Marzo 2020
Cómo ejecutar reuniones
Virtuales globales efectivas
Directrices recomendadas para reuniones virtuales organizadas globalmente
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Como resultado de nuestras directrices de viaje modificadas, existe una necesidad urgente de organizar reuniones virtuales efectivas.
Consideremos esto como una oportunidad para expandirnos digitalmente y crear nuevos hábitos de trabajo en torno a reuniones virtuales.
Para ayudarlo a organizarlos de manera profesional y consistente, hemos creado esta pequeña guía práctica para el uso de Microsoft Teams (con video y aplicaciones interactivas): la herramienta recomendada para todas las reuniones virtuales organizadas a nivel mundial en el futuro.
AndersHeede, GlobalCOO
¿Por qué Microsoft team?Es la herramienta perfecta para que nuestra gente trabaje de forma remota, pero colabore de manera central y segura a través de las fronteras.
También nos permite involucrarnos de manera segura con participantes externos, para no perder impulso en el trabajo que tenemos sobre la marcha.No solo puede realizar una reunión virtual productiva, sino que también puede fomentar conversaciones a más largo plazo a través de la funcionalidad de chat (que ayuda a limitar la sobrecarga de correo electrónico), compartir y trabajar simultáneamente en documentos, y hacer uso de una variedad de aplicaciones adicionales para enriquecer su experiencia. Una conexión segura y un ancho de banda estable son una necesidad.
¿Cuál es el mejor lugar para realizar una reunión virtual?
InternetSegura
Casa Oficina
AccesoSeguro
Comunicarse& Colaborar
Ancho de Banda Estable
¿Qué es una reunión virtual?
Con el uso de tecnología y redes modernas, podemos organizar reuniones con personas de numerosas ubicaciones, lo que les permite colaborar "virtualmente" a través de su computadora o dispositivo móvil.
Plataforma Tecnológica
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Microsoft Teams es la plataforma de reunión en línea de BDO elegida para toda actividad global
Si no hay una cámara web y / o micrófono integrado en su dispositivo, comuníquese con su servicio local de TI
Cámara web: garantice una iluminación adecuada y un fondo limpio desenfocando fácilmente el fondo
Necesita asistencia global? Por favor contactar a:
Asegure una conexión rápida con suficiente ancho de banda
Por favor utilice una conexión de escritorio siempre que sea posible. Si no está disponible, utilice el móvil, pero evalúe el entorno y la seguridad de su conexión a Internet
Use audífonos o auriculares, o un teléfono con altavoz externo
Si la conexión a Internet es intermitente, llame a través del número de acceso telefónico proporcionado en la invitación a la reunión
Las firmas u otras partes externas que no están conectadas a Microsoft Teams pueden acceder siguiendo el enlace incrustado en la invitación
Microsoft Teams proporciona funcionalidades interesantes y extensiones de aplicaciones (como transmisión, herramientas de sondeo,...) Póngase en contacto con su servicio local de TI
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Directrices de reuniones virtuales de BDO
Las distracciones pueden ser difíciles de ignorar en una reunión virtual. Manténgase enfocado al permanecer alejado de su bandeja de entrada de correo electrónico y elegir un espacio tranquilo. Para ayudarlo a organizar una reunión virtual eficiente, hemos compilado 10 consejos para el di y 10 consejos para los participantes
En términos generales , hay dos tipos de reuniones: reuniones virtuales pequeñas y grandes, cada una con sus propias directrices
Reuniones Pequeñas Reuniones grandes y conferencias
Node participantes 3-10 10-200Tipo de reunión Debate y resolución de problemas Información unidireccional con P/R limitadas
Conducta Video y voz habilitado
Material para compartir Compartir pantalla
Votación No relevanteDuración 1-2 hrs(max.)
Preparación de reuniones Aporte de participantes
Todos los participantes permanecen en silencio – se plantean preguntas a través de una funcionalidad de chat
PowerPoint o compartir pantalla solo por organizador. Utilice la funcionalidad de transmisión para eventos grandes
Si1 hora(max.)
Sin aporte de los participantes
Antes de la reunión • Emitir una agenda clara
• Hacer disponible la lectura previa
• Establecer expectativas claras
• Comunicar los resultados / expectativas deseados a los participantes
• Emitir una agenda clara• Establecer expectativas claras
Después de la reunión
• Circular lista de acciones detallada• Esquema de seguimiento de actividad
• Pedir retroalimentación y actuar sobre ella
Recursos adicionales Por favor consulte con BDO Global:LINK
5Consejos para el que preside
Como efectuar una reunión virual – Top 10 consejos para el quepreside
Si la tecnología es nueva para sus participantes -envíeles un manual práctico de usuario o directrices, e informe a sus participantes qué tipo de participación se espera (cámara web, audio,...) Podrá encontrar más información AQUÍ
Pruebe su tecnologíacon anticipación (compartiendo pantallas, audio, herramientas de votación, auriculares...)
