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PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
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1. OBJETIVO
Definir los requisitos y actividades para el trámite de las novedades de personal.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para los trámites relacionados con las novedades y servicios para el personal vinculado mediante contratos laborales, contratos de aprendizaje, contratos de prestación de servicios, empleados en misión mediante empresas de servicios temporales, acuerdos de tesis y de pasantías. 3. CONTEXTUALIZACIÓN
Este procedimiento se relaciona con la caracterización del Proceso de Administración de Recursos.
4. DEFINICIONES NOVEDAD: Notificación de situaciones administrativas que tienen efecto en la liquidación mensual de la nómina o que modifican el contrato laboral. SERVICIO: Atención de consultas y requerimientos de usuarios internos y externos en actividades propias del proceso de Gestión del Talento Humano. PRÓRROGA: Otrosí de ampliación del plazo de vigencia del contrato. TRASLADO: Otrosí de cambio de sede de trabajo del contrato laboral. RECLASIFICACIÓN: Otrosí de cambio de cargo o salario del contrato laboral. VACACIONES: Derecho adquirido por los empleados vinculados mediante contrato laboral, consistente en el descanso remunerado de un periodo de quince (15) días hábiles consecutivos, que se causa por cada año de trabajo. PERMISO: Autorización para ausentarse del normal desarrollo de las actividades dentro del horario laboral que puede otorgar o no la Corporación a sus empleados para atender asuntos de índole personal. CUOTA DE APRENDICES: Es el número obligatorio de aprendices a vincular mediante Contrato de Aprendizaje, los cuales son asignados a CORPOICA mediante Resolución del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. CERTIFICACIÓN DE SERVICIOS: Documento emitido por empleados de autoridad competente del proceso de Gestión del Talento Humano, en el cual se certifica el tipo de contrato, la duración y descripción de la prestación de servicios de personal vinculado mediante contrato laboral, de prestación de servicios, de aprendizaje o de acuerdos de tesis o pasantía. CONVENIO DE PASANTÍA: Declaración de voluntades a través de la cual se establecen los deberes y obligaciones entre CORPOICA y las Instituciones de Educación Superior, así como
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las actuaciones que se acuerdan desarrollar para el cumplimiento de la vinculación de estudiantes universitarios en semestre de práctica como prerrequisito para la obtención del título profesional, según lo establecido en el Artículo 7º del Decreto 933 de 2003 que exceptúa
los programas universitarios que no constituyen contratos de aprendizaje. Los Directores de Centros de Investigación y de Estaciones Experimentales están expresamente delegados por el Director Ejecutivo para la suscripción de dichos convenios. Estos no son objeto de compromisos financieros por parte de CORPOICA, ni de gestión del desarrollo de acciones diferentes al fin señalado.
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5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Vacaciones El personal de la Corporación no está autorizado para reintegrarse de manera anticipada a sus actividades laborales de el(los) periodo(s) de vacaciones que disfruta. Es de obligatorio cumplimiento disfrutar de la totalidad de los días de vacaciones causados y aprobados de disfrute. Cuando por necesidad del servicio se requiera el reintegro de personal mientras esté disfrutando del periodo de vacaciones, debe solicitarse autorización escrita al Director Administrativo y Financiero por parte del Director de la sede; esta autorización debe producirse antes de que se produzca el reintegro. 5.2 Permisos Los permisos de los Directores de Centro de Investigación, Directores de Estación Experimental, Jefes de las Oficinas Asesora, Director de Investigación y Transferencia de Tecnología, y Director Administrativo y Financiero, deben ser tramitados para aprobación del Director Ejecutivo. Para permisos que se traten de más de un día, para todo el personal corporativo, el correo electrónico debe ser dirigido por el empleado con el visto bueno de su jefe inmediato al Director Administrativo y Financiero y luego de su aprobación debe enviarlo al Líder de Gestión Humana. 5.3 Permanencia de Visitantes en las Instalaciones de la Corporación Para la permanencia temporal de visitantes que pertenezcan a proyectos de colaboración o de cooperación interinstitucional el Líder del proyecto de la corporación debe informar por escrito al Líder de Gestión Humana de la sede respectiva, los datos del visitante y tiempo de permanencia junto con los siguientes documentos: Documento de identidad, carné de seguro de accidentes, comunicación de la institución presentando al visitante y explicando el motivo de la visita, prácticas a realizar, y elementos de protección que requiere que la corporación le asigne. 5.4 Novedades y Servicios Se consideran novedades y servicios de personal los siguientes trámites:
- Reclasificaciones o traslados - Trámite de Prórrogas de Contratos a Término Fijo
Trámite de Prórrogas de Contratos de Prestación de Servicios y de Acuerdos de Tesis - Solicitud de Vacaciones - Solicitud de Permisos - Solicitud de Encargos
-Permiso por medio día -Permiso por más de medio día hasta un día
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- Incapacidades, Licencias de Maternidad y de Paternidad - Retiro Parcial de Cesantías de Fondos Privados - Retiro Parcial de Cesantías Causadas en la Empresa - Gestión para la suscripción de Convenios de Pasantía - Regulación y Control de la Cuota de aprendices - Acompañamiento a empleados extranjeros, para la vinculación o prórrogas de contratos
laborales. - Solicitud de Certificados
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6 DESCRIPCIÓN 6.1 Reclasificaciones o Traslados
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. El Líder Unidad de Gestión Humana informa al Jefe Departamento de Gestión Humana sobre la solicitud de traslado o reclasificación
Jefe Departamento de Gestión Humana. Coordinación Nacional de Gestión de Personal Líder Unidad de Gestión Humana
Comunicación sobre solicitud de traslado o reclasificación
2. Se revisa la solicitud de reclasificación con base en las vacantes y los requisitos del Manual de Descripción de Cargos, y/o de traslado de acuerdo con las necesidades.
