Combinar correspondencia

Combinar correspondencia

Materia: Informática.

Bernardo Gavinovich Granell.

2015

Guía para combinar correspondencia

Bernardo Gavinovich Granell Marzo de 2015 Página 2 de 20

Índice

Teoría y conceptos previos. Página 3

Combinar correspondencia teniendo un origen de datos. Página 5

Combinar correspondencia creando un origen de datos. Página 13

Bibliografía. Página 20



¿Qué es combinar correspondencia?

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en

un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los

datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos

el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de

generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De

esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como

personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de

etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. También podemos tomar como

ejemplo la factura que nos dan al comprar cualquier producto en un local (que

tiene datos fijos como los datos del local y variables como los artículos comprados

entre ortos. Mismo y sólo como ejemplo también una boleta de algún servicio

como el Gas donde los datos fijos serían los de la empresa y los variables los

datos del titual del servicio y el consumo de gas e importe.

Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos

fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que

toman su valor del origen de datos.



Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento

principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de

Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word

o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros

compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo

corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de

Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por

ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese

cliente.

Empecemos…



Combinar correspondencia teniendo un origen de datos.

Teniendo creada la carta modelo (la que vamos a enviar a todas las personas de

nuestra base de datos) y el origen de datos ya hechos, procedemos a comenzar

con la combinación.

Para ellos nos dirigimos a la parte superior izquierda y presionamos donde dice

Correspondencia. Aparecerá un nuevo menú en la cinta de opciones:

1.



2.

Elegimos la opción de iniciar:

3.

Seleccionamos que vamos a iniciar una nueva carta combinada:

4.

Acá es donde debemos elegir que camino escoger, si usar una lista de

destinatarios (u origen de datos) que tengamos o la creamos en el

momento con el asistente de Word. En nuestra caso empezaremos por

hacerla con una tabla creada previamente en Word.

NOTA: Si creas una tabla en Word, la misma debe ser una tabla sin nada, esto

quiere decir sin títulos en la parte superior, ni texto por encima de ella, sólo la

tabla. Si quisiéramos poner una imagen en la tabla cuando combinemos

podríamos usar esa imagen como un dato más. Por ejemplo, si en lugar del

número de plan al que pertenece el afiliado en nuestro caso hubiera puesto el logo

del mismo el resultado de la combinación sería con esa imagen, esa es una de las

diferencias entre ambos métodos.



5.

Seleccionamos la opción de usar una lista existente:

Y nos aparecerá una ventana donde elegiremos el archivo con nuestro

origen de datos.



6.

Se nos habilitaran opciones que antes estaban deshabilitadas y

seleccionaremos Insertar campo combinado:

Allí al hacer clic aparecen los campos que están como encabezado en la

tabla del origen de datos



7.

Ahora procedemos a insertar estos campos en nuestra carta modelo. Lo

primero que debemos hacer es pararnos en el lugar donde queremos poner

el primero de los campos (en nuestro caso nombre del afiliado que recibirá

la carta). Veamos cómo se verá el campo insertado:

8.

Disponemos de una opción para tener una vista previa y poder si están

correctos nuestros datos, la misma se encuentra en el menú de

Correspondencia en la parte superior por el centro:



De esta manera podemos ver rápidamente como va quedando nuestra

carta e ir avanzando entre sus destinatarios con los botones de avanzar y

retroceder que se encuentra a la derecha de la vista previa:

Nota: Esto es sólo una vista previa que nos permite ir viendo como queda, pero no está

terminado el tema.

9.

Ahora si nos disponemos a terminar, para ellos utilizamos el último ícono en

nuestro menú de Correspondencia que se llama Finalizar y combinar:



Elegimos la opción de editar documentos individuales para poder generar una

carta combinada y guardarla en nuestra pc. Nos aparecerá una ventanita

preguntándonos qué queremos combinar, si todo nuestro origen de datos, el

registro actual o una cierta cantidad (desde tal número hasta cual número de

registro de nuestra tabla):



10.

Fin de la combinación! Ahora se nos ha generado un nuevo archivo de

Word con tantas páginas como registros tengamos en nuestro origen de

datos (la tabla que creamos previamente). En nuestro caso teníamos 5

personas, por lo tanto tendremos un archivo con 5 páginas (cartas).

FIN



Combinar correspondencia creando un origen de datos en el momento.

1.

Para combinar correspondencia creando el origen de datos los pasos son los

mismos hasta el número 4. Es decir, elegimos iniciar combinación, luego carta y

elegir los destinatarios. Pero al elegir los destinatarios vamos a elegir escribir una

nueva lista.



2.

Nos aparecerá una ventana nueva:



3.

Ahora deberemos editar esta ventana según sea nuestra necesidad:

Lo que debemos hacer es “seleccionar columnas” donde se abrirá una nueva

ventana y allí elegiremos el o los campos que queramos eliminar de las opciones

que nos propone Word y agregar el/los que nos haga falta que y no aparezca

entre las opciones. En nuestro caso utilizaremos (al igual que en el ejemplo

anterior) 4 campos: Nombre, Apellido, Plan y Aumento. De modo que borraremos

todos excepto Nombre y Apellido con la opción eliminar (uno por uno

seleccionándolos de la lista) y luego con la opción agregar en esa misma ventana

agregaremos Plan y Descuento:





4.

Una vez hecho esto aceptamos y procedemos a completar campos (o el registro)

de cada destinatario. Una vez terminado el primero (es decir cuando ya le

cargamos el aumento) debemos elegir nueva entrada para poder cargar el

siguiente, esto cada vez que queramos genera un nuevo registro:

Una vez que terminemos de cargar todos los registros ponemos aceptar y nos

preguntará dónde vamos a guardar este nuevo archivo. Elegimos guardarlo en el

mismo lugar donde tengamos guardada la carta modelo (o donde quieras, yo

recomiendo elegir eso para tener todo junto).

Nota: Se generará un archivo “.mdb” que es de base de datos (Ms Access), no

necesitamos abrirlo ni nada.



Si, olvidamos agregar algún destinatario, queremos corregir alguno que pudimos

cargar con cualquier error debemos ir al menú de Correspondencia y elegir la

opción “Editar lista de destinatarios”. Esto nos abrirá una nueva ventana donde

elegiremos en la parte inferior donde dice “origen de datos” el archivo que

guardamos previamente .mdb y después la opción que dice Edición…

Editamos o agregamos nueva entrada y listo, aceptamos para guardar ambas

cosas y ya quedó editado.

Los siguientes pasos son exactamente los mismos que en el caso anterior a partir

del punto n° 6.

FIN



AYUDA: Siempre que hagas combinar correspondencia debes hacerlo sobre la

carta modelo y nunca sobre el origen de datos. De lo contrario Word no te dejará

hacerlo sobre la carta. Si por equivocación iniciaste la combinación sobre la tabla

de Word que usaras como origen de datos debes hacer lo siguiente:

Seleccionar la opción de Iniciar combinación de correspondencia y en ella elegir

documento normal de Word. Esto hará que Word reconozco a la tabla como un

archivo común y volverlo a la normalidad.

Si lo deseas podes ver un video que te enseña esto en el siguiente enlace:

https://youtu.be/JDQA42d1Xms

https://youtu.be/JDQA42d1Xms



Bibliografía:

Material propio.

http://www.aulaclic.es/word-2010/t_14_1.htm

Date post:	26-Jul-2015
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