Date post: | 31-Jul-2016 |
Category: |
Documents |
Upload: | itgdbutlleti |
View: | 233 times |
Download: | 9 times |
1
Innovació tecnològica i gestió documental
MAIG 2016 I Nº 116
9 de juny. Dia internacional dels arxius
2
07 Notícies
04 Editorial
09 Jornades
3
10 Publicacions
SUMARI
11 Estàndards
12 Normativa
15 Licitacions
17 http://
4
EDITORIAL
Aspectes del nou reglament europeu de
protecció de dades vinculats a la gestió
documental i els arxius El parlament europeu ha aprovat i publicat el Reglament (UE) 2016/679
del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la
protecció de les persones físiques en relació al tractament de dades
personals, el seu accés i reutilització. Aquest reglament, que actualitza
les definicions i principis en aquesta matèria, deroga les directives
europees següents: Directiva 95/46/CE de protecció de dades
personals i Directiva 2002/58/CE sobre la privacitat i les comunicacions
electròniques. Paral·lelament, també s’han publicat dues Directives
relacionades que complementen aquest reglament. En concret, la
Directiva 2016/680, relativa a la protecció de les persones físiques en
referència al tractament de dades personals per part de les autoritats
competents i a la lliure circulació de d’aquestes dades i la Directiva
2016/681, que regula la utilització de dades del registre de noms dels
passatgers (PNR) per a la prevenció, detecció, investigació i
enjudiciament de delictes de terrorisme i de la delinqüència greu.
En relació a l’arxiu i la gestió de documents cal assenyalar alguns
aspectes en els que aquest Reglament tindrà una incidència directa. En
primer lloc, i com passa en l’actualitat, aquesta normativa no és
d’aplicació a les persones mortes (considerant 158). També cal
destacar, en aquest mateix considerant, la definició d'un arxiu: "Les
autoritats públiques o els organismes públics o privats que gestionen
registres d’interès públic han de ser serveis que estan obligats, en virtut
5
del dret de la Unió Europea o de la legislació d'un Estat membre, a
adquirir, mantenir, avaluar, organitzar, descriure, comunicar, promoure i
difondre registres de valor perdurable per a l’’interès públic general i
facilitar-ne l’accés1”
Si entrem al contingut de l’articulat a l’article 5 hi ha un primer element
destacat en què es precisa que el tractament de dades personals amb
finalitat d’arxiu amb interès públic, amb finalitats d’investigació científica
i històrica o finalitats estadístiques no es considerarà incompatible amb
els fins inicials de processament. Així aquestes dades es podrien
conservar més temps que el previst en el seu propòsit inicial, sens
perjudici de l’aplicació de mesures tècniques i organitzatives adreçades
a protegir els drets i llibertats de l’interessat. Una formulació semblant de
conservació amb les mateixes finalitats és present a l’article 9 relatiu a
dades personals sensibles o a l’article 17 sobre el dret a l’oblit. Indicar
que el Reglament dedica una secció específica a les garanties i les
exempcions aplicables al tractament amb fins d'arxiu en l'interès públic,
amb el propòsit de la investigació científica o històrica o amb fins
estadístics (article 89) en el que enumera altres articles amb les
excepcions de tractaments amb fins d'arxiu amb interès públic dels
articles 15 (dret d'accés de l'interessat), 16 (dret de rectificació), 18 (Dret
a restriccions tractament), 19 (obligació de notificació pel que fa a la
rectificació o cancel·lació de les dades personals o la restricció de
tractament), 20 (dret a la portabilitat de les dades) i 21 (dret d'oposició).
Interessant assenyalar que les excepcions poden ser objecte de
compliment del que es denominen "garanties apropiades per als drets i
llibertats de les persones afectades" que a l’articulat prenen la forma de
"mesures tècniques i d'organització". Aquestes "garanties apropiades" es
definiran en un codi de conducta (article 40).
1 La traducció s’ha realitzar respectant els termes de la versió oficial en llengua castellana.
6
Finalment, assenyalar que, entre d’altres drets, el ciutadà haurà de
conèixer (article 4.2) el termini de conservació de les seves dades
personals o, quan això no sigui possible, els criteris utilitzats per a
determinar aquest termini.
