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Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1 Directrices ..........2
3.2 Lineamientos ...2
4. DEFINICIONES..5
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .............................................................. 5
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORA INTERNA..................................................................... 5
5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES - AUDITORA INTERNA ...................................................... 5
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 11
7. RIESGOS ..................................................................................................................................... 12
8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 12
9. APROBACIN ............................................................................................................................. 12
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades, normas y controles que se deben aplicar para planificar, programar y ejecutar las auditoras internas de calidad, as como las actividades que se deben efectuar de seguimiento para verificar la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos y criterios establecidos por la Universidad de los Andes, as como los establecidos por el Sistema de Bibliotecas.
2. ALCANCE
Este documento inicia con la planificacin de las auditoras y finaliza con el seguimiento
de las No Conformidades encontradas y notificadas a los procesos.
Aplica para los procesos que participen en las actividades que se derivan de una auditoria interna de calidad para el Sistema de Bibliotecas.
El proceso de auditora interna del sistema de Bibliotecas debe ser conocido por todo el personal.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices
Norma ISO 9001 de 2015: Numeral 9.2 Auditora interna
PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas: Implementar el Sistema de Gestin de Calidad para los procesos y la gestin del Sistema de Bibliotecas con miras a lograr la certificacin de calidad bajo la norma ISO 9001:2015.
3.2 Lineamientos
La auditora interna de calidad se aplica a un Sistema de Gestin de la Calidad y a los elementos del mismo, a los procesos, productos y/o servicios.
Las auditoras internas de calidad se deben programar con base en el estado, la importancia de la actividad a auditar, el tamao de la organizacin/unidad y la naturaleza de los riesgos.
Las Auditoras Internas de Calidad deben realizarse mnimo una vez al ao y/o de acuerdo con las necesidades que presenten los procesos.
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Las auditoras internas de calidad pueden ser realizadas por funcionarios competentes internos o externos del Sistema de Bibliotecas que no tengan responsabilidad directa en los procesos auditados.
Uno de los propsitos de una auditoria de calidad es evaluar la necesidad de mejoramiento o de accin correctiva. No se debe confundir con actividades de supervisin de calidad o inspecciones efectuadas con propsitos de control del proceso o de aceptacin del producto y/o servicio.
Los auditores deben estar libres de predisposiciones e influencias que puedan afectar la objetividad de la auditora y deben actuar siempre de forma tica.
Los procesos y funcionarios involucrados en la auditora deben respetar y apoyar la independencia e integridad de los auditores.
Se deben definir los requisitos de cada auditoria asignada, incluyendo la idoneidad de los auditores.
Es responsabilidad del(los) lder(es) del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) junto con los lderes de proceso definir el programa de auditoras y compartirlo mnimo quince (15) das antes de realizar la reunin de apertura.
El informe de auditora, se debe entregar al lder del proceso mximo en quince (15) das hbiles despus de haber efectuado la auditora, estos resultados deben ser redactados por el auditor encargado y debe estar en trminos constructivos, claros e impersonales, sin la bsqueda de algn beneficio personal o nimo de figuracin.
La reunin de cierre debe realizarse a ms tardar un da (1) hbil despus de terminada las auditoras, a menos que exista una justa causa para su aplazamiento.
Se distinguen en el Sistema de Bibliotecas tres tipos de auditores para el proceso de auditora interna
- Auditor Lder experto - Auditor Lder - Auditor en Formacin
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CON RESPECTO AL EQUIPO AUDITOR
Ya sea que una auditoria la efecte un equipo de auditores o un auditor, es conveniente que haya un auditor lder experto o auditor lder en quien recae la responsabilidad general de planificacin, ejecucin y controlo de la auditora.
El equipo de auditoria puede incluir expertos con conocimientos especializados, auditores en formacin y observadores que sean aceptables para el proceso, el auditado y el auditor lder.
Cuando un auditor lder haya dejado de ejecutar auditorias por un perodo superior a 2 aos, debe realizar una auditora como auditor en formacin para ser considerado nuevamente un auditor lder con la competencia necesaria.
El auditor lder(experto) debe ser responsable por:
- Ayudar a la seleccin de otros miembros para el equipo de auditoria. - Preparar el plan de auditoria.
- Presentar al equipo de auditora frente al proceso auditado.
