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INFORME DE AUDITORA M-04-0825 de septiembre de 2003
MUNICIPIO DE RO GRANDE
(Unidad 4061)
Perodo auditado : 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001
Informe de Auditora M-04-08
125 de septiembre de 2003Unidad 4061
CONTENIDOPgina
INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA. . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 4
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA. . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 6
ALCANCE Y METODOLOGA . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 6
OPININ . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... .. . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 7
INFORMES DE AUDITORAANTERIOR. .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 8
RECOMENDACIONES . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . 9
A LA SECRETARIA DE JUSTICIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL . . . . . . . 9
A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
AL ALCALDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
CARTAS A LA GERENCIA . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....13
COMENTARIOS DE LA GERENCIA. . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....13
AGRADECIMIENTO . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....13
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
2
RELACIN DETALLADADE HALLAZGOS... . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ..... . . . . . ...14
CLASIFICACIN YCONTENIDO DE UNHALLAZGO
14
HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
1 - Posible conflicto de intereses incurrido por un funcionario municipal en laconcesin de bienes ypropiedad a una entidad sin fines de lucro yotrasdeficiencias relacionadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..15
2 - Pagos indebidos y desembolsos incurridos en la preparacin de planos parauna obra que no haba tenido utilidad .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..19
3 - Pagos indebidos a un consultor por servicios profesionales y consultivosy a un funcionario municipal por sueldos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4 - Aumentos de sueldo a funcionarios municipales que excedan la retribucinmxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
5 - Puestos ocupados ilegalmente por tres funcionarios .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6 - Gastos extravagantes e innecesarios en la celebracin de distintasactividades y de un viaje al Desfile Puertorriqueo de Chicago.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
7 - Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen; faltade certificaciones, de informacin y de firmas en los comprobantes dedesembolso ; compras y servicios sin rdenes de compra y sin requisiciones,y rdenes de compra sin firmar y sin registrarse previamente.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
8 - Contratos de servicios profesionales y consultivos pagados con fondosfederales sin solicitar cotizaciones, falta de informacin y de clusulasimportantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos y deobras y mejoras permanentes, contratos no enviados a la Oficina delContralor de Puerto Rico y otros enviados con tardanzas, y crditos noobligados al momento de otorgarse los contratos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
9 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado falsas y otras no obtenidas por loscontratistas al momento de la contratacin y cuyas primas fueron retenidasal Municipio .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
10 - Falta de fiscalizacin en el otorgamiento de donativos de fondos aentidadessin fines de lucro .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
3
11 - Deficiencias relacionadas con el Museo del Cartel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
ANEJO 1- GRFICA COMPARATIVA DE LAS SITUACIONES INCLUIDAS ENLOS HALLAZGOS DE ESTAAUDITORA, INFORMES DE AUDITORAM-04-04 Y M-04-08, CON LAS DE LAAUDITORA ANTERIOR,INFORMES DE AUDITORA M-00-27, M-01-13 Y M-01-17 .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....56
ANEJO 2 - INDICADORES SOCIOECONMICOS . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....57
ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUEACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO . . . ... . . . . . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....58
ANEJO 4 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LALEGISLATURA MUNICIPALQUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO . .... . . . . . ... . . . . . ... . . . . . .....60
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
A la Gobernadora y a los presidentes del Senadoy de la Cmara de Representantes
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALORSan Juan, Puerto Rico
INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
4
25 de septiembre de 2003
Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande para
determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables . Efectuamos la
misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la
Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 de 24 de julio
de 1952, segn enmendada.
Determinamos emitir dos informes de dicha auditora. Este es el segundo informe y
cubre las operaciones relacionadas con la administracin del personal, los desembolsos y algunos
controles y procedimientos . El primer informe se emiti el 15 de septiembre de 2003 y cubri
las operaciones relacionadas con el presupuesto, las compras, las obras, la contabilidad, la
propiedad (parcial) y algunos controles y procedimientos [Informe de Auditora M-04-04] .
El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con
personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm. 81 de 30 de agosto de 1991,
Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, segn
enmendada, y por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de
Puerto Rico . ste fue aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
5
de 1995 y comenz a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de este informe
estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 ypor dicho Reglamento .
El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin.
Es una entidad jurdica con carcter permanente. Adems, tiene existencia y personalidad legal
independiente a la del Gobierno Estatal.
El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y
el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas . Es
electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 3 contiene una
relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo
auditado . La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta
por 16 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El ANEJO 4 contiene una
relacin de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el
perodo auditado.
El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, desarrollo de obras
pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos
servicios cuenta con dependencias, tales como : Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Defensa
Civil y la Oficina de Programas Federales .
El presupuesto del Municipio ascendi a $10,827,218 en el ao fiscal 1999-00,
$12,210,718 en el 2000-01 y $12,352,914 en el 2001-02. El Municipio tena preparados los
estados financieros auditados correspondientes a dichos aos fiscales .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la
gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de:
1 .
Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos deadministracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos
2.
Mantener unaoficina de auditora interna competente
3.
Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras
4.
Adoptar un plan estratgico para las operaciones
5.
Mantener el control presupuestario
6.
Mantenerse al da con los avances tecnolgicos
7.
Mantener sistemas adecuados de archivoy de control de documentos
8.
Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor dePuerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos
9.
Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya laevaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo elpersonal
10 .
Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar susdisposiciones a todo el personal
ALCANCEYMETODOLOGA
6
La auditora cubri del 1 de julio de 1999 al 30 de junio de 2001 . En algunos aspectos
examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores . El examen lo efectuamos de
acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los
aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos
necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa:
'
Entrevistas a funcionarios, a empleados y aparticulares
'
Inspecciones fisicas
'
Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada
'
Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas
7
'
Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y
de otros procesos
'
Confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente
OPININ
Las pruebas efectuadas revelaron la comisin de serias desviaciones de disposiciones de
ley y de reglamentacin en las operaciones relacionadas con la concesin de bienes y propiedad
a una entidad sin fines de lucro (Hallazgo 1) . Por ello, en nuestra opinin, dichas operaciones no
se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables . Las pruebas efectuadas
tambin reflejaron que las dems operaciones objeto de este informe se realizaron
sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin, excepto por las situaciones que se
comentan en los hallazgos 2 al 6. Los hallazgos 1 al 6 se clasifican como principales.
En la parte de este Informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS,
comentamos los hallazgos clasificados como principales y secundarios. Se consideran
secundarios los que se enumeran del 7 al 11.
En este Informe de Auditora M-04-08 y en el primer informe que emitimos el 15 de
septiembre de 2003 (Informe de Auditora M-04-04), se comentan 87 situaciones que
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
8
constituyen hallazgos, de las cuales 34 se clasifican como hallazgos principales y 53 como
secundarios . En los informes de auditora anterior, M-00-27, M-01-13 y M-01-17 del 24 de
marzo y 11 y 14 de septiembre de 2000, respectivamente, se comentaron 123 situaciones, de las
cuales 66 se clasificaron como hallazgos principales y 57 como secundarios . Los hallazgos
incluidos en el M-04-04 y en el M-04-08 comparados con los incluidos en el M-00-27, M-01-13
y M-01-17 disminuyeron por 36, lo cual equivale a un 29 por ciento de disminucin . La
distribucin por hallazgos es como sigue : la cantidad de situaciones que constituyen hallazgos
principales disminuyeron por 32, lo que representa un 48 por ciento de disminucin y los
secundarios disminuyeron por 4, lo que representa un 7 por ciento de disminucin. En el
ANEJO 1 se presenta una grfica con esta informacin .
INFORMES DE AUDITORA ANTERIOR
En los informes de auditora anterior M-01-13 y M-01-17 fueron objeto de
recomendaciones 20 situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 2-b., 4-a ., 5-a . y b.,
6-a.1) y 2), 7-a . al i ., 8-b ., e. y d., 9-b . y 10-b . de este Informe. Dichas recomendaciones no
fueron atendidas . Tampoco fueron atendidas las recomendaciones de otras 24 situaciones
similares (51 por ciento) comentadas en el primer informe emitido como resultado de esta
auditora (Informe de Auditora M-04-04) .
