COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA COMUNICACION

Definición y funciones

El Proceso bidireccionado

Dirección de la Comunicación

Formas y redes de comunicación

Comunicación no verbal

Barreras de la comunicación

DefiniciónLa comunicación es un proceso de transferencia y comprensión de significados entre dos o más individuos, grupos u organizaciones.

Los informes tendrán que estar listos para mañana.

Sí, acaba de decírmelo el jefe.

Existe cuando una persona influye en el comportamiento de la otra aún sin hablar.

Existe cuando una persona influye en el comportamiento de la otra aún sin hablar.

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

ES UN PROCESO DINÁMICO. INTERVIENE EMISOR-MENSAJE-RECEPTORES UN PROCESO DINÁMICO. INTERVIENE EMISOR-MENSAJE-RECEPTORES UN PROCESO DINÁMICO. INTERVIENE EMISOR-MENSAJE-RECEPTORES UN PROCESO DINÁMICO. INTERVIENE EMISOR-MENSAJE-RECEPTOR

No basta emitir bien un mensaje, si no se recibió o no se entendió, la comunicación no ocurrió.

No basta emitir bien un mensaje, si no se recibió o no se entendió, la comunicación no ocurrió.

Funciones

Control

La comunicación actúa para controlar el comportamiento de los individuos. En las organizaciones, se requiere que los empleados cumplan con las políticas de la empresa, respondan a los requerimientos del puesto y comuniquen cualquier dificultad o queja relacionada con el trabajo.

Información

La comunicación proporciona a los individuos y grupos, información necesaria para la toma de decisiones.

Expresión

La comunicación proporciona una vía de escape para la expresión emocional de sentimientos y para la satisfacción de necesidades sociales.

La comunicación fomenta la motivación al referirle a los empleados lo que han de realizar, lo bien que vienen desarrollando sus funciones y lo que pueden hacer para lograr un mejor desempeño.

Motivación

Proceso bidireccionado de la Comunicación

“El proceso de comunicación mantiene unida a la organización dado que proporciona los medios para transmitir información vital para las actividades y la obtención de las metas propuestas”.

canal

mensaje decodificacióncodificación

emisor receptor

retroalimentación

Para transmitir un mensaje, el emisor codifica sus pensamientos e ideas, organizándolos en función de sus habilidades, actitudes, conocimientos y sistema sociocultural.

Luego, se elegirá el medio de transmisión o canal más apropiado para la emisión de la información. Algunos mensajes serán comunicados en forma oral, escrita, etc

El receptor es aquel a quien va dirigido el mensaje. Ha de determinar el significado, traduciendo el código o grupo de símbolos utilizados en la transmisión y atendiendo además a las señales no verbales del emisor, para una adecuada comprensión del mensaje.

La decodificación al igual que la codificación se verá afectada por las habilidades, actitudes, conocimientos y sistema sociocultural del receptor.

Por último, el receptor ha de enviar al emisor cierta información que determinará si el mensaje transmitido fue comprendido (retroalimentación).

Dirección de la Comunicación

La comunicación descendente fluye hacia un nivel inferior en la jerarquía organizacional. Permite la emisión de una serie de directrices a los subordinados; proporcionando instrucciones específicas relacionadas con el desempeño.

La comunicación ascendente fluye hacia un nivel superior en la jerarquía organizacional. Brinda retroalimentación a la dministración.

La comunicación lateral tiene lugar entre miembros de un mismo nivel de jerarquía y se halla orientada a la coordinación e integración dado que propicia el desarrollo de una visión de las metas de la organización.

Redes de Comunicación

FormalesSuelen ser verticales y están limitadas a la comunicación relacionada con las tareas. La cadena se rige a las líneas formales de mando (fig. 1). La rueda confía en que el líder conducirá las comunicaciones (fig 2). La red todo canal permite la comunicación activa entre todos los miembros del grupo (fig 3).

(1)(2)

(3)

Informales

La información fluye a través de medios extraoficiales, generando rumores.

Estos son percibidos como confiables por los empleados y tienden a satisfacer intereses personales de algunos miembros de la organización, además de reducir la ansiedad o dar sentido a la información limitada que se recibió.

En todo caso, son fuente de información para la administración sobre aquellos asuntos confusos que los empleados consideran importantes y causantes de ansiedad.

