Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 14Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
(*) Campos Obligatorios
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Archivo Central de la Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar
Formas Excluídas: _____________________________________________________________
Nombre Paralelo: ______________________________________________________________
(*) Acrónimo del Archivo: CR- LAICA-AC
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial:
Provincia de:
X San José
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): San José
(*) Municipio (Distrito): San Francisco de Goicoechea
Núcleo de Población Menor:
1
Calle: 300 metros este del Kamakiri en Barrio Tournón
Código Postal: 2330-1000 SJ
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http:// www.laica.co.cr
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono(s): 1. 506-2284-6079
Fax: 1. 506-2256-6506
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: L-V 7:30 a.m. a 4:30 p.m.
Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados
Horas semanales de apertura: 40
X Acceso público
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: Marquez / Siles
Nombre: Hazel
Cargo: Encargada del Archivo Central
Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 18/9/2000
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad: X Público no estatal
Tipo de Archivo:
2
X Archivo Empresarial
Gestionado por:
X Administración Central
Administración Central: LAICA es una corporación no estatal con personería jurídica propia, sometida al Derecho Público en cuanto a sus potestades de imperio, y al Derecho Privado en lo concerniente a sus actividades de comercialización. Es un ente que, aunque público, no forma parte de las instituciones del Estado.
(*) Según el Ciclo Vital:
X Archivo Central
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Historia del Archivo:Desde sus inicios, en 1981, cuenta con su propio local, una encargada y la documentación se microfilmaba para efectos de sustitución. Para el año 1995 se suprime el archivo, su encargada y la documentación se trasladó a una bodega fuera del edificio central. Posteriormente se contrató a la antigua encargada para que organizara la documentación ubicada en la bodega. En el mes de setiembre del año 2000, y en cumplimiento con las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, se crea nuevamente el archivo central.
Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año):
Norma de Fundación (Día / Mes / Año):
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión:
Norma de Supresión:
EDIFICIODescripción del Edificio:El Archivo Central está ubicado en el tercer piso del Edificio Central de LAICA. Algunas paredes son de madera y las otras de cemento. El depósito cuenta con estantería metálica, cajas diseñadas para la conservación de los documentos, aire acondicionado, detectores de humo y un extintor. El archivo cuenta con equipo de cómputo y materiales de oficina suficientes para el trabajo diario. En el Centro de Operaciones de La Uruca se tienen contratados los servicios de la empresa Seguridoc, que cuenta con un depósito con estantería metálica donde se conservan
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los documentos más antiguos. Este depósito es de acceso restringido, tiene alarmas contra incendio, cámaras de seguridad, entre otras medidas de seguridad.
Metros Cuadrados de Depósito: 85
(*) Metros lineales de estantería: 162 (*) Número de puestos de sala: No existe
Facilidades para discapacitados:Marque con “X”
X No
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: 280 (documentación en bandejas)
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: No
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ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Estructura Administrativa: (Adjuntar el organigrama institucional)
JUNTA DIRECTIVA CONSEJO COMERCIALIZACIÓN
ASESORÍA LEGAL AUDITORÍA INTERNA
DIECA FINANCIERO
Terminal Portuaria
OPERACIONES TÉCNICO MERCADEO EXPORTACIONES ADMINISTRATIVO
DIR. EJECUTIVA YDE COMERCIALIZACIÓN
ASAMBLEA GENERAL
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SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Taller de restauración:
X No
REPRODUCCIÓN. Servicios de reproducción documental
X No
Servicios de fotocopiasX No
Servicios de fotografíasX No
Servicios de microformasX No
Servicios de reproducciones digitalesX No
BIBLIOTECA
Biblioteca auxiliarX No
Nº de monografías: ____________Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________
INFORMATIZACIÓNFunciones informatizadas:
X Sí
Gestión de usuarios:X No
Descripción de fondosX Sí
Lenguajes DocumentalesX No
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Otra información:Se tienen un total de 12 bases de datos creadas en el programa Winisis. Relacionadas con contratos, expedientes de empleados liquidados, planos, reglamentos, procesos judiciales, fondo documental, entre otras.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: Orgánico Funcional
Agrupación Superior: Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar
CUESTIONARIO
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 18/02/2008
Datos del informante:
Apellidos: Vindas / Rivera
Nombre: Ivannia
Cargo: Encargada del Archivo Central
FUENTE EMPLEADA:Entrevista realizada por Penélope Sánchez Saborío
OBSERVACIONES:
Materias: agricultura, comercio internacional, alcohol, miel, exportaciones.El archivo fue suprimido en el año señalado, fue reabierto en el año 2000 hasta la fecha.La señora Ivannia Vindas renunció al puesto.
