BIENVENIDA OBJETIVOS
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METODOLOGÍA CONTENIDOS
Bienvenidos al curso Conceptos
“Básicos en Gestión Documental”
Acompáñenos a conocer juntos la importancia de este trabajo en la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá
Socializar a los funcionarios de la Sede Bogotá, el marco normativo,conceptos básicos y herramientas en materia de gestióndocumental, en el ámbito de la Universidad Nacional de Colombia.
• Socializar la normatividad aplicable en materia de gestióndocumental.
• Describir los conceptos básicos en gestión documental.• Detallar características de la gestión documental asociados al
puesto de trabajo y en el contexto de la Universidad Nacional deColombia.
Objetivos Específicos
BIENVENIDA OBJETIVOS
Está en Objetivos
METODOLOGÍA CONTENIDOS
METODOLOGÍA
El presente curso se desarrollará a través de cinco módulos. Alfinalizar cada módulo el participante tendrá que desarrollar yaprobar una evaluación como requisito de certificación decompetencias.Se suministrarán enlaces, sitios de interés, presentaciones y lecturasque apoyarán el desarrollo de cada una de las temáticas.
BIENVENIDA OBJETIVOS
Está en Metodología
METODOLOGÍA CONTENIDOS
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3
4
1Generalidades
Gestión Documental
Organización de los Archivos de Gestión
Política Documental UN
5División de Gestión Documental UN
BIENVENIDA OBJETIVOS
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METODOLOGÍA CONTENIDOS
Módulo 1: Generalidades
En este capítulo se abordarán aspectos conceptuales y metodológicos que comprenden los
procesos de gestión documental.
Bienvenido
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Módulo 1: Generalidades
“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos”.
“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”
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La Organización Documental es el principal centro de eficiencia y
mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones
que habitualmente realizan trámites con documentos.
Módulo 1: Generalidades
Ésta permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas
de información, con el fin de obtener resultados óptimos en los
problemas organizacionales.
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Se evita la pérdida de documentos.
Se evita inconvenientes, sanciones,pérdida de tiempo en la gestiónadministrativa, fiscal y legal asociada.
SEGURIDADAcceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
CONTROLControl de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
FUNCIÓN DE CONSTANCIA Apoyo informativo para la toma de decisiones y por el poder probatorio que les concede la ley.
FUNCIÓN DE COMUNICACIÓNRecurso básico de información para los ciudadanos y garantia en la transparencia administrativa imprescindible en un estado de derecho.
Módulo 1: Generalidades
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Módulo 1: Generalidades
Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos.Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.
DIGITAL
Documento Electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos, generada, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.
ELECTRÓNICO
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Módulo 1: Generalidades
No. 01Documento de archivos (F/E)
No. 02Archivos institucionales (F/E)
No. 03Sistemas de información corporativos
No. 04Sistemas de administración de documentos
No. 05Sistemas de mensajería electrónica
No. 06Portales de internet y extranet
No. 07Tecnología en la nube
No. 08Cintas y medios de soporte (Backup)
No. 10Sistemas de bases de datos
No. 09Discos duros, servidores, medios portables
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Módulo 1: Generalidades
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Has terminado la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluaciónde auto-chequeo de las generalidades, con ella comprobarás losconocimientos adquiridos en este módulo.
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¡Éxitos!
Módulo 2
Módulo 2 : Gestión Documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por la entidades desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su acceso y conservación.
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar flujo de
documentos de todo tipo en una organización.
1 2
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Módulo 2 : Gestión Documental
Haga clic en cada uno de los pasos para ampliar la
información
EFICIENCIA
CONTROL Y SEGUIMIENTO
ECONOMÍA
PLANEACIÓN
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Módulo 2 : Gestión Documental
La planeación se deberá soportar en cada una de las funciones, ejecución de los flujos documentales y relación
normativa
La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y
archivístico que determine las utilidad de estos con
evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de
dicho análisis determinará si debe crearse o no un
documentos
PLANEACIÓN
EFICIENCIA
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Módulo 2 : Gestión Documental
PLANEACIÓN
EFICIENCIA
Aplicación de procesos automatizados se debe generar un proceso efectivo para el análisis del
cambio (Procesos y funciones)
Las entidades debe producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los que
una función o un proceso lo requieran.
ECONOMÍA
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Módulo 2 : Gestión Documental
PLANEACIÓN
EFICIENCIA
ECONOMÍAControl de consumo y gasto entorno a los procesos documentales, medición y mejora
continua.
Las entidades deben evaluar en todo
momento los costos derivados de la gestión
de sus documentos buscando ahorrar en los diferentes procesos de la función archivística.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
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Módulo 2 : Gestión Documental
Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la
totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de
todo el ciclo de vida.
Implementación de métodos y mecanismos para el control del desperdicio y la
reducción en actividades innecesarias.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
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Módulo 2 : Gestión Documental
Las entidades deberánimplementarmecanismos quegaranticen que losdocumentos estándisponibles cuando serequiere y para laspersonas autorizadaspara consultarlos yutilizarlos.
Oportunidad
Los documentos sonevidencia de lasactuaciones de laadministración y por lotanto respaldan lasactuaciones de losservidores y empleadospúblicos.
