CAPITULO II MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES Para el planteamiento de los antecedentes se procedió a revisar trabajos de investigación que tuviesen relación con la variable de estudio, los cuales se presentan a continuación: Elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Inventario de la Empresa MI SWACO de Venezuela. Parra José (2009). Universidad del Zulia. La pasantía, cuyo informe final se llevó cabo en la empresa MI SWACO de Venezuela, C.A, en el departamento de Inventario, con la finalidad de “Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos en el Departamento de Inventario”, ya que en dicha organización se encontraron fallas en los procedimientos efectuados al momento de recibir, despachar, almacenar, y registrar los productos y/o materiales en los diferentes sistemas utilizados por la empresa, también se encontraron diferencias de materiales entre el físico y libros. El presente informe tiene el propósito de mejorar las deficiencias encontradas, y se espera que el mismo contribuya para
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES
Para el planteamiento de los antecedentes se procedió a revisar trabajos
de investigación que tuviesen relación con la variable de estudio, los cuales
se presentan a continuación:
Elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Inventario de la Empresa MI SWACO de Venezuela.
Parra José (2009). Universidad del Zulia.
La pasantía, cuyo informe final se llevó cabo en la empresa MI SWACO
de Venezuela, C.A, en el departamento de Inventario, con la finalidad de
“Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos en el Departamento de
Inventario”, ya que en dicha organización se encontraron fallas en los
procedimientos efectuados al momento de recibir, despachar, almacenar, y
registrar los productos y/o materiales en los diferentes sistemas utilizados por
la empresa, también se encontraron diferencias de materiales entre el físico
y libros. El presente informe tiene el propósito de mejorar las deficiencias
encontradas, y se espera que el mismo contribuya para establecer un
control interno eficiente, que permita presentar información confiable y
oportuna en los Estados Financieros y facilite la toma de decisiones.
Evaluar el cumplimiento del Control Interno en el manejo de Materiales Eléctricos Perijá (MAELCA). Bustamante, Nancy (2007).
Universidad del Zulia.
El presente informe se realizó en Materiales Eléctricos Perijá (MAELCA),
en el departamento de Contabilidad con el propósito de Evaluar el Control
Interno en el área de Inventario. A través de la investigación realizada se
determinó que el personal encargado del inventario no cumple a cabalidad
con los procedimientos existentes en el mismo, lo que impide la fluidez y la
eficiencia en la ejecución de las operaciones. Dentro de las principales
actividades realizadas durante el periodo de pasantías fueron: La revisión y
evaluación de las políticas aplicadas en los inventarios para determinar el
grado de cumplimiento de las normas y procedimientos. Todos estos
elementos contribuyeron de una u otra forma a la consecución de los
objetivos planteados. La metodología utilizada incluye consultas
bibliográficas entrevistas y observación directa que permitieron formular
conclusiones y recomendaciones para mejorar las condiciones existentes en
el área de inventarios.
Evaluación del control interno de inventario de productos Químicos de la empresa M-I DRILLING FLUID DE VENEZUELA C.A. Leal Rodríguez,
Sandra (2008). Universidad del Zulia. Maracaibo.
La pasantía objeto de este Informe Final, se realizó en el departamento de
Inventario de la empresa M-I DRILLING FLUID DE VENEZUELA C.A; tuvo
como objetivo final la “Evaluación de los Controles Internos de Inventario de
Productos Químicos de ésta, para determinar el grado de confiabilidad y/o
debilidades que pudiera presentar, así como razonabilidad de su saldo. Se
realizaron actividades tales como: elaboración de cuestionario para evaluar
un control interno de inventario, registro de las operaciones realizadas por el
departamento y verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos por la empresa, entre otras. La evaluación se hizo con la
finalidad de conocer y determinar que efectivamente dichos controles están
funcionando de la manera que se idearon, de la exactitud de los resultados
obtenidos, de las condiciones de las mercancías y del acatamiento de las
instrucciones por parte del personal. En conclusión se pudo observar que los
controles internos establecidos por la empresa para el inventario de
productos químicos son bastantes confiables, ya que el personal que lo
maneja lo hace de forma efectiva, excepto por presentar algunas debilidades
con respecto a éste, como por ejemplo, se presentan algunas diferencias
entre el inventario físico y el de sistema es por ello que se recomienda
cumplir dichos controles internos para obtener de esta manera un menor
margen de error y una mayor eficiencia en el desarrollo de las operaciones.
