I JORNADAS SOBRE I JORNADAS SOBRE ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN DE N DE EVENTOS DEPORTIVOS EVENTOS DEPORTIVOS
“Captación y Gestion del voluntariado QUEBRANTAHUESOS”GETXO 24 Abril 2009
EL CLUB / LA QHEL CLUB / LA QH
• CLUB DEPORTIVO BÁSICO• ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO• 350 SOCIOS• TODOS VOLUNTARIOS. Nadie cobra nada
• Conocer la teoría ( gráficos Pert, diagramas flujo. Etc.)
• Después ponerle ALMA Y CORAZÓN
EL CLUB . HISTORIA 1EL CLUB . HISTORIA 1
EL Club fue creado en el año 1984Inicialmente 40 sociosParticipación en pruebas cicloturistas
de Aragón y de toda España ( Bilbao, Lagos de Covandonga, etc)Organización de Marchas cicloturistas
de 250 participantes. (Al Balneario de Panticosa, San Juan de la Peña, etc. )
Organización Fiestas del Pedal
EL CLUB . HISTORIA 2EL CLUB . HISTORIA 2Actual 350 socios
Equipos de escuelas, Cadetes, Juniors
Organizar más de 15 carreras al año para estas categorías.
Presencia en todos los estamentos de ciclismo.Consejo Aragonés del Deporte DGAVicepresidente FACPresidente Comisión Cicloturismo RFECComisión Delegada y Junta Directiva RFECAEC Junta DirectivaUCI Comisión Cicloturismo
LA QH . HISTORIA LA QH . HISTORIA
Primera edición en el año 1991. Con 362 participantes y 12.000 euros de presupuesto. (33 euros/part. )
Año anterior QH de prueba. Ninguna presencia de clubes de Aragón.
Actual 9.650 participantes. 440.000 euros presupuesto (45 euros/ part.)
QH CaracterQH Caracteríísticas generalessticas generales
Circuito UCI GOLDEN BIKEPrueba CICLODEPORTIVA. Velocidad libreRanking por nº de participantes (9.656)1ª española y 3ª mundial Cada participante paga una inscripciónParticipantes agrupados por edades y sexoen 10 categoríasControl de tiempos con CHIPTrofeos al primero de cada categoríaDiploma personalizado y medalla
correspondiente a todos los participantes
Son 205 km de prueba con 4 puertos de montaña, lo que son 3.500 metros de desnivel acumulado
Por número de participantes y calidad es la 1ªcicloturista española y la 3ª mundial
Los ciclistas entrenan durante más de 6 meses para este díaReferencia Nacional e Internacional
Prueba de resistencia. El primero 6 horas el último 12 horas
Hace cinco años nació la “Treparriscos”, una prueba de 90 kilómetros para los ciclistas menos preparados
9.656 cicloturistas participan en la prueba
Más de 1.000 personas colaboran en la organización y señalización
180 personas forman el equipo médico
En la Quebrantahuesos…En la Quebrantahuesos…
1.797.600 Km en bici entre todos los participantes equivale a
29,5 millones de euros es el valor de las bicicletas presentes en la prueba
35.600.000 metros de desnivel de subida superados por los participantes equivale a
44 vueltas a la Tierra o 4,6 veces la distancia entre la Tierra y la Luna
4.000 veces la altura del Everest
Ideas fundamentales IIdeas fundamentales I☺ NUNCA se planteo con FINES CREMATISTICOS o
como medio para obtener ingresos para el club☺ Organizada por las inquietudes y GANAS DE HACER
LAS COSAS. Creerse la idea.☺ Un GRUPO BASE DE PERSONAS compacto, unido e
ilusionado como motor de la prueba☺ Apostar claramente por la CALIDAD☺ INNOVAR constantemente apoyados en las NUEVAS
TECNOLOGÍAS☺ Repercutir los posibles beneficios en AUMENTAR LA
CALIDAD☺ Intentar CONTAGIAR LA ILUSIÓN☺ OBJETIVOS CLAROS
Ideas fundamentales IIIdeas fundamentales II☺ SABER LA TEORIA de organización pero luego
PONERLE ILUSIÓN, ALMA Y CORAZÓN.☺ CONOCER A FONDO SOBRE LO QUE SE
ORGANIZA.☺ PONER CANALES PARA ESCUCHAR, ENTENDER
Y ATENDER a participantes, patrocinadores y colaboradores voluntarios.
