Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
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Confidencial y de Uso Interno
Diciembre 2016
VIGENCIA CODIGO VERSION PAGINAS
2016 MP 05-P 05 V02 Página 1 de 55
ALCANCE:
TODAS LAS OFICINAS DE LA COOPERATIVA
TITULO:
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Aprobado por:
Consejo de Administración
Consejo de Administración
04/07/2009 Acta # 464
Revisado por:
Comité Integral de Riesgos
Comité Integral de Riesgos
04/07/2009 Acta # 464
Enrique Carvajal
Gerente Financiero
04/07/2009 Acta # 464
Isabel Betancurt
Gerente de Negocios
04/07/2009 Acta # 464
Luis Martinez Asesor Jurídico 04/07/2009 Acta # 464
Freddy Enríquez
Gerente de Riesgos
04/07/2009 Acta # 464
Patricia Batallas
Auditoría Interna
04/07/2009 Acta # 464
Iván Tobar Gerente General
04/07/2009 Acta # 464
Silvia Ortiz Gerente de
Talento Humano
04/07/2009 Acta # 464
Elaborado por:
Adolfo Casares Jefe de Calidad
y Procesos 04/07/2009 Acta # 464
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CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA DE EJECUCIÓN
REALIZADO POR SOLICITADO POR
NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO
Actualización de Políticas de Responsabilidad Social en
documento: Manual de Responsabilidad Social
Corporativa
Mayo 2014 Viviana Bustos
Asistente Gestión
Organizacional
Pamela Acosta
Jefe Responsabilidad
Social
Octubre 2014 Carolina Toapanta
Analista Gestión
Organizacional
Publicación del Manual Responsabilidad Social
Corporativa, Acta de aprobación. N. 118
Abril 2016 Carolina Toapanta
Analista Gestión
Organizacional
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Contenido
1 OBJETIVO ......................................................................................................................................................5
2 ALCANCE .......................................................................................................................................................5
3 DEFINICIONES ..............................................................................................................................................5
4 POLÍTICA GENERAL ....................................................................................................................................9
5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS ..........................................................................................................................9
5.1 ECONOMICO .........................................................................................................................................9
5.2 SOCIOS/ CLIENTES .............................................................................................................................9
5.3 PROVEEDORES ................................................................................................................................ 10
5.4 PRESTAMISTAS ................................................................................................................................ 10
5.5 IMPACTOS ECONOMICOS INDIRECTOS .................................................................................... 10
5.6 TALENTO HUMANO .......................................................................................................................... 11
5.7 SOCIAL ................................................................................................................................................ 11
5.8 SERVICIO Y PRODUCTOS .............................................................................................................. 13
5.9 PROMOCION Y PUBLICIDAD ......................................................................................................... 13
5.10 AMBIENTE ........................................................................................................................................... 13
5.11 COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL .................................................................................. 14
5.12 COOPERACIONES COMUNITARIAS ............................................................................................ 14
6 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................... 16
6.1 Administración y Generación del Balance Social .......................................................................... 16
6.1.1 Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 16
6.1.2 Descripción de procesos ........................................................................................................... 19
6.2 Atención a Solicitud de la Comunidad ............................................................................................. 22
6.2.1 Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 22
6.2.2 Descripción de procesos ........................................................................................................... 30
6.3 Convenios de Cooperación Interinstitucional ................................................................................. 36
6.3.1 Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 36
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6.3.2 Descripción de procesos ........................................................................................................... 39
6.4 Ejecución de programas de responsabilidad social ...................................................................... 41
6.4.1 Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 41
6.4.2 Descripción de procesos ........................................................................................................... 43
6.5 Desarrollo de memoria de responsabilidad social ......................................................................... 45
6.5.1 Diagrama de Flujo....................................................................................................................... 45
6.5.2 Descripción de procesos ........................................................................................................... 47
7 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 49
7.1 ANEXO 1. MONTOS DE APROBACIÓN ........................................................................................ 49
7.2 ANEXO 2. FORMULARIO PARA SOLICITUD DE COOPERACIÓN O INICIATIVA ............... 50
7.3 ANEXO 3. ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD ................................................................. 52
7.4 ANEXO 4. MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES .............................................................. 53
7.5 ANEXO 5. REQUISITOS SOLICITUD DE COOPERACIÓN ....................................................... 54
7.6 ANEXO 6. SOLICITUD DE PAGO ................................................................................................... 55
7.7 ANEXO 7. MONTOS DE CONTRIBUCIONES PARA COOPERACIONES EN LA
COMUNIDAD .................................................................................................................................................. 56
7.8 ANEXO 8. PARAMETROS DE NO APROBACION ...................................................................... 58
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1 OBJETIVO
Formalizar y dar a conocer a todo el personal de la Institución, el objetivo, políticas y procedimientos
de Responsabilidad Social Corporativa; para transparentar las acciones, medir impactos y fortalecer
las relaciones de corresponsabilidad; con el fin de establecer un vínculo de crecimiento entre lo
económico, ambiental y social en Cooprogreso.
2 ALCANCE
Aplica al Grupo de Interés: personal de la Cooperativa, socios, clientes, proveedores y comunidad en
general.
3 DEFINICIONES
Acción social: Conjunto de acciones filantrópicas que realizan las empresas.
Áreas de influencia: Las áreas de influencia son lugares donde se desarrollan las actividades de la
institución, afectando de manera directa o indirecta al desarrollo social, ambiental y productivo de las
zonas.
Balance Social: Es una herramienta de la gestión socioeconómica que facilita a las cooperativas
medirse y rendir cuentas a los/as asociados/as –sus dueños/as– especialmente y a todos los demás
grupos de interés que están involucrados por su accionar en relación con el cumplimiento de su
propia esencia o identidad, es decir desde sus valores y sus principios cooperativos.
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Código de ética1: Documento que reglamenta la actuación de todos los involucrados en el quehacer
de la Cooperativa, promoviendo altos estándares de conducta ética; a fin de asegurar los intereses de
los representantes, directivos, funcionarios, socios, clientes y público en general.
Comunicación responsable: Proceso por el cual una empresa establece acciones de información,
transparencia, medición de impacto y rendimiento de cuentas de las relaciones que mantiene con su
entorno.
Desarrollo sostenible: Satisfacer las necesidades actuales sin comprometer las generaciones
futuras.
Desarrollo sustentable: Garantizar el éxito comercial a largo plazo, contribuyendo al desarrollo
social, económico y cuidado ambiental.
Espíritu empresarial responsable: Según las Naciones Unidas este reconoce el rol que
desempeñan las empresas para conseguir un desarrollo sostenible y la gestión en sus, de modo que
fomenten el desarrollo social, económico y ambiental; garantizando su sostenibilidad y promueve la
responsabilidad social corporativa.
Ética: Conjunto de valores éticos que asume la institución y permite evaluar moralmente sus
comportamientos. Es el conjunto de valores que maneja la Institución, concordantes con los
preceptos y filosofía cooperativista2.
Gobierno corporativo: Conjunto de normas, reglas y compromisos que definen y expresan la
gestión, la toma de decisiones y comportamiento de una institución.
Impacto ambiental: Cualquier cambio en el ambiente que se ha suscitado como resultado total o
parcial de la operación de la institución en la zona.
1 Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda.
2 Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda.
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Incidente: Sucesos relacionados con el trabajo, el cual puede afectar a la salud.
Inversión social: Es la contribución al desarrollo de la comunidad que se encuentra en nuestra zona
de influencia directa e indirecta. Al hablar de inversión social, nos referimos a una inversión financiera
enfocada a nuestros grupos de interés. A diferencia de una donación, este tipo de inversión requiere
de corresponsabilidad y compromiso social.
Marketing social: Actividades de promoción y comunicación comercial entre la empresa y la acción
social.
Memoria de sostenibilidad: Documento cuyo propósito es difundir y transparentar las acciones e
impacto a la comunidad; medido por indicadores sociales, económicos y ambientales.
Peligro: Situación que suscite un daño humano o deterioro de la salud.
Responsabilidad social empresarial (RSE)3: Conjunto de acciones que toman en consideración las
empresas para que sus actividades tengan impactos positivos en la comunidad y que afirman los
principios y valores por los que se rigen en sus procesos internos, como su relación con su grupo
interlocutor –Grupos de Interés-.
Riesgo: Probabilidad de que ocurra un hecho generador de pérdidas o la exposición a uno.
