PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 1
APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE ACCIÓN
COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
MODALIDAD DE GRADO
OLARTE ARANDA JUDITH CAROLINA
RAMIREZ ESTUPIÑAN WILSON DAVID
MARTÍNEZ ZAMBRANO CÉSAR AUGUSTO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
VILLAVICENCIO
2017
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 2
APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE ACCIÓN
COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
MODALIDAD DE GRADO
ASESOR: ADRIANA ISABEL RUIZ LÓPEZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
VILLAVICENCIO
2017
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AGRADECIMIENTOS
Para nosotros como Estudiantes es de gran satisfacción culminar un paso más de nuestra
formación personal y profesional como ciudadanos colombianos y de esta forma contribuir al
crecimiento y desarrollo de esta Nación que tanto lo necesita.
Primeramente y en común acuerdo queremos agradecer infinitamente a Dios, porque sin
él no habríamos llegado a culminar tan grande logro como lo es obtener un Título Profesional,
segundo agradecer con el corazón en la mano, a nuestros Padres que con esfuerzo, sacrificio y
entrega nos dieron la oportunidad y ser motivo de orgullo para ellos.
Como estudiantes Cooperativistas, agradecemos con gran verdad a nuestra Institución
Universidad Cooperativa de Colombia que, por medio de sus docentes, nos formaron
óptimamente como profesionales para tal desafiante realidad empresarial. No está de más,
agradecer a aquellos Docentes que con su entrega y conocimiento nos fortalecieron en saberes y
aprendizajes: Carmen Ludueña, Olga Baquero, Alexander Carrillo, Dagoberto Torres, Luis
Fernando Espitia, Lina Vásquez, John Cañizales, Olga Robayo, y un agradecimiento fraternal y
especial para la Docente Adriana Isabel Ruiz López, que con su carismático aprendizaje nos hizo
amar nuestra carrera y nos enseñó que la Administración de Empresas es aquella que puede
llegar mucho más lejos que otras cuando se hace con entrega, profesionalismo y enseñanza
continua.
Por último, queremos agradecer enormemente a nuestro Gerente Fernando Bulla
Castellanos, a nuestros Asesores Aura Vega, Alexandra Moncada, Maryi Muñoz y Giovanna
Muñoz, que con su amabilidad y experiencia nos incursionaron por primera vez a nosotros en
este mundo laboral en el transcurso de nuestra Pasantía en la Gobernación del Meta, donde se
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tuvo la oportunidad de conocer algunos aspectos sobre el manejo Comunal y social dentro de
Administración Pública que son de gran importancia en el desarrollo del País.
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Contenido
1. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................................... 6
1.1 Resumen informativo. ........................................................................................................... 6
1.2 Cumplimiento de los objetivos .............................................................................................. 7
1.3 Metodología ........................................................................................................................... 8
1.4 Resultados .............................................................................................................................. 8
1.4.1 Resultados del primer objetivo ....................................................................................... 8
1.4.2 Resultados del segundo objetivo ..................................................................................... 8
1.4.3 Resultados del tercer objetivo ......................................................................................... 9
1.4.3 Resultados del cuarto objetivo ...................................................................................... 11
1.5 Aportes................................................................................................................................. 11
1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa. .............................................................................. 11
1.5.2Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida ............................................. 12
1.6 Divulgación de los resultados .............................................................................................. 12
1.7 Referencias bibliográficas ................................................................................................... 13
2. ANEXOS ............................................................................................................................... 16
2.1 ANEXO 1: LISTA PROCESOS EJECUTADOS .......................................................... 16
2.2 ANEXO 2: PANTALLAZO APLICATIVO ORSO (INSCRIPCIÓN) ......................... 26
2.3 ANEXO 3: REGISTRO FOTOGRÁFICO OBJETIVO 4: REQUERIMIENTO
FISCALÍA ................................................................................................................................. 27
2.4 ANEXO 4: FOTOGRAFÍA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO. ............ 27
2.5 ANEXO 5: SOLICITUDES DE OPCIÓN DE GRADO-PRÁCTICA .......................... 29
2.6 ANEXO 6: FORMATO PROPUESTA DE TABAJO DE GRADO ............................. 32
2.7 ANEXO 7: REGISTRO DE VISITAS PRÁCTICA SOCIAL ....................................... 34
2.8 ANEXO 8: FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE HORAS ....................................... 36
2.9 ANEXO 9: CERTIFICADO DE PASANTÍA................................................................ 49
2.10 ANEXO 10: ASISTENCIA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO ............. 52
FIGURA 1 TOTAL ID-CONTROL RADICADOS-RESPONDIDOS. .......................................................... 13
FIGURA 2 TOTAL INSCRIPCIONES Y ACTUALIZACIONES ................................................................. 14
FIGURA 3 DOCUMENTOS Y OFICIOS GENERADOS DURANTE LA PASANTÍA. .................................... 15
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GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO FINAL DE
