1
BIBLIOGRAFIA
• ALONSO VELASCO, JUAN ANTONIO; et al. Tecnologías de la Información y de la Comunicación. 1ra Ed. 2005. México MX: ISBN 970-151079-8
• LLORENS VÁZQUEZ, JESÚS, Planificación de Sistemas y Análisis de
Sistemas, 1ra. Ed. , Mc Graw-Hill Interamericana Editores, 2003 México MX: ISBN 970-10-4283-2
• ISLAS LÓPEZ NOÉ, Análisis y Diseño de Sistemas, 1ra. Ed. Mc Graw-Hill
Interamericana Editores, 2005. México MX: ISBN 970-103378-7
• MACCHI GRUPO EDITOR S.A., Que es Administración, Buenos Aires AR: • ISBN : 950-357-421-6
• PARADA RAMÓN, Ediciones Jurídicas y Sociales S.A., 1ra. Ed. 2005 Madrid
España ES: ISBN: 84-9768-071-5
• Introducción a la Teoría General de la Administración, 5ta. Ed. 2000, México MX: ISBN : 970-10-2786-8
• O. AROSTOGUI, ÁNGEL; ET. AL . Diseño y Efectividad Organizacional, 1ra.
Ed. 2001, Ediciones Macchi , Buenos Aires AR: IBSN 950-537-523-9
• RODAS CARPIZO, A.; ARROYO CARPIZO, M. , Administración Básica, 3ra. Ed. 2005, Limusa , México MX: ISBN 968-18-5788-7
• MELGAR CALLEJAS, JOSÉ MARIA, Organización y Métodos para el Mejoramiento Administrativo de las Empresas, UFG editores, 2002 El Salvador, ISBN 99923-77-47-X
2
GLOSARIO
AMSS: Área metropolitana de San Salvador, delimitación geográfica de los 14
municipios de San Salvador.
AMSS AMPLIADO: Se define como el AMSS + Municipios lindantes de San
Salvador.
Análisis Orientado a objetos: Es donde se examina los requisitos desde la
perspectiva de las clases y objetos que se encuentran en el vocabulario del dominio
del problema.
Área de San Salvador: Zona geográfica que incluye los 19 municipios del
departamento de San Salvador y lugares aledaños que tienen asignado rutas de
autobuses de transporte público y que están siendo administradas bajo el sistema de
caja única propuesto por el INSAFOCOOP.
ATP: Asociación de Empresarios de Transporte Público de Pasajeros
BMI: Banco Multisectorial de Inversión
Componibilidad: Grado con el cual un método de diseño asegura que los
componentes de un programa (módulos), una vez diseñados y construidos, pueden
reutilizarse para crear otros sistemas.
Comprensibilidad: Facilidad de comprensión de un componente de programa sin
referencia a otra información o módulos.
Continuidad: Facilidad de hacer pequeños cambios en un programa y hacer que
estos se manifiesten por sí mismos en cambios correspondientes solamente en no o
unos pocos módulos más.
Cooperativa: Asociación formada por productores o consumidores para vender o
comprar en común, sin intermediarios
Cooperativismo: Movimiento socio-económico basado en la asociación voluntaria
de productores y consumidores
Cursograma: Corresponde al gráfico de los flujos de tareas y soportes de
información empleados a través de las diferentes unidades. Es la descripción de
cada formulario paso en la ejecución de la tarea, el destino de cada formulario
3
Definición teórica: Un objeto es una unidad de código compuesto de variables y
métodos relacionados.
Descomponibilidad: Facilidad con la cual un método de diseño ayuda al diseñador
a descomponer un gran problema en subproblemas más sencillos de resolver.
Diseño de Gestión de Datos Se centra en la administración de datos críticos para la propia aplicación y la
creación de infraestructura para el almacenamiento y recuperación de los objetos,
cuando sea requerido por el sistema.
Diseño de Gestión de Tareas: Es donde se determina como una tarea es inicializada, su prioridad y criticidad.
Diseño de la Interfaz Humana: Es donde se determina el entorno de entrada para el usuario, utilizando elementos
(menús, iconos, ventanas etc.) u otra gama de funciones de interacción con el
usuario.
Diseño de objetos: Se centra en la descripción de objetos y sus interacciones con los otros, donde se
detallan las estructuras de datos, atributos y diseños de procesos de todas las
operaciones.
Enfoque cualitativo: Puede definirse como un conjunto de prácticas interpretativas que hacen al mundo
visible, lo transforman y convierten en una serie de representaciones en forma de
observaciones, anotaciones, grabaciones y documentos. Es naturalista e
interpretativo
FONTRA: es un fideicomiso administrativo por el BMI.
Herencias: La herencia es uno de los conceptos más cruciales en la POO. La
herencia básicamente consiste en que una clase puede heredar sus variables y
métodos a varias subclases (la clase que hereda es llamada superclase o clase
padre). Esto significa que una subclase, aparte de los atributos y métodos propios,
tiene incorporados los atributos y métodos heredados de la superclase.
INSAFOCOOP: Instituto Salvadoreño de Fomento Cooperativo, entidad reguladora
de las asociaciones cooperativas.
4
Mensajes:Un objeto es inútil si está aislado. El medio empleado para que un objeto
interactúe con otro son los mensajes. Hablando en términos un poco más técnicos,
los mensajes son invocaciones a los métodos de los objetos.
Protección: Característica arquitectónica que reducirá la propagación de efectos
colaterales si ocurre un error en un módulo dado.
PIB: Producto Interno Bruto, representa la producción total de un país. PROGAPE: Programa de garantía de la pequeña empresa. Sistema de Caja única: Sistema administrativo creado por el INSAFOCOOP para
transformar las entidades del sector transporte público familiares en Asociaciones de
transporte público.
Tabla independiente: Tabla que no tiene relación con ninguna otra tabla en la base
de datos, se utiliza solamente para proporcionar datos o parámetros.
5
ANEXOS
6
ANEXO 1: CUESTIONARIO UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS I. INTRODUCCIÓN Somos estudiantes de la Universidad Francisco Gavidia y estamos realizando una investigación de mercado sobre un “Sistema automatizado para el control administrativo de autobuses con sistema de Caja única” por lo cual necesitamos de su valiosa colaboración contestando el siguiente cuestionario cuyas respuestas serán estrictamente para fines académicos, de antemano agradecemos su colaboración. INDICACIONES: Marque con una equis(X) la respuesta que usted considere correcta. II. DATOS DE CLASIFICACIÓN:
Cargo: Empresario-Directivo Personal Administrativo
1. ¿A qué tipo de empresa pertenece?
Asociación
Soc. Anónima Cooperativa
Familiar
2. Identificar qué es el SISTEMA DE CAJA UNICA
Si
No
3. ¿Utiliza el sistema de caja única su empresa?
Si No
4. ¿De que forma se realizan los procesos de cálculos de entrega de efectivo?
Manual Automático
5. ¿Tiene la empresa un sistema especializado para el control administrativo?
Si No
6. ¿Qué sistema se utiliza para el cálculo de la entrega de efectivo?
cuenta de máquina Ticket Cobrador
7. ¿Cuántas unidades de transporte están registradas en la empresa?
1 a 10 unidades
21 a 30 unidades
Más 30 unidades
más 30 unidades
7
8. ¿Cuántas unidades de transporte trabajan en promedio por día?
1 a 10 unidades
21 a 30 unidades
Más 30 unidades
más 30
9. ¿Qué tiempo se necesita para efectuar la entrega de efectivo del viaje?
entre 1 y 2 minutos
entre 2 y 4 minutos
más 4 minutos
10.
¿Encuentra alguna de estas dificultades en la entrega de efectivo del viaje?
Entrega con faltante
Entrega con Sobrante
Gastos sin facturas
Todas las anteriores
11.
¿La boleta de control de viajes, contiene un lugar para anotar la entrega por
viaje?
Si
No
12.
¿Cómo se registran las operaciones del día?
Forma manual
En Excel
base de datos Todas las anteriores
13.
¿Como se obtiene la información para el pago a empresarios?
Forma manual
Automaticamente
En Excel
14.
¿En cuanto tiempo se prepara un reporte administrativo?
0 - 2 horas
2 a 4 horas
Más 4 horas
15.
¿Se puede obtener un reporte administrativo en el momento que se necesite de forma inmediata?
Si
No
16.
¿Considera Usted que se necesita un Sistema automatizado, moderno y actualizado para llevar el control administrativo?
Si
No
8
IV. DATOS DE IDENTIFICACIÓN ENCUESTADOR: _____________________________________________________ LUGAR: _________________________________________________________ FECHA: ___________________________________________________
9
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
Tecnología, Humanismo y Calidad
MANUAL TECNICO
“DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE CAJA UNICA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y LOS PROCESOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO DEL
SECTOR TRANSPORTE PUBLICO DEL AREA DE SAN SALVADOR”
PRESENTADO POR: ERIKA BEATRIZ MARTINEZ DOMINGUEZ
EDGARDO SALVADOR HERNANDEZ GONZALEZ LEONEL ORLANDO AVALOS LOPEZ
PARA OPTAR AL GRADO DE: LICENCIATURA EN SISTEMAS DE COMPUTACION ADMINISTRATIVA
OCTUBRE 2008 SAN SALVADOR, EL SALVADOR, CENTROAMERICA
10
INDICE
INTRODUCCION ....................................................................................................... 11
OBJETIVOS .............................................................................................................. 12
OBJETIVO GENERAL .............................................................................................. 12
OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................... 12
MENUS SISTEMA CAJA UNICA .............................................................................. 13
DESCRIPCION MENU MANTENIMIENTO ............................................................... 13
MENU USUARIO: .................................................................................................... 17
1.1. TECNOLOGÍA DISPONIBLE ............................................................................. 25
1.1.2 HARDWARE. .................................................................................................. 25
1.1.3 SOFTWARE ..................................................................................................... 26
1.1.4 RED. ................................................................................................................. 26
2. SOFTWARE PREINSTALADO. ............................................................................ 27
3. SISTEMA OPERATIVO SERVER ........................................................................ 27
4. PROCESO DE INSTALACION ............................................................................. 27
5. ESTRUCTURA DE CARPETAS ........................................................................... 27
6. DESCRIPCION DE PROGRAMAS ....................................................................... 28
7. RESPALDO DE BASE DE DATOS ..................................................................... 29
8. RECUPERACION DE DE BASE DE DATOS. ..................................................... 30
9. NUEVOS USUARIOS........................................................................................... 30
10. MANTENIMIENTO DE BASE DE DATOS ......................................................... 35
11. LISTADO TABLAS ............................................................................................. 37
12. CODIGO DE PROGRAMA .................................................................................. 38
11
INTRODUCCION
Este manual tiene la funcion principal de ser una guia para el personal tecnico que
implementara el Sistema Automatizado para caja unica, ya que proporciona los
principales procesos para el desarrollo e implementacion de dicho sistema.
El manual describe los menus existentes dentro del sistema que benificiara el
desempeño del Control Administrativo. Entre los menus podemos mencionar Menu
de Usuarios, acciones, Planillas y seguridad
Dentro de las funciones que detalla este manual es la creación de nuevos registros,
la elaboración de reportes, elboracion de planillas de pago, reportes de descuentos.
Ademas este manual lista de tablas que involucradas en la elaboración del sistema.
Menciona los requerimientos de hardware y software para su implementacion.
Contiene un ejemplo de codificación que se elabora para su realización.
12
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
• Proporcionar al usuario la información de instalación, proceso y mantenimiento
del Sistema Automatizado de Caja Única para mejorar la Eficiencia y los
Procesos del Control Administrativo del Sector Transporte Publico del Área del
Área de San salvador.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Describir los requerimientos del hardware para la implementación del sistema
• Describir los requerimientos del software para la instalación del sistema
automatizado de caja única
• Guiar a los usuarios el procedimientos para el proceso de instalación
• Detallar los menús disponibles del sistema automatizado de caja única
• Detallar los pasos para crear nuevos registros
• Explicar el mantenimiento de Base de Datos
• Explicar la creación de Respaldos
13
MENUS SISTEMA CAJA UNICA
DESCRIPCION MENU MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Área:
El proceso que permite la búsqueda de un área
en la institución y creación de una nueva.
Reporte de las unidades existentes y los
recursos con los que cuenta la empresa.
Menú Institución
financiera:
Acceso al sistema la cual administra las
instituciones financieras con las cuales la
empresa posee transacciones y movimientos
bancarios la cual permitirán mayor contacto
financiero.
Detalle de bancos con los que cuenta y posee algún tipo de transacción
Menú parámetros
descuentos de Renta
Proceso que genera descuentos con nuestros
empleados y socios para poder efectuar la planilla
de pago.
Porcentaje de descuento de renta que posee
aplicado al salario de nuestros empleados,
descuento que aplicara cada empleado en su
salario. Proceso que genera descuentos con
nuestros empleados y socios para poder efectuar
la planilla de pago.
Porcentaje de descuento de renta que posee
aplicado al salario de nuestros empleados,
descuento que aplicara cada empleado en su
salario.
14
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú tipo de descuento:
El proceso que permite la clasificación de
descuentos y su respectivo catalogo,
adicionalmente permite la creación de nuevos
descuentos.
Cualquier tipo de descuento que se puede aplicar
en situaciones que puede verificar cada uno de
ellos, desde un anticipo o descuentos que el
empleado adquiere en instituciones financieras
tales como descuentos de préstamos.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Especialidad:
Permite clasificar a los integrantes en su
respectivo rol dentro de la empresa, permitiendo
clasificar en su ocupación dentro de la misma
detallado para que se pueda efectuar cualquier
reporte o recomendación que se origine en el
proceso laboral.
