Date post: | 12-Dec-2015 |
Category: |
Documents |
Upload: | ing-julio-fernando-diaz-mamani |
View: | 246 times |
Download: | 0 times |
1
TEMA IX
CONTROL
OBJETIVOS
1.Definir el concepto de control
2.Conocer los elementos de un sistema de control administrativo
3.Analizar el enfoque sistémico del proceso de control administrativo y los elementos básicos
4. Identificar los diferentes tipos de control
5.Analizar el diseño de sistemas de control
6. Identificar las características de los sistemas eficaces de control
7.Analizar los diferentes métodos de control.
2
Organizaciones/Empresa
Herramientas deAdministración
Administración yOrganizaciones
EnfoquesDe la
Administración
Proceso Administrativo
Administración de áreas
Funcionales
El Papel del
Adminis-trador
Ambiente de los
negocios
Responsa-bilidad Social
Evolución, escuelas y enfoques
Herramientasde la
Administración
PlaneaciónOrganizaciónDirecciónControl
MKT. Producción Finanzas RH y ventas
Concepto de Administración
y organizaciones
MODELO DEL CURSO
3
CONTROL
El control administrativo es el proceso para garantizar que las actividades reales o resultados se ajustan a las actividades planeadas y corregir cualquier desviación significativa.
¿Qué es lo que controlan los administradores? GenteFinanzasOperacionesInformaciónDesempeño de la organización en forma global
4
LOS ENFOQUES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
El enfoque de metas organizacionales
El enfoque estratégico de los grupos de interés
El enfoque de sistemas.
5
ENFOQUE SISTEMICO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
El control administrativo es un esfuerzo sistemático y esfuerzo sistemático y dinámico que establece niveles de desempeño a través dinámico que establece niveles de desempeño a través del establecimiento de objetivos de la planeacióndel establecimiento de objetivos de la planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación, para comparar el desempeño real con esos niveles predeterminados y establecer si hay desviaciones entre lo planeado y lo ejecutado.
6
El proceso básico de control implica tres pasos
1)Establecimiento de estándares;
2) Medición del desempeño y comparación con los estándares para determinar el error o variación; y
3) Corrección de las variaciones (error) respecto de normas y planes.
7
ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
SISTEMA: Es una combinación de componentes que interactúan conjuntamente entre sí y con el medio externo y cumplen determinado objetivo. El concepto de sistemas puede ser aplicado a fenómenos abstractos y dinámicos, como los de la economía. Por lo tanto, hay que interpretar el término “sistemas” como referido a sistemas físicos, biológicos, económicos, administrativos, etc.
PROCESOS: Es una operación progresivamente continua que consiste en una serie de acciones controladas o movimientos dirigidos sistemáticamente hacia un determinado resultado u objetivo.
8
PERTURBACIONES: Una perturbación es una señal que tiende a afectar adversamente o positivamente el valor de la salida o variable de un sistema. Si la perturbación se genera dentro del sistema, se lo denomina interna, mientras que una perturbación externa se genera fuera del sistema.
CONTROL DE REALIMENTACIÓN: Es una operación que en presencia de perturbaciones, tiende a reducir la diferencia entre la salida y la entrada de referencia de un sistema y que lo hace sobre la base de esta diferencia.
SISTEMA DE CONTROL REALIMENTADO: Es aquel que tiende a mantener una relación preestablecida entre la salida y la entrada de referencia, comparando ambas y utilizando la diferencia como parámetro de control.
9
ESTABLECER OBJETIVOS, ESTÁNDARES Y METODOS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO. (“INPUT”)
Las metas y los objetivos establecidos en el proceso de planeación estarán definidos en términos claros y medibles que incluyen plazos específicos. Por ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados” es una meta vagamente formulada. Las metas deben definirse con exactitud, el ejemplo anterior debería decir: “mejorar las habilidades de los empleados, realizando seminarios semanales durante los meses de poca actividad, como octubre y marzo”. Esta capacidad para comunicar metas y objetivos definidos con exactitud es muy importante para el control y evaluación de los planes de la organización.
