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Compras Parciales I, II y III MCG. Elizabeth Echeverry Saldarriaga
| Date post: | 21-Jul-2015 |
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ComprasParciales I, II y III
MCG. Elizabeth Echeverry Saldarriaga
Compras
O Es adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el
momento y al precio adecuados y del proveedor más
apropiado.
O Objetivos:
1. Mantener la continuidad de abastecimiento.
2. Hacerlo con inversión mínima en existencia.
3. Evitar duplicidades y desperdicios.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales.
5. Procurar materiales a precios bajos.
6. Mantener la posición competitiva de la empresa
Importancia de las compras
La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de compras es indicar a la persona encargada de esta tarea:
¿Qué se debe comprar?
¿A quién se debe comprar?
¿Cuánto se debe comprar?
¿Cuándo se debe comprar?
¿Qué pedidos deben hacerse?
Diferencia entre compras y aprovisionamiento
O COMPRAS: se cuida de optimizar el coste de suministro.
O APROVISIONAMIENTO: Se cuida de la continuidad del
suministro.
Ambas funciones se unen en muchos casos en la misma
área que realiza una gestión integral de compras y
aprovisionamiento.
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Departamento de compras
O El departamento de compras es el encargado de realizar
las adquisiciones necesarias en el momento debido, con
la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Importancia del Departamento de Compras
O Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen lasresponsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes,herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para laproducción de bienes y servicios, poniendo mucha atención paraconseguirlos.
O Los recursos materiales son guardados en el almacén y conposterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Porotra parte, el departamento de compras puede tener una aportacióna la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de losrecursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendomateriales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá encostos más bajos.
Objetivos del Departamento de Compras
o Comprar los materiales para los propósitos buscados
o Tener los materiales disponibles en el tiempo que sonrequeridos.
o Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
o Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible conla calidad y el servicio requerido.
o Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
o Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquieremergencia que impida la entrega de un proveedor.
o Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en lascotizaciones monetarias, inflación o escases.
o Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de comprascoladas.
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Personal de Compras
El personal que realiza funciones de compras
es muy vulnerable cuando se trata de
cuestiones de ética.
Lo anterior obedece a las cantidades de
dinero que maneja o a las partidas
presupuestales de su área
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Personal de Compras
El personal de compras debe actuar con una
conducta libre de toda sospecha al realizar las
adquisiciones de cumplir con el siguiente
perfil:
• Honradez
• Integridad
• Equidad
• Propiedad
• Responsabilidad
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Personal de Compras
También en materias de compras, el personal
de dicho departamento debe actuar con
cortesía y lealtad hacia los proveedores.
El comprador NO debe someterse a
obligaciones especiales con los proveedores,
por razón de las excesivas atenciones que
tuvieran con él, aun cuando pudieran
considerarse dentro de las llamadas
“Cortesías comerciales”
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Comité de Compras
Dicho comité es común en empresas
grandes, y se constituye por acuerdo de los
consejos de administración de las mismas,
integrándose con directivos de otras áreas
relacionadas con el área de compras
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Comité de Compras
Frecuentemente están conformados por las
siguientes áreas:
El director general
de la empresa
Finanzas
Producción
Contabilidad
Compras
Almacén
Crédito y
cobranzas, entre
otros.
Factores en la decisión de una compra
O Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
1. La calidad: No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas
veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el
producto.
2. La funcionalidad: Como en todo proceso de compras el primer
paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o
materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del
producto final.
3. El precio: Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no
una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un
comprador.
Funciones de Departamento de Compras
· Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y
equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales
deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por último aceptarlas.
· Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y
control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y
medidas).
· Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las
mismas
Políticas de Compras
La política por extensión significa arte o traza
con que se conduce un asunto o se emplean
los medios para alcanzar un fin determinado.
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Estas políticas deben:
Reflejar los objetivos y planes del
departamento.
