19Conceptos básicos sobre el manejo de libros de trabajo
Conceptos básicos sobre el manejo de libros de trabajo
Contenido
Concepto de libro de trabajoUso de los libros de trabajo
Elementos que componen un libro de trabajoConceptos que se utilizan en el manejo de libros de trabajo
Pasos a seguir para diseñar un libro de trabajo
Hoja de cálculo en los negocios20
Libro de trabajo
En el programa de Microsoft Excel, una de las opciones fundamentales es el ma-nejo de libros de trabajo. Toda persona que tenga contacto directo con el uso de este programa debe conocer los conceptos básicos del manejo de libros de trabajo.
Este capítulo tiene la finalidad de proporcionar los conceptos indispensables que usted debe conocer sobre los libros de trabajo; así como también, lo adentrará en el proceso para diseñar un libro de trabajo y establecer todos los elementos que lo integren, con el objeto de dar una solución adecuada a un proceso administrativo determinado.
ConCepto de Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que se genera en el programa de Microsoft Excel con la extensión .XLS. Este se compone de los siguientes elementos:
1) Hoja de cálculo.
2) Hoja de Gráfico.
3) Módulo.
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El número de libros de trabajo que permite manejar simultáneamente Microsoft Excel depende de la capacidad de la memoria RAM de la computadora.
Uso de Los Libros de trabajo
Los libros de trabajo generados en el programa de Microsoft Excel pueden tener un uso tan variado, que depende de las necesidades que tengan los usuarios.
Se puede clasificar al programa de Microsoft Excel como una herramienta de uso general para automatizar procesos administrativos que involucren la administración de la información, pasando por la realización de cálculos automáticos de diferentes tipos (matemáticos, estadísticos, trigonométricos, de búsqueda, etc.).
Como es bien sabido que en todas las actividades que desarrollamos diariamente se involucran la realización de ciertos cálculos necesarios, algunos de estos cálculos pueden ser sencillos y otros un poco más laboriosos, con el programa de Microsoft Excel tendremos la oportunidad de comprobar que estos cálculos son relativamente fáciles en su manejo.
En la siguiente tabla usted observará algunos casos donde se puede aplicar el uso de los libros de trabajo de Microsoft Excel:
Hoja de cálculo en los negocios22
eLementos qUe Componen a Un Libro de tra-bajo
Como mencionamos al principio del capítulo que un libro de trabajo se compone de varios elementos; donde cada uno de ellos tiene una función especifica dentro del mismo.
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Los elementos que constituyen al libro de trabajo son:
1) Hoja de cálculo.
2) Hoja de Gráfico.
3) Módulo.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo electrónica es la versión moderna de las hojas tabulares utilizadas en las oficinas antes de que surgiera la computadora. Estas hojas tabulares de papel eran unos listados interminables de filas y columnas, donde se registraba todo tipo de información como: balan-ces, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, nóminas, inventarios, etc. y que para obtener los resultados finales las personas requerían del uso de la calculadora para realizar los cálculos necesarios.
De esta forma podemos decir que una hoja de cálculo electrónica es una hoja compuesta de filas (horizontal) y columnas (vertical) que forman una cuadrícula, donde se pueden almacenar todo tipo de información y realizar una gran variedad de cálculos de una forma sencilla.
La hoja de cálculo en Microsoft Excel tiene una capacidad de 65,536 filas y 256 columnas. También podemos decir que el número de hojas de cálculo que pueda tener un libro de trabajo dependerá de la capacidad de la memoria RAM de su computadora.
Los elementos que componen a una hoja de cálculo son:
Fila. Espacio distribuido en forma horizontal sobre la superficie de la hoja de cálculo. Las filas son identificadas por números arábigos (1, 2, 3,...). Una hoja de cálculo contiene 65,536 filas.
Hoja de cálculo en los negocios24
Columna. Espacio distribuido en forma vertical sobre la superficie de la hoja de cálculo. Las co-lumnas son identificadas por letras (A, B, C,...). Una hoja de cálculo contiene 256 columnas.
Celda. Es la intersección entre una fila y una columna formando un rectángulo. Una celda se identifica por la combinación de la referencia de una columna con la referencia de una fila (A1, D250, F8, ...). Una hoja de cálculo contiene 16’777,216 celdas.