MEDIR LOS RESULTADOS OBTENIDOS “OUT PUT”
De las acciones y actividades desarrolladas para lograr los objetivos, metas o estándares establecidos en la planificación de la organización.
10
DETERMINAR (COMPARAR) SI EL RESULTADO CONCUERDA CON EL ESTANDAR
Se trata de comparar los resultados medidos con las metas, objetivos, o estándares establecidos con anterioridad en la planificación. Esta acción es conocida como realimentación del sistema.
MargenAceptable de variación
Límite superior aceptable
Límite Inferior Aceptable
Estándar
t t+1 t+2 t+3 t+4 t+5
DEFINICION DEL GRADO DE VARIACION ACEPTABLE
11
TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS
Si el desempeño o resultado no cumple con los niveles establecidos (objetivos, metas, estándares) es decir; existe un error entre la entrada (input) y la salida (output) del sistema, entonces, deberá existir una acción de control correctiva para eliminar o disminuir el error que existe entre la entrada y la salida del sistema.
12
Establecer objetivo, meta o
estándares y métodos para
medir el desempeño
Comparar la entrada con
la salida
Efectuar acción de
control correctivo
Sistema o
proceso
Medir los resultados obtenidos
Retroalimentación
(*FEEDBACK")
+
-
MEDIO EXTERNO PERTURBACIONES
SALIDA O RESULTADOS
"output"
ENTRADA"INPUT"
ERROR
DIAGRAMA DE BLOQUES DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
13
Objetivos MetasStándares
ComparaciónControl Guía
oSelectivo
Sistemao
Proceso
ControlCorrectivo
Mediciónde
Resultados
RETROALIMENTACION
+
-Error
Acción decontrol
Medio Externo
Resultados
DIAGRAMA DE BLOQUES DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO CON CONTROL GUIA O CON CONTROL SELECTIVO Y CONTROL CORRECTIVO
14
DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL
En la práctica, los administradores enfrentan una serie de desafíos cuando diseñan sistemas de control deben ofrecer retroalimentación adecuada en términos de exactitud, que sea oportuno y barato, es decir; que sea eficiente y efectivo para la organización.
LAS AREAS CLAVES DE RENDIMIENTO O LAS DE RESULTADOS
son aquellos aspectos de la unidad o la organización que deben funcionar con eficacia para que la unidad o la organización tenga éxito.
15
AMBIENTE EXTERNO
MISIÓN CORPORATIVA Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS
PRESUPUESTO SISTEMAS DE RECOMPENSA
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
REPORTES ESTADISTICOS
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Procesos de produccióny
Actividades de tarea
RESULTADOS DEPARTAMENTALES
TECNOLOGÍA DE LOS SUBSISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
CUATRO SUBSISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
16
PRODUCCION MERCADOTECNIA ADMINISTRACION DE PERSONAL
FINANZAS Y CONTABILIDAD
CALIDAD CANTIDAD COSTO RENDIMIENTO
LABORAL INDIVIDUAL
ADQUISICION Y USO DE MATERIALES
VOLUMEN DE VENTAS
GASTOS DE VENTAS GASTOS DE
PUBLICIDAD RENDIMIENTO DEL
VENDEDOR INDIVIDUAL
POSICION DE LA EMPRESA EN EL MEDIO
RESPONSABILIDAD PUBLICA
RELACIONES LABORALES
ROTACION DE TRABAJADORES
AUSENTIMOS DE TRABAJADORES
DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS
EGRESOS DE CAPITAL
INVENTARIOS FLUJO DE CAPITAL RENTABILIDAD CAPITAL O
RECURSOS FINANCIEROS
PRODUCTIVIDAD RECURSOS FISICOS
PARAMETROS USADOS EN AREAS FUNCIONALES PARA EVALUAR EL RENDIMIENTO
17
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA EFECTIVO DE CONTROL
Precisión
Oportuno
Económico
Flexible
Simple
Estándares razonables
Centrado en puntos estratégicos de control
Acción correctiva.