Detalle ó catalogo del empleado dentro de la
empresa y si se necesita alguien para poder ver
si esta disponible en cualquier circunstancia.
15
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú AFP:
Permite la generación de reportes de AFP y la
selección de cada Empleado, adicionalmente
permite la creación de nuevas AFP en caso se
crea depende del medio.
Detalla las AFP que existen detalla cual de los
reportes se emitirá para pago ó consulta que se
genere.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú de cargos:
Permite la clasificación de los empleados
directamente con su ocupación ó cualquier
cambio que se efectuara para cada uno de ellos.
Para la clasificación de cada uno de los
empleados permitiendo crear un nuevo rol dentro
de la empresa.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Tipo de falta:
Permite generar falta para los empleados y la
creación de nuevas faltas. Esto aplica para
descuentos y para la toma de decisiones.
Catalogo de faltas del empleado que afectan
directamente el proceso laboral.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú motivo de
ausencia:
Permite generar reporte de las ausencias y
motivos de algún permiso para poder justificar
cuando se efectué la planilla.
Reporte de ausencias la cual depende de la
circunstancia del empleado, puede ser por
razones personales ó por razones laborales.
16
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú parentesco:
Clasificar si existe algún parentesco con alguno
de los empleados existentes y la creación de
alguno nuevo, para verificar si existe algún
conflicto de intereses.
Clasificación de los parentescos y permite crear
alguno nuevo de parentesco.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú parámetros
descuentos ISSS:
Validación de porcentaje a descontar si existe
cambio en los porcentajes de descuentos y poder
efectuar cambio de pago al generar la planilla.
Para poder efectuar pago de planilla y creación
de algún cambio de pago en el seguro
correspondiente de cada empleado.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Tipo de evaluación:
Permite la evaluación periódica y calificación del
empleado, que se efectuara cuando hay algún
tipo de cambio o acenso.
Demuestra si hay cambios en el perfil de
empleado y traslado para otra unidad.
Adicionalmente permite crear una nueva
ocupación para el empleado.
17
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú cuestionario de
evaluación:
Evaluación que permite la mejora internamente
en la empresa y permite adicionalmente generar
nuevo catalogo.
Permite crear nuevas preguntas en la evaluación
de los empleados y examina periódicamente al
empleado.
MENU USUARIO:
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú Curriculums:
Permite la generación de nuevos empleados que
presentan su hoja de vida en la empresa y son
material selectivo.
Permite crear y alimentar un currículo de alguien
del personal y adicionalmente permite agregar si
existen referencias personales o laborales nuevas
del aspirante
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú contrataciones:
Permite las contrataciones de nuevos aspirantes
y traslada de un simple aspirante a un nuevo
empleado.
Permite clasificar al nuevo empleado que cambia
de categoría y es trasladado como empleado ya
fijo, alguien que cumplió requisitos
satisfactoriamente para el empleador.
18
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú contrataciones:
Permite las contrataciones de nuevos aspirantes
y traslada de un simple aspirante a un nuevo
empleado.
Permite clasificar al nuevo empleado que cambia
de categoría y es trasladado como empleado ya
fijo, alguien que cumplió requisitos
satisfactoriamente para el empleador.
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú recontrataciones:
Permite las contrataciones de exempleados de la
empresa que desean incorporarse a la empresa.
Permite contratar a una persona que posee
histórico dentro de la base de datos de la
empresa y será recontratado para prestar
servicios cambiando su estatus.
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú Empleados:
Permite la creación de nuevos empleados y su
clasificación dentro de la empresa muestra
adicionalmente su cargo, salario y tipo de
contrato.
Permite reflejar al empleado con su respectiva
fotografía, salario y código, en la que todos
aparecen con su estatus de activo ó inactivo.
19
MENU ACCIONES
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú evaluación:
Permite la ponderación de los empleados será
utilizado para efectos de incremento salarial y
toma de decisiones.
Refleja el tipo de evaluación que se efectuara al
empleado para poder cambiar de estatus.
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú registro de falta:
Permite generar reporte para su detalle de cada
empleado sobre las faltas cometidas.
Control de faltas efectuadas por los empleados
capturando su respectivo código y tipo d falta.
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú Ausencias:
Permite generar reportes de las ausencias
cometidas por el empleado.
Refleja el tipo de ausencia que posee cada
empleado detallando si goza de salario o no,
reportando en planilla si existe cada uno de los
descuentos.
20
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú descuentos a
aplicar:
Generación de reportes para sus respectivos
descuentos y aplicaciones de nuevos descuentos
para el empleado.
Detalla el descuento a aplicar y permitirá si cada
uno de ellos se efectuara en la próxima quincena,
se define si es préstamo ó anticipo.Menú
prestamos:
Permite crear en planilla las causas de descuento
que permite la generación de un nuevo descuento
en instituciones financieras.
Si la empresa aplicara cualquier tipo de
descuento incluyendo un embargo de alguna
institución que la empresa permita efectuar
descuentos.
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú Préstamos: Creación de préstamos conceidos a empleados o
empresarios
MENU PLANILLA:
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú comisiones:
Permite la creación de comisiones para cada
empleado y puedan ser generadas la planilla y la
toma de decisiones.
Creación de cualquier pago de comisiones y
pago por premio de todo.
21
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú planilla quincenal:
Es la que determina los pagos y mantenimiento
de los empleados en una quincena con sus
respectivos descuentos, permite visualizar todos
los detalles de pago de un periodo.
Elaboración de planilla y su respectivo pago.
Permite elaborar planilla de los periodos y
consiste en reportar si hay algo en proceso.
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú cierre de planilla:
Es la que permite efectuar el reporte con de la
planilla y su respectivo corte. Permite visualizar
las siguientes planillas con sus respectivas
deducciones.
Refleja si hay pagos ya procesados y pagos a realizar.
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú planillas aguinaldo:
Permite efectuar la planilla correspondiente al
aguinaldo con sus respectivas deducciones para
ser cancelada a los empleados y detalla
descuentos a efectuar con su autorización de
empleados.
Reporta planilla de aguinaldo y permite reportar las fechas en las cuales se efectuó el corte.
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú cierre de planilla
aguinaldo:
Determina un cierre de planilla y efectúa los
pasos de un correcto cierre estableciendo fechas
de cancelación de la planilla.
Para realizar si existe algún grupo de planilla
pendiente de pago.
Botón que efectúa definitivamente el proceso de cierre de la planilla.
22
MENU CONSULTAS:
MENU CONSULTAS DESCRIPCION
Menú expedientes de
empleados:
Permite ingresas a los datos del empleado mas
importante para poder ser de material selectivo y
de clasificación para futuros empleados de la
empresa.
Detalla los futuros empleados y los actuales para
una selección de un nuevo perfil de empleado.
MENU CONSULTAS DESCRIPCION
Menú Curriculums
Permite mostrar el currículo del empleado que se
toma para considerar en un nuevo puesto con
oportunidades de acenso dentro de la empresa o
para toma de decisiones.
Permite la búsqueda de algún empleado que se
tiene en la base de datos.
Muestra la data del empleado con mayor
relevancia que permiten identificar al cliente.
Para fácil ubicación detalle de teléfonos.
MENU REPORTES
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú planillas de sueldos
históricos:
Muestra históricos de planillas canceladas con
sus respectivos descuentos, para poder dejar
evidencia de pago de meses anteriores.
Permite verificar las planillas de periodos pasados
para poder verificar históricos de los empleados,
si existieron descuentos o algún otro tipo de
cambio.
Muestra si existe cierre correcto en las planillas y
23
MENU REPORTES DESCRIPCION el estatus del periodo que se ejecuta en el
proceso de planilla.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú planilla de
aguinaldo histórico:
Reporte de planillas elaboradas y su respectivo
historial.
Planilla de resultado si hay algún tipo de cierre
anormal cuando se efectúa el pago.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú cotizaciones
AFP´s:
Permite determinar el reporte de la AFP y su
respectivo aporte del empleador.
Permite efectuar pago de planilla AFP con un
detalle de cual de las planillas será cancelada y a
cual se efectuara.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú cotizaciones ISSS:
Permite efectuar el reporte de pago del Seguro
Social del patrono y empleado.
Reporte de periodo de cotizaciones del seguro
social y su planilla incluyendo su periodo.
Refleja el periodo a cancelar de la planilla y su
respectivo periodo.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú descuentos
RENTA:
Permite efectuar el reporte de la declaración de
la renta y establecer el periodo que se efectuara
las deducciones de cada uno, permite alimentar si
existe alguien que no se descuente la RENTA.
24
MENU REPORTES DESCRIPCION Permite emitir reporte de la declaración de renta
de una planilla y de su respectivo periodo.
Permite emitir constancia de la declaración de la
renta cuando se cierra un periodo y el empleado
esta en la obligación de cancelar al fisco sus
impuestos.
MENU SEGURIDAD
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Usuarios On Line
Permite parametrizar a los usuarios de servicios
Web en la empresa.
Permite asignar a los empleados servicios WEB y
la facilidad de otorgar correo personal para el
personal.
Reporta los datos del empleado detallando su
nivel de usuario.
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Menú nivel de usuario:
Permite identificar lo permitido por el usuario.
Detalle de usuarios con sus respectivos niveles.
MENU SESION:
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Menú cambio de clave:
Proceso que permite al usuario modificación de
clave y se guarda en un registro para cada
usuario.
Permite seleccionar nueva clave y su clave
anterior deberá confirmar la que se esta
25
derrochando.
Es la salida del sistema efectuada por un usuario.
Permite efectuar cierre de sesión o cierre del
sistema que se utilizo y ya no se continuara con
el uso de este.
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Cesar Sesión: Proceso que permite salir del sistema.
1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE MINIMOS PARA EL SERVIDOR La instalación del sistema automatizado de caja única, requiere de los siguientes requisitos minimos de Hardware para su correcto funcionamiento y el aprovechamiento al máximo de los recursos disponibles.
1.1. TECNOLOGÍA DISPONIBLE
Se dispondrá de la tecnología existente en el mercado local, la cual debe ser de reconocida trayectoria y garantizada.
1.1.2 HARDWARE.
Para la instalación del sistema de caja única, se deberá contar con el hardware detallado a continuación, como recurso mínimo para el buen funcionamiento: Equipo.
• Dos Computadoras. • Equipo Uno: Server(Jefe Administativo):
o Procesador: Corel Duo, 3.00 GHz Processor. o Memoria RAM: 2 GB o Disco Duro: 120 GB o Dos Tarjetas de red
• Equipo Dos Estación de trabajo (Cajero/Secretaría):
o Procesador: Corel Duo, 2.0 GHZ Processor o Memoria RAM: 1 GB o Disco Duro : 80 GB o Una tarjeta de red.
26
• Impresora.
o 1 Impresora Canon 1100
1.1.3 SOFTWARE
El Software minimo necesario para la funcionalidad del sistema de caja única se detalla a continuación: Servidor: El servidor deberá contar con los programas siguientes para poder realizar cualquier mantenimiento en las bases de datos, archivos de programas, páginas, imágenes, respaldos, restauración de datos, etc.
PRODUCTO CARACTERISTICAS Sistema Operativo Windows Nt Server Ambiente de Programación Asp Antivirus Avast! Ofimática Microsoft Office 2003 Conexión a Internet Internet Explorer Otros Nero Express y/o Iomega, etc.
Estación de trabajo: La estación de trabajo deberá tener instalado unicamente los programas básicos para podr realizar la conexión al servidor.
PRODUCTO CARACTERISTICAS Sistema Operativo Windows XP 2003 Antivirus Avast! Ofimática Microsoft Office 2003 Conexión a Internet Internet Explorer
1.1.4 RED.
Se debe disponer de una red mínima para la conectividad de la estación de trabajo y
el servidor, según las necesidades de crecimiento de la empresa; se podrá instalar
un Swicht que permita la conexión de más estaciones de trabajo.
PRODUCTO CARACTERISTICAS Red Local (l.a.n) Conexión mediante Crossover
(conexión cable cruzada) Conexión a Internet Internet Explorer local
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2. SOFTWARE PREINSTALADO.
Se deberá disponer del software siguiente tanto el el Servidor como en la Estación trabajo.
• Conexión a Internet Local
3. SISTEMA OPERATIVO SERVER
• Windows Nt Server
4. PROCESO DE INSTALACION
El proceso de intalación se deberá realizar considerando el software requerido para el correcto funcionamiento del sistema, la instalación del gestor de base de datos, el atach de la base de datos y la instalación de los componentes, se deberá realizar siguiendo los pasos siguientes:
• Instalación de la base de datos SQL 2003 • Atachar base de datos al gestor de base de datos SQL 2003. • Instalar Sistema de caja única • Configuración el sistema en las carpetas requeridas bajo el siguiente
esquema: C:\Ineput\wwwroot\; copiando de Cd y pegando en su root final en el disco duro.
5. ESTRUCTURA DE CARPETAS
La estructura de carpetas que almacenan todos lo archivos utilizados para el sistema de caja única, se encuentran en la ubicación siguiente: c:\Inepub\wwwroot\
28
6. DESCRIPCION DE PROGRAMAS
Generalidades del software elegido: Gestor de Base de datos: SQL 2000, versión de SQL estable que permite el diseño de estructuras de base de datos, SQL 2000 almacenará la parte medular del sistema automatizado de caja única, dentro de las cuales podemos mencionar: las tablas propias del sistema automatizado con sus respectivas definiciones de campos, relaciones y validaciones de datos. Diseñador Web: Para el diseño de las páginas WEB utilizará como software gráfico programas de Macromedia como FireWorks Versión 8, el cual permite la fácil creación y modificación de maquetas con diseños impresionantes.