☺ CREER EN LO QUE SE HACE. ☺ NO MORIR DE ÉXITO
Temas bTemas báásicos. 1sicos. 1
• Antes de plantear la prueba– Prospección del mercado ( a quién va
dirigida, hay demanda, posibilidades)– Aprender visitando/participando en
pruebas similares– Tener experiencia en organizaciones
similares (menos ambiciosas). Consejeros– La zona tiene solera en esa actividad– Pensar como participante y no como
organizador– ¿Podemos hacerlo?
Temas bTemas báásicos. 2sicos. 2
• Antes de salir al mercado– Fecha a elegir (coincidencias)– Recorrido (paisaje, dureza)– Nombre ( fácil recordar, identificativo,
alusivo)– Logotipo (único, sencillo, repetitivo)
EN NUESTRO CASO TODO ACIERTOS PLENOS Y BÁSICOS
Temas bTemas báásicos. 3sicos. 3
Aspectos económicos. Equilbrar presupuestoINGRESOS
•Precio de la inscripción
•PatrocinadoresDifícil encontrar único importanteInstituciones ofrecen apoyoColaboradores para temas concretos
GASTOS
•Plantear y cuantificar todos los
posibles gastos.
• Evitar sorpresas
•Dejar margen importante para varios
•Clasificar por su necesidad
Equipo humanoEquipo humano
• Comité organizador-8 personas-Decisiones por votación-Reparto de responsabilidades
• Voluntarios. FUNDAMENTALES- Colectivos de la localidad-Miembros del propio club-Personales, TODO SABIÑÁNIGO-Colectivos de la región
FISIOTERAPEUTASFISIOTERAPEUTAS
• Son 18 años de colaboración, sin ellos los ciclistas no podrían recuperarse tan rápido
• Más de 5.000 ciclistas pasan por sus manos y sus caras cambian de cansancio a felicidad
• Su trabajo es el más reconocido, son el centro de atención ya que son lo únicos que consiguen relajar a los participantes
• Un gran trabajo que finalmente suma 29.400 minutos de masaje
Servicios mServicios méédico sanitariosdico sanitarios
Duchas. Tren turístico.W.C. en salida y en el recorridoFisioterapeutas Personal médicoHospitales. ConveniosComplejo plan evacuación y emergencias