Los documentos debeestar disponibles cuandose requieran indepen-dientemente del mediode creación.
Los documentos de archivodebe ser agrupados enclases o categorías (series,subseries y expedientes)manteniendo las relacionessecuenciales dentro de unmismo trámite
Los documentos restantesde un mismo trámite debenmantener el vínculo entresi, mediante laimplementación desistemas de clasificación,sistemas descriptivos ymetadatos de contexto,estructura y contenido, deforma que se facilite sugestión como conjunto.
Las entidades deben evitarla producción dedocumentos impresos enpapel cuando este medio nosea requerido por razoneslegales o de preservaciónhistórica, dada lalongevidad del papel comomedio de registro deinformación.
Transparencia Disponibilidad AgrupaciónVínculo
archivísticoProtección del
medio ambiente
1. Aseguramiento de la disponibilidad, “Plan de Continuidad”.2. Respeto a la organización, disponibilidad y conservación de los fondos documentales en diferentes entornos.3. Respecto a las disposiciones en los instrumentos archivísticos (CCD, TRD).4. Aplicación de técnicas, mejores y prácticas, disposiciones normativas y respeto a los principios archivísticos.5. Mecanismos de preservación de modelos de Cero Papel.
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Módulo 2 : Gestión Documental
5
1 Contar con una política de Gestión Documental aprobada por el sujeto obligado.
2Contar con un archivo institucional
3 Elaborar, aprobar y publicar sus Tablas de Retención Documental.
4Diseñar políticas para la gestión de sus documentos electrónicos, incluyendo políticas de preservación y
custodia digital.
5 Integrarse al Sistema Nacional de Archivos.
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Módulo 2 : Gestión Documental
Workflow o flujo de trabajo
consiste en el estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo, esto es, cómo se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información y cómo se hace su seguimiento.
Enviar
Aprobar
Realizar
Tramitar
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Módulo 2 : Gestión Documental
PLANEACIÓN
Actividades a planear, generar y valorar los documentos analizando todos los contextos.
PRODUCCIÓN
Estudio de los documentos y su actuación dentro de la entidad
GESTIÓN Y TRÁMITE
Actividades necesarios para la captura, relación con los trámites, distribución, recuperación, acceso, control y seguimiento de los trámites de la entidad – Aseguramiento del proceso.
ORGANIZACIÓN
Operaciones Técnicas para la clasificación y ordenación de los documentos dentro del Sistema de Gestión Documental
TRANSFERENCIA
Procedimientos documentados y probados para la transferencia de los documentos en cualquiera de las etapas del archivo.
DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Aplicación de Métodos de Selección de documentos gestionando su preservación.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Estándares de migración y conservación preventiva de los documentos para garantizar la existencia de los mismos.
VALORACIÓN
Determinación de los valores del documento en cualquiera de las instancias de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
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Módulo 2 : Gestión Documental
Paso1
Producción y recepción
Paso2
Trámite
Paso3 Distribución
Paso4
Consulta
Paso5
RetenciónPaso
6
Almacenamiento
Paso7
Recuperación
ProtecciónPaso8
Preservación Temporal
Paso9
DISPOSICIÓN FINALPaso10
Eliminación
Transferencia Primaria/
Secundaria
ConservaciónSelección
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Módulo 2 : Gestión Documental
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
Análisis Externo de la OrganizaciónContexto de la Organización (cultural, social, económico,
político. Etc.)Requisitos legales del NegocioNecesidades de Información
Análisis Interno de la OrganizaciónPlanes, Políticas, Procesos, Procedimientos. Forma y la
extensión de la organización.Expectativas de las partes interesadas
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- Alcance- Objetivos- Metas
Mejora Continua
Revisión por la Dirección
Auditoria al programa de Gestión Documental
Recursos
Roles, Competencias y Responsabilidades
Control de registro y documentos
CAPACITACIÓN, CONCIENTIZACIÓN, FORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PLANES DE ACCIÓN
Planeación Producción Gestión y Trámites Transferencia
Disposiciones y documentos Preservación a largo plazo Valoración
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Módulo 2: Gestión Documental
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Terminaste la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluación deauto chequeo de Gestión Documental, con ella comprobarás losconocimientos adquiridos en este módulo.
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¡Éxitos!
Módulo 3
Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
El de las oficinas productoras de
documentos, en el que se reúne
los documentos en trámite en
busca de soluciones a los
asuntos iniciados, sometida a la
continua utilización y consulta
administrativa por las mismas
oficinas u otras que lo soliciten
Unidad administrativa dondese agrupan documentostrasferidos trasladados por losdistintos archivos de gestiónde la entidad respectiva, unavez finalizado su trámite, quesiguen siendo vigentes yobjeto de consulta por laspropias oficinas y losparticulares en general.
Aquel al cual se transfiere ladocumentación del archivocentral o del archivo degestión, que por decisión delcorrespondiente Comité deArchivos, debe conservarsepermanentemente, dado elvalor que adquiere para lainvestigación, la ciencia y lacultura.