Stakeholder: Personas, organizaciones, grupos de interés, que son afectados o afectan las
operaciones de la organización y se relacionan con la institución de manera interna como externa.
Hexágono de responsabilidad social empresarial: Modelo conceptual que comprende seis
categorías sobre las cuales una empresa o institución deberá enfocarse de manera integral para
alcanzar una conducta de responsabilidad para con la sociedad donde opera.
3 Definición tomada de la OIT –Organización Internacional de Trabajo-.
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Las seis categorías definidas son: Transparencia, valores y prácticas anti-corrupción; colaboradores;
públicos de interés clave (clientes, proveedores y comunidad); medio ambiente; fortalecimiento
Institucional; y sostenibilidad económica.
El núcleo de una conducta empresarial socialmente responsable lo constituye el compromiso de los
propietarios, directores, gerentes y empleados de las empresas. Los accionistas y altos directivos de
las compañías son los primeros llamados a impulsar iniciativas de RSE en sus organizaciones, y
paralelamente desarrollar la cultura de responsabilidad social entre sus colaboradores. Este
compromiso debe darse a todo nivel y traducirse en acciones concretas en cada una de las seis
categorías definidas.
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4 POLÍTICA GENERAL
La Cooperativa incluirá en la definición de sus procesos y gestión, las políticas y principios de la
Responsabilidad Social Corporativa, permitiendo la consecución de los objetivos Institucionales de
beneficio integral a todos sus grupos de interés internos y externos.
Buscará el desarrollo sostenible y sustentable para satisfacer necesidades presentes sin
comprometer las de generaciones futuras, estableciendo un vínculo y relación permanentes entre
crecimiento económico, ambiental y social.
5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS
5.1 ECONOMICO
La Cooperativa garantizará la entrega de información transparente a sus socios/clientes,
empleados y comunidad en general.
Propender al progreso económico y social de la comunidad en nuestra zona de influencia directa
e indirecta.
5.2 SOCIOS/ CLIENTES
Generará y promoverá la aplicación y ejecución adecuada de prácticas económicas sanas, para
brindar servicios de calidad, oportunos y equitativos, buscando satisfacer las necesidades de
socios/clientes y su fidelidad.
Desarrollará los mecanismos necesarios para informar todas las características de funcionamiento
de sus productos/servicios y de sus costos respectivos.
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5.3 PROVEEDORES
La Gestión de adquisiciones propenderá a mantener relaciones comerciales con personas
naturales o jurídicas que orienten su gestión hacia el cumplimiento de los principios y conceptos
de Responsabilidad Social como son: honestidad, transparencia de información y cumplimiento de
compromisos; debiendo las empresas, evidenciar la práctica de los principios sobre lo que la Ley
norma.
La Calificación de Proveedores exigirá a las personas naturales y jurídicas, en atención a las
actividades de Responsabilidad Social, la certificación del pago de los beneficios legales a sus
empleados, la contratación ilegal de menores de edad, el cumplimiento de contratación de
personal con discapacidad de conformidad con la Ley así como sus obligaciones tributarias.
La Cooperativa socializará y propenderá entre sus proveedores los principios y prácticas de
Responsabilidad Social y su implantación.
5.4 PRESTAMISTAS
El compromiso con los prestamistas, generará acciones preventivas y correctivas, que permitan
mantener un buen gobierno corporativo y prudencia financiera.
5.5 IMPACTOS ECONOMICOS INDIRECTOS
La institución, a través de un adecuado manejo económico, financiero, social, de equidad y
competitividad laboral, contribuirá al crecimiento personal y profesional de sus colaboradores
aportando al crecimiento económico de la sociedad.
La Institución desarrollará mecanismos de prevención e información sobre los riesgos de posibles
impactos sociales, ambientales y económicos.
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5.6 TALENTO HUMANO
A fin de transparentar la lucha contra la corrupción y el tráfico de influencias, todo el personal que
Ingrese a la Cooperativa debe cumplir con el proceso de selección, sin excepción alguna.
La Cooperativa incentivará el desarrollo integral de su Talento Humano, bajo procesos
permanentes de Capacitación y el Desarrollo de Carrera, extendiendo las acciones hacia la familia
y su bienestar.
La Cooperativa promoverá el principio Cooperativo de Público Interno - Empleabilidad continúa: a
través de programas de gestión de habilidades y de formación continua que fomenten la
empleabilidad de los funcionarios y que les apoyen en la gestión al concluir sus carreras
profesionales o de jubilación.
5.7 SOCIAL
Orientará acciones contra la corrupción, para impedir en las adquisiciones institucionales,
comportamientos que no se adapten ni respeten las políticas, procedimientos y valores de la
Institución.
Garantizará la incorporación sin discrimen de personas que cumplan con el perfil establecido para
desempeñar las funciones que requiera para cubrir la estructura organizacional.
Privilegiará en sus procesos selectivos la contratación de personas con discapacidad que
cumplan con el perfil profesional requerido para el desempeño de las funciones.
Promocionará y garantizará un ambiente laboral adecuado que facilite la generación y práctica de
valores que se orienten al cumplimiento de la misión de la institución sobre todo en sus
componentes de Responsabilidad Social.
Ejecutará acciones y actividades orientadas a garantizar la implantación de programas de salud y
seguridad ocupacional.
Gestionará la implementación de alianzas y convenios con entidades de educación superior para
apoyar el interés de superación de su personal en la búsqueda de su profesionalización alineada
a los objetivos de la Institución.
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Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
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No efectuará contratación infantil en la búsqueda del fortalecimiento a cumplimiento de la
observación y cuidado de los niños.
Reconocerá todo trabajo adicional en jornada extraordinaria de sus empleados en sujeción a los
procedimientos internos establecidos para el efecto garantizando así la no ejecución de trabajo
forzado, salud y seguridad ocupacional de los empleados en todo nivel jerárquico.
Garantizará la cancelación de los haberes de sus empleados en forma oportuna, equitativa,
competitiva y en cumplimiento de disposiciones legales.
Las prácticas disciplinarias de Cooprogreso se orientarán a garantizar la seguridad física y
emocional de sus trabajadores, expresando su intolerancia ante actos de corrupción y acoso
sexual en todo nivel jerárquico.
Deberá promover y ser parte del desarrollo de la sociedad, ejecutando con ética y transparencia
los valores Corporativos
Promoverá y ejecutará la educación y capacitación de sus socios/clientes y colaboradores en
temas relacionados a: economía personal, familiar, y adecuada utilización de recursos.
Aprovechará las oportunidades sociales y de mercado en mira de generar diversidad de
beneficios para la institución, para socios/clientes y comunidad.
Deberá aplicar estrategias en busca de canalizar adecuadamente los recursos financieros y no
financieros para un apropiado desarrollo social en la población, por medio de sus socios/clientes
hacia la sociedad.
Deberá apoyar y trabajar con todos los actores sociales sin distinguir sexo, raza ni condición
social, apoyándose en los valores institucionales como pilar fundamental.
Deberá eliminar de su ámbito de acción a socios/clientes, proveedores, etc. que no actúen con
ética en el desenvolvimiento de las actividades diarias de la institución.
El área de Responsabilidad social, es la responsable de emitir el informe de Balance Social de la
Cooperativa.
Cada Gerencia es la responsable de la información entregada por su área para el informe de
Balance Social.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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5.8 SERVICIO Y PRODUCTOS
La institución deberá realizar investigación y estudios de necesidades de socios/ clientes para
desarrollar a través del tiempo los servicios y productos para satisfacer estas necesidades, el área
de responsabilidad corporativa promoverá e intervendrá en que el desarrollo de estos productos
sean desarrollados con principios de sostenibilidad y sustentabilidad, con el fin de satisfacer las
necesidades actuales sin comprometer las generaciones futuras tanto en su impacto
El área de responsabilidad corporativa promoverá para que el desarrollo de los productos y
servicios sean basados en los principios de comercio justo y responsabilidad social.
5.9 PROMOCION Y PUBLICIDAD
La publicidad de la Cooperativa deberá incluir aspectos relacionados a Responsabilidad Social,
sostenibilidad, sustentabilidad, equidad y comercio justo.
Promoverá la generación del empleo directo mediante el desarrollo de su actividad, e indirecto, a
través de los productos y servicios financieros que brinda con responsabilidad y calidad, a la
Microempresa.