Estas investigaciones guardan una estrecha relación con la variable de
estudio presente en esta investigación, al encontrarse enfocadas en el área
de inventario, desde distintos puntos de vista lo que pretenden estas, es
lograr que los controles internos que posee cada una de las empresas se
cumplan a cabalidad, siendo estos creados para el desarrollo de las
actividades relacionadas al inventario dependiendo de los métodos y
procesos que en cada una de estas se emplee; haciendo especial hincapié
en el cumplimiento de normas y procedimientos que se deben realizar con
respecto al inventario a efecto de que este pueda corresponder con el
menor margen de error al que se encuentra en la existencia escrita.
Modelo
Para Miner (2006) al construir un modelo se pretende identificar
elementos esenciales. Los modelos no tratan de ser una réplica exacta de un
todo más grande; tampoco intentan incluir cada aspecto. Son
simplificaciones deliberadas, proyectadas para facilitar la comprensión de
algo mucho más complejo. En forma constante estos buscan desarrollarse
de forma que puedan utilizarse para proveer orden y comprensión dentro de
la compleja materia objeto de estudio de la administración.
Según el Diccionario de Contabilidad y Finanzas (2009) es una
representación simplificada, pero completa, de informaciones
concernientes a un determinado sistema económico que son expresión de
las interrelaciones existentes entre diversas magnitudes económicas
especialmente significativas para el funcionamiento del sistema.
De acuerdo con la conceptualización manejada, un modelo consiste en
crear de un todo más grande una simplificación donde se toman los aspectos
más importantes y esenciales para realizar la fundamentación del aspecto en
el que pretende enfocarse, planteado a través de la elaboración de los
detalles que se desean incluir para suministrar el ordenamiento y los
conocimientos referidos al hecho que fomenta la realización de este.
Administración de Inventario
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos
básicos:
1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento
dado.
2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los
artículos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega
pueden ser instantáneas, se debe contar con existencia del producto a las
cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que
esperar hasta que termine el largo proceso de producción.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de
continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección
contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima.
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de
producción ya que existen diversos procedimientos que nos van a garantizar
como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de
producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos
que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo
una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e
impidiendo el exceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la
administración de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables
y los abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada
mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel
posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.
La administración de inventario requiere de una coordinación entre los
departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de
coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es
proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el
más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para
determinar el nivel óptimo de inventario son, los costos que intervienen en su
compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían
minimizar estos costos.
Inventario
Según Chiavenato, I. (2008), es una estadística física o conteo de
materiales para confrontarlo con las existencias o en el banco de datos sobre
materiales.
Siguiendo este orden de ideas, un inventario representa el conteo de
los materiales que posee la empresa a fin de corresponderlo con las fichas
de existencia y en el sistema, para conocer con mayor precisión las
cantidades totales con las que cuenta.
Objetivos del Inventario
García Cantú (1999), plantea que el inventario persigue los siguientes
objetivos:
Dar a conocer a los departamentos de contabilidad y finanzas el valor
real de todas las existencias.
Facilitar la auditoria externa y fiscal.
Proporcionar a los departamentos de ventas, programación y
compras el estado de las existencias
Según Chiavenato, I (2003), el inventario contempla los siguientes objetivos:
Llevar la cuenta del inventario según cantidad y lugar
Verifica el estado, el lugar y la cantidad de cada artículo en
existencia
Proporciona la cantidad exacta en existencia para contrarrestarlas
con la falta de artículos requeridos.