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Archivo de Gestión
Archivo Central Archivo Histórico
Transferencias primarias Transferencias secundarias
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVOSLEGALESFISCALES
ACADÉMICOS
CULTURALES
CIENTÍFICOS
HISTÓRICOS
División de Gestión Documental
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Oficina Productora Edificio de Archivo Central e Histórico – Sede Bogotá – División de Gestión Documental
Archivo de Gestión
Fase Activa
Se generan los documentos
Se aplica la TRD
AC
TIV
IDA
DES
Archivo Central Archivo Histórico
Fase Semi-Activa Fase Inactiva
Se conservan parcialmenteSe seleccionanSe seleccionan
Se consultan y/o exponen
Conservación total
Se consultan y/o exponenTran
sfe
ren
cias
pri
mar
ias
Tran
sfe
ren
cias
se
cun
dar
ias
AdministrativosAcadémicos
FiscalesLegales
CientíficosCulturalesHistóricosV
ALO
RES
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Tabla de Retención Documental “TRD”
Serie Documental
Sub-serie Documental
Tipo Documental
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Tabla de Retención Documental “TRD”
Serie Documental
Sub-serie Documental
Tipo Documental
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Tabla de Retención Documental “TRD”
Serie Documental
Sub-serie Documental
Tipo Documental
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Tabla de Retención Documental “TRD”
Serie Documental
Sub-serie Documental
Tipo Documental
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
SE REALIZAN DE FORMA SIMULTÁNEA
Paso 1 CLASIFICACIÓN
Paso 2 ORDENACIÓN Paso 3
DEPURACIÓN
Paso 4LIMPIEZA
Paso 5MARCACIÓN
Paso 7INVENTARIO
Paso 6FOLIACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 1 CLASIFICACIÓN
Paso 2 ORDENACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 2 ORDENACIÓN
Orden cronológico
Orden numérico
Orden alfabético
Trazabilidad – principio de orden
Orden mixto
Ninguno
ORGANIZACIÓN FÍSICA UBICACIÓN FÍSICAPaso 3
DEPURACIÓN
LOS FACTORES A TENER EN CUENTA SON:
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
ORDEN CRONOLÓGICO
ORDEN NUMÉRICO
ORDEN ALFABÉTICO
ORDEN MIXTO
NINGUNO
Paso 2 ORDENACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
ORDEN CRONOLÓGICO
ORDEN NUMÉRICO
ORDEN ALFABÉTICO
ORDEN MIXTO
NINGUNO
Paso 2 ORDENACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
ORDEN CRONOLÓGICO
ORDEN NUMÉRICO
ORDEN ALFABÉTICO
ORDEN MIXTO
NINGUNO
Paso 2 ORDENACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
1
3
2
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Paso 2 ORDENACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
01
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD 2013
INFORMES DE GESTIÓN 2013
ACTAS
INFORMES
INFORMES DE GESTIÓN 2012
RESOLUCIONES
RESOLUCIONES 2012
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD 2012
SECRETARÍA DE FACULTADACTAS Consejo de FacultadINFORMES RESOLUCIONES
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales,observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de RetenciónDocumental.
Paso 2 ORDENACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 3 DEPURACIÓN
Paso 4 LIMPIEZA
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 4 LIMPIEZA Proceso que consiste retirar todo elemento que afecte la conservación del documento en el transcurso del tiempo:
LIMPIEZA
Cuando sea estrictamente necesario la utilización de grapas,
clips, ganchos mariposas utilizar papel de
protección antes de grapar y debajo de los
elementos ya descritos.
Adicional deberá retirarse los sobres de manila, carpetas de yute, cauchos o bandas elásticas,
señaladores plásticos, papel
adhesivo para notas.
Para los documentos que tienen que ser perforados y
legajados utilizar gancho plástico, con el fin de que el
expediente se proteja del posible óxido que genera el uso de ganchos metálicos. El
uso de los mismo deberá tener previa autorización de la
DGD.Paso 5
MARCACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 5 MARCACIÓN
MARCACIÓN DE CARPETA
División de Gestión Documental
Se debe identificar las unidades de conservación (carpetas) hasta el 2015 así:
PROGRAMA DE EGRESADOS 2014
EVENTOSDirección de BienestarFacultad de Ciencias
Dependencia Serie y/o Subserie 2014
Oficina productora
Facultad de IngenieriaA C TA S COM ITÉ PERM ANENTE DE DIRECTORES DE UNIDADES ACADÉM ICAS BASICAS 2 0 14
Vicedecanatura de Investigacion y Extension
SERIE-mayuscula y negrilla VigenciaSUBSERIE-mayuscula sin negrillaOFICINA PRODUCTORADEPENDENCIA
Carpeta de Pestaña
Carpeta de Celuguia
Siguiente
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
MARCACIÓN DE CARPETA
División de Gestión Documental
Se debe identificar cada una unidad de conservación (carpetas) desde la vigencia 2016:
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Paso 5 MARCACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
MARCACIÓN DE CAJA
División de Gestión Documental
Se debe identificar cada unaunidad de conservación (caja)
así (solo hasta la vigencia 2015):
1. Dependencia
2.Oficina
Productora
3.