En Microsoft Excel a un grupo de celdas se les conoce como rango. Este grupo de celdas pudiera estar junto o separado.
Hoja de gráfico
La hoja de gráfico es el elemento del libro de trabajo que nos representa la infor-mación almacenada en una hoja de cálculo a través de una imagen. En este tipo de hoja podemos observar los datos representados en forma gráfica, aspecto que nos facilita su interpretación.
Una hoja de gráfico se origina por medio de una hoja de cálculo, esto es, para que se cree un gráfico en Microsoft Excel es indispensable tener previamente los datos en una hoja de cálculo.
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Módulo
Serie de instrucciones en un lenguaje de programación especifico que interpreta la hoja de cálculo para automatizar proce-sos repetitivos.
manejo de Un Libro de trabajo
Los libros de trabajo creados en el programa de Microsoft Excel son una herramienta potente en el manejo de la información siempre y cuando se utilicen adecuadamente. Para explotar al máximo el manejo de un libro de trabajo, debemos aprovechar todas las ventajas que nos ofrece de una forma integral; esto es, tratar de evitar la utilización de cada una de las herramientas de Microsoft Excel en forma independiente y utili-zarlas conjuntamente para aprovechar al máximo todas las ventajas que nos ofrece Microsoft Excel.
Este manual nos mostrara un ejemplo de como poder utilizar las herramientas de Microsoft Excel de una manera integral, usted desarrollara paso a paso la solución de un proceso administrativo. El ejemplo que se tratara a lo largo de este manual es representativo de una situación real que pudiera presentarse al momento de realizar nuestras actividades diarias.
Al mencionar el concepto de libro de trabajo hacemos referencia al uso de varios elementos entre ellos las hojas de cálculo. Estas hojas de cálculo pueden ser utilizadas de una forma en la que la información se comparta de una hoja a otra, este proceso se le conoce como vinculación de datos.
Cuando utilizamos libros de trabajo con vinculación de datos manejamos los si-guientes conceptos:
Hoja primaria.
Hoja secundaria.
Vinculación de datos.
Hoja priMaria
Una hoja primaria es la hoja de cálculo que contiene los datos fuente, también es conocida como el origen de los datos. En un libro de trabajo las hojas primarias deben cumplir con la finalidad de proporcionar la información para que puedan realizarse todos los procesos definidos en el libro de trabajo.
Por ejemplo: se desea obtener una estadística anual de las ventas realizadas en una compañía. Se puede sugerir que se definan hojas primarias que contengan las ventas anuales
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de cada vendedor y posteriormente la información de estas hojas se integrara en otra hoja diferente para obtener las ventas anuales de la compañía.
Desarrollar un libro de trabajo bajo este esquema nos proporciona ciertas ventajas. Considerando el caso del ejemplo anterior:
La información de cada vendedor se trabaja de manera independiente, esto nos da la oportunidad de que al momento de realizar un cambio en la información de cierto vendedor solamente se vera afectada su información respetando la información de los demás vendedores.
Todo cambio efectuado en las hojas de los vendedores (hojas primarias) se vera reflejado en la hoja de la venta anual de la compañía (hoja secundaria). Esta es una gran ventaja porque al realizar los cambios en las hojas primarias, estos afectaran a las hojas secundarias; sin necesidad de realizar cambios en ellas (hojas secundarias).
Se reducirá a su mínima expresión el margen de error en la realización de los cálculos realizados en un libro de trabajo, debido a que solamente los cambios se efectuaran una sola vez dentro del libro.
Hoja secundaria
Una hoja secundaria es la hoja de cálculo que contiene las fórmulas (fórmulas remotas) que permiten extraer la información de las hojas primarias. Son conocidas como hojas secundarias debido a que estas hojas dependen del contenido que se maneje en las hojas primarias.
La información almacenada en estas hojas se vera afectada siempre y cuando se haya cambiado la información de las hojas primarias de un libro de trabajo.
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Recordando el ejemplo manejado en las hojas primarias, podemos decir que la hoja secundaria seria aquella hoja donde se representaría la venta anual de la compañía. En esta hoja; en vez de manejar datos, se utilizarían fórmulas remotas para obtener la información de las hojas que contienen las ventas anuales de los vendedores (hojas primarias) y así obtener la venta anual de la compañía.