El no atender, sin justa causa, las recomendaciones de los informes de auditora de la
Oficina del Contralor puede constituir una violacin al Artculo 3.2-B de la Ley
Nm. 12 de 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn enmendada. A estos
efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental
emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la
Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
A LA SECRETARIA DE JUSTICIA
RECOMENDACIONES
9
1 .
Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en los hallazgos 2-a., 3-a. y b., 4
y 9-b. y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello en caso de ser necesario .
Adems,
tomar cualquier otra medida que estime pertinente .
AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL
2.
Considerar las situaciones que se comentan en el Hallazgo 1, y tomar las medidas
correspondientes .
A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES
3.
Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta
Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado por el
Gobernador el 13 de junio de 1998. [Hallazgos 1 al 11]
AL ALCALDE
4.
Cumplir con las disposiciones de ley y de reglamento respecto a no autorizar transacciones
que conlleven conflicto de intereses . [Hallazgo 1]
5.
Recobrar de los contratistas, proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios
responsables, las cantidades que se indican a continuacin :
a.
Los $15,319 pagados indebidamente a una firma de ingenieros . [Hallazgo 2-a.]
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
b.
Los $45,000 pagados indebidamente a un consultor por preparar un Plan Consolidado
y un Plan Administrativo para el Programa de Seccin 8 . [Hallazgo 3-a.]
c .
Los $1,096 pagados indebidamente a un funcionario municipal . [Hallazgo 3-b.]
d.
Los $148,238 por sueldos pagados a 22 funcionarios municipales en exceso de la
retribucin mxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin del Municipio .
[Hallazgo 4]
e .
Los $7,932 por plizas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los
contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio . [Hallazgo 9-b.]
6 .
Ver que los recursos del Municipio se utilicen diligentemente en obras, equipos y servicios
que redunden en beneficio del inters pblico . [Hallazgo 2-b.]
1 0
7 .
Asegurarse de que los funcionarios que se nombren en los puestos cumplan con los
requisitos mnimos de preparacin acadmica y experiencia requeridos para cada puesto.
[Hallazgo 5]
8.
Cumplir con la ley y la reglamentacin en lo referente a no incurrir en gastos que sean
extravagantes e innecesarios, de manera que los recursos del Municipio se utilicen en
servicios que redunden en beneficio del inters pblico . [Hallazgos 6 y 11-a.]
9 .
Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones de la Directora de Finanzas para
asegurarse de que :
a .
Establezca un sistema de archivo adecuado para los comprobantes de desembolso y
para los cheques pagados por el banco . [Hallazgo 7-a.]
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
momento de efectuar los pagos . [Hallazgo 7-b.]
c.
Procese los comprobantes de desembolso cuando stos contengan:
2)
las rdenes de compra firmadas por las personas autorizadas. [Hallazgo 7-d.]
3)
las facturas originales firmadas por los proveedores. [Hallazgo 7-e. y f.]
5)
evidencia de que fueron preintervenidos. [Hallazgo 7-h.]
b. Marque como pagados los comprobantes de desembolso y sus justificantes al
1)
su firma, la del Alcalde o su representante autorizado y las del jefe de la
dependencia municipal correspondiente . [Hallazgo 7-c.]
4)
la certificacin del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los
servicios se recibieron de conformidad. [Hallazgo 7-g.]
d.
Obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago por la construccin de
obras y de los servicios profesionales y consultivos por contratos al momento de
formalizarse los mismos. [Hallazgo 8-d.]
10 .
Asegurarse de que se emitan las rdenes de compra correspondientes cuando se ordenen las
compras y los servicios, y que se emitan requisiciones autorizadas por los jefes de las
dependencias municipales donde se originan los gastos . [Hallazgo 7-i. yj.]
11 .
Cumplir con la reglamentacin establecida para la contratacin de servicios profesionales y
consultivos con cargo a los fondos federales, de solicitar propuestas a licitadores que
cualifiquen para prestar dichos servicios. [Hallazgo 8-a.]
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
13.
Ver que se sometan a esta Oficina, dentro del tiempo establecido para ello, copia de todos
los contratos que se formalicen, segn se requiere por la Ley Nm.18 del 30 de octubre
de 1975, segn enmendada, y por el Reglamento Nm. 33 promulgado por la Oficina del
Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley. [Hallazgo 8-c.]
14 .
Ver que no se repita una situacin similar a la sealada en el Hallazgo 9-a .
AL PRESIDENTE DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL
12
12.
Ver que los contratos de servicios profesionales y consultivos contengan todas las clusulas
e informacin requeridas por la Ley Nm. 5 de 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica
de la Administracin para el Sustento de Menores y por el Memorando Circular
OCAM 92-31 del 28 de octubre de 1992 . Tambin debe considerar incluir clusulas e
informacin similares a las que se establecen en el Memorando Circular Nm. 07-93
emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernacin. [Hallazgo 8-b.]
15 .
Requerir a las entidades sin fines de lucro a las cuales se les conceden donativos de fondos,
los informes sobre el uso dado a los mismos . [Hallazgo 10-a . y b.]
16 .
Ver que se encuentren los 25 carteles adquiridos por $35,400 para el Museo del Cartel que
no fueron encontrados para examen o, en su defecto, que se recobre de quien corresponda el
costo pagado por los mismos . [Hallazgo 11-b.]
17 . Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se comentan en los
hallazgos 1, 3 al 6, 10 y 11 de modo que se adopten las medidas correctivas que procedan,
y establecer un plan de seguimiento para ver que esas situaciones se atiendan.
13 Infonne de Auditoria M-04-08 25 de septiernbre de 2003 Unidad 4061
CARTAS A LA GERENCIA
Los hallazgos de este Informe se sometieron al Alcalde, Hon. Emilio Rosa Pacheco, y al
ex Alcalde, Sr. Cesar Mendez Otero, para comentarios por cartas del 3 de marzo de 2003.
COMENTARIOS DE LA GERENCIA
El Alcalde Rosa Pacheco someti6 sus comentarios sobre nuestros hallazgos en carta del 2 de abril de 2003. El ex Alcalde Mendez Otero someti6 sus comentarios en carta recibida el 28 de mayo de 2003. Las observaciones de ambos se inc1uyen en la segunda parte de este Informe titulada RELACION DETALLADA DE HALLAZGOS bajo la secci6n HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE Rio GRANDE.
AGRADECIMIENTO
A los funcionarios y empleados del Municipio de Rio Grande les agradecemos la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria.
Por:
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS
CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO
1 4
En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados
por las pruebas realizadas . stos se clasifican como principales o secundarios . Los principales
incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un
efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los
que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves .
Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las
normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor
comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes :
Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con
uno o ms criterios .
Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley,
reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma
de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un
experto o juicio del auditor.
Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio .
Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin.
Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el
informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos
ilegales sealados .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE
1 5
En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el
funcionario principal de la unidad auditada efectu comentarios sobre los hallazgos incluidos en
el borrador del informe que le enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al
revisar el borrador del informe y se incluyen al foral del hallazgo correspondiente en la seccin
de HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE RO GRANDE, de forma objetiva y conforme a las
normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y
relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade al final del mismo la siguiente
aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo
prevalece.
Los hallazgos del 1 al 6 se clasifican como principales, ylos dems como secundarios.
Hallazgo 1 - Posible conflicto de intereses incurrido por un funcionario municipal en laconcesin de bienes y propiedad a una entidad sin fines de lucro y otras deficienciasrelacionadas
a.
En diciembre de 2000 un funcionario municipal orden y autoriz el pago de compras de
comestibles por $13,462 de fondos disponibles de un programa federal para ayuda a
deambulantes . El examen sobre el particular revel lo siguiente:
1)
Los comestibles fueron destinados a una entidad sin fines de lucro cuya directora e
incorporadora era la esposa del funcionario municipal que orden las compras y
autoriz los desembolsos. ste tambin cedi a dicha entidad el uso de un local de
diciembre de 2000 a marzo de 2001, aproximadamente, y equipo de oficina
pertenecientes al Municipio. El referido funcionario no obtuvo la aprobacin de la
Legislatura Municipal para otorgar tales bienes y propiedad a la entidad. La direccin
postal del funcionario municipal yla de la entidad era la misma.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
1 6
2)
Nuestros auditores no pudieron determinar el uso que se le dio a los comestibles. Esto,
debido a discrepancias en el despacho de los mismos surgidas entre los directores de la
entidad y el proveedor de stos. Determinamos que no existe certeza de que se haya
entregado la totalidad de los comestibles comprados y pagados.
