COMPUTACIÓN EN LA NUBEPara la administración y almacenamiento

de la información y archivos

Administración de archivos mediante nuestro servicio con aplicaciones en la Nube

Somos expertos en utilizar el modelo SaaS (Software as a Service) con aplicaciones de clase mundial para la administración y el almacenamiento de la información y archivos, las cuáles se encuen-tran alojadas en nuestro centro de información. El servicio se viene brindando con éxito durante los últimos años adversidad de organizaciones a través de nuestra plataforma e infraestructura accesible desde cualquier locación física.

Nuestro servicio permite centralizar toda su información documental en una sola base de datos, afectado recursos tecnológicos acorde a las reales necesidades de su organización y sin generar una relación de cliente cautivo porque se trata de una arquitectura abierta y de baja barrera de salida.

La solución de rápida implementación, permite acceder a dicha información centralizada, estando permanentemente accesible para su organización sin requerir de altos presupuestos, a la vez que podrá resolver la administración de sus archivos de una manera ágil y adaptable a su crecimiento independientemente de que sus archivos se encuentren en dependencias propias, diferentes locacio-nes físicas y/o proveedores externos.

Es posible la administración y trazabilidad de una amplia variedad de soportes de información: documentos Papel (cajas, expedientes, documentos), Objetos físicos (Tapes, medios ópticos, analógi-cos, etc) y documentos Electrónicos (Documentos escaneados, archivos digitales, etc.)Ademas proveemos tecnología propia para la automatización de flujos de trabajo (workflow) asociando documentos digitales a sus procesos de información e integrándolo al servicio mencionado con la misma modalidad SaaS. Dicha solución completa de administración de información con la automa-tización de sus procesos de negocio, permitiendo la validación de los mismos mediante documentación física y digital, a la vez q se facilita y agrega valor a la gestión diaria a un menos costo operativo.

En caso de que se requiera de una nueva construcción o adaptación edilicia contemplando normas internacionales para ser destinarlo como archivo documental, tenemos experimentados recur-sos humanos para asesorarlo tanto en la obra civil como en la adquisición de todos los elementos necesarios para optimizar la seguridad, la guarda y el movimiento interno que se requiere para incorpo-rar las mejores practicas en la administración de sus archivos.

Contamos con una extensa experiencia en el sector y disponemos de los Recursos Humanos de mayor trayectoria en el mercado, siendo ambos de valor crítico al momento de diseñar y brindar su solución a medida.

¿Cuando el modelo SaaS en la Nube es la solución apropiada para su organización en la gestión de archivos?

La tercerización de los archivos físicos es una tendencia mundial que ha crecido en la ultima década, no obstante hay diferentes motivos por los cuales las empresas necesitan de esta clase de solución: - Se tercerizan sus archivos pero se posee información sensible y/o activa en formato papel que deciden no entregar a una guarda externa. Cada industria y sector posee este tipo de información diferenciada y hay una tendencia mundial en recuperarla y gestionarla internamente. - Por política interna deciden no tercerizar sus archivos. Debido a restricciones legales y/o de regulaciones de la actividad no pueden enviar parcial o totalmente sus archivos a un deposito externo y la tercerización de guarda física no es una alternativa valida. - Existe una gran dispersión geográfica, con archivos propios, tercerizados, y necesitan tener control de la información de su empresa a través de una base de datos única en donde se registra todo el inventario y movimiento de sus archivos mediante una interfaz única para el usuario. - Resulta difícil dimensionar la inversión en tecnología necesaria para administrar sus propios archivos sin incurrir en una excesiva capacidad tecnológica de rápida obsolescencia, o en el caso contrario, quedar limitado operativamente por una escasa inversión; ademas de no contar con recursos humanos especializados en dicha tecnología. - Este servicio le permitirá contar con una administración unificada, auto-administrada y/o en guarda de proveedores externos, de todos sus archivos con las mejoras practicas u con tecnología de clase mundial, garantizando un medio seguro, rápido, moderno, oportuno y económico evitando una permanente inversión en tecnología.