Vinculación de datos (fórMulas reMotas)Cuando manejamos libros de trabajo utilizando las hojas primarias y secundarias, es
imprescindible hablar de vinculación de datos. La vinculación de datos es la liga o unión que se establece entre una hoja de cálculo y otra por medio de las fórmulas remotas.
Donde las fórmulas remotas son expresiones que hacen referencias a celdas o rangos de celdas de diferentes hojas de cálculo a la hoja donde se encuentra la formula. Las fórmulas remotas tienen la finalidad de obtener la información de otras hojas (hojas primarias) y representarla en la hoja donde se definió la fórmula (hoja secundaria).
pasos a segUir para diseñar Un Libro de tra-bajo.
Antes de crear su libro de trabajo en el programa de Microsoft Excel es indispensable realizar una serie de actividades previas que le garanticen una fácil operación de su libro de trabajo; así como también, la obtención de los resultados que se esperan al manejar el libro de trabajo.
Hoja de cálculo en los negocios28
definir el propósito del libro de trabajo.En esta etapa se descubre la oportunidad de desarrollar un proceso administrativo
donde se involucre el manejo de un libro de trabajo creado en el programa de Microsoft Excel para facilitar las actividades a desarrollar en el proceso administrativo.
Por ejemplo en toda organización se realizan una serie de actividades que gene-ran información, esta información puede ser administrada a través del programa de Microsoft Excel. Situación que nos permite automatizar ciertos procesos para agilizar las actividades de las organizaciones. Situaremos un caso representativo:
En una farmacia la actividad principal es la venta de medicinas al público en general, esta actividad genera información sobre las ventas diarias que se realizan en dicha farmacia. Aquí es donde entra la utilidad del uso de un libro trabajo.
Donde uno de los propósito del libro de trabajo es tener un catalogo de las medicinas que maneja la farmacia; así como, un registro de las ventas diarias realizadas en la farmacia. La finalidad principal de utilizar el libro de trabajo en la farmacia es para controlar las ventas que se efectúen en ella.
establecer las Hojas de cálculo priMarias del libro de trabajo
Una vez que se definió el propósito del libro de trabajo, debemos definir que infor-mación se requiere para obtener los resultados solicitados. En esta etapa se definen las hojas primarias del libro de trabajo, cuya característica principal de estas hojas es la de contener los datos origen para dar solución al proceso administrativo que deseamos automatizar.
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Para ilustrar la definición de las hojas primarias de un libro de trabajo, se considerara el ejemplo manejado en la definición del propósito.
Recordando el ejemplo anterior, se estableció el propósito para controlar las ventas diarias en la farmacia. Donde se identifica una hoja primaria que contendrá el catalogo de medicinas, tal como se observa en la imagen.
La hoja primaria identificada como el catalogo de medicinas deberá contener información referente a las medicinas que se manejan en la farmacia. La información que se propone para este caso es:
La propuesta de la hoja primaria creada en el programa de Microsoft Excel es:
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establecer las Hojas de cálculo secundarias del libro de trabajo
Estas hojas son las que se generan a partir de la información almacenada en una hoja primaria. Las hojas secundarias por lo general contienen formulas remotas que permiten la obtención de los datos a partir de las hojas primarias y en algunas casos también es necesario realizar la captura de datos en forma directa sobre estas hojas para realizar algunos cálculos dentro de las mismas
Para ilustrar la definición de las hojas secundarias de un libro de trabajo, se consi-derara el ejemplo manejado en la definición de las hojas primarias.
Recordando el ejemplo anterior, se estableció una hoja primaria, hoja que contendrá los datos origen para controlar las ventas diarias en la farmacia. Donde se identifican 3 tipos de hojas secundarias (ventas diarias, venta se-manal, gráfico de ventas), tal como se observa en la imagen.