3)
La entidad no rindi informes al Municipio sobre el uso que le dio a los comestibles.
En el Municipio no se encontr evidencia, ni los funcionarios municipales pudieron
suministrarla para examen, sobre las gestiones realizadas para que la entidad sometiera
tales informes .
Para llevar a cabo las transacciones mencionadas en el Apartado 1) el funcionario
municipal no solicit una dispensa a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales.
Esta Oficina inform las situaciones comentadas a la Secretaria de Justicia y al Director
Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental mediante cartas del 26 de septiembre
de 2002 para las medidas correspondientes .
Por carta del 10 de abril de 2003 la Secretaria de Justicia nos inform que la Oficina de
Asuntos del Contralor realiz una investigacin preliminar sobre este caso, de conformidad
con las disposiciones de la Ley Nm. 2 del 23 de febrero de 1988, Ley del Fiscal
Especial Independiente, segn enmendada, y se determin que no existe causa suficiente
para creer que el ex funcionario municipal haya cometido delito grave o menos grave. Nos
inform, adems, que por ello determin no recomendar la designacin de un Fiscal
Especial en este caso.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
En la Ley Nm. 12 del 24 de junio de 1985, Ley de tica Gubernamental, segn
enmendada, se establece lo siguiente :
"
Ningn funcionario o empleado pblico desacatar, ya sea personalmente o actuando
como servidor pblico, las leyes en vigor ni las citaciones u rdenes de los Tribunales
de Justicia, de la Rama Legislativa o de las agencias de la Rama Ejecutiva que tengan
autoridad para ello . [Artculo 3.2(a)]
"
Ningn funcionario pblico podr intervenir en forma alguna en cualquier asunto en el
que l o algn miembro de su unidad familiar tenga un conflicto de intereses .
[Artculo 3.2(h)]
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :
1 7
"
El Alcalde deber administrar la propiedad mueble e inmueble del municipio de
conformidad a las disposiciones de ley, ordenanzas y reglamentos aplicables .
Adems, deber supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos
que reciba el municipio, de conformidad a lo dispuesto en esta ley, excepto en cuanto
a la asignacin presupuestaria correspondiente a la Legislatura Municipal .
[Artculo 3.009(g) y (s)]
"
Toda permuta, gravamen, arrendamiento, venta o cesin de propiedad municipal
deber ser aprobada por la Legislatura Municipal mediante ordenanza o resolucin al
efecto . [Artculo 9.005] En el Captulo VII, Seccin 10 del Reglamento Revisado
sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.
"
Toda cesin de bienes o donativo de fondos deber aprobarse por la Legislatura
Municipal, mediante resolucin al efecto, aprobada por no menos de dos terceras
partes del total de los miembros de la misma . Solamente podr hacerse la cesin de
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
1 8
bienes o la donacin de fondos, previa comprobacin de que la entidad es una sin fines
de lucro y est organizada de acuerdo con las leyes del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico . [Artculos 5.006(c) y 9.014]
"
La custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal
adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa ser
responsabilidad del Alcalde y de la Legislatura Municipal o sus representantes
autorizados, respectivamente . [Artculo 8.013]
En el Captulo VII, Seccin 2 del
Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.
"
Los municipios no podrn otorgar contrato alguno en el que cualquiera de sus
legisladores municipales, funcionarios o empleados tenga directa o indirectamente
inters pecuniario, a menos que lo autorice el Gobernador, previa recomendacin del
Secretario de Justicia y del Comisionado de Asuntos Municipales . [Artculo 8.016]
"
Todos los funcionarios y empleados municipales, independientemente del servicio a
que pertenezcan o del estado legal que ostenten, tendrn que cumplir con las normas
de conducta de tica y moral establecidas en la Ley Nm. 12 de 24 de julio de 1985,
Ley de tica Gubernamental, segn enmendada, y cualquier otra norma establecida
por la Oficina de tica Gubernamental de Puerto Rico . [Artculo 11 .011(a)(9) y (b)]
Mediante el Boletn Administrativo Nm. OE-1998-06 del 1 de marzo de 1998 el
Gobernador emiti una Orden Ejecutiva para delegar en el Comisionado de Asuntos
Municipales el otorgamiento de dispensas para formalizar contratos entre municipios y
cualquiera de sus legisladores, funcionarios y empleados .
En la Ordenanza Nm. 3 de 3 de agosto de 1995 se establecen los procedimientos para el
otorgamiento de donativos a entidades sin fines de lucro .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente:
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece.
Vanse las recomendaciones 2 a la 4 y 17.
1 9
Las situaciones comentadas en el Apartado 1) ocasionaron un posible conflicto de
intereses que pudieron afectar adversamente los intereses y la imagen del Municipio.
Tambin pudieron constituir concesiones de privilegio que van en detrimento de otras
personas o entidades. De otra parte, impidieron a la Legislatura Municipal considerar
dichas transacciones para las medidas de lugar. Las situaciones comentadas en los
apartados 2) y 3) pudieron propiciar la comisin de irregularidades .
El funcionario municipal no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi
adecuadamente los intereses del Municipio en lo que concierne a las situaciones
comentadas .
La entidad sealada ofreci un servicio excepcional a nuestra comunidad dedeambulantes, brindndole alimentacin y nutricin a los mismos a tono con lapoltica pblica del Gobierno Federal sobre el particular. La cesin de fondos fueprovista a tono con lo establecido en la propuesta aprobada a tales fines por elGobierno Federal y segn lo dispuesto por la resolucin correspondienteserie 1999-2000, segn aprobada por la Legislatura Municipal de Ro Grande.Adems, el Departamento de Justicia investig el asunto a fondo y no encontrprueba de mala utilizacin de fondos y recursos . [Apartado a.1)]
Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero respecto al Apartado a.1) del
Hallazgo 2 - Pagos indebidos y desembolsos incurridos en la preparacin de planos parauna obra que no haba tenido utilidad
a.
En mayo de 1999 el Alcalde Mndez Otero contrat por $296,000 con una firma de
ingenieros la preparacin de los planos para la construccin de un edificio multipisos para
estacionamientos .
En junio de ese ao se formaliz una enmienda a dicho contrato por
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
$323,000 para ampliar el diseo del estacionamiento e incluir varias instalaciones
adicionales, lo cual aument el importe del contrato a $619,000 . De agosto de 1999 a
octubre de 2000 el Municipio efectu pagos por $634,319 a la referida firma por dichos
servicios, lo que represent pagos por $15,319 en exceso .
En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente :
20
"
El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que
reciba el municipio, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley . [Artculo 3.009(s)]
"
El Director de Finanzas tendr, entre otras, la responsabilidad de supervisar las tareas
de preintervencin y procesamiento de los desembolsos y tomar medidas adecuadas
para salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales .
[Artculo 6.005(c) y (f)]
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la
legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se
autoricen para el pago de cualquier concepto .
[Artculo 8.005] En el Captulo IV,
Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una
disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los
desembolsos .
En el Captulo IV, Seccin 21(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se
establece que el Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales y
consultivos de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida
certificacin de que los servicios o tareas se rindieron segn los trminos del contrato y en
forma aceptable .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
atender otras necesidades.
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :
2 1
Esta situacin ocasion pagos indebidos por $15,319, recursos que pudieron utilizarse para
El Alcalde Mndez Otero y los directores de Finanzas no cumplieron con las disposiciones
citadas .
b.
Adiciembre de 2001 los planos que se indican en el Apartado a. no se haban utilizado . El
Municipio utiliz los fondos asignados para la construccin de la obra en la preparacin de
los planos . A abril de 2002 el Municipio no tena fondos programados para realizar dicha
construccin . Una situacin similar relacionada con otros proyectos se coment en el
informe de auditora anterior M-01-17.
"
El municipio tendr todos los poderes necesarios y convenientes para llevar a cabo
todas las facultades correspondientes a un gobierno local y de aquellas incidentales y
necesarias para ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto que fuera de
naturaleza municipal que redunde en beneficio de la poblacin y para el fomento y
progreso de sta. [Artculo 2.001(o)]
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad,
exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el
pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del
Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar
respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente:
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece.