Comprende los movimientos corporales, el tono o énfasis con que son pronunciadas las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre emisor y receptor; que transmiten también un significado en la comunicación.

Las señales no verbales repiten o contradicen el mensaje que se está pronunciando verbalmente, lo sustituyen, acentúan o bien, lo complementan.

Esta es la última vez que permito que...

Comunicaciónno verbal

Exceso y defecto de información en la comunicación

exceso

persona sujeta a restricciones de tiempo

alta exigencia en el trabajo

coordinación frecuente con otras áreas

constante uso del correo electrónico

defectoescasa capacidad y deseo de comunicarse

amplia distancia física entre los miembros

trabajo rutinario con pocas decisiones que tomar

Cantidad y complejidad de la comunicación

Coordinación con terceros

Distanciafísica

Rutina del trabajo

Limitantesde tiempo

Cantidad ycalidad de

las decisiones

Factores de la carga

Variables organizacionales y personales

Habilidad para comunicarse Interés por comunicarse

Carga

Insuficiente Adecuada Excesiva

EnajenaciónFalta de motivación

Apatía

MotivaciónProductividad

TensiónConfusión

Errores

Coordinación con terceros

Distanciafísica

Rutina del trabajo

Limitantesde tiempo

Cantidad ycalidad de

las decisiones

Factores de la carga

Insuficiente Adecuada ExcesivaInsuficiente

Elección del canal de comunicación

El máspobre

Rutinarioclaro

El másrico

No rutinarioambiguo

Riquezadel canal

Tipo de mensaje

Medio de información

cara a cara

teléfono

correo electrónico

Memorándum, cartas

Volantes, boletines, informes generales

¿En qué queremos recibir feed back?

POTENCIAL ACCIONES

ACTITUDES RESULTADOS

BARRERAS DE LA BARRERAS DE LA COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN BARRERAS DE LA BARRERAS DE LA COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

Falta de planeación

Supuestos confusos

Distorsión semántica

Diferencias de culturas o normas

Deficiente retención

Escucha deficiente y evaluación

prematura

Desconfianza, amenaza y temor

Sobrecarga de información

Percepción selectiva

Falta de planeación

Supuestos confusos

Distorsión semántica

Diferencias de culturas o normas

Deficiente retención

Escucha deficiente y evaluación

prematura

Desconfianza, amenaza y temor

Sobrecarga de información

Percepción selectiva

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

• Ordenes verbales• Memorandum• Revista de la empresa• Noticias del día• Cartas • Carteleras• Manual de inducción• Carteles o pósters• Teléfono / E-mail• Charlas, conferencias y reuniones informativas• Cursos y seminarios de formación

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

• Grupos de trabajo• Círculos de Calidad• Buzón de sugerencias• Encuestas de opinión• Estudios, dictámenes, informes• Entrevistas• Políticas de puertas abiertas• Reuniones grupales• Desayunos de trabajo• Torneos deportivos• Campañas solidarias

COMUNICACIÓN Y COMUNICACIÓN Y LIDERAZGOLIDERAZGO

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

LOGOSLOGOS(lógica)(lógica)

PATHOSPATHOS(emoción)(emoción)

ETHOSETHOS(carácter)(carácter)

CONTENIDOCONTENIDO(mensaje)(mensaje)

7%7%

PROCESOPROCESO(medio)(medio)

93%93%

VozVoz Lenguaje no verbalLenguaje no verbal

55%55%38%38%

• IntegridadIntegridad

CoherenciaCoherencia

CredibilidadCredibilidad

HonestidadHonestidad

RespetoRespeto

ConsideraciónConsideración

Saber escucharSaber escuchar

ArgumentoArgumento

TECNICAS DE COMUNICACIÓN TECNICAS DE COMUNICACIÓN EFECTIVA EFECTIVA

TECNICAS DE COMUNICACIÓN TECNICAS DE COMUNICACIÓN EFECTIVA EFECTIVA

Lograr sintonía comunicativa ya que todos adicionalmente nos comunicamos “no verbalmente”.

Lograr sintonía comunicativa ya que todos adicionalmente nos comunicamos “no verbalmente”.

La postura

La voz: tono y volumen

Los gestos

Contacto visual

Modo en que ocupamos

nuestro espacio

La postura

La voz: tono y volumen

Los gestos

Contacto visual

Modo en que ocupamos

nuestro espacio

Debemos controlar el

lenguaje corporal

gracias