Editor de código:
Dreamweaver 8 es un editor HTML profesional para diseñar, codificar y desarrollar sitios, páginas y aplicaciones Web. Tanto si desea controlar manualmente el código HTML como si prefiere trabajar en un entorno de edición visual, Dreamweaver le proporciona útiles herramientas que mejorarán su experiencia de creación Web.
Las funciones de edición visual de Dreamweaver permiten crear páginas de forma rápida, sin escribir una sola línea de código. Puede ver todos los elementos o activos del sitio y arrastrarlos desde un panel fácil de usar directamente hasta un documento. Puede agilizar el flujo de trabajo de desarrollo mediante la creación y edición de imágenes en Macromedia Fireworks o en otra aplicación de gráficos y su posterior importación directa a Dreamweaver, o bien añadir objetos Macromedia Flash.
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Dreamweaver también ofrece un entorno de codificación con todas las funciones, que incluye herramientas para la edición de código (tales como coloreado de código y terminación automática de etiquetas) y material de referencia de lenguajes sobre hojas de estilos en cascada (CSS), JavaScript, y ColdFusion Markup Language (CFML), entre otros. La tecnología Roundtrip HTML de Macromedia importa los documentos con código manual HTML sin modificar el formato del código. Posteriormente, si lo desea, puede formatear el código con el estilo que prefiera.
Dreamweaver permite crear aplicaciones Web dinámicas basadas en bases de datos empleando tecnologías de servidor como CFML, ASP.NET, ASP, JSP y PHP.
7. RESPALDO DE BASE DE DATOS
Los respaldos de la base de datos pueden realizarce de tes (3) formas: 1. Internamente en el sistema de base de datos. Se realizán copias de respaldo de la base de datos del sistema de caja unica, utilizando la funcionalidad del SQL 2000, denominada SQL Server Backup, el cual permite realizar copias de respaldo en forma automatiza, utilizando Schedule, esta opción permite ejecutar el respaldo de la base de datos en el momento que se programe y ciclica. 2. A traves de la utilización de medios externos al sistema La segunda forma de realizar respaldos del sistema de caja única, es utilizando programas adicionales como iomega, el cual ejecuta las instrucciones de respaldo utilizando el Schedule y realizando los respaldos de la base de datos en forma automática 3. A traves de comandos COPIAR y PEGAR de Windows. La tercera forma de realizar un respaldo es utilizando comandos nativos de Windows ( copiar y pegar), es una forma económica, pero manual, la cual presenta un riesgo alto, debido a que hay que estar manipulando la base de datos y esto puede provocar una pérdida de la misma.
30
8. RECUPERACION DE DE BASE DE DATOS.
Existen diversas formas de realizar un recuperación de datos el sistema de caja única, esto dependerá del método utilizado para realizar el respaldo, a continuación se presenta tres procedimientos para la restauración de la base de datos. Restauración de datos utilizando el método de Backup de SQL 2000 Para realizar una restauración de datos realizada anteriormente con Backup database de SQL 2000, utilizar la opcion Restore Database de SQL 2000, localizar la base de datos a recuperar y continuar las indicaciones del asistente de recuperación.
Restauración de datos utilizando el método de respaldo con IOMEGA u otro programa (winzip, winar, etc) Ejecutar el programa utilizado y atender las instrucciones propias del programa de respaldos. 3. Restauración de datos utilizando el método COPIAR y PEGAR nativo de Windows.
9. NUEVOS USUARIOS
El mantenimiento de usuarios del sistema de caja única se realizará dentro del mismo sistema de caja única, En el menú principal del sistema de caja única, seleccione la opción “Seguridad”, desplazándose hacia la derecha, dar un clic en “Usuarios”.
Inmediatamente se presentaran todos los Usuarios registrados en el sistema.
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Nuevo Registro Para crear un nuevo registro , es decir ingresar un nuevo usuario , clic en el
icono “Nuevo Registro”.
En este módulo el usuario autorizado podrá ingresar toda la información necesario para poder agregar el registro.
32
Descripción de Campos a digitar: Fecha Alta: Se elige la fecha en la cual se ha hecho efectivo el registro. Nombres: Se digita el nombre o los nombres del usuario que se esta registrando. Apellidos: Se digita los apellidos del usuario que se esta registrando. Unidad: Se digita la unidad o departamento a la que pertenece el usuario. Email: Se digita el correo electrónico del usuario. Teléfono: Se digita el número de teléfono del usuario que se esta registrando. Extensión: Se digita la extensión que le pertenece dentro de la empresa. Foto: Se ingresa la foto del usuario que se esta registrando. Usuario: Se digita el nombre (Nombre del usuario) con el cual ingresara al sistema. Clave: Se digita la una contraseña que le servirá al usuario para poder accesar al sistema. Nivel de Usuario: Se elige el nivel de usuario (Administrador, , Operador, Consultor,Contabilidad,etc) al grupo de trabajo que pertenecerá el usuario cuando quiera ingresar al sistema.
El ingreso de la información en este módulo es la primera parte para poder registrar a un usuario en el sistema.
33
Clic en para continuar la segunda parte de registrar a un usuario ingresando una observación, como la fecha de baja (Si ya no esta laborando en la empresa) y el estado del Usuario que puede ser activo e inactivo.
Para digitar las observaciones el usuario se puede apoyar en un editor de texto. El editor de texto posea características similares a la de la barra de formato que tiene Microsoft Word, características como elegir tipo de letra, tamaño de letra, color de letra etc. Facha de Baja: Se ingresa solamente cuando se tenga una fecha determinada en la cual el empleado dejara de laboral en la empresa. Estado del Usuario: Se ingresa uno de los estados que pueden tener el usuario los estados son: activos o inactivos. Se coloca estado inactivo cuando el usuario ya no labora en la empresa y a la vez restringe la entrada de este usuario al sistema Ver Registro El usuario podrá ver los registros dando clic en el icono “ver registro”(se presenta en forma de lupa), el usuario podrá visualizar la información que esta registrada en el sistema .
34
En este modulo el usuario visualizara los datos de los usuarios que esta registrado en el sistema. Editar o Modificar un registro Para modificar unos datos de algún registros existentes en el sistema, clic en el icono “Editar Registro”
Se visualizarán todos los datos ya registrados (según sea el usuario seleccionado) en el sistema con el propósito de cambiar los datos sin ningún problema.
Eliminar Registro
Para eliminar un registro , clic en el icono de “Eliminar Registro” recuadro en
blanco (cheque verde).
35
Dar clic en el botón Eliminar.
Al darle clic en el botón Eliminar, aparecerá el siguiente mensaje de confirmación.
Si se esta seguro de Eliminar el registro clic en Aceptar de lo contrario clic en Cancelar.
10. MANTENIMIENTO DE BASE DE DATOS
El mantenimiento de la base de datos se realizará de dos formas: 1. Dentro del sistema de caja única: todos los mantenimientos de la aplicación se
han concentrado en el menú de MANTENIMIENTO, aquí se encuentran todas las opciones generales y parámetros necesarios para el funcionamiento del istema.
36
2. Fuera de sistema: Mantenimiento de archivos de programas (.Asp), Imágenes,
menús, etc. El mantenimiento de archivos que contienen código de programación, imágenes, maquetas, etc., se realizará su mantenimiento por personal técnico con conocimientos sobre el manejo de programas
37
C:\Archivos de programa\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP
11. LISTADO TABLAS
A continuación se presenta el listado de las tablas utilizadas en el sistema de caja
única.
NOMBRE TABLA DESCRIPCION
AFP Generales de Afp del país Área Generales de las Áreas de las empresa Ausencia Descripción tipos de ausencia a las labores Bitácora Historial de registro de usuarios Cargo Detalle cargos de la empresa Comisión Comisiones percibidas por empleados Contrato Generales de la contratación de empleados Control Cierre Control fechas de cierre planillas Currículum Generales de aspirantes a laborar en la empresa Desc_aplicar Descuentos a empleados Deta_cuo_des Detalle cuotas de descuentos Deta_plani Detalle liquidación planillas a empleados Empleado Generales de empleados de la empresa Especialidad Detalle especialidades de los empleados Evaluacion Evaluación de desempeño de empleados Form_evaluacion Detalle de la evaluación de rendimiento del empleado Histo_comis Historial comisiones pagadas al personal Histo_desc Historial de descuentos Histo:plani Historial de planillas pagadas Institución Generales de las empresas financieras Moti_ausen Descripción de motivos de ausencia a labores
38
NOMBRE TABLA DESCRIPCION
Nivel Detalle niveles de usuario asignado par_des-isss Parámetros del ISSS par_des-renta Parámetros descuentos renta Parentesco Generales parentescos Planilla Tipo de planilla y fecha de planilla Portada Llave primaria Prestamo Préstamo a empleados reg_falta Registro de faltas de empleados Referencia Referencias personales Status Estado de usuarios tipo_desc Tipo descuento tipo_eval Tipo evaluación USUARIO Usuario en sistema usuarioID Usuarios creados en sistema Proveedores Catálogo de Empresas proveedores Compras Facturas de compras Categorías Contiene las familias de productos Catalogo Contiene las cuentas contables DetalledeComprasDev Detalle devoluciones compras CatUnidadesdetransporte Listado de unidades de transporte registradas DetalledeCompras Detalle de compras de suministros Productos Listado de productos ComprasDevolucion Detalle de devoluciones TrnViajes Transacciones diarias por viajes Viajesporunidaddetransporte Datos generales del viaje TblSuministros Principal Suministros
12. CODIGO DE PROGRAMA
El código de programa puede ser revisado accesando los archivos con extensión .ASP que se encuentran en la ruta del C:\Inepub\wwwroot\....asp\ A continuación se muestra un segmento de código de afplist.asp como muestra del código utilizado.
39
CODIGO FUENTE afplist.asp Se presenta la visualizaciòn de un fragmento de còdigo utilizado en el sistema de caja ùnica.
40
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
Tecnología, Humanismo y Calidad
MANUAL DE USUARIO
“DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE CAJA UNICA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y LOS PROCESOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO DEL
SECTOR TRANSPORTE PUBLICO DEL AREA DE SAN SALVADOR”
PRESENTADO POR: ERIKA BEATRIZ MARTINEZ DOMINGUEZ
EDGARDO SALVADOR HERNANDEZ GONZALEZ LEONEL ORLANDO AVALOS LOPEZ
PARA OPTAR AL GRADO DE: LICENCIATURA EN SISTEMAS DE COMPUTACION ADMINISTRATIVA
OCTUBRE 2008 SAN SALVADOR, EL SALVADOR, CENTROAMERICA
41
INDICE
INTRODUCCION ....................................................................................................... 43
OBJETIVOS .............................................................................................................. 43
A. PERFIL DE USUARIOS ....................................................................................... 43
B. DESCRIPCION ESTRUCTURA DE MENU .......................................................... 44
B.1 DESCRIPCION MENU SERVICIOS ................................................................... 44
B.2 DESCRIPCION MENU MANTENIMIENTO ........................................................ 44
B.3 DESCRIPCION MENU USUARIO: .................................................................... 49
B.4 DESCRIPCION MENU ACCIONES .................................................................... 50
B.5 DESCRIPCION MENU PLANILLA: .................................................................... 52
B.6 DESCRIPCION MENU CONSULTAS: ............................................................... 54
B.7 DESCRIPCION MENU REPORTES ................................................................... 55
B.8 DESCRIPCION MENU SEGURIDAD ................................................................. 57
B.9 DESCRIPCION MENU SESION: ........................................................................ 57
C. DESCRIPCION DE AREAS COMUNES .............................................................. 58
B. VER LISTADO DE REGISTROS ......................................................................... 61
C. DESCRIPCION DE LOS MÓDULOS.................................................................... 62
D. VISTA A DETALLE EL REGISTRO ..................................................................... 62
1. MENU: MANTENIMIENTOS ................................................................................. 64
1.1 AREA .................................................................................................................. 64
1.2 INSTITUCION FINANCIERA ............................................................................... 66
1.3 PARAMETRO DESC RENTA ............................................................................. 69
1.4 TIPO DE DESCUENTO ....................................................................................... 71
1.5 ESPECIALIDAD .................................................................................................. 73
1.6 AFP ..................................................................................................................... 75
1.7 CARGOS ............................................................................................................. 78
1.8 TIPO DE FALTA ................................................................................................. 80
1.9 MOTIVO DE AUSENCIA ..................................................................................... 83
1.10 PARENTESCO .................................................................................................. 86
1.11 PARAMETRO ISSS .......................................................................................... 88
1.12 TIPO DE EVALUACION .................................................................................... 90
42
1.13 CUESTIONARIO ............................................................................................... 92
2. MENU: PERSONAL .............................................................................................. 94
2.1 PERSONAL-DATOS GENERALES .................................................................... 94
2.2 CONTRATACIONES ........................................................................................... 99
2.3 RECONTRATACIONES .................................................................................... 101
2.4 EMPLEADOS .................................................................................................... 102
3. MENU: ACCIONES ............................................................................................. 105
3.1 EVALUACION ................................................................................................... 105
3.2 REGISTRO DE FALTAS ................................................................................... 108
3.3 AUSENCIAS ..................................................................................................... 111
3.4 DESCUENTOS POR APLICAR ........................................................................ 114
3.5 PRESTAMOS .................................................................................................... 116
4. MENU: PLANILLAS. ........................................................................................... 120
4.1 COMISIONES .................................................................................................... 120
4.2 PLANILLA QUINCENAL. .................................................................................. 123
4.3 CIERRE PLANILLA QUINCENAL .................................................................... 126
4.4 PLANILLA DE AGUINALDO. ........................................................................... 128
4.5 CIERRE PLANILLAS DE AGUINALDO. .......................................................... 130
5. MENU: CONSULTAS.......................................................................................... 133
5.1 EXPEDIENTES EMPLEADOS .......................................................................... 133
5.2 CURRICULUMS ................................................................................................ 134
6. MENU: REPORTES ............................................................................................ 137
6.1 PLANILLAS HISTORICAS ............................................................................... 137
6.2 PLANILLA DE AGUINALDO HISTÓRICA ........................................................ 138
6.3 COTIZACIONES AFP. ..................................................................................... 141
6.4 CONSTANCIA DE RENTA. .............................................................................. 146
7. MENU: SEGURIDAD .......................................................................................... 148
7.1 USUARIO .......................................................................................................... 148
7.2 NIVEL DE USUARIOS ...................................................................................... 154
8. MENU: SESION .................................................................................................. 159
8.1 CAMBIAR CLAVE............................................................................................ 159
43
INTRODUCCION
El presente documento es un manual orientado a los usuarios del sistema de caja
única, este documento contiene todos los aspectos relevantes sobre el uso de dicho
sistema, detalla en cada uno de los menús las opciones que permiten realizar todas
las actividades administrativas de la empresa
El sistema automatizado de caja única es una herramienta fácil de usar, amigable y
de mucha utilidad en el desarrollo de las actividades administrativas diarias.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Conocer el manejo de cada uno de los menús, botones y opciones del sistema de
caja única para el sector transporte público.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Conocer a detalle los diferentes menús del sistema de caja única.