Vanse las recomendaciones 1, 3, 5.a . y 6.
22
La situacin comentada ocasion que se invirtieran fondos pblicos por $634,119 en planos
de construccin que no haban tenido utilidad alguna, lo que representa una planificacin
inadecuada yuna erogacin de fondos innecesaria.
La situacin comentada denota falta de planificacin adecuada por parte del Alcalde
Mndez Otero y la ausencia de asesoramiento. Adems, se apart de las normas de sana
administracin y no protegi los intereses del Municipio en lo que concierne a la situacin
comentada.
Se le inform a la Nueva Administracin sobre los trmites iniciados por laAdministracin Saliente para incluir este proyecto en la prxima emisin de bonosAFICA, como parte de los proyectos estatales para la revitalizacin de los cascosurbanos, los cuales eran impulsados por el Departamento de Desarrollo Econmico.La razn para que an no se haya realizado el Nuevo Estacionamiento Multipisospropuesto, as como tampoco otros proyectos que estn contenidos en el Plan Renacepara la Revitalizacin del Centro de Ro Grande estriba en que el actual Alcalde optpor no ofrecer continuidad a las prioridades establecidas en dicho Plan, dejandoinactiva la inversin realizada. [Apartado b.]
Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero respecto al Apartado b. del
Hallazgo 3 - Pagos indebidos a un consultor por servicios profesionales y consultivos y a unfuncionario municipal por sueldos
a.
En noviembre y diciembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero formaliz dos contratos
por $65,000 con un consultor para la elaboracin de un Plan Consolidado ($45,000) y un
Plan Administrativo para el Programa de Seccin 8 (Voucher Program) ($20,000) . En los
contratos se estipul que los mismos se pagaran al momento de que el US Department of
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
23
Housing and Urban Development (HLJD) aprobara los planes . El Municipio pag en su
totalidad los honorarios en diciembre de 2000 con fondos federales . Esto, a pesar de que
el 6 de diciembre de 2000 haba recibido una carta de HLJD en la que se indica que los
pagos no se podan realizar con fondos federales debido a que el Plan Consolidado no
cumpli con los requisitos federales establecidos . Adems, por carta del 12 de diciembre
de 2000 HLJD tambin inform al Municipio que el costo del Plan Administrativo para el
Programa de Seccin 8 no era razonable, ya que el valor en el mercado fluctuaba de $500 a
$6,000, mximo autorizado a desembolsar .
El Municipio no realiz gestiones con el referido consultor para que enmendara el Plan
Consolidado para as cumplir con los requisitos de HLJD. En enero de 2001 el Alcalde
Rosa Pacheco contrat a otro consultor por $30,000, los cuales pag con fondos
operacionales, para preparar el referido Plan Consolidado . Por ello, se invirtieron fondos
por $45,000 que no tuvieron utilidad alguna para el Municipio.
b.
De mayo a septiembre de 2001 el Municipio pag indebidamente sueldos por $1,096 a un
funcionario municipal por 11 das en los cuales dicho funcionario no rindi labor alguna para
el Municipio . Nuestros auditores determinaron que durante este tiempo dicho funcionario
trabaj para la Federal Emergency Management Agency (FEMA) y recibi compensacin por
los servicios prestados a sta .
En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente :
"
El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que
reciba el municipio, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley . [Artculo 3.009(s)]
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la
legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
24
autoricen para el pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV,
Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una
disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los
desembolsos .
"
El Director de Finanzas tendr, entre otras, la responsabilidad de supervisar las tareas
de preintervencin y procesamiento de los desembolsos y tomar medidas adecuadas
para salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales .
[Artculo 6.005(c) y (f)]
En el Captulo IV, secciones 9(1) y 21(1) y (2) del Reglamento Revisado sobre Normas
Bsicas se establece lo siguiente :
"
El Director de Finanzas no emitir pago alguno, hasta que el servicio que origina el
desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados .
"
El Alcalde o su representante autorizado, tomar las providencias necesarias para
determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y las responsabilidades
estipuladas en el contrato .
"
El Director de Finanzas ordenar los pagos por servicios profesionales y consultivos
de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificacin de
que los servicios o tareas se rindieron segn los trminos del contrato y en forma
aceptable .
Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. ocasionaron pagos indebidos por
$46,096, recursos que pudieron utilizarse para prestar servicios a la ciudadana .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco, y los directores de Finanzas no cumplieron
con las disposiciones citadas y actuaron en perjuicio del Municipio .
El Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :
Procedimos a establecer un plan de pago al empleado a partir de abril de 2003 arazn de $25 .00 bisemanal. [Apartado b.]
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :
Vanse las recomendaciones 1, 3, 5.b . y e. y 17 .
25
Entendemos que esto surge como un acto de mala fe, adems de poder incidir en unafalta tica, pues fue originado por la Comisionada Electoral del PNP en Ro Grande yConsultora de Fondos Federales, quien form parte del Comit de Transicin delAlcalde Electo, tena en su agenda personal realizar un trabajo para el cual ya sehaba contratado a otro consultor privado, mezclndose as la poltica y los intereseseconmicos en un asunto puramente administrativo . De ah el contenido de nuestrarespuesta a lo que entendimos fue una actuacin impropia de los funcionarios deHLJD ante este asunto . Entendemos que el actual incumbente obr mal al beneficiara su Comisionada Electoral al otorgarle un contrato con fondos ordinarios para hacerun trabajo que ya haba sido realizado y pagado con fondos federales . [Apartado a.]
Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero respecto al Apartado a. del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece .
Hallazgo 4 - Aumentos de sueldo a funcionarios municipales que excedan la retribucinmxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin
a .
De julio de 1999 a diciembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero nombr y concedi
aumentos de sueldo a 22 funcionarios municipales . Dichos sueldos excedieron
de $7 a $1,475 la retribucin mxima fijada en el Plan de Clasificacin y Retribucin del
Municipio. Como consecuencia, de julio de 1999 a enero de 2001 se pagaron sueldos en
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
de auditora anterior M-01-13.
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :
26
exceso por $148,238 a dichos funcionarios . Una situacin similar se coment en el informe
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la
legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se
autoricen para el pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV,
Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una
disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los
desembolsos .
"
Todos los puestos del municipio estarn sujetos a planes de clasificacin y retribucin
ajustados a las circunstancias y necesidades del servicio . El Alcalde establecer
dichos planes con la aprobacin de la Legislatura Municipal y a tono con las Guas de
Clasificacin y Retribucin preparadas por la Oficina Central de Asesoramiento
Laboral y Administracin de Recursos Humanos (OCALARH). [Artculo 11.006]
"
Los planes de retribucin dispondrn el tratamiento equitativo a los empleados y
estimularn la mxima utilizacin de los recursos humanos y fiscales disponibles .
Dichos planes estipularn una escala de retribucin para cada clase de puesto, que
deber consistir de un tipo mnimo y mximo; y todos aquellos tipos intermedios que
se consideren necesarios . [Artculo 11 .015(a)]
" Cualquier suma de dinero pagada en relacin con acciones de personal en
contravencin con las disposiciones de esta Ley, de los reglamentos o de las normas
aprobadas conforme a la misma, ser recuperada del funcionario o empleado que, por
descuido o negligencia aprobare o refrendare la accin de personal o de aqul que
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
[Artculo 11.027(b)]
27
aprobare dicho pago y sus justificantes, o de las fianzas de dicho funcionario.
En el Reglamento de Personal del Municipio se establece que la aplicacin de las normas
de retribucin dispuestas en el mismo no podrn tener el efecto de rebasar los tipos
mximos de las escalas .
Esta situacin ocasion que se efectuaran pagos en exceso e ilegales por $148,238 a dichos
funcionarios municipales.
El Alcalde Mndez Otero y los directores de Finanzas y de Recursos Humanos no
cumplieron con las disposiciones citadas en lo que concierne a la situacin comentada.
