ARCHIVOS

MANUEL SOTO CARDENAS

Archivo: definición

Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz.

No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

-El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

-El lugar donde se custodia dicho fondo.

-La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

¿Por qué es importante archivar?

-Por qué te ayuda a encontrar los documentos sin ninguna dificultad

- porque nos ahorramos tiempo a la hora de buscar una información deseada

- porque mantienes los documentos ordenados

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.

Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Dado el elevado número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa. Por eso es necesario destruirlos de forma correcta.

MAQUINA DESTRUCTORA DE DOCUMENTOS

Clasificación de documentos

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:

- Atendiendo a la ubicación de los archivos:

Archivo centralizado. Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.

Archivo descentralizado. La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.

- Atendiendo a la frecuencia de consulta:

Archivo activo. Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.

Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.

Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.

- Atendiendo que aquello que se desea almacenar:

Los documentos se ubicarán de forma horizontal, uno sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.

Archivo horizontal. Archivo vertical.

Los documentos se dispondrán de forma vertical, uno detrás del otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes

Archivo lateral.

Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitirá ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el texto descriptivo de aquello que contienen.

Archivos personales. Espacio físico reservado a una única persona y que, por tanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.Archivos departamentales. Lugar donde se almacena documentación departamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personas pertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo.Archivos generales. Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.

- En función de la privacidad:

Características que deberá reunir un archivo

Debemos elegir el o los métodos correctamente para que la clasificación sea sencilla y fácil de utilizar.

El archivo a menudo no sólo es de uso personal (secretaria) sino que hay elementos en el archivo cuya consulta podrá realizarla otra persona autorizada, por ese motivo, debemos establecer unas prácticas de control y sencillez en el manejo de la información.

Si el archivo es muy grande y/o confidencial, se deberán disponer de espacios físicos adecuados (cámaras, cámaras ignífugas, cámaras blindadas, etc.). En muchos casos se precisará el mantenimiento por personal especializado.

Deberá existir unas normas internas de consulta. Debemos contar con máquina destructora de papel para la

eliminación de documentación, tal y como hemos expuesto con anterioridad.

Recursos disponibles para archivar

Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina de cierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una misma carpeta

- Carpetas. - Guías.

Son elementos que se suelen colocar entre la documentación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas

Indicadores o separadores - Pinzas

Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de distintos tipos: de percha, individuales, etc.

Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación.  En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que portan

Archivadores Fundas.

Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plástico de la funda

Utilizadas para albergar documentos, archivo definitivo, fichas, etc. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende guardar.

Existen armarios cuyo único objetivo es la de albergar documentos, por ello, suelen disponer de cajones que facilitan la incorporación de los documentos.

Cajas archivadoras - Armarios

Sistema utilizado en archivos grandes. Permite microfilmar un documento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una película de microfilm).

Existen escáneres potentes que permiten digitalizar cualquier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almacenamiento digital, tales como: discos duros

- Microfilm Almacenamiento digital

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

DOCUMENTO

Características del soporte material

son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.

Textuales: No textuales

son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse

Elementos de un documento Soporte: parte material o física (papel, cinta

o disco) Técnica: es el medio que fija y trasmite el

contenido( escritura, códigos signos, dibujos en tre otras.

Estructura: son los componentes del documento: por ejemplo en una carta la estructura corresponde: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma

Contenido o asunto: es el mensaje que trasmite el documento

CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos se clasifican según su actividad Personales: cartas,discuros, ensayos, diarios Comerciales: parte administrativa: hojas de

vida,informes,informes,leyes Partecontable:facturas,recibos,balances Judiciales: juicios, demandas Religiosos: escritos papales,actas,partias de

bautismos… Militares: minuta, autos.

el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Gestión Documental 

Ahorro de Gastos Disponibilidad de los

datos y documentos Control de gestión Mejora en la los

procesos Seguridad de los

documentos

Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico

VENTAJAS DESVENTAJAS

ADMISTRACION DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y servicios de todos los archivos de gestión  de la  Institución

Organización Documental

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y Asignar los documentos de cada entidad. En lugares correspondientes que previamente se han seleccionado para ese documento para mantener un orden y una clasificación. Que nos permita contar con un archivo claro y preciso a la hora de buscar en él un documento.

La Organización Documental se compone de dos elementos básicos en Archivística:

La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.

La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.Los métodos de ordenación a utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico.

La CLASIFICACIÓN de documentos

La ORDENACIÓN de documentos

Manuel soto cárdenas

Muchas gracias por la atención prestada…