Estos autores presentan distintos puntos de vista con respecto a los
objetivos del inventario, globalizando este punto se puede decir que el
objetivo más importante del inventario es conocer cómo se encuentran, en
qué estado están, y la ubicación de las existencias para que los
departamentos ligados puedan conocer los aspectos que se requieren saber
sobre ello y permitir que los procesos ligados como las auditorias tanto
interna como externa se realicen eficazmente.
Requisitos y Momento para el Inventario
Según García Cantú (2009), existe una serie de requisitos que se
deben cumplir para la realización del inventario.
El inventario debe partir de in programa de trabajo en el que los
inventarios sean:
Completos en momentos previamente seleccionados.
Selectivos, por muestreos al azar.
Por periodos de orden de adquisición.
También se determinara de qué se hará el inventario:
Materias primas del almacén central.
Refacciones y herramientas.
El requisito principal de un inventario es poseer un programa que
especifique todos los aspectos y procedimientos así como la normativa para
la realización del mismo, y dar a conocer sobre que se hará.
Para García Cantú (2009), el momento ideal para la toma del
inventario es aquel en el que la producción es menor, de manera que la
planta pueda cerrarse mientras se toman los datos y los empleados puedan
disfrutar de sus vacaciones anuales durante ese tiempo. La oportunidad del
inventario debe decidirse en cooperación con los departamentos de ventas,
finanzas y producción, asimismo, las condiciones que lo imposibiliten: el
inventario anual debe ser tomado la misma fecha todos los años.
En el punto de menor producción de las empresas debería realizarse
el inventario, ya que existe la facilidad de cerrar y poder tomar los datos que
requieren, lo que debe hacerse en cooperación con los departamentos
relacionados a fin de tomar las decisiones más acertadas.
Importancia del Inventario
Según Chiavenato, I (2003) el inventario físico es importante por las
siguientes razones:
Permite verificar las existencias de los registros de existencias en las
fichas de existencias y las existencias físicas (Cantidad real de
existencias)
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas y las
existencias contables, en valores monetarios
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias
(contables), parta efectos de balances, cuando el inventario se realiza
próximo al cierre del ejercicio fiscal.
Debido a que aún en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo
que existe físicamente y lo que el computador dice que hay, es necesario
efectuar inventarios físicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos
normalmente son de dos tipos: anuales y rotativos.
El inventario radica su importancia desde dos aspectos de relevancia, es
importante por razones económicas, así como de tiempo, ya que permite
minimizar los costos, conocer las cantidades y aprovechar el tiempo a fin de
cumplir con las metas de cada organización.
Tipos de Inventario
Chiavenato, I (2009), plantea que existen dos tipos de inventario:
Inventarios anuales: son aquellos efectuados al final del ejercicio
fiscal de la empresa que abarcan la totalidad de los artículos de
existencias de una sola vez, no permiten compensaciones o ajustes.
Inventarios rotativos: son aquellos efectuados a través de un
programa mensual, que involucran determinados artículos del material
por mes. Permiten compensaciones y ajustes en las variaciones.
Cada uno de estos inventarios se realiza a tiempos determinados,
pero es evidente la superioridad de los inventarios rotativos sobre los
generales al permitir la corrección de errores que deban ser ajustados.
Control
Según Furlan. (2008), “el control es la gestión administrativa que permite
conocer si se han cumplido y se están cumpliendo los programas
propuestos, los principios establecidos, las instrucciones y las órdenes
impartidas”. (p. 65). El sistema de controles debe ser diseñado en forma tal,
que permita detectar oportunamente las eventuales desviaciones de los
logros alcanzados realmente, en contraste con los objetivos que se hubieren
acordado con antelación.
