MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS
CÓDIGO
PR-0039-SE
EDICIÓN
3
FECHA DE VIGENCIA Día Mes Año
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Firma
Nombre Julio Cesar Zamora Araque Luis Eduardo Velásquez
Pineda. Rosa Lucía Rojas Acevedo
Cargo Auxiliar Técnico Activos Fijos. Jefe Departamento Servicios
Generales Secretaria General
Fecha Julio de 2012 Agosto de 2012 Agosto de 2012
1. OBJETIVO
Llevar el control e inventario de los bienes muebles e inmuebles adquiridos por FEDEARROZ – Fondo Nacional del Arroz, registrando todos sus movimientos: Ingresos, Mejoras, Traslados internos y entre Dependencias, Préstamos y Bajas, para garantizar una información y contabilización ajustada a los valores y existencias reales, reportando Ingresos y Bajas a la Oficina de Seguros para lo pertinente. 2. DIRIGIDO A Todos los funcionarios adscritos a FEDEARROZ – FONDO NACIONAL DEL ARROZ. 3. RESPONSABLES Jefe del Departamento de Servicios Generales, Profesional Activos Fijos y Técnico Auxiliar de Activos Fijos. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a éste Procedimiento las debe realizar el Jefe del Departamento de Servicios Generales, con la aprobación del Gerente General o de la Secretaría General. 5. DEFINICIONES
5.1 Manejo y Control de Activos: Este proceso se define como el conocimiento preciso del valor, ubicación y responsable de los bienes y propiedades de FEDEARROZ – FONDO NACIONAL DEL ARROZ, al cual se llega a través de varias etapas: Ingresos que se registran en el sistema y en contabilidad mensualmente, Mejoras, Traslados internos y entre dependencias, Préstamos y Bajas.
5.2 Activos Fijos Contables: Son todos aquellos bienes muebles o inmuebles caracterizados por tener una naturaleza duradera cuya vida útil es mayor a un (1) año, que FEDEARROZ – FONDO NACIONAL DEL ARROZ posee con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo normal de sus actividades o por el apoyo que prestan en la producción de bienes, productos y servicios, para el cumplimiento de su objetivo social, no destinados ni disponibles para la venta.
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5.3 Activos No Contables: Son aquellos cuyo valor es igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, los cuales se registran afectando el gasto y, que por su naturaleza tienen el carácter de elementos devolutivos no contables, para efectos del control de inventarios individuales. 5.4. Ingreso de un Activo Fijo: Se presenta cuando una vez el Profesional o Técnico Auxiliar de Activos recibe los documentos soporte de la compra de un activo fijo contable o no contable para el ingreso al módulo de activos del sistema atlas, asignándolo a un funcionario y a una dependencia que se hace responsable del mismo. 5.5. Traslado de un Activo Fijo: Se presenta cuando por solicitud de un Funcionario, previa autorización del jefe del área, se cambia de forma permanente el responsable de un activo fijo contable o no contable. 5.6. Baja de un Activo Fijo: Se presenta cuando se determina que un activo fijo es inservible u obsoleto, (cuando se trate de equipos de computación se debe anexar el formato FR-128-DS-PR-0030 MANTENIMIENTO COMPUTADORES Y PERIFÉRICOS F.N.A., emitido por la División de Sistemas), se da el hurto o se tramita la donación. 5.7. Mejora de Activo Fijo: Se define como mejora de activo, a un mayor valor que se le da a un elemento con el fin de prolongar su vida útil o su productividad. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES - Se debe activar toda compra de elementos cuyo valor y naturaleza ameriten la calificación y clasificación de Activo Fijo Contable o No Contable, de acuerdo con las normas contenidas en el Régimen Contable Colombiano. - Se deben ingresar con el valor de compra al listado general de Activos Fijos. - Se debe asignar placa de identificación individual a cada Activo Fijo. - Se debe destinar a una dependencia y asignar a cargo del funcionario responsable de su utilización y manejo. - Se deben registrar los movimientos de todos los Activos Fijos, los cuales siempre estarán precedidos de los trámites de rigor para cada caso particular, con la intervención del Departamento de Servicios Generales y la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Arroz y Autorizados por el Ordenador. - Se deben reportar a la Oficina de Contabilidad del Fondo Nacional del Arroz y Oficina de Seguros, para su respectiva contabilización y pólizas de seguro cuando se trate de Ingresos, Mejoras o Bajas.
