ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A
Sistema integrado de Gestión de
Calidad
ISO 9001 – NTCGP 1000 – MECI 1000DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO
GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS
Código: PRODES01 Versión: 10
Vigente desde: 30/09/2011
Responsable: Subgerente de Desarrollo y Profesionales de la Subgerencia de Desarrollo
Objetivo: Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal
Alcance: Servicios en los componentes de: investigación y desarrollo, innovación y diseño, materias primas, producción y fomento y comercialización
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Artesanos, DYP, Comercialización Entidades Públicas y Privadas
Políticas, Planes, Programas, proyectos, solicitud información
P
Planeación Políticas, Planes, Programas, proyectos Dirección y Planeación Entidades Públicas y Privadas, Artesanos
Formulación Planes, programas y proyectos
Entidades Públicas y Privadas
Información
H
Contratación (cuando aplica) Contrato o convenio
Entidades Públicas y privadas Artesanos Comercialización
Artesanos Entidades públicas y privadas Profesionales y Asesores
Información, solicitudes
Ejecución de programas, proyectos y actividades
Información sobre productores, productos y mercados. Inducción Generación de producto artesanal. Material técnico pedagógico Registro y documentación
Elaboración y entrega de informes (institucionales) de avance y finales
Información sobre productores, productos y mercados Material técnico pedagógico Solicitud liquidación contrato o convenio
Mejoramiento, Artesanos, Entidades Públicas y Privadas
Información V Seguimiento y evaluación de indicadores
Concepto técnico Acciones correctivas y preventivas
Mejoramiento Entidades Públicas y privadas, Artesanos
Mejoramiento Información
ARevisión de informes y plan de mejoramiento
Informes Plan de mejoramiento
Cendar, Gerencia, mejoramiento Entidades Públicas y privadas, Artesanos
SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al proceso mediante los informes de consultas, informe de plan de acción e informe para la revisión gerencial.
REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001 – NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000
4.2.2. Manual de calidad. 4.2.3. Control de Documentos. 4.2.4. Control de Registros. 7.1. Planificación de la realización del producto. 7.2. Procesos relacionados con el cliente. 7.4. Compras / Adquisición de bienes y servicios. 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3. Identificación y trazabilidad 7.5.5. Preservación del producto. 8.1 Generalidades. 8.2.1. Satisfacción del cliente. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos. 8.2.4. Seguimiento y medición del producto. 8.3. Control de producto no conforme. 8.4. Análisis de datos. 8.5. Mejora.
Ley 524 de 2000 Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación Normas de Presupuesto Ley 489 de 1998 Ley 489 de 1998 Ley 152 de 1994
1.3.2. Identificación de riesgos. 1.3.3. Análisis de riesgos. 1.3.4. Valoración de riesgos. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4. Indicadores. 3.3.2. Plan de Mejoramiento Funcional. 3.3.3. Plan de mejoramiento Individual.
RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS
• Subgerente de Desarrollo • Profesionales Subgerencia de
Desarrollo • Contratistas • Personal de apoyo técnico
administrativo para proyectos • Servicio de proveeduría de materiales
y equipos • Servicio de mensajería • Coordinadores de los Laboratorios
• Oficinas dotadas adecuadamente para director y coordinadores de proyectos y contratistas
• Banda ancha • Hardware actualizado • Software actualizado • Sistema de información - Línea de base • Portafolio de servicios • Medios audiovisuales, cámara fotográfica • Salones de conferencia y espacios para exhibición y
promoción de resultados (módulos, vitrinas, etc) • Equipos y sistemas de comunicación • Bodega para recepción y almacenamiento temporal
de productos • Espacios para evaluar resultados de proyectos • Espacios para asesoría puntuales, seminarios, talleres
y conferencias
• Recursos PGN y provenientes de otras fuentes (público, privado, nacional e internacional)
INDICADORES TIPO NOMBRE FORMULA FRECUENCIA DE
MEDICION TENDENCIA META
Eficiencia Ejecución financiera del proyecto
Recursos ejecutados/recursos proyectados Trimestral Creciente 90%
Eficacia
Cumplimiento de las actividades del proyecto
Nº de actividades ejecutadas / Nº de actividades programadas por proyecto finalizado
Trimestral Creciente 90%
Satisfacción del Cliente Numero de encuestas evaluadas bueno y muy bueno / total de encuestas aplicadas por proyecto finalizado
Trimestral Creciente 90%
Efectividad Cobertura poblacional por proyecto
Número de beneficiarios atendidos / Numero de beneficiarios proyectados Trimestral Creciente 6-500 beneficiarios
GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos
Aplazamiento o cancelación de las actividades pertinentes a los proyectos
Clasificación: Riesgo Operativo
Aná
lisis
Calificación
Probabilidad Nivel B – Probable
Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios)
Evaluación
A. Zona de riesgo alta. Reducir, evitar, compartir, transferir,
el riesgo
Valoración Descripción Controles operativos
Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo alto. Reducir, evitar, compartir, transferir, el riesgo
Debido a diversos aspectos tanto internos como externos que influyen en la ejecución integral de los proyectos se presenta la posibilidad de no llevar a cabo las actividades en su totalidad ó en el tiempo programado.
1. Planes operativos, cronogramas de actividades, flujos de cajas y comités técnicos de los proyectos.
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Gestión adecuada y oportuna para la ejecución de las actividades en terreno. Revisión y ajustes al cronograma del proyecto
Coordinadores de Proyectos
Permanente Cumplimiento del cronograma salvo casos de fuerza
mayor
Informes entregados a los cofinanciadores. Actas de
comités técnicos. 25/Octubre / 2011
Proponer alternativas viables en caso de cancelación de actividades
Subgerente de Desarrollo y
Coordinadores de Proyectos
Según eventualidad
Alternativas propuestas
Informes entregados a los cofinanciadores; Actas de comités técnicos; Oficio. 25/Octubre / 2011
GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos
Proyectos formulados con Información desactualizada del sector
Clasificación: Riesgo Operativo
Aná
lisis
Calificación
Probabilidad Nivel D – Improbable
Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios)
Evaluación
M. Zona de riesgo moderado. Asumir,
reducir el riesgo
Valoración Descripción Controles operativos
Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo moderado. Asumir, reducir el riesgo.
Debido a la alta restricción economica para actualizar las investigaciones realizadas por la entidad y los altos costos que genera la actualización de la información general del sector, pueden presentarse errores en la formulación de los proyectos, al utilizar los documentos ubicados en el CENDAR por parte de los ejecutores de los proyectos de la entidad.
1. Intercomunicación entre el Proceso de Gestión y Desarrollo de proyectos y el CENDAR. 2. Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento. 3. Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento.
Profesional CENDAR
Primer semestre
2.012
Proyecto inscrito en el SUIFP
Oficina de Planeación. 25/Octubre / 2011
Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.
Profesional CENDAR
2.012 Numero de documentos catalogados
Informes de Planeación estratégica de la entidad. 25/Octubre / 2011
Elaborado por Revisado por Aprobado
Equipo Subgerencia de Desarrollo Leonardo Martin Profesional de Planeación
Mariana Gomez Subgerente de Desarrollo