• Mejorar la eficiencia en el desarrollo de los procesos administrativo de la
empresa.
• Maximizar los recursos con que cuenta la empresa.
• Reducir costos generados por la utilización de procesos manuales
• Minimizar o eliminar errores generados por cálculos equivocados.
A. PERFIL DE USUARIOS
Este manual esta orientado a usuarios de computadoras con conocimientos básicos
sobre Windows, no se requiere de un estudio profundo para comprender el uso de
los diferentes menús.
44
B. DESCRIPCION ESTRUCTURA DE MENU
Los menús contenidos en esta aplicación, están diseñados para ser
“DESPLEGADOS” en forma vertical.
Cada menú principal guarda bajo su esquema, todos los elementos relacionados a
una actividad administrativa en especifico.
B.1 DESCRIPCION MENU SERVICIOS
SERVICIOS DESCRIPCION
Menú Liquidación viajes:
Permite el registro de las entregas de efectivo
por viaje de la unidad de transporte, gastos por
viaje, Sobrantes/faltantes, ahorros y cuotas.
Menú ahorros Permite el ingreso del valor de ahorros
Menú Devolución ahorros Ingresa el valor a devolver en concepto de
ahorros
Menú compras Registra las compras de productos
Menú Devolución
compras
Registra las devoluciones sobre compras
Menú suministros Registra la venta de productos a Empresarios
B.2 DESCRIPCION MENU MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Área:
El proceso que permite la búsqueda de un área
en la institución y creación de una nueva.
Reporte de las unidades existentes y los
recursos con los que cuenta la empresa.
Menú Institución
financiera:
Acceso al sistema la cual administra las
instituciones financieras con las cuales la
empresa posee transacciones y movimientos
bancarios la cual permitirán mayor contacto
financiero.
45
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Detalle de bancos con los que cuenta y posee
algún tipo de transacción
Menú parámetros
descuentos de Renta
Proceso que genera descuentos con nuestros
empleados y socios para poder efectuar la planilla
de pago.
Porcentaje de descuento de renta que posee
aplicado al salario de nuestros empleados,
descuento que aplicara cada empleado en su
salario. Proceso que genera descuentos con
nuestros empleados y socios para poder efectuar
la planilla de pago.
Porcentaje de descuento de renta que posee
aplicado al salario de nuestros empleados,
descuento que aplicara cada empleado en su
salario.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú tipo de descuento:
El proceso que permite la clasificación de
descuentos y su respectivo catalogo,
adicionalmente permite la creación de nuevos
descuentos.
Cualquier tipo de descuento que se puede aplicar
en situaciones que puede verificar cada uno de
ellos, desde un anticipo o descuentos que el
empleado adquiere en instituciones financieras
tales como descuentos de préstamos.
46
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Especialidad:
Permite clasificar a los integrantes en su
respectivo rol dentro de la empresa, permitiendo
clasificar en su ocupación dentro de la misma
detallado para que se pueda efectuar cualquier
reporte o recomendación que se origine en el
proceso laboral.
Detalle ó catalogo del empleado dentro de la
empresa y si se necesita alguien para poder ver
si esta disponible en cualquier circunstancia.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú AFP:
Permite la generación de reportes de AFP y la
selección de cada Empleado, adicionalmente
permite la creación de nuevas AFP en caso se
crea depende del medio.
Detalla las AFP que existen detalla cual de los
reportes se emitirá para pago ó consulta que se
genere.
MANTENIMIENTO
DESCRIPCION
Menú de cargos:
Permite la clasificación de los empleados
directamente con su ocupación ó cualquier
cambio que se efectuara para cada uno de ellos.
Para la clasificación de cada uno de los
empleados permitiendo crear un nuevo rol dentro
de la empresa.
47
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Tipo de falta:
Permite generar falta para los empleados y la
creación de nuevas faltas. Esto aplica para
descuentos y para la toma de decisiones.
Catalogo de faltas del empleado que afectan
directamente el proceso laboral.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú motivo de
ausencia:
Permite generar reporte de las ausencias y
motivos de algún permiso para poder justificar
cuando se efectué la planilla.
Reporte de ausencias la cual depende de la
circunstancia del empleado, puede ser por
razones personales ó por razones laborales.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú parentesco:
Clasificar si existe algún parentesco con alguno
de los empleados existentes y la creación de
alguno nuevo, para verificar si existe algún
conflicto de intereses.
Clasificación de los parentescos y permite crear
alguno nuevo de parentesco.
48
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú parámetros
descuentos ISSS:
Validación de porcentaje a descontar si existe
cambio en los porcentajes de descuentos y poder
efectuar cambio de pago al generar la planilla.
Para poder efectuar pago de planilla y creación
de algún cambio de pago en el seguro
correspondiente de cada empleado.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú Tipo de evaluación:
Permite la evaluación periódica y calificación del
empleado, que se efectuara cuando hay algún
tipo de cambio o acenso.
Demuestra si hay cambios en el perfil de
empleado y traslado para otra unidad.
Adicionalmente permite crear una nueva
ocupación para el empleado.
MANTENIMIENTO DESCRIPCION
Menú cuestionario de
evaluación:
Evaluación que permite la mejora internamente
en la empresa y permite adicionalmente generar
nuevo catalogo.
Permite crear nuevas preguntas en la
evaluación de los empleados y examina
periódicamente al empleado.
49
B.3 DESCRIPCION MENU USUARIO:
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú Curriculums:
Permite la generación de nuevos empleados que
presentan su hoja de vida en la empresa y son
material selectivo.
Permite crear y alimentar un currículo de alguien
del personal y adicionalmente permite agregar si
existen referencias personales o laborales nuevas
del aspirante
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú contrataciones:
Permite las contrataciones de nuevos aspirantes
y traslada de un simple aspirante a un nuevo
empleado.
Permite clasificar al nuevo empleado que cambia
de categoría y es trasladado como empleado ya
fijo, alguien que cumplió requisitos
satisfactoriamente para el empleador.
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú contrataciones:
Permite las contrataciones de nuevos aspirantes
y traslada de un simple aspirante a un nuevo
empleado.
Permite clasificar al nuevo empleado que
cambia de categoría y es trasladado como
empleado ya fijo, alguien que cumplió requisitos
satisfactoriamente para el empleador.
50
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú recontrataciones:
Permite las contrataciones de exempleados de la
empresa que desean incorporarse a la empresa.
Permite contratar a una persona que posee
histórico dentro de la base de datos de la
empresa y será recontratado para prestar
servicios cambiando su estatus.
MENU USUARIO DESCRIPCION
Menú Empleados:
Permite la creación de nuevos empleados y su
clasificación dentro de la empresa muestra
adicionalmente su cargo, salario y tipo de
contrato.
Permite reflejar al empleado con su respectiva
fotografía, salario y código, en la que todos
aparecen con su estatus de activo ó inactivo.
B.4 DESCRIPCION MENU ACCIONES
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú evaluación:
Permite la ponderación de los empleados será
utilizado para efectos de incremento salarial y
toma de decisiones.
Refleja el tipo de evaluación que se efectuara al
empleado para poder cambiar de estatus.
51
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú registro de falta:
Permite generar reporte para su detalle de cada
empleado sobre las faltas cometidas.
Control de faltas efectuadas por los empleados
capturando su respectivo código y tipo d falta.
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú Ausencias:
Permite generar reportes de las ausencias
cometidas por el empleado.
Refleja el tipo de ausencia que posee cada
empleado detallando si goza de salario o no,
reportando en planilla si existe cada uno de los
descuentos.
52
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú descuentos a
aplicar:
Generación de reportes para sus respectivos
descuentos y aplicaciones de nuevos descuentos
para el empleado.
Detalla el descuento a aplicar y permitirá si cada
uno de ellos se efectuara en la próxima quincena,
se define si es préstamo ó anticipo.Menú
prestamos:
Permite crear en planilla las causas de descuento
que permite la generación de un nuevo descuento
en instituciones financieras.
Si la empresa aplicara cualquier tipo de
descuento incluyendo un embargo de alguna
institución que la empresa permita efectuar
descuentos.
MENU ACCIONES DESCRIPCION
Menú Préstamos: Creación de préstamos concedidos a empleados
o empresarios
B.5 DESCRIPCION MENU PLANILLA:
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú comisiones:
Permite la creación de comisiones para cada
empleado y puedan ser generadas la planilla y la
toma de decisiones.
Creación de cualquier pago de comisiones y
pago por premio de todo.
53
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú planilla quincenal:
Es la que determina los pagos y mantenimiento
de los empleados en una quincena con sus
respectivos descuentos, permite visualizar todos
los detalles de pago de un periodo.
Elaboración de planilla y su respectivo pago.
Permite elaborar planilla de los periodos y
consiste en reportar si hay algo en proceso.
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú cierre de planilla:
Es la que permite efectuar el reporte con de la
planilla y su respectivo corte. Permite visualizar
las siguientes planillas con sus respectivas
deducciones.
Refleja si hay pagos ya procesados y pagos a
realizar.
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú planillas aguinaldo:
Permite efectuar la planilla correspondiente al
aguinaldo con sus respectivas deducciones para
ser cancelada a los empleados y detalla
descuentos a efectuar con su autorización de
empleados.
Reporta planilla de aguinaldo y permite reportar
las fechas en las cuales se efectuó el corte.
54
MENU PLANILLA DESCRIPCION
Menú cierre de planilla
aguinaldo:
Determina un cierre de planilla y efectúa los
pasos de un correcto cierre estableciendo fechas
de cancelación de la planilla.
Para realizar si existe algún grupo de planilla
pendiente de pago.
Botón que efectúa definitivamente el proceso de
cierre de la planilla.
B.6 DESCRIPCION MENU CONSULTAS:
MENU CONSULTAS DESCRIPCION
Menú expedientes de
empleados:
Permite ingresas a los datos del empleado mas
importante para poder ser de material selectivo y
de clasificación para futuros empleados de la
empresa.
Detalla los futuros empleados y los actuales para
una selección de un nuevo perfil de empleado.
MENU CONSULTAS DESCRIPCION
Menú Curriculums
Permite mostrar el currículo del empleado que se
toma para considerar en un nuevo puesto con
oportunidades de acenso dentro de la empresa o
para toma de decisiones.
Permite la búsqueda de algún empleado que se
tiene en la base de datos.
Muestra la data del empleado con mayor
relevancia que permiten identificar al cliente.
Para fácil ubicación detalle de teléfonos.
55
B.7 DESCRIPCION MENU REPORTES
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú planillas de sueldos
históricos:
Muestra históricos de planillas canceladas con
sus respectivos descuentos, para poder dejar
evidencia de pago de meses anteriores.
Permite verificar las planillas de periodos pasados
para poder verificar históricos de los empleados,
si existieron descuentos o algún otro tipo de
cambio.
Muestra si existe cierre correcto en las planillas y
el estatus del periodo que se ejecuta en el
proceso de planilla.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú planilla de
aguinaldo histórico:
Reporte de planillas elaboradas y su respectivo
historial.
Planilla de resultado si hay algún tipo de cierre
anormal cuando se efectúa el pago.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú cotizaciones
AFP´s:
Permite determinar el reporte de la AFP y su
respectivo aporte del empleador.
Permite efectuar pago de planilla AFP con un
detalle de cual de las planillas será cancelada y a
cual se efectuara.
56
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú cotizaciones ISSS:
Permite efectuar el reporte de pago del Seguro
Social del patrono y empleado.
Reporte de periodo de cotizaciones del seguro
social y su planilla incluyendo su periodo.
Refleja el periodo a cancelar de la planilla y su
respectivo periodo.
MENU REPORTES DESCRIPCION
Menú descuentos
RENTA:
Permite efectuar el reporte de la declaración de
la renta y establecer el periodo que se efectuara
las deducciones de cada uno, permite alimentar
si existe alguien que no se descuente la
RENTA.
Permite emitir reporte de la declaración de renta
de una planilla y de su respectivo periodo.
Permite emitir constancia de la declaración de la
renta cuando se cierra un periodo y el empleado
esta en la obligación de cancelar al fisco sus
impuestos.
57
B.8 DESCRIPCION MENU SEGURIDAD
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Usuarios On Line
Permite parametrizar a los usuarios de servicios
Web en la empresa.