Este control abarca a todas las actividades y tareas que se ejecutan en la
empresa, al empleo debido al personal, la utilización correcta de todos los
recursos, la salvaguarda del patrimonio, la seguridad del personal y de los
bienes, mantenimiento de los equipos, máquinas y espacios. No hay que
excederse en los controles: estos deben resultar funcionales, imparciales y
rentables, deben ser eficientes, pero no engorrosos. Por otra parte, sean
cuales fueren las conclusiones a que conduzcan deben tomarse en
consideración de inmediato.
El control propone la creación de maneras de actuar, de forma que se
conozcan los resultados de las diferentes actividades. A fin de modificar el
comportamiento y las actuaciones de los individuos involucrados para, en
última instancia conseguir los objetivos propuestos con eficiencia en el menor
tiempo y con el menor consumo de recursos que sea posible.
Los planes proyectos programas y actividades de la organización resultan
eficaces si con ellos se logran alcanzar los objetivos propuestos, en las
condiciones esperadas. Lo contrario significa un consumo inútil de recursos,
o mala utilización de los mismos, lo cual conducirá a la ruina de la
organización y solamente puede evitarse mediante la acción vigilante de un
buen sistema de control.
Control Interno
Según Furlan. (2008), “el control interno es considerado como uno de los
procesos de mayor importancia de la función administrativa, debido a que
permite verificar el rendimiento de la empresa mediante la comparación con
los estándares establecidos.
También se puede definir como un proceso que incluye el plan de la
organización y todos los métodos y medidas de coordinación. Por otra se
puede decir que el control es uno de los procesos de mayor importancia de la
función administrativa, ya que supervisar lo que se realiza, basándose en
patrones y normas establecidas, es de carácter preventivo, para señalar
faltas y errores, si es necesario aplicar medidas correctivas de manera que la
ejecución se efectúe de acuerdo a lo planificado.
Para Cepeda. (2005), señala que el propósito final de los controles es
"preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo, su
objetivo es contribuir con los resultados" (p. 98). En cualquier organización,
negocio o empresa es fundamental el control interno como mecanismo de
apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin. El alcance del mismo es tan
amplio como el de la propia empresa, va más allá de las funciones contables
y financieras, es decir, interviene en todas las actividades de la organización.
El mismo incluye métodos a través de los cuales la alta administración
delega autoridad y asigna las responsabilidades correspondientes para cada
una de las funciones de la empresa, tales como: compras, ventas,
contabilidad y producción; además, incluye programas con la finalidad de
preparar, verificar y distribuir informes y análisis comunes a los diferentes
niveles de supervisiones que capaciten al ejecutivo a controlar todas las
actividades y funciones que contribuyen una empresa comercial.
Existen diferentes definiciones de control interno en su mayoría, basadas en
definición formal emitida por el autor Aguirre. (2008)), define en forma muy
sencilla el control interno como “un conjunto de procedimientos, políticas,
directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar
una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa” (p. 25).
Por esto, las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo para asegurar
que el sistema de control interno que diseñen e implementen se ajuste a su
misión y generen efectivamente los resultados esperados. Para lograr esto,
el sistema se deberá concebir y organizar de tal manera que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la
organización en los cuales se deberán aplicar controles de manera
simultánea para así lograr la eficiencia operacional.
Tipos de Control Interno
El control interno puede ser clasificado en dos grandes grupos, así lo explica:
el Comité de Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores
Públicos citado por Cepeda. (2005), que lo clasifica así:
Control Interno Administrativo u Operativo: es el plan de organización y los
procedimientos y registros que se relacionen con el proceso de decisión que
lleva a la autorización de los intercambios.
Control Interno Contable: El plan de organización y los procedimientos y
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad
de los registros contables.
Estas definiciones permiten que el control interno contable conlleve a la
obtención de información que tiene efecto directo sobre la cifra de los
estados financieros y por lo tanto debe reunir condiciones tales como
integridad, validez y exactitud. Por el contrario, el control interno
administrativo no tiene, por lo general, influencia directa sobre las cifras de
los estados financieros, pero la existencia del mismo puede permitir un
funcionamiento eficiente de toda organización.