Para reuniones más pequeñas - insista en el uso de la cámara web. Esto trae a todos los participantes a la reunión (mayor compromiso)
Sea un anfitrión respetuoso. Empiece y terminela reunión a tiempo. Incluya un descanso de 5-10 minutos para cualquier reunión de más de una hora de duración. Evite utilizar el teclado para tomar notas, ya que el ruido puede distraer a los participantes.
Reúna a un grupo de personas que le apoyen en la gestión de la reunión. Consiga a alguien que proporcione apoyo técnico para una reunión más grande, alguien que esté al tanto de las preguntas en línea/discusión en el chat, alguien que grabe la reunión/tome las minutas.
Minimice la duración de su presentación, en lugar de centrarse en fomentar la discusión.
Fomente las preguntas y comentarios durantetoda la reunión, no sólo al final. Considere laposibilidad de una "vuelta a la mesa" virtual parareuniones más pequeñas.
Obtenga retroalimentación en tiempo real y resuma las conclusiones, las medidas y los pasos siguientes
Proporcione fundamentos claros de la reunión: una agenda clara, lecturas previas, resultados esperados, próximos pasos, responsabilidad. Creando un espacio para los equipos de Microsoft donde los participantes puedan enriquecer la experiencia y mejorar el compromiso. Pida a los participantes registrarse/resumir lo que quieren conseguir
Establezca reglas básicas claras para la participación. Conside cosas como video versus sólo audio, silenciar teléfonos durante la reunión, el uso de la función de chat (cómo y cuando)
6Consejos para los participantes
Participando en una reunión virtual – Top 10 consejos paraparticipantes
Pruebe su tecnología con antelación. ¿Puede iniciar una reunión virtual de equipos de Microsoft? ¿Tiene Webcam? ¿Funciona bien su cámara web?
Si requiere una cámara web, asegúrese de estar en un entorno que no lo distraiga(visualmente y por el ruido)
Si se encuentra en una sala de reuniones con más personas asistiendo a la misma reunión: respete a los que marcan (y cierre su computadora portátil y herramientas personales) para evitar distracciones
Venga preparado para participar en la reunión. Familiarícese con la agenda, lea las lecturas previas, entienda los resultados deseados.
Utilice activamente el espacio de Microsoft Teams para informar al que preside lo que quiere de la reunión (y dar comentarios sobre cualquier lectura previa, etc.)
Respete las reglas básicas de la reunión establecidas por el que preside. Entre ensilencio, permanezca en silencio cuando no esté hablando, utilice la función de chat en la forma solicitada, evite escribir cuandoestá en modo silencio
Participe en la reunión.Utilice la función de chat para hacerpreguntas y reaccionar a las contribuciones de otros participantes
No permanezca en silencio - usted es un participante - como participante su opinióny sus puntos de vista son importantes
Recuerde que el resultado de una reunión virtual es tan importante como una reunión cara a cara - su responsabilidad sigue siendo la misma
Utilice el espacio de Microsoft Teams para mantenerse actualziado con toda la información relevante
Consejos para los participantes
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Privacidad y lineamientos de seguridad
Como en cada reunión, use su sentido común cuando inicie una reunión virtual. Consulte también las siguientes directrices de privacidad y seguridad. En caso de duda, consulte a su representante de privacidad y seguridad.
En caso de duda, siga o actualicececon curso de sensibilizaciónsobre seguridad de la información yteletrabajo
Utilice el dispositivo de su empresa para trabajar a distancia
Esté atento a lo que le rodea. Evite que los demás le escuchen sus conversaciones por encima de su hombro. Cuandouse la cámara web, debe borrar el fondo
Informe siempre a los participantes con anticipación que las reuniones se grabarán, todos los participantes deben ser notificados cuando se inicia una grabación
Use sólo las aplicaciones de Microsoft. Aunque algunas plataformas de Office365 permiten conexiones a aplicaciones de terceros, consulte a los Servicios de TI antes de usarlas.
La presente publicación ha sido cuidadosamente preparada por Brussels Worldwide Services BV paraorientar a sus propios empleados, personal y contratistas o a cualquiera de los empleados, personal ycontratistas de sus filiales. Esta publicación es estrictamente confidencial y sólo para uso interno.Siempre debe consultar las directrices de su empresa local antes de confiar en cualquier declaracióncontenida en estas directrices.
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