Permite asignar a los empleados servicios WEB y
la facilidad de otorgar correo personal para el
personal.
Reporta los datos del empleado detallando su
nivel de usuario.
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Menú nivel de usuario:
Permite identificar lo permitido por el usuario.
Detalle de usuarios con sus respectivos niveles.
B.9 DESCRIPCION MENU SESION:
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Menú cambio de clave:
Proceso que permite al usuario modificación de
clave y se guarda en un registro para cada
usuario.
Permite seleccionar nueva clave y su clave
anterior deberá confirmar la que se esta
derrochando.
Es la salida del sistema efectuada por un usuario.
Permite efectuar cierre de sesión o cierre del
sistema que se utilizo y ya no se continuara con
el uso de este.
58
MENU SEGURIDAD DESCRIPCION
Cesar Sesión: Proceso que permite salir del sistema.
C. DESCRIPCION DE AREAS COMUNES
INICIO DE SESION
Para iniciar sesión deberá utilizar Internet Explorer, utilizando la dirección http:
http://localhost/38b/asp/login.asp
PANTALLA DE INICIO DE SESION Para ingresar al sistema de caja única, deberá tener asignado un “NOMBRE DE
USUARIO” y un PASSWORD, el usuario tendrá asignado ciertos derechos según el
Rol que tenga dentro de la empresa.
Podrás guardar el usuario en memoria o solicitar un nuevo usuario, así como la
clave de acceso.
Adicionalmente puedes solicitar tú clave nuevamente en caso de olvido, para ello
utiliza el acceso de “olvido de contraseña” que está en la parte inferior de la pantalla,
recomendamos cambiarla inmediatamente.
59
AREAS COMUNES PARA TODAS LAS OPCIONES DE SUB MENUS
ICONOS DE EXPORTACION E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
ICONO FUNCION CONSIDERACIONES PREVIAS
Permite imprimir el
listado desplegado en
pantalla al momento de
Presionarlo
Recuerde haber instalado
correctamente su impresor y
que éste se encuentre
encendido y conectado a su
computadora
Exporta a una hoja de
Excel el listado
desplegado en pantalla.
Asegúrese de que su
computadora tenga instalado
Microsoft Office
Exporta a un documento
de Word el listado visto en
pantalla
Asegúrese de que su
computadora tenga instalado
Microsoft Office
60
Área de Búsqueda.
El tipo de búsqueda que
aparece por defecto es Frase
Exacta.
Esta es el área que el usuario utilizara para realizar una búsqueda del listado que
desee
Existen dos formas para realizar una búsqueda:
11.. Mediante el botón con el que se despliegan todos los registros
actuales
22.. Se escribe la Frase o palabra a buscar en la caja de texto que aparece en el
módulo
Marcando la opción , en la caja de texto debe ingresar el
área específica que busca, se desplegarán todos los registros que contengan
dicha frase.
61
Marcando la opción , en la caja de texto debe ingresar todas
las palabras, el listado le desplegará todas los registros con esas palabras que
usted ingresó.
Marcando la opción , en la caja de texto debe ingresar una de
las palabras de dicho departamento o área, el listado le mostrará todos los
departamentos que contengan la palabra aunque esté compuesto de más
palabras.
Nota: Para cualquier campo ingresado en la caja de texto, bastará con presionar
ENTER de su teclado o con presionar el botón para que se realice la
búsqueda.
El botón le permite borrar lo escrito en la caja de texto o puede hacerlo
también con la tecla BACKSPACE de su teclado.
B. VER LISTADO DE REGISTROS
Existen 2 formas de visualizar dicho listado:
1. El número en el recuadro indica la página actual
visualizada. Los botones tienen las diferentes funciones relacionadas al listado
general si es que cuenta con más páginas:
Le permite ir a la primera página
Le permite ir a la página anterior
Le permite ir a la página siguiente
Le permite ir a la última página
62
2. Con el botón puede seleccionar el número de
áreas que desea visualizar por pagina dependiendo de sus preferencias y si la
pantalla de su computador lo permite.
C. DESCRIPCION DE LOS MÓDULOS
Ubicándose en el listado visualizado
El botón le permite ver con más detalle el registro
El botón le permite modificar el registro
El botón le permite eliminar el registro.
D. VISTA A DETALLE EL REGISTRO
Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:
En la cual el botón le permite ir a la página anterior.
El botón le permite modificar el nombre al área
El botón le permite eliminar dicho registro.
63
Para todos los mantenimientos, se muestra el código del registro y su respectiva
descripción o datos particulares.
ELIMINAR UN REGISTRO Existen 3 formas de eliminar un registro:
11.. . Ubicándose en el listado general
Debe darse un click al recuadro de la opción la cual lleva a la siguiente
pantalla y luego dar click en el botón y ésta área automáticamente se
eliminará del listado.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual eliminar automáticamente el registro y luego lo
regresará a la pantalla principal de visualización del listado.
33.. Si desea eliminar todos los registros, seleccionar la casilla en la parte
superior o inferior del listado.
El asterisco de color rojo indica que ninguna pregunta puede quedar en
blanco.
64
1. MENU: MANTENIMIENTOS
1.1 AREA
En el menú principal seleccione la opción “Mantenimiento”, desplazándose hacia la
Derecha dar un clic en “Área”.
La primera pantalla que se muestra al seleccionar es el listado de áreas existentes
en la empresa.
Ingresar Nueva Área
Se hace presionando el botón el cual permite adicionar una nueva
área en la organización. Posteriormente aparecerá la pantalla:
65
En descripción debe ingresar el nombre de la nueva área, ésta se agregará al
presionar el botón o simplemente al presionar la tecla ENTER de su
teclado.
Para verificar su adición, puede desplegarlo o buscarlo mediante las opciones de
búsqueda anteriormente descritas.
Si no desea ingresar ningún área nueva, puede presionar el botón el
cual lo llevará nuevamente a la página de visualización y búsqueda de áreas.
Editar o Modificar AREA
Puede hacerse de dos formas:
11.. Ubicándose en el listado visualizado
Al presionar el botón , se despliega la siguiente pantalla:
En la cual se encuentra el botón el que le permite regresar a la página
anterior si no se quiere editar el registro.
66
El recuadro muestra el código de área
correspondiente a la base de datos
El recuadro en el cual puede cambiar nombre al
área. El tipo de entrada es alfanumérico.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
1.2 INSTITUCION FINANCIERA
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Inst. Financiera”.
INGRESAR NUEVA INSTITUCION FINANCIERA
Con el botón se desplegará la siguiente pantalla
El campo dirección acepta de todo tipo de caracteres necesarios
67
Luego de haber ingresado los 3 campos requeridos, se debe presionar el botón
o bastará con presionar la tecla ENTER de su teclado.
Posteriormente aparecerá el mensaje: “Registro Agregado Satisfactoriamente”
Si no desea ingresar ningún área nueva, puede presionar el botón el
cual lo llevará nuevamente a la página de visualización y búsqueda de registros.
Editar o Modificar Existen 2 formas para poder editar o modificar:
11.. Dándole click al icono se desplegará la siguiente pantalla:
En la cual los campos a modificar pueden ser Nombre, Dirección y
y/o Teléfono.
Para que el cambio sea efectivo, bastará con dar click sobre el botón
o presionando la tecla ENTER de su teclado.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
68
La modificación podrá apreciarse directamente en el listado de registros
principal.
69
1.3 PARAMETRO DESC RENTA
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose
hacia la derecha dar un clic en “Parámetros Desc. RENTA”.
Agregar Nuevo Parámetro de Renta
Se debe dar clic en el botón , luego se desplegará la siguiente pantalla:
En la cual se debe ingresar los campos requeridos. Luego dar clic sobre el botón
para que su adición sea efectiva, o simplemente presionar la tecla
ENTER de su teclado.
70
Modificar Registro
Existen 2 formas de modificar:
11.. Dar un clic en el icono que aparece en el listado general de
descuentos de renta:
Editar en los espacios en blanco del formulario la información que se requiera
configurar en el sistema
Al completar el formulario con los datos requeridos clic en “Editar” o presionar la
71
tecla ENTER de su teclado.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
1.4 TIPO DE DESCUENTO
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Tipo de Descuento”.
Ingresar un Nuevo Registro.
Luego de dar clic sobre el botón aparecerá la siguiente pantalla:
72
En la cual debe en el recuadro debe ingresar el nombre del nuevo tipo de descuento
y luego dar click sobre el botón o presionar la tecla ENTER de su
teclado.
Editar o Modificar Tipo de descuento
11.. Ubicándose en el listado de registros de tipo de descuento
Dándole click a al icono lo llevará a la siguiente pantalla:
Icono
Donde se debe ingresar el nombre correcto de tipo de descuento y posteriormente
dar click sobre el botón o presionar la tecla ENTER de su teclado,
inmediatamente lo llevará al listado general donde se podrá verificar los datos
correctos.
Si no desea hacer ninguna modificación puede regresar a la página anterior
presionando el botón
73
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
1.5 ESPECIALIDAD
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Especialidad”.
Crear Nueva Especialidad
Para iniciar se le debe de dar clic izquierdo sobre nuevo registro y se generara la
pantalla donde ingresaremos los datos necesario.
74
Se identifica de forma clara y precisa el área en el que agregara un nuevo registro
así como también nos da la opción de el cual es de mucha ayuda por
cualquier tipo de error en la ejecución del mismo así como también se nos presenta
el cuadro
el cual
es donde se ingresaran los datos a registrar el
asterisco color rojo que aparece en la parte superior de
descripción hace referencia que para poder agregar un nuevo registro es necesario
ingresar un dato por que de lo contrario se generara un cuadro de advertencia el cual
nos confirma que no se puede agregar ningún registro si no se escrito sobre el
campo requerido .
Se ingresara un dato correcto para verificar la funcionalidad del mismo.
Y se obtendrá el cual os confirma que el registro ya
esta agregado además se observara en un cuadro el dato agregado y el código de
especialidad que este obtuvo .
Editar o Modificar un Registro.
Existen 2 fomas:
75
11.. La edición de registros se logra mediante el icono en el cual se clic
izquierdo y al ejecutarse se obtiene el siguiente
resultado donde se especifica que la tarea a realizar es editar registros del área de
especialidad así como también se verifica el
área de especialidad a editar cuando se realiza la tarea a realizar obtendremos el
texto siguiente el cual nos reintegra que
nuestro registro ya fue actualizado.
Además se muestra el icono para ver registros el cual es se hace doble clic y se
obtiene en el cual aparece de forma detallada el código de
especialidad la descripción es decir cual es la especialidad del registro
Si no desea hacer ninguna modificación puede regresar a la página anterior
presionando el botón
2. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
1.6 AFP
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “AFP”.
76
En el módulo principal, hay 2 campos que difieren de los otros mantenimientos:
Es el porcentaje que se le descontara al empleado para la cotización de
AFP en base al sueldo de cada empleado.
Es el porcentaje que se le cancela a la AFP por tener a sus empleados
inscritos.
Ingresar Nueva AFP
77
Para lograr realizar la acción de nuevo registro se hace doble clic en y
se obtendrá lo siguiente:
En la cual verifica la acción a ejecutar que es agregar registro en el área de AFP y se
deben completar los datos requeridos y son requeridos todos aquellos que son
precedidos por un asterisco de color rojo.
Una vez completos los campos requeridos se podrá hacer clic sobre el botón
al ser agregado podremos observar esto
implica que se ejecuto de manera eficiente la tarea asignada por el usuario y
aparecerá en la tabla donde se encuentran todos los registros.
Si no desea agregar ninguna puede regresar a la página anterior presionando el
botón
Editar O Modificar AFP
78
Para la edición de registros nos valemos del icono mostrado que se identifica de la
manera siguiente y se observa que al hacer clic sobre el icono se ejecuta la
siguiente aplicación la cual nos muestra los registros que se pueden modificar y se
observa que el código de AFP no es valido a modificaciones.
Una vez establecidos los datos a modificar se hace clic en y nuestro registro
será almacenado y se observara el siguiente mensaje
el cual nos confirma la actualización del
registro.
Si no desea hacer ninguna modificación puede regresar a la página anterior
presionando el botón
1.7 CARGOS
La primera pantalla que se muestra al seleccionar es el listado de tipos de cargo
existentes en la empresa.
79
Ingresar Nuevo Cargo
Se hace presionando el botón el cual permite adicionar un nuevo
cargo a la organización. Posteriormente aparecerá la pantalla:
En descripción debe ingresar el nombre del nuevo cargo, éste se agregará al
presionar el botón o simplemente al presionar la tecla ENTER de su
teclado.
Para verificar su adición, puede desplegarlo o buscarlo mediante las opciones de
búsqueda anteriormente descritas.
Si no desea ingresar ningún nuevo cargo, puede presionar el botón el
cual lo llevará nuevamente a la página de visualización y búsqueda de cargos.
Editar o Modificar datos de Cargo
Puede hacerse de dos formas:
11.. Ubicándose en el listado visualizado
Al presionar el botón , se despliega la siguiente pantalla:
80
En la cual se encuentra el botón el que le permite regresar a la página
anterior si no se quiere editar el registro.
El recuadro muestra el código de
área correspondiente a la base de datos
El recuadro en el cual puede
cambiar nombre al cargo.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
1.8 TIPO DE FALTA
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose
hacia la derecha dar un clic en “Tipo de falta”.
81
En el menú de mantenimiento podemos observar la opción Tipo de Falta la cual nos
ayuda a establecer faltas que son cometidas por los empleados.