Així doncs, ens sembla que en aquest nou context normatiu en el qual
caldrà informar al ciutadà del termini de conservació de les seves dades
i també de la possibilitat, justificada, de conservar dades personals amb
finalitats informatives o històriques, les taules d’accés i avaluació
documental són uns elements que avalen aquesta normativa.
Per a accedir al reglament i les directives:
https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC&uri=uriserv%3AO
J.L_.2016.119.01.0089.01.SPA
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2016-80809
7
NOTÍCIES
Joint Statement on Access to State and Local
Records El Council of State Archivists (CoSA), National
Association of Government Archives and
Records Administrators (NAGARA) i la Society
of American Archivists (SAA) fan una declaració
conjunta sobre l’accés a la documentació dels
governs locals i dels estat. Remarquen que
l’accés està regulat per llei i que la
documentació ha de romandre accessible inclús si ha estat donada o
dipositada en una institució privada. La documentació confidencial s’ha
de salvaguardar, però el conjunt ha de continuar sent accessible al
públic. Per accedir al document:
https://www.statearchivists.org/files/5814/5867/9112/Joint_Statement_Ac
cess_to_State_and_Local_Records_Final.pdf
8
Destrucció “per error” d’un informe exhaustiu del Senat dels Estats Units sobre l’ús de tortures
L'oficina de l'inspector general de
la CIA informa que va destruir "per
error" la seva única còpia d'un
informe exhaustiu del Senat sobre
l’ús de la tortura. Aquest informe
consta de 6.700 pàgines i conté
milers d'arxius secrets sobre l'ús per
part de la CIA dels mètodes d'interrogatori, com per exemple: el
denominat submarí, la privació de la son i altres tècniques agressives
usades a les presons denominades "lloc negre" pel seu emplaçament a
l'estranger. Actualment, hi ha obert un conflicte entre el president del
Comitè d'Intel·ligència del Senat, Richard Burr, i el govern Obama. El
primer es va oposar a la publicació de l'informe complert a l’any 2014;
mentre que el Govern va aconseguir el mateix any fer pública una
versió executiva (de 500 pàgines). Recentment, la cort federal
d'apel·lacions ha bloquejat una iniciativa (que s’alineava amb la Llei de
Llibertat d’Informació –FOIA-) per revelar la versió completa del
controvertit informe. El tribunal resol que, en ser un document custodiat
oficialment pel Congrés, la FOIA no li és d’aplicació. En aquest context,
s’està desenvolupant la polèmica i les sospites sobre si la destrucció del
document ha estat (o no) un mer error per part de l’Agència
d’Intel·ligència. Més informació a:
https://www.yahoo.com/news/senate-report-on-cia-torture-
1429636113023030.html
http://www.independent.co.uk/news/world/americas/cia-mistakenly-
destroys-copy-of-6700-page-us-torture-report-feinstein-a7034096.html
9
JORNADES
Jornada sobre l’aplicació pràctica de la Llei de
Transparència Ja es troben disponibles el material i les presentacions dels ponents
d’aquesta jornada organitzada pel Consorci d’Administració Oberta de
Catalunya i que va tenir lloc el passat dia 17 de maig de 2016.
Per accedir:
https://www.youtube.com/watch?v=tvyL0-JORAs
http://www.slideshare.net/consorciaoc
2016 NAGARA Annual Conference Dates: 13 de juliol de 2016
Lloc: Lansing (Estats Units)
Més informació:
http://nagara.org/meetinginfo.php?id=10&ts=1441126
340
International Congress on Metadata 2016:
"Multidisciplinary trends in the use of metadata" Dates: De 30 de maig a 3 de juny de 2016
Lloc: Ciutat de Mèxic (Mèxic)
Més informació: http://iibi.unam.mx/f/congreso_int_metadatos_2016.pdf
10
PUBLICACIONS
Digital Preservation Training Modules L’International Council on Archives (ICA) publica els mòduls de formació
per la preservació digital dins de l’apartat dedicat a la difusió de
recursos, com són les guies i manuals. Aquests mòduls són :
Understanding Digital Records Preservation Initiatives, orientat a
proporcionar la informació necessària per a desenvolupar estratègies i
adoptar mesures pràctiques per a protegir la integritat dels documents
electrònics al llarg del temps, i Managing Metadata to Protect the
Integrity of Records, centrat en oferir informació clau per determinar les
metadades necessàries per a protegir la integritat dels documents
electrònics i gestionar-les. Per accedir als documents:
http://www.ica.org/en/digital-preservation-training-modules
UNESCO/PERSIST Guidelines for the selection of
digital heritage for long-term preservation L’ICA presenta també una guia d’ajuda
a les organitzacions per seleccionar
aquells documents electrònics que
poden ser susceptibles de conservació
permanent. Aquest guia proporciona
elements per dur a terme aquesta tasca
de la manera més sostenible possible.
