquidación unilateral, para lo cual es necesario que el supervisor remita a la oficina jurídica o grupo jurídico toda la documentación relativa al contrato, esto es: matriz de cumplimiento de obligaciones, certificación sobre el cumplimiento o incumplimiento de

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obligaciones suscrito por el supervisor, el estado de cuenta expedido por el área financiera. (Ver anexo No. 10)

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SUPERVISIÓN TÉCNICA

Parte de las actividades de observación, verificación y registro, dirigidas a asegurar que el avance del contrato, así como las entregas de bienes o la prestación de los servicios, se sujeten siempre a los estándares, lineamientos, especificaciones, condiciones y procedimientos previstos para cada una de las actividades contractuales y pos contractuales.

Dentro de las funciones del supervisor o interventor relacionadas con el componente técnico tenemos las siguientes: Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato en sus anexos y demás normas reguladoras. Esta función constituye la labor fundamental del interventor o supervisor. En la medida en que se cumpla el objeto contractual y las obligaciones vinculadas a él, en las condiciones y los plazos pactados, será exitoso el papel del supervisor o interventor. Para desarrollar esta función, el supervisor deberá cotejar los parámetros señalados en las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados,

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con los productos entregados por el contratista. En la medida que éstos no cumplan con su estándar, se deberá intervenir preventiva y correctivamente. Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato, dejando la constancia y justificación escrita respectiva. Las constancias, se realizan a través de informe periódicos rendidos por el supervisor o interventor a las instancias competentes, o a través de actas de reuniones donde se evalúen resultados y se soliciten explicaciones. Estas constancias deberán estar acompañadas de un concepto, en donde se expliquen los perjuicios derivados de la falta de oportunidad, para una eventual acción de carácter jurídico. Velar porque el contratista, en el cumplimiento del contrato, cumpla en todo momento, las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados. Siendo la supervisión, un ejercicio permanente de comparación, entre las condiciones del servicio prestado, las características de obra entregada o la calidad del bien suministrado, frente a las condiciones y términos señalados en el contrato y sus anexos, que a su vez incorporan las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas, la labor fundamental del contratista se dirige a garantizar que estas condiciones siempre coincidan. De tal manera que el supervisor, está en la obligación de conocer los parámetros comparativos y de tener la capacidad técnica de evaluar cualquier desvío por parte del contratista. Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecución. Otra de las funciones principales del supervisor, consiste en emitir periódicamente, tratándose de contratos de tracto sucesivo o una vez se entregue el bien, el servicio o la obra en caso de contratos de ejecución instantánea, un informe respecto al cumplimiento del contrato, que permita reconocer el pago o los pagos pactados o iniciar las acciones de apremio que correspondan. Este informe, deberá referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de certificación. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejará constancia en el informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situación.

Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas.

Los contratistas tienen el deber de consultar cualquier duda que tengan respecto a la correcta interpretación sobre normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas. De igual manera el supervisor,

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de acuerdo con sus conocimientos y su experiencia, o apoyado de personal técnico de la institución, está en la obligación de responder estas inquietudes, para la buena marcha del contrato. En lo posible, las consultas y las respuestas, deberán constar por escrito.