Contenido
documental: Serie
/ Subserie
4. Fechas Extremas
5. N° Caja
6.N° Carpetas en la
Caja
7. Observaciones:
1. DependenciaFACULTAD DE
INGENIERÍA
2.Oficina
Productora
UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.
Contenido
documental:
Serie / Subserie
ORDENES
CONTRACTUALES
SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS - SAR
UGI
4. Fechas Extremas 2010
5. N° Caja 3
6.N° Carpetas en la
Caja1
Falta SAR UGI No 5
SAR UGI 1 - 5
Observaciones: 7.
Paso 5 MARCACIÓN
SiguienteAnterior
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
MARCACIÓN DE CAJA
División de Gestión Documental
Se debe identificar cada una unidadde conservación (caja) desde la
vigencia 2016:
Paso 5 MARCACIÓN
Paso 6 LA FOLIACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 6 FOLIACIÓN
División de Gestión Documental
La foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, deberáser en el extremo superior derecho en sentido de la lectura, con un lápiz de mina negra y blanda HB, B, legible,sin enmendaduras, empezando por el más antiguo.
PALABRAS CLAVES
LA FOLIACIÓN
Paso 7 INVENTARIO
DOCUMENTAL
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Paso 7 INVENTARIO
DOCUMENTAL
División de Gestión Documental
Inventario único documental
(físico y digital) de recuperación
de Instrumento información que
describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un
fondo documental, Levante el
inventario documental
diligenciando para tal fin el
Formato Único de Inventario
Documental siguiendo las
instrucciones del Acuerdo 038 de
2002.
INVENTARIO DOCUMENTAL
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
División de Gestión Documental
Codigo U-FT-11.005.001
Pagina
Oficina Productora: Acta de Aprobación No. 3
ORIGINALARCH GESTION ARCH CENTRAL O COPIA C S E O
B.FCA.25-01 ACTAS 5 10 Original XB.FCA.25-01.01 COMITÉ ASESOR DE PROGRAMA CURRICULAR DE
PREGRADOAgendaActaSoportes
B.FCA.25-01.02 COMITÉ ASESOR DE PROGRAMA CURRICULAR DE POSGRADOAgendaActaSoportes
(firma)
SECRETARIO DE SEDE BOGOTÁ
CÓDIGODISPOSICIÓN FINALRETENCION EN AÑOS
SEDE BOGOTÁ
DECANATURAVigente a partir del 2/02/2015
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
ÁREA CURRICULAR DE CIENCIAS AGROINDUSTRIAL
PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALVersion 2.0
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Aprobación del Comité Nacional de GPD
(firma)
JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN
Presentación ante el AGN
Esta serie se Conserva pasando su tiempo de retención en el ArchivoCentral ya que adquiere valores secundarios pues constituyen la memoriade la Facultad. Además luego de ser firmadas son documentos públicos que pueden ser consultados por cualquier persona natural o jurídica. Nota: Acuerdo 18 de 2001 del Consejo de Sede, el cual fija los pasos paraelaborar las Actas.
DÍA 24 MES 10 AÑO 2014
DÍA MES AÑO
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
La transferencia documental,
consiste en el traslado ordenado y
clasificado de los documentos que
cumplen su tiempo de retención
(estipulado en la TRD), previo
diligenciamiento del formato de
inventario de documentos, según
calendario de transferencias
previamente programado, lo cual
permite:
Garantizar el acceso a la información1
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos2
Permitir el control y ordenación eficaz de los documentos3
Evitar la acumulación de documentos en las áreas de oficinasespacios inadecuados.4
Garantizar mejores condiciones de conservación.5
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
Verificar con las TDR las series y subseries que hayan cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión1
3
2 Confirme que los expedientes cumplan con los requerimientos para transferencia como son: identificación, orden, cronología, limpieza, depuración, foliación e inventario
documental.
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
1Deberá ser solicitada formalmente (adjuntado el inventario único documental cuando aplique) a la División de Gestión Documental para su aprobación y eliminación, sea archivo de gestión o documentación de apoyo. 2Comité de Gestión Documental
3 Sólo podrá eliminar documentos la División de Gestión Documenetal.
4Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia.
5 Debe realizarse de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD que aplique para el documento
PASOS PARA LAS SOLICITUDES DE ELIMINACIÓN
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
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Finalizaste la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluación deauto chequeo de Organización de Archivos de Gestión, con ellacomprobarás los conocimientos adquiridos en este módulo.
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¡Éxitos!
Módulo 4
Módulo 4: Política Documental UN
Objetivo
Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo tanto externas como internas.
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Módulo 4: Política Documental UN
Constitución Política de Colombia1
Ley General de Archivos en Colombia2Ley de transparencia y acceso a la información3
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura4
Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135
EL MARCO NORMATIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
Resolución 1017 de Rectoría de 20166
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Módulo 4: Política Documental UN
Constitución Política de Colombia1
ARTICULO 15
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
ARTÍCULO 23
“Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.
ARTÍCULO 74
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.
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Módulo 4: Política Documental UN
Ley General de Archivos en Colombia2
Regula la obligación que tienen las entidades públicas yprivadas que cumplen funciones públicas, de elaborarprogramas de gestión documental. Enmarcados dentrodel concepto de Archivo Total, comprendiendo procesoscomo la producción, consulta, organización y disposiciónfinal de los documentos.