5.10 AMBIENTE
Promoverá la utilización de materiales no contaminantes y de fácil re utilización en suministros y
materiales que requieran para la ejecución de su trabajo diario.
Promoverá el ahorro de los niveles de energía, mediante la utilización de equipos y accesorios de
bajo consumo, enseñando al ahorro de energía en las instalaciones laborales y del hogar de
colaboradores, socios/ clientes y proveedores
Fomentar entre sus proveedores la entrega de insumos y materiales elaborados con elementos
biodegradables, reciclables.
Capacitará anualmente a los empleados sobre los impactos y riesgos ambientales como
consecuencia de su gestión diaria.
Desarrollará programas de reciclaje de los residuos sólidos que genera la empresa
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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Fecha de última revisión: Febrero 2016
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Difundirá e implementará políticas de otorgamiento de Microcrédito por sectores productivos de
impacto a la naturaleza.
Implementar mecanismos de comunicación que no requieran traslado físico de personal.
Velar por el consumo adecuado de recursos, a través del seguimiento a la información
proporcionada por las áreas que custodian cada recurso administrativo y servicios básicos.
Promoverá la preservación y conservación del ambiente al interno y externo de la organización.
Para la limpieza de todas las instalaciones de la Cooperativa se utilizarán productos naturales y
biodegradables que no dañen al ser humano y al ambiente
Informará a socios/clientes de las zonas de influencia sobre los daños provocados por el exceso
de ruido con el fin de disminuir este alto riesgo.
5.11 COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Está conformado por dos miembros del Concejo de Administración, Gerente General, Gerencia de
Marketing y Jefe de Responsabilidad Social.
El Comité de responsabilidad social estará presidido por un miembro del Consejo de
Administración.
El delegado del Consejo de Administración que no presida este consejo, participará con voz pero
sin voto.
El Gerente General, Gerente de Marketing y la Jefatura de Responsabilidad Social, tendrán voz y
voto en el comité.
Los proyectos de Responsabilidad Social, serán conocidos y aprobados por el Consejo de
Administración.
El Comité de Responsabilidad Social se reunirá de forma ordinaria cada tres meses; y
extraordinaria ha pedido de los miembros del comité.
5.12 COOPERACIONES COMUNITARIAS
El área de Responsabilidad Social velará por que las relaciones comunitarias estén enmarcadas
dentro de política de buenos vecinos.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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Se financiará proyectos puntuales de beneficio comunitario, más no intereses particulares.
Toda cooperación deberá ser enfocada y trabajada con autoridades y líderes comunitarios
estratégicos
La cooperación nunca se realizará a través de dinero efectivo.
Los montos de contribución se realizarán de acuerdo a lo establecido en el anexo 7.
El área de Responsabilidad Social maneja las relaciones interinstitucionales para generar
alianzas estratégicas públicas y privadas con el fin de fortalecer nuestro relacionamiento
institucional, nuestros programas y proyectos de RSC, productos y servicios, afianzando de esta
manera la proyección de la institución en el país.
No se financiarán cooperaciones bajo los parámetros detallados en el anexo 8.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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6 PROCEDIMIENTOS
6.1 Administración y Generación del Balance Social
6.1.1 Diagrama de Flujo
Administración y Generación del Balance Social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
1 de 3
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social MP-04:PP-01-SPP-01
INICIO
Asistente de Responsabilidad Social
Revisar matriz de medición de indicadores por área.
Información ingresada en matriz:-Código-Indicador-Numerador-Denominador-Observaciones de explicaciones –referente a tipo de indicador--Fuente de información-Área responsable-Frecuencia de cálculo-Nivel-Datos COAC-Comentarios –explicación-
**Los indicadores son solicitados según lo indicado por el ente de control –Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria y previa verificación de la matriz por
parte de la Jefatura de Responsabilidad Social-.
Excel
Matriz de medición de indicadores
E 1
Matriz de medición de indicadores
E 1
Jefe de Responsabilidad Social
Solicitar información de indicadores vía mail a las distintas gerencias.
Mail con detalle de :-Tipo de información requerida-Adjunto de formato en el cual se requiere la información –formato por área-.-Fecha de recepción de información.-Solicitud delegación de Responsable para levantamiento y compilación de información.
La solicitud se la realiza de forma:Semestral: seguimiento de estado de indicadores
Anual: Generación de Balance Social
Outlook - mail
Matriz de medición de indicadores
E 1
Mail solicitud de información a
gerencias
S 1
Gerencia /Delegado responsable
Remitir vía mail la información sobre los
indicadores solicitados para elaboración del
Balance Social.
Mail enviado a: Jefe de Responsabilidad Social
y Asistente de Responsabilidad Social.
Matriz de medición de indicadores
E 1
Mail solicitud de información a
gerencias
S 1
Matriz de medición de indicadores
E 1
Mail con información de
indicadores
S 2
Matriz de medición de indicadores
E 1Outlook - mail
A
C 1 C 1
C 1
C 1
C 1 C 1
Jefe de Responsabilidad Social
Definir estrategia de implementación del balance que debe ser relacionada con la estrategia institucional.
Excel
Matriz de medición de indicadores
E 1
C 1
Estrategia de implementación de
balance.
S 8
C 7
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
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Administración y Generación del Balance Social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
2 de 3
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social MP-04:PP-01-SPP-01
Asistente de Responsabilidad Social
Compilar información remitida por Gerencia /
Delegado responsable.
La información es condensada en la matriz general de medición
de indicadores Excel
Mail con información de
indicadores
S 2
Matriz de medición de indicadores
E 1
Matriz de medición de indicadores
E 1
Jefe de Responsabilidad Social
Analizar y generar informe en base a los resultados de los indicadores.
Contenido general de informe:-Resultados de indicadores por principio cooperativo-Cumplimiento en base a metas-Cumplimiento en base a principios-Análisis por principio cooperativo
Matriz de medición de indicadores
E 1
Informe de indicadores
S 3
¿Es información de
indicadores presentada por cada
gerencia responsable?NO
Jefe de Responsabilidad Social
Presentar informe (anual) a Gerencia de Marketing con la finalidad de presentar los resultados los resultados de indicadores.
Los resultados son presentados indicando el balance social del año analizado.
Informe de indicadores
S 3
Informe de indicadores
S 3
Gerencia de Marketing
Presentar informe –balance social- para su
aprobación a Gerencia General.
Gerencia General deberá presentar informe ante
Asamblea General de Socios para su
aprobación.
La Gerencia General deberá realzar la
presentación hasta el 31 de marzo.
Informe de indicadores
S 3
Matriz de medición de indicadores
E 1
A
B
C
C 1
C 1
C 1
C 1
C 2
C 2
C 2
C 2
2
2
Jefe de Responsabilidad Social
Revisar si la información indica resultados de
indicadores que no cumplen con lo establecido
como cumplimiento.
Presentar información a Gerencia de Marketing
para su revisión.
Informe de indicadores
S 3
C 2
SI
FIN
Informe de indicadores
S 3
C 2
Informe de indicadores
S 3
C 2
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
18 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Administración y Generación del Balance Social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
3 de 3
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Administración y Generación del Balance Social MP-04:PP-01-SPP-01
¿Asamblea General de
Socios aprueba balance
social?
Jefe de Responsabilidad Social
Ajustar y validar la viabilidad de aplicación de las
observaciones emitidas por la Asamblea
General de Socios.
Los ajustes o cambios serán realizados cumpliendo con lo que dispone el organismo de control.
NO
Informe de indicadores
S 3
Informe de indicadores
S 3
Informe de indicadores
S 3
Acta de aprobación
1
1SI
Jefe de Responsabilidad Social
Ingresar a página del organismo de control:
www.seps.gob.ec
Usuario y clave
Cargar información de balance.
**Realizar print de pantalla y guardar como
respaldo de envío de información.
**La información es ingresada a la página en
base a la fecha solicitada por el organismo de
control.
Página de organismo de control
S 5
Portal SEPS
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar acta de aprobación de balance social
ante la Asamblea General de Socios.Informe de indicadores
S 3S 6
Jefe de Responsabilidad Social
Difundir información de balance social a la
comunidad.
La forma de difusión puede realizarse mediante
entregables físicos.
Informe de indicadores
S 3
Balance Social
S 7
FIN
B
C
Usuario y clave.