Coordinación Nacional de Gestión de Personal
Formato de Verificación de Requisitos de Educación, Experiencia, y Formación AR-F-26
3. Se envia a la Coordinación Nacional de Administración de Personal para realizar el otrosi.
Coordinador Nacional de Administración de Personal Psicólogo De Selección y/o Profesional de Gestión De Personal
Formato Verificación Requisitos Comunicación del Líder de Unidad de Gestión Humana
4. Se elabora el Otrosi al contrato, se solicitan las aprobaciones y se lleva para la firma del Director Ejecutivo
Auxiliar de Contratación Jefe Departamento de Gestión Humana
Otro si, con firmas respectivas
5. Se entrega Otrosí del contrato para firma del Director Ejecutivo
Director Ejecutivo Otro si firmado por el Director Ejecutivo
Elaborar Otro si
INICIO
Comunicación sobre traslado o reclasificación
Envio a la Coordinación Nacional de Administración de Personal
NO
SI
Revisar la viabilidad de la
solicitud
NO
¿Firma Otro sí del Contrato?
SI
Informar al solicitante
FIN
6
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
6. En la Sede central, se notifica al Empleado y en el caso de las Sedes, se realiza el envío del Otro sí y la notificación al Empleado y se progra,a la inducción en el puesto de trabajo. Se solicita firma de aceptación y se anexa el carné nuevo.
Líder Unidad de Gestión Humana Auxiliar de Contratación
Otro sí del contrato con firma de aceptación
7. Se envía a la Sede Central el original para luego enviarse a la Historia Laboral del empleado.
Líder Unidad de Gestión Humana Auxiliar de Contratación Auxiliar de Digitalización
Otrosí al contrato de trabajo
8. Se informa sobre la modificación del Contrato a las áreas de: Coordinación Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar Coordinación Nacional de Gestión Documental Jefe Departamento Tecnologías de Información Coordinación Nacional de Nómina Coordinación Nacional de logística, Almacén y Activos Coordinación Nacional de Servicios Generales. Y a la Coordinación Nacional de Formación para elaboración de comunicación de la Dirección Ejecutiva de felicitaciones por grados obtenidos.
Coordinación Nacional de Administración de Personal
Memorando Comunicación de la Dirección Ejecutiva de felicitaciones por grados obtenidos, cuando aplique.
6.2 Trámite de Prórrogas de Contratos Laborales a Término Fijo.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se genera e imprime listado de personal con fechas próximas de vencimiento de contrato, en el Módulo de Adm. Personal. del Sistema de Información de Gestión Humana. Y se consulta a la
Dirección Administrativa y Financiera. Jefe Depto. de Gestión Humana.
Listado impreso de personal con fechas de vencimiento de contrato, del mes a revisar.
FIN
Notificar el Otro sí del contrato y programar la inducción en el puesto
de trabajo
Comunicar a los procesos interesados
Envío a Sede central
5
Genera listado de vencimientos de contratos del mes y consultar a la
Dirección Ejecutiva sobre la prórroga del contrato
INICIO
7
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Dirección Ejecutiva de la aprobación o no de la prórroga del Contrato.
2. Se realiza estudio para decidir sobre la prórroga de los contratos a término fijo, antes de la finalización del mismo.
Dirección Ejecutiva Dirección Administrativa y Financiera Dirección de investigación y Transferencia Tecnológica.
Comunicación de agradecimiento
3. Se elabora comunicación de prórroga del contrato de trabajo, y se solicitan los vistos buenos al Coordinador Nacional de Administración de Personal. Jefe Departamento de Gestión Humana.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal.
Comunicaciones de prórroga de contratos laborales a término fijo.
4. Se envían comunicaciones de prórroga de contratos laborales para firma de aprobación del Director Ejecutivo.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal.
Comunicaciones de prórroga de contratos firmadas por el Director Ejecutivo, o Comunicación de agradecimiento
5. Se envían Comunicaciones de prórroga de contratos aprobadas a la sede respectiva para notificar al Empleado.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal, o Líder Unidad de Gestión Humana según la sede de trabajo del empleado.
Comunicación de prórroga de contrato con firma de aceptación del Empleado.
6. Enviar a la Coordinación Nacional de Administración de Personal las comunicaciones de prórroga para control de notificaciones y envío a la Coordinación Nal. de Nómina para ingreso de la novedad en nómina y archivo en expediente laboral, antes del día 10 de cada mes, o día hábil anterior.
Líder Unidad de Gestión Humana de la respectiva sede.
Comunicación original de prórroga suscrita por las partes, archivada en historia laboral del empleado. Contrato laboral prorrogado en Sistema de Información de G. Humana.
SI
NO
¿Se prorroga?
Elaborar comunicación de prórroga y solicitar vistos buenos
Envíar la prórroga a las sedes para notificación
FIN
SI
NO
¿Firma Prórroga?
Informar a la Coordinación Nal. de Nomina y enviar al empleado
comunicación de agradecimiento
Informar a la Coordinación Nal. de Nomina y enviar al empleado
comunicación de agradecimiento
Enviar comunicaciones de prórroga para control de notificaciones, ingreso de la novedad en nómina ya archivo
en historia laboral
6
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6.3 Trámite de Prórrogas de Contratos de Prestación de Servicios y de Acuerdos de Tesis. (Por el objeto del contrato, no aplica para Contratos de Aprendizaje ni Acuerdos de
Pasantía)
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se recibe del Líder del Proyecto u Orientador Científico comunicación por Corpomail de solicitud de prórroga del contrato o acuerdo, con justificación por escrito, CDP (para prestación de Servicios), RP y carta de solicitud de la universidad firmada por autoridad competente, para el caso de los acuerdos. Se verifica que la información esté completa y correcta.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal, ó Líder Unidad de Gestión Humana de la sede respectiva.
Comunicación Corpomail de solicitud de prórroga y documentos soporte.
2. Se elabora otrosí de prórroga del contrato o acuerdo con la información suministrada y de acuerdo a la modalidad de contratación; Las prórrogas contratos de prestación de servicios se elaboran para firma del Director Administrativo y Financiero con delegación por escrito del Director Ejecutivo, con todos los vistos buenos exigidos en la actividad de contratación. Las de los Acuerdos para firma del Director de sede, con todos los vistos buenos exigidos en la actividad de vinculación.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal, ó Líder Unidad de Gestión Humana de la sede respectiva.
Otrosí de prórroga del Contrato o acuerdo
3. Se contacta a la persona a la que se prorroga el contrato en la Sede Central, o se envía el contrato a la sede de trabajo para que se contacte.
Profesional o auxiliar de Administración de Personal. En las sedes el Profesional Líder de Gestión Humana.
Registro llamada, correo electrónico o físico de notificación.
INICIO
Recibir solicitud de prórroga
NO
SI
Devolución para
completar
Verficación información entregdada
Contactar a la persona a prórrogar el contrato.