Verificar el cumplimiento del plan de calidad vinculado al contrato. El Plan de Calidad es un documento que especifica las actividades, los recursos, los responsables y los tiempos que aplicarán en las actividades vinculadas al contrato, para cumplir los requisitos de un servicio o producto, el cual contribuye al aseguramiento de la calidad proactivamente y no únicamente a través de las acciones reactivas. El supervisor o interventor le corresponde en este sentido: Participar en la construcción del plan de calidad como resultado del análisis de fallos y efectos. Hacer seguimiento a la ejecución de las actividades definidas en el plan de calidad, documento que hace parte integral de los contratos o fichas de negociación. Entregar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad el seguimiento al plan de calidad con la periodicidad establecida. Dar retroalimentación frente a la efectividad de la aplicación del plan de calidad con el fin de identificar oportunidades de mejora al diseño del plan de calidad para futuras contrataciones. Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto. La obligación de presentar informes por parte del contratista, está presente en la mayoría de contratos, particularmente en los de tracto sucesivo. A través de ellos, se informa sobre la ejecución del contrato, se suministra información estadística, se indican las dificultades y las experiencias exitosas y se formulan conclusiones y recomendaciones. Es aconsejable, suministrar al contratista antes del inicio del contrato, la metodología para la presentación de informes, estandarizando, hasta donde sea posible, el suministro de la información. El informe deberá presentarse en físico y en medio digital, acompañado de soportes, tales como: matrices, registros fotográficos, actas, hojas de registro, encuestas, formularios, que evidencia el cumplimiento de las obligaciones. Con base en la evaluación que el supervisor realice sobre el informe y la comparación de sus datos con los soportes, se deberá proceder a formular las observaciones que sean pertinentes, a fin de que el contratista aclare, corrija o adicione la información requerida. Los informes más frecuentes son:

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Informe periódicos, según lo señalado en el contrato.

Informes especiales solicitados por la entidad contratante

Informes finales de ejecución

Informes financieros

Informes de resultados de exámenes especiales Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión. Una vez, el supervisor o interventor, elabore el listado de obligaciones, deberá proceder a establecer el medio o instrumento con el cual efectuará el respectivo seguimiento. De igual forma establecerá los procedimientos para llevar a cabo cada acción de supervisión. Dentro de los instrumentos que se pueden emplear están los siguientes: Matrices de verificación; formatos de reporte, listas de chequeo, actas de visita, informes de revisión documental, formatos de inspección, registros fotográficos, encuestas de aceptabilidad, reporte de visitas de supervisión técnica, entre otros. Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisión. Es indispensable que el supervisor informe a quien lo designó o a sus superiores jerárquicos, los problemas u obstáculos que se puedan presentar en desarrollo de sus funciones y que no puedan ser solucionados directamente por el supervisor. Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en desarrollo de los contratos. Entiéndase por riesgo en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variación sobre el resultado esperado, tanto en relación con los costos como en las actividades a desarrollar en la ejecución contractual.

La información se puede realizar durante la ejecución del contrato o al concluir ésta. Si el riesgo pone en peligro el debido desarrollo del contrato, el supervisor deberá actuar de forma inmediata, informando a la instancia competente el riesgo, para obtener una solución oportuna y efectiva. La presencia de riesgos detectados a lo largo de la ejecución del contrato, puede ser informada al finalizar la relación contractual, a fin de ser tenida en cuenta en futuros contratos. Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas.

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En desarrollo del deber de control y vigilancia sobre los contratos de la Administración Pública, ésta tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.

De acuerdo con el artículo 17 de la ley 1150 de 2007, esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato.

La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por las entidades estatales, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.

Efectuar revisiones documentales en los archivos del contratista, con el objeto de verificar, a través de este medio, el cumplimiento de obligaciones y la sujeción a las condiciones técnicas exigidas por el ICBF. Cierto tipo de obligaciones, requiere la verificación en fuentes documentales, ubicadas en las sedes del contratista. De igual forma, algunos datos señalados en los informes, se deben confrontar a través de estos archivos, para evaluar su veracidad. De esta manera, el supervisor programará estas vistas con la periodicidad que considere necesaria, informando al contratista con tres días de anticipación la visita. En la revisión documental, se emplearan matrices de seguimiento que faciliten la verificación. De igual forma, se elaborará un acta que recoja, en términos generales, los resultados de la visita. Con posterioridad, el supervisor, deberá elaborar un informe detallado de los resultados, con base en el cual se tomaran decisiones posteriores relacionadas con pagos, descuentos o acciones contractuales, previo el debido proceso.

Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato.