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- Se deben practicar visitas de inspección y verificación total o aleatoria, mediante pruebas selectivas, para conocer la existencia y estado general de los Activos Fijos Contables y No Contables. - Se deben hacer y legalizar mensualmente todos los Ingresos, Mejoras y Bajas. 6.2 FRECUENCIA 6.2.1 Cada vez que se presente un requerimiento o sea necesario registrar algún movimiento de Activos Fijos. 6.3 ANEXOS 6.3.1 FR-0051-SE-PR-0039 “Movimiento Equipos de Cómputo” (Digital en XLS). 6.3.2 FR-0052-SE-PR-0039 “Salida de Activos Fijos (Traslado, Préstamo o Mantenimiento)”. 6.3.3 FR-0053-SE-PR-0039 “Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos”. 6.3.4 AC-0006-SE-PR-0039 “Acta de Destrucción, Donación o Venta de Activos Fijos”.
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7. PROCEDIMIENTO 7.1 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO Se recibe físicamente el activo
solicitado verificando las especificaciones establecidas en la orden de compra.
Auxiliar Técnico Activos fijos / Profesional Activos Fijos. En seccionales Profesional que solicito el activo
Orden de compra Factura o remisión / Acta de recibo en seccionales
Cuando se trata de equipos de cómputo, acompañará el recibo un representante de la división de sistemas. Cuando sean equipos con especificaciones particulares por ejemplo de laboratorio acompañará el recibo un representante de la Dependencia solicitante.
Auxiliar Técnico Activos fijos / Profesional Activos Fijos / Representante de la Dependencia Solicitante.
Ingresar el Activo Fijo contable o no contable al respectivo inventario en el modulo de activos fijos del sistema “ATLAS”, cuyo código se asigna automáticamente. El responsable y la dependencia destino se toman con base en la información de la orden de compra.
Profesional / Técnico Auxiliar de Activos Fijos.
Sistema “ATLAS”
NO
SI
El Activo fue recibido en oficina principal.
Se instala la placa en el Activo fijo. Si son equipos de cómputo se envía a división sistemas para la correspondiente configuración.
Profesional / Técnico Auxiliar de Activos Fijos / Division Sistemas
Comprobante de entrada de activos fijos
RECIBO
ACTIVOS
Ingreso activo
al sistema
Instalación de
PLACA
INICIO
Activo
recibido en
Principal
1
1
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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO Envío al centro de costo destino el
activo con placa de identificación, (cuando el activo es adquirido en la seccional se envía la placa),
anexando Comprobante de entrada de activos fijos generado por el sistema revisado y firmado por el Jefe del Departamento de
Servicios Generales
Profesional / Técnico Auxiliar de Activos
Fijos.
Comprobante de entrada de activos
fijos
Recibir el Activo Fijo contable o no contable por parte del funcionario responsable, en la seccional de destino.
Responsable del Activo Fijo
El responsable del activo debe verificar al momento del recibo y conforme con la solicitud realizada: que esté completo, su estado, hasta donde sea posible su adecuado funcionamiento y que tenga la placa de identificación.
Responsable del Activo Fijo
NO: En el caso de que el activo no cumpla con lo solicitado se debe Informar por correo electrónico al departamento de servicios generales los motivos por los que el activo no está cumpliendo con la solicitud.
Responsable del Activo Fijo
Correo electrónico
Se formalizará comunicación con el proveedor para evaluar las posibles soluciones (cambio del equipo, concesión, mantenimiento, otro).
