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1. USAR PROJECT 2010 CON VERSIONES ANTERIORES
n esta lección vamos a estudiar las distintas formas que nos
ofrece Project a la hora de compartir la información de un
proyecto con otras aplicaciones, especialmente de Office.
Es posible que el administrador del proyecto sea el único que
disponga de Project, mientras que el resto de participantes en el
proyecto trabajan con aplicaciones más habituales de Office, como
Word, Excel o PowerPoint.
Veremos que Project proporciona métodos tan sencillos como
"copiar y pegar" o "importar y exportar" para compartir la información
del proyecto con estas aplicaciones.
Pero empezamos viendo qué ocurre cuando recibimos un archivo
de Project que se ha creado con una versión más antigua.
Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de la
aplicación, por lo que no tendrá ningún problema a la hora de abrir el
proyecto antiguo. Eso sí, posiblemente encontrará algunas diferencias
respecto a los proyectos que ha creado hasta ahora.
En la figura anterior puede comprobarlo. Project ha sido capaz de
abrir este proyecto, aunque le avisa de que no podrá utilizar todas las
características de la versión 2010.
Para ello, en la barra de título aparece el texto [Modo de
compatibilidad].
E
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Con el modo de compatibilidad puede seguir viendo o modificando
el proyecto, pero las novedades de la versión 2010 (y anteriores en su
caso) no estarán disponibles hasta que guarde el proyecto como archivo
de Project 2010.
Por ejemplo, entre las características que no estarán disponibles
encontramos que no se pueden crear tareas programadas manualmente
(fíjese que no aparece la columna Modo de tarea) o las tareas
inactivas.
Si desea trabajar en este proyecto como lo haría habitualmente,
simplemente elija el comando Guardar como y guárdelo con el tipo
Proyecto. Si requiere seguir trabajando con esta versión porque otros
usuarios disponen de versiones antiguas de Project, guarde el proyecto
de forma habitual pero tenga en cuenta estas limitaciones.
Por otra parte, podemos necesitar justo lo contrario. Es decir, que
tenga que enviar o compartir un archivo de Project 2010 con otras
personas que disponen de una versión anterior de Project. En este caso,
tendrá que guardar el proyecto para esa versión antigua.
Para ello, utilice el comando Guardar como de la ficha Archivo.
Accederá al típico cuadro de diálogo.
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En la lista Tipo, debajo del nombre del proyecto, es donde
podemos indicar el formato con el que queremos guardar el archivo.
Si elige la opción predeterminada, es decir, Proyecto, entonces
estará guardando el archivo como de Project 2010.
Sin embargo, aquí también aparecen otras opciones, como la
posibilidad de guardar el archivo con el formato de Project 2007 o
Project 2000-2003.
Por ejemplo, si un compañero dispone de Project 2002, deberá
guardarlo en este último formato para que lo pueda abrir y editar en su
equipo.
Como se ha indicado antes, posiblemente se pierdan características
únicas de Project 2010 que no están disponibles con una versión
anterior de la aplicación. Fíjese que la extensión del archivo sigue
siendo la misma; esto es, .mpp.
Project le advertirá de lo que puede ocurrir al guardar el proyecto
para una versión antigua.
En la ayuda de Project puede obtener un listado con las
características que se perderán al guardar el proyecto para una versión
antigua de Project.
2. EXPORTAR INFORMACIÓN DEL PROYECTO
i lo que desea es exportar la información del proyecto a otros
formatos de Office, el proceso es similar pero estableciendo
una equivalencia entre los campos de Project y los de la información
exportada para otra aplicación.
S
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Puede exportar como:
Un libro de Excel.
Solo texto (delimitado por tabulaciones).
Valores separados por comas (CSV).
Formato XML.
También puede guardar el proyecto en formato PDF o XPS como
formato de intercambio.
En cualquier caso, simplemente tiene que utilizar el comando
Guardar como y elegir el formato deseado.
Por defecto, Project no permitirá exportar el proyecto en
formato de Excel 97-2003 (.xls).
