Configuración de SmartBusiness Premium
Más de 15.000 clientes ya han
confiado en nosotros
2
En el presente manual encontrará la opción de
poder configurar la aplicación SmartBusiness
y GpBusiness.
3
1. Requisitos
Para poder realizar la configuración necesitaremos que el usuario disponga de una
cuenta de Dropbox. También necesitaremos la aplicación GpBusiness; en la versión
Estándar o Distribución, con el módulo de Mobile.
El usuario que no disponga de cuenta en Dropbox puede crearla desde
www.dropbox.com
SmartBusiness es una aplicación de movilidad para dispositivos móviles (IOS y Android)
que puede ser vinculada con nuestra aplicación GpBusiness. Su función principal es
dotar de movilidad a una empresa; para gestionar cobros y de realizar documentos de
venta.
Esta aplicación puede funcionar de forma autónoma (versión Community) o a través
de nuestra aplicación de escritorio SmartBusiness Connect. Con esta última aplicación
nos proporcionará los datos actualizados de nuestra aplicación GpBusiness a través de
sincronizaciones. Para ello, necesitaremos el módulo Mobile de la GpBusiness, la
aplicación de escritorio “SmartBusiness Connect” y una APK para los dispositivos
móviles “SmartBusiness” que podrá ser descargada desde las tiendas virtuales nativas
de los sistemas Android e IOS.
Desde nuestra SmartBusiness podremos generar documentos de venta (pedidos,
albaranes, facturas), gestionar los cobros pendientes de los clientes y sincronizar estos
datos con nuestra GpBusiness (Versión Premium).
2. Instalación y Configuración.
2.1. Instalación
En este proceso tendremos que diferenciar las instrucciones a realizar por dispositivos.
- Windows (equipo servidor).
o Descargar el complemento SmartBusiness Connect, desde la ruta
(http://smbconnect.fersoft.es/).
4
o Continuamos entrando a la aplicación y registrar el producto mediante
una cuenta de correo electrónico operativa. Si todo está correcto
recibirá la clave de activación (está clave será proporcionada por Fersoft
y deberá ser solicitada previamente).
- Android o IOS (Versión Community).
o Descargar desde las tiendas virtuales Play Store (Android) y App Store
(IOS), localizándolo por el nombre SmartBusiness.
o Una vez instalada; nos pedirá un registro para facilitarnos un código de
activación, que será recibido al correo indicado en el formulario.
- Android o IOS (Versión Premium).
o Una vez realizado los pasos referentes a la versión Community, ahora
vincularemos la aplicación SmartBusiness Connect con el dispositivo.
Nos dirigimos a Ayuda y Soporte técnicoEmparejar con
SmartBusiness. En este punto nos solicitará una clave que previamente
la habremos generado en la Smartbusiness Connect desde la opción
Emparejar App.
5
2.2. Configuración Para su configuración necesitaremos realizar varios pasos en los distintos dispositivos.
- Windows (equipo servidor) GpBusiness
o Tenemos que crear un Agente (Fichas Agentes) o utilizar uno ya
registrado en GpBusiness.
o Lo siguiente será vincular el Agente a un Almacén determinado y una
serie especifica. Para ello, nos dirigimos al módulo de configuración
TablasGestiónAlmacenes. Aquí tendremos que asignar para cada
agente con Smartbusiness un almacén y asociar el agente y las series
principal y serie secundaria (utilizada cuando hay algún problema de
duplicidad con la serie principal).
o Por último punto, configuramos en el módulo de configuración
Parámetros de configuración Generales al programa. En la pestaña
de Mobile, tendremos la opción de Mandar todos los clientes (Sí) o
mandar solo los del agente (Nó).
6