Elaborarse por escrito
Ser flexibles, discretas, sencillas y claras
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Los objetivos deben:
Establecer criterios para tomar decisiones
Ser una herramienta administrativa
Delimitar las responsabilidad de compras
Darse a conocer a todo el personal de
compras
Revisarse y actualizarse periódicamente21
Algunos ejemplos de políticas de compras
son:
Queda prohibido a los empleados aceptar
obsequios o gratificaciones
Todas las adquisiciones de la empresa
deberá realizarlas el departamento de
compras
Todas las importaciones de maquinaria y
equipo será autorizadas por el comité de
compras22
Algunos ejemplos de políticas de compras
son:
Las requisiciones deberán describir
claramente las especificaciones y la fecha en
que se requieran los materiales
Todas las compras superiores a un millón
de pesos deberán estar autorizadas por el
comité de compras de la empresa.
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Procedimiento para la realización de
compras:
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En un procedimiento se
documenta la secuencia
lógica del deber ser del
departamento de
compras, para delimitar
correctamente los pasos
a seguir y determinar
exactamente quien lo
debe hacer en el se
incluye:
Procedimiento para la realización de
compras:
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1.- La requisición: Se reciben las
requisiciones provenientes del
departamento de almacén, debidamente
autorizadas.
2.- Localización de las fuentes
proveedoras: Se identifica a los
proveedores que tengan los materiales
requeridos en la plaza, región, e incluso en
el extranjero
Procedimiento para la realización de
compras:
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3.- La solicitud de cotización: Se solicitan
cotizaciones por vía telefónica, fax, correo o
a través de mensajero o correo electrónico.
4.- La cotización: Documento que
envían los proveedores en el que se indican
precio, condiciones de entrega, condiciones
de pago y garantía entre otros.
Procedimiento para la realización de
compras:
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5.- Cuadro comparativo: Se elabora un
resumen o comparativo de las cotizaciones
presentadas por los proveedores.
6.- La negociación : Es la etapa más
importante del proceso; en ella se negocian
las condiciones de pago, entrega, precio,
calidad etc. De los materiales buscando
siempre el beneficio mutuo.
Procedimiento para la realización de
compras:
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7.- Orden de compra o pedido : Se elabora
un pedido en firme u orden de compra al
proveedor que ofrezca las mejores
condiciones señaladas en el punto anterior.
8.- El seguimiento de órdenes de compra
: Se establecen formas de control para
activar las órdenes de compra fincadas a los
proveedores y se vigilan las entregas que
éstos realizan
Procedimiento para la realización de
compras:
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9.- Recepción de materiales: Se reciben
las mercancías en el departamento de
almacén
10.- Comprobación exacta de las
mercancias : Se realiza una comprobación
exacta de las mercancías recibidas, con el
pedido u orden de compra fincada
Procedimiento para la realización de
compras:
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11.- Envío al departamento de cotabilidad
de todos los documentos para su pago:
Se deben presentar al departamento de
contabilidad todos los documentos
inherentes a la orden de compra o pedido
(factura, orden de compra, acuse de recibo,
entre otro), para trámite de pago.
Procedimiento para la realización de
compras:
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12.- Punto de recompra: El departamento
de almacén determina el punto de recompra
a través del sistema que haya elegido (por
ejemplo máximos y mínimos)
Que es un presupuesto?
O Es un plan de acción dirigido a
cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse
en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada
centro de responsabilidad de la
organización.
PRESUPUESTAR….
O Es calcular en forma
anticipada a cuánto
ascenderán los ingresos y
los gastos de una empresa
durante un período.
Objetivos de los Presupuestos
O Planear integral y sistemáticamente todas las actividades
que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
O Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y,
fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la
empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
Presupuesto de Materiales
Este Presupuesto asegura que la materia prima se
tendrá disponible en las cantidades necesarias y en
el momento requerido por el proceso y se encarga
de estimar el presupuesto de los materiales que debe
utilizar una empresa para su producción en un
periodo determinado.
Presupuesto de MaterialesMuestre las cantidades de materia prima necesaria al Departamento de Compras, para que planifique y
controle las adquisiciones de las mismas
Suministra información básica para establecer y mantener los niveles de inventarios de materiales .
Informe sobre los requerimientos de materiales,con miras de planificar las necesidades deefectivo para su compra.