Ingreso a organismo de control: SEPS
E 2
C 2 C 2
C 2
C 2
C 2
C 3
C 4
C 5
C 6
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
19 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.1.2 Descripción de procesos
N° Responsable Actividad
1 Asistente de
Responsabilidad Social
Revisar matriz de medición de indicadores por área (Anexo 4). Información ingresada en matriz: -Código -Indicador -Numerador -Denominador -Observaciones de explicaciones –referente a tipo de indicador- -Fuente de información -Área responsable -Frecuencia de cálculo -Nivel -Datos COAC -Comentarios –explicación- Los indicadores son solicitados según lo indicado por el ente de control –Superintendencia de la Economía Popular y Solidaria-. y previa verificación de la matriz por Parte de la Jefatura de Responsabilidad Social.
2
Jefe de Responsabilidad Social
Definir estrategia de implementación del Balance que debe ser atada a la estrategia institucional.
3
Solicitar información de indicadores vía mail a las distintas gerencias. Mail con detalle de : -Tipo de información requerida. -Adjunto de formato en el cual se requiere la información –formato por área-. -Fecha de recepción de información. -Solicitud delegación de Responsable para levantamiento y compilación de información La solicitud de información se realizará según la necesidad de frecuencia establecida por la Gerencia Responsable
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
20 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
4 Gerencia /Delegado
responsable
Remitir vía mail la información sobre los indicadores solicitados
para elaboración del Balance Social.
Mail enviado a: Jefe de Responsabilidad Social y Asistente de
Responsabilidad Social.
**Las Gerencias deberán delegar un responsable de su área para
el levantamiento y compilación de información en los formatos
establecidos por el ente de Control y la envíe al área de
Responsabilidad Social para el desarrollo y publicación de un
Informe de Balance Social en el formato solicitado por el ente
regulador. Para tal efecto se realizará una capacitación para el
manejo de la herramienta.
**Cuando la información no pueda ser remitida por correo, debe
ser compartida a través de carpeta compartida.
5 Asistente de
Responsabilidad Social
Compilar información remitida por Gerencia /Delegado
responsable.
La información es condensada en la matriz general de medición de indicadores (Anexo 4).
6
Jefe de Responsabilidad Social
Analizar y generar informe en base a los resultados de los indicadores. Contenido general de informe: -Resultados de indicadores por principio cooperativo -Cumplimiento en base a metas -Cumplimiento en base a principios -Análisis por principio cooperativo
7
¿Es información de indicadores presentada por cada gerencia
responsable?:
Revisar si la información indica resultados de indicadores que no
cumplen con lo establecido como cumplimiento.
Presentar información a Gerencia de Marketing para su revisión.
***Fin del proceso
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
21 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
8
¿Es información anual de indicadores?:
Presentar informe (anual) a Gerencia de Marketing con la finalidad de indicar los resultados de indicadores. Los resultados son presentados en el balance social del año analizado.
9 Gerencia Marketing
Presentar informe –balance social- para su aprobación a Gerencia
General.
Gerencia General deberá presentar informe ante Asamblea
General de Socios para su aprobación.
La Gerencia General deberá realzar la presentación hasta el 31 de
marzo.
10 Jefe de Responsabilidad
Social
Asamblea General de Socios NO aprueba balance social:
Ajustar y validar la viabilidad de aplicación de las observaciones
emitidas por la Asamblea General de Socios.
Los ajustes o cambios serán realizados cumpliendo con lo que dispone el organismo de control. **Volver a actividad N.-9
11
Jefe de Responsabilidad Social
Asamblea General de Socios SI aprueba balance social:
Realizar acta de aprobación de balance social ante la Asamblea
General de Socios.
12
Ingresar a página del organismo de control: www.seps.gob.ec
Usuario y clave
Cargar información de balance.
**Realizar print de pantalla y guardar como respaldo de envío de
información.
**La información es ingresada a la página en base a la fecha
solicitada por el organismo de control.
13
Difundir información de balance social a la comunidad.
La forma de difusión puede realizarse mediante entregables
físicos.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
22 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.2 Atención a Solicitud de la Comunidad
6.2.1 Diagrama de Flujo
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
1 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
INICIO
Asistente de Responsabilidad Social
Receptar solicitudes de colaboración, la cual
debe redactarse según los requisitos
establecidos (Anexo 5).
-Agencias distintas a Matriz: receptar solicitud y enviar a área de responsabilidad social.
Requisitos establecidos
E 3
Solicitudes de colaboración
E 4
Solicitudes de colaboración
E 4
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar formulario de solicitud de cooperación o
iniciativa y solicitar firma del interesado –
stakeholder-.
**Formulario desarrollado en base a la solicitud
receptada del interesado –stakeholder-.
Asistente de Responsabilidad Social
Entregar formulario de solicitud de cooperación
o iniciativa a Jefe de Responsabilidad Social
para su revisión.
Solicitudes de colaboración
E 4
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
¿Formulario se encuentra completo?
Jefe de Responsabilidad Social
Entregar formulario a Asistente de
Responsabilidad Social para su corrección.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
NO
1
1
Jefe de Responsabilidad Social
Analizar y observar la viabilidad de la solicitud, en base a la información registrada en el formulario de solicitud de cooperación o iniciativa.
Revisión de:-Monto-Beneficiarios-Verificación de si el beneficiario se registra como socio de la cooperativa-Impacto a generarse por la atención de la solicitud
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
2SI
2
A
C 7
C 8
C 8
C 8 C 9
C 9 C 9
C 9 C 9
C 9 C 9
C 10
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
23 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
2 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
A
Jefe de Responsabilidad Social
Observar información registrada en la matriz de cooperaciones. Información revisada:-Categoría (tipo de Stakeholder que requiere la cooperación).-Frecuencia con la cual se ha dado cooperaciones e información que permita observar si se prosigue o no con la solicitud.-Ingresar información de nueva solicitud.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
¿Solicitud a
aprobarse es por un monto
de: $1 - $500?
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
SI
Gerencia de Marketing
Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social
sobre la NO aprobación de la solicitud.
**Jefe de Responsabilidad Social entregara la
solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente
de Responsabilidad Social.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
NO
Asistente de Responsabilidad Social
Comunicar al Interesado sobre la NO aprobación de la solicitud de cooperación o iniciativa ingresada.
***Archivar solicitud de cooperación o iniciativa.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
FIN
SI B
DNO
EFIJMN
C 9 C 9
C 9 C 9
C 9 C 9
C 11
C 11
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
24 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
3 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
Gerencia de Marketing
Firmar solicitud de cooperación como constancia
de revisión y aprobación.
Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social
sobre la aprobación de la solicitud.
** Jefe de Responsabilidad Social entregara la
solicitud de cooperación o iniciativa al Asistente
de Responsabilidad Social.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
B
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar acuerdo de corresponsabilidad.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Acuerdo de
corresponsabilidad
S 9
Asistente de Responsabilidad Social
Comunicarse telefónicamente con el interesado
–Stakeholder- e indicar que su solicitud fue
aprobada.
Solicitar o informar:
-Firmar el acuerdo de corresponsabilidad
-Factura por el valor detallado como
requerimiento de cooperación.
-Monto de aprobación o detalle de lo aprobado.
Línea Telefónica
Acuerdo de
corresponsabilidad S 9
Solicitud de
cooperación o
iniciativa S 8Comunicación a interesado –
Stakeholder-
S 10
Jefe de Responsabilidad Social
Revisar acuerdo de corresponsabilidad.
***La revisión se efectuará antes de registrar la
firma del interesado –Stakeholder-.
Acuerdo de
corresponsabilidad
S 9
Acuerdo de
corresponsabilidad
S 9
Asistente de Responsabilidad Social
Registrar firma del interesado –Stakeholder- en
el acuerdo de corresponsabilidad.
Receptar del interesado –Stakeholder- factura
por el valor detallado como requerimiento de
cooperación.
Acuerdo de
corresponsabilidad
S 9
FacturaE 5
Acuerdo de
corresponsabilidad
S 9
FacturaE 5
Asistente de Responsabilidad Social
Indicar al interesado:
*Pago se lo realizará 15 días a partir de la entrega de la documentación.*Pago se lo realizará mediante cheque en la ventanilla de pago o mediante transferencia a cuenta del interesado –Stakeholder-.
Acuerdo de
corresponsabilidad
S 9
FacturaE 5
Comunicación a interesado –
Stakeholder-
S 10
C
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar solicitud de pago.