PRACTICA PROFESIONAL
1. DESCRIPCIÓN
1.1 Resumen informativo.
Partiendo de la Problemática: ¿Porque apoyar y fortalecer los procesos de la Gerencia de Acción
Comunal y Participación Ciudadana de la Gobernación del Meta? Es preciso acentuar que
cuando se fortalece en su totalidad estos procesos se le brinda múltiples herramientas de acción a
aquellas Entidades Comunales y Sociales, puesto que estas organizaciones contemplan en su
objeto social el mejoramiento de la calidad de vida de los Ciudadanos a través de sus programas
de desarrollo e inclusión de la Población menos favorecida contribuyendo así, al progreso de una
Nación, es por esto que El Departamento del Meta a través de su Gobernación avanza
exhaustamente para optimizar un 100% todas estas Entidades Sociales Sin Ánimo de Lucro y
Comunales.
Dentro del periodo 2016-2019, regidos por el Plan de Desarrollo Económico y Social del
Departamento del Meta (Ordenanza N.º 902 de 2016), la Gobernación del Meta en su Gerencia
de Acción Comunal y Participación Ciudadana (G.AC.PC.) y en su subprograma 4, busca
fortalecer y consolidar todas estas entidades tanto comunales como sociales en aspectos
Administrativos, Contables, Financieros y Tributarios con el objetivo final de ser el ente de
Inspección, Vigilancia y Control (I.C.V.), promoviendo la participación ciudadana, beneficiando
a la comunidad en un entorno de transparencia.
Haciendo hincapié y tal cual lo expresado en el apartado anterior, la G.AC.PC mediante la
Resolución N.º 094 que pretendía que todas aquellas entidades que aún no estaban inscritas ante
la Gobernación lo hicieran, para ello y en ejercicio conjunto con la Cámara de Comercio de
Villavicencio, se estableció como fecha límite el 28 de febrero del 2017 para las ESAL el
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ejercicio de inscripción, y actualización de vigencias, para aquellas que ya estaban inscritas ante
la Gerencia. Mediante la Resolución N.º 081 se estableció como fecha límite el 30 de Marzo del
2017 para aprobación de estatutos otorgando resolución para las entidades comunales como lo
son las Juntas de Acción Comunal y las Juntas de Vivienda Comunitaria del Dpto. del Meta sin
contar con el Municipio de Villavicencio.
1.2 Cumplimiento de los objetivos
Revisar la documentación remitida por las Entidades.
- Revisar que los estatutos estén acordes a lo exigido por Ley 743 de 2002 y Decretos
reglamentarios.
- Verificar que la documentación cumpla la normatividad vigente y sea la exigida tal como:
Actas probatorias de Asamblea General, Certificados de Cámara, Declaraciones de Renta,
Estados Financieros de las Vigencias, Dictamen de Revisoría Fiscal, Informes de Gestión,
entre otros.
Realizar inscripción y/o actualización de vigencias al Programa ORSO de las entidades.
- Darle número de expediente y foliar documentación requerida.
- Certificación de registro Primera vez.
- Si la documentación requerida es para actualizar vigencia, se genera documento u oficio
de actualización de la vigencia requerida.
Realizar gestión de documentos requeridos por las entidades.
- Generar documentos tal como: Certificados de Junta Directiva Activa, Solicitud de Pago
de estampillas de Pro-cultura, Certificado de dignatario de la Entidad y tiempo de
vigencia, Certificado de Idoneidad.
Gestionar los documentos para las Visitas Administrativas o Auditoría.
- Reunir la documentación requerida de la situación a tratar, ya sea: desfalco,
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despropiación, cancelación de personería jurídica, entre otras.
1.3 Metodología
En la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana, mediante los Sistemas
Aplicativos Control Doc. (Control Documental) que es una herramienta la cual permite entregar
al responsable de la Secretaría y/o Gerencia lo radicado ante la Gobernación del Meta por medio
de un Id-Control; y ORSO (Organizaciones Sociales), donde en él se puede inscribir y llevar el
registro documental mediante activación de todas las ESAL y JAC.
La documentación remitida por competencia a la Gerencia, se le genera un Id-Control por
medio del aplicativo Control Doc., tal Id-Control contempla fecha de radicado como fecha de
vencimiento y de acuerdo al asunto de referencia se direcciona a la Gerencia, internamente se
reasigna al asesor correspondiente de acuerdo a la Competencia ESAL o JAC.
1.4 Resultados
1.4.1 Resultados del primer objetivo (Enuncie su primer objetivo)
Revisar la documentación remitida por las Entidades.