Objetivos del Control Interno
El diseño y la implantación de un sistema de control interno debe estar
orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, con el fin de lograr
su disminución y por consiguiente, el fortalecimiento de la organización.
En este sentido, el autor Lazcano. (2004), establece una serie de objetivos
del control interno, los cuales consisten en asegurar:
1. La confiabilidad e integridad de la información.
2. El cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, leyes y
reglamentos.
3. La salvaguarda de los activos.
4. El uso eficiente y económico de los recursos.
5. El logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones o
programas.
Componentes del Control Interno
La estructura de control interno de una empresa está conformada por una
serie de componentes interrelacionados que deben existir para proporcionar
garantías razonables que se alcanzarán los objetivos de control de la
administración. Así lo explica Arena. (2006), quien, siguiendo los
procedimientos de reporte final del Comité de las Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway de febrero de 1992, menciona
cinco componentes: ambiente de Control, Evaluación de Riesgo por parte de
la Administración, la Información Contable y el Sistema de Comunicación,
Actividades de Control y Monitoreo.
Para que la empresa pueda mantener el control de sus actividades es
necesario que se cumplan los cinco componentes mencionados
anteriormente. Cada uno de ellos contribuye al logro de los objetivos
propuestos, siendo fundamental, el ambiente de control porque proporciona
la atmósfera en el cual el personal conduce sus actividades y adquiere
conciencia sobre la importancia de control, siendo así, la base sobre la que
se desarrollan los otros componentes del control interno.
Control Interno de los Inventarios
Besle y Brigham. (2008), definen el control interno como aquel que hace
referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se
producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos
departamentos o centros operativos
El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro
del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo
proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la
implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el
cual tiene las siguientes ventajas:
1. Mantener el mínimo de capital invertido
2. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de inventarios
3. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
4. Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
5. Evita o reduce pérdidas resultantes de baja de precios
6. Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Método de Control de Inventarios
Según Brito, J. (2007), señala que las funciones de control de inventarios
pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control
Contable.
El control operativo: Aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado,
tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar
que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mismas,
debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de
los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.
El control preventivo: Se refiere, a que se compra realmente lo que se
necesita, evitando acumulación excesiva. La auditoría, el análisis de
inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No
hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan
como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
1. Fijación de existencias máximas y mínimas
2. Índices de Rotación
3. Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra
en juego
4. Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías
de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año.
Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados
de los dos años consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del
inventario final causará una sobreestimación del ingreso neto de este año y
una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente. El
inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad
personal los cuales están disponibles para la venta en una operación
ordinaria comercial y están en un proceso de producción para tales ventas.
Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de
bienes y servicios disponibles para la venta.
Cálculo del inventario.
Realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de
este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los
registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es
por ello que la preparación de la realización del inventario físico consta de
cuatros fases las cuales son:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
Inventario mixto. Este trata específicamente con una clase de
mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un
lote en particular.
Inventarios de productos terminados. Este tipo de inventario es para todas
las mercancías que un fabricante produce para vender a su cliente.
Inventario en tránsito. Es utilizada con el fin de sostener las operaciones para
sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las
compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe
porque un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario
se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas y
los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de materia prima. En él se representan existencias de los insumos
básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de
fabricación de una compañía.
Inventarios en procesos. Son existencias que se tienen a medida que se
añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia
prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de
fabricación, ha de ser inventarios en procesos.
Inventarios en consignación. Es aquella mercadería que se entrega para ser
vendida pero el título de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario máximo. Debido al enfoque de control de masas empleados,
existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para
algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo.
Se mide en meses de demanda pronosticada.
Inventario mínimo. Es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en
el almacén.
Inventario disponible. Es a aquel que se encuentran disponibles para la
producción o venta.
Inventario en línea. Es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de
producción.