PSICÓLOGOS DEPORTIVOS1 palet de Suero Glucosado
CCOM CENTRO DE CONTROL
70 Fisioterapeutas en meta10 Fisioterapeutas en puntos de avituallamiento10 Ambulancias convencionales
6 Motos medicalizadas3 Hospitales de Campaña
2 S.V.B.
9 U.V.I. móviles(S.V.A.)9 Coches de apoyo y enlace
120 perspnal Médico en carretera50 SocorristasHELICÓPTERO 112
Asistencia mecAsistencia mecáánicanica
• Fijos en 5 puntos
• Móviles 14 vehículos
• Total 50 mecánicos en ruta
SegurosSeguros
Tema fundamental
• Obligatoriedad para todos los participantes• Seguro de responsabilidad civil y de Daños
a terceros (R.C.)• Seguro de la organización (UCI Mil Mptas)• Coberturas de acuerdo con la ley
Permisos / AutorizacionesPermisos / Autorizaciones
UCIGuardia civil de Tráfico
Federación Española de CiclismoPrefectura francesa. Gendarmería
Gobierno Civil de HuescaDirección General de Tráfico
Policía localAyuntamientos por donde circula
Ubicación avituallamientosPolicía nacional fronteras
Parque Nacional francés** Solicitados con mucha antelación **
Y continuamos con el premio al Club Ciclista Más Seguro
La seguridad durante la prueba volverá a estar controlada por patrullas mixtas de motoristas
Estas patrullas están formadas por un miembro de la Gendarmería francesa y otro de la Guardia Civil Española
HELICÓPTERO GUARDIA CIVIL
Se cuenta con la presencia de “ciclistas de rojo” encargados de velar por la seguridad vial. “TODOS JUNTOS POR LA SEGURIDAD VIAL”
Desde la Quebrantahuesos siempre se han apoyado nuevas medidas a favor de respeto al medio ambiente. DECÁLOGO
Por eso se incluye la campaña de “Puntos limpios” encesta tu basura
Entregar maillots blancos, encargados de velarpor el respeto al MEDIO AMBIENTE
Se crean grupos de limpieza del recorrido. 30 PERSONAS. Recorrido a pie.Os Andarines de Aragón
Publicidad / PromociPublicidad / PromocióónnFundamental el “boca a boca”• Prensa escrita• Radio y televisión• Trípticos (13.000)• Carteles (1.000)• Presentaciones oficiales• Internet. WEBB premiada• Boletín mensual de noticias• Publicidad móvil en camiones• Filmación en vídeo• Fotos de cada participante (Africa del Sur, Fotógrafos
del DAKAR )
Medios tMedios téécnicos / cnicos / InformInformááticatica
Aplicaciones última generaciónEscuela profesional Salesianos de ZaragozaInscripcionesClasificacionesLocalización G.P.SControl tiempos con chip
Tema básico y fundamental
InscripciInscripcióón n participantesparticipantes
• Facilitar los papeleos• Enviamos E-MAIL pre-inscripción.• Base de datos 29.000 e.mails• Inscripción por Internet• Pago ON LINE con pasarela de pago.• Inscritos 5.000 en 4 MINUTOS, cuando faltan 130
días para la QH• Carta, e.mail y SMS de confirmación de inscripción
con la asignación del dorsal• Salida en función del tiempo de años anteriores
Salida y llegadaSalida y llegada
• Colocación de infraestructuras• Control de salida. CHIP• Control de llegada y tiempo• Ausencia de vehículos aparcados• Animación durante 9 horas
SeSeññalizacionesalizaciones
• Fijas ( 250 carteles)(colocación y retirada)
• Móviles (total 80 personas)• Coches apertura marcha• Aviso a automovilistas• Iluminación túneles Escarrilla y Hoz
Avituallamientos en rutaAvituallamientos en ruta
• 5 avituallamientos completos. TRAILERS• 4 avituallamientos sólo líquidos. CISTERNAS• Todos de modo autoservicio• QUE NO FALTE NADA EN NINGÚN
AVITUALLAMIENTO• Ubicación de los puntos• Preparación previa• Montaje de cada punto• Limpieza y recogida de basuras
AvituallamientosAvituallamientos
• En ruta• Cena PREVIA (250 personas)• Cena POSTERIOR (700 personas)
Avituallamiento voluntariosAvituallamiento voluntarios
Avituallamiento en llegadaAvituallamiento en llegadaMacarrones (900 Kgr. Macarrones 490l. aceite