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente:
Los aumentos concedidos a los funcionarios antes sealados se otorgaron de acuerdocon las nuevas escalas de retribucin aprobadas por el Municipio. El Plan deClasificacin y Retribucin fue debidamente enmendado y recibi el visto bueno deO.C.A.L.A.R.H., conforme a los artculos 11 .006(d) y 11 .015(b), de la Ley de losMunicipios y la Ley Nm. 89, del 12 de julio de 1979, "Ley de RetribucinUniforme ". Por otra parte, la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales(O.C .A.M.) confirm nuestra posicin sobre la aplicacin del plan en beneficio delos empleados pblicos municipales. La Asamblea Municipal, a pesar de haberestado opuesta a la reclasificacin, dej en manos del Ejecutivo la implantacin delas enmiendas al referido plan, sujeto al visto bueno de la Oficina Central deAsesoramiento Laboral y de Administracin de Recursos Humanos, la cual en sumomento tambin dio su aprobacin al plan.
Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece .
Vanse las recomendaciones 1, 3, 5.d. y 17 .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
Hallazgo 5 - Puestos ocupados ilegalmente por tres funcionarios
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :
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a.
En noviembre de 1999 el Alcalde Mndez Otero nombr a un funcionario en el puesto de
Director de Recursos Externos . La Legislatura Municipal no confirm el nombramiento
porque la persona no cumpla con la experiencia requerida para el puesto y por someter
informacin falsa relacionada a la experiencia de trabajo con la intencin de validar dicho
requisito. El funcionario ocup el puesto hasta enero de 2001 . De noviembre de 1999 a
enero de 2001 el referido funcionario deveng $40,632 por sueldos y liquidacin de
licencias acumuladas .
b. En agosto de 1999 y septiembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero nombr a dos
funcionarias en los puestos de Ayudante Especial y Directora de Relaciones Pblicas y
Comunicacin, respectivamente. Dichas funcionarias no posean la experiencia requerida
para esos puestos. Adems, la Directora de Relaciones Pblicas y Comunicacin tampoco
tena la preparacin acadmica requerida para el puesto . No obstante, la Legislatura
Municipal confirm el nombramiento de la Directora de Relaciones Pblicas y
Comunicacin .
Situaciones similares a las sealadas en los apartados a. y b. se comentaron en el informe
de auditora anterior M-01-13.
"
Entre los deberes y las facultades de la Legislatura Municipal est el confirmar los
nombramientos de los funcionarios municipales. [Artculo 5.005(b)]
"
Los candidatos a directores de unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal
y otros que disponga esta Ley debern cumplir preferiblemente, pero no se limitar a un
bachillerato en la especialidad o rea para la cual se considera, excepto el reclutamiento
del Auditor Interno, el Director de Recursos Humanos y el Director de Finanzas, quienes
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
[Artculo 6.002]
29
debern cumplir con el requisito mnimo de un bachillerato en la especialidad.
"
En la consideracin de los nombramientos de los funcionarios municipales, la facultad de
la Legislatura Municipal estar limitada a considerar, entre otras cosas, si el candidato
propuesto cumple con los requisitos de preparacin acadmica o experiencia, o una
combinacin de ambas, segn se haya establecido para el puesto mediante esta Ley, el
Plan de Clasificacin y Retribucin vigente en el municipio, por ordenanza o resolucin.
[Artculo 6.002(c)(1)]
"
Cuando la Legislatura Municipal rechace el nombramiento de cualquier funcionario, ste
deber cesar en su cargo efectivo a la fecha en que sta notifique su determinacin por
escrito al Alcalde. [Artculo 6.002(d)]
" Los empleados de confianza debern reunir aquellos requisitos de preparacin
acadmica, experiencia y de otra naturaleza que dispone esta Ley y que el Alcalde o el
Presidente de la Legislatura Municipal, en sus respectivas ramas del Gobierno,
consideren imprescindibles para el desempeo adecuado de las funciones.
[Artculo 11 .004]
En el Plan de Clasificacin y Retribucin Uniforme para el Servicio de Confianza del
Municipio de 3 de noviembre de 1994, se establecen los requisitos mnimos para ocupar
dichos puestos.
Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. pueden resultar perjudiciales al
Municipio, ya que las decisiones de dichos funcionarios pueden ser objetadas . Adems, no
permiten una administracin adecuada y de excelencia del personal de confianza .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
citadas en lo que respecta a las situaciones comentadas .
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :
30
El Alcalde Mndez Otero y la Legislatura Municipal no cumplieron con las disposiciones
El nombramiento del Director de Recursos Externos se tramit como el de los demsfuncionarios municipales, an cuando su nombramiento era uno por contratorenovable anualmente . Este cumpli con el requisito de preparacin acadmica ycon el de experiencia, segn consta en una correspondencia oficial sometida a laDirectora de Recursos Humanos por un Oficial del Departamento de la Armada delos Estados Unidos . En el caso de la Directora de Relaciones Pblicas, la LegislaturaMunicipal tom en consideracin el elemento experiencia, dispuesto en laOrdenanza 5, Serie 97-98, por lo que su nombramiento y posterior confirmacin, sehizo a tono con lo establecido en la Ley y los reglamentos aplicables .[Apartados a. y b.]
Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece .
Vanse las recomendaciones 3, 7 y 17 .
Hallazgo 6 - Gastos extravagantes e innecesarios en la celebracin de distintas actividadesy de un viaje al Desfile Puertorriqueo de Chicago
a .
En los aos fiscales 1999-00 y 2000-01 el Municipio incurri en gastos por $699,104, los
cuales consideramos como extravagantes e innecesarios . A continuacin presentamos los
detalles :
1)
Se incurri en gastos por $690,917 en la celebracin de las siguientes actividades :
CONCEPTO IMPORTEFiestas de Carnaval 2000 (jul . 00) $547,017Fundacin de Ro Grande (jul . 00) 81,798Toma de Posesin (ene . 01) 41,011Da del Maestro (mayo 00) 21,091
TOTAL 690 917
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
3 1
Del importe de los gastos incurridos, $649,906 corresponden a la administracin del
Alcalde Mndez Otero y $41,011 a la del Alcalde Rosa Pacheco .
El Municipio no obtuvo ingresos por el arrendamiento de sitios pblicos y la venta de
anuncios durante la celebracin de las actividades de las Fiestas del Carnaval 2000 y la
Fundacin de Ro Grande .
2)
En mayo y junio de 2000 se incurri en gastos por $9,978 en un viaje para asistir al
Desfile Puertorriqueo celebrado en la ciudad de Chicago . A dicho Desfile viajaron
cinco legisladores municipales . Los gastos incurridos rebasaron por $8,187 los gastos
recomendados por el Secretario de Justicia y por la Oficina del Contralor de
Puerto Rico para ese tipo de actividad. Dichos gastos debieron limitarse a $1,791 a
incurrirse por un solo Legislador Municipal .
Los gastos sealados exceden los lmites de austeridad y modestia que deben prevalecer en
la erogacin de fondos pblicos . Adems, dichos gastos no eran indispensables o
necesarios para que el Municipio desempeara las funciones que por ley se le han
encomendado. Por esto, dichos gastos constituyeron una erogacin de fondos extravagante
e innecesaria .
Situaciones similares a las comentadas en los apartados 1) y 2) se comentaron en el
informe de auditora anterior M-01-13 .
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :
"
El municipio tendr los poderes necesarios y convenientes para llevar a cabo todas las
facultades correspondientes a un gobierno local y de aquellas incidentales y necesarias
para ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto que fuere de naturaleza
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
municipal, que redunde en beneficio de la poblacin y para el fomento y progreso de
sta. [Artculo 2.001(o)]
32
"
No se podr incurrir en gastos de fondos municipales que se consideren extravagantes,
excesivos o innecesarios . Dicha Ley describe el gasto extravagante como uno fuera
de orden y de lo comn, contra la razn, la ley o costumbre, que no se ajuste a las
normas de utilidad y austeridad del momento. Describe el gasto innecesario como
todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios
para que el municipio pueda desempear las funciones que por ley se le han
encomendado. [Artculo 8.001]
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la
legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se
autoricen para el pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV,
Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una
disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los
desembolsos .