9
Elaborar otrosí de prórroga del contrato o acuerdo
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
4. Persona a contratar revisa las condiciones de la prórroga del contrato y se está de acuerdo firma y se suscribe el contrato.
Profesional o auxiliar de Administración de Personal. Profesionales Líderes de Gestión Humana en las Sedes.
Prórroga firmada. Memo Corpomail de cancelación del trámite del contrato a los Directores Ejecutivo o Administrativo y Financiero con copia a Selección y al Jefe del Dpto. Gestión Humana.
5. Se informa la novedad de prórroga del contrato a la Coordinación Nacional de Administración de Personal para su ingreso en el reporte 010 de Sinergy.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal. Coordinador Nacional de Nómina.
Ingreso a Sinergy para el pago de la Nómina. Relación de vinculaciones del periodo. Las Sedes notifican en la Prenómina.
6. Se Abre expediente y archiva
Coordinador Nacional de Administración de Personal. Coordinador Nacional de Nómina.
6.4 Solicitud de Vacaciones
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1.Se consultan los períodos de vacaciones causados pendientes por disfrutar en la pestaña de vacaciones del botón empleados del Sistema de Gestión Humana.
Empleado Datos de vacaciones verificados en el sistema de Gestión Humana.
2. Se diligencia y firma el Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34), disponible para diligenciamiento en la pestaña de vacaciones del botón empleado del Sistema de Gestión Humana o en el baner de Calidad; y solicita firmadel superior inmediato y el Director de Sede de trabajo.
Empleado Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34), diligenciado y aprobado.
Inicio
NO
SI
Informar cancelación al Director de la
sede.
Persona a contratar Firma?
Informar la novedad de ingreso al reporte 010 del Módulo de
Nómina de Sinergy.
FIN
Abrir expediente y archivar
8
Consulta los periodos de vacaciones pendientes de disfrute
Diligenciar formato para autorización disfrute de vacaciones
y solicitar firmas de aprobación
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3.Se recibe del Empleado el Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34), firmado por el Empleado solicitante, el superior inmediato y el Director de Sede de trabajo del empleado.
Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.
Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34) impreso, diligenciado y debidamente aprobado. Comunicación Corpomail de aceptación del empleado dirigida al empleado y superior inmediato.
Se verifican la debida aprobación, y que se cause el periodo correcto. Enviar al empleado y al superior inmediato la comunicación de aceptación de vacaciones.
4. Se envía el Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones (AR-F-34) dentro del reporte de novedades de la sede, a la Coordinación Nacional de Nómina para su inclusión y pago, antes de la fecha de cierre de novedades de nómina. Se deben reportar en las novedades del mes anterior a la fecha de inicio de disfrute.
Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.
Reporte de novedad de vacaciones a la Coordinación Nacional de Nómina.
5. Se ingresa en la nómina la novedad de vacaciones y se pasa reporte a la Dirección Administrativa y Financiera de las personas del Nivel Directivo y Ejecutivo que salen a vacaciones en el mes siguiente.
Coordinación Nacional de Nómina.
Novedad incluida en la nómina. Reporte a la Dirección Administrativa y Financiera.
6. Se reporta a la Coordinación Nacional de Tesorería el Pago de la nómina.
Coordinación Nacional de Nómina.
Desprendible de pago de nómina disponible en el botón Empleados del Sistema de Gestión Humana.
7. Se recibe del Director de la sede comunicación de aprobación de reintegro anticipado de personal del disfrute de vacaciones por necesidades del servicio.
Unidad de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.
Comunicación de reintegro de vacaciones por Corpomail.
2
Ingresar Novedad de Disfrute de Vacaciones en Nómina
Devolución para Ajustes
Pagar las vacaciones en la nómina
Enviar Formato para Autorización Disfrute de Vacaciones a Nómina
NO ¿Se recibe
aprobación de reintegro
anticipado?
SI
Recibir Formato de Autorización Disfrute de Vacaciones diligenciado
y aprobado.
NO
SI Verificación información entregada
9
9
8
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6.5 Solicitud de Encargos Laborales (Por ausencias temporales del titular del cargo por vacaciones, permisos, licencias o incapacidades)
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se radica comunicación Corpomail de solicitud de asignación del encargo para cubrir la ausencia temporal del empleado por vacaciones, permisos, licencias o incapacidades cuando estás sean iguales o superiores a 5 días hábiles, ésta se dirige al Superior Inmediato, con copia a Gestión Humana de la sede, antes del inicio de la novedad.
Empleado solicitante de la novedad que desempeñe cargos de Dirección, Jefatura, Coordinación o Líder de Unidad.
Comunicación Corpomail de solicitud de asignación del encargo.
2. Se recibe comunicación de asignación del encargo y se postula al Empleado que va a suplir las actividades y responsabilidades del cargo.
Superior inmediato.
Comunicación Corpomail de solicitud de aprobación del encargo.
3. Se solicita aprobación del encargo en orden de jerarquia al(os) superior(es) Inmediato(s) de la posición o cargo, si los hay.
Superior inmediato. Comunicación de aprobación.
8. Se recibe del Empleado comunicación de reintegro de las vacaciones por Corpomail.
Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.
Comunicación de reintegro de vacaciones por Corpomail.
9. Se recibe en la Coordinación Nacional de Administración de Personal para registro en base de datos de control de disfrute de vacaciones y para envío a la Coordinación Nacional de Nómina para archivo en historia laboral.
Profesional de Administración de Personal
Comunicación de reintegro de vacaciones por Corpomail archivada en historia laboral.
Comunicar reintegro de vacaciones
Registrar en base de datos de control de disfrute de
vacaciones y archivar en historia laboral del empleado
Fin
9
Inicio
Recibir comunicación de asignación del encargo y proponer
al empleado que asumirá el encargo
Radicar comunicación de solicitud de asignación del encargo
¿Se aprueba? NO
SI Devolución
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
4. Se envía comunicación Corpomail para proponer al empleado que va a suplir las actividades y responsabilidades del cargo, dirigida al Director de la Sede de Trabajo, para su aprobación.
Superior inmediato Comunicación Corpomail de solicitud de aprobación del encargo, aprobada por el Director de la Sede.