Principales Beneficios de nuestro servicio:

La autogestión documental con tecnología CEDyAT permitirá contar con los siguientes beneficios: - Mayor control de su capital de información (contenido de soportes físicos, digitales o elec-trónicos) sin importar donde se encuentren geográficamente. - Proporciona un acceso controlado a la información según las características de cada perfil de usuario y funciones asignadas dentro de cada proceso definido por la organización. - Permite implementar una metodología documental estandarizada basada en las mejoras prac-ticas internacionales del sector de manera homogénea en toda la organización. - Trazabilidad completa de la información con el alcance que el cliente defina. - Permite incorporar tecnología de punta otorgando mayor flexibilidad ante las cambiantes nece-sidades de la organización y del mercado, accediendo a información de mayor calidad. - Nuestro servicio es totalmente escalable y se adapta a las necesidades propias y crecimiento en cada cliente. - Permite establecer una estrategia de ahorro de costes en la gestión documental sin afectar la calidad del servicio. - No se requiere de personal especialista en informática, gestión documental y soporte técnico de alto costo, etc, ya que dichos perfiles se encuentran dentro de nuestro servicio. - Tampoco es necesario invertir en hardware, software, adquirir costosas actualizaciones, ni renovar los servidores, solo se amplia el servicio a las unidades/departamentos/sectores necesarias/os sin necesidad de sobredimensionar la inversión. Dicho ahorro podrá ser afectado a funciones criticas de la organización a la vez que resuelve los problemas diarios de sus archivos. - Permite retomar el control de la documentación en guarda tercerizada con un bajo costo de migración y mantenimiento. - Si recuperar la guarda física de determinados archivos tercerizados no es una opción, nuestro servicio también le permitirá generar valor agregado de información al servicio en uso, permitiendo un control adicional y auditando en tiempo real a su actual servicio contratado. - Facilita racionalizar el uso del espacio físico mediante la ambientación edilicia con estándares internacionales que optimizan la guarda, a la vez q se minimizan riesgos operativos. - La virtualización de la plataforma de servicios documentales permite contar con un ámbito de mayor seguridad a un bajo costo operativo. - Nuestra basada en el uso de las mejores practica aumenta la seguridad en el manejo de infor-macion documental. - Permite brindar un mayor valor a los procesos de negocio impactando favorablemente tanto a los usuarios internos como externos. - Se reducen riesgos legales al conservar documentos de caracter probatorio ante demandas iniciadas por la institucion o por terceros a la vez que se facilita el cumplimiento de normativas referentes a habeas data de particulares.

Características principales del software

CEDyAT utiliza como core de la solución O'neil Software, líder mundial en aplicaciones para la gestión de archivos, adaptado a las necesidades de los mercados latinoamericanos. Esta adaptación ha sido desar-rollada por personal especializado que cuenta con mas de 15 años en la industria y es respaldado diariamente con el servicio brindado a nuestros clientes.

Se ha prestado especial interés en desarrollar interfaces de usuario que permiten un uso intuitivo y amigable a fin de reducir los tiempos de aprendizaje y adaptación a nuevas modalidades de trabajo:

Interfaz Archivo: es la interfaz que utilizaran los recursos humanos asignados a las bodegas y archi-vos con un volumen de información importante que cuenta con un modulo de administración y otro de opera-ciones. Esta funcionalidad esta desarrollada tanto para archivos centrales como intermedios o locales sin importar si son propios o tercerizados.

Interfaz Usuario (web): es la interfaz que utilizaran los usuarios que necesiten solicitar información al archivo, independientemente de la locación de los mismos. A diferencia del caso anterior la funcionalidad de estos usuarios esta vinculada a su actividad dentro de la estructura de la empresa y el acceso al mismo solo requiere de un navegador estándar en la PC con acceso a internet.Las aplicaciones en la nube ofrecen un cambio de paradigma en el ahorro de costos, control, flexibilidad, escalabilidad, seguridad, productividad, y alcance global que es demasiado eficaz como para que las orga-nizaciones lo ignoren.

- Configuración de la estructura orgánica de la organización - Tabla de series documentales - Lista de autorizados - Configuración de seguridad - Gestión de vencimiento de la documentación - Imputación de gastos por centro de costos - Planificación de pedidos - Monitoreo automatico y reportes - Capacidad de búsquedas avanzadas - Tecnología wireless - Tecnología Mobile

- Tecnología Internet - Códigos de barra - Gestión de imágenes - Administración de locaciones remotas - Pedido de consulta de usuarios autorizados - Gestión de digitalización de demanda - Carga de datos centralizada y/o desde sites remotos (sucursales) -Notificación de eventos importantes - Administración de feriados - Gestión de excepciones para control

WIRELLESS - INTERNET - CENTRO DE INFORMACIÓN

TRACKING - DIGITALIZACIÓN - SOFTWARE