La hoja secundaria identificada como ventas diarias deberá contener infor-mación referente a las ventas que se hayan hecho en un día. En esta hoja será necesario capturar datos directamente, obtener datos por medio de las formulas remotas y también a través de formulas para realizar cálculos ma-temáticos. La información que se propone para este caso es:
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La propuesta de la hoja secundaria de las ventas diarias creada en el pro-grama de Microsoft Excel es:
La hoja secundaria identificada como venta semanal deberá contener infor-mación referente a los totales de ventas que se hayan hecho en un día; esta información se obtendrá de las hojas de ventas diarias. En esta hoja también será necesario capturar datos directamente; así como, obtener datos por medio de las formulas remotas y a través de formulas para realizar cálculos matemáticos. La información que se propone para este caso es:
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La propuesta de la hoja secundaria de la venta semanal creada en el pro-grama de Microsoft Excel es:
La hoja secundaria identificada como gráfico de ventas representara gráfi-camente la información de los totales de ventas que se hayan hecho en un día; esta información se obtendrá de la hoja de venta semanal. La información que se propone para este caso es:
La propuesta de la hoja secun-daria del gráfico de ventas creada en el programa de Microsoft Excel es:
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diseñar el forMato de las Hojas priMarias y secundarias en Microsoft excel.
En todo trabajo que se realice, un aspecto que debemos cuidar es la forma en que será presentado. Cuando se diseña un libro de trabajo en Microsoft Excel usted debe poner cuidado en la presentación que tendrá cada una de las hojas involucradas.
Al mencionar presentación, hacemos referencia al formato que se le establece a cada hoja. Recordemos que en este aspecto vemos: tipo de letra, alineación, bordes, colores, etc. Un buen formato en las hojas de un libro de trabajo hace atractivo su uso. En el ejemplo anterior de la farmacia se representan como será el formato de las hojas que contiene el libro de trabajo propuesto.
praCtiCa
La practica que desarrollara a continuación, nos permite mostrar una faceta impor-tante en la administración de la información dentro de un negocio. Con esta práctica mostraremos todas las etapas que se deben considerar para dar una solución a algunos de los procesos administrativos en que se ve envuelto un negocio.
Esperando lograr nuestro cometido tomaremos como punto de partida dar solución a los procesos administrativos de un negocio dedicado a la venta de ropa denominado “EL BUEN VESTIR”.
definir propósito del libro de trabajo.Se desea llevar una estadística mensual sobre las ventas realizadas por cada
vendedor de la tienda “EL BUEN VESTIR” y llevar un control sobre el pago de las comisiones a los vendedores.
establecer las Hojas de cálculo priMarias del libro de trabajo.
Comenzaremos por determinar cual es la información básica para desarrollar nuestro libro de trabajo. En el propósito del libro de trabajo se plantean dos aspectos fundamentales:
El primer aspecto es establecer la información necesaria para identificar los artículos que vende la tienda “EL BUEN VESTIR”:
Código del artículo.
Descripción del artículo.
Marca del artículo.
Precio de venta del artículo.
Hoja de cálculo en los negocios34
En segundo lugar debemos identificar a los vendedores de la tienda “EL BUEN VESTIR”, determinando cual es la información que se requiere para tal efecto:
Clave del vendedor.
Nombre del vendedor.
Comisión del vendedor.
Al determinar la información básica estamos definiendo el numero de hojas primarias que contendrá el libro de trabajo y también definimos cuales son los datos fuentes (ori-gen de datos) para el libro de trabajo. En este caso se establecen dos hojas primarias con los datos fuentes.
Catalogo de artículos. Hoja primaria que contendrá los datos fuentes para identificar los artículos que se venden en la tienda “EL BUEN VESTIR”.
Lista de vendedores. Hoja primaria que contendrá los datos fuentes para identificar a los vendedores de la tienda “EL BUEN VESTIR”.
estableciendo las Hojas de cálculo secundarias del libro de trabajo.
En este momento se determinará cual es la información que se genera partiendo de los datos origen que ya fueron definidos previamente. En otras palabras esta etapa nos permite definir las hojas secundarias de nuestro libro de trabajo.
Para definir las hojas secundarias debemos conocer que información es la que se desea obtener como resultado final del libro de trabajo:
Venta mensual por vendedor. Hoja secundaria donde se obtendrá infor-mación del catalogo de artículos para identificar las ventas realizadas por el vendedor. También se debe obtener el nombre del vendedor del cual se esta realizando la estadística.
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En esta hoja se realiza el registro de la venta mensual por cada uno de los artículos que se manejen en la tienda “EL BUEN VESTIR”. Se deben obtener el importe de la venta mensual por cada prenda, y un total mensual del vendedor.
Nota. Se consideran solamente dos vendedores para este caso, por tal motivo tendrá que definir 2 hojas secundarias similares.
