PROCESO ADMINISTRATIVO
Administracin en enfermeraDocente: Lic. Betthy Mazacn Roca. Msc. Msg.
Tercer curso de enfermera y Segundo semestre
Periodo lectivo 2013 - 2014
Pasos del proceso administrativo
Diagnostico o valoracin
Planificacin
Organizacin
Ejecucin o direccin
Evaluacin o control.
Proceso administrativo:Diagnostico o valoracin
Llamado tambin diagnostico participativo o comunitario o de salud.
Es una aplicacin de la investigacin-accin participativa, para conocer la realidad a partir de la experiencia.
Proceso administrativo:Diagnostico o valoracin
Caractersticas del diagnostico:
Rpido e integral
Integrado a la intervencin
Realizado desde varios puntos de vista
Participacin comunitaria
Proceso administrativo:Diagnostico o valoracin
Pasos o momentos para realizar el diagnostico participativo:
Acercamiento preliminar a la comunidad
Observacin y levantamiento de datos
Organizacin, interpretacin y anlisis de la informacin recogida.
Socializacin de los resultados.
Proceso administrativo:Diagnostico o valoracin
Acercamiento preliminar a la comunidad:
Identificar lideres, informantes claves y autoridades de la comunidad.
Insertarse participativamente en la vida socio-cultural de la comunidad.
Dialogar con grupos de la comunidad
Desarrollar empata con la comunidad asumiendo sus problemas y necesidades.
Motivar a la comunidad.
Proceso administrativo:Diagnostico o valoracin
Observacin y levantamiento de datos:
Aspectos fsicos - geogrficos e histricos
Aspectos socio - econmicos y culturales
Componentes higinicos sanitarios
Educacin
Proceso administrativo:Diagnostico o valoracin
Organizacin, interpretacin y anlisis de la informacin recogida:
Sistematizacin de la informacin
Tabulacin
Priorizacin de los problemas
Posibles soluciones.
Proceso administrativo:Planificacin .
La planificacin:
Es un proceso de toma de decisiones que permite pensar antes sobre cual es el mejor camino para alcanzar los resultados que se desean.
Debe ir encaminada a trabajar con la comunidad y no para la comunidad.
Proceso administrativo:Planificacin .
Tipos de planificacin:
Planificacin operativa: Es a corto plazo, es la planificacin del da a da.
Planificacin estratgica: es a largo plazo de 2 a 5 aos.
Proceso administrativo:Planificacin .
Caractersticas de la planificacin operativa:
Democrtica y participativa
Es humana y solidaria
Busca el cambio para mejorar la calidad de vida
Tiene implicaciones sociales y poltica.
Proceso administrativo:Planificacin .
Pasos del proceso de planificacin:
Que va hacer?Seleccin y priorizacin de los problemasPara que vamos hacer?objetivosComo vamos hacer?Mtodos y actividadesQuienes son los responsables?Miembros que ejecutaran las actividades y tareasDonde se realizaran las actividades?El lugarCon que logstica?Recursos humanaos, materiales, econmicos y fsicosCuando se realizaran las actividades?cronogramaComo se controlara el procesoEvaluacin y seguimientoProceso administrativo:Organizacin.
La organizacin:
Es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, fsicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera que se logren los objetivos propuestos.
Proceso administrativo:Organizacin.
Aspectos de la organizacin:
formal : Es la determinacin de los estndares, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organizacin para lograr los objetivos.
Informal: Surge de modo natural y espontneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempean cargos en la organizacin formal. Se basa en relaciones de amistad y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama
Proceso administrativo:Organizacion.
Tipos de organizacin:
Lineal
Funcional
Proceso administrativo:Organizacion.
Lineal: Se basa en el principio de la unidad de mando. Caractersticas principales son la autoridad nica basada en la jerarqua, comunicacin formal, la centralizacin de las decisiones.
Ventajas: Estructura simple y de fcil compresin, la facilidad de implementacin, su estabilidad y adecuacin a organizaciones de tamao pequeo.