5. Se verifica el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos para el cargo, de acuerdo con el Manual de Descripción de Cargos. Si el empleado cumple el requisito se envían los documentos soporte de la solicitud de encargo a la Coordinación Nacional de Administración de Personal para su legalización. Si el empleado propuesto no cumple los requisitos mínimos del cargo se informa al superior inmediato.
Líder Unidad de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado. Coordinador Nacional de Gestión de Personal para la sede central.
Formato de verificación de requisitos de educación, experiencia y formación AR-F-26.
6. Se recibe comunicación Corpomail solicitud de asignación del encargo aprobado y Formato de verificación de requisitos de educación, experiencia y formación AR-F-26 para elaboración de la comunicación de encargo y visto bueno del Coordinador Nacional de Administración de Personal y del Jefe Departamento de Gestión Humana.
Jefe Departamento de Gestión Humana. Coordinación Nacional de Administración de Personal
Comunicación de Encargo con visto bueno del Coordinador Nacional de Administración de Personal.
7. Se solicita pre - aprobación de la comunicación del encargo al Director Administrativo y Financiero.
Coordinación Nacional de Administración de Personal
Comunicación de Encargo pre-aprobada por el Director Administrativo y Financiero.
NO
¿Se aprueba?
¿Cumple requisitos
mínimos del cargo?
NO
Se informa el incumplimiento
Elaborar comunicación del encargo
Se informa el incumplimiento
¿Se aprueba?
10
Devolución
13
SI
NO
SI
SI
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
8. Se solicita aprobación de la comunicación del encargo al Director Ejecutivo.
Director Administrativo y Financiero.
Comunicación de Encargo suscrita por el Director Ejecutivo.
9. Se contacta al empleado en la Sede Central para notificar y programar la inducción en el puesto de trabajo, o se envía la comunicación de encargo la sede respectiva para que se contacte.
Profesional o auxiliar de Administración de Personal. En las sedes el Profesional Líder de Gestión Humana.
Comunicación de Encargo con firma de notificación.
10. Se informa al Director de la Sede, al jefe inmediato al Líder Unidad de Gestión Humana, Biblioteca, y a las Coordinaciones Nacionales del Departamento de: Gestión Humana, Gestión Documental, Logística - Almacén y Activos, Servicios Generales, Contabilidad y Convenios.
Profesional o auxiliar de Administración de Personal.
Memorando Corpomail a las áreas interesadas.
11. Se envía a la Coordinación Nacional de Nómina para archivo en historia laboral.
Profesional de Administración de Personal
Comunicación de encargo archivada en historia laboral.
SI
NO
¿Se aprueba?
Se informa el incumplimiento.
Informar a las áreas interesadas.
Archivar en historia laboral del empleado.
Fin
12
Contactar al empleado para notificar el encargo y programa el entrenamiento en el puesto
de trabajo
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6.6 Solicitud de Permisos 6.6.1 Permiso por medio día.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Enviar correo electrónico
al Jefe inmediato.
Empleado. Correo electrónico.
2. El Jefe recibe el correo y decide la aprobación.
Jefe inmediato.
3. Informar la respuesta al empleado.
Jefe inmediato Correo electrónico.
4. El Jefe responde la solicitud con copia al Líder de Gestión Humana, en las sedes y a la Coordinación Nacional de Administración de Personal en Sede Central.
Jefe inmediato. Correo electrónico.
5. El líder de Gestión Humana realiza el consolidado de permisos mensualizado y lo envía a la Coordinación nacional de Administración de Personal.
Líder de Gestión Humana.
Correo electrónico. Memorando.
INICIO
SI ¿Se Aprueba?
Enviar correo al Jefe inmediato
NO
Informar al empleado negativamente
FIN
Informa al empledo y a Gestión Humana.
Realizar consolidado y envío a Sede Central.
FIN
4
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6.6.2 Permiso por más de medio día hasta un día. DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Enviar correo electrónico al Director del Centro ó Estación Experimental o Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda, con copia al Jefe inmediato y Jefe de Departamento de la solicitud del permiso.
Empleado. Correo electrónico.
2. El Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda recibe el correo y decide la aprobación.
Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras
3. El Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda responde la solicitud negativamente.
Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda.
Correo electrónico.
4. El Director del Centro o Estación Experimental ó Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de
Director del Centro o Estación Experimental Dirección
Correo electrónico.
INICIO
SI
¿Se aprueba?
Enviar correo con la solicitud
NO
Informa negativamente.
FIN
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DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
Investigación y Transferencia Tecnológica o Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico o Dirección de Proyectos Especiales o Jefes Oficinas Asesoras según corresponda responde la solicitud al empleado.
Administrativa y Financiera, Dirección de Investigación y Transferencia Tecnológica, Dirección de Valorización y Desarrollo Estratégico, Dirección de Proyectos Especiales Jefes Oficinas Asesora.
5. El empleado envía el correo con la aprobación al correo del Líder de Gestión Humana de la sede correspondiente.
Empleado Líder de Gestión Humana Coordinación de Administración de Personal
Correo electrónico.
6. El líder de Gestión Human realiza el consolidado de permisos mensualizado y lo envía a la Coordinación nacional de Administración de Personal.
Líder de Gestión Humana Coordinador Nacional de Administración de Personal
Correo electrónico. Memorando.
Informa al Empleado.
Realizar consolidado y envío a Sede Central.
FIN
15
Envío a Gestión Humana.
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6.7 Incapacidades, Licencias de Maternidad, y de Paternidad
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se recibe del empleado el soporte de Incapacidad o Licencia emitido por el Centro Médico Asistencial. El trabajador tiene 24 Horas para informar a su jefe Inmediato y remitir el Soporte al área de Gestión Humana de la Sede una vez emitida la correspondiente incapacidad.
Empleado.
Incapacidad o Licencia de maternidad – paternidad.
2. Se verifica el origen de la incapacidad (Común o Accidente de Trabajo).
Profesional de Seguridad Social, Líderes de Gestión Humana.
Incapacidad o Licencia de maternidad – paternidad.
3. Se verifica el estado de la incapacidad o licencia. Se solicita la transcripción o liquidación.
Empleado con Incapacidad, Profesional de Seguridad Social, Líderes de Gestión Humana.
Incapacidad o Licencia de maternidad – paternidad.
INICIO
Incapacidad o Licencia de
Maternidad – Paternidad.
18
¿Origen Común?
NO
SI
¿Mayor a 3 días?