Enviar solicitud de pago firmada junto con
factura a área financiera.
FacturaE 5
Solicitud de pago
S 11
G KLL
C 9 C 9
C 9
C 9
C 12
C 12
C 12 C 12
C 12 C 12
C 12
C 13 C 13
C 13
C 13C 14
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
25 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
26 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
4 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
C
Asistente de Responsabilidad Social
Archivar:
-Solicitud de cooperación o iniciativa.
-Solicitud de pago junto con factura (copias de
entrega a área financiera)
-Acuerdo de corresponsabilidad
Solicitud de pagoS 11
FacturaE 5
Solicitud de
cooperación o
iniciativa S 8
Acuerdo de
corresponsabilidad S 9
FIN
D
¿Solicitud a
aprobarse es por un monto
de: $501 - $30000?
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
SI
ENO
Gerencia de Marketing
Firmar solicitud de cooperación como constancia
de revisión y aprobación.
Solicitar a Gerencia General la revisión y
aprobación de la solicitud.
***Aprobación de Gerencia General: $501 -
$30000
SI
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
FNO
Asistente de Responsabilidad Social
Revisar y firmar la solicitud de cooperación
como constancia de aprobación.
Solicitud de pagoS 11
FacturaE 5
Solicitud de
cooperación o
iniciativa S 8
Acuerdo de
corresponsabilidad S 9
SI
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Jefe de Responsabilidad Social
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al
Asistente de Responsabilidad Social.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
G
HNO
C 9 C 9
C 9 C 9
C 9 C 9
C 9 C 9
C 11
C 11
C 11
C 12 C 12
C 13 C 13
C 14 C 14
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
27 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
5 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
H
¿Solicitud a
aprobarse es por un monto de:
$30001 - $80000?
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
SI
I NO
Gerencia de Marketing
Firmar solicitud de cooperación como constancia
de revisión y aprobación.
Solicitar a Gerencia General la revisión y
aprobación de la solicitud, previa presentación
para aprobación ante Comité de Adquisiciones.
***Aprobación de Comité de Adquisiciones:
$30001 – $80.000:
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
SI
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
JNO
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar acta de aprobación, en la cual se
solicita firmas como constancia de aprobación
de la solicitud.
Firma solicitada a delegado representante del
Comité de adquisiciones.
SI
Acta de aprobación
S 12
Jefe de Responsabilidad Social
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al
Asistente de Responsabilidad Social.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
K
LNO
C 9 C 9
C 9 C 9
C 11
C 11
C 11
C 4 Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
C 9
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
28 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
6 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
L
¿Solicitud a
aprobarse es por un monto de:
$80001- en adelante?
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
SI
MNO
Gerencia de Marketing
Firmar solicitud de cooperación como constancia
de revisión y aprobación.
Solicitar a Gerencia General la revisión y
aprobación de la solicitud, previa presentación
para aprobación ante Consejo de
Administración.
***Aprobación de Consejo de Administración:
$80.000 – en adelante.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
SI
¿Se aprueba solicitud de
cooperación o iniciativa?
NNO
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar acta de aprobación, en la cual se
solicita firmas como constancia de aprobación
de la solicitud.
Firma solicitada a delegado representante del
Consejo de Administración.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Acta de aprobación
S 12
SI
Jefe de Responsabilidad Social
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al
Asistente de Responsabilidad Social.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
LL
ÑNO
C 9 C 9
C 9
C 9 C 9
C 11
C 11
C 11
C 4
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
29 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Atención a solicitud de la comunidad
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
7 de 7
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Atención a solicitud de la comunidad MP-04:PP-01-SPP-02
Ñ
Jefe de Responsabilidad Social
En caso de montos que superen el 25% del
patrimonio técnico de la institución y conforme lo
que dice la Ley -Art.30 Literal N del Decreto
Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25% del
Patrimonio Técnico de la Institución-, la
aprobación se efectuará por la Asamblea
General.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
¿La Cooperación aprobada
NO es un proyecto?FINNO
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar acompañamiento durante la
implementación y ejecución del proyecto.
***El acompañamiento se realiza según impacto
del proyecto.
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
Solicitud de
cooperación o
iniciativaS 8
SI
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar informes de cumplimiento e impacto
una vez culminado el proyecto.
Informes de
cumplimiento
E 6
FIN
Informes de
cumplimiento
E 6
C 9 C 9
C 9 C 9
C 15 C 15
C 16
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
30 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.2.2 Descripción de procesos
N° Responsable Actividad
1
Asistente de Responsabilidad Social
Receptar solicitudes de colaboración, la cual debe redactarse
según los requisitos establecidos (Anexo 5).
-Agencias distintas a Matriz: receptar solicitud y enviar a área
de responsabilidad social.
2
Realizar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa
(Anexo 2) y solicitar firma del interesado –stakeholder-.
**Formulario desarrollado en base a la solicitud receptada del
interesado –stakeholder-.
3 Entregar formulario de solicitud de cooperación o iniciativa a
Jefe de Responsabilidad Social para su revisión.
4
Jefe de Responsabilidad Social
Formulario NO se encuentra completo:
Entregar formulario a Asistente de Responsabilidad Social para
su corrección.
***Regresar a actividad N.-2
5
Formulario SI se encuentra completo:
Analizar y observar la viabilidad de la solicitud, en base a la información registrada en el formulario de solicitud de cooperación o iniciativa. Revisión de: -Monto -Beneficiarios -Verificación de si el beneficiario se registra como socio de la cooperativa -Impacto a generarse por la atención de la solicitud CRITERIOS DE APROBACIÓN • El área de Responsabilidad Social velará por que las relaciones comunitarias estén enmarcadas dentro de política de buenos vecinos. • Se financiará proyectos puntuales de beneficio comunitario, más no intereses particulares. • Previa a la toma de cualquier decisión se analizará y cuantificará el monto de la cooperación, que será aprobado considerando los montos de aprobación (Anexo 1). • Se elaborará una ficha de seguimiento y control de las cooperaciones con detalles de la solicitud. Formulario para
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
31 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
solicitud de cooperación o iniciativa (Anexo 2). • Toda cooperación deberá ser enfocada y trabajada con autoridades y líderes comunitarios estratégicos • La cooperación nunca se realizará a través de dinero efectivo. • Los montos de contribución se realizarán de acuerdo a lo establecido en el anexo 7. • Todo beneficiario de nuestras cooperaciones deberá firmar y comprometerse a cumplir un acuerdo de corresponsabilidad con la cooperación (Anexo 3). • El área de Responsabilidad Social maneja las relaciones interinstitucionales para generar alianzas estratégicas públicas y privadas con el fin de fortalecer nuestro relacionamiento institucional, nuestros programas y proyectos de RSC, productos y servicios, afianzando de esta manera la proyección de la institución en el país. • No se financiarán cooperaciones bajo los parámetros detellados en el anexo 8.
6
Observar información registrada en la matriz de cooperaciones. Información revisada: -Categoría (tipo de Stakeholder que requiere la cooperación).
-Frecuencia con la cual se ha dado cooperaciones e
información que permita observar si se prosigue o no con la
solicitud.
-Ingresar información de nueva solicitud.
7
Gerencia de Marketing
Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $1 - $500:
Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
8
NO se aprueba solicitud de cooperación o
iniciativa:
Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la
NO aprobación de la solicitud.
**Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud
de cooperación o iniciativa al Asistente de
Responsabilidad Social.
9 Asistente de
Responsabilidad Social
Comunicar al Interesado sobre la NO aprobación de la
solicitud de cooperación o iniciativa ingresada.
***Archivar solicitud de cooperación o iniciativa.
***Fin del procedimiento.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
32 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
10 Gerencia de Marketing
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Firmar solicitud de cooperación como constancia de
revisión y aprobación.
Comunicar a Jefe de Responsabilidad Social sobre la
aprobación de la solicitud.
** Jefe de Responsabilidad Social entregara la solicitud
de cooperación o iniciativa al Asistente de
Responsabilidad Social.
11
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar acuerdo de corresponsabilidad (Anexo 3).
12
Comunicarse telefónicamente con el interesado –
Stakeholder- e indicar que su solicitud fue aprobada.
Solicitar o informar:
-Firmar el acuerdo de corresponsabilidad
-Factura por el valor detallado como requerimiento de
cooperación.
-Monto de aprobación o detalle de lo aprobado.