Los programas que se desarrollan a través de los contratos, en su gran mayoría contienen lineamientos sobre manejo ambiental, que deben ser tenidos en cuenta por el contratista y verificados por el supervisor. Por esta razón, los lineamientos y normas ambientales hacen parte integral del contrato, deben ser plenamente conocidos por el contratista y el supervisor o interventor del contrato.

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Ordenar y supervisar los ensayos, pruebas o encuestas necesarias para el control del cumplimiento de las obligaciones pactadas. Cierto tipo de obligaciones esencialmente de carácter técnico, se verifican a través de la aplicación de pruebas, ensayos, encuestas y otros medios especializados. Es deber del supervisor o interventor del contrato, ordenar, coordinar o supervisar, según sea el caso, la programación, aplicación y reporte de dichas pruebas. Elaborar un documento mensual con los análisis, conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operación de cada uno de los proyectos o programas, que sea orientador para la toma de decisiones oportunas.

Como ya se dejó señalado, la presentación de informes por parte del supervisor o interventor, constituye una función de vital importancia para los procesos de evaluación de los proyectos o programas contratados y para la toma de decisiones a partir de los resultados obtenidos.

Estos informes se integran de dos partes: Una descriptiva, en la cual el supervisor o interventor presentará de manera ordenada los resultados obtenidos del ejercicio de la supervisión, sin ningún tipo de comentario, a través del uso de tablas, matrices, gráficos, estadísticas. La otra parte es de tipo analítica, donde se consignan comentarios, deducciones, recomendaciones y conclusiones, surgidas de los resultados.

Los informes deben estar acompañados de sus respectivos anexos, con los cuales se comprueba lo señalado en el texto del informe.

Elaborar las certificaciones sobre cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales para habilitar el reconocimiento de pagos a las empresas contratistas, previa verificación de requisitos y control de ejecución presupuestal. Una vez el contratista acredite el cumplimiento de sus compromisos contractuales para el periodo y se cuente con el respectivo concepto de aprobación del cumplimiento de obligaciones, el supervisor del contrato emitirá una certificación donde se indique plenamente: el nombre e identificación del contratista; el número y fecha del contrato; el objeto pactado; el período objeto de pago; el número, fecha y valor de la factura o cuenta de cobro presentada por el contratista; los valores de descuento y glosas; el valor total a desembolsar; la mención al Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en el sentido de dejar constancia que la empresa contratista se encuentra a paz y salvo en seguridad social, salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales; los datos relacionados con registros e identificadores presupuestales y la firma de quien suscribe la certificación. El modelo sugerido, para la certificación sobre cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, se puede consultar en el anexo 11.

50

Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto. Para desarrollar esta actividad, el supervisor o interventor deberá observar el contenido de la Resolución 6026 de 2010, actual Manual de Contratación del ICBF, el cual señala al respecto lo siguiente: “ARTÍCULO DÉCIMO. PROCEDIMIENTO PARA ADICIÓN, PRÓRROGA O MODIFICACIÓN. Para la adición, prórroga o modificación a contratos o convenios, se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 y además las siguientes reglas: a. El supervisor o interventor, según el caso, deberá concertar con el contratista los términos de la adición, modificación o prórroga al contrato y elaborar una justificación técnica y económica que señale la necesidad, causas y conveniencias del ajuste a realizar. b. El director o jefe de la dependencia en la Sede de la Dirección General o el Director en las Regionales, realizará la solicitud de trámite al área jurídica allegando los soportes y documentación requerida de conformidad con el anexo No. 58 de la presente Resolución c. Se aplicará el mismo trámite previsto en el artículo vigésimo tercero de la resolución 4670 de 2009 para la elaboración, suscripción, registro presupuesta!, aprobación de garantías y legalización de contratos o convenios” El área jurídica, elaborará la minuta de la modificación y la remitirá para la firma del ordenador del gasto. Toda modificación debe ser firmada por quienes suscribieron el contrato inicial. No obstante lo anterior, el objeto del contrato, no podrá ser modificado bajo ninguna circunstancia. Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y reclamos que formulen los beneficiarios del servicio contratado, la ciudadanía, veedurías o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepción y trámites de estas. Constituye un deber del supervisor o interventor del contrato, atender las quejas y reclamos que se formulen respecto al servicio contratado. Estas manifestaciones, constituyen en sí misma, fuente de verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales, que sirven de base para emitir los correspondientes conceptos. Es recomendable codificar las quejas y reclamos, para efectos de identificarlas y hacerles el respectivo seguimiento. El supervisor debe investigar la veracidad de las quejas y de encontrarlas comprobadas, requerir al contratista e informar al ordenador del gasto y al área jurídica.

