METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACIÓN ENRIQUE BENJAMIN FRANKLIN

Metodología de la Auditoria A.

Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática.

Sus Etapas

1. PLANEACIÓN 2. INTRUMENTACIÓN3. EXAMEN 4. INFORME 5. SEGUIMIENTO

1.- PLANEACIÓN

CONCEPTO: son los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

OBJETIVO: el propósito de la AA, es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada.

FACTORES A REVISAR

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPÓSITO ESTRÁTEGICO

Planeación Definir el marco de actuación de la organización

Organización Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la org.

Dirección Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización

Control Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE LA ORGANIZACIÓN

ELEMENTOS ESPECIFICOS

ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Almacenes e inventarios

Resguardo y canalización de recursos

Asesoría interna Asistencia para mejorar el desempeño.

Coordinación Determina la unidad de acción.

Adquisiciones Abastecimiento de recursos.

Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio.

Distribución de espacio

Disposición de instalaciones para el flujo de trabajo.

FUENTES DE INFORMACIÓN:

INTERNA tales como:

EXTERNA

1. Órganos de gobierno

2. Órganos de control interno

3. Socios 4. Niveles de la

organización

1. Órganos normativos.

2. Competidores, proveedores y clientes actuales y potenciales.

3. Grupos de interés

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información de campo de trabajo etc. Se requiere tomar en cuenta criterios como:

1. Determinar las necesidades especificas.

2. Identificar los factores que requieren de atención.

3. Definir estrategias de acción 4. Jerarquizar prioridades en función del

fin que se persigue.5. Describir ubicación, naturaleza y

extensión de los factores.6. Especificar criterio del perfil de

auditor.

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA

CON BASE A LA INFORMACIÓN PRELIMINAR SE PREPARA LA INFORMACIÓN PARA INSTRUMENTAR LA AUDITORIA , QUE INCLUYE:

CONCEPTO DEFINICIÓN

Naturaleza: tipo de auditoria que se pretende realizar

Alcance áreas de aplicación

Antecedentes: recuenta de auditorias y estudios de mejoramiento previo

Objetivos logros que se pretenden alcanzar con la auditoria administrativa.

Estrategia Orienta curso de la acción

Justificación Demostración de la necesidad humana.

Acciones iniciativas Actividades necesarias para la ejecución.

Recursos Materiales, tecnológicos

costo Estimación global

Resultados Beneficios que se esperan

Información complementaria Material e investigación que pueden servir como apoyo.

PROPUESTA TÉCNICA

PROGRAMA DE TRABAJO

CONCEPTO DEFINICION

IDENTIFICACIÓN Nombre de la auditoria

RESPONSABLE Auditor a cargo

AREAS Universo bajo estudio

CLAVE Numero progresivo de las actividades realizadas.

ACTIVIDADES Pasos para captar y examinar información

FASES Definición del orden secuencial para realizar actividades

CALENDARIO Fechas asignadas para inicio y termino de la fase

REPRESENTACION GRAFICA

Descripción de acciones en imágenes o cuadros.

FORMATO Presentación y resguardo der avances

REPORTES DE AVANCE Seguimiento de acciones

PERIODICIDAD Tiempo para informar avances

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

se debe preparar un marco de referencia que fundamenta la razón por la que surge la necesidad de auditar.

Sus elementos a considerar son: GENESIS DE LA ORGANIZACIÓN i. Creación de la org.ii. Cambios en su forma jurídica iii. Conversión del objeto en

estrategias iv. Manejo de la delegación de

facultades.

INFRAESTRUCTURA i. Esquema de operación (procesos/funciones)ii. Modificaciones a la estructura org.iii. Programación institucional

iv. Nivel de desarrollo tecnológico.

FORMA DE OPERACIÓN i. Desempeño registradoii. Logros alcanzados iii. Expectativas no cumplidas

POSICIÓN COMPETITIVA i. Competencias centralesii. Clientes, proveedores y competidores.

Se requiere de sustentar criterios para obtener y manejar información fluida a partir de: Justificar la necesidad de auditar

Determinar el alcance de la auditoria

Determinar acciones para atender las prioridades

Establecer criterios para coordinar acciones

Cuantificar necesidades de R. h, materiales, financieros.

Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades

Desarrollar el marco de trabajo

Seleccionar en forma tentativa los indicadores financieros

Definir el cuerpo de técnicas para captar informacion

2.- INSTRUMENTACIÓN

CONCEPTO: se seleccionan y aplican las técnicas de recolección mas viables.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: se enfoca en el registro de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo.

Investigación documental Observación directa Acceso a redes de información Entrevista Cuestionarios Cedulas: integradas por formularios cuyo

diseño incluye, casillas bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido.

TECNICAS DE RECOLECCIÓN

TECNICAS DE RECOLECCIÓN INVESTIGACION DOCUMENTAL SE DIVIDE EN:

Normativa: acta constitutiva, reglamentos.

Administrativa: organigramas, manuales administrativos, plantilla personal.

Mercado: producto/servicios, población.

Comportamiento demanda: situación actual y futura.

Comportamiento oferta: determinación de precios.

Ubicación geográfica Estudios financieros Situación económica Comportamiento del

consumidor .

OBSERVACIÓN DIRECTA

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo

ACCESO DE REDES DE INFORMACIÓN:

Permite identificar información operativa o normativa y a su vez facilita el intercambio de electrónico de datos.

ENTREVISTA:

Se necesita de:

Tener claro el propósito Establecer distribución del

trabajo. Concertar previamente cita Atender el compromiso,

relajarse Seguir un mapa mental para

captar información lógica. Utilizar preguntas de

terminación abierta. No hacer preguntas

irrelevantes. Dejar abierta la puerta.