Inventario agregado. Se aplica cuando al administrar las exigencias del
único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo
en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia
u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia
económica.
Inventario en cuarentena. Es aquel que debe de cumplir con un periodo de
almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de
consumo, generalmente comestible u otros.
Inventario de previsión. Se lleva a cabo con el fin de cubrir una necesidad
futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad,
en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce
con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de seguridad. Son aquellos que existen en un lugar dado de la
empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de
unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a
materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de
proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones
o unidades que al ser de la mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan
para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de anticipación. Son los que se establecen con anticipación a los
períodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un
periodo de cierre de la planta. Básicamente los inventarios de anticipación
almacenan horas-trabajos y horas-máquinas para futuras necesidades y
limitan los cambios en la tasas de producción.
Inventarios estacionales. Los inventarios utilizados con este fin se
diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando
los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda.
También estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción
de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o
despedirse frecuentemente.
Inventarios intermitentes. Es un procedimiento realizado con cierto tiempo y
no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventarios permanentes. Es un método seguido en el funcionamiento de
algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de
coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventarios clínicos. Son inventarios para apoyar la decisión de los
inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en
circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
Técnicas de Administración de Inventarios
Según Moreno. (2006), señala que el inventario “minimiza la inversión, pero
se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de obstaculizar las
operaciones de la empresa”. (p. 56). Si se tiene grandes cantidades de
inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer a la demanda
y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se
aumenta la inversión.
Los inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un
producto. Como sabemos existen tres tipos de éstos, los cuáles son el
inventario de materia prima, de productos en proceso y el de productos
terminados. El inventario de materias primas proporciona la flexibilidad a la
empresa en sus compras, el inventario de artículos terminados permite a la
organización mayor flexibilidad en la programación de su producción y en su
mercadotecnia.
Los grandes inventarios permiten además, un servicio más eficiente a las
demandas de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas
en el presente y también en el futuro. El hecho de controlar el inventario de
manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuación
se puede observar una ventaja:
1. La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor
rapidez.
Algunas desventajas son:
2. Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y
rendimiento)
3. Peligro de obsolescencia
Se puede señalar que existen métodos de control de los inventarios:
Existencias de Reserva o Seguridad de Inventarios. La mayoría de las
empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente
a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para
amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios
impredecibles en las demandas de los artículos.
Para Moreno. (2006), los inventarios de reserva a veces son mantenidos en
forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de
producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la
producción para poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a
tiempo.
Método de Valuación de Inventario. Aun cuando la compra inicial de
mercancías se registra a su precio de costo, existen varios métodos
mediante los cuales se puede valorar las mercancías no vendidas, al
terminar el periodo contable.
Costo FIFO o PEPS (primero en entrar primero en salir). Según Meigs.
(2006). "Es la primera mercancía vendida y que el inventario final consiste en
los bienes adquiridos más recientemente" (p. 25). Para Redondo. (2005), se
define como:
En este método se presume que las existencias que primero se van a utilizar
son aquellas que tienen más tiempo en el almacén, la primera que llegó es la
más antigua y por lo tanto será lo que primero sale; por lo tanto, los que
queden en el almacén han de ser llevados más recientes. En consecuencia,
el inventario se valora en función del costo de los pedidos más antiguos que
tenga saldo remanente dentro del ciclo de referencia. (p. 325).
Costo LIFO o UEPS (último que entra primero que sale). Según Meigs.
(2006), se calcula el costo de la mercancía vendida mediante el uso de los
precios pagados por las unidades adquiridas más recientemente. El
inventario final es valuado con base en los precios pagados por las unidades
adquiridas primero. Redondo (2005), define como:
Se aplica este método cuando la mercancía que se compra de último es la
primera en salir, esto desde un punto de vista monetario y contable. Las
primeras mercancías compradas y no vendidas son las que constituyen el
inventario. El objetivo perseguido es valorar los inventarios en término de lo
que costaría reponerlos.