Ley 594 del 2000
<<Por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan otras disposiciones>>.
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Módulo 4: Política Documental UN
Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143
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Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
Haga clic en cada principio para
ampliar la informaión
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Módulo 4: Política Documental UN
Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
Haga clic en cada principio para
ampliar la información
Regresar
Por medio de la cual se
crea La Ley de
Transparencia y Del
Derecho al acceso a la
Información Pública
Nacional y se dictan otras
disposiciones
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Módulo 4: Política Documental UN
Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
Haga clic en cada principio para
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PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
Principio conforme al cual toda la información en poder delos sujetos obligados definidos en esta ley se presumepública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están enel deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma enlos términos más amplios posibles y a través de los mediosy procedimientos que al efecto establezca la ley,excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepcionesconstitucionales y legales y bajo el cumplimiento de losrequisitos establecidos en esta ley.
Por medio de la cual se
crea La Ley de
Transparencia y Del
Derecho al acceso a la
Información Pública
Nacional y se dictan otras
disposiciones
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Módulo 4: Política Documental UN
Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE BUENA FE
En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con lasobligaciones derivadas del derecho de acceso a lainformación pública, lo hará con motivación honesta, leal ydesprovista de cualquier intención dolosa o culposa.
Por medio de la cual se
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Nacional y se dictan otras
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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE FACILITACIÓN
En virtud de este principio los sujetos obligados deberánfacilitar el ejercicio del derecho de acceso a la informaciónpública, excluyendo exigencias o requisitos que puedanobstruirlo o impedirlo.
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En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN
De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregarinformación a todas las personas que lo soliciten, enigualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias ysin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.
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En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE GRATUIDAD
Según este principio el acceso a la información pública esgratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo dereproducción de la información.
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En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
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PRINCIPIO DE CELERIDAD
Con este principio se busca la agilidad en el trámite y lagestión administrativa. Comporta la indispensable agilidaden el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades yservidores públicos.
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En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
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No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
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No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE EFICACIA
El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organis-mos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.
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No. 04Principio de no Discriminación
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No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
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PRINCIPIO DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Toda la información de interés público que sea producida,gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá seroportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable,procesable y estar disponible en formatos accesibles paralos solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuentalos procedimientos de gestión documental de la respectivaentidad.
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En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
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No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE LA DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA INFORMACIÓN
El derecho de acceso a la información no radica únicamente en laobligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sinotambién en el deber de los sujetos obligados de promover ygenerar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligaciónde publicar y divulgar documentos y archivos que plasman laactividad estatal y de interés público, de forma rutinaria yproactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo alímites razonables del talento humano y recursos físicos yfinancieros.
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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:
No. 01Principio de Transparencia
No. 02Principio de Buena fe
No. 03Principio de Facilitación
No. 04Principio de no Discriminación
No. 05Principio de Gratuidad
No. 06Principio de Celeridad
No. 07Principio de Eficiencia
No. 08Principio de Calidad de la Información
No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información
No. 09Principio de divulgación proactiva
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PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD EN EL USO DE LA INFORMACIÓN
En virtud de este, cualquier persona que haga uso de lainformación que proporcionen los sujetos obligados, lohará atendiendo a la misma.
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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143
Quienes están obligados por la Ley para garantizar el acceso a la información se llaman SUJETOS OBLIGADOS estos son:
Entidades Públicas de todo Nivel
Partidos políticos y grupos significativos de ciudadanos
Entidades privadas que ejerzan función pública, autoridad pública, quienes presten servicios públicos o administren recursos públicos.
Entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.
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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Existen tres obligaciones que debe cumplir cualquier entidad con el fin de facilitar el acceso a la
información que conserva:
ARTÍCULO 11: Información sobre servicios, procedimientos y funcionamiento3
2 ARTÍCULO 10: Publicidad de la contratación. Contrataciones en curso , link de contratación pública
1ARTÍCULO 9: Estructura del Sujeto Obligado.
Organigrama, Presupuesto, Directorio, Normatividad, Plan de Compras, Plazos de Cumplimiento de los Contratos.
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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143
PARA PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS
✓ Qué afecte el derecho a la intimidad
✓ Qué afecte el derecho a la vida
✓ Qué afecte secretos comerciales, industriales y profesionales.
POR DAÑO A LOS INTERESES PÚBLICOS
✓ La defensa y seguridad nacional.
✓ La seguridad pública.
✓ Las relaciones internacionales.
✓ La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.
✓ El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.
✓ La administración efectiva de la justicia.
✓ Los derechos de la infancia y la adolescencia.
✓ La estabilidad macroeconómica y financiera del país.
✓ La salud pública.
EXCEPCIONES DEL ACCESO A LA INFORMACIÓNExisten excepciones para la entrega de información. Estas son:
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Módulo 4: Política Documental UN
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura4
El Archivo General de la Nación, es una entidad del orden nacional adscritaal Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del SistemaNacional de Archivos, de regir la política archivística del País y de custodiar,resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.
¿Esto quiere decir que el Decreto 1080 modifica los demás decretos enmateria archivística?