El Secretario de Justicia, mediante Opinin del 1 de junio de 1987, recomend a las
legislaturas municipales la aprobacin de reglamentos rigurosos para que se controle todo
exceso en el uso de fondos pblicos en la asistencia de delegaciones municipales a desfiles
puertorriqueos en los Estados Unidos . El 2 de junio de 1988 el referido funcionario envi
a los municipios copia de un proyecto de ordenanza al respecto, preparado por el
Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor de Puerto Rico . En dicho proyecto se
recomendaba que la delegacin para dicha actividad se limitara a dos funcionarios .
En la Ordenanza Nm. 31 de 6 de abril de 1989 se establece que la delegacin oficial del
Municipio a los desfiles puertorriqueos slo podr estar integrada por el Alcalde o su
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
representante autorizado y el Presidente de la Legislatura Municipal o su representante
autorizado .
Estas situaciones afectan adversamente las finanzas del Municipio y limitan sus recursos
para prestar los servicios esenciales a la comunidad.
Los alcaldes Mndez Otero yRosa Pacheco, el Presidente de la Legislatura Municipal y los
jefes de las dependencias municipales concernientes no cumplieron con las disposiciones
citadas, ni administraron eficientemente los recursos que se indican en las situaciones
anteriores .
El Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :
Entendemos que los gastos incurridos en la Toma de Posesin no fueronextravagantes ni innecesarios y fueron gastos modestos para el Municipio deRo Grande. [Apartado a.l)]
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente:
Es bueno aclarar que estas festividades cuentan con el auspicio del Instituto deCultura Puertorriquea y la Compaa de Turismo de Puerto Rico, pues incentiva elempleo para el artista puertorriqueo y el trabajador de esta industria . Esta clase deactividad tiene un fin pblico legtimo y los fondos invertidos son unos razonables,tomando en cuenta el impacto local y regional en los ingresos a obtenerse porconcepto de patentes, permisos, venta de nuestros comercios y en la tasa deocupacin en las hospederas locales durante ese perodo. [Apartado a.l)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde Rosa Pacheco y del ex Alcalde Mndez Otero
respecto al Apartado a.l) del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece .
Vanse las recomendaciones 3, 8 y 17.
33
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
34
Hallazgo 7 - Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen; falta decertificaciones, de informacin y de firmas en los comprobantes de desembolso ; compras yservicios sin rdenes de compra y sin requisiciones, y rdenes de compra sin firmar y sinregistrarse previamente
a .
No encontramos ni los funcionarios municipales pudieron proveernos para examen los
siguientes documentos fiscales :
1)
Siete comprobantes de desembolso por $121,478 emitidos de julio de 1999 a marzo
de 2000 por la prestacin de diferentes servicios .
2)
Veintids cheques por $226,115 emitidos de julio de 1999 a noviembre de 2001 . De
stos, 13 por $213,653 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y
9 por $12,462 a la del Alcalde Rosa Pacheco .
b.
De julio de 1999 a noviembre de 2001 no se marcaron como pagados 167 comprobantes de
desembolso y sus justificantes por $2,725,713 como constancia de haberse efectuado los
pagos. De stos, 137 por $2,230,465 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez
Otero y 30 por $495,248 a la del Alcalde Rosa Pacheco .
c .
De abril de 2000 a junio de 2001 se tramitaron comprobantes de desembolso que carecan
de las firmas de los siguientes funcionarios :
FUNCIONARIO CANTIDAD IMPORTE
Jefe de la dependencia municipal 89 $1,289,139
Alcalde 11 89,986
Director de Finanzas 8 66,161
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
d.
De julio de 1999 a abril de 2001 se tramitaron rdenes de compra que carecan de las firmas
e.
De julio de 1999 a junio de 2001 se emitieron 23 comprobantes de desembolso por $51,212
que carecan de las facturas del proveedor que prest los servicios o suministr los
materiales . De stos, 16 por $32,504 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez
Otero y 7 por $18,708 a la del Alcalde Rosa Pacheco.
f.
De diciembre de 1999 a junio de 2001 se autorizaron para pago 16 comprobantes de
desembolso por $31,713 cuyas facturas no estaban firmadas por los proveedores. De stos,
10 por $20,312 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 6 por
$11,401 a la del Alcalde Rosa Pacheco.
g.
35
De noviembre de 1999 a septiembre de 2001 los directores de Finanzas autorizaron para
pago 62 comprobantes de desembolso por $913,444 que carecan de la certificacin del
funcionario o empleado que tuviera conocimiento de que los materiales, equipo o servicios
se recibieron de conformidad. De stos, 41 por $770,170 corresponden a la administracin
del Alcalde Mndez Otero y21 por $143,274 a la del Alcalde Rosa Pacheco.
h.
De julio de 1999 a marzo de 2001 se autorizaron 80 comprobantes de desembolso
por $1,227,126 en los cuales no se incluy evidencia de que stos fueran preintervenidos
antes de que los directores de Finanzas autorizaran el pago de los mismos. De stos,
73
por$1,198,044 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero
y 7 por $29,082 a la del Alcalde Rosa Pacheco.
de los siguientes funcionarios :
FUNCIONARIO CANTIDAD IMPORTE
Jefe de la dependencia municipal 51 $840,548
Alcalde 16 430,859
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
de auditora anterior M-01-17.
En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente :
36
Situaciones similares a las sealadas en los apartados a. al h. se comentaron en el informe
"
El Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que
reciba el municipio. [Artculo 3.009(s)]
"
Los directores de unidades administrativas estn en la obligacin de poner a la
disposicin de los auditores internos y externos y de la Oficina del Contralor de
Puerto Rico, los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualesquiera
otra informacin que stos les soliciten y sea pertinente para el desempeo de sus
funciones. [Artculo 6.003(f)]
"
El Director de Finanzas tendr, entre otros, el deber de mantener y custodiar todos los
libros, rcords y documentos relacionados con la actividad contable y financiera del
municipio. [Artculo 6.005(d)]
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la
legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se
autoricen para el pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV,
Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una
disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los
desembolsos.
"
Los procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos tendrn los controles adecuados
y suficientes que impidan o dificulten que se cometan irregularidades y que permitan,
que de stas cometerse se puedan fijar responsabilidades. [Artculo 8.010(d)]
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
Seccin 3(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone lo siguiente :
37
En el Captulo IV, secciones 1, 4, 7, 9(2), 12 y 13 y en el Captulo VIII, Parte IV,
"
Los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades
administrativas del municipio y debern ser aprobados por los jefes de dichas unidades
y por el Alcalde o sus representantes autorizados, antes de referirse para pago a la
Oficina de Finanzas .
"
No se deber efectuar desembolso alguno a menos que todas las certificaciones del
comprobante de pago hayan sido debidamente efectuadas por los funcionarios
autorizados .
"
El Director de Finanzas no aprobar para pago ningn documento si el mismo no est
certificado como correcto por la unidad de preintervencin o por el encargado de la
preintervencin .
"
El Director de Finanzas efectuar el pago de compromisos municipales solamente
cuando dicho gasto est debidamente comprobado o justificado por los documentos
que presente la parte interesada .
"
Los comprobantes de desembolso y cualquier otro documento que justifique un pago
debern ser archivados por el Director de Finanzas para ser auditados por el Contralor
de Puerto Rico .
"
El Director de Finanzas no aprobar el pago de aquellas cuentas que no estn
acompaadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que prest los
servicios o sirvi los suministros .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
38
"
El oficial receptor de la mercanca cotejar cuidadosamente la misma y certificar en
el informe de recibo que la mercanca recibida concuerda con lo estipulado en el
conduce del proveedor y en la orden de compra.
Son normas de control interno y de sana administracin requerir que los comprobantes de
desembolso y dems justificantes se marquen como pagados una vez se efecten los pagos
correspondientes . Adems, que los comprobantes y las rdenes de compra contengan toda
la informacin, firmas y certificaciones necesarias para que se pueda verificar en todo
momento la correccin de los desembolsos efectuados ypoder fijar responsabilidades.
Las situaciones comentadas en los apartados a. al h., adems de constituir violaciones de
ley, de reglamento y de las normas citadas, pueden propiciar la comisin de irregularidades
con los desembolsos, y evitan que de stas ocurrir, se puedan detectar a tiempo para fijar
responsabilidades. Tambin nos impidieron verificar en todos sus detalles la correccin y
la propiedad de los referidos desembolsos.
Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco, y los directores de Finanzas no cumplieron
con las disposiciones citadas .
i .