La comparación de los tres métodos de valuación permite interpretar que el
método Promedio es más conveniente en economías inflacionarias ya que
reporta el costo de ventas a los valores más recientes, obteniéndose como
consecuencia una utilidad menor. Además, permite valorar los stocks de
inventarios en montos inferiores a los otros métodos.
Calidad de obsoleto. Aplicase a los bienes y procedimientos que están
anticuados, han caído en desuso o resultan poco efectivos frente a otros
aparecidos con posterioridad. La obsolescencia es un concepto más
económico que tecnológico: un bien de capital puede estar en perfectas
condiciones y prestar sus servicios sin inconvenientes, pero será
considerado obsoleto si existen ya bienes de producción de mayor
rendimiento.
En la obsolescencia de los bienes de consumo ocurre algo semejante,
aunque en este caso es el consumidor quien debe decidir si un bien está
obsoleto porque le presta menos utilidad que la que podría darle un bien más
moderno. En este caso intervienen, además de consideraciones prácticas
obvias, los hábitos, usos y costumbres de una sociedad o grupo social
determinado, así como la moda y los efectos de la publicidad.
Fundamentación Legal
Código de Comercio
Artículo 35. - Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año,
hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y
pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y
pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios
obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo
condición suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el
establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formación.
Ley de Impuesto Sobre La Renta
Artículo 177. Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a
llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través de medios
manuales o magnéticos cuando la Administración Tributaria lo autorice, la
siguiente información relativa al registro detallado de entradas y salidas de
mercancías de los inventarios, mensuales, por unidades y valores así como
los retiros y autoconsumo de bienes y servicios."
Tome en cuenta lo siguiente:
1. El valor en Bs. es calculado al costo promedio de los artículos.
2. El artículo dice que se puede llevar en medios magnéticos. (Archivos en
Excel, Word, a2visor o PDF) pero con autorización del SENIAT. Para
inventarios muy extensos.
3. Se habla de inventariar lo que se comercialice, consuma, o utilice en
producción. Y si es producción inventariar los productos intermedios.
4. Hasta ahora, y mientras no cambie de opinión algún fiscal, Auto Consumo
significa inventariar los bienes y servicios utilizados en manufactura.
Definición de Términos Básicos
Inventario: Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una
persona o comunidad, hecho con orden y precisión (Diccionario de Academia
Real Española)
Administración: gestión, organización y control de una sociedad que
realizan los órganos directivos de la misma (Diccionario de contabilidad y
finanzas, 1999, pg. 136)
Stocks: Conjunto de mercancías en depósito o reserva.
Método: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la
verdad y sistematizar los conocimientos.
Sistema: Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente
contribuyen a determinado objeto
Fichero de existencias: también denominado banco de datos sobre
materiales, es un conjunto de documentos e informaciones que sirven para
informar, analizar y controlar las existencias de materiales.
Planeación Plan general, científicamente organizado y frecuentemente de
gran amplitud, para obtener un objetivo determinado.
Modelo: Referido a empresas, la que es ejemplar.
Almacén de materiales: Este almacén tiene como función principal el
abastecimiento oportuno de materias primas, a los departamentos de
producción.
Almacén de herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la
custodia de un encargado especializado, ofrece siempre grandes ventajas,
muy especialmente para el control de estas herramientas que se presenta a
los distintos departamentos y operarios de producción o mantenimiento
Materiales: Materia que se emplea para hacer algo
Herramientas: Instrumento que se utiliza para hacer un trabajo
Modelo: Aproximación teórica a lo real, por medio de la cual los postulados y
suposiciones conceptuales puedan ser aplicados a la realidad //. Intento de
sistematización y descripción de lo real, en función del presupuesto teórico //.
Son estructuras simplificadas o conocidas que se emplean para investigar la
naturaleza de los fenómenos que los científicos desean explicar.