Si necesita guardarlo en dicho formato, debe seguir estos
pasos:
1. Elija Opciones en la ficha Archivo.
2. Seleccione la categoría Centro de confianza en el panel
de la izquierda de las opciones.
3. Pulse en el botón Configuración del centro de
confianza.
4. Seleccione la categoría Formato heredado.
5. Elija la segunda o tercera opción disponible.
6. Acepte.
Recuerde que
creando un
informe visual
también
puede
exportar
información
en forma de
tabla
dinámica +
gráfico.
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Vamos a elegir el formato de libro de Excel. Fíjese que existe la
posibilidad de guardarlo como .xls o como .xlsx, en función de la
versión de Office que desee utilizar.
Con ello, Project abre un asistente que nos guiará durante el
proceso de exportación.
Lo primero que se nos pregunta es si deseamos utilizar una
plantilla de Excel del proyecto o datos seleccionados. La primera opción
solo es adecuada si desea exportar la información más importante del
proyecto. En este caso, no se le preguntará nada más.
Si elige Datos seleccionados, en el siguiente paso deberá elegir
entre una equivalencia existente o crear una nueva equivalencia. A
continuación puede ver la lista de equivalencias disponibles.
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Una equivalencia no es más que una agrupación de campos que
formarán parte de la información exportada.
Por ejemplo, si lo que desea es exportar la información de datos de
costo de las tareas, elija esta equivalencia; si desea obtener
información acerca de qué recursos están asignados a las tareas, elija el
Informe "Tareas y recursos humanos".
Una vez elegida la equivalencia que desea utilizar, el asistente le
pregunta el tipo de información que desea exportar: tareas, recursos o
asignaciones.
Siguiendo con el asistente, podrá personalizar la equivalencia que
ha utilizado. Así pues, podrá elegir otros campos para la exportación,
cambiar el nombre de los seleccionados o aplicar un filtro.
En la parte superior de este cuadro de diálogo se indica el nombre
de la hoja de cálculo que se creará dentro del libro de Excel.
También es posible aplicar un filtro para elegir determinados
recursos en este caso. Por ejemplo, podríamos elegir exportar la
información únicamente de los recursos sobreasignados.
En la parte central del cuadro de diálogo es donde se indica la
equivalencia entre los campos que se exportarán del proyecto en Project
y las columnas en la hoja de cálculo de Excel.
Por ejemplo, para el campo Nombre (del recurso) de Project se
creará una columna de título Recursos_y_asignaciones en Excel.
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Vemos que también se añadirán los campos Comienzo, Fin y
Trabajo en la exportación y las columnas equivalentes en Excel.
Si lo desea, aquí puede añadir o eliminar los campos que se
incluirán en la exportación. También puede cambiar el orden utilizando
los botones Mover.
Finalmente, en la parte inferior obtendrá una idea del resultado de
la exportación.
En el último paso del asistente se permite guardar la equivalencia
con un nombre distinto para poder utilizarla posteriormente. Esto tiene
sentido si ha tenido que personalizarla y seguramente la utilizará en
otros casos.
Pulsando en el botón Finalizar, se creará el archivo de Excel con
la información resultante del proceso de exportación.
Fíjese en las cuatro columnas de datos. Primero aparecen los
recursos y, debajo de cada uno de estos, las tareas que tienen asignadas.
Por ejemplo, el recurso Juan González Vázquez (fila 8) tiene
asignadas las tareas Estudiar presupuestos y Aceptar/Rechazar
muestra.
3. IMPORTAR INFORMACIÓN A PROJECT
mportar información a Project es similar a lo que hemos visto,
pero justo al revés. I
En versiones
anteriores de
Project, el
proceso de
exportar
información
servía para
crear informes
o gráficos. En
Project 2010
esto no es tan
necesario
gracias a los
informes
visuales.
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En este caso, la equivalencia utilizada debe indicar la
correspondencia entre la información almacenada en el archivo origen
respecto de los campos disponibles en las vistas de Project.
Si se importa desde un archivo que fue creado justamente a partir
de la exportación de Project, el procedimiento será más sencillo, ya que
simplemente tendremos que elegir la misma equivalencia que utilizamos
al exportar la información.