Per consultar la publicació:
http://www.ica.org/sites/default/files/persist-content-guidelines.pdf
11
ESTÀNDARDS Records and information management
standard Els National Archives of New Zealand
publiquen l’esborrany d’aquest estàndard
que exposa els requisits mínims obligatoris
per a la gestió de documents a
l’administració pública incloent l’estat,
escoles i governs locals. Durant aquest
mes de maig la norma ha estat exposada
a consulta pública per tal que els
professionals del sector poguessin
presentar les seves aportacions.
L’aplicació de l'estàndard des de 2014 per part del sector públic nova-
zelandès ha plantejat qüestions rellevants sobre el seu ús, eficàcia i
actualitat en el món dels arxius tant actual com futur. Amb aquest nou
estàndard, d’obligat compliment, es consoliden i simplifiquen els
principis i requisits actuals. També proporciona un suport més ampli als
arxius i a la gestió documental, mitjançant eines flexibles que s’adapten
a organitzacions de qualsevol mida.
L’acompanya una guia, ‘Implementing the new Records and
information management standard’, per millorar la seva comprensió i ús.
Per accedir a la norma:
http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_mana
gement_standard_-_consultation_0.pdf
Per accedir a la guia :
http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consult
ation_0.pdf
12
NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 19 de maig de 2016 es
publica l’aprovació inicial de la modificació de
l'Ordenança reguladora de l'administració
electrònica del Consell Comarcal del Barcelonès.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bo
p2016&05/022016007884.pdf&1
Al BOP de Tarragona núm. 98 de 24 de maig de 2016 es publica l’edicte
d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de l’administració
electrònica de l’Ajuntament de l’Argentera.
https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id
=4513&ebop_any=2016
Al BOP de Barcelona de 24 de maig de 2016 es publica també l’anunci
de l’aprovació definitiva de l'Ordenança municipal reguladora de
l'administració electrònica de l’Ajuntament de Teià.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600824
9.pdf&1
Avaluació Al BOE núm. 120 de 18 de maig de 2016 es publica la Resolució de 26
d’abril de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y
Competitividad, per la qual s’autoritza l’eliminació de determinades
sèries documentals relatives a gestió de recursos humans.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-4770
13
Gestió documental i arxiu Al DOGC núm. 7122 de 18 de maig 2016 es publica l’anunci sobre
aprovació inicial del Reglament de funcionament de l'Arxiu Històric
d'Olesa de Montserrat.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=726876&language=ca_ES
Simplificació administrativa Al BOP de Girona núm. 84 de 2 de maig de 2016 es publica l’edicte
d’aprovació definitiva de l’Ordenança de simplificació administrativa
per activitats de l’Ajuntament de Santa Cristina d’Aro.