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LIGA AGRICOLA INDUSTRIAL DE LA CAÑA DE AZUCAR (LAICA) ARCHIVO CENTRAL
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEAsamblea General Actas
Acuerdos Cassettes
CorrespondenciaExpedientes de Actas
Junta Directiva ActasAcuerdosCassettesCorrespondenciaExpedientes de ActasInformes Anuales y Estadísticos Labores
Consejo de Comercialización Actas
AcuerdosCassettesCorrespondenciaExpedientes de Actas
Asesoría Legal CorrespondenciaActasContratosExpedientes por AsuntosExpedientes de Procesos JudicialesPresupuestoSolicitudes de Cks y Acciones de Pers.Reportes Comparativos de PresupuestoProyectos de LeyReglamentosRequisiciones
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEAuditoria Interna Correspondencia
ActasAcuerdosArqueos de Caja ChicaContratosEstados de Cuenta InternacionalEstados FinancierosDocumentos de TrabajoInventarios de Azúcar, Alcohol y MielPresupuesto, RequisicionesSolicitudes Acciones de Pers. Y Cks
Dirección Ejecutiva y de CorrespondenciaComercialización Solicitudes de Cheques
Solicitudes Acciones de PersonalPresupuestoRequisicionesReportes Comparativos de PresupuestoExpedientes por AsuntosPermisos Uso de Cabinas
Departamento Administrativo Correspondencia
AcuerdosSolicitudes de ChequesSolicitudes Acciones de PersonalPresupuesto
ContratosCotizaciones
Expedientes de LicitacionesExpedientes por AsuntosReportes Comparativos de PresupuestoSolicitudes de TransferenciasInformes del Sistema Empresarial de Información Salarial (SEIS)
Registro de Productos AlimenticiosExpedientes de Donaciones
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIESección Compras Expedientes de compras
RequisicionesExpedientes Proveedores DesarrolladosExp. Proveedores Material de Empaque
Sección Recursos Humanos CorrespondenciaExpedientes de PersonalCurriculaExpedientes MédicosRequisiciones
Presupuesto Manuales
Sección Salud Ocupacional CorrespondenciaFórmulas Control de AsistenciaManual de Gestión en Salud
Ocupacional(ver tabla de plazos)
Sección Seguridad ProtocolosConveniosExpedientes por AsuntosProyectos
Sección Servicios Generales Correspondencia, Solicitudes de CksContratos, Ordenes de TrabajoExpedientes por AsuntosExpedientes Ventas de Activos
Dieca ActasCorrespondenciaContratosSolicitudes Acciones de Personal, CksOrdenes de compraRegistro de Cheques Solicitados
RequisicionesPresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoPlan Anual Operativo
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEDieca Estudios Técnicos
Justificantes de ChequesDepartamento de Exportaciones Correspondencia
Acuerdos Facturas
Comprobantes de CouriersPresupuesto, RequisicionesContratos de ExportaciónExpedientes de Exportación
Expedientes de Importación Inventarios de Alcohol
Estados de Cuenta InternacionalReportes Diarios de Mov. De cuentasReportes Confirmación de VentasSolicitudes de ChequesSolicitudes Acciones de Personal
Departamento Financiero Correspondencia Acuerdos
Solicitudes de cks y acciones personalRequisiciones, PresupuestoContratos
Expedientes por AsuntosSección Contabilidad Correspondencia
AcuerdosCheques consecutivos y con justificantes
Asientos de DiarioLibro Diario y Libro MayorConciliaciones BancariasFacturasComprobantes Pago de SalarioEstados de Cuenta
Estados Financieros Movimientos MensualesPlanillasRequisiciones, Presupuesto
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEContabilidad Listados de Azúcar sin Retirar
Listados Depósitos en TránsitoInformes Mov. Diario de InventariosExpedientes Pagos a Ingenios
Tesorería Correspondencia
AcuerdosSolicitudes de Cks y Acciones PersonalExpedientes Pagos a IngeniosFlujos de Caja
Reportes Movimientos a Pagar Crédito y Cobro Estados de Cuenta
Expedientes de PólizasExpedientes de Clientes
Presupuesto Expedientes de Ejecución Presupuest.PresupuestoReportes Comparativos de Presupuesto
Departamento Mercadeo y CorrespondenciaVentas Acuerdos
Solicitudes de Cks y Acciones PersonalPresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoRequisiciones
Sección Publicidad CorrespondenciaCotizacionesExpedientes de Clientes
Expedientes por AsuntosStatus ReportContratosEstudios de MercadoReportes de ContactoReportes de ImpulsaciónReportes de VentasOfertas de servicioComprobantes Entrega de material prom.Reportes de precios y espacios
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIESección Industriales Correspondencia
Programas Entregas DirectasDeclaraciones Juradas de uso del azúcarExpedientes de clientes
Sección Ventas Comerciales Transferencias bancariasProgramas Entregas Directas
Departamento de Operaciones CorrespondenciaAcuerdosSolicitudes de cks y acciones personal
Solicitudes compra de materiales Requisiciones
PresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoContratosExpedientes por asuntosMemorandos
Consecutivo de cartas CAD'S Memorandos
Facturas venta de azúcarGuías o Recibo de Despacho
Departamento Técnico CorrespondenciaAcuerdosSolicitudes de cks y acciones personalRequisicionesReportes de Tiempo Extraordinario
CotizacionesSolicitudes compra de materialesPresupuestoReportes Comparativos de PresupuestoSolicitudes Reintegro de Caja ChicaInformes de corrida o fabricaciónRecibos de pago
Nóminas de productoresInformes de Avance de ZafraInformes de Molienda y Producción
SUBFONDO I SUBFONDO II SUBFONDO III SERIEDepartamento Técnico Comisión Asesora y Comisión Actas
de Zafra Expedientes de ActasLaboratorio Oficinas Centrales CorrespondenciaLaboratorio El Roble Reportes (ver tabla de plazos)
Seguridad Alimentaria CorrespondenciaCertificados de Calidad al exteriorCertificados de AnálisisComunicados de No ConformidadRegistro de No Conformidad
Control de No Conformidades Control de Acciones Correctivas
Registro de Recepción de ReclamosMinutas(ver tabla de plazos)
Metrología (antes Romanas) Informes de inspecciónTerminal Portuaria Correspondencia
Solicitudes de chequesPresupuestoPermisos Uso de CabinasSolicitudes de materialesRegistro Ingreso de PersonasReportes Comparativos de presupuestoRoles de guardasExpedientes de exportación e imp.Guías o recibos de despacho