La documentación allegada por competencia a la G.AC.PC. es lo concerniente en su gran
mayoría a Inscripción y aprobación de estatutos tanto para Entidades Sociales como Comunales,
allí se realiza la verificación de toda la documentación y de los estatutos y que éstos, para
Entidades Comunales estén conforme a lo dictado en la Ley 743 de 2002, y para Entidades
Sociales lo dictado por el Decreto 1529 de 1990.
En la Pasantía desarrollada en la Gerencia se revisó documentación y estatutos de 763
entidades tanto sociales como comunales. (Ver Gráfica 1-Anexo 1).
1.4.2 Resultados del segundo objetivo (Enuncie su segundo objetivo)
Realizar inscripción y/o actualización de vigencias al Programa ORSO de las entidades.
Mediante el Sistema Aplicativo ORSO (Organizaciones Sociales), y revisada con anterioridad
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toda la documentación, se realiza la inscripción de las Entidades otorgando número de
expediente e ingresando toda la información respectiva que allí se solicita para hacer la debida
inscripción, tal información es lo concerniente a: RUT, número de Personería Jurídica, fecha de
constitución, fecha de inscripción ante Cámara de Comercio, Domicilio, Contacto e información
correspondiente, Fecha de Activación y terminación de Dignatarios de la Junta Directiva (Ver
Anexo 2).
Para poder generar Certificado de actualización de vigencia de las Entidades se debe
realizar la inspección detallada de la documentación requerida, tal documentación se refiere a:
Acta de Asamblea aprobando el presupuesto y los estados financieros, anexando su contenido.
certificación de los estados financieros, certificado de existencia ante Cámara de Comercio,
Certificado de Registro de libros ante DIAN, Informe de Gestión del período, Dictamen del
Revisor Fiscal si aplica por estatutos, Actas de Elección o Renovación de Junta con copia
autenticada por Cámara de Comercio, y Declaración de Renta.
Ante la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana se evidenció la
inscripción y actualización de 539 Entidades Sociales (Ver Gráfica 2).
1.4.3 Resultados del tercer objetivo (Enuncie su tercer objetivo)
Realizar gestión de documentos requeridos por las entidades.
Para dar respuesta al Id-Control interpuesto por Competencia a la Gerencia se deben generar
Certificados u Oficios según corresponda a lo evidenciado o radicado por parte del ciudadano.
Cuando las Entidades radican para Inscripción ante la Gobernación, si esta
documentación está en su totalidad completa se genera un Certificado de Registro donde se les
informa que la Gobernación del Meta como órgano de Vigilancia y Control, cada año solicita
toda la Información Administrativa, Legal, Contable, Tributaria y Financiera para actualización
del periodo.
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 10
Según lo solicitado en los asuntos de los oficios de requerimiento, cuando son para
Certificados de Idoneidad, se estipula que la Entidad es competente para contratación o donación
Nacional e Internacional debido a que se encuentra al día ante el Órgano de Control y las
Entidades de registro como lo son la Cámara de Comercio y la DIAN.
Si en la inspección realizada de la documentación allegada hay algún faltante o error en
los documentos e informes, se les genera un Oficio de requerimiento dando respuesta a ese Id-
Control solicitando lo evidenciado.
Para las Entidades Comunales cuando éstas suben al Aplicativo ORSO los procesos
eleccionarios de la Junta Directiva, se revisan si cumplen con lo interpuesto por Ley aprobando
mediante un Auto de Reconocimiento; tal Auto da aval y constancia de que ante la Ley y el
Estado son los dignatarios legales de dicha Junta para llevar a cabo cualquier contratación o
actividad ante la comunidad en general.
Todas la Juntas de Acción Comunal deben allegar ante la Gerencia de Acción Comunal
los libros de Actas de Asamblea General, Libros de Actas de Directiva, Libros de Afiliados,
Libros de Tesorería y Libros de Inventarios, para registrarlos y sellarlos y darles el
correspondiente Auto de Apertura.
Para los Estatutos presentados por las Juntas de Acción Comunal, cuando cumplen con
los requisitos y exigencias por Ley del Artículo 10 del Decreto 2350 del 2003, se les genera una
Resolución donde se estipula y aprueba su contenido.
Cuando las Juntas solicitan ante la gerencia un documento donde se estipule los
Dignatarios aprobados y electos, se les expide un Certificado de Reconocimiento dando respuesta
a ese Id-Control.
De lo anterior, se da constancia de la generación de 44 certificados de inscripción, 21
certificados de actualización, 237 oficios de requerimientos, 37 certificados de idoneidad, 191
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 11
autos de reconocimiento, 128 autos de apertura, 97 resoluciones y 8 Certificados de
Reconocimiento. (Ver Gráfica 3)
1.4.3 Resultados del cuarto objetivo (Enuncie su cuarto objetivo)
Gestionar los documentos para las Visitas Administrativas o Auditoría.