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/84/20168403469.pdf
Transparència Al DOGC núm. 7111 de 2 de maig de 2016 es publica l’anunci de
l’Ajuntament de Bell-lloc d’Urgell sobre aprovació inicial de l'Ordenança
reguladora de la transparència i administració electrònica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=724740&language=ca_ES
Al DOGC núm. 7113 de 4 de maig de 2016 es publica l’Edicte de
l’Ajuntament de Moià sobre aprovació definitiva de l'Ordenança
municipal reguladora de transparència, administració electrònica,
accés a la informació i reutilització.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=725150&language=ca_ES
14
Al BOP de Lleida núm. 87 de 6 de maig 2016 es publica l’aprovació
definitiva de l’ordenança reguladora de la transparència i
l’administració electrònica de l’Ajuntament de Torà.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_87_3116
Al BOP de Barcelona de 9 de maig de 2016 es publica l’aprovació
definitiva de l'Ordenança de transparència i administració electrònica
de l’Ajuntament de Sant Fost de Campsentelles.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/022016007149.pdf&1
Al BOP de Barcelona de 23 de maig de 2016 es publica l’aprovació
inicial de l'Ordenança municipal de transparència i Administració
electrònica de l’Ajuntament de Caldes de Montbui.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600815
5.pdf&1
Al BOP de Barcelona de 27 de maig de 2016 es publica l’anunci de
l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal de transparència i
administració electrònica de l’Ajuntament d’Avinyonet del Penedès.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600864
.pdf&1
Al DOGC núm. 7131 de 31 de maig de 2016 es publica l’edicte de
l’Ajuntament de Sant Joan Despí sobre aprovació inicial de l'Ordenança
de transparència i administració electrònica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=729110&language=ca_ES
15
LICITACIONS Gestió documental Al BOP de Barcelona de 18 de maig de 2016 es publica l’anunci de
licitació per a l'adquisició i implantació d'una eina integral
d'administració electrònica per a la gestió
dels documents i tràmits de l'Ajuntament
d’Esplugues de Llobregat.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew
?bop2016&05/022016007868.pdf&1
Al BOE núm. 126 de 25 de maig de 2016 es publica l’anunci de la
Consejería de Administración Pública y Hacienda de licitació per a la
contractació dels serveis d’evolució, operació i suport del projecte
d’Història Clínica Electrònica (SELENE) i les seves integracions, quadre de
comandament integral i imatge mèdica del Servicio Riojano de Salud.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-22554
Al BOE núm. 129 de 28 de maig de 2016 es publica l’Anunci de licitació
de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia per a la recollida i
destrucció de documentació i altres residus en els Servicios Centrales del
Ministerio de Justicia.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-23310
16
Tractament arxivístic de documentació Al BOP de Barcelona de 17 de maig de 2016 es publica l’anunci de
licitació per a la contractació del servei per executar el tractament
arxivístic de 700 ml de documentació sense transferència formal de
l’Ajuntament de L'Hospitalet de Llobregat.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600784
9.pdf&1
Al BOP de Barcelona de 26 de maig de 2016 es publica l’anunci de
licitació de serveis de tractament de la documentació dels arxius
municipals dels districtes de Ciutat Vella, Eixample, Les Corts, Horta-
Guinardó, Sant Andreu i Sant Martí a Barcelona.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600860
6.pdf&1
17
http://
Portal PERTTS
Aquest mes destaquem el portal Program for Electronic Records Training,
Tools, and Standards (PERTTS), creat recentment pel Council of State
Archivist, associació americana sense finalitat de lucre que dóna suport
als arxius dels diferents estats. L’objectiu d’aquest portal és per donar
resposta al correcte tractament de la documentació publica en suport
electrònic.
Aquest portal s’estructura en diferents apartats, entre els quals l’usuari
pot trobar mòduls formatius, un apartat que profunditza en determinats
aspectes de la gestió documental com és l’accés, la preservació, les
polítiques, la transferència, seguretat, etc. Finalment el portal ofereix
guies i recursos web de referència.
https://www.statearchivists.org/pertts/
18
BUTLLETÍ ITGD
El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una
publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General
d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió
documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de
continguts relatius a:
- La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i
preservació
- L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i
aplicacions informàtiques que la fan possible
- Els diferents processos associats a la gestió de documents
- L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat
d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva,
etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu
sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats,
adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i
comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.
El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de
forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es
pot consultar via web.
19
QUI SOM?
La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema
d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents
competències:
- Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de
la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en
l’àmbit d’arxiu i gestió documental
- Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius
Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de
Catalunya
- Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats
amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la
comunicació.
20
SUBSCRIPTORS
Si estàs interessat en rebre aquest butlletí,
omple el breu formulari que trobaràs al
següent enllaç:
https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU
tAYhycfEoqiF2geK8sutEWC-
gnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1
Per a qualsevol modificació de les teves
dades o per donar-te de baixa, pots
adreçar-te a la bústia del Butlletí:
DADES I PRIVACITAT
Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són
en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat
de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999,
de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots
exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçant-
te a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.
1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu
electrònic: [email protected]
21