La aplicación que se podrá observar después de haber hecho clic en tipo de falta
será la siguiente:
Agregar un nuevo registro El usuario podrá ingresar un nuevo registro a través de esta herramienta la cual nos
presenta el siguiente icono el cual se encuentra ubicado de la forma
82
siguiente al hacer clic en nuevo registro nos ubicara
en la siguiente aplicación que es donde se agregara
Y el nuevo registro agregado se podrá identificar en nuestro cuadro donde aparecen
los demás registros.
Editar o Modificar Los registros tienen la opción de actualizarlos por cualquier tipo de situación
imprevista que suceda el icono de edición de registros se representa mediante la
cual se encuentra ubicada de la siguiente manera:
En la actualización de los registros se presenta a continuación:
83
Como se muestra se identifica de una manera especifica lo que se pretende hacer en
mantenimiento de tipo de falta.
Las ediciones necesarias se mostraran en la tabla correspondiente a tipo de falta.
1.9 MOTIVO DE AUSENCIA
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Motivo de ausencia”.
84
Ingresar un Nuevo registro de motivo de ausencia
Se debe dar clic sobre el botón encerrado en color rojo:
En el recuadro debe escribir la
descripción o nombre del tipo de ausencia a guardar en el sistema.
El recuadro Indica si el nuevo
motivo de ausencia será con goce de sueldo o No Dando clic en el botón
despegable para ver la lista de las opciones en este caso elegir SI o
NO según corresponda.
Un ejemplo de este caso podría ser el que se muestra a continuación :
85
El sistema se regresará al listado inicial donde puede ser el nombre del nuevo
registro donde también aparece la leyenda: “Registro agregado satisfactoriamente”
Editar o Modificar Registros
Existen 2 formas de realizarlo:
11.. Para modificar un registro ya existente, dar clic en la opción que
aparece en el listado general:
Al completar el formulario con los datos requeridos se debe dar clic en el botón
Editar
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
86
Al darle clic en Editar el registro será automáticamente guardado en el
sistema.
1.10 PARENTESCO
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Parentesco”.
Ingresar nuevo parentesco
Se hace presionando el botón el cual permite adicionar un nuevo
parentesco en la organización. Posteriormente aparecerá la pantalla:
87
En descripción debe ingresar el nombre del nuevo parentesco, ésta se agregará al
presionar el botón o simplemente al presionar la tecla ENTER de su
teclado.
Para verificar su adición, puede desplegarlo o buscarlo mediante las opciones de
búsqueda anteriormente descritas.
Si no desea ingresar ningún parentesco nuevo, puede presionar el botón
el cual lo llevará nuevamente a la página de visualización y búsqueda de
parentescos.
Editar o Modificar Registros
Puede hacerse de dos formas:
11.. Ubicándose en el listado visualizado
Al presionar el botón , se despliega la siguiente pantalla:
88
En la cual se encuentra el botón el que le permite regresar a la página
anterior si no se quiere editar el registro.
El recuadro muestra el código de área
correspondiente a la base de datos
El recuadro en el cual puede cambiar nombre al
parentesco.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
1.11 PARAMETRO ISSS
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose
hacia la derecha dar un clic en “Parámetros Desc. ISSS”.
Editar o modificar parámetro de ISSS
89
Clic en el icono editar registro.
Luego aparecerá el siguiente formulario;
Realice los cambios y presione el botón “Editar” para actualizar los parámetros o
la opción de “Retornar” para cancelar la acción.
90
1.12 TIPO DE EVALUACION
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose
hacia la derecha dar un clic en “Tipo de Evaluación”.
Ingresar Nuevo Registro
Al dar clic en el botón se desplegará la siguiente pantalla:
En la cual deberá ingresar el nuevo tipo de evaluación.
Para que el nuevo registro sea agregado, bastará con dar clic sobre el botón o
solamente presionando la tecla ENTER de su teclado.
Se podrá verificar el nuevo registro inmediatamente en el listado de todos los
tipos de evaluación.
91
Si no desea ingresar ningún área nueva, puede presionar el botón el
cual lo llevará nuevamente a la página de visualización y búsqueda de registros.
Modificar tipo evaluación
11.. Ubicándose en el listado visualizado
Al presionar el botón , se despliega la siguiente pantalla:
En el recuadro puede cambiar nombre de tipo de
evaluación.
El cambio será efectivo al dar click sobre el botón o con
presionar la tecla ENTER de su teclado.
92
En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
E botón le permite regresar a la página anterior si no se quiere editar
el registro.
1.13 CUESTIONARIO
En el menú principal seleccione la opción mantenimiento, desplazándose hacia la
derecha de un clic en “Cuestionario de Evaluación”
Crear un Nuevo Cuestionario Dar un clic en la opción “nuevo registro”
93
A continuación aparecerá el siguiente formulario , donde tendrá que completar
cada línea en blanco con las preguntas para la evaluación que se quiere
realizar y que serán guardadas en el sistema .
Luego presionar el botón siguiente para terminar de completar el
cuestionario escribiendo las preguntas en los espacios en blanco:
94
En la parte inferior de este formulario aparece mediante el
botón despegable seleccionar de lista , para que área estará dirigido el
cuestionario.
Cuando este completado el cuestionario con las preguntas ,y este
seleccionado el área hacia la que va dirigido , clic en el botón para
que quede completamente registrado en el sistema.
2. MENU: PERSONAL
2.1 PERSONAL-DATOS GENERALES
En el menú principal seleccione la opción”Personal”, desplazándose hacia la derecha
dar un clic en “Datos Generales”
95
VER REFERENCIAS Existen 2 formas de ver referencias:
11.. Se desplegará la pantalla del listado de curriculums ingresados inmediatamente
al ingresar al menú Datos Generales, en la cual aparece la opción referencias que
lo lleva a ver las referencias del candidato.
Posteriormente de dar clic al botón, puede tener la opción de ingresar un nuevo
registro de referencia al candidato si lo desea, también se muestra el nombre del
candidato.
También tiene la opción de eliminar dicha referencia presionando el botón
En caso se haya cometido un error al ingresarlo:
96
22.. Al dar clic sobre el botón del listado general, se desplegará el detalle de los
datos generales en el cual aparece el botón para ver referencias:
La cual lo llevará al listado de referencias del candidato.
INGRESAR UN NUEVO CURRICULUM
97
Clic en el icono de Nuevo Registro.
Al dar clic en nuevo registro se desplegara el siguiente formulario donde se
completara con la información del currículo a guardar en el sistema.
98
Estado Civil. En la casilla de “Estado Civil” se encuentra una lista de selección (se muestra
en el circulo rojo) donde se seleccionara el estado civil de la persona según
indique en el currículo físico que entregue el solicitante .
Fecha de Nacimiento. En la casilla “Fecha de Nacimiento” se encuentra el icono d e un calendario ,
donde al darle clic se despliega .
Mediante este calendario se indicara la fecha de nacimiento del solicitante .
Sexo. En la casilla “Sexo” aparece una lista de selección donde se elegirá una de las
dos opciones que aparecen detalladas .
Código Especialidad En al casilla “Código Especialidad “ se muestra una lista despegable, donde se
seleccionara la opción de la lista ,según sea la especialización de la persona
solicitante a la plaza laboral.
99
Usuario.
En la Casilla “Usuario que ingresa “ se muestra el usuario que ha entrado al
sistema y el cual ha ingresado el curriculum .
Se identifica en la parte inferior del formulario del curriculum.
2.2 CONTRATACIONES
En el menú principal seleccione la opción “Personal”, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Contrataciones”.
Se desplegarán los curriculums sin ser aún contratados:
100
Muestra los currículums que ya fueron contratados
Permite da de baja al currículo para su contratación.
AGREGAR EMPLEADO Luego de dar clic sobre el botón Contratar, se desplegará la pantalla para ingresar
los datos de contratación:
101
En la parte superior se muestra el nombre del candidato a contratar.
Debe ingresar los datos obligatorios en los espacios en blanco
En el campo “foto” debe dar clic sobre el botón para poder buscar la
foto del candidato en la carpeta donde se encuentre almacenada o simplemente
puede no agregar una foto.
El campo, “Fecha de vencimiento” tiene el botón el cual le permite ingresar
la fecha de vencimiento del contrato del empleado o también puede ingresar la
fecha directamente en el espacio en blanco en formato de dos dígitos.
En los campos “Código AFP”, “Área”, “Cargo” y “Nombre del jefe” aparece el
selector al cual debe dársele clic para poder elegir una de las opciones del
menú que se le desplegará.
Para que la adición sea efectiva debe presionar el botón o presionar
la tecla ENTER de su teclado.
El botón le permite retornar a la página anterior.
2.3 RECONTRATACIONES
En el menú principal seleccione la opción”personal”, desplazándose hacia la derecha
dar un clic en “Re Contrataciones”
102
Luego se desplegará el módulo principal:
El cual muestra el listado de empleados en el estado inactivo, es decir, empleados
que trabajaron en la empresa y que están siendo considerados para reingresar.
Para dar efecto a la recontratación, se debe dar clic al botón , el cual lo
llevará a la siguiente pantalla:
2.4 EMPLEADOS
En el menú principal seleccione la opción “Personal”, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Empleados”:
103
Se desplegará el listado de todos los empleados activos en la empresa:
CAMBIAR DATOS DE EMPLEADO
104
Una vez que se le ha dado clic al icono de editar registro en el listado general se
enviará al usuario a un módulo donde podrá realizar los cambios necesarios en la
ficha del empleado.
A continuación se despliega la siguiente pantalla:
En este módulo el usuario podrá editar los datos del
empleado seleccionado.
En la parte superior del formulario aparece el
nombre y apellido del empleado al cual serán
editados sus datos.
Algunos campos aparecen deshabilitados ya que estos campos no se pueden
modificar porque son datos que aparecen predefinidos.
Para modificar los datos de los campos deshabilitados el usuario deberá accesar al
módulo correspondiente.
Al darle clic a este icono se retornara a la página anterior en la cual se
encuentra el listado de los empleados.
Una vez se ha realizado todas las modificaciones en los datos del
empleado mostrados en el formulario presentado anteriormente se da clic
en el botón llamado Editar para guardar las modificaciones.
105
3. MENU: ACCIONES
3.1 EVALUACION
En el menú principal seleccione la opción “Acciones”, desplazándose hacia
la derecha dar un clic en “Evaluación”.
Aparecerá el módulo de evaluaciones:
Esta es l a tabla en la cual se listan los registros de evaluación. En la tabla se
encuentran dos columnas donde se encuentra el tipo de evaluación y la descripción
de la evaluación.
Existe una tercera columna, en ella se encuentra ubicado el link que lleva al usuario
al modulo donde se encuentra las preguntas y la metodología de evaluación.
106
Cuando el Usuario deba realizar una evaluación deberá darle
clic sobre “Evaluar empleado” que se encuentra ubicado en la
tabla que lista todos los tipos de evaluación que se pueden
realizar.
Una vez que el usuario a dado clic en Evaluar Empleado al usuario se le enviará a un
formulario con las preguntas a realizar y el combo con la ponderación de cada
pregunta tal como se muestra en la figura.
Primeramente debe seleccionar al empleado que se evaluará. Esto se hace en el
campo “cod emple” dando clic en el selector
Este en el formulario, en el se encuentran
15 preguntas que el usuario podrá utilizar
para evaluar cada empleado.
En este combo se encuentra la
nota de cada pregunta, que va desde 1
hasta 5 que es el puntaje más alto que
puede tener una pregunta
La puntuación máxima de todas las
preguntas es 75 puntos que indica un
desempeño Excelente.
El asterisco de color rojo indica que ninguna pregunta puede quedar sin
puntuación o dejarlo los campos en blanco.
Este icono representa un calendario con el cual el usuario podrá elegir la
fecha dando un clic sobre el icono para poder registrar la fecha en la que se
107
esta realizando la evaluación.
Una vez que el empleado a contestado todas las pregunta y el usuario
a ponderado cada pregunta deberá darle clic en el botón agregar para
hacer efectiva la evaluación.
Despliega los empleados actuales para poder evaluar
108
3.2 REGISTRO DE FALTAS
En el menú principal seleccione la opción “Acciones”, desplazándose hacia
la derecha dar un clic en “Registro de Faltas”.
En este modulo el usuario podrá registra todas las faltas que comentan los
empleado.
El listado de los empleados que han cometido una falta o mas a parecerán en la una
tabla que contiene los datos del empleado.
109
La tabla donde aparece los registro de los empleado que tienen faltas cometidas esta
compuesta por 7 columnas, de la cuales 4 columnas detallan el registro de la falta.
E
n la columna Fecha Registro indica cuando fue ingresada la falta.
En la columna Fecha Falta se encuentra la fecha en la que fue cometida la falta, en
la columna Código-Empleado aparece el código del empleado y el nombre completo,
y en la columna Código Falta se encuentra el código de la falta y el nombre de falta.
INGRESAR NUEVO TIPO DE FALTA Para ingresar un nuevo registro el usuario deberá dar clic en el botón “Nuevo
Registro” que esta ubicado en la parte superior de la tabla donde esta el listado de
los registros.
Una vez que el usuario le ha dado clic en nuevo registro se enviará al usuario al
módulo en el cual podrá hacer efectivo el registro.
110
En este módulo el usuario registrará la fecha en la que el empleado cometió la falta,
el código y nombre del empleado que cometió la falta, el código de la falta y el
comentario del registro.
El nombre de los empleado aparecen predefiníos en el recuadro que está a
continuación del campo Fecha de Falta, como también el código de falta.
Este icono representa un calendario con el cual el usuario podrá elegir la
fecha dándole un clic sobre el icono para ingresar la fecha en la que fue
cometida la falta.
Con este link el usuario podrá retornar a la página anterior para ver el
registro que se ha ingresado.
Una ves que se llenado todos los campos para hacer efectivo el registro
de la falta el usuario deberá dar clic en el botón llamado agregar para
guardar el registro de la falta.