51

De igual manera, el supervisor debe propiciar mecanismos que faciliten la recepción de las quejas y reclamos, tales como buzones de sugerencias, reuniones periódicas con beneficiarios, correos electrónicas, a amanera de ejemplo. Es importante señalar que las quejas y reclamos, se consideran derechos de petición, razón por la cual se deben regir por las normas del código contencioso administrativo.

52

ANEXOS

53

Anexo No. 1 Matriz de control de permisos y licencias:

No. Identificación del permiso o

licencia

Autoridad que lo otorga

Requisitos para su solicitud

Plazo de entrega

Responsable de la

solicitud

Estado de la solicitud.

54

Anexo 2. Matriz de seguimiento a obligaciones.

No. Descripción

de la Obligación

Ubicación de la

obligación

Tipo de obligación

Registro donde se verifica la obligación

Instancia de verificación

Concepto sobre el

cumplimiento de la obligación

Instrucciones de diligenciamiento En la casilla de ubicación de la obligación, se debe mencionar la clausula o parte del contrato donde se menciona la obligación. En el tipo de obligación se deberá precisar si es de carácter permanente o especifica. El registro de verificación corresponde al medio donde se debe verificar o comprobar su cumplimiento. La instancia de verificación, corresponde a la dependencia o grupo que le corresponde la verificación.

55

Anexo No. 3 Matriz control de correspondencia.

No. Tipo de

documento Fecha del

documento Fecha de

radicación Remitente Asunto

Responsable de la

respuesta

Plazo para la respuesta

Fecha radicación

de la respuesta

Observaciones

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Anexo No. 4. Formato Seguimiento Presupuestal a Contratos.

Número de Contrato

Fecha de Suscripción

del Contrato

Valor incial del contrato $ Plazo de Ejecución

Valor adición $

Fecha Adición

Valor modificación $

Fecha modificación

Valor actual del contrato $

Compromiso Presupuestal(RP) Identificador presupuestal

1

2

3

Contratista NIT

Dirección Correo Electrónico

Representate Legal No. Telefonicos

Supervisor(es) del Contrato Nombre

1

2

Tipo De Contrato

Valor Pago Anticipado

Fecha de desembolso pago

anticipado

Valor Anticipo

Fecha de desembolso anticipo

Fecha Amortización Porcentaje de amortización

Subtotal amortización

Saldo de Anticipo

Fecha Pago pactada Detalle estimado a pagar

Fecha Pago Concepto de pago

Total pagos efectuados

Saldo por pagar (Valor contrato menos pagos efectuados) $

Objeto

Forma de Pago

$

$

-$

Pagos efectuados

-$

Valor proyectado a pagar

Valor Pagado

Proyección de pagos

Valor

$

Cargo

Valor amortización

$

$

$

República de ColombiaMinisterio de la Protección Social

Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarCecilia De la Fuente de Lleras

Oficina de Aseguramiento a la CalidadFormato Seguimiento de ejecución de Contratos

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Anexo No. 5 Modelo de liberación Saldos de Compromisos.