Desventajas: Mando autocrtico, tendencia a la rigidez y la inflexibilidad, falta de especializacin, nfasis en los jefes que quieren hacerlo todo y la congestin de las lneas de comunicacin a medida que la empresa crece. Adecuada para la organizacin pequea, de vida corta o que todava este en su etapa inicial de formacin.
Proceso administrativo:Organizacin.
Jefe de grupo
O
gerente
Supervisor
O
lider
Empleado
O
Miembro de equipo
Autoridad
Responsabilidad
Proceso administrativo:Organizacin.
Caractersticas de la organizacin lneal:
Posee el principio de autoridad lineal
Tiene lneas formales de comunicacin, nicamente se comunican los rganos o cargos entre si.
Centraliza las decisiones.
Posee configuracin piramidal.
Proceso administrativo:Organizacin.
Organizacin funcional:
Es el tipo de estructura que aplica el principio funcional o de la especializacin de las funciones por cada tarea
Gerente
Proceso de enfermera
Proceso de talento humano
Proceso de promocin prevencin
Proceso de planificacin
Empleados
Empleados
Empleados
Empleados
Proceso administrativo:Organizacin.
Caractersticas de la organizacin funcional:
Autoridad sustentada en el conocimiento
Lnea directa de comunicacin
Descentralizacin de las decisiones
nfasis en la especializacin .
Proceso administrativo:Organizacin.
El organigrama:
Son las representaciones grafica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin, que refleja en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.
Proceso administrativo:Organizacin.
Proceso administrativo:Organizacin.
Proceso administrativo:Organizacin.
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
La ejecucin.
Es el proceso dinmico de convertir en realidad la accin que ha sido planeada, preparada y organizada.
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
Maneras de motivar a una persona:
1.- Hacer notar los beneficios individuales y colectivos que producir la actividad.
2.- Familiarizar a cada participante con su papel en la organizacin.
3.- Dar a cada uno la importancia que se merece.
4.- Pedir opiniones y considerarlas con la mayor comprensin.
5.- Dar un ejemplo digno.
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
Tipos de directores:
1.- El que debido a su desconfianza y a pesar de haber entrenado y examinado al individuo, vigila e interrumpe al ejecutante de la obra que le hace imposible desarrollar sus propias habilidades
2.- El que descuida excesivamente a sus subalternos, motivando el fracaso
3.- Y el que capacita terica y prcticamente a sus colaboradores les observa atentamente, y ayuda en lo que sea necesario a la realizacin de la labor.
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
Cualidades del administrador:
1. Madurez emocional
2. Dominio propio
3. Estabilidad mental
4.Comprensin y consideracin hacia los dems
5.Capacidad de obedecer y seguir instrucciones
6. Animo voluntario y cooperativo
7. Visin y anhelo de alcanzar los objetivos
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
El autoritarismo es nocivo y contraproducente
Muchos lderes se ven tentados hacer mal uso de su autoridad, abusar del poder y la libertad que tienen sobre los dems.
La autoridad se define como el poder legtimo de mando y el autoritarismo como un rgimen de carcter dictatorial y violento, que no tolera sugerencias y todo lo maneja de manera desptica y arrogante.
La arrogancia es una caracterstica del lder autoritario
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
La ejecucin demanda una excelente supervisin
Supervisar, es vigilar sobre determinado aspecto del trabajo o sobre determinado grupo de personas.
Tcnica para supervisar
1. Sentido de responsabilidad: deber cuidar de las personas a su cargo; es responsable del buen uso y conservacin de las cosas que se le han confiado, de l depende el xito o fracaso de la actividad.
Proceso administrativo:Ejecucin o Direccin
2. Iniciativa propia.
3. Saber convencer
4. Estar inundado de entusiasmo
5. Saber delegar: es preferible que diez hagan el trabajo de uno y no que uno haga el trabajo de diez.
6. Saber coordinar: esto se logra cuando se sabe lo que se esta haciendo.
7. Ser recto en la disciplina: esto no significa ser dspota o ingrato.
8. Ser persistente.
Proceso administrativo:Evaluacin o control.