13 Jefe de Responsabilidad
Social
Revisar acuerdo de corresponsabilidad.
***La revisión se efectuará antes de registrar la firma
del interesado –Stakeholder-.
14 Asistente de
Responsabilidad Social
Registrar firma del interesado –Stakeholder- en el
acuerdo de corresponsabilidad.
Receptar del interesado –Stakeholder- factura por el
valor detallado como requerimiento de cooperación.
15
Asistente de Responsabilidad Social
Indicar al interesado:
*Pago se lo realizará 15 días a partir de la entrega de
la documentación.
*Pago se lo realizará mediante cheque en la ventanilla
de pago o mediante transferencia a cuenta del
interesado –Stakeholder-.
16
Realizar solicitud de pago (Anexo 6).
Enviar solicitud de pago firmada junto con factura a
área financiera.
***En caso de monto mayor a $500 solicitar firma de
Gerencia General en la solicitud de pago.
17 Archivar:
-Solicitud de cooperación o iniciativa.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
33 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
-Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera)
-Acuerdo de corresponsabilidad
***Fin del procedimiento.
18
Gerencia de Marketing
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $1 - $500:
Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de
$501 - $30000
Ir a la actividad N.25
19 Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $501 - $30000:
Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
20
NO se aprueba solicitud de cooperación o
iniciativa:
***Volver a la actividad N.-8.
21
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Firmar solicitud de cooperación como constancia de
revisión y aprobación.
Solicitar a Gerencia de General la revisión y
aprobación de la solicitud.
***Aprobación de Gerencia General: $501 - $30000
22 Gerencia General
NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
***Volver a la actividad N.-8.
23 Gerencia General
SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Revisar y firmar la solicitud de cooperación como
constancia de aprobación.
24
Jefe de Responsabilidad Social
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al
Asistente de Responsabilidad Social.
***Volver a la actividad N.-11
25
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $501 -
$30000:
Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de
$30001 – $80.000
Ir a la actividad N.33
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
34 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
26
Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $30001 –
$80.000:
Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
27
NO se aprueba solicitud de cooperación o
iniciativa:
***Volver a la actividad N.-8.
28 Gerencia de Marketing
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Firmar solicitud de cooperación como constancia de
revisión y aprobación.
Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación
de la solicitud, previa presentación para aprobación
ante Comité de Adquisiciones.
***Aprobación de Comité de Adquisiciones: $30001 –
$80.000:
29 Comité de Adquisiciones NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
***Volver a la actividad N.-8.
30
Jefe de Responsabilidad Social
SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita
firmas como constancia de aprobación de la solicitud.
Firma solicitada a delegado representante del Comité
de adquisiciones.
31
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al
Asistente de Responsabilidad Social.
***Volver a la actividad N.-11
32 Jefe de Responsabilidad
Social
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $30001 –
$80.000:
Proceder a revisar si el monto solicitado por cooperación es de
$80.001 – en adelante.
33 Jefe de Responsabilidad
Social
Solicitud a aprobarse SI es por un monto de $80.001 – en adelante: Proceder a la aprobación según la revisión efectuada.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
35 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
34
NO se aprueba solicitud de cooperación o
iniciativa:
***Volver a la actividad N.-8.
35 Gerencia de Marketing
SI se aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Firmar solicitud de cooperación como constancia de
revisión y aprobación.
Solicitar a Gerencia General la revisión y aprobación
de la solicitud, previa presentación para aprobación
ante Consejo de Administración.
***Aprobación de Consejo de Administración: $80.001
– en adelante.
36 Consejo de Administración NO aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
***Volver a la actividad N.-8.
37
Jefe de Responsabilidad Social
SI aprueba solicitud de cooperación o iniciativa:
Realizar acta de aprobación, en la cual se solicita
firmas como constancia de aprobación de la solicitud.
Firma solicitada a delegado representante del Consejo
de Administración.
38
Entregar solicitud de cooperación o iniciativa al
Asistente de Responsabilidad Social.
***Volver a la actividad N.-11
39 Jefe de Responsabilidad
Social
Solicitud a aprobarse NO es por un monto de $80.001 – en adelante: En caso de montos que superen el 25% del patrimonio técnico
de la institución y conforme lo que dice la Ley -Art.30 Literal N
del Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25% del
Patrimonio Técnico de la Institución-, la aprobación se
efectuará por la Asamblea General.
40 La Cooperación aprobada NO es un proyecto: ***Fin del procedimiento
41 Jefe de Responsabilidad
Social/Asistente de Responsabilidad Social
La Cooperación aprobada SI es un proyecto: Realizar acompañamiento durante la implementación y ejecución del proyecto. ***El acompañamiento se realiza según impacto del proyecto.
42 Interesado –Stakeholder-. Realizar informes de cumplimiento e impacto una vez
culminado el proyecto.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
36 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.3 Convenios de Cooperación Interinstitucional
6.3.1 Diagrama de Flujo
Convenios de Cooperación Interinstitucional
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
1 de 3
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional MP-04:PP-01-SPP-03
INICIO
Jefe de Responsabilidad Social
Receptar o realizar propuestas de convenios
interinstitucionales.
Nota:
-Convenios realizados de acuerdo a análisis
estratégico de relacionamiento interinstitucional.
-En función de programas y necesidades
establecidos en POA.
-Realizado con empresas públicas o privadas.
Propuestas de convenios
interinstitucionales
E 7
Propuestas de convenios
interinstitucionales
E 7
¿Convenio se requiere en función de nuestras
necesidades?FINNO
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar reuniones de acercamiento:
-Definir la meta que se busca con el convenio
-Definir objetivos mutuos
***Reunión realizada entre los representantes
quienes realizarán el convenio.
Propuestas de convenios
interinstitucionales
E 7
Reuniones de convenios
S 13
SI
Jefe de Responsabilidad Social/Área legal
Realizar el documento del convenio a firmarse –
borrador-.
***Documento realizado en conjunto con el área
legal, considerando criterio legal.
*** El convenio tiene establecido monto total y
tiempo en el cual se va a realizar le mismo.
Reuniones de convenios
S 13
Convenio
S 14
Jefe de Responsabilidad Social/Gerencias o
Autoridaes de Instituciones
Efectuar reunión con gerencias o autoridades de
las instituciones que van a efectuar convenio.
***Reunión efectuada con la finalidad de dar a
conocer a las respectivas gerencias los
acuerdos y términos del convenio a firmarse.
Convenio
S 14
Convenio
S 14
Gerencias o Autoridades de Instituciones
Definir acuerdos y términos del convenio a
firmarse.
Convenio
S 14
Convenio
S 14
A
C 17
C 18
C 18 C 19
C 19 C 19
C 19 C 19
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
37 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Convenios de Cooperación Interinstitucional
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
2 de 3
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional MP-04:PP-01-SPP-03
A
Jefe de Responsabilidad Social
Remitir nuevos acuerdos y términos del
convenio a firmarse a área legal para emisión de
documento final de convenio.
Reuniones de convenios
S 13
Convenio
S 14
Reuniones de convenios
S 13
Convenio
S 14
Área legal
Realizar y remitir documento definitivo
–convenio- a Jefe de Responsabilidad Social.
Reuniones de convenios
S 13
ConvenioS 14
Convenio
S 14
Jefe de Responsabilidad Social
Revisar documento definitivo –convenio- en
base a acuerdos y términos definidos en
reuniones con gerencias.
Convenio
S 14
Convenio
S 14
Jefe de Responsabilidad Social
Agendar reunión con gerencias o autoridades de
las instituciones que van a efectuar convenio.
***Reunión efectuada para firma de convenio.
ConvenioS 14
Convenio
S 14
Reuniones de convenios
S 13
¿Se requiere efectuar
pago parcial según lo acordado
en convenio?
Beneficiarios de Convenio
Presentar informes de cumplimiento del
convenio junto con factura.
***La factura debe registrar los valores
acordados en el convenio.
SI
Informes de
cumplimiento del
convenio E 8
FacturaE 5
Informes de
cumplimiento del
convenio E 8
FacturaE 5
Jefe de Responsabilidad Social
Revisar informes de cumplimiento de convenio.
***En caso de incumplimiento de convenio se
suspende el pago, cumpliendo con lo
establecido en el documento firmado: convenio.