oliva, 650Kgr aceitunas)-7.000 bocadillos.36.000 botes de KaikuCerveza FRESCA
6,7 TONELADAS de fruta
8,5 TONELADAS de hielo
154.000 litros de bebida
6.400 litros de cerveza FRESCA
Se pelan 13.000 plátanos
Si contáramos una a una habría 20.600ruedas
7horas es el retardo de tiempo entre el primero y el último
Se utilizan 41.000 imperdibles (20,3 Kgr)
ALOJAMIENTOSALOJAMIENTOS• Estimación 30.500 ciclista y acompañantes• Alojamientos reservados con un año de antelación• Alojamientos completos en 60 Km. alrededor de
Sabiñánigo.• Ingresos DIRECTOS estimados en la zona
2.000.000 € (330 Mptas)
ComunicacionesComunicaciones• Situar repetidores especiales para ampliar cobertura
propia.• Apoyo radioaficionados de la zona• Utilizar emisoras portátiles para organización.• Teléfonos móviles. Fallos• Enlace permanente• C.C.O.M Centro de Control• Gran Camión de Comunicaciones
Clasificaciones / TrofeosClasificaciones / Trofeos
• Estimar número de medallas de cada clase• Listados de clasificación general y por categorías• Diplomas completos (RAPIDEZ Y PRECISIÓN)• Trofeos especiales (20)• Publicación completa de
resultados en prensa e Internet• Envío de e-mail y SMS personal con tiempo• Comunicación a cada club
de la clasificación de sus participantes
Otros serviciosOtros servicios
• Autobuses escoba (6)• Trailer escoba para bicicletas• PARKING DE BICICLETAS (1.500 bicis )• 3 Camiones trailers para avituallamientos• Nave para preparación de material
avituallamientos• Nave para guardar materiales hasta próxima
edición
Actividades auxiliares 1Actividades auxiliares 1
• Feria de ciclismo.• Feria gastronómica• Exposición filatélica tema ciclismo con
matasellos especial• Obra de teatro tema ciclismo• Verbenas• Visitas gratuitas a museos• Charlas de profesionales• Actuaciones folclóricas• Actuaciones musicales
Actividades auxiliares 2Actividades auxiliares 2
• Rallye Fotográfico• Maratón de spinning• Exposición bicicletas especiales• Bici record Guinnes 60 personas• Acceso gratuito a piscinas• Homenaje a ex ciclistas• Exposiciones fotográficas• Edición Libro
Agradecimientos del Agradecimientos del clubclub
– A patrocinadores• Propaganda en webb, trípticos, carteles, prensa,
radio, TV, zona inscripciones• Posibilidad de sampling• Entrega de recuerdos• Felicitación de NAVIDAD
A participantesA participantes
• Bolsa conteniendo– Maillot– Folletos turísticos / Revistas– Información completa– Bote ciclista– Dorsal, Chip, Placa Bici, Placa fotógrafo
• Felicitación cumpleaños• Felicitación Navidad• Sorteos material deportivo
A voluntariosA voluntarios
• Camiseta• Detalle Quebrantahuesos• (Sudadera...)• Felicitación de Navidad• Cena final• Sorteos de material deportivo• Reparto de bocadillos y
bebida durante la prueba
Beneficios de la Beneficios de la actividadactividad
• Zona / Localidad– Gran promoción– Llenar hostelería en época baja– Participantes que vuelven en familia de
vacaciones• Club
– Aumento espectacular de socios– Aumento de actividades– Economía saneada– Escuela de ciclismo– Equipo de cadetes y de Juniors
RESUMEN FINAL. MUY RESUMEN FINAL. MUY IMPORTANTE. RECUERDAIMPORTANTE. RECUERDA
• SEGUROS (Departamento Jurídico )• CONVENIOS Y CONTRATOS FIRMADOS.
AVALES• SEGURIDAD (participantes, público,
voluntarios )• MEDIO AMBIENTE• VOLUNTARIOS• MEDIOS DE COMUNICACIÓN• INTERNET
--HAZTE CICLOTURISTA.HAZTE CICLOTURISTA.HARHARÁÁS BIENS BIEN
-- SI TIENES DOS RUEDAS SABISI TIENES DOS RUEDAS SABIÑÁÑÁNIGO TE NIGO TE ESPERAESPERA--LA QUEBRANTAHUESOS ENAMORA, LA QUEBRANTAHUESOS ENAMORA, SABISABIÑÁÑÁNIGO SEDUCENIGO SEDUCE--LA QUEBRANTAHUESOS ILUSION Y LA QUEBRANTAHUESOS ILUSION Y MAGIAMAGIA