NO
Solicita al empleado
transcripción.
¿Transcrita?
SI
Archivo en Historia
Laboral.
NO
Enviar a EPS para
liquidación.
¿Liquidada?
SI
NO
4
SI
FIN
FIN
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DESCRIPCIÓN DE
LA ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
4. Se registra la incapacidad en el Sistema de Información de Gestión.
Profesional de Seguridad Social, Líderes de Gestión Humana.
Incapacidad o Licencia, Registro en el SIGH.
5. Enviar la incapacidad a nomina.
Profesional de Seguridad Social, Líderes de Gestión Humana.
Memorando a través de Corpomail.
6. Se envía a la Coordinación Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar para verificar registro en el Sistema de Información de Gestión Humana.
Coordinador Nacional de Nómina. Profesional de Seguridad Social.
Incapacidad o Licencia. Registro en el SIGH Memorando.
7. Se verifican las Incapacidades y Licencias liquidadas y autorizadas de pago en Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA.
Profesional de Seguridad Social.
Incapacidad o Licencia. Comunicado y Planillas ARP.
8. Se realizan los descuentos de las incapacidades y Licencias en PILA y se archivan en las Historias Laborales de los Trabajadores.
Coordinador Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar. Coordinador Nacional de Nómina. Profesional de Seguridad Social.
Informe Incapacidades y Licencias para descuento. Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
9. Archivar las incapacidades y licencias.
Coordinador Nacional de Salud Ocupacional y Bienestar. Coordinador Nacional de Nómina. Profesional de Seguridad Social.
Archivo de las incapacidades y licencias.
Envío de Consolidado de Liquidaciones.
Registro en el Sistema de Información.
Envío de la Incapacidad a Nómina.
¿Registro en el SIGH?
NO
Se solicita registro a
Lider de GH
Descuento en PILA de incapacidades y Licencias.
FIN
¿Origen Común
Liquidada?
NO
Se solicita Autorización de pago a ARP
Archivo de las incapacidades y Licencias.
SI
SI
17
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
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6.8 Retiro Parcial de Cesantías de Fondos Privados.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se recibe del empleado comunicación de solicitud por Corpomail, con el formato de solicitud de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) diligenciado y documentos de soporte. Se verifica que la información este completa. Cuando se requiera realizar el retiro con el Fondo Nacional del Ahorro, se recibe del empleado el formato de Solicitud de Retiro de Cesantías de esta Entidad.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana de la sede de trabajo del solicitante.
Solicitud de pago parcial de cesantías por Corpomail, adjuntando . Formato Solicitud de Retiro de Cesantías (AR-F-35) diligenciado. Documentos de Soporte. Formato de Solicitud de Retiro de Cesantías del Fondo Nacional del Ahorro.
2. Se diligencia formato comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) para adquisición de vivienda, amortización de deuda de vivienda, pago impuesto predial, reparaciones locativas de casa habitacional, y pago de matrículas de educación superior; para firma de aprobación. En las sedes del Líder de la Unidad de Gestión Humana y en la sede Central del Coordinador Nacional de Gestión de Personal.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Coordinador Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana.
Formato de comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) aprobado, dirigida al Fondo de Cesantías al cual está afiliado el solicitante.
3. Se entrega al empleado Formato de comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) aprobado.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Unidad de Gestión Humana.
Formato de comunicación de autorización de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) aprobada.
4. Se envía listado mensual de solicitudes de retiro parcial de cesantías autorizadas, por Corpomail, a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, dentro de los primero 5 días hábiles del mes.
Líder Unidad de Gestión Humana de la respectiva sede.
Memorando Corpomail de envío de listado mensual de solicitudes de retiro parcial de cesantías autorizadas en el mes.
5. Se registra en base de datos las solicitudes de retiro parcial de cesantías aprobadas, para registro y control por parte de la Coord. Nal. de Gestión de Personal.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.
Base de datos de registro de solicitudes de cesantías.
Diligencia comunicación de retiro parcial de cesantías
INICIO
Recibir solicitud de retiro parcial de cesantías.
Devolución para
completar.
NO
SI
¿Información completa?
Entregar al empleado Formato de comunicación de autorización de
retiro parcial de cesantías
Enviar listado mensual de retiro parcial de cesantías autorizadas a
la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.
Registrar en base de datos las solicitudes de retiro parcial de
cesantías aprobadas
20
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 20 de 31
6. Se reciben del Empleado los documentos que soportan la legalización del pago parcial de cesantías, dentro de los siguientes plazos, que se rigen a partir de la fecha del desembolso: Tres (3) meses cuando se trate de compra de vivienda. Dos (2) meses para los demás casos.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana de la sede de trabajo del solicitante.
Memorando Corpomail del Empleado dirigido a al área de Gestión Humana de la sede de trabajo, con documentos idóneos para soportar la legalización del pago.
7. Cuando se trate de retiro parcial de cesantías por concepto de reparaciones locativas o construcción de vivienda, se realiza visita de inspección de manera aleatoria, a mínimo un 20% de los casos, dentro del mes siguiente de la fecha de legalización por parte del empleado, y de acuerdo con el instructivo de visitas domiciliarias (AR-I-02).
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana de la sede de trabajo del solicitante.
Formato Informe de Visita y Verificación del Uso de la Inversión del Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-36).
8. En caso que el trabajador no legalice el pago parcial en los plazos establecidos, se solicita por escrito la documentación requerida en el término de 5 días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del plazo inicial. De continuar el incumplimiento se solicita la apertura de proceso disciplinario, se solicita al empleado la devolución del valor pagado para proceder al trámite de reintegro de la inversión al fondo de cesantías correspondiente.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana en las sedes.
Comunicación por Corpomail de solicitud de documentos soportes de reintegro de la inversión. Comunicación por Corpomail de solicitud de reintegro de la inversión. Comunicación por Corpomail de solicitud de apertura de proceso disciplinario.
Recibir documentos soporte de la inversión del retiro
NO
SI
¿Se legaliza el
pago?
NO ¿Se realiza
visita de inspección?
SI
Archivo.
Realizar visita de inspección aleatoria
Solicitar por escrito los soportes con plazo de entrega de 5 días.
Solicitar apertura de
proceso
disciplinario.
NO
¿Se reciben los
documentos soporte?
¿Se reintegró el valor
pagado?