Se gestionó toda la información correspondiente a procesos de elección mediante auto de
reconocimiento desde la fecha de constitución en el Archivo Departamental, para el proceso de
investigación adelantada por la Fiscalía General de la Nación para 239 Juntas de Acción
Comunal de los municipios de Granada, Vista Hermosa, San Juan de Arama y Puerto Concordia
(Ver Anexo 3).
1.5 Aportes
1.5.1 Aportes de la práctica a la empresa.
- Celeridad en los procesos de información.
- Fluidez activa y proactiva de los procesos de inspección, vigilancia y control de las
entidades sociales y comunales.
- Apoyo documental y archivista de los documentos públicos.
- Tiempos de respuesta ágil y eficaz con respuesta a los Id-Control, dirigidos por
competencia ante las áreas ESAL y JAC.
- Apoyo preciso y mancomunado en el trámite de información requerida por el ciudadano.
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 12
1.5.2Efectos socioculturales e impacto de calidad de vida
- Entidades Sin Ánimo de Lucro, las cuales por Artículo 636 del Código Civil se dividen
en Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones, y que dentro de su objeto social deben
distinguir y propender el bienestar de la sociedad, sin ningún camino en búsqueda del
rubro y el enriquecimiento.
- Entidades Comunales (Juntas de Acción Comunal y Juntas de Vivienda Comunitaria) que
por ley 743 de 2002, quedan a disposición, vigilancia y control de las Gobernación del
Departamento.
1.6 Divulgación de los resultados
El día 26 de Mayo del 2017 a las 13:30pm, en el Aula 313 del Campus Principal de la
Universidad Cooperativa de Colombia sede Villavicencio, se presentó ante la Decana de la
Facultad de las Ciencias Económicas, Administrativas y Contables: la Docente Dora Navarro
Quintero, ante la Coordinadora de Investigación de la Carrera de Administración de Empresas: la
Docente Adriana Isabel Ruiz López, la Asesora de la Pasantía ante la Gobernación del Meta: La
Profesional Aura María Vega Palacio, y los demás compañeros y amigos que hicieron parte de
este tipo de Modalidad de grado, la socialización de lo desarrollado como pasantes
Cooperativistas en la Gerencia de Acción Comunal y Participación Ciudadana de la Gobernación
del Meta (Ver Anexo 4).
Donde tal socialización tocó y centró temas importantes, como los resultados de los
objetivos expuestos en la Propuesta de Trabajo de Grado, las Actividades que se desarrollaron
para llevar a cabo tales resultados, la metodología e instrumentos usados para cumplirlos, la
normatividad y marco legal que rige la Entidad y Área la cual apoyábamos y, las Evidencias
Fotográficas de la gestión desarrollada ante la Gerencia.
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 13
1.7 Referencias bibliográficas
García, M. A. (2016). Plan de Desarrollo Económico y Social del Departamento del Meta para el
periodo 2016-2019. En El Meta, Tierra de Oportunidades (págs. 152-159). Villavicencio:
Gobernación del Meta.
GRÁFICAS
FIGURA 1: TOTAL ID-CONTROL RADICADOS-RESPONDIDOS
Figura 1 Total Id-Control Radicados-Respondidos.
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 14
FIGURA 2: TOTAL INSCRIPCIONES Y ACTUALIZACIONES
Figura 2 Total Inscripciones y Actualizaciones
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 15
FIGURA 3: DOCUMENTOS Y OFICIOS GENERADOS DURANTE LA PASANTÍA
Figura 3 Documentos y Oficios generados durante la Pasantía.
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2. ANEXOS
2.1 ANEXO 1: LISTA PROCESOS EJECUTADOS
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PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 25
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2.2 ANEXO 2: PANTALLAZO APLICATIVO ORSO (INSCRIPCIÓN)
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2.3 ANEXO 3: REGISTRO FOTOGRÁFICO OBJETIVO 4: REQUERIMIENTO
FISCALÍA
2.4 ANEXO 4: FOTOGRAFÍA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO.
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PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 29
2.5 ANEXO 5: SOLICITUDES DE OPCIÓN DE GRADO-PRÁCTICA
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PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 31
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 32
2.6 ANEXO 6: FORMATO PROPUESTA DE TABAJO DE GRADO
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PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 34
2.7 ANEXO 7: REGISTRO DE VISITAS PRÁCTICA SOCIAL
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 35
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 36
2.8 ANEXO 8: FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE HORAS
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 37
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 38
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PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 43
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 44
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 45
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 46
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 47
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 48
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 49
2.9 ANEXO 9: CERTIFICADO DE PASANTÍA
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 50
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 51
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 52
2.10 ANEXO 10: ASISTENCIA SOCIALIZACIÓN MODALIDAD DE GRADO
PRÁCTICA MONITORIA SOLIDARIA GOBERNACIÓN DEL META 53