MODELO DE LIBERACIÓN SALDOS DE COMPROMISOS

"El Supervisor o Interventor y el ordenador del gasto del contrato No.________ de___________ de 20__ suscrito entre el ICBF y _______________________________, identificado con C.C. o NIT ______________________________, autorizan la liberación de saldos de los compromisos presupuestales que NO son objeto de obligación de pago y en consecuencia anexan la modificación o liquidación del contrato con el saldo NO exigible de pago. El valor a liberar del contrato una vez hecho el análisis de los pagos pendientes a favor del contratista, corresponde a la suma de (letras) ________________________________ (Números) $_______________________ Mda. Cte., con base en el siguiente detalle: " Código y Nombre del Identificador Presupuestal Recurso o Fuente de Financiación Número del compromiso presupuestal (RP) Valor Total a Liberar $ Valor Total a Liberar: (en letras) $ Se expide en (Ciudad y Fecha) _____________________________, a los_______días del mes de _____________ 20-----. Supervisor o Interventor Ordenador del Gasto Nombre: Nombre: Firma: Firma:

58

Anexo No. 6 Modelo para solicitar Adición, Modificación o Prórroga.

ADICIÓN, MODIFICACION Y PRORROGA PARA LA EJECUCIÓN DEL

CONTRATO No. ______________

Área Solicitante:

Ordenador del

Gasto:

Responsable del

trámite:

Objeto:

1. Modificar:______________________________________

2. Adicionar: _____________________________________

3. Prorrogar: _____________________________________

Contrato: Número: _____ Fecha _________ Contratista _________

Rubro:

¿POR QUÉ? –

(JUSTIFICACIÓN

)

¿Cúando? –

Oportunidad La presente prórroga se extiende hasta _______________

Valor a adicionar La adición solicitada es por la suma de _________________

Contenido de la

modificación.

Texto original. ___________________________ Texto a modificar: ________________________

Pólizas

Firmas:

59

Anexo No. 7 Modelo de Certificación de experiencia de Contratista.

MODELO DE CERTIFICACIÓN

EL SUSCRITO JEFE XX DEL ICBF, EN SU CONDICION DE SUPERVISOR DEL CONTRATO No. ___ DE ___.

CERTIFICA:

Que la empresa ___ con NIT 900 ___, suscribió con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el ___ de __ de 2010, el contrato No. ___ del mismo año. Que de conformidad con la cláusula ____ del citado contrato, el objeto pactado es “____” Que el plazo de ejecución del contrato ___ de ___, se estableció desde la suscripción del acta de inicio, es decir __ de __ de __ y hasta el ___ de __ de ____. Que el valor del mencionado contrato, incluido una adición, es de ___ PESOS MCTE ($__). Que a la fecha de expedición de la presente certificación, el contrato se encuentra en estado de ejecución y se le ha reconocido y pagado a la empresa contratista la suma de $__. La presente certificación se expide a solicitud de la Empresa ___. Dado en Bogotá D.C. a los ___ días del mes de __ de ___. FIRMA

60

Anexo No. 8 Modelo de Certificación para elaborar el acta de liquidación

EL SUSCRIO JEFE DE ________ DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, EN CALIDAD DE SUPERVISORES DEL CONTRATO ---

-–

CERTIFICA:

Que el CONSORCIO _____ con Nit. _____, durante el plazo de ejecución del contrato de consultoría No. ____ del ___ de ___ de ____, cumplió a satisfacción el objeto y las obligaciones pactadas en la minuta contractual y frente a su obligación de acreditar los pagos por concepto del Sistema de Seguridad Social Integral, presentó los recibos de pagos correspondientes, sobre los que se verificó que efectivamente cumplió con dicha exigencia conforme a lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Se expide en Bogotá D.C. a Nombre Cargo

61

Anexo No. 9. Modelo de acta de liquidación.