Pago de comisión. Hoja secundaria donde se obtendrá información de las ventas mensuales de cada vendedor para determinar el monto de la venta de cada mes y calcular el pago de la comisión del vendedor. También se debe obtener los datos del vendedor para realizar el cálculo correspondiente.
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Concentrado mensual de ventas. Hoja secundaria que mostrara las ven-tas mensuales de la tienda “EL BUEN VESTIR”. En esta hoja se realiza un concentrado de las ventas de los 2 vendedores de la tienda, para obtener el resultado general de la misma.
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En este momento se ha definido la estructura básica del libro de trabajo. En esta estructura se establecen 6 hojas de cálculo de la siguiente forma:
Hojas primarias.
Catalogo de artículos (1 hoja).
Lista de vendedores (1 hoja).
Hojas secundarias.
Venta mensual del vendedor (2 hojas).
Hoja de cálculo en los negocios38
Pago de comisión (1 hoja).
Concentrado de ventas mensuales (1 hoja).
diseñar el forMato de las Hojas priMarias y secundarias en Microsoft excel.
Una vez definida la estructura del libro de trabajo se debe proceder a darle presen-tación (formato) a cada una de las hojas que lo componen. En las siguientes imágenes se muestra una propuesta de cómo quedara el formato de las hojas del libro de trabajo para llevar el control de la tienda el “BUEN VESTIR”.
Nota. Debe escribir las etiquetas de la hoja de cálculo tal como se muestran en la ilustración correspondiente a cada hoja de cálculo.
catalogo de artículos (1 Hoja priMaria)
forMatos de la Hoja de cálculo catalogo.
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Hoja de cálculo en los negocios40
lista de Vendedores (1 Hoja priMaria).
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forMatos de la Hoja de cálculo lista.
Hoja de cálculo en los negocios42
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Venta Mensual del Vendedor (2 Hojas secundarias)
forMatos de las Hojas de cálculo Vendedor 1 y Vendedor 2.
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Hoja de cálculo en los negocios46
Nota importante. Usted debe realizar esta hoja dos veces. Las hojas se denomina-ran Vendedor1 y Vendedor2 respectivamente. Usted puede ahorrar tiempo si realizar un duplicado de la hoja Vendedor1 y solamente le cambia el nombre a la copia realizada. Para realizar el duplicado haga las siguientes instrucciones:
1) Diseñe la hoja Vendedor1 con todas las especificaciones establecidas en el libro.
2) Verifique que se encuentre seleccionada la hoja Vendedor1. En caso de no estar seleccionada hágalo.
3) Seleccione [Menú Edición | Comando Mover o copiar hoja].
4) Seleccione la opción (mover al final) y active la casilla de verificación Crear una copia.
5) Seleccione el botón Aceptar.
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Una vez realizada la copia de la hoja, debe cambiarle el nombre Vendedor1 (2) por el nombre Vendedor2. Para cambiar el nombre realice:
1) Seleccione la hoja Vendedor1 (2).
2) Seleccione [Menú Formato | Comando Hoja | Opción Cambiar nombre].
3) Escriba el nombre Vendedor2 y presione la tecla Enter.
pago de coMisión (1 Hoja secundaria).
forMatos de la Hoja de cálculo coMisión.
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Hoja de cálculo en los negocios50
concentrado de Ventas Mensuales (1 Hoja secundaria)
forMatos de la Hoja de cálculo Mensual.
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Hoja de cálculo en los negocios52
53Conceptos básicos sobre el manejo de libros de trabajo
Hoja de cálculo en los negocios54
resUmen
En este momento hemos concluido con el primer capítulo de este libro.
Donde usted manejo:
Los conceptos básicos del manejo de libros de trabajo en Microsoft Excel. Las etapas que debe seguir para diseñar la estructura de un libro de trabajo
que de una solución a procesos administrativos de un negocio o empresa. El diseño de un libro de trabajo para dar solución al proceso administrativo del
registro de ventas de una tienda de ropa.
mida sUs ConoCimientos
1) Extensión de los archivos creados con el programa de Microsoft Excel:
a) .DOC b) .XLS c) .EXE
2) Hoja de cálculo que contiene los datos fuentes de un libro de trabajo
a) Hoja primaria b) Hoja secundaria c) Gráfico
3) Escriba el nombre que se le da al proceso de compartir información de una hoja a otra.
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