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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE PLANEACIÓN caracterizaciónCódigo
Empresa de Acueducto, 51.02Alcentar~~r.g~l.~~~;pde Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión
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1. INFORMACION GENERAL
IDENTIFICACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Planeación. TIPO LOGIA: Estratégicos.
RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Profesional Unidad de Planeación.
OBJETIVO DEL PROCESO: Formular, dirigir y hacer seguimiento a las políticas, objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo definidas en el Plan deGestión y Resultados.
DESCRIPCION DEL PROCESO
En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cuai consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización ycon base en este plantear cursos alternativos de acción evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos,además de la determinación de la asignación de los recursos económicos, humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
HUMANOS
TECNOLÓGICOS
INFRAESTRUCTURA
RECURSOS
1 Profesional, 1 Técnico.
2 Computadores, 1 Impresora, Internet.
2 Puestos de Trabajo, 1 Archivador, 2 Sillas,1 Aire Acondicionado.
REQUISITOS LEGALES - NUMERALES DELA NORMA NTCGP 1000 E ISO 9000
Constitución Política, Ley 142 DE 1994, Ley689 de 2001, Resolución CRA No. 12 de1995, Resolución CRA 74 de 1999,Resolución CRA 201 del 21 diciembre de2001.
Numerales de la norma NTCGP 1000, ISO9000, 4.1 - Requisitos Generales, 4.2.3 -Control de Documentos, 4.2.4 - Control delos Registros, 5.1 - Compromiso por laDirección, 5.2 - Enfoque al Cliente, 5.4 -Planificación, 5.4.1 - Objetivos de laCalidad, 5.4.2 - Planificación del Sistema deGestión de la Calidad
PROCEDIMIENTOS
Procedimientos Elaboración deInformes para Entes Externos,Formulación y Seguimiento alPlan de Gestión y Resultados,
Planes de Acción, Seguimiento yEvaluación a Indicadores de
Gestión y Resultados, Registrode Proveedores, Formulación yRegistro de Proyectos, Cargue
de Infonmación al SU!.
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5.5 - Responsabilidad, Autoridad yComunicación, 5.5.1 - Responsabilidad yAutoridad, 5.5.2 - Representante de laDirección, 5.5.3 - Comunicación Interna,5.6 - Revisión por la Dirección, 6.1 -Provisión de Recursos, 7.1 - Planificación dela Realización del Producto o Prestación delServicio, 7.5 - Producción y Prestación delServicio, 8. Medición, Análisis y Mejora, 8.1- Generaiidades, 8.2 - Seguimiento yMedición, 8.2.1 - Satisfacción del Cliente,8.2.2 - Auditoria Interna, 8.2.3 -Seguimiento y Medición de los Procesos,8.2.4 - Seguimiento y Medición delProducto y/o Servicio, 8.3 - Control delProducto y/o Servicio no Conforme, 8.4 -Análisis de Datos, 8.5 - Análisis de Datos,8.5.1 - Mejora Continua, 8.5.2 - AcciónCorrectiva 8.5.3 - Acción Preventiva.
SEGUIMIENTO Y MEDICIONPARAMETROS DE CONTROL
Informes de seguimiento a las metas planteadas en el Plan de Gestión y Resultados, Indicadores, Planes de Acción, Plan de Compras de Bienes y Servicios,Planesy Proyectos y seguimiento a la ejecución del presupuesto.
INDICADORESDIRECTRIZ DE LA OBJETIVO DE INDICADOR FORMULA META FRECUENCIAPOUTICA CALIDAD
Cumplir con todos losrequisitos legales y Cumplimiento de (No de Metasreglamentarios las Metas del Plan Cumplidas/No de Metas 100% Trimestralaplicables a las de Gestión y Programadas)*100actividades de la ResultadosEmpresa.
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Cumplimiento Plan (Resultado de los PlanesCumpliendo con Promover la mejora de Acción de Acción[Total Planes de 100% Trimestraltodos los requisitos continua del Sistema Acción)*100legales y de Gestión de lareglamentarios, Calidad. Cumplimiento Plan (Ejecución Plan demejorando de Compras de Compras/Programación 100% Trimestralcontinuamente elsistema de gestión Maximizar recursos, Bienes y Servicios del Plan de Compras)*100
de calidad, utilizando racionalizar costos ytodos los medios reducir gastos quenecesarios para que permitan impactar (No de Proyectosla operación sea positivamente el Ejecución Ejecutados/No de 100% Trimestralcada vez más eficaz coeficiente Proyectos Proyectosy eficiente. operacional. Programados)* 100
Ejecución (Valor Ejecutado/Valor 100% TrimestralInversiones Presupuestado)* 100
DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION
Informes de Auditorías Internas, Plan de Gestión y Resultados,Pianes de Acción por Dependencia, Fichas Metodológicas de ./ SISTEMA ERP (Sistemas De Planificación De Recursos Empresariales)Indicadores, Ejecuciones Presupuestales, Planes de Compras de Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Almacén, Recursos Humanos, Comercial.Bienes y Servicios, Planes Desarroila Nacional, Departamental y ./ Qfdocument.Municipal.