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Correo electrónico
Se comunicará al Responsable del activo fijo, para que evalúe nuevamente.
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Correo electrónico
SI: Si la verificación es conforme debe firmar el comprobante de entrada y se devuelve al Departamento de Servicios Generales para su control y archivo.
Responsable del Activo Fijo
SI
NO
Envío de Activo
y documentos al
centro de costo
Recibo de
activo en
Seccional
INFORMA A
SERVICIOS GENERALES
VERIFICACIÓN
CONFORME
INFORMA AL
PROVEEDOR
INFORMA AL
RESPONSABLE
DEL EQUIPO Y ENVÍA DE NUEVO
2
2
1
Acepta y firma
comprobante
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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE
DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO
Remite información de ingreso de activos autorizadas a la Oficina de Seguros para su inclusión o retiro de la respectiva póliza de seguro y a Oficina de Contabilidad para control.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
Archivo de soportes.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
Supervisar y hacer seguimiento a todo el proceso, e informar cualquier inconsistencia al Jefe del Departamento de Servicios Generales.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
Con el fin de verificar el estado general de los Activos Fijos, se realizarán visitas aleatorias a los diferentes centros de costo.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
7.2 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS
ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Solicitar y justificar mediante comunicación escrita la necesidad del traslado del Activo Fijo Contable o No Contable al Jefe de área e informar al director de la Seccional
Responsable inicial del Activo Fijo
Comunicación escrita – Correo electrónico
Autorizar y definir la asignación del nuevo responsable, enviar comunicación escrita estableciendo la justificación del cambio al Jefe del Departamento de Servicios Generales.
Jefe de área o director de la Seccional
Comunicación escrita – Correo electrónico
Diligenciar y firmar y hacer firmar al Jefe del área o Director Ejecutivo el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
Responsable inicial del Activo Fijo
FR-0052-SE-PR-0039
Remite
información
Seguros y
Contabilidad
ARCHIVO
Seguimiento y
verificaciones
aleatorias
FIN
3
Solicitud de
Traslado
Establecer
nuevo
responsable y
comunicar
Diligencia FR-
0052-SE-PR-0039
1
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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Trasladar físicamente a la nueva Seccional o Dependencia que lo requiere, adjuntando debidamente diligenciado y firmado el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS y suministrando la información complementaria como manuales de fabricante y hoja de vida del equipo.
Responsable inicial del Activo Fijo
FR-0052-SE-PR-0039
Una vez recibido el Activo por parte del Responsable Final del Activo Contable o No Contable se debe enviar copia al Departamento de Servicios Generales para la actualización de los inventarios en el Módulo de Activos del Sistema Atlas. El responsable inicial y el nuevo responsable del activo deben conservar copia del registro FR-0052-SE-PR-0039 diligenciado en su totalidad.
Responsable Inicial del Activo / Responsable
Final del Activo
FR-0052-SE-PR-0039
Correo electrónico
Recibir y confirmar la información y comunicar al Jefe del Departamento de Servicios Generales.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
FR-0052-SE-PR-0039
Correo electrónico
Ingresar el traslado del Activo Fijo Contable o No Contable en el Módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” (el que automáticamente modificará y actualizará el listado de activos fijos y el inventario individual) soportándose en el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS enviado. Este se entrega al Jefe del Departamento de Servicios Generales
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
FR-0052-SE-PR-0039
Documento de Traslado de Activos
Fijos del sistema ATLAS
Revisar y firmar el documento de Traslado de Activos Fijos emitido por el módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” para su envío a la Dependencia solicitante.
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Documento de Traslado de Activos
Fijos del sistema ATLAS
Traslado
físico del
Activo
Envío de soporte diligenciado
FR-0052-SE-PR-0039
Recibo y
Confirmación de la
información
Actualización
del sistema
ATLAS
Firma del
documento emitido
por ATLAS
1
2
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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Remitir debidamente firmado el documento de Traslado de Activos Fijos emitido por el módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” al nuevo responsable del Activo Fijo.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
Documento de Traslado de Activos
Fijos del sistema ATLAS
7.3 PRÉSTAMOS DE ACTIVOS FIJOS
ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Previo consentimiento del Responsable del Activo Fijo solicitado en préstamo, diligenciar y firmar el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS por parte del interesado y del funcionario responsable del Activo Fijo solicitado en préstamo.