MODELO DE ACTA DE LIQUIDACIÓN

CONTRATO No. ENTIDAD CONTRATANTE: CONTRATISTA: REPRESENTANTE LEGAL: OBJETO: FECHA DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: VALOR INICIAL DEL CONTRATO: ADICIONES AL VALOR: VALOR TOTAL DEL CONTRATO: PLAZO DE EJECUCIÓN INICIAL: MODIFICACIÓN DEL PLAZO: FECHA DE INICIACIÓN: FECHA DE TERMINACIÓN: SANCIONES IMPUESTAS: SUPERVISOR: xxx, mayor de edad e identificado con cédula de ciudadanía No. xxxx en calidad de xxxx quien actúa en nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, quien se denominará EL ICBF por una parte y por otra xxxx , identificado con la cédula de ciudadanía No. xxx quien obra en nombre y representación del Consorcio xxxxxx, con NIT xxxxx , en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido suscribir la presente acta de liquidación previas las siguientes CONSIDERACIONES: 1) Que la presente acta de liquidación se suscribe de acuerdo con la información reportada y certificada por el supervisor del contrato xxx quien da fe de la ejecución idónea del contrato. 2) Que el contrato número xxx inició el día xxx del mes xx del año xxxx. 3) Que el plazo de ejecución pactado inicialmente fue modificado, ampliando la vigencia hasta el día xxx del mes xxx de xxxx. 4) Que el Coordinador del Grupo Financiero de xxx expidió el día xxx del mes xxx del xxxx, el estado de cuenta del mencionado contrato, en donde se reflejan los pagos realizados al contratista. 5) Que la presente liquidación se realiza en cumplimiento de lo establecido en el artículo 60 de la ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 11 de la ley 1150 de 2007. El presente documento se regirá por las siguientes CLAUSULAS: PRIMERA-LIQUIACIÓN: Liquidar de común acuerdo el contrato xxxx suscrito entre EL ICBF y EL CONSORCIO XXX de acuerdo a la información contenida en el estado de cuenta y certificado de cumplimiento a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, en los siguientes términos:

VALOR INICIAL DEL CONTRATO $XXX

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VALOR MODIFICACIONES (ADICIONES-REDUCCIONES)

VALOR LIBERACIONES PRESUPUESTALES

VALOR TOTAL DEL CONTRATO (MAS MODIFICACIONES MENOS

LIBERACIONES)

VALOR DESEMBOLSADO POR EL ICBF

SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA

SALDO A LIBERAR A FAVOR DEL ICBF

SEGUNDA- DOCUMENTOS: Hace parte integral de la presente acta, el estado de cuenta o extracto de ejecución del convenio y los documentos allegados para realizar el trámite de liquidación del mismo. TERCERA- PAZ Y SALVO: Las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto derivado del contrato xxxx y el CONTRATISTA renuncia a cualquier manifestación posterior en contra del ICBF. CUARTA - MANIFESTACIÓN: Las partes manifiestan libremente que han procedido a la lectura total y cuidadosa del presente documento, por lo que en consecuencia, se obligan a todo lo ordenado y manifestado. Para constancia, se firma a los xxxxxx Por el ICBF Por EL CONTRATISTA

63

Anexo No. 10 Estado de Cuenta del Contrato.

64

Instructivo de diligenciamiento Formato de seguimiento de ejecución de contratos.

El objetivo del presente formato es contar con una herramienta que resuma los aspectos más

relevantes del contrato, para ello se requiere de una permanente actualización del mismo, de

acuerdo a los movimientos que se presenten en el desarrollo del contrato, de igual manera, el

formato está diseñado para que de acuerdo a las necesidades se inserten más filas para el

registro de la información.

1. Número de contrato: Registre el número que le fue asignado al contrato desde la Oficina

Jurídica.

2. Fecha del Suscripción del Contrato: Registre la fecha detallada en la minuta del contrato,

asignada por la Oficina Jurídica correspondiente.

3. Valor inicial del contrato: Registre el valor establecido en la minuta del contrato.

4. Plazo de ejecución: Registre la fecha establecida en la cláusula Plazo de ejecución

correspondiente a la fecha fijada de terminación del contrato. Para los casos en que se presenten

modificaciones al plazo de ejecución, actualice la fecha de acuerdo a lo fijado en la minuta de

modificación del contrato.