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

MEDICIÓN

Se puede visualizar de dos formas:

Forma: se utilizan escalas de medición

Fondo: se utilizan componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores.

Escalas de medición: deben de cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información.

Indicadores: son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional. Ordena acciones en función de lo que se pretende alcanzar.

PAPELES DE TRABAJO

Registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, pruebas realizadas, conclusiones.

Deben de incluir: 1. Identificación de la auditoria2. El proyecto de la auditoria3. Índices, cuestionarios, cedulas4. Indicadores de las observaciones 5. Observaciones acerca del desarrollo

de su trabajo6. Lineamientos 7. Reportes 8. Anotaciones y ajustes realizados

durante la ejecución.

EVIDENCIAS

Física Documental Testimonial Analítica: cálculos,

comparaciones, razonamientos. Sus requisitos son:

i. suficiente, competente, relevante y pertinente (congruencia).

ACCIÓN DEL AUDITOR

Es necesario que reporte al responsable de la unidad de control interno:

Problemas para obtener evidencia Transacciones realizadas fuera del curso

normal Limitaciones para acceder al sistema Registros incongruentes con las

operaciones.

SUPERVISION DEL TRABAJO

Sus fases son: Revisión del programa de trabajo Vigilancia constante Aclaración oportuna de dudas Control del tiempo invertido de

acuerdo con el estimado Revisión final del contenido del

papel de trabajo.

3.- EXAMEN

Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza y origen de su componente.

su propósito aplicar técnicas de análisis procedentes.

PROCEDIMIENTO

Conocer el hecho que se analizaDescribir el hechoDescomponerlo sus partes

integrales para estudiar aspectosRevisarlo de manera critica Ordenar de cada elementoDefinir las relaciones que operan

entre cada elemento Identificar y explicar su

comportamiento

ENFOQUE DEL ANALISIS ADMON.

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar observaciones:

Comprobar si la ejecución de las etapas del proceso se apega a lo planeado.

Fortalecer examen de los resultados.

ENFOQUES ORGANIZACIONALES

ACCION AFIRMATIVA: programas que mejoran la situación de los grupos minoritas

Acción cooperativa: 2 o mas organizaciones trabajan juntas.

ENFOQUES CUANTITATIVOS Cadenas de eventos: series de eventos en la

cual la probabilidad de que ocurra el evento depende el evento inmediato anterior.

Correlación: determinación de grado de relación o influencia mutua entre dos o mas variables.

FORMULACIÓN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

Es un recurso que traduce los hechos en información concreta que puede cuantificarse y cualificarse.

Contiene los siguientes aspectos: ASPECTOS DIVISION DE CADA ASPECTO

CONTEXTO Fisonomía de la organización actual, esfera de acción, ciclo de vida de la organización

INFORMACION OPERATIVA Gestión de funciones, procesos, coordinación de las acciones, admón.. De la tecnología de la info.

DESEMPEÑO Manejo de indicadores, comportamiento organizacional.

ESTRATEGIA COMPETITIVA Propósito estratégico, enfoque estratégico

LIDERAZGO Cultura organizacional, valores y trabajo en equipo.

PERSPECTIVA Estructura, oportunidades de negocio.

4.- INFORME

Se consignen los resultados de la auditoria e indique claramente, el área, sistema, programa etc. Auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance.

Se señalan conclusiones así como hallazgos.

Verifica los aspectos operativos y lineamientos generales.

ATRIBUTOS DEL INFORME LOS RESULTADOS, CONCLUSIONES QUE DEBERAN TENER:

ATRIBUTO SIGNIFICADO

OBJETIVIDAD Visión imparcial de los hechos

OPORTUNIDAD Disponibilidad de la información

CLARIDAD Fácil comprensión

UTILIDAD Provecho que puede obtener la información.

CALIDAD Apego a las normas de admón.. De calidad.

LOGICA Secuencia acorde con el objeto.

ASPECTOS OPERATIVOS Introducción Antecedentes Justificación Objetivos de la

auditoria Estrategia Recursos Costo Alcance ámbito Acciones

TIPOS DE INFORME

Tipo general: responsable, introducción, antecedentes, técnicas empleadas, diagnostico, propuesta, estrategia de implementación, seguimiento, conclusiones y anexos.

Ejecutivo: responsable, periodo de revisión objetivos, alcance, metodología, síntesis, conclusiones.

Informe de aspectos relevantes: documentos que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los

obstáculos, deficiencias desviaciones captadas durante el examen.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN

PREPARACIÓN DEL PROGRAMA: Determinar actividades, establecer tiempo

de duración, estimar requerimientos INTEGRACIÓN DE RECURSOS: puede ser

instantáneo (recomendaciones de forma inmediata), del proyecto piloto ( ensayo con resultados, para medir efectos )etc.

EJECUCCIÓN DEL PROGRAMA: implementar recomendaciones mediante el método seleccionado.

5.- SEGUIMIENTO

Las observaciones deben de sujetarse al seguimiento.

No solo corrige, sino que evita su recurrencia.

Hace las siguientes acciones:Verifica que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la practica

Facilitar al titular de la organización tomar decisiones

Comprobar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Y al finalizar revisión rendir un nuevo informe.

LINEAMIENTOS GENERALES Definir áreas en las

que se comprobara implementación de recomendaciones

Participación de especialistas .

Establecer mecanismos para adecuado control.

ACCIONES ESPECIFICAS

RESULTADOS DIVISION

1.-RECOMENDACIONES PROGRAMADAS

Estrategia

Asignación de responsabilidad

Factores considerados

Áreas de aplicación

Costos

Impacto logrado.

2.- RECOMENDACIONES FUERA DEL PROGRAMA

Estrategia

desviaciones

Causas

Efectos

Alternativas de solución planteadas

Calendario de aplicación