Determine los requerimientos de materiales,para evaluar este importante elemento decosto, en la producción presupuestada.
Aporte datos para el control del manejo y consumo de los materiales
Presupuesto de ComprasSe refiere exclusivamente a las compras de materia prima
para la elaboración de los productos, pero antes hay que
hacer el presupuesto de materiales con el objeto de
determinar cuantas unidades de materiales se requiere para
producir el volumen indicado y con esto se sacara el
presupuesto de compras.
El responsable de las compras determinará los volúmenes
que deberá solicitar mensualmente a los proveedores, así
como los precios, las fechas de pago y los demás costos
asociados a las compras.
Presupuesto de Materiales -Compras
Materiales
Especifica únicamente las
cantidades
Se orienta directamente a las
fechas de utilización de la
M.P.
Compras
Especifica tanto cantidades como
importes
Se orienta directamente a las
fechas de recepción física de
los materiales
Plan de Compras
El plan de compras constituye uno de los elementos
fundamentales del plan de producción. Éste nos
permitirá definir con precisión qué productos o
materias primas requerimos, de dónde obtenerlos y
cómo realizar una gestión óptima de los mismos
Plan de Compras
Selección de proveedores.
Fijación de fechas de entrega y
cantidades.
Características técnicas de
materias primas y materiales
Análisis de los costes de estos
Controles de calidad
Gestión de existencias
Organización de almacenes
Suministros alternativos
Proveedores alternativos
Equilibro entre las compras y las existencias
Programar
Funciones
Manual de Compras:
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El manual de compras, proporciona una
idea clara, lógica e integral de como opera
el área de compras y precisa los pasos que
debe de seguirse en cada una de las
actividades que realiza.
Manual de Compras:
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Normalmente este manual debe considerar,
entre otros los siguientes puntos:
o Introducción
o Índice
o Objetivo
o Misión
o Visión
o Estructura
orgánica de la
empresa y del
área de compras
o Políticas
o Procedimientos
o Diagrama de
Flujo
o Formatos
o Instructivo para
su uso
o Glosario
Como planear las compras de
una empresa:
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En el caso de una empresa industrial, el
departamento de producción determinará la
frecuencia y la cantidad de materias primas
que deban adquirirse, en razón de la labor
que haya realizado el departamento de
ventas
Como planear las compras de
una empresa:
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Cuando es una empresa
que solamente se dedica
a la comercialización de
productos, las compras y
volumen de las mismas
se determinarán
básicamente por las
condiciones de pago y el
ritmo de las ventas.
Como planear las compras de
una empresa:
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En las empresas
importantes las
compras deben
basarse en métodos
científicos y
racionales, de manera
que pueda realizarse
de modo correcto.
Como planear las compras de
una empresa:
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Para ello es de utilidad el pronóstico, que es
un indicador que permite hacer conjeturas
para tratar de determinar cuándo y cuanto se
debe comprar y así encontrar el equilibrio
adecuado entre ambos términos.
Como planear las compras de
una empresa:
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Algunas técnicas cuantitativas para
pronosticar son las siguientes:
Pronóstico
Método de
consumo del Ultimo
Periodo
Análisis de
Pareto
Método de Consumo del Último
Periodo:
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Por lo tanto, para 2015 se estima un consumo
similar de 10 toneladas, lo que permitirá prever
compras iguales al último periodo anterior:
Método de promedio móvil
Año Toneladas
2010 10
2011 20
2012 30
2013 40
2014 50
150/ 5= 30
Método de Consumo del Último
Periodo:
49
Se observa que las cantidades consumidas
en los últimos 5 años son diferentes y el
promedio ha sido de 30 toneladas, por lo
tanto para el 2015 se estima que se
consumirán 30 toneladas.
Lo que permite prever compras mínimas de
30 toneladas, más alguna reserva intocable
para cubrir contingencias.
Análisis de Pareto
50
Un buen indicador para diseñar una
adecuada planeación de compras es la
consideración del análisis de pareto, también
conocido como análisis de ABC.