5. Valor adición: En los casos que se presente, registre el valor fijado en la minuta de la adición

del contrato.

6. Fecha de adición: Registre la fecha detallada en la minuta de la adición del contrato.

7. Valor modificación: En los casos que se presente, registre el valor fijado en la minuta de la

modificación del contrato. Aplica solo para los casos en que se modifique el valor del contrato

en menor cuantía.

8. Fecha de modificación: Registre la fecha detallada en la minuta de la modificación del contrato.

9. Valor actual del contrato: Es el resultado de tomar la celda de valor inicial del contrato (+) la

celda valor adición (-) la celda valor reducción.

10. Compromiso presupuestal (RP): Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso

y se afecta en forma definitiva la apropiación, la asignación de este registro es generado desde el

aplicativo del grupo financiero de la Sede Nacional o de la Regional correspondiente, por ende,

este es el registro que debe incluirse en las celdas inferiores y subsiguientes de acuerdo con el

número de compromisos contratados.

11. Identificador presupuestal: se debe registrar el código del Identificador Presupuestal tal como

aparece en el registro presupuestal, por ende, este es el registro que debe incluirse en las celdas

inferiores y subsiguientes de acuerdo al número de compromisos contratados.

12. Valor : Registre el valor asignado al compromiso presupuestal, los valores correspondientes a

Gravámenes Financieros no debe ser incluidos en este formato

13. Contratista: Registre el nombre o razón social del contratista que se encuentra detallado en la

minuta del contrato.

14. Nit: Registre el número de identificación tributaria del contratista que se encuentra detallado en

la minuta del contrato.

15. Dirección: Registre la información relacionada en Registro Único Tributario (R.U.T).

16. Correo electrónico: Registre la información relacionada en Registro Único Tributario (R.U.T).

17. Representante Legal: Registre el nombre del representa legal, que se encuentra detallado en la

minuta del contrato. Para el caso de contratos que se suscriban con personas naturales como

contratistas, el diligenciamiento de esta celda no aplica.

18. Números Telefónicos: Registre la información relacionada en Registro Único Tributario

(R.U.T).

19. Supervisor(es) del contrato: Registre el nombre(s) y los cargo(s) de los funcionarios asignado(s)

en la cláusula correspondiente a Supervisión.

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20. Tipo de contrato: Registre el tipo de contrato definido en la minuta del contrato. Por ejemplo:

Contrato de aporte, de Obra, De Interventoría, entre otros.

21. Objeto: Registre el objeto del contrato definido en la minuta.

22. Forma de pago: Registre la forma de pago definida en la minuta.

23. Valor anticipo: Si el contrato establece dentro de la forma de pago la entrega de un anticipo,

registre el valor del anticipo.

Concepto: “Aunque de manera excepcional es procedente pactar dentro de los

contratos estatales el anticipo, es la cantidad de dinero que desembolsa la entidad al

contratista, sin que se supere el 50% del valor del contrato, no se considera un

pago, ya que estos recursos no entran al patrimonio del contratista, siguen siendo

recursos públicos y la entidad exigirá las garantías que aseguren el manejo correcto

y vigilará la inversión adecuada”.

24. Pago anticipado: Si el contrato establece dentro de la forma de pago la entrega de un pago

anticipado, registre el valor del pago.

Concepto: “A diferencia del anterior, constituye pago efectivo al contratista, quien

está en libertad de disponer de ellos al no tener que cumplir ningún plan de

inversión pactado previamente, y se reputa como parte de pago del valor del

contrato. La entidad estatal no tiene la obligación de vigilar y hacer seguimiento a

la inversión de esos recursos, ya que se encuentran amparados por la garantía de

cumplimiento a la legalización del contrato”.

25. Fecha de desembolso anticipo: Registre la fecha del desembolso (está información es

suministrada por el grupo financiero).

26. Fecha de amortización: Si el contrato establece dentro de la forma de pago la entrega de un

anticipo, registre la(s) fecha(s) en que se amortiza el mismo.