No. Ahora solo se citará el decreto Único Reglamentario del Sector Cultura1080 de 2015 y no será necesario referirse a varios decretos.
Para ampliar la información visite el siguiente enlace:
¿Cómo afecta el Decreto 1080 la normatividad archivística?
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Módulo 4: Política Documental UN
Disposiciones Generales
Elaboración y Aprobación de TRD y TVD
Publicación y Presentación
Evaluación y Convalidación
Implementación y Actualización
Disposiciones Finales
Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135
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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135TÍTULO I: Disposiciones Generales
ARTÍCULO 1: AMBITO DE APLICACIÓN
Entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Los organismos regulados por la Ley 594 del 2000
ARTÍCULO 2: ALCANCE
Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como documentos electrónicos.Las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización de fondos documentales Acumulados.
ARTÍCULO 3: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
Las TRD y TVD deben ser elaboradas por un equipo profesional en diferentes disciplinas como archivística, historia, derecho, ingeniería entre otras.
ARTÍCULO 4: CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Las TRD y TVD deben elaborarse a partir del CCD. Siguiendo la estructura orgánico funcional.Tener en cuenta los procesos de la entidad, principio de orden original y el desarrollo del PGD. Los tiempos de retención se fijan a las series documentales, Independientemente que se trate de tipos documentales físicos o electrónicos.
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Módulo 4: Política Documental UN
Elaboración y Aprobación de TRD y TVD
ARTÍCULO 5 : ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TDR Y TVD
La elaboración de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar teniendo en cuenta el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 6: CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
En la elaboración de las mismas se deben reflejar criterios como la idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control. Se deberá conservar de manera permanente todos los soportes generados en el proceso de elaboración.
ARTÍCULO 7: FIRMAS RESPONSABLES
Las TRD y TVD deben ser suscritas por: el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, responsable del área de archivo y gestión documental de la entidad.
ARTÍCULO 8: APROBACIÓN
La aprobación debe hacerse mediante un acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad.Previo concepto emitido por el Comité Interno de Archivo. Y consignado en el acta del respectivo comité.
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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135
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Módulo 4: Política Documental UN
Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135Publicación y Presentación
ARTÍCULO 9 : PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental se deberán publicar en la página web de la entidad, y deben permanecer en el sitio web.
ARTÍCULO 10: PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES
El procedimiento de presentación, revisión y ajustes de las tablas se debe hacerse dentro de los 30 días siguientes a su aprobación y así iniciar el seguimiento al cumplimiento de su disposición haciendo una evaluación técnica o convalidación.Acto seguido se solicitará la inscripción de las tablas en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación.
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Módulo 4: Política Documental UN
Evaluación y Convalidación
ARTÍCULO 11 : EVALUACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES
En cuanto a la Evaluación técnica y solicitud de ajustes el AGN tendrá 90 días luego de la recepción de las tablas para evaluarlas con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente.
ARTÍCULO 12: OBLIGATORIEDAD PARA LA REALIZACIÓN DE AJUSTES
Después de la expedición del Decreto 2578 del 2012 las entidades tendrán un plazo máximo de 30 días para para presentarlas a dichas instancias para su revisión y convalidación de conformidad con el numeral 5 del artículo 9 o del Decreto 2578 de 2012; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012, los ajustes y modificaciones son de carácter obligatorio de no hacerse así se aplicaran sanciones.
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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135
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Implementación y Actualización
ARTÍCULO 13: IMPLEMENTACIÓN
Una vez aprobadas y convalidadas las entidades deberán proceder a su implementación, su no se ha cumplido con este proceso la entidad podrá ser sujeto de las sanciones.
ARTÍCULO 14: ACTUALIZACIÓN
• Cuando existan cambios en la estructura orgánica.
• Cambios en las funciones;• Supresión, fusión, escisión o liquidación• Cambios en el marco normativo del país;• Cuando se transformen tipos documentales
físicos en electrónicos, entre otros
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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135
ARTÍCULO 15 : ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
• Eliminación de documentos ya sean físicos o electrónicos.
• Acordes con las TRD o TVD.
• Eliminación aprobada por el Comité, y previa publicación de los inventarios en la pagina web entre otros.
• El incumplimiento en las normas del presente acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
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Módulo 4: Política Documental UN
Disposiciones Finales
ARTÍCULO 16: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
• El Archivo General de la Nación (AGN) podrá revisar las TRD o TVD en cualquier momento.
• El AGN solicitará ajustes a las mismas.• Realizará inspección al plan de
implementación.
ARTÍCULO 17: SANCIONES
El incumplimiento a las normas del presente decreto dará lugar a sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
ARTÍCULO 18: USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Se deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas de tal forma que facilite el control y registro de las series, y tipos documentales.
ARTÍCULO 20: TRANSITORIO
Todas las entidades que cuenten con la TRD o TVD debidamente aprobadas antes de la expedición del Decreto 2578 de 2012, tendrán 180 días para su inscripción en el RUDS “Registro Único de Series Documentales”.