Informes de
cumplimiento del
convenio E 8
Informes de
cumplimiento del
convenio E 8
B
1NO
1
C 18 C 18
C 18
C 18
C 13 C 13
C 19
C 19
C 19
C 19
C 19
C 19
C 19
C 19
C 20
C 20 C 20
C 20 C 20
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
38 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Convenios de Cooperación Interinstitucional
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
3 de 3
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO: Convenios de Cooperación Interinstitucional MP-04:PP-01-SPP-03
B
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar solicitud de pago.
Enviar solicitud de pago firmada junto con
factura a área financiera.
***Solicitud de pago firmada por Gerencia de
Marketing y Jefe de Responsabilidad Social.
FacturaE 5
Solicitud de pagoS 11
FacturaE 5
Solicitud de pagoS 11
Asistente de Responsabilidad Social
Registrar en archivo Excel las solicitudes de
pago emitidas por concepto de convenios.
Solicitud de pagoS 11
Archivo Excel - solicitudes de
pagoS 13
Archivo Excel - solicitudes de
pagoS 13
Asistente de Responsabilidad Social
Archivar:
-Solicitud de pago (copia de entrega a área
financiera)
-Informe de cumplimiento de convenio
***Fin del procedimiento.
Solicitud de pagoS 11
Informes de
cumplimiento del
convenio E 8
Solicitud de pagoS 11
Informes de
cumplimiento del
convenio E 8
FIN
C 13 C 13
C 14C 14
C 14
C 14C 14
C 20C 20
C 21
C 21
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
39 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.3.2 Descripción de procesos
N° Responsable Actividad
1
Jefe de Responsabilidad Social
Receptar o realizar propuestas de convenios interinstitucionales.
Nota:
-Convenios realizados de acuerdo a análisis estratégico de
relacionamiento interinstitucional.
-En función de programas y necesidades establecidos en POA.
-Realizado con empresas públicas o privadas.
2
Convenio NO se requiere en función de nuestras necesidades:
***Fin del procedimiento
3
Convenio SI se requiere en función de nuestras necesidades:
Realizar reuniones de acercamiento:
-Definir la meta que se busca con el convenio
-Definir objetivos mutuos
***Reunión realizada entre los representantes quienes realizarán el
convenio.
4 Jefe de Responsabilidad
Social/Área legal
Realizar el documento del convenio a firmarse –borrador-.
***Documento realizado en conjunto con el área legal,
considerando criterio legal.
*** El convenio tiene establecido monto total y tiempo en el cual se
va a realizar el mismo.
5
Jefe de Responsabilidad Social/Gerencias o
Autoridades de Instituciones
Efectuar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones
que van a efectuar convenio.
***Reunión efectuada con la finalidad de dar a conocer a las
respectivas gerencias los acuerdos y términos del convenio a
firmarse.
6 Gerencias o Autoridades
de Instituciones
Definir acuerdos y términos del convenio a firmarse.
7 Jefe de Responsabilidad
Social
Remitir nuevos acuerdos y términos del convenio a firmarse a área
legal para emisión de documento final de convenio.
8 Área legal
Realizar y remitir documento definitivo –convenio- a Jefe de
Responsabilidad Social.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
40 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
9
Jefe de Responsabilidad Social
Revisar documento definitivo –convenio- en base a acuerdos y
términos definidos en reuniones con gerencias.
10
Agendar reunión con gerencias o autoridades de las instituciones
que van a efectuar convenio.
***Reunión efectuada para firma de convenio.
11 Beneficiarios de convenio
SI se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en
convenio:
Presentar informes de cumplimiento del convenio junto con factura.
***La factura debe registrar los valores acordados en el convenio.
12 Jefe de Responsabilidad
Social
Revisar informes de cumplimiento de convenio.
***En caso de incumplimiento de convenio se suspende el pago,
cumpliendo con lo establecido en el documento firmado: convenio.
13
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar solicitud de pago (Anexo 6).
Enviar solicitud de pago firmada junto con factura a área financiera.
***Solicitud de pago firmada por Gerencia de Marketing y Jefe de
Responsabilidad Social.
14 Registrar en archivo Excel las solicitudes de pago emitidas por
concepto de convenios.
15
Archivar:
-Solicitud de pago (copia de entrega a área financiera)
***Fin del procedimiento.
16 Jefe de Responsabilidad
Social
NO se requiere efectuar pago parcial según lo acordado en
convenio:
Realizar seguimiento a cumplimiento de convenio en base a
informe presentados por beneficiarios del convenio.
***Volver a actividad N.- 11
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
41 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.4 Ejecución de programas de responsabilidad social
6.4.1 Diagrama de Flujo
Ejecución de programas de responsabilidad social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
1 de 2
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO:
Ejecución de programas de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-04
INICIO
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar el programa seleccionado:
-Programa definido en base a necesidades de
las comunidades o internas del grupo de
stakeholders, y son enfocados a la
sostenibilidad.
-Programas planificados anualmente o según
surgimiento de necesidades durante el
transcurso del año.
Programas de responsabilidad
social
E 9
Programas de responsabilidad
social
E 9
Jefe de Responsabilidad Social
Solicitar a Gerencia de Marketing la aprobación
del programa seleccionado:
-Capacitaciones
-Talleres
-Charlas
-Campañas, etc.
Programas de responsabilidad
social
E 9
Programas de responsabilidad
social
E 9
¿Se aprueba la ejecución
o planificación de desarrollo del
programa?INICIONO
Asistente de Responsabilidad Social
Identificar y contactar telefónicamente a
proveedor que pueda brindar el servicio según el
programa a ejecutarse.
Solicitar propuestas y cotizaciones según
servicio requerido.
Programas de responsabilidad
social
E 9
Programas de responsabilidad
social
E 9
SI
Línea Telefónica
Jefe de Responsabilidad Social
Receptar propuestas de proveedores.
Seleccionar mejores propuestas y cotizaciones
para presentar a aprobación de Gerencia de
Marketing
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de
Marketing
Revisar cotizaciones y ventajas según propuesta
del proveedor.
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de
Marketing
Definir proveedor al cual se va adquirir el
servicio.
Solicitar se califique como proveedor para
brindar servicios en la cooperativa.
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
A
B
C 22
C 23 C 23
C 23 C 23
C 23
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
C 23
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
42 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
Ejecución de programas de responsabilidad social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
2 de 2
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO:
Ejecución de programas de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-04
A
Jefe de Responsabilidad Social / Gerencia de
Marketing
Solicitar aprobación de adquisición de servicio
según monto.
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
¿Se aprueba ejecución de
programa según monto?BNO
Jefe de Responsabilidad Social
Solicitar a área legal la realización de contrato
por el servicio a adquirirse.
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
SI
Área legal
Realizar contrato por el servicio a adquirirse.
Propuestas y cotizaciones del
proveedor
E 10
ContratoS 15
Jefe de Responsabilidad Social/Proveedor/
Gerencia de Marketing
Agendar reunión entre proveedor y gerencia
general en la cual se procederá a la firma del
contrato.
ContratoS 15
ContratoS 15
Asistente de Responsabilidad Social
Enviar contrato firmado a área administrativa
para su archivo.
ContratoS 15
ContratoS 15
Asistente de Responsabilidad Social
Realizar seguimiento de ejecución de desarrollo
del servicio:
-Resultados
-Tiempos
-Informes
***Seguimiento en base a lo descrito en el
contrato.
ContratoS 15
ContratoS 15
FIN
C 11
C 23 C 23
C 23 C 23
C 23
C 24 C 24
C 24 C 24
C 24 C 24
C 24
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
43 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.4.2 Descripción de procesos
N° Responsable Actividad
1
Jefe de Responsabilidad Social
Realizar el programa seleccionado:
-Programa definido en base a necesidades de las comunidades o
internas del grupo de stakeholders, y son enfocados a la
sostenibilidad.
-Programas planificados anualmente o según surgimiento de
necesidades durante el transcurso del año.
2
Solicitar a Gerencia de Marketing la aprobación del programa
seleccionado:
-Capacitaciones
-Talleres
-Charlas
-Campañas, etc.
3 Gerencia de Marketing
NO se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del
programa:
***Fin del procedimiento.
4 Asistente de
Responsabilidad Social
SI se aprueba la ejecución o planificación de desarrollo del
programa:
Identificar y contactar telefónicamente a proveedor que pueda
brindar el servicio según el programa a ejecutarse.
Solicitar propuestas y cotizaciones según servicio requerido.