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos.
Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas.
Proceso administrativo:Evaluacin o control.
Propsito del control
El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, corrige desviaciones indeseadas reales o potenciales.
Proceso administrativo:Evaluacin o control
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:
1. Sealar niveles medios de cumplimiento
2. Checar el desempeo a intervalos regulares (semana, mes, ao.)
3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
4. Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin
Proceso administrativo:Evaluacin o control.
El control se ejerce continuamente y a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo e informes especiales.
Tipos de control.
1. Control preliminar: Se ejerce previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.
2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo); Vigilar (mediante la observacin personal e informes) para asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos.
3. Control por retroalimentacin; Accin posterior (re planificacin), concentrando la atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.
Proceso administrativo:Evaluacin o control
Fases evaluacin o control:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualquier deficiencia y aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; re-planificacin.
SI NO SABEMOS HACIA DNDE VAMOS, CUALQUIER CAMINO PARECE BUENO.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Definiciones:
Planificacin
Es el proceso que permite prever y decidir las acciones que nos puedan llevar desde el presente a un futuro deseado
Plan Estratgico
Es el documento o producto resultante de la Planificacin Estratgica y que debe servir de gua permanente de las acciones para lograr el cambio en la organizacin, para el logro de los resultados.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Establecen metas y objetivos realistas y alcanzables
Ofrecer alternativas de solucin
Una mejor organizacin
Ayudan a ampliar y cambiar la forma de pensar
Mejoran la comunicacin y la coordinacin
Para clarificar las ideas y los valores
Concentran los recursos en los servicios mas importantes
Evita la duplicacin de esfuerzos
Mejora la eficiencia eliminado lo que no produce
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Por qu un Plan Estratgico?
Cmo queremos que sea nuestro pas, regin, provincia, distrito , localidad, institucin, organizacin dentro de 5,10 aos?
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Preguntas que debe responder la planificacin estratgica
Cuales son los puntos dbiles y fuertes de la organizacin?
Que oportunidades y amenazas existen?
Hacia donde se dirige la organizacin?
Cmo conseguir los objetivos propuestos?
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Planificacin estratgica
Metodologa que ayuda a la organizacin a adaptarse a entornos sociales estables o cambiantes desarrollando una estructura que le permita obtener los objetivos corporativos en tiempos determinados.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Condiciones indispensables para realizar planificacin estratgica:
Liderazgo
Participacin de todos los sectores
Negociacin y consenso
Independencia poltica
Modelo organizativo y metodolgico
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Caractersticas de la Planificacin Estratgica:
Fortalece y respalda la misin.
Identifica los problemas en un marco integral de la realidad interna y externa.
Se basa en la bsqueda y deteccin sistemtica de nuevas oportunidades y en el diseo de cmo aprovecharlas.
Mantiene la flexibilidad en todo el proceso.
Es una herramienta gerencial que contribuye a una gestin con eficiencia y calidad
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Impulsa la participacin social en todos los niveles del proceso de planificacin a travs de estrategias como negociacin, concertacin, alianzas, etc.
Promueve el cambio de la cultura organizacional a travs de un liderazgo que genere la motivacin, el compromiso y la participacin de los actores sociales en el proceso.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Futuro Deseado
Diagnstico de
la situacin
inicial
Plan Estratgico
Qu hacer
Cmo hacerlo
PLANIFICACION ESTRATEGICA
LOS DIEZ PASOS PARA LA PLANIFICACION ESTRATGICA
Paso 1: Inicie y tome acuerdos sobre el proceso de Planificacin Estratgica:
Sensibilizar a la alta gerencia y resto de personal de la organizacin sobre la necesidad y los beneficios de la Planificacin Estratgica
Explorar y determinar si estn listos para iniciarla
Identificar los lideres que conducirn el proceso.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 2: Identifique los mandatos organizacionales:
Constitucin de la Republica,
Sector salud,
Gobiernos Regionales
Gobiernos Municipales
Y otras instituciones vinculadas a salud.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 3: Identifique e incluya a todos los actores para el desarrollo y/o mejora de la Misin, valores y principios.