MODIFICAR TIPO DE FALTA A UN EMPLEADO
111
Existen 2 formas:
11.. Del listado principal, presionar el botón , el cual lo llevará a la siguiente
pantalla:
En la cual los campos a modificar son “fecha de registro”, “Código de empleado” en
el cual puede seleccionar al empleado a modificar. “Código de falta” si se le quiere
cambiar la falta cometida.
Para que los cambios tengan efecto, debe presionar el botón o
presionando ENTER de su teclado.
En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe la opción la cual conlleva a la opción 1.
3.3 AUSENCIAS
En el menú principal seleccione la opción “Acciones”, desplazándose hacia
la derecha dar un clic en “Ausencias”:
112
El menú de ausencias nos muestra, las personas que no trabajaran desde una fecha
de inicio hasta una de fin, el nombre de la persona y el motivo de su ausencia.
CREAR UN NUEVO REGISTRO DE AUSENCIA
Al dar clic sobre el botón se desplegará la siguiente pantalla:
113
La fecha de registro se llena automáticamente, luego para crearlo hay que hacer lo
siguiente:
En Fecha Solicitud* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de solicitud.
En Fecha Inicial* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de inicio de la ausencia.
En Fecha Final* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de fin de la ausencia.
En Código Empleado* dar clic al campo y aparecerán los empleados, seleccionar el
empleado que solicita la ausencia o estuvo ausente.
En Código Ausencia* dar clic al campo y aparecerán los motivos de ausencia,
seleccionar el motivo.
En Autoriza* poner nombre de quien autoriza la ausencia.
114
Terminado esto, el usuario que registra aparecerá automáticamente, y simplemente
hacer clic en el botón y el nuevo registro ha sido creado satisfactoriamente
: todos los campos son necesarios, por lo tanto si no se llenan no se podrá
agregar el registro.
3.4 DESCUENTOS POR APLICAR
En el menú principal seleccione la opción “Acciones”, desplazándose hacia
la derecha dar un clic en “Descuentos por aplicar”.
Este nos muestra un descuento a un empleado, la fecha inicial y final del descuento,
el monto a descontar, el nombre del empleado y la razón del descuento.
AGREGAR UN NUEVO DESCUENTO POR APLICAR
En la pantalla principal, dar clic sobre el botón , luego se desplegará la
siguiente pantalla:
115
La fecha de registro se llena automáticamente, luego para crearlo hay que hacer lo
siguiente:
En Fecha Inicial* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de inicio del descuento.
En Fecha Final* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de fin del descuento
En Monto* ponemos la cantidad de dinero a descontar.
En Código de empleado*: dar clic al campo y aparecerán los empleados, seleccionar
el empleado al que se le hará el descuento.
En Código de descuento* dar clic al campo y aparecerá los tipos de descuento,
seleccionar el tipo.
Terminado esto, el usuario que registra aparecerá automáticamente, y
simplemente hacer clic en . Listo el nuevo registro ha sido creado
satisfactoriamente
116
todos los campos son necesarios, por lo tanto si no se llenan no se podrá agregar
el registro.
3.5 PRESTAMOS
En el menú principal seleccione la opción “Acciones”, desplazándose hacia
la derecha dar un clic en “Prestamos”.
El menú nos muestra las personas que tienen préstamos vigentes con instituciones
financieras, la fecha de inicio y fin del descuento, el nombre del empleado, el nombre
del banco, la cuota y en que quincena se aplicara el descuento.
117
AGREGAR NUEVO CONCEPTO DE DESCUENTO
Dar clic sobre la opción , se desplegará la siguiente pantalla:
La fecha de registro se llena automáticamente, luego para crearlo hay que hacer lo
siguiente:
En Fecha Inicial* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de inicio del préstamo.
En Fecha Final* damos clic al calendario que aparece a la derecha este nos
abrirá un calendario donde pondremos la fecha de fin del préstamo.
En Código Empleado* dar clic al campo y aparecerán los empleados, seleccionar el
empleado que tiene el préstamo.
118
En Código de institución* dar clic al campo y aparecerán los nombres de los
bancos, seleccionar uno.
En Cuota* poner la cantidad a descontar.
En Quincena* dar clic al campo y aparecerán 2 opciones: quincena 1 y quincena 2,
seleccionar en cual quincena se aplicará el descuento.
Terminado esto, el usuario que registra aparecerá automáticamente, y simplemente
hacer clic en . Listo el nuevo registro ha sido creado satisfactoriamente.
EDITAR TIPO DE DESCUENTO PARA UN EMPLEADO Existen 2 formas
11.. Al presionar el botón del listado principal se desplegará la siguiente pantalla:
119
En la cual se despliegan los campos que pueden ser modificados, que son “Fecha
inicial”, y “Fecha de vencimiento”, en la cual aparecen los botones para escribir
las fechas, o simplemente puede ingresar las fechas del teclado en formato de dos
dígitos.
También puede seleccionar “Empleado”, con el selector
En “Institución” debe seleccionar la Institución que aplicará el descuento
En “Cuota” debe ingresar el número de cuota a descontar
En “Quincena” debe ingresar la quincena a la cual se aplicará dicho descuento.
El cambio tendrá efecto al presionar el botón o presionando la tecla ENTER
de su teclado.
22.. En la pantalla de VER REGISTRO después de haber presionado también
existe
la opción la cual conlleva a la opción 1.
120
4. MENU: PLANILLAS.
4.1 COMISIONES
Como se muestra en la figura anterior comisiones se encuentra ubicada en el menú
de planillas.
La aplicación de planillas se mostrara de la siguiente manera:
Se observa en la esquina superior izquierda el área a la que pertenece la aplicación
en este caso COMISION.
NUEVO REGISTRO
121
Un nuevo registro se puede agregar mediante el icono el cual al hacer
clic sobre el presenta la siguiente aplicación:
La cual nos muestra a que área se agregara el registro así como también se
observa que hay campos requeridos que son aquellos que tienen un asterisco el
cual se muestra de la siguiente manera en la aplicación es decir si no se llenan
los campos no permite agregar el registro y se generara el siguiente cuadro de
advertencia:
El cual se generara siempre y cuando no se cumplan con los datos requeridos.
Cabe destacar que las comisiones se les dará únicamente a los vendedores es decir
en el código de empleado aparecerán registrados solamente los vendedores.
122
Al hacer clic en agregar y nos ingrese el nuevo registro podremos ver el siguiente
mensaje y se observara en la tabla de registros
Se observa que se agrego de manera satisfactoria.
EDITAR REGISTRO.
Editar registros se identificara mediante el icono el cual nos dará la opción de
poder rectificar cualquier tipo de error al ingresar el dato o el registro.
123
Como se identifica aparecen los datos ingresados y se da la posibilidad de rectificar
los datos erróneos.
Al dar editar aparecerá nos verificara los
cambios realizados.
4.2 PLANILLA QUINCENAL.
En el menú de planillas se identifica el sub menú donde aparece ubicado planilla
quincenal el cual al hacer clic sobre planilla quincenal nos generara la aplicación
siguiente:
124
En la cual se puede verificar los datos de la planilla y la cantidad de planillas
cerradas y la que esta en proceso.
Hay dos estados para las planillas las cuales son:
Es decir ya no se puede volver a calcular son de la quincena que se pago
y se observa en los datos de registros la fecha de la planilla cerrada.
Hace referencia que aun esta siendo calculada y que no ha llegado la
fecha de cerrarla es decir ya se el 15 de cada mes o el 30-31 de cada mes que son
las fechas en las que se tendrán que cerrar.
Es importante observar que en la planilla que aparece como cerrada no se observa el
icono de editar registro más en la planilla que esta en proceso si se puede editar.
Al hacer clic sobre editar registro que se identifica mediante el icono generara
la aplicación que a continuación se mostrara
Brinda una mayor especificación acerca de la planilla en proceso como la fecha de
inicio así como la fecha fina, tipo de planilla y el código así como también muestra el
estado de la planilla.
125
Además muestra el botón calcular / imprimir el cual al hacer clic nos presenta lo
siguiente:
La cual nos da la posibilidad de verificar los datos de los empleados así como
también se puede mandar a imprimir desde la misma aplicación mostrada.
Es de gran importancia mencionar que solamente cuando estén cerradas todas las
planillas se observara el icono de agregar nueva planilla cuando una de las planillas
este en proceso no se podrá ver determinado icono.
Al igual que ver registros se observara los datos fundamentales de la planilla
126
4.3 CIERRE PLANILLA QUINCENAL
En el menú principal seleccione la opción “Planillas”, desplazándose hacia la derecha
dar un clic en “Cierre planilla Quincenal”.
Inmediatamente aparecerá la información detallada de las planillas cerrada o en
proceso
127
Una planilla que indique en su estado cierre: CERRADA hace referencia ,a una
planilla que ya ha sido solventada, y pasa hacer planilla histórica.
Una planilla que indique en su estado cierre: EN PROCESO hace referencia ,a
una planilla que todavía NO ya ha sido solventada, y que esta siendo procesada
para su cierre.
Ver un registro Al darle clic al icono en forma de lupa
Se podrá ver ese registro más detalladamente, así como el siguiente ejemplo:
Al darle clic en “Cierre de Planilla” inmediatamente se cerrara la planilla, habiendo
cumplido el lapso de tiempo hasta su fecha final.
128
4.4 PLANILLA DE AGUINALDO.
Se encuentra ubicado en el menú de planillas la pantalla principal:
En la esquina superior izquierda se observa el menú donde identifica que nos
encontramos en el menú de aguinaldos.
Además se encuentra aclarado que las planillas de aguinaldo son anuales.
129
Se puede observar mediante el cuadro establecido en el sistema si la planilla de
aguinaldos esta cerrada o en proceso si esta cerrada y se quiere ver se utiliza el
icono y podremos observar lo siguiente:
Mediante la tabla anterior se puede observar la fecha de planilla, el código y datos
que resultan ser importantes.
Además se puede observar cuando la planilla se encuentra en proceso es decir aun
esta en periodo de elaboración.
130
Se puede editar mediante el icono el cual al dar clic derecho generara la
siguiente aplicación
En la cual se muestra la opción calcular /imprimir la cual funciona para el proceso
de calculo de la planilla la cual pasa a ser planilla de aguinaldo cerrada.
Se identifican todos los datos que se encuentran en ella de manera anual.
4.5 CIERRE PLANILLAS DE AGUINALDO.
En el menú principal seleccione la opción planillas, desplazándose hacia la derecha
dar un clic en “Cierre Planillas de Aguinaldo”.
131
Para realizar un cierre de planillas de aguinaldos el usuario tendrá que seleccionar
del menú principal al opción “Planillas” posteriormente el usuario deberá seleccionar
la opción cierre de planillas de aguinaldo tal como se muestra en la figura 1.
Una vez se ha seleccionado la opción “Cierre Planillas de Aguinaldo” que se
encuentra ubicado en el Submenú de la opción Planillas que se encuentra en el
menú principal, se enviara al usuario al modulo en el cual podrá hacer el cierre
satisfactorio de la planilla de aguinaldo.
En esta figura se presenta una tabla
con todos los registros de las planillas
de aguinaldo que están cerradas y las
que están en proceso (no cerradas).
La tabla cuenta con las columnas:
código Planilla, Fecha de Inicio,
Fecha Final, Cierre, Tipo de Planilla.
Columnas que brindan una información al usuario muy importante.
Código Planilla: En la columna código planilla, se lee el código correspondiente a
cada planilla.
132
Fecha Inicio: En la columna fecha inicio se lee la fecha inicial del periodo en la que
inicia la planilla de aguinaldo.
Fecha Final: En la columna fecha final se lee la fecha en la que finaliza el periodo la
planilla de aguinaldo.
Cierre : En la columna cierre se lee el estado en el que se encuentra la planilla
de aguinaldo que puede ser “Cerrada” que significa; que la planilla fue
cerrada por lo tanto no se puede modificar o borrar los datos que en ella se
encuentren y puede ser “En proceso” que significa; que la planilla de aguinaldo
aun se esta procesando y se cerrar hasta que el usuario lo crea conveniente.
Tipo Planilla: Se lee y se identifica el nombre de la planilla que en este caso es de
tipo aguinaldo.
El usuario al momento de cerrar la planilla de aguinaldo deberá darle clic
a este icono que lo enviará al módulo donde se cerrara la planilla de
aguinaldo.
En la figura se muestra una tabla con la
información de la planilla de aguinaldo que se
cerrará. Para que un cierre de planilla de
aguinaldo sea realizado satisfactoriamente el
usuario deberá dar clic en el link “Cierre de
Planilla de Aguinaldo”..
133
Una vez que el usuario le ha dado clic al link que aparece señalizado por una flecha
en la figura , al usuario se le presentara un mensaje advertencia de el cual hace
referencia que el “Proceso de cierre de planilla es irreversible” .
Detalle del mensaje:
Mensaje de advertencia que le
aparece al usuario al momento de
hacer efectivo el cierre de una o más planilla de aguinaldo.
El usuario deberá darle clic en “el botón Aceptar” para terminar con el proceso
de el Cierre de la Planilla de Aguinaldo o
“el botón Cancelar” para cancelar en proceso del Cierre de la Planilla de
Aguinaldo.
5. MENU: CONSULTAS
5.1 EXPEDIENTES EMPLEADOS
En el menú principal, se despliega al lado derecho la siguiente opción:
134
El módulo principal, muestra la siguiente pantalla:
En la cual, se muestra el listado de empleados tanto activos como inactivos.
Si se da clic sobre el botón se despliega el detalle de dicho currículo solo para
consulta.
5.2 CURRICULUMS
En el menú principal seleccione la opción “consultas”, desplazándose hacia
la derecha dar un clic en “Curriculums”.