Interesado en el préstamo del Activo Fijo
FR-0052-SE-PR-0039
Hacer efectivo el préstamo y deja el activo fijo en poder del Interesado en el préstamo.
Responsable del Activo Fijo.
FR-0052-SE-PR-0039
Ejercer control permanente, de la devolución de los Activos Fijos en préstamo en el estado entregado y archivar en cada caso los respectivos registros.
Responsable del Activo Fijo.
FR-0052-SE-PR-0039
Para la devolución del Activo Fijo se debe diligenciar nuevamente el FR-0052-SE-PR-0039, en constancia se deben conservar y archivar los respectivos registros.
Envío del documento
emitido por el
sistema ATLAS
2
FIN
Diligencia formato FR-0052-SE-PR-0039
Hace efectivo el préstamo
Control de la
devolución
INICIO
Devolución
FIN
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7.4 MEJORA DE ACTIVOS FIJOS ETAPA DESCRIPCION DE LA
ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Recibir, revisar y aprobar la factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato
Recibir copia del documento Correspondiente ya aprobado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales para su correspondiente registro y actualización en el módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS”.
Profesional de y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos.
Factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato Aprobado.
Enviar, el documento de Mejora del Activo Fijo emitido por el sistema “ATLAS” con el incremento correspondiente, al funcionario responsable del Activo Fijo para su firma.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de
Activos Fijos
Documento de Mejora del Activo Fijo emitido
por el sistema “ATLAS”
Recibir, firmar y devolver el documento de Mejora del Activo Fijo al Departamento de Servicios Generales para su control y archivo
Responsable del Activo Fijo
Documento de Mejora del Activo Fijo emitido
por el sistema “ATLAS”
Recibir y archivar documento de Mejora, igualmente entregar el informe mensual actualizado de las Mejoras Realizadas a la Oficina de Seguros para los trámites pertinentes de esa dependencia.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de
Activos Fijos Informe mensual.
INICIO
Recibo de
documentos
Actualización
del sistema
ATLAS
Envío de
actualización
Aceptación y
devolución de
actualización
Archivo de
documento, entrega
de Informe.
FIN
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7.5 ACTAS DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE
DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO
Diligenciar, firmar y enviar, con el visto bueno del Director Ejecutivo, del Jefe de Planta o del Director del Centro de Investigación, según el caso, el formato “Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos”, al Departamento de Servicios Generales o presentarlo en la visita de inspección y verificación al Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos o al Jefe del Departamento de Servicios Generales, quien verificará físicamente el estado del Activo Fijo y si es procedente o no la baja solicitada.
Responsable del Activo Fijo
FR-0053-SE-PR-0039
Si se trata de equipos de cómputo: Solicitar a la División de Sistemas el registro “Mantenimiento Computadores y Periféricos F.N.A.” del estado general del equipo o equipos cuya baja se pretende.
Jefe del Departamento de Servicios Generales.
FR-0128-DS-PR-0030
Entregar al Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz el registro “Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos” diligenciado y firmado, junto con los anexos.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de
Activos Fijos
FR-0053-SE-PR-0039
Recibir de parte del Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz el registro “Comunicación de Auditoria Interna” con el concepto favorable para tramitar el Acta de Baja de Activos Fijos Contables y No Contables
Profesional y/o Técnico Auxiliar de
Activos Fijos
FR-0081-AF-PR-0048
INICIO
Solicitud de
Baja
Para equipos
de cómputo,
solicitud de
estado
Entrega de
soportes al
Auditor
Recibo de
concepto del
Auditor
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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Elaborar y firmar el Acta de Baja en el modulo de activos fijos del sistema “ATLAS”, cuya información automáticamente se actualizara en los inventarios, y tramitar las firmas de la Secretaria General, del Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz y del Jefe del Departamento de Servicios Generales.