NO
SI
SI
Iniciar trámite de reintegro de la
inversión al Fondo
Solicitar devolución del valor pagado.
8
19
21
FIN
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
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9. Se abre carpeta facilitativa con documentos del trámite. Se envían las carpetas facilitativas a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, en los meses de junio y noviembre para archivo en historia laboral.
Líder Unidad de Gestión Humana.
Memorando Corpomail de remisión de documento de trámite en físico. Documentos de trámite archivados en historia laboral del Empleado.
FIN
Enviar documentos de trámite a la Coordinación Nacional de Gestión
de Personal.
20
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 22 de 31
6.9 Retiro Parcial de Cesantías Causadas en la Empresa.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se recibe del empleado comunicación de solicitud por Corpomail, con el formato de solicitud de retiro parcial de cesantías (AR-F-35) diligenciado, para adquisición de vivienda, amortización de deuda de vivienda, pago impuesto predial, reparaciones locativas de casa habitacional, excepto pago de matrículas de educación superior; y documentos de soporte. Se verifica que los documentos de soporte estén completos.
Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana, según la sede de trabajo del solicitante.
Comunicación de solicitud de pago parcial de cesantías por Corpomail. Formato de Solicitud de Retiro parcial de Cesantías (AR-F-35) diligenciado. Documentos de Soporte.
2. Se envía al Coordinador Nacional de Gestión de Personal, por Corpomail, Formato de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-35) con visto bueno del Líder Unidad de Gestión Humana con los documentos completos de la solicitud.
Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal o del Líder de Gestión Humana, según la sede de trabajo del solicitante.
Formato de Solicitud de Retiro parcial de Cesantías (AR-F-35) con visto bueno del Líder Unidad de Gestión Humana.
3. Se envía a la Coordinación Nacional de Nómina, por Corpomail, el Formato de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-35) con los documentos completos de la solicitud, para la elaboración de la liquidación parcial de cesantías.
Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal Coordinación Nacional de Nómina.
Liquidación parcial de cesantías con visto bueno del Coordinador Nacional de Nómina.
4. Se envía la liquidación y demás documentos de solicitud a la Dirección Administrativa y Financiera para la aprobación.
Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal Director Administrativo y Financiero.
Liquidación parcial de cesantías aprobada por el Director Administrativo y Financiero.
5. Se remite comunicación Corpomail de solicitud de pago de la liquidación parcial de cesantías a la Coordinación Nacional de Tesorería, adjuntando liquidación y demás documentos de solicitud, con copia al empleado
Profesional o Auxiliar de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.
Memorando Corpomail de solicitud de pago de liquidación adjuntando liquidación y demás documentos de solicitud.
Enviar Formato de Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías y
documentos soporte a la Coordinación Nacional de
Gestión de Personal
Inicio
Recibir solicitud de retiro parcial de cesantías.
Devolución para
completar.
NO
SI
¿Información completa?
¿Aprobar la liquidación?
Devolución para ajustes SI
Solicitar el pago de la liquidación a Tesorería
NO
Solicitar elaboración de liquidación parcial de
cesantías
23
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 23 de 31
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
solicitante y al Líder Unidad de Gestión Humana.
6. Se registra en base de datos las solicitudes de retiro parcial de cesantías para registro y control.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal.
Base de datos de registro de solicitudes de cesantías.
7. Se reciben del Empleado los documentos que soportan la legalización del pago parcial de cesantías, dentro de los siguientes plazos, que se rigen a partir de la fecha del desembolso: Tres (3) meses cuando se trate de compra de vivienda. Dos (2) meses para los demás casos.
Empleado. Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana. Auxiliar de Digitalización de Nómina.
Memorando Corpomail del Empleado dirigido a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, con documentos idóneos para soportar la legalización del pago.
8. Cuando se trate de retiro parcial de cesantías por concepto de reparaciones locativas o construcción de vivienda, se realiza visita de inspección de manera aleatoria, a mínimo un 20% de los casos, dentro del mes siguiente de la fecha de legalización por parte del empleado, y de acuerdo con el Instructivo de visitas domiciliarias (AR-I-2).
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana en las sedes.
Formato Informe de Visita y Verificación del Uso de la Inversión del Retiro Parcial de Cesantías (AR-F-36).
Registrar en base de datos las solicitudes de retiro parcial y enviar a archivo
Recibir documentos soporte de la inversión del retiro
NO
SI
¿Se legaliza el
pago?
NO ¿Se realiza
visita de inspección?
SI
Archivo
Realizar visita de inspección aleatoria
9
22
FIN
24
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 24 de 31
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
9. En caso que el trabajador no legalice el pago parcial en los plazos establecidos, se solicita por escrito la documentación requerida en el término de 5 días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento del plazo inicial. De continuar el incumplimiento se solicita la apertura de proceso disciplinario, se solicita al empleado la devolución del valor pagado para proceder al trámite de reintegro al fondo de cesantías correspondiente.
Profesional de la Coordinación Nacional de Gestión de Personal. Líder Unidad de Gestión Humana en las sedes.
Comunicación por Corpomail dirigida al empleado de solicitud de soportes de la inversión. Comunicación por Corpomail de solicitud de reintegro del valor pagado. Comunicación por Corpomail de solicitud de apertura de proceso disciplinario. Comunicación dirigida al fondo de reintegro del retiro parcial de cesantías.
10. Se abre carpeta facilitativa con documentos del trámite. Se envían las carpetas facilitativas a la Coordinación Nacional de Gestión de Personal, en los meses de junio y noviembre para archivo en historia laboral.
Líder Unidad de Gestión Humana.
Memorando Corpomail de remisión de documento de trámite en físico. Documentos de trámite archivados en historia laboral del Empleado.
Solicitar por escrito los soportes con plazo de entrega de 5 días
Solicitar reintegro del valor pagado
por escrito
Solicitar apertura de
proceso
disciplinario
NO ¿Se reciben los
documentos soporte?
¿Se reintegró el valor
pagado?
NO SI
SI
Fin
Enviar documentos de trámite a la Coordinación Nacional de Gestión
de Personal
Iniciar trámite de reintegro al Fondo
23
Fin
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 25 de 31
6.10 Gestión para la suscripción de Convenios de Pasantía.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se consulta en el Sistema de Información Misional (SIM), la existencia de convenio de pasantía vigente con la Universidad.