- Realizar y presentar el informe de la auditora
Los auditores en Formacin son responsables por:
- Cumplir los requisitos aplicables de auditoria. - Comunicar y aclarar los requisitos de auditoria.
- Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma eficaz.
- Documentar las observaciones.
- Informar los resultados de la auditoria.
- Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas por el proceso como resultado
de auditoras anteriores (cuando aplique).
- Conservar y salvaguardar los documentos soportes de la auditoria.
- Presentar los documentos segn se requiera.
- Garantizar que los documentos se conserven en forma confidencial.
- Tratar la informacin confidencial con discrecin.
- Cooperar y apoyar al auditor lder.
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CON RESPECTO AL TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES
El responsable del proceso auditado debe hacer el tratamiento a la(s) no conformidad(es) para solucionarla(s) y llevar a cabo las acciones correctivas aplicables con el fin de evitar su recurrencia o presencia en otras circunstancias.
El (los) plan(es) de accin que se planifiquen a fin de dar tratamiento a la(s) No Conformidad(es) encontrada(s) en auditora, deben ser reportados al responsable del SGC a ms tardar una (1) semana despus de haberse entregado el informe.
Las actividades de seguimiento de la auditoria se deben verificar y se debe registrar, la implementacin y eficacia de la accin correctiva tomada para evitar la recurrencia de los problemas, en el formato FOR-45-1-03-19 Matriz de Control y Seguimiento de Acciones.
4. DEFINICIONES
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora.
Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
Auditor interno: Personal de la organizacin que lleva a cabo una auditora.
Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
Auditor lder: Auditor al que se le designa como lder del equipo auditor.
Programa de auditora: Detalles acordados para un conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigido hacia un propsito especfico.
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORA INTERNA
5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES - AUDITORA INTERNA
ENTRADA Procesos del Sistema de Bibliotecas
PROVEEDOR Sistema de Bibliotecas Equipo Auditor
SALIDA Informe final de auditora interna/Acciones de Mejora
CLIENTE Procesos del Sistema de Bibliotecas
PRO-45-1-03-03
AUDITORIA INTERNA SISTEMA BIBLIOTECASE
QU
IPO
AU
DIT
OR
LID
ER
DE
L P
RO
CE
SO
AU
DIT
OR
LD
ER
Elaboracin informePlaneacin Ejecucin
1-Planificar y elaborar
programa de auditora
5- Ejecutar auditora
6- Analizar resultados de
auditora
7- Realizar reunin de cierre
8- Elaborar y presentar
informe final de auditora
Anualmente
No
FOR-45-1-03-02 Programa de auditora interna
FOR-45-1-03-03 Ejecucin de auditoras (Plan de auditoria)
FOR-45-1-03-20 Informe de auditora
FOR-45-1-03-20 Informe de auditora
2- Socializar programa de
auditora
Ejecucin de auditora de acuerdo al programa
4- Realizar reunin de apertura
9-Verificar y realizar
seguimiento a la implementacin
de acciones
FOR-45-1-03-03 Ejecucin de auditoras (Plan de auditoria)
Lista Maestra de documentos
3-Preparar ejecucin auditora
Acta de reunin
Lista de verificacin
Acta de cierre
FOR-45-1-03-19 Matriz de control y seguimiento de acciones
PRO-45-1-03-03 Auditoras internas Sis Bibl DF.vsd
Plantilla 1
sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-45-1-03-03 Auditoras internas Sis Bibl DF.pdf
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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Planificar y Elaborar programa
de auditora
Programar la realizacin de las
auditoras internas de calidad con base
en la informacin disponible de la
informacin documentada que se
encuentra revisada, aprobada, emitida y
socializada, para lo cual se debe
establecer:
Objetivo de la auditoria de Calidad.
Alcance de la auditoria: reas,
documentos (Informacin
Documentada) y los requisitos de la
norma ISO 9001 contra los cuales se
debe realizar la auditoria.
La planificacin y elaboracin del
calendario de las auditorias.
El aseguramiento de la competencia
de los auditores y de los lderes de
los equipos auditores.
La seleccin de los equipos
auditores apropiados y la
asignacin de sus funciones y
responsabilidades.
La realizacin de las auditorias.
La realizacin del seguimiento de la
auditoria, si es aplicable.
El seguimiento del desempeo y la
eficacia del programa de auditoria y
la comunicacin de los logros
globales del programa de auditoria
a la direccin.