En virtud del examen minucioso que se
realiza con los diversos artículos existentes
en almacén, clasificados en 3 grupos (A,B y
C), aquí la base del análisis es el valor que
tienen los artículos consumidos
Análisis de Pareto
51
Si todos los artículos del inventario se
listan y para cada artículo se procede a
multiplicar el Costo Unitario por la cantidad
que se utiliza en un año determinado, se
obtendrá el valor del costo anual
Si se clasifican dichos artículos conforme a
su valor, se obtendrá un listado de todos los
que se tienen en el inventario, ordenados
conforme a su valor.
Análisis de Pareto
52
Por se observa que aproximadamente 70%
del costo de los materiales es atribuible a
10% de los artículos almacenados, que se
denominan artículos tipo A.
Análisis de Pareto
53
Los artículos tipo B se consideran
intermedios; representan 20% del valor del
consumo y constituyen también 20% de los
artículos almacenados.
Los artículos tipo C son heterogéneos y de
poco valor, son muy numerosos y muestran
una parte insignificante del costo de los
materiales almacenados, además de tener
una rotación lenta y que siguiendo con el
ejemplo representan 10% de ellos.
Análisis de Pareto
54
Por lo tanto el análisis permite concluir que la
mayor atención debe estar en los artículos
tipo A, estableciendo controles estrictos,
formas precisas y adecuadas para las
compras que realice una empresa, en virtud
de la inversión que representan.
Análisis de Pareto
55
Análisis de
Pareto a de
ABC
% de existencia de
las mercancías
A-10
B-20
C-70
% de valor de las
mercancías
70
20
10
También pueden planearse de acuerdo a su
uso e importancia en:
56
o Artículos que se consideran indispensables
(materias primas)
o Artículos de consumo inmediato o directo,
que no necesiten almacenamiento (mobiliario
y equipo de oficina
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o Artículos de consumo
esporádico o con fines
muy particulares; su
almacenamiento es
mínimo y transitorio
(refacciones para el
departamento de
producción o
mantenimiento)
Costos de almacenaje.
O Los conceptos de coste que se ven afectados por el nivel de
stock son los siguientes:
O Capital Invertido en Stock o coste de oportunidad del capital:
Nos referimos al coste en que se incurre al mantener
inmovilizado en inventario el capital correspondiente, en vez
de invertirlo. Suele estar entre un 4% y un 7%.
O Coste variable de almacenamiento: El mantenimiento de
inventarios, implica la necesidad de disponer de almacenes,
personal, equipo de manejo de materiales, alquiler de espacio
de almacenaje, etc. Puede estar entre el 0% y el 10%
58
Costos de almacenaje.
O El coste de almacenaje (CA) se suele medir por unidades físicas deartículos, de forma que para hallar el coste de almacenaje total,multiplicamos el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stockmedio (Q/2). Q es la cantidad que se pide en cada pedido. O sea:
CA=Ca×Q2
O A esto habría que sumar el coste de almacenar el stock deseguridad. Este coste se calcula multiplicando el coste unitario por elstock de seguridad. Teniendo en cuenta esto, el coste dealmacenamiento quedaría así:
CA=Ca(Q/2+SS)
59
Costos de almacenaje.
También, hay que tomar en cuenta los costes relativos a la edificación
contentiva del almacén.
La unidad de medida más frecuente del coste del espacio es la relación
monetaria, frente a la superficie y la unidad de tiempo. La unidad más habitual
es la medida en euros por metro cuadrado(€/m2). Si conocemos la relación
kg/m2, podemos calcular el coste por kilogramo almacenado y por semana
multiplicando por el número de semanas de cada kilogramo en stock; así
obtendremos el coste de espacio por kilogramo de salida.
Así, por ejemplo, si llamamos Cm2 al coste anual por metro cuadrado, S a la
relación kg/m2 y R al número de semanas que permanece el stock, y
considerando que cada año tiene 52 semanas, tendremos que el coste
semanal del espacio por kilogramo será: Coste de Espacio:
CE=Cm2xSxR52
60
Costos de almacenaje.