Sin embargo, si el archivo origen tiene una estructura distinta a las
equivalencias predeterminadas en Project, tendremos que indicar
exactamente cómo debe realizarse la importación de los datos.
Por ejemplo, imagine que desea importar esta lista de recursos que
tenemos disponible en este archivo de Excel. Fíjese en las columnas que
aparecen aquí: Nombre del empleado, Tasa, Horas extra y Notas.
Lo primero que debe hacer es tener abierto en Project el proyecto
donde se importará la información. Además, es conveniente que se sitúe
en una vista donde aparecerán los datos importados, por lo que para este
caso debería elegir la vista Hoja de recursos.
Una vez tenemos abierto el proyecto en Project donde se
importarán los datos, elegimos el comando Abrir e indicamos el
formato del archivo de origen.
Para ello, despliegue la lista de tipos o formatos y elija Libro de
Excel (*.xlsx). Seleccione el correspondiente archivo.
Como no se trata de un proyecto, Project presenta el asistente para
importación que puede ver en la figura de la página siguiente.
Si desea crear
un proyecto
nuevo con esa
información,
este primer
paso no es
necesario.
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En el siguiente paso debe elegir la equivalencia a utilizar. Como se
ha comentado, si el origen de los datos proviene de una exportación
previa, lo mejor es seleccionar la equivalencia que utilizó durante la
exportación; si no es así, puede elegir la equivalencia más parecida y
personalizarla, o crear una nueva.
En el siguiente paso debe indicar dónde desea incluir la
información que se exportará tras finalizar el asistente.
Tiene la opción de importarla en un proyecto nuevo, añadirla o
anexarla a los datos del proyecto activo, o combinar la información
con los datos del proyecto nuevo.
Para nuestro ejemplo elegiremos la opción de anexar a los datos
del proyecto, ya que los recursos que vamos a importar son nuevos y no
aparecen en la hoja de recursos del proyecto.
Sin embargo, podría importar información que ya está disponible
en el proyecto y que desea actualizar. En este caso, elegiría la opción de
combinar la información.
Seguidamente indicaremos cómo debe realizarse la importación, es
decir, que estableceremos la equivalencia nueva. Para ello, primero debe
elegir el tipo de datos (tareas, recursos y/o asignaciones) y continuar
para establecer dicha equivalencia.
En nuestro ejemplo elegimos que queremos importar información
de recursos y continuamos.
Obsérvelo en la figura de la página siguiente, donde se define la
equivalencia a utilizar durante el proceso de importación.
Si elige
anexar o
combinar la
información,
guarde
previamente
una copia del
proyecto por
si ocurre
algún error
durante la
importación.
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En este cuadro de diálogo, las listas De: y A: están al revés de lo
que vimos al exportar información.
En la lista De: aparecen las columnas de la hoja de cálculo de
Excel; mientras que en A: deberemos indicar los campos donde se
importará la información en Project.
Puede guardar esta equivalencia si desea utilizarla en otra ocasión
y, al finalizar el asistente, comprobará que los recursos se han añadido a
los existentes en el proyecto, como puede ver en la figura siguiente.
Lo importante para que esto se haya hecho correctamente es haber
indicado la equivalencia que debería utilizar Project en el proceso.
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Importar desde otros formatos de origen a Project es un proceso
similar. Sin embargo, si lo hace desde un archivo de texto, debe
recordar que solo podrá importar información de un tipo a la vez: tareas,
recursos o asignaciones.
Es posible que se esté preguntando por qué se ha elegido el
campo Nombre de Project durante la importación cuando en el
Formulario de recursos aparece la columna Nombre del
recurso (puede verlo en la figura del asistente de importación
de la página anterior).
Bien, no es lo mismo el título que muestra Project en las
distintas vistas que el nombre del campo al que está asociado.
Si quiere conocer el nombre real del campo, puede hacer clic
con el botón derecho del ratón en el título y elegir la opción
Configuración de campo.