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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135
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Resolución 1017 de Rectoría de 20166
Por la cual se regula la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia
ARTÍCULO 1: OBJETO
Regular la función del Sistema
Nacional de Gestión y Patrimonio
Documental de la Universidad
Nacional de Colombia, la cual
permite establecer los
parámetros y lineamientos
generales en la materia así como
el alcance, estructuración,
conceptos, conformación,
características, programas
necesarios para el desarrollo y
preservación de la
documentación de la
Universidad.
ARTÍCULO 3: CONCEPTOS
• Gestión documental• El Patrimonio Documental
de la Universidad
ARTÍCULO 4: RESPONSABLES Y FUNCIONES
Asesoran y dirigen:
• Secretaría General
• Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
• Comité del Sistema Integrado de Gestión Académica,
Administrativa y Ambiental
• Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
• Comités de Gestión Documental de las Sedes Andinas
Coordinan:
• Secretarías de Sede
• Unidades de Gestión Documental de Sede y Secretarías de
Sede de presencia Nacional.
Ejecutan:
• Oficinas productoras de documentos
• Jefes de las oficinas productoras documentales
• Funcionarios y contratistas. Realizan las actividades
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Módulo 4: Política Documental UN
Resolución 1017 de Rectoría de 20166
ARTÍCULO 6: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conforme a lo estipulado en el Decreto 1081 de 2015, del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental elaborará trianualmente el programa de Gestión Documental de la Universidad y anualmente el Plan Institucional de Archivo de la Universidad PINAR
ARTÍCULO 7: AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente resolución deberán ser aplicadas por todas las oficinas productoras de documentos de la Universidad Nacional de Colombia, en todos los niveles y Sedes, y comprende todos los documentos e información física y/o electrónica que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado, fusión, comodato o encargo, archivos centrales e históricos de la institución atinentes a la actividad académica y administrativa y la que se derive de sus fines misionales, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada.
ARTÍCULO 5: ACTOS ADMINISTRATIVOS
Se delega en la Secretaría General la expedición de los Actos Administrativos requeridos para la aprobación de instrumentos y lineamientos tratados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
ARTÍCULO 8: ANEXO
Hace parte integral de la presente resolución el documento "Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental" elaborado por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental avalado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
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Módulo 4: Política Documental UN
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Has terminado la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluaciónde auto chequeo de Política Documental UN, con ella comprobarás losconocimientos adquiridos en este módulo.
Para avanzar al siguiente módulo haz clic en el siguiente botón:
¡Éxitos!
Módulo 5
Módulo 5: División de Gestión Documental
Reconocimiento y Carácter Misional
Construcción e Integración
Autorregulación
Modernización
Reconocer los documentos en cualquier soporte,producidos y conservados en desarrollo de su misiónacadémica como su patrimonio documental yPatrimonio de la Nación y acatando los mandatos de laCarta Constitucional adelantar las acciones necesariaspara conservarlo y difundirlo a la comunidaduniversitaria y nacional.
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Módulo 5: División de Gestión Documental
De una cultura especial de conocimiento y valoraciónde los documentos, los archivos y la memoriadocumental-histórica de la Universidad, al interior dela misma, y contribuir al desarrollo del mismo objetivofrente a la Nación.
Reconocimiento y Carácter Misional
Construcción e Integración
Autorregulación
Modernización
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Módulo 5: División de Gestión Documental
En desarrollo de la autonomía universitaria y lasprescripciones de la Ley General de Archivos y elReglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994del Archivo General de la Nación-, autorregular susPolíticas y gestión de archivos a través de un Sistema,consultando su especial naturaleza, proyección yrespeto por el cumplimiento de los fines del Estadorespecto al patrimonio cultural de la Nación, al igualque las pautas emanadas del Archivo General de laNación.
Reconocimiento y Carácter Misional
Construcción e Integración
Autorregulación
Modernización
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Propender de acuerdo a su disponibilidad de recursos,por el fortalecimiento de la infraestructura para susarchivos, al igual que por la implantación yactualización de procedimientos y herramientaseficientes -sistemas de información- para laadministración de sus archivos e información.
Reconocimiento y Carácter Misional
Construcción e Integración
Autorregulación
Modernización
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Módulo 5: División de Gestión Documental
REGISTROS
MANUALES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y PROTOCOLOS
CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
MAPADE PROCESOS
DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS
LEGISLACIÓN
Leyes, Decretos, Resoluciones, entre otros.
Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas
Documentos que establecen los responsables y la manera como se lleva a cabo un proceso
Documentos que establecen el alcance de un proceso
Documentos que establece, de forma esquemática los procesos que hacen parte del sistema de gestión.
Misión, visión y objetivos estratégicos
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Módulo 5: División de Gestión Documental
② Solicitar la elaboración, modificación o eliminación
de un documento
① Identificar la necesidad documental
③ Revisar la solicitud documental de elaboración, modificación o eliminación
④ Registrar la solicitud en el módulo de documentos de
SOFTEXPERT
Fondo de solicitud documental
⑤ Revisión y aprobación en el Módulo de Documentos de
SOFTEXPERT por parte del líder que aprobó en el formato de
solicitud documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Genera y actualiza la información documentada, por lo que debe asegurarse de:
a) Se realiza la identificación y la descripción.b) El formato y los medios de soporte.c) Revisar y aprobar según la adecuación de la
norma.