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2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
PROCESO ENTRADAS AL ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO CRITERIOS SALIDA DE PROCESOPROVEEDOR PROCESO ACTIVIDAD DE CONTROL PROCESO CLIENTE
Identificar ProfesionalIdentificar necesidades del Planeaciónsector
Socializar aPlan de cadaDesarrollo Definir políticas, Profesional Comunicación dirección Políticas yGobierno Definir objetivos y plan oficial Circular, según
Nacional, Nacional,de actividades Planeación memorando estructura objetivos
Departamen PDepartamental tal y orgánicay Municipal, Municipal, vigentetodos losProcesos Plan de
Gestión y Elaborar Socializar aResultados cronograma de cada
Ejecución de Profesional Metas del Plan Dirección FuncionariosElaborar actividades para Planeación de Gestión y según Cronograma de cada
el cumplimiento Resultados estructura procesode objetivos orgánicaestratégicos vigente
Asesorar a laGerencia en el Comunicacióndesarrollo de su ProfesionalAsesorar gestión y Planeación oficial - Recomendaciones Gerencia
programación de Informe
actividades
Coordinar ActoProyección anualmente el Profesional administrativo Proyecto dede Ingresos Coordinar proyecto de Planeación de aprobación Presupuestoy Planes de presupuesto de delAcción ingresos y gastos presupuesto
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Coordinar ycoadyuvar en laelaboración de Plan de Gestión Incluir Plan dePlan de Desarrollo Profesional y Resultados - todos los Gestión y Funcionarios
Municipal, Plan de Planeación Planes de de cada áreaGestión y Acción procesos Resultados
Resultados yPlanes de AcciónInformar sobre la
Información necesidad denecesidades modificaciones y Profesional Funcionariosde bienes y ajustes al Plan de Planeación de cada áreaservicios Compras de
Bienes ServiciosDocumentar y Consolidación
Información formalizar los Una ficha de Todos losindicadores de Profesional Formato dede cada Documentargestión Planeación indicadores por Indicadores procesos y
Proceso y indicador de Gestión y funcionariosResultados de laEm resa Resultados
Registrar losInformación diferentes Profesional Registro Garantizar Proyecto con Gerencia y
de cada Registrar proyectos de Planeación Proyectos que exista ficha y entidadesProceso inversión de la ficha MGA Registro territoriales
Empresa
Gerencia,
Presentar Presentar informes Profesional entes de
Informes de gestión y Planeación Informe regulación,resultados control y
vi ilanciaRealizar el
seguimiento a los
Plan objetos y metas Indicadores LaEstratégico planteadas por Profesional planteados en evaluación Informe a Todos los
y Planes de V Seguimiento cada Dirección Planeación el Plan de debe ser Gerencia procesos y
Acción dentro del Plan de Gestión y Trimestral funcionariosGestión y Resultados
Resultados,Planes de Acción
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-- Revisar los IndicadoresInformación resultados de los planteados en La Todos los
de cada Seguimiento indicadores de Profesional el Plan de evaluación Informe a procesosPlaneación debe ser Gerenciay
Proceso gestión de cada Gestión y Trimestral funcionariosproceso Resultados
Verificar elformato delestudio de Cumplimiento
'!J mercado de losAnálisis de análisis de Plan de y ajustes al
Todos losProfesional Compras de Estudio de Plan deConveniencia Verificar conveniencia y la Planeación Bienes y mercado Compras de procesos yy Oportunidad adquisición de Servicios Bienes y funcionarios
bienes y servicios Serviciosacorde al Plan deCompras deBienes y Servicios
Identificar Se efectuará unarevisión dellas no Profesional Formato no Todos los
conformida proceso paradeterminar las Planeación conformidades procesos y
des del falencias funcionariosproceso
Medir la Determinar los Profesional Todos loseficacia del resultados Planeación procesos y
proceso funcionarios
Tomar accionesAcciones correctivas y Profesional Todos los
Auditorias correctivas y preventivas de las Planeación procesos ypreventivas diferentes funcionarios
actividades
p IPLANEAR _ HACER I~ VERIFICAR • ACTUAR
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
./ Procedimientos Elaboración de Informes para Entes Externos .
./ Procedimiento Formulación y Seguimiento al Plan de Gestión y Resultados .
./ Procedimiento Formulación y Seguimiento Planes de Acción .
./ Procedimiento Seguimiento y Evaluación a Indicadores de Gestión y Resultados .
./ Procedimiento Registro de Proveedores .
./ Procedimiento Formulación y Registro de Proyectos .
./ Procedimiento Cargue de Información al SU!.
./ Constitución Política.
./ Ley 142 DE 1994.
./ Ley 689 de 2001.
./ Resolución CRANo. 12 de 1995.
./ Resolución CRA 74 de 1999.
./ Resolución CRA 201 del 21 diciembre de 2001.
./ Norma NTCGP1000 .
./ ISO 9000.
4. APROBACIONES
Elaboró
Freddy Alexander Larrota CantorLíder del Proceso
5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN
Revisó e /.!I2>~'I/Z~J~
Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC
Aprobó .'.
\,Daniel HernandlfPosada Suarez
Re resentante Le al
Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por:
01 2008-09-24 Ninguno Aprobación Inicial Gerente
02 2009-11-15 Definición de requisitos para la determinación de Corrección Gerentelas no conformidades potenciaies y sus causas
03 2010-10-22 Todos los numerales Corrección Gerente
04 2014-12-04 Todos los numerales Actualización Representante Legal
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