De julio de 1999 a agosto de 2001 se ordenaron y se pagaron compras y se adquirieron
servicios por $1,138,999 sin que se emitieran previamente las rdenes de compra
correspondientes . Las 66 rdenes de compra tramitadas para ello, se emitieron y se
registraron de 1 a 429 das despus de haberse recibido los materiales o los servicios. Una
situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-01-17.
De dichas rdenes de compra, 55 por $1,007,874 corresponden a la administracin del
Alcalde Mndez Otero y 11 por $131,125 a la del Alcalde Rosa Pacheco.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
39
En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) al (4) del Reglamento Revisado sobre
Normas Bsicas se establece que los municipios deben obligar las asignaciones antes de
efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los
desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se
rindan . Se dispone, adems, que no deben obtener materiales, equipos o servicios sin las
rdenes de compra correspondientes y que el Director de Finanzas debe certificar la
disponibilidad de fondos antes de procesar cualquier orden para la compra de efectos y
materiales y la prestacin de los servicios.
De julio de 1999 a marzo de 2001 se ordenaron 34 compras y la adquisicin de servicios
por $285,350 sin que precedieran requisiciones autorizadas por los jefes de las
dependencias municipales que solicitaron los mismos. Dicha cantidad se pag en su
totalidad de julio de 1999 ajunio de 2001 . De dichas compras y servicios, 25 por $248,575
corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 9 por $36,775 a la del
Alcalde Rosa Pacheco.
Es norma de control interno y de sana administracin que toda compra o servicio se origine
mediante una requisicin certificada por un funcionario autorizado previo a la adquisicin
de los materiales y servicios.
Las situaciones sealadas en los apartados i. y j. no permiten mantener un control
adecuado de las compras y la adquisicin de los servicios, y del presupuesto.
Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco, y los directores de Finanzas no cumplieron
con las disposiciones y la norma citadas .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
El Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :
Vanse las recomendaciones 3, 9.a ., b . y c.1) al 5) y 10.
40
Se han impartido instrucciones para corregir las deficiencias sobre los comprobantesde desembolso, rdenes de compra, facturas y preintervenciones .[Apartados a. al j .]
Hallazgo 8 - Contratos de servicios profesionales y consultivos pagados con fondosfederales sin solicitar cotizaciones, falta de informacin y de clusulas importantes en loscontratos de servicios profesionales y consultivos y de obras y mejoras permanentes,contratos no enviados a la Oficina del Contralor de Puerto Rico y otros enviados contardanzas, y crditos no obligados al momento de otorgarse los contratos
a .
De febrero de 1999 a diciembre de 2000 el Alcalde Mndez Otero formaliz cuatro
contratos por $516,500 relacionados con servicios profesionales de consultoria e ingenieria,
pagados con fondos de programas federales . En el Municipio no se encontr evidencia de
que se solicitaran cotizaciones de licitadores que cualificaran para prestar los servicios
contratados .
En el 24 CFR, Parte 85.36, Uniform Administrative Requirements for Grants and
Cooperative Agreements to State, Local and Federally Recognized Indian Tribal
Governments, del Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano Federal (HUD por sus
siglas en ingls), se establece dicho requisito para la contratacin de servicios profesionales
y consultivos . En el Captulo VIII, Parte II, Seccin 3 del Reglamento Revisado sobre
Normas Bsicas se incluye una disposicin similar.
La situacin sealada impidi que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas
para seleccionar aqullas que le ofrecieran las mejores ofertas .
El Alcalde Mndez Otero no cumpli con las disposiciones citadas y actu en perjuicio del
Municipio en lo que concierne a dichas transacciones .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
4 1
b.
El examen de 27 contratos de servicios profesionales y consultivos y de obras y mejoras
permanentes por $6,929,237 formalizados de julio de 1999 a junio de 2001 revel que los
mismos no contenan informacin y clusulas importantes para proteger los intereses del
Municipio, segn se indica :
1)
En 15 contratos (56 por ciento) por $2,614,294 no se incluy una clusula donde se
certificara que ningn funcionario o empleado del Municipio tena inters pecuniario
directo o indirecto en los contratos, o ningn otro inters que afectara adversamente los
mismos.
2)
En 10 contratos (37 por ciento) por $1,217,102 no se incluy una clusula en la que se
indicara si los contratistas mantenan contratos con otros municipios o dependencias del
Gobierno y que, de tenerlos, los mismos no eran incompatibles con los contratos
otorgados por el Municipio . Ocho contratos por $1,178,702 corresponden a la
administracin del Alcalde Mndez Otero y 2 por $38,400 a la del Alcalde Rosa
Pacheco.
3) En 10 contratos (37 por ciento) por $960,832 no se incluy una clusula que
estableciera que los contratistas no representaran intereses particulares y adversos al
Municipio en litigios en que ste fuera parte o tuviera inters . Seis contratos por
$903,300 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 4 por $57,532
a la del Alcalde Rosa Pacheco .
4)
En nueve contratos (33 por ciento) por $1,009,020 no se incluy una clusula en la
que los contratistas indicaran que no reciban paga o compensacin por servicios
regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otro municipio o entidad
gubernamental, a menos que estuvieran autorizados por ley. Ocho contratos por
$990,300 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez Otero y 1 por $18,720
a la del Alcalde Rosa Pacheco .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
42
5)
En ocho contratos (30 por ciento) por $1,960,644 no se incluy una clusula que
indicara que el Municipio poda resolver el contrato mediante notificacin previa, con
30 das de anticipacin, o en un trmino menor, dependiendo de los servicios a
prestarse .
6)
En cuatro contratos (15 por ciento) por $218,840 no se incluy una clusula que
estableciera el tipo de informe que deban rendir los contratistas para el pago de los
servicios prestados .
7)
En tres contratos (11 por ciento) por $197,000 no se incluy una certificacin en la
que los contratistas indicaran que no representaban ni representaran durante la
vigencia de los contratos, intereses particulares en casos o asuntos en que existiera
algn conflicto de intereses con el Municipio .
8)
En dos contratos (7 por ciento) por $65,000 no se incluy una clusula donde se
indicara si los contratistas rindieron planillas de contribucin sobre ingresos y de
patentes municipales para los cinco aos previos a la fecha en que se formaliz el
contrato, y que no tenan deudas por dichos conceptos .
9)
En dos contratos por $65,000 no se incluy el nmero de seguro social federal o
patronal del contratista .
10) En un contrato (4 por ciento) por $21,840 no se incluy una clusula en la que se
certificara que el contratista estaba al da en el pago de cualquier pensin alimentaria
que tuviera la obligacin de pagar, o que se encontraba acogido a un plan de pagos
cuyos trminos cumpla fielmente .
Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior M-01-17.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
43
En la Ley Nm. 5 del 30 de diciembre de 1986, Ley Orgnica de la Administracin
para el Sustento de Menores (ASUME), segn enmendada, se establece que para el
empleo de cualquier persona por el Gobierno se requerir que la persona certifique que est
al da en el pago de cualquier pensin alimentaria que tenga la obligacin de pagar o que se
encuentre acogido a un plan de pagos cuyos trminos cumple fielmente . La certificacin es
necesaria independientemente de que el empleo sea de naturaleza regular o por contrato .
En el Memorando Circular OCAM 92-31 emitido el 28 de octubre de 1992 por el
Comisionado de Asuntos Municipales se establece que en todo contrato que los municipios
otorguen se requerir al contratista una certificacin de que ha radicado sus planillas de
contribucin sobre ingresos y de patentes municipales para los cinco aos contributivos
previos y para el ao corriente en que se formaliza el contrato, y que ha efectuado los pagos
correspondientes y no tiene deudas pendientes por tales conceptos, por contribucin sobre la
propiedad o por cualquier otro tipo de contribucin, arbitrio o licencia estatal o municipal, o
que se ha acogido a algn plan de pagos .
En el Memorando Circular Nm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de
la Gobernacin se requiere que los contratos de servicios profesionales y consultivos
contengan dichas clusulas o informacin . Los municipios deben adoptar estas normas para
llevar a cabo una sana administracin pblica .
La omisin de las clusulas e informacin mencionadas puede resultar perjudicial para el
Municipio y para el erario . Las mismas son indispensables para llevar a cabo una
administracin pblica sana y eficiente .
Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco no protegieron adecuadamente los intereses del
Municipio respecto al otorgamiento de los contratos indicados .
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
c.
El Municipio no envi a la Oficina del Contralor de Puerto Rico copia de dos contratos por
$284,500 formalizados de octubre a diciembre de 2000. Adems, envi a esta Oficina
copia de siete contratos por $711,708 formalizados de junio de 1999 a julio de 2001, con
tardanzas que fluctuaron de 4 a 57 das despus de la fecha establecida para ello. Dichos
contratos se formalizaron para la construccin de obras y la obtencin de servicios
profesionales y consultivos. Una situacin similar se coment en el informe de auditora
anterior M-01-17.
De dichos contratos, 8 por $988,608 corresponden a la administracin del Alcalde Mndez
Otero y 1 por $7,600 a la del Alcalde Rosa Pacheco.
En la Ley Nm. 18 del 30 de octubre de 1975, segn enmendada, y en el Reglamento
Nm. 33 promulgado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en virtud de dicha Ley, se
dispone que los municipios debern remitir a esta Oficina copia de todos los contratos
otorgados, inclusive las enmiendas a stos, dentro de los 15 das siguientes a la fecha de su
otorgamiento .
En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:
44
"
No se autorizar desembolso alguno relacionado con contratos sin la constancia de
haberse enviado el contrato a la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
[Artculo 8.004(d)]
"
Los municipios mantendrn un registro de todos los contratos que otorguen, inclusive
las enmiendas a los mismos y enviarn copia de stos a la Oficina del Contralor de
Puerto Rico . Se dispone, adems, que todo contrato que se ejecute en contravencin a
lo dispuesto en este Artculo ser nulo y sin efecto . Si se han invertido fondos
pblicos, su importe ser recobrado a nombre del municipio mediante la accin
adecuada incoada a tal propsito . [Artculo 8.016]
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
45
En Opinin del 19 de marzo de 1999 en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc. v.
Municipio de San Juan, 99 JTS 31, el Tribunal Supremo dictamin que para la validez de
un contrato es requisito, entre otros, que se remita copia a la Oficina del Contralor de Puerto
Rico y se acredite la certeza de tiempo de haber sido realizado y otorgado 15 das antes.
Dicho Tribunal tambin dictamin, en Opinin del 15 de julio de 2003 en el caso Las
Maras Reference Laboratorv Corp. v. Municipio de San Juan, 2003 TSPR 121, que el
no remitir un contrato municipal a la Oficina del Contralor de Puerto Rico hace de ste uno
ineficaz e inexigible .
En el Captulo XI, Seccin 2 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se
establece que es responsabilidad del Secretario Municipal enviar a la Oficina del Contralor
de Puerto Rico las copias de los contratos que formalice el municipio .
En la Carta Circular Nm. OC-2000-08 emitida el 29 de febrero de 2000 por el Contralor
de Puerto Rico se inform a los alcaldes, secretarios del Gobierno, directores de
dependencias y de corporaciones pblicas sobre las guas y los formularios necesarios para
el registro y trmite de contratos, escrituras y documentos relacionados, asi como para
requerir copia de stos mediante disquete u otros medios electrnicos .
Esta omisin impidi que esta Oficina incluyera dichos contratos en el tiempo requerido en
el registro computadorizado que se mantiene de los contratos otorgados por las entidades
gubernamentales, y que los mismos estuvieran accesibles a la ciudadana en su calidad de
documentos pblicos .
Los alcaldes Mndez Otero y Rosa Pacheco y los secretarios municipales no cumplieron
con las disposiciones citadas .
d.
Los directores de Finanzas no obligaron los crditos necesarios para el pago de 49 contratos
para la construccin de obras y mejoras permanentes y para la prestacin de servicios
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
profesionales y consultivos por $2,577,986 formalizados de julio de 1999 a agosto de 2001,
al momento de stos otorgarse . Los crditos para el pago de dichos contratos se obligaron
de 1 a 342 das despus de haberse formalizado los mismos . Una situacin similar se
coment en el informe de auditora anterior M-01-17 .
De dichos contratos, 39 por $2,522,564 corresponden a la administracin del Alcalde
Mndez Otero y 10 por $55,422 a la del Alcalde Rosa Pacheco .
En el Captulo VIII, Parte III, Seccin 1 y Parte IV, Seccin 2(2) del Reglamento
Revisado sobre Normas Bsicas se dispone lo siguiente :
"
No se anunciar subasta alguna hasta tanto se haya provisto el crdito presupuestario
necesario .
46
"
Se debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de
que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o
equipos se reciban o los servicios se rindan .
Esta situacin impide mantener un control adecuado de las partidas destinadas al pago de
servicios profesionales y consultivos y a la construccin de obras, y propicia sobregiros en
stas .
Los directores de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los
intereses del Municipio al respecto .
El Alcalde Rosa Pacheco, en la carta que nos envi, indic lo siguiente :
Se impartieron instrucciones al Secretario Municipal para que corrija todo lorelacionado a las clusulas que debe incluir todo contrato . [Apartado b.]
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
El ex Alcalde Mndez Otero, en la carta que nos envi, indic lo siguiente:
47
En relacin con estos sealamientos, la Oficina del Alcalde entenda que al momentode someterse cualquier contrato para la firma del Alcalde, stos cumplan con todaslas garantas legales y procesales correspondientes . Tanto la Oficina del SecretarioMunicipal, donde se procesan los contratos, como la Oficina de Finanzas, donde sepreintervienen y registran en los libros, tenan el deber ministerial de evaluar todocontrato antes de pasar a la firma del Alcalde, por lo que se presume que stoscumplan con todos los requisitos legales correspondientes . [Apartados a. al d.]
Consideramos las alegaciones del ex Alcalde Mndez Otero, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece .
Vanse las recomendaciones 3, 9.d. y 11 a la 13 .
Hallazgo 9 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado falsas y otras no obtenidas por loscontratistas al momento de la contratacin y cuyas primas fueron retenidas al Municipio
a.
En enero de 2001 el Alcalde Rosa Pacheco formaliz dos contratos por $10,000 para la
prestacin de servicios de decoracin ($7,000) y la contratacin de una orquesta ($3,000)
para amenizar los actos de la Toma de Posesin . Los servicios se pagaron en su totalidad
en marzo de 2001 . En los comprobantes de desembolso se incluyeron copia de las plizas
de la Corporacin del Fondo del Seguro del Estado (CFSE) a nombre de los contratistas .
La evidencia recopilada demostr que las referidas plizas no correspondan a los mismos.
Segn informacin obtenida por nuestros auditores de la CFSE, la persona contratada para
los servicios de decoracin no tena una pliza vigente para cubrir los trabajos realizados .
Respecto a la orquesta contratada sta tena una pliza vigente, pero diferente a la que se
incluy con los justificantes de pago . No se pudo determinar quin fue la persona
responsable de recibir las mismas en el Municipio.
Informe de Auditora M-04-0825 de septiembre de 2003Unidad 4061
En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente:
48
" El Alcalde ser responsable de supervisar, administrar y autorizar todos los
desembolsos de fondos que recibe el municipio de conformidad con lo dispuesto en
esta Ley. [Artculo 3.009(s)]
"
El Director de Finanzas tendr, entre otras, la responsabilidad de supervisar las tareas
de preintervencin y procesamiento de los desembolsos y tomar medidas adecuadas
para salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales.
[Artculo 6.005(c) y (f)]
"
El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad,
exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el
pago de cualquier concepto . [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del
Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar
respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.
Esta situacin es perjudicial para el Municipio, ya que tendr que asumir la responsabilidad
de las personas contratadas . Adems, propicia la comisin de irregularidades y evita que de
stas ocurrir se puedan descubrir a tiempo para fijar responsabilidades.
El Alcalde Rosa Pacheco y la Directora de Finanzas no cumplieron con las disposiciones
citadas ni protegieron los intereses del Municipio respecto a la situacin sealada .
b.
La CFSE realiz auditoras sobre las plizas pagadas por el Municipio y sus contratistas en
los aos fiscales del 1997-98 al 1999-00.
En dichas auditoras se determin que 71
contratistas que realizaron obras o prestaron serv