Líder Unidad de Gestión Humana de cada sede.
Comunicación. Minuta de convenio de pasantía.
2. Se solicita a la Universidad suscribir convenio para el desarrollo de pasantías que sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente, según lo establecido en el Artículo
7º del Decreto 933 de
2003 que establece los programas que no constituyen contratos de aprendizaje.
Líder Unidad de Gestión Humana de cada sede.
Comunicación. Minuta de convenio de pasantías.
3. Se recibe minuta del convenio propuesta revisada por la Universidad.
Líder Unidad de Gestión Humana de cada sede.
Minuta de convenio revisada suscrito por la Universidad.
4. Se envía minuta del convenio propuesta al Coordinador Nacional de Convenios para revisión y visto bueno.
Coordinador Nacional de Convenios.
Minuta del convenio con visto bueno.
4. Se envía a la Universidad convenio para firma del representante de la universidad.
Líder Unidad de Gestión Humana de cada sede.
- Minuta del convenio suscrita por el representante de la universidad.
5. Se recibe convenio firmado por el Director del Centro de Investigación o de Estación Experimental.
Líder Unidad de Gestión Humana de cada sede.
Minuta del convenio suscrita por las partes.
Solicitar suscripción de convenio
Recibir minuta del Convenio
SI
¿Visto bueno Coordinador Nacional de Convenios?
Devolución para ajustes
SI
¿Se suscribe el Convenio?
NO
Devolución para ajustes
NO
Enviar a la Universidad para suscripción
Inicio
¿Es convenio de pasantía vigente
con la Universidad?
NO
Iniciar trámite de vinculación
tesistas y pasantes
SI
26
Fin
4
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 26 de 31
6. Se envía convenio original a la Coordinación Nacional de Convenios para su custodia y registro y consulta en el Sistema de Información Misional (SIM).
- Líder Unidad de Gestión Humana. -Coordinador Nacional de Convenios.
Convenio suscrito y registrado en el SIM para consulta.
6.11 Regulación y Control de la Cuota de aprendices.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se elabora informe semestral de distribución de personal clasificado según la lista de oficios y especialidades del SENA para firma del Director Ejecutivo. Se remite en julio y diciembre a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, de donde funciona el domicilio principal de la empresa.
Coordinación Nacional de Administración de Personal.
Informe semestral de distribución de personal clasificado según la lista de oficios y especialidades del SENA.
2. Se notifica de la resolución de regulación de aprendices expedida por el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.
Coordinación Nacional de Administración de Personal.
Resolución de regulación de aprendices expedido por el SENA.
3. Se elabora comunicación de distribución de la cuota mínima de aprendices a vincular por sedes de trabajo, de acuerdo con la Resolución expedida por el Sena. Y de las cuotas máximas a vincular de acuerdo con los cupos presupuestados en la nómina.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal.
Memorando circular Corpomail del Jefe del Departamento de Gestión Humana.
4. Se seleccionan y vinculan aprendices de acuerdo con las cuotas asignadas y las necesidades de apoyo en cada sede de trabajo.
Director de sede. Coordinador Administrativo y Financiero. Coordinador de Investigación y Transferencia. Líder Unidad de Gestión Humana.
Contratos de aprendizaje suscritos.
Inicio
Enviar informe de distribución de personal al SENA
Elaborar comunicación de distribución de cuotas de
aprendices por Sede
Seleccionar y vincular aprendices de acuerdo con las cuotas
asignadas.
Recibir resolución de regulación
Fin
Archivar y registrar convenio en el SIM
25
27
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 27 de 31
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
5. Se ingresan los nuevos contratos en Registros de Contratos disponible en la sección empresas de la página Web
www.sena.edu.gov. Co. Se elabora informe semestral
de cumplimiento de cuota de aprendices y se remite mediante memorando al SENA.
Profesional de Administración de Personal
Nuevos contratos de aprendizaje ingresados en la página Web del SENA Informes semestrales de cumpliminento de cuota de aprendices.
6. Se realiza seguimiento del cumplimiento de la cuota asignada según comunicación de distribución de la cuota mínima de aprendices a vincular por sedes de trabajo, de acuerdo con la Resolución expedida por el Sena.
Coordinador Nacional de Administración de Personal. Profesional o Auxiliar de Administración de Personal.
Informe mensual de cumplimeinto de cuotas asignadas por sede.
6.12 Trámite de acompañamiento a empleados extranjeros, para la vinculación o prórrogas de contratos laborales. (Salvo cuando el extranjero obtenga visa temporal en las categorías de cónyuge o compañero de nacional colombiano, padre o madre de nacional colombiano o visa de residente.)
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se recibe de las actividades de vinculación y prórroga de contrato laboral a término fijo: Contrato laboral con fecha abierta o Prórroga suscrita por las partes con una antelación de 3 meses a la fecha de inicio de la prórroga del contrato.
Profesional Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado.
Contrato laboral a término fijo, o prórroga del contrato laboral suscrita por las partes
2. Se recibe del empleado o aspirante extranjero, en original, el formulario “Resumen de Contrato” diligenciado, firmado y autenticado, disponible en www.cancilleria.gov.co. Con copia de los documentos de soporte requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Justificación técnica de idoneidad emitida por el Coordinador de Investigación y Transferencia de la sede. Y licencia o permiso del ejercicio de la profesión
Área de Gestión Humana de la sede de trabajo del empleado o persona a contratar.
Formulario Resumen de Contrato diligenciado, firmado y autenticado. Copia de los documentos de soporte requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Inicio
Recibir Contrato laboral o prórroga suscrita por las partes
.
Se recibe el Formulario resumen del contrato autenticado con
documentos, soporte
Verficación información entregada
Devolución para
completar
NO
SI
28
Ingresar nuevos contratos a la página web del SENA y Enviar comunicación con informe semestral de cumplimiento de cuota de
aprendices al SENA
26
Fin
Seguimiento cumplimineto de cuota de aprendices asignada por sede
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 28 de 31
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
por autoridad competente, cuando el desarrollo de las actividades en Corpoica implique el ejercicio de su profesión y esta esté regulada en Colombia. Se verifica el correcto diligenciamiento del formulario y que la documentación esté completa.
3. Se recibe Formulario Resumen de Contrato diligenciado, firmado y autenticado, copia de los documentos de soporte requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Se elabora certificado de idoneidad para firma del Director Ejecutivo.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal
Memorando Corpomail de envío de documentos físicos de trámite.