Para efectos de revisin del programa de
auditoras se recomienda tener en
cuenta:
Los resultados y las tendencias del
seguimiento.
Lder del proceso
FOR-45-1-03-02 Programa de
auditoria interna -SGC
FOR-45-1-03-03
Plan de Auditoria Interna -SGC
Lista Maestra de
Documentos
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La conformidad con los
procedimientos.
Las necesidades y expectativas
cambiantes de las partes
interesadas.
Los registros del programa de
auditoria.
Las prcticas de auditoria
alternativas o nuevas.
La coherencia en el desempeo
entre los equipos auditores en
situaciones similares.
2 Socializar programa
de auditora
Socializar el programa de auditora al equipo auditor de manera que se planifique la disponibilidad de agenda y recurso.
Lder del proceso
FOR-45-1-03-02 Programa de
auditoria interna SGC
3 Preparar ejecucin
de auditoria
1. Revisar los criterios (Informacin Documentada) objeto de verificacin en auditoria. 2. Revisar la informacin relacionada con auditoras realizadas por organismos certificadores, clientes o internas, para observar resultados obtenidos previamente, as como la documentacin que soporta las acciones correctivas tomadas. 3. Llevar a cabo una revisin de la documentacin reunida y preparar la lista de verificacin. 4. Elaborar el plan de auditoria, el cual es revisado por uno de los auditores, aprobado por el Auditor principal y notificarlo a los auditados, quienes lo debe firmar como evidencia de su conocimiento y comprensin.
Equipo Auditor
FOR-45-1-03-02 Programa de
auditoria interna - SGC
FOR-45-1-03-03 Plan de Auditoria
FOR-45-1-03-01
Lista de Verificacin
auditoria interna - SGC
4 Realizar reunin de
apertura
Realizar la reunin de apertura, la cual debe ser conducida por el auditor lder experto y a ella deben asistir los integrantes del grupo auditor, los responsables de las reas auditadas, la
Auditor lder Acta de Reunin
de Apertura
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Direccin de Sistema de Bibliotecas, de acuerdo con lo indicado en el plan de auditoria. Esta reunin se debe llevar a cabo en el siguiente orden: 1. Presentar los miembros del equipo de auditoria al personal del rea auditada. 2. Revisar el objetivo y el alcance de la auditoria. 3. Proporcionar un breve resumen de los mtodos y procedimientos que van a ser usados para la realizacin de la auditoria. 4. Establecer los conductos de comunicacin entre el equipo de auditoria y el auditado. 5. Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para el equipo de auditoria. 6. Confirmar la hora y fecha para la reunin de cierre y las reuniones intermedias del equipo de auditoria y el personal del rea auditada. 6 Aclarar cualquier detalle confuso del
plan de auditoria.
5 Ejecucin de
auditora
Aplicar tcnicas de indagacin para obtener evidencia objetiva mediante:
Entrevistas al personal del rea que tenga responsabilidad sobre las actividades y procesos auditados.
Consultar la documentacin y registros del Sistema de Gestin de Calidad.
Visitar los sitios de trabajo para observar la forma como se realizan las actividades y los procesos.
Equipo auditor
FOR-45-1-03-01 Lista de
Verificacin auditoria interna -
SGC
6 Analizar resultados
de auditoria
1. Estudiar las respuestas y soportes obtenidos, y si hay incumplimientos con respecto a la norma ISO 9001 o frente a la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad; los auditores proceden a concluir por consenso,
Equipo auditor
FOR-45-1-03-20 Informe de
auditora interna - SGC
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cules deben ser presentadas como no conformidades clasificndolas como mayores o menores e indicando el requisito o numeral de la norma ISO 9001 que s est incumpliendo. 2. Discutir la accin correctiva que el equipo auditor esperara para solucionar temporal (tratamiento a la no conformidad) y definitivamente (accin correctiva) la no conformidad. Nota: Toda observacin de No conformidad debe estar soportada con evidencias objetivas. 3. En caso de encontrar alguna situacin que no amerite ser declarada como una no conformidad, pero que sea importante mencionarla, se debe presentar como un hallazgo. 4. Registrar las NC y notificarlas por medio del informe, dando las observaciones especficas de la No conformidad. Nota: Al describir una no conformidad o hallazgo se debe evitar culpar personas ya que la auditoria se hace sobre actividades y procesos que tienen que ver con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad. 5. Hacer una verificacin del cumplimiento del plan de auditoria y buscar claridad acerca de cualquier incumplimiento, para la realizacin de las reuniones programadas. 6. Hacer un anlisis y llegar a una conclusin sobre el estado del sistema, elemento, proceso o actividad auditada.