5 Jefe de Responsabilidad
Social
Receptar propuestas de proveedores.
Seleccionar mejores propuestas y cotizaciones para presentar a
aprobación de Gerencia de Marketing.
6
Jefe de Responsabilidad Social/Gerencia de
Marketing
Revisar cotizaciones y ventajas según propuesta del proveedor.
7
Definir proveedor al cual se va adquirir el servicio.
Solicitar se califique como proveedor para brindar servicios en la
cooperativa.
8
Solicitar aprobación de adquisición de servicio según monto
(Anexo 1).
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
44 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
9 Jefe de Responsabilidad
Social
NO se aprueba ejecución de programa según monto:
***Continuar con actividad N.-4
10 Jefe de Responsabilidad
Social
SI se aprueba ejecución de programa según monto:
Solicitar a área legal la realización de contrato por el servicio a
adquirirse.
11 Área Legal Realizar contrato por el servicio a adquirirse.
12 Jefe de Responsabilidad
Social/Proveedor/Gerencia de Marketing
Agendar reunión entre proveedor y Gerencia de Marketing en la
cual se procederá a la firma del contrato.
13
Asistente de Responsabilidad Social
Enviar contrato firmado a área administrativa para su archivo.
14
Realizar seguimiento de ejecución de desarrollo del servicio:
-Resultados
-Tiempos
-Informes
***Seguimiento en base a lo descrito en el contrato.
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
45 /58 Manual de Responsabilidad Social Corporativa Aprobado por CDA, acta de aprobación. N. 118
6.5 Desarrollo de memoria de responsabilidad social
6.5.1 Diagrama de Flujo
Desarrollo de memoria de responsabilidad social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
1 de 2
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO:
Desarrollo de memoria de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-05
INICIO
Jefe de Responsabilidad Social
Condensar información institucional que permita
visualizar el impacto en la comunidad de las
actividades realizadas por la cooperativa.
Información a condensar:
-Procesos
-Documentación
-Programas
-etc.
Información institucional
E 11
Información institucional
E 11
Jefe de Responsabilidad Social
Analizar información condensada.Información institucional
E 11
Información institucional
E 11
Jefe de Responsabilidad Social
Identificar el impacto que genera cada una de
las actividades.
***Actividades visualizadas por cada una de las
áreas que conforma la cooperativa.
Información institucional
E 11
Análisis de información
institucional
S 16
¿El impacto de las actividades
es negativo?
Jefe de Responsabilidad Social
Proponer planes de acciones correctivas.
Los planes son propuestos en base a la
información levantada o condensada.
Información institucional
E 11
Planes de acciones correctivas
S 17
SI
Jefe de Responsabilidad Social
Elaborar contenido de la memoria de
responsabilidad social.
Contenido basado en los resultados y los
impactos observados en el análisis de la
información condensada.
Contenido general:
-Información de impactos por área
-Ejemplos: cantidad de negocios, cantidad de
créditos otorgado a mujeres, productos creados
para atención a sector prioritario, etc.
*** La elaboración de la memoria de
responsabilidad social se lo realiza anualmente.
Información institucional
E 11
Contenido de la memoria de
responsabilidad social
S 18
A
C 25 C 25
C 25 C 25
C 25
C 25
C 25
C 26
C 26
C 27
C 28
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
MANUAL DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
Fecha de elaboración: Octubre 2014
Fecha de última revisión: Febrero 2016
Fecha de próxima revisión:
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Desarrollo de memoria de responsabilidad social
Octubre 2014
Elaborado por:
Calidad y Procesos
JEFE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Octubre 2014
Validado por:
OBSERVACIONES
Página
1 de 2
MACROPROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MG-05
PROCESO: Responsabilidad Social Corporativa MP-05:PP-01
SUBPROCESO:
Desarrollo de memoria de responsabilidad social MP-04:PP-01-SPP-05
A
Jefe de Responsabilidad Social
Identificar público de interés al cual se difundirá
el trabajo de memoria de responsabilidad social.
Público de interés identificado previo análisis.
Identificación de público de interés
S 18
Contenido de la memoria de
responsabilidad social
S 18
Jefe de Responsabilidad Social
Establecer forma de difusión de la memoria de
responsabilidad social:
*Física: continuar con procedimiento: Ejecución
de programas de responsabilidad social.
*Digital: continuar con procedimiento: Ejecución
de programas de responsabilidad social, junto
con intervención de área de marketing o
responsable de página web.
Contenido de la memoria de
responsabilidad social
S 18
Identificación de público de interés
S 18
Memoria de
responsabilidad
socialS 19
FIN
C 28
C 28
C 28
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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6.5.2 Descripción de procesos
N° Responsable Actividad
1
Jefe de Responsabilidad Social
Condensar información institucional que permita visualizar el
impacto en la comunidad de las actividades realizadas por la
cooperativa.
Información a condensar:
-Procesos
-Documentación
-Programas
-etc.
2 Analizar información condensada.
3
Identificar el impacto que genera cada una de las actividades.
***Actividades visualizadas por cada una de las áreas que
conforma la cooperativa.
4
El impacto de las actividades SI es negativo:
Proponer planes de acciones correctivas.
Los planes son propuestos en base a la información levantada o
condensada.
***Continuar con actividad N.-5
5
El impacto de las actividades NO es negativo:
Elaborar contenido de la memoria de responsabilidad social.
Contenido basado en los resultados y los impactos observados
en el análisis d el a información condensada.
Contenido general:
-Información de impactos por área
-Ejemplos: cantidad de negocios, cantidad de créditos otorgado a
mujeres, productos creados para atención a sector prioritario, etc.
*** La elaboración de la memoria de responsabilidad social se lo
realiza anualmente.
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Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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6
Jefe de Responsabilidad Social
Identificar público de interés al cual se difundirá el trabajo de
memoria de responsabilidad social.
Público de interés identificado previo análisis.
7
Establecer forma de difusión de la memoria de responsabilidad
social:
*Física: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de
responsabilidad social.
*Digital: continuar con procedimiento: Ejecución de programas de
responsabilidad social, junto con intervención de área de
marketing o responsable de página web.
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Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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7 ANEXOS
7.1 ANEXO 1. MONTOS DE APROBACIÓN
MONTO (USD) APROBADO POR
$1 - $500
Gerencia de Marketig
$501 - $30000
Gerencia General
$30001 – $80.000
Comité de Adquisiciones
$80.001 – en adelante
Consejo de Administración
Conforme lo que dice la Ley (Art.30 Literal N del
Decreto Ejecutivo 194 – Montos que superen el 25%
del Patrimonio Técnico de la Institución)
Asamblea General
El Comité de Responsabilidad Social únicamente analiza y aprueba la viabilidad de proyectos que se
encuentran fuera de la planificación anual.
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Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
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7.2 ANEXO 2. FORMULARIO PARA SOLICITUD DE COOPERACIÓN O
INICIATIVA
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
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Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
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7.3 ANEXO 3. ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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7.4 ANEXO 4. MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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7.5 ANEXO 5. REQUISITOS SOLICITUD DE COOPERACIÓN
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
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7.6 ANEXO 6. SOLICITUD DE PAGO
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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7.7 ANEXO 7. MONTOS DE CONTRIBUCIONES PARA COOPERACIONES
EN LA COMUNIDAD
Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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Código: MP 05-P 05 Versión: V 02
Tipo de proceso: Estratégico Clave Apoyo
Status: Propuesto Aprobado Publicado
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7.8 ANEXO 8. PARAMETROS DE NO APROBACION
PARÁMETROS DE NO APROBACIÓN
Construcción de infraestructura o servicios que ya existan en la comunidad
Obras o servicios que no sean de prioridad y no cuenten con el aval de las propias comunidades.
Mítines, reuniones o asambleas que tengan carácter político o religioso.
Actividades ilegales (extorsiones, amenazas, secuestros, chantajes, etc.)
Actividades técnicamente no viables o con objetivos indefinidos o dudosos.
Viáticos para funcionarios públicos;
Remodelación de terrenos, viviendas u oficinas, cuando estas no son para beneficio de organizaciones
comunitarias legalmente establecidas o para propietarios de los sitios.
Gastos suntuarios o no indispensables para la actividad del proyecto
Cuentas de la institución u organización que no sean directamente atribuibles a la actividad o proyecto;
Vehículos automotores.
El área de Responsabilidad social no da auspicios.