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos,
Acta de Baja en el modulo de activos fijos del sistema “ATLAS
En la oficina principal y con intervención de la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Arroz Destruir el Activo Fijo contable o no contable por parte del Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos. En las seccionales por parte del usuario, Director Ejecutivo y un representante de la Auditoria Interna, si se encuentra en la seccional en el momento de la Destrucción, Donación o Venta
En oficina principal: Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos. En seccionales: Usuario Responsable, Director Ejecutivo
Diligenciar y firmar por parte del los funcionarios que intervienen en la destrucción del (los) activo (s) el “Acta de Destrucción, Donación o Venta de Activos Fijos.
Funcionarios que intervienen en la destrucción del (los) activo (s)
AC-0006-SE-PR-0039
En caso de que el activo se destine para donación, se debe anexar solicitud por parte de la entidad que recibirá el Activo Fijo con los documentos que el Jefe del Departamento de Servicios Generales considere
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Elabora y firma
Acta de Baja
Destrucción–
Donación –
Venta del
activo
Diligencia y
firma Acta de
Destrucción –
Donación -
Venta
1
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7.6 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ACTIVOS FIJOS
ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA
RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO
Imprimir el inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables a cargo de cada funcionario
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables
Constatar que todos los Activos Fijos Contables y No Contables registrados en el inventario se encuentren identificados con su respectiva placa y en poder del usuario o responsable
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables
NO
Verificar si hay Activos fijos para dar de baja,
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
SI Si: Seguir procedimiento según 7.5
PR 0039 SE, Numeral 7.5
NO: Elaborar y presentar al Jefe del Departamento de Servicios Generales el informe de verificación y estado de los Activos Fijos, resultante de la visita realizada
Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos
Informe de verificación y estado de los Activos Fijos
Actualizar, los respectivos inventarios de Activos Fijos Contables y No Contables en el módulo de activos fijos del Sistema “ATLAS”
Profesional y/o del Técnico Auxiliar de Activos Fijos
inventarios de Activos Fijos Contables y No Contables del Sistema “ATLAS”
Imprimir, firmar y solicitar firma al Jefe del Departamento de Servicios Generales las cartas de responsables actualizadas y enviarlas a las Dependencias o Seccionales correspondientes
Profesional y/o del Técnico Auxiliar de Activos Fijos
Cartas de responsables actualizadas
INICIO
Inprimir inventario
individual
Constatar estado de
Activos
Hay activos
para baja
Seguir 7.6
Elaborar y presentar
Informe
correspondiente
Actualización de
Inventarios
Tramitar Cartas
de Responsables
y enviarlas
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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA
RESPONSABLE DOCUMENTO /
REGISTRO ASOCIADO
Recibir, verificar y firmar la respectiva carta de responsable y devolverla al Departamento de Servicios Generales para su correspondiente control
Responsable de los Activos Fijos Contables y No Contables
Cartas de responsables actualizadas
7.7 CIERRE MENSUAL CONTABLE 7.7.1 Imprimir los listados con base en la información del Módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” de los movimientos de Ingresos, Mejoras y Bajas de los Activos Fijos Contables y No Contables hechas durante el mes, para su respectiva consolidación mensual con la Oficina de Contabilidad del Fondo Nacional del Arroz por parte del Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos fijos, y correspondiente reporte a la Oficina de Seguros.
8. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSION CAMBIOS
01 - 08 - 2012 3
Se ajusta procedimiento, se amplían definiciones, se integran al procedimiento: AX-0079-SE-PR-0039, AX-0080-SE-PR-0039, AX-0078-SE-PR-0039, AX-0075-SE-PR-0039 Se incluye numeral 8. Historial de cambios.
Firmar y devolver
la carta a Servicios
Generales
1
FIN