7 Realizar reunin de
cierre
La reunin de cierre debe ser conducida por el auditor lder experto y a ella deben asistir: los integrantes del equipo
Auditor lder Acta de Cierre
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auditor, el responsable del rea auditada, los entrevistados segn plan de auditoria y la Direccin del Sistema de Bibliotecas (si es necesario). 2. La reunin de cierre se debe llevar a cabo en el siguiente orden:
Confirmacin del objetivo y alcance.
Programa ejecutado frente al plan de auditoria propuesto.
Conclusin general sobre el sistema, elemento, proceso, o actividad auditada.
Presentacin y discusin de cada no conformidad.
Explicacin del contenido del informe y fecha de entrega.
Agradecimientos 3. Al presentar y discutir cada no conformidad, se debe citar la evidencia objetiva que la sustenta. 4. Durante la reunin de cierre se exponen los reportes de auditoras (Conformidades y No Conformidades) en donde en este ltimo caso el responsable del rea auditada debe plantear al tratamiento de la no conformidad para solucionarla puntualmente y la accin correctiva para evitar su recurrencia y registrarlo en la Matriz de Control y seguimiento de acciones FOR-45-1-03-10. 5. Los documentos (lista de verificacin) de trabajo incluyendo los registros que resulten de su uso se retienen hasta que finalice la auditoria. Queda a criterio del lder de auditoras si se requiere o no conservarlos.
FOR-45-1-03-20 Informe de
auditora interna -SGC
8
Elaborar y presentar informe final de
auditora
Elaborar el informe de auditora teniendo en cuenta los resultados obtenidos.
Equipo auditor FOR-45-1-03-20
Informe de auditora interna
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Nota: Debe ser redactado por el auditor encargado y debe estar en trminos constructivos, de forma impersonal, sin la bsqueda de algn beneficio personal o nimo de figuracin. 2. Entregar informe al lder de Sistemas de Gestin de la Calidad, quien es responsable de socializarlo con los lderes de proceso y publicarlo en SharePoint.
9
Verificar y realizar
seguimiento a la implementacin de
acciones
1. Los responsables auditados deben responder a las No Conformidades u Oportunidades de Mejora reportadas en el tiempo establecido por el auditor. 2. Documentar e Implementar las acciones para el cierre de No Conformidades. 3. Validar las respuestas registradas por el auditado y cerrar las No Conformidades y Oportunidades de Mejora tanto en el Sistema como en las matrices de control establecidas.
Lderes de Proceso
Auditor Lder
FOR-45-1-03-19 Matriz de Control y Seguimiento de
Acciones.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa,
entidad)
FOR-45-1-03-01 - Lista de Verificacin de Auditoria Interna SGC.
FOR-45-1-03-02 - Programa de auditora interna - SGC.
FOR-45-1-03-03 - Plan de auditoria interna SGC.
FOR-45-1-03-19 Matriz de Control y Seguimiento de acciones.
FOR-45-1-03-20 Informe de auditora interna -SGC.
ISO 9001:2015
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7. RIESGOS
OPERATIVO
No contar con los suficientes auditores internos para el desarrollo de la auditora.
No planificar la auditora por parte del responsable del proceso.
No socializar el plan de la auditora por el auditor interno.
CALIDAD DE SERVICIO
Falta de respeto por parte del auditor interno en el momento de la auditora.
No revisar todos los tems programados en la agenda.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 19/10/2015
Publicacin 17/05/2016
1 Elaboracin 30/05/2017
Publicacin 30/06/2017
2 Elaboracin 02/02/2018
Publicacin 23/02/2018
9. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 02/02/2018
REVIS
Liliana Caballero Jefe Administrativo- Sistema de
Bibliotecas 19/02/2018
Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 08/02/2018
Sergio Alejandro Rodriguez
Ingeniero Procesos 08/02/2018
APROB Angela Mara Meja Directora Sistema de Bibliotecas 19/02/2018