En relación con el coste de las instalaciones, o sea, el conjunto de inversiones
realizadas en elementos empleados en el recinto donde se almacenan los
productos, con el objeto de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar
el manejo de las descargas (como pueden ser las estanterías y otras
instalaciones fijas). Calculando este coste por semana (esto es, el coste anual
entre 52), y multiplicándolo por el número de kilogramos que estas
instalaciones pueden almacenar y por el número de semanas que permanece
el stock al año, obtendríamos el coste de las instalaciones por kilogramo
vendido. Al expresarlo en una fórmula matemática, llamaríamos I al coste de
capital en porcentaje y por año, C al coste medio del kilogramo, y R a la
rotación del stock. El coste del capital debido al stock es
Coste de las Instalaciones= IxCxR
52
61
Costos de almacenaje.
O Riesgo de Obsolescencia: Debido a los cambios en los
consumidores o al progreso tecnológico, puede que un artículo
mantenido en inventario, quede obsoleto y no tenga salida en el
mercado. Es una situación muy frecuente en productos sujetos a
modas efímeras, como la ropa. Se calcula un coste de entre el 1% y
el 5%.
O Riesgo de deterioro, robo o desperfecto: Las condiciones
ambientales no adecuadas, accidentes, robos o perdidas, pueden
afectar a los artículos almacenados. Se estima por este concepto, un
coste de entre el 1% y el 10% .
O Seguros e Impuestos: Que también constituyen costes que varían de
acuerdo con el nivel de stock. Se aprecian entre un 1% y un 5%
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Lote económico de compra.
O El Lote Económico de Compras (EOQ) es un modelo clásico
de cantidad fija de pedidos, es decir, calcula cuánto comprar
de manera que se logre minimizar el costo asociado a la
compra y al mantenimiento de las unidades en inventario.
Muchas empresas utilizan el EOQ para tomar decisiones de
compras.
O El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote
Económico es la reducción de costos, a la vez que se
responden dos preguntas claves:
• ¿Cuánto pedir?
• ¿Cuándo pedir?63
Calculo del lote económico.El cálculo del Lote Económico pude obtenerse a través de la aplicación de modelos matemáticos, cada uno de los cuales utiliza ciertos supuestos. Algunos de estos modelos son:
Demanda Flexible
Probabilístico
Suministro Incierto
Demanda Constante
Determinativo
Suministro Instantáneo
MODELO DE TAMAÑO DEL LOTE
ECONÓMICO BÁSICOEsta técnica es relativamente fácil de usar pero hace una gran cantidad de
suposiciones. Las más importantes son:
1.La demanda es conocida y constante
2.El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocación de la orden y la recepción
del pedido, se conoce y es constante.
3.La recepción del inventario es instantánea. En otras palabras, el inventario de una
orden llega en un lote el mismo momento.
4.Los descuentos por cantidad no son posibles.
5.Los únicos costos variables son el costo de preparación o de colocación de una orden
(costos de preparación) y el costo del manejo o almacenamiento del inventario a través
del tiempo (costo de manejo).
6.Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las órdenes
se colocan en el momento adecuado.
Q = número de piezas por orden.Q*= número óptimo de piezas por orden (EOQ).D= demanda anual en unidades para el producto del inventario.S= costo de preparación para cada orden.H= costo de manejo del inventario por unidad por año.N= número esperado de órdenes.T= tiempo esperado de órdenes.CT= costo total.
Variables del modelo.
O Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas
hipodérmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus
costos de inventario mediante la determinación del número de
agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden.
O La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de
preparación o de ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo
de manejo por unidad de año es de 50 centavos de dólar.
Utilizando estos datos, calcule el número óptimo de unidades
por orden (Q*), el número de órdenes (N), el tiempo
transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un
año laboral de 250 días.
Ejemplo:
Ecuación:
unidades200Q*
40000Q*
0.50
)2(1000)(10Q*
H
2DSQ*1.
añoporórdenes5N
200
1000N
*Q
DN 2.
órdenesentredías50T
órdenes5
añolaborales/días250T
N
añolaborales/díasdeNúmero3.T
$100TC
$50$50TC
0)(100)($0.5(5)($10)TC
($0.50)2
200($10)
200
1000 TC
H2
QS
Q
DTC4.
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