27. Porcentaje de amortización: Para los casos que aplique el manejo de anticipo, registre el

porcentaje definido en la cláusula forma de pago.

28. Valor de amortización: Registre el valor amortizado del anticipo según corresponda a lo

establecido en la cláusula forma de pago.

29. Subtotal amortización: Es la sumatoria de los valores amortizados.

30. Saldo Anticipo: Es el resultado de tomar la celda de valor anticipo (-) la celda subtotal de

amortización.

31. Fecha de pago pactada: Registre de acuerdo con lo establecido en la cláusula forma de pagos,

los cortes previstos de pago.

32. Detalle estimado a pagar: Registre de acuerdo con lo establecido en la cláusula forma de pagos,

la unidad de medida del pago, ejemplo (cupos, metros construidos, porcentaje, entre otros).

33. Valor proyectado a pagar: Registre de acuerdo al detalle estimado a pagar los valores

calculados.

34. Fecha de pago: Registre la fecha de realización del pago. (está información es suministrada por

el grupo financiero).

35. Concepto de pago: Registre el detalle del pago realizado, ejemplo (cupos, metros construidos,

porcentaje, entre otros).

36. Valor pagado: Registre el valor desembolsado.

37. Total pagos efectuados: Corresponde a la sumatoria de los pagos efectuados.

38. Saldo por pagar: Es el resultado de tomar la celda de valor actual del contrato (-) la celda total

pagos efectuados.

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Para verificar la exactitud de la información, se debe confrontar los registros detallados en el formato de seguimiento de ejecución del contrato, con el informe de estado de cuenta. Los campos a confrontar son:

Valor actual de contrato (Formato de seguimiento) vs Datos básico - Valor Total (estado de cuenta)

Fecha de contrato (Formato de seguimiento) vs Fecha de suscripción (estado de cuenta)

Número de contrato (Formato de seguimiento) vs Número de documento fuente (estado de cuenta)

Compromiso Presupuestal (RP) (Formato de seguimiento) vs Compromiso presupuestal (estado de cuenta)

Identificador presupuestal (Formato de seguimiento) vs Rubro presupuestal (estado de cuenta)

Valor pagado (Formato de seguimiento) vs Valor bruto cancelado (estado de cuenta)

Total pagos efectuados (Formato de seguimiento) vs pagos – valor total (estado de cuenta)

Saldo por pagar (Formato de seguimiento) vs pagos - saldo (estado de cuenta).

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Anexo No. 11. Modelo de certificación sobre cumplimiento del Objeto y obligaciones contractuales.

EL SUSCRITO SUPERVISOR DEL CONTRATO No. _____

CERTIFICA:

Que la empresa ____________, identificada con el Nit. _______ y representada legalmente por _______ con C.C. _____, ha cumplido con el objeto y las obligaciones pactadas en el contrato No. _____ de fecha, durante el periodo __________ y ha presentado la constancia, donde certifica que se encuentran a paz y salvo en seguridad social, en salud, pensiones, riesgos profesionales y con los aportes parafiscales. Que la citada empresa, presentó la factura No. _____ de fecha _____, por un valor de ______ con el fin de solicitar el pago previsto contractualmente. Que el literal _____ de la cláusula ______ del mencionado contrato, establece como forma de pago lo siguiente: “ ____”. Que con base en lo anterior y de acuerdo con la forma de pago pactada, se hace procedente que el ICBF proceda a desembolsar a favor del contratista, el valor correspondiente a ( ) letras y números. Por lo anterior y una vez verificado el cumplimiento, conforme a lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, se autoriza el pago de la suma de (___) letras y números

El pago a efectuar, se encuentra respaldado de la siguiente forma:

Registro Presupuestal

Identificador Presupuestal

Descripción Valor

Se anexa: Certificación de pago de seguridad social expedida por el Representante Legal y la respectiva factura. Ciudad y fecha Firma del supervisor