18
METODOS DE CONTROL FINANCIERO
Los estados financieros principales usados por organizaciones grandes y pequeñas son:
Balance
Estado de resultados
Flujo Efectivo
ANALISIS DE RAZONES FINANCIERAS:
19
RAZONES FINANCIERAS MÁS POPULARES
OBJETIVO RAZON CALCULO SIGNIFICADO
Liquidez
Apalancamiento
Operaciones
Rentabilidad
Rendimiento sobre la inversión
Capital de Trabajo
Prueba ácida
Deudas--activos
Rotación de inventarios
Rotación de activos totales
Margen de utilidasSobre Ventas
Utilidad sobre activos
Activo circulantePasivo circulante
Activo circulante-InventariosPasivo Circulante
Endeudamiento totalActivos totales
Ventas Inventarios
Ventas Activos totales
Utilidades netas después de Impuestos________
Ventas totales
Utilidades netas después de Impuestos________
Activos totales
Prueba la capacidad de la organización para pagar deuda a corto plazo.Prueba la liquidez con mayor precisión cuando los inventarios rotan lentamente o son difíciles de vender.Mientras más alta sea la razón, más apalancamiento tiene la organización.
Mide cuanto puede declinar las utilidades antes de que la organización no tenga capacidad para cubrir sus pagos por intereses.Mientras más alta la razón, con mayor eficiencia se utilizan los activos de inventarios.Mientras menos activos se usen para alcanzar un nivel determinado de ventas, con mayor eficiencia la administración utiliza los activos totales
20
PRESUPUESTOSSon los estados cuantitativos formales de los recursos reservados para realizar las actividades planeadas durante el período de ejecución.
INFORMES DE CONTROLProducciónVentasOperación de fábricaPersonal
21
AUDITORIAAuditoria FinancieraAuditoria OperativaAuditoria AdministrativaProcesal: (Auditoria del proceso administrativo)Funcional: Producción, Ventas, Relaciones HumanasAnalítica: Análisis de costos, procedimientos.Auditoria ContableAuditoria AmbientalAuditoria Tecnológica
22
CONTROL DE CALIDAD
Conocer si el producto cumple con los estándares considerados como óptimo
Inspección
Control estadístico de calidad
CONTROL DE CANTIDADEstándaresLote óptimo de compra y producciónInventarios mínimos
23
CONTROL DE INVENTARIOS
Encontrar y mantener el nivel óptimo de inversión en inventarios
Minimizar costos de almacenamiento
Procurar el máximo de ventas
Asegurar la continuidad de las operaciones
CONTROL Y USO DEL TIEMPO
Asumir la responsabilidad del propio tiempo
Establecer prioridades
Planear el tiempo personal
Usar la técnica PERT.
Gráfica de GANTT.
31
Nada puede parar la automatización
EDAD DE PIEDRA EDAD DE BRONCE EDAD DE HIERRO
EDAD MEDIA EDAD MODERNA EDAD INFORMÁTICA
36
La ayuda on-line puede ser útil
Enfermera, entre a internet, vaya a www.cirurgia.com y cliquee en el ícono
“Que hacer cuando usted está totalmente perdido”.
37
Pero no crea en todo lo que ve por Internet
Lo bueno de Internet es que ningun sabe que eres un
cachorro...
38
Experiencia en simulaciones puede ser de utilidad
Alguien aqui sabe jugar Flight Simulator de Microsoft?
39
Previsión y realización no siempre salen como lo planeado
Come on! It can‘t go
wrong every time...
Vamos, no podemos fallar en todas...
41
Pero se debe considerar las dificultades de las
personas
Pucha, Windows se colgo de nuevo
y que están esperando?
Vayan a ayudarlo a dar Ctrl Alt Del
42
Y no reniegue delentrenamiento de los usuarios
Accesso
negado
OK ... ahora vas a hacer exactamente lo que yo te
digo, si no?