En el cuadro de diálogo que aparece comprobará el nombre del
campo, que es el dato que realmente debe utilizar al crear o
utilizar la equivalencia.
4. COPIAR Y PEGAR
unque hemos visto que las características de importar y
exportar datos no son difíciles de utilizar, es posible emplear
también las operaciones habituales de "copiar y pegar" entre distintas
aplicaciones, ya que Project ha mejorado mucho estos procedimientos y
ahora se mantiene el formato empleado en la aplicación de origen.
Si copiamos información en forma de tabla desde Project a otras
aplicaciones, normalmente no tendremos ningún problema.
A
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Así pues, si la aplicación destinataria presenta la información
también en forma de tabla, se copiará de esta forma (por ejemplo en
Excel); y, si no es así, se copiará como una tabla (por ejemplo en Word)
o como texto (por ejemplo, en un editor de textos sencillo).
Sin embargo, si el destinatario es Project, entonces hay que tener
un poco más de cuidado, ya que la información que se ha copiado desde
otra aplicación debe estar preparada para pegarla en una tabla de
Project.
Por ejemplo, si copiamos un rango de celdas de Excel y queremos
pegarlo en Project, deberemos asegurarnos de que el orden de las
columnas en que aparecen en Excel coincida con el orden de las
columnas en la tabla de Project destinataria.
Pongamos el mismo caso de ejemplo que antes y vamos a copiar
los datos de la lista de recursos que tenemos en Excel. Fíjese en el orden
en que aparecen aquí las columnas del nombre del empleado, tasa y
tasa de horas extra.
Si copiamos este rango de datos desde Excel, el orden debe ser el
mismo para poder copiarlo en la tabla de Project.
Así pues, vamos a tener que personalizar la tabla de la vista Hoja
de recursos para poder pegar la información de Excel. Esto implica
ocultar las columnas que aparecen entre Nombre del recurso y Tasa.
Lo mejor para hacerlo es seleccionar dichas columnas y utilizar el
comando Ocultar columna en el menú contextual de dicha selección.
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Podríamos guardar la nueva
distribución como una tabla más de
Project. Para ello, acceda a la ficha
Vista y en el grupo Datos, pulse en la
flecha del botón Tablas. Elija el
comando Guardar campos como
nueva tabla.
Posteriormente, si desea disponer
de la distribución inicial de la tabla que
ha personalizado, no tiene más que
utilizar el comando Restablecer
valores predeterminados.
Bueno, una vez tiene el mismo orden en las columnas de Excel y
en Project, seleccione la información desde Excel y cópiela (en este
caso no podremos copiar la información de la columna Notas, ya que no
se puede copiar directamente en la columna Información de Project).
Después vuelva a Project y aquí lo importante es elegir
correctamente la celda que conformará la esquina superior izquierda de
la información que deseamos pegar desde Excel. Es posible elegir una
única celda o también un rango de celdas.
Para este caso elegirá la celda correspondiente al nombre del
recurso de la primera fila vacía. El resultado obtenido tras pegar la
información es el mismo que obtuvimos anteriormente, pero Project
muestra un pequeño icono en la esquina superior de la celda que ha
servido como ancla para la operación de pegado. Además, muestra el
botón de opciones de pegado .
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Utilizando el botón de opciones de pegado puede elegir entre
mantener el formato de Excel (origen) o el que tiene en Project
(destino).
Por lo tanto, teniendo en cuenta que la información copiada desde
otra aplicación debe tener la misma distribución que el lugar donde se
pegue en Project, el procedimiento es rápido y sencillo.
Tenga cuidado cuando copie fechas desde otra aplicación para
pegarlas en Project.
Al pegar fechas en los campos Comienzo y Fin de una tarea,
estará creando una restricción del tipo "No comenzar antes del"
o "No acabar después del".
Si esto no es lo que desea, tendrá que acceder a las
propiedades de la tarea y eliminar esas restricciones eligiendo
"Lo antes posible".
5. COPIAR IMAGEN
amos a conocer otro método muy sencillo para compartir
información de Project con otras aplicaciones. Se trata de la
posibilidad de tomar una imagen o instantánea de una vista de Project.