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se necesite.a
Se encuentre adecuadamente protegidab
Acceso, distribución, recuperación y utilización.a
Almacenamiento y conservación de la legibilidad.b
Control de cambiosc
Conservación y disposiciónd
La información documentada con la que cuente de origen externo, que la empresa determine como necesaria para realizar la planificación y operación del Sistema de Gestión dela Calidad, se tiene que identificar según resulte apropiado.La información documentada se conserva como evidencia de la conformidad, se tiene que proteger frente a posibles modificaciones no autorizadas.
La información documentada que se requiere por el Sistemade Gestión de la Calidad y por la norma ISO 9001 debe estarcontrolada para asegurarse de que:
Para poder controlar toda la información documentada, laempresa tiene que abordar todas las actividades que realice,según corresponda:
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Orientar a las oficinas directivas y oficinasproductoras de documentos sobre temáticasgenerales o situaciones particulares de gestióndocumental de acuerdo con las competencias de lasUnidades de Archivo y Secretarías de Sede depresencia nacional.
Asesoría en gestión documental
Transferencia y eliminaciones documentales
Consulta documental
Préstamo documental
Capacitación en gestión documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Remitir los documentos del archivo de gestión alcentral, y de éste al histórico, de conformidad conlos plazos establecidos en las tablas de retención.
Eliminar técnicamente los documentos de laUniversidad de acuerdo con las Tablas de Retencióny Valoración Documental con el fin de controlar elcrecimiento de los archivo y dar movilidad al Sistemade Archivos de la Universidad.
Asesoría en gestión documental
Transferencia y eliminaciones documentales
Consulta documental
Préstamo documental
Capacitación en gestión documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Atender las necesidades de consulta de informaciónque requieran los usuarios, poniendo a sudisposición la documentación contenida en losArchivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede,bien sea con fines administrativos, académicos,judiciales o de índole informativa y cultural.
Asesoría en gestión documental
Transferencia y eliminaciones documentales
Consulta documental
Préstamo documental
Capacitación en gestión documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Atender las necesidades de préstamo deinformación que requieran los usuarios, poniendo asu disposición la documentación contenida en losArchivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede,bien sea con fines administrativos, académicos,judiciales o de índole informativa y cultural.
Asesoría en gestión documental
Transferencia y eliminaciones documentales
Consulta documental
Préstamo documental
Capacitación en gestión documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Reforzar el conocimiento y el desarrollo dehabilidades al personal que desarrolla o coordinaactividades en gestión documental que les permitanejecutar con eficiencia los procesos asociados con lagestión documental en los archivos de gestión.
Asesoría en gestión documental
Transferencia y eliminaciones documentales
Consulta documental
Préstamo documental
Capacitación en gestión documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Aclarar las inquietudes en cuento a la aplicación deidónea de los instrumentos relacionados congestión documental.
Solicitud de conceptos de gestión documental
Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos
Solicitud de suministros
Solicitud de correspondencia externa
Solicitud de actualización de tablas de retención documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Atender las necesidades de reactivacióndocumental que requieran los usuarios, poniendo asu disposición la documentación contenida en losArchivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede.
Solicitud de conceptos de gestión documental
Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos
Solicitud de suministros
Solicitud de correspondencia externa
Solicitud de actualización de tablas de retención documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Facilitar el acceso y difusión de la informacióncontenida en los archivos Centrales e Históricos dela Universidad, de igual forma proteger losdocumentos de carácter histórico en regular o malestado de conservación para salvaguardar y difundirel patrimonio documental de la Universidad.
Solicitud de conceptos de gestión documental
Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos
Solicitud de suministros
Solicitud de correspondencia externa
Solicitud de actualización de tablas de retención documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Suministrar los elementos e insumos requeridospara adelantar correctamente las actividades degestión documental.
Solicitud de conceptos de gestión documental
Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos
Solicitud de suministros
Solicitud de correspondencia externa
Solicitud de actualización de tablas de retención documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Administrar adecuadamente las comunicacionesoficiales de la Universidad Nacional de Colombia,con el fin de gestionar las comunicaciones quedeben ser enviadas de manera ágil y oportuna.
Solicitud de conceptos de gestión documental
Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos
Solicitud de suministros
Solicitud de correspondencia externa
Solicitud de actualización de tablas de retención documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
Actualizar el instrumento archivístico esencial para lanormalización de la gestión documental, laracionalización de la producción documental y lainstitucionalización del ciclo vital de los documentos:Archivos de Gestión, Central e Histórico de laUniversidad.
Solicitud de conceptos de gestión documental
Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos
Solicitud de suministros
Solicitud de correspondencia externa
Solicitud de actualización de tablas de retención documental
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Módulo 5: División de Gestión Documental
La División de Gestión Documental, dispuso de lossiguientes canales de comunicación.Teléfono: 3165000 – Ext. 19233 – 19235.
E-mail: [email protected]
Web: www.archivo.bogota.unal.edu.co - tramites yservicios.
Mediante aplicación dirigida por el Jefe deDivisión
Visita al Edificio 500 B.
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Te felicito por tu compromiso con la excelencia