4. Se envían, al Director Ejecutivo, el formulario “Resumen de Contrato” para firma de suscripción y firma y huella de autenticación, y certificado de idoneidad, en caso, de que la persona no vaya a ejercer la profesión en Corpoica.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal
Formulario “Resumen de Contrato” firmado por el Representante legal y con firma y huella para autenticación.
5. Se realiza el trámite notarial de autenticación de firmas del Formulario resumen del contrato.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal
Formulario “Resumen de Contrato” autenticado.
6. Se envía con memorando Corpomail a la Unidad de Gestión Humana, en original, el Formulario “Resumen de Contrato” autenticado y certificado de existencia y representación legal expedido dentro de los tres meses anteriores a la solicitud de la visa, y certificado de idoneidad, si aplica.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal
Memorando Coprpomail de envío de documentos. Formulario “Resumen de Contrato” autenticado. Certificado de existencia y representación legal. Certificado de idoneidad, si aplica.
7. Se entrega al Empleado o aspirante, en original el Formulario “Resumen de Contrato” autenticado, certificado de existencia y representación legal y
Líder Unidad de Gestión Humana.
Documentos de trámite.
Enviar formulario resumen contrato y certificado de idoneidad para firma
del Director Ejecutivo
Entregar al Empleado o aspirante los documentos de
trámite
Recibir formulario resumen contrato y elaborar certificado
de idoneidad
Realizar autenticación del formulario resumen contrato
Enviar documentos de trámite a Unidad de Gestión Humana
respectiva
27
29
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
Página 29 de 31
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
certificado de idoneidad, si aplica, para que el empleado inicie el trámite de solicitud de la visa temporal del trabajador ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, o ante el Consulado de Colombia en el exterior, cuando solicita por primera esta visa en Colombia.
8. Se recibe del empleado copia de la visa temporal del trabajo y copia de la cédula de extranjería, dentro del plazo máximo de un mes a la entrega de la documentación por parte de Corpoica.
Líder Unidad de Gestión Humana.
Visa temporal del trabajador. Comunicación de anulación del contrato o prórroga.
9. Se recibe en la Coordinación Nacional de Administración de Personal para envío de comunicación al DAS referente a información de la vinculación o prórroga de contrato de personal extranjero, dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha de expedición de la visa. Este trámite se surte igualmente cuando el empleado se desvincula de la Corporación.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal
Comunicación de vinculación o prórroga de personal extranjero.
10. Se envía a la Coordinación Nacional de Nómina los documentos de trámite para ingreso de la novedad de vinculación o prórroga y archivo en historia laboral.
Profesional o Auxiliar de Administración de Personal
Novedad de vinculación o prórroga en nómina. Archivo de documentos de trámite en Historia Laboral.
Enviar comunicación de vinculación o prórroga de
personal extranjero
Enviar comunicación de vinculación o prórroga de
personal extranjero
FIN
28
Se anula el contrato laboral o prórroga y se
envía comunicación al empleado o
aspirante
SI
¿Entrega la documentación
dentro del plazo?
FIN
NO
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
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6.13 Solicitud de Certificados (No aplica para Empleados en Misión)
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
1. Se recibe solicitud de del Empleado, contratista o aprendiz con contrato vigente, con dos (2) días calendario de anticipación. Para contratistas desvinculados con cinco (5) días calendario de anticipación. Para solicitud de certificación para trámite de pensión, ocho (8) días calendario. Los empleados laborales activos pueden imprimir la certificación laboral con firma escaneada del Jefe Dpto. Gestión Humana, o solicitar la expedición de la misma con especificaciones, en el Módulo de Certificaciones laborales del Sistema de Gestión Humana. El personal vinculado o desvinculado de contratos no laborales, realizan su solicitud por correo electrónico o llamada telefónica.
Área de Gestión Humana de la sede de prestación de servicios del solicitante o desvinculado.
-Solicitud de empleados laborales activos en el Módulo de certificado laboral del Sistema de Información de Gestión Humana. -Solicitud por correo electrónico de personal vinculado o desvinculado de contratos no laborales.
2. Se elabora certificación con información básica establecida o con especificaciones del solicitante.
Área de Gestión Humana de la sede de prestación de servicios del solicitante o desvinculado.
Certificado laboral expedido.
3. Se entrega para verificación y firma, en los C.I. y E.E. al Líder de Gestión Humana y en la sede central al Coordinador Nacional de Administración de Personal. Se entrega al solicitante certificado firmado por empleado competente.
Área de Gestión Humana de la sede de prestación de servicios del solicitante o desvinculado.
Certificado laboral firmado por empleado competente.
Se entrega certificación para firma de empleado competente
Inicio
Recibir solicitud de certificación
El empleado imprime del
Módulo Certificado Laboral
NO
SI
Requiere firma original o el
solicitante no es empleado laboral activo
Elaborar certificación
Fin
Los históricos del contrato del solicitante están disponibles en el
Sistema de
Gestión Humana
Solicitar historia laboral o copia
documentos soporte a la Coord. Nal. de
Gestión Documental
SI
Verficación información entregada
NO
SI
Devolución para ajustes
Se entrega certificado firmado por empleado competente
personalPagar las vacaciones en la nómina
NO
FIN
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CODIGO: AR-P-12
VERSION: 1
FECHA APROBACION: 16/12/2011
PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES Y SERVICIOS DE PERSONAL
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8. ANEXOS No aplica 9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
0 11/04/2011
Elaboración del documento, se separa del procedimiento de administración de personal para facilitar la consulta de diagramas de flujo relacionados con el trámite de novedades y servicios más frecuentes de personal.
1 16/12/2011
Actualización del proceso de Administración de Recursos y códigos de acuerdo con la nueva versión del mapa de procesos y ajuste en adición de condiciones generales de la permanencia de Visitantes en las Instalaciones de la Corporación, se adiciona el entrenamiento de puesto de trabajo en reclasificaciones o traslados y en solicitud de encargos laborales, disminución de tiempo de respuesta de solicitud de certificados laborales, adición de actividad de seguimiento de cumplimiento de cuotas de aprendices en 6.11 Regulación y control de la cuota de aprendices, adición de elaboración de comunicación del Director Ejecutivo para empelados que obtiene título educativo.