Los actores: todas las personas o grupos vinculados a las organizaciones sanitarias, tanto a lo interno como a lo externo de este
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 4: Evale el ambiente y/o entorno externo e interno
Diagnostico gil y preciso, que defina las caracterstica que orienten la ruta a seguir y las decisiones a tomar para tal fin.
Identificar y saber en la situacin en que nos encontramos (situacin inicial)
Anlisis del entorno (ambiente externo de la organizacin)
Un anlisis exhaustivo del ambiente interno de la organizacin
Construir escenarios futuros
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 5: Establezca una Misin y Visin Corporativa para el futuro.
La Misin es una imagen presente de la organizacin
Visin es la imagen que tiene la organizacin orientada hacia el futuro (situacin objetivos)
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 6: Identifique y planifique los asuntos o retos estratgicos.
ANALISIS FODA
Asuntos, desafos o factores claves, que limitan o dificultan, el cumplimiento de los mandatos
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 7: Formule la Estrategias para Manejar los Asuntos.
Valorar diferentes opciones o alternativas, que le permitan alcanzar los desafos propuestos
Utilizar el anlisis FODA
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 8: Revise y Adopte el Plan Estratgico.
Definir las estrategias para resolver los retos estratgicos
Elaborar un Plan de accin que plantea de forma concreta las acciones y sintetiza los resultados esperados.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 9: Desarrolle un proceso efectivo de implementacin.
Llevar a la practica la estrategias adoptadas
Implementar en cada instancia de la organizacin
PLANIFICACION ESTRATEGICA
Paso 10: Reevale las Estrategias y el proceso de Planificacin Estratgica.
Evaluar el plan para determinar que esta funcionando o no y por que, cuales son los factores restrictivos y facilitadores, que ajustes hay que hacer.
Dejar establecido un cronograma y mecanismo para la valoracin sistemtica de su progreso.
Gerenciar para el corto, mediano y largo plazo
Planificacin de la carrera profesional en relacin con los candidatos al puesto de trabajo
Eleccin de una especialidad en enfermera.
Bsqueda de oportunidades y solicitud de puestos de trabajos.
Hojas de solicitud.
Historial profesional resumido.
Entrevista.
Comprobacin de antecedentes.
Examen medico precio al empleo.
Obtencin del puesto de trabajo.
RESPONSABILIDAD DEL LIDER Y GESTOR EN RELACION CON EL RECLUTAMIENTO Y RETENCION DEL PERSONAL.
Reclutamiento
Seleccin del personal potencial
Realiza la entrevista
Pruebas
Comprobacin de antecedentes
Descripciones de los puestos de trabajos
Anlisis del puesto de trabajo
Diseo del puesto
Rotacin del puesto de trabajo
Evaluacin del puesto de trabajo
Igualdad de oportunidades y accin afirmativa
Desarrollo del personal y planificacin de la sucesin
Capacitaciones
Desarrollar las capacidades para que ejerzan el liderazgo
Equidad
Justicia
Cumplimiento
Planificacin y Dotacin de personal
Escasez y provisin del personal de enfermera
Sistemas de asignacin para la dotacin de personal
Liderazgo y administracin de la plantilla
Nivel del personal de plantilla
Programas de dotacin de personal
Variables que afectan la dotacin de plantillas.
Principios de la dotacin de personal
Estndares de tiempos: directas e indirectas
Sistema de clasificacin de los pacientes
Formulas para la dotacin de personal
Recortes de personal
Liderazgo y gestin para la evaluacin
Mtodos de gestin de rendimiento: notas anecdticas, lista de comprobaciones escalas de clasificacin, gestin por objetivos o resultados, autoevaluacion, por pares, eteroevaluacion.
Disciplina del personal
Modificacin de la conducta del empleado
Empleados problemticos
Asesoramiento a los empleados