135
AREA DE CONSULTA
Muestra todo el listado de los curriculums ingresados, los
empleados y no empleados
Si desea hacer la búsqueda de un nombre de candidato o empleado
en
Específico.
Si desea hacer la búsqueda digitando en número de DUI o NIT de la
persona a buscar.
Si desea filtrar todas las personas que tienen la especialidad digitada
en
el área blanca.
136
DESCRIPCION DEL MODULO En esta opción se pude consultar el currículo de cualquier aspirante o empleado de
la empresa.
Al dar clic sobre el botón se despliega la siguiente pantalla:
En la cual se muestra el detalle de los datos del currículum.
En la parte de arriba se muestra el nombre del aspirante o empleado.
Le permite volver a la página anterior
137
6. MENU: REPORTES
6.1 PLANILLAS HISTORICAS
En este modulo se almacenaran todas las planillas que han sido canceladas y
cerradas.
Acá con este modulo podremos ver el numero de paginas
que existen pudiendo adelantas o retroceder paginas.
138
Con este combo podemos ver el número de registros
que deseamos visualizar.
En esta tabla aparece el código de planilla, la fecha inicial y final de la planilla y el
estado de la planilla si esta en proceso o si esta cerrada.
6.2 PLANILLA DE AGUINALDO HISTÓRICA
En la planilla de Aguinaldo Histórico brinda al usuario los registros de las planillas
cerradas y las que están en proceso de cierre.
139
La información de las planillas aparecen en una tabla con 6 columnas que le brindan
información al usuario, esta información de divide en el código de planilla, fecha
inicio, fecha final, cierre, y tipo de planilla. Ver figura 2.
La tabla cuenta con las columnas: código Planilla, Fecha de Inicio, Fecha Final,
Cierre, Tipo de Planilla. Columnas que brindan una información al usuario muy
importante.
Código Planilla: En la columna código planilla se lee el código correspondiente a
cada planilla.
Fecha Inicio: El la columna fecha inicio se lee la facha inicial del periodo en la que
fue expedida la planilla de aguinaldo.
Fecha Final: En la columna fecha final se lee la fecha en la que finaliza el periodo la
planilla de aguinaldo.
Cierre: En la columna cierre se lee el estado en el que se encuentra la planilla de
aguinaldo que puede ser “Cerrada” que significa; que la planilla fue cerrada por lo
tanto no se puede modificar o borrar los datos que en ella se encuentren y puede ser
“En proceso” que significa; que la planilla de aguinaldo aun se esta procesando y no
se puede cerrar hasta que el usuario lo crea conveniente.
Tipo Planilla: Se leer y se identifica el nombre de la planilla que en este caso es de
tipo aguinaldo.
140
El icono del impresor envía al usuario a la vista preliminar de las planillas de
aguinaldo históricas antes de imprimirla, el icono solo aparece en tabla
cuando una planilla esta cerrada.
Cuando el usuario ha dado clic en el icono del impresor se envía al usuario a una
vista preliminar, en esta aparece una taba con toda la información correspondiente.
La tabla cuenta con 9 columnas como lo son: Código del empleado, nombre,
apellido, sueldo mensual, aguinaldo, Desc. Renta, Total Dec. Total Liquido y la firma
del empleado.
En la vista preliminar se observa los espacios para las firmas correspondiente como
lo son: la firma de la persona que elaboro la planilla de aguinaldo “Elaborado por”,
seguido de la firma de la persona que lo ha revisado “Revisado por” y por ultimo la
firma de la persona que ha autorizado la planilla de aguinaldo haciendo constar que
todo esta en orden.
141
Dándole clic a icono del impresor el usuario podrá imprimir la planilla de
Aguinaldo.
Este icono en forma de botón flecha le sirve al usuario para regresar a la
página anterior.
6.3 COTIZACIONES AFP.
Para realizar un reporte sobre cotizaciones AFP ir a Reportes, desplazándose a la
derecha clic en Cotizaciones AFP
Inmediatamente aparecerá el siguiente formulario.
142
Donde se seleccionara por medio de la lista desplegable en nombre de la AFP
En los campos de fecha inicio y fecha final el usuario especificara desea
consultar o imprimir de la cotización AFP hechos en fechas determinadas.
El sistema mostrara esta información siempre y cuando la planilla ya haya sido
cerrada.
Clic en filtrar para que empiece la búsqueda especificada de la
cotización AFP
143
Clic en limpiar para especificar otros rangos de fecha
Al darle clic en filtrar aparecerá los nombres de los empleados cotizantes según
sea la AFP seleccionada y la fecha especificada mostrando los datos requeridos.
En el siguiente ejemplo el rango de fecha es del primero de mayo del 2007 al 31 de
mayo del 2007 de una planilla ya cerrada
Cotización ISSS.
Esta opción se encuentra en la barra de menús, donde se deberá seleccionar la
opción Reportes y luego dar un clic a Cotizaciones ISSS, tal como se muestra en la
figura.
144
Por medio de esta interfaz se podrán consultar e imprimir todas aquellas cotizaciones
realizadas al ISSS; se deberá ingresar una fecha inicial y una fecha final, luego
presionar el botón Filtrar…
El botón Filtrar… permite mostrar
la selección de aquellas
cotizaciones que se encuentran
dentro de los límites establecidos
en los campos Fecha Inicial y
Fecha Final.
El botón Limpiar, borra cualquier dato ingresado en los campos de Fecha.
Una vez que se hayan realizado los pasos anteriores se podrá visualizar el siguiente
reporte que estará disponible para imprimirse.
Descuento de Renta
Para realizar un reporte sobre los descuentos de renta ir a Reportes,
desplazándose a la derecha clic en Descuento RENTA.
145
Inmediatamente aparecerá el siguiente formulario.
En el parámetro de fechas que se especificaran en la inicial y final corresponde a
las que el usuario desea consultar o imprimir de los descuentos de renta hechos
en fechas determinadas.
El sistema mostrara esta información siempre y cuando la planilla ya haya sido
cerrada.
Clic en filtrar para que empiece la búsqueda especificada de los
descuentos de renta.
Clic en limpiar para especificar otros rangos de fecha.
146
Al darle clic en filtrar aparecerán los descuentos de renta según sea la fecha
especificada.
En el siguiente ejemplo los rangos de fecha son del primero de mayo del 2007 al
31 de mayo del 2007 de una planilla ya cerrada.
6.4 CONSTANCIA DE RENTA.
A través de esta interfaz se podrá
visualizar en pantalla todas aquellas constancias de retención a cada uno de los
empleados que se encuentran activos en la organización.
Para acceder a ella, se deberá situar el ratón en la barra de menú, seleccionar
Reportes y luego dar un clic en
Constancia de Renta.
147
Su forma de uso es sencilla, únicamente debe seleccionar el año que se quiere
consultar y dar un clic en el botón FILTRAR...
Una vez que el año ha sido escogido y se ha hecho clic en el botón filtrar, se podrá
visualizar la constancia de retención correspondiente a cada empleado que labora en
la empresa.
148
7. MENU: SEGURIDAD
7.1 USUARIO
En el menú principal seleccione la opción “Seguridad”, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Usuarios”.
Inmediatamente se presentaran todos los Usuarios registrados en el sistema.
149
Nuevo Registro Para crear un nuevo registro , es decir ingresar un nuevo usuario , clic en el
icono “Nuevo Registro”.
En este módulo el usuario autorizado podrá ingresar toda la información necesario
para poder agregar el registro.
150
Descripción de Campos a digitar:
Fecha Alta: Se elige la fecha en la cual se ha hecho efectivo el registro.
Nombres: Se digita el nombre o los nombres del usuario que se esta registrando.
Apellidos: Se digita los apellidos del usuario que se esta registrando.
Unidad: Se digita la unidad o departamento a la que pertenece el usuario.
Email: Se digita el correo electrónico del usuario.
Teléfono: Se digita el número de teléfono del usuario que se esta registrando.
Extensión: Se digita la extensión que le pertenece dentro de la empresa.
Foto: Se ingresa la foto del usuario que se esta registrando.
Usuario: Se digita el nombre (Nombre del usuario) con el cual ingresara al sistema.
Clave: Se digita la una contraseña que le servirá al usuario para poder accesar al
sistema.
Nivel de Usuario: Se elige el nivel de usuario (Administrador, Operador, Consultor,
Contabilidad, etc.) al grupo de trabajo que pertenecerá el usuario cuando quiera
ingresar al sistema.
151
El ingreso de la información en este módulo es la primera parte para poder registrar a
un usuario en el sistema.
Clic en para continuar la segunda parte de registrar a un usuario
ingresando una observación, como la fecha de baja (Si ya no esta laborando en la
empresa) y el estado del Usuario que puede ser activo e inactivo.
Para digitar las observaciones el usuario se puede apoyar en un editor de texto. El
editor de texto posea características similares a la de la barra de formato que tiene
Microsoft Word, características como elegir tipo de letra, tamaño de letra, color de
letra etc.
Facha de Baja: Se ingresa solamente cuando se tenga una fecha determinada en
la cual el empleado dejara de laboral en la empresa.
Estado del Usuario: Se ingresa uno de los estados que pueden tener el usuario los
estados son: activos o inactivos. Se coloca estado inactivo cuando el usuario ya no
labora en la empresa y a la vez restringe la entrada de este usuario al sistema
152
Ver Registro El usuario podrá ver los registros dando clic en el icono “ver registro” (se presenta en
forma de lupa), el usuario podrá visualizar la información que esta registrada en el
sistema.
En este modulo el usuario visualizara los datos de los usuarios que esta registrado
en el sistema.
Editar o Modificar un registro Para modificar unos datos de algún registros existentes en el sistema, clic en el
icono “Editar Registro”
153
Se visualizarán todos los datos ya registrados (según sea el usuario seleccionado)
en el sistema con el propósito de cambiar los datos sin ningún problema.
Eliminar Registro
Para eliminar un registro , clic en el icono de “Eliminar Registro” recuadro en
blanco (cheque verde).
Dar clic en el botón Eliminar.
Al darle clic en el botón Eliminar, aparecerá el siguiente mensaje de confirmación.
154
Si se esta seguro de Eliminar el registro clic en Aceptar de lo contrario clic en
Cancelar.
7.2 NIVEL DE USUARIOS
En el menú principal seleccione la opción Seguridad, desplazándose hacia la
derecha dar un clic en “Nivel de Usuario”. En esta opción el usuario DBA
(administrador) tendrá acceso.
Aparecerá la siguiente pantalla donde se observan varias opciones que
después se describirán más detalladamente.
Una de las principales opciones es el “nombre de nivel de usuarios” donde es
importante aclarar que son diferentes grupos de trabajo que se forman en el
sistema para asignarle a ese grupo los diferentes permisos a los que va a
tener acceso y luego cuando se creen los usuarios solamente asignarles a
que grupo de trabajo pertenecen y por ende los permisos de acceso al
sistema que va a tener.
El nivel de usuario “Administrador” es el que va a tener acceso a todos los
módulos del sistema sin restricción alguna.
155
Agregar nuevo registro.
Para agregar un nuevo registro o un nuevo grupo de trabajo, clic en la
opción .
Inmediatamente aparecerá el siguiente formulario donde se ingresara en el
parámetro “Nivel de Usuarios “ el correlativo de los grupos que se están
ingresando, en el siguiente ejemplo se asume que ya esta ingresado el nivel
uno y el nivel dos.
156
En el parámetro “Nombre Nivel de Usuario” se ingresara el nombre del grupo el
cual se quiere crear , en el ejemplo anterior se muestra que se esta creando el
grupo de trabajo llamado INFORMATICA.
En este parámetro de Permisión aparecen una serie de
iconos los cuales se seleccionaran según sean los permisos a los cuales ese
grupo de trabajo tendrá acceso , en el ejemplo anterior se muestran
seleccionados y los cuales se identifican con
un cheque (verde) al darle clic en el recuadro en blanco.
Al seleccionar los permisos que este grupo de trabajo tendrá acceso clic en
“Agregar” para que el nivel nuevo quede guardado.
Ver Registro.
Para ver un registro completo ,clic en el icono “Ver Registro”, se mostrara
un registro completo.
157
158
Editar o modificar registro.
Para modificar un registro clic en el icono de “Editar Registro”
Inmediatamente aparecerá un formulario con el registro del nivel de usuario a
modificar.
En este ejemplo se presenta el nombre de nivel de usuario INFORMATICA el
cual se podrá cambiar por otro nombre. Al realizar los cambios clic en “Editar”.
Y si se han realizado cambios se guardaran.
159
Eliminar un Registro.
Para eliminar un registro , clic en el icono de “Eliminar Registro” recuadro en
blanco (cheque verde)
Dar clic en el botón Eliminar.
Al darle clic en el botón Eliminar, aparecerá el siguiente mensaje de confirmación
Si se esta seguro de Eliminar el registro clic en Aceptar de lo contrario clic en
Cancelar.
8. MENU: SESION
8.1 CAMBIAR CLAVE.
Para cambiar clave. En el menú principal seleccione la opción “Sesión”, desplazándose hacia la derecha
dar un clic en “Cambiar Clave”.
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Al darle clic en “cambiar clave” automáticamente aparecerá el siguiente
recuadro con los campos requeridos a completar , al confirmar la nueva clave,
clic en la casilla “Cambiar Clave”
Al cambiar clave, inmediatamente podrá ingresar nuevamente a la sesión con la
nueva clave.
161
CERRAR SESION
En el menú principal seleccione la opción “Sesión”, desplazándose hacia la derecha
dar un clic en “Cerrar Sesión”.
Inmediatamente aparecerá el recuadro, para que vuelva a ingresar con otro
usuario al sistema.