Para ello, utilizaremos el comando Copiar imagen.
Antes de tomar la imagen de la vista en la que está trabajando,
debería prepararla. Por ejemplo, asegúrese de que se muestran las
columnas de datos que desea copiar.
El comando Copiar imagen está disponible si no
pulsamos directamente en el botón Copiar sino en la
flecha que aparece a su lado para que muestre las
opciones disponibles. Al pulsar en dicho botón, aparece
un cuadro de diálogo donde debe indicar algunas opciones.
V
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Lo primero es elegir el formato de la imagen que se creará. Puede
indicar si la desea para pantalla, para imprimir o guardarla como un
archivo GIF.
Por ejemplo, si la imagen se pegará en un documento de Word que
posteriormente piensa imprimir, lo mejor es que elija la segunda opción.
Tenga en cuenta que la imagen se generará atendiendo a las
características de la impresora seleccionada en Project. Por lo tanto, si
no va a imprimir el documento con dicha impresora, debería establecer
la impresora que va a utilizar.
También puede indicar si desea copiar las filas que aparecen en
pantalla o solo algunas filas que previamente había seleccionado.
Finalmente, podrá copiar información atendiendo a un determinado
intervalo de tiempo o tal como aparece en pantalla.
Una vez ha establecido todas estas opciones, acepte el cuadro de
diálogo y ya puede pegar la imagen en la aplicación destinataria. En la
figura siguiente se observa el aspecto que se consigue en Word.
Ahora podría ajustar su tamaño en el documento de Word.
Esta característica puede ser muy interesante a la hora de copiar
gráficos del uso de recursos, el diagrama de Gantt o de seguimiento, etc.
Project se integra muy bien con el resto de aplicaciones de Office,
por lo que es mucho más sencillo compartir información entre todas
estas aplicaciones.
El formato GIF
es el más
adecuado si
desea
incorporar la
imagen en
una página
web.
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6. COPIAR LA ESCALA DE TIEMPO
unque no hemos utilizado la Escala de tiempo hasta ahora, la
verdad es que puede ser una herramienta muy útil a la hora de
comunicar el estado del proyecto.
Se estudia en esta lección porque la Escala de tiempo se puede
copiar y pegar en otras aplicaciones.
Recuerde que puede mostrarla a través de la ficha Vista de la Cinta
de opciones. Está disponible en el grupo Vista en dos paneles.
Debe añadir aquellas tareas o hitos en la Escala de tiempo cuyo
estado desea comunicar. Para ello, lo más rápido es utilizar un comando
del menú contextual de esas tareas. En dicho menú aparece la opción
Agregar a escala de tiempo.
En la figura siguiente puede ver la escala de tiempo del proyecto en
la que se han añadido varias tareas e hitos.
La Escala de tiempo representa de forma gráfica la distribución en
el tiempo de estas tareas.
Puede elegir la escala de tiempo detallada, que es la que se
muestra ahora; o reducida, en la que no se visualizan los nombres de
las tareas. Estas opciones están disponibles a través del menú contextual
de la escala de tiempo.
Finalmente, en este mimo menú aparece la opción de copiar la
escala de tiempo. Tenemos tres opciones según la aplicación
destinataria o uso que le queramos dar.
A
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Las diferencias entre una u otra opción son simplemente de
tamaño. Así, si elige la opción para enviarla por correo electrónico, el
tamaño será el más pequeño.
Una vez copiada, podrá pegarla allí donde la necesite.
La Escala de tiempo es un nuevo elemento de Project 2010 que
nos permite resumir aquellas tareas o hitos que estimamos como
importantes y cuyo estado de ejecución o programación deseamos
comunicar a otras personas.
Como ha podido comprobar a lo largo del curso, las posibilidades
de Project son grandes.
Aunque no se trata de una aplicación tan sencilla o intuitiva como
las aplicaciones tradicionales de Office, su integración con Word,
Excel, PowerPoint o incluso Outlook hace de Project una aplicación
de administración de proyectos muy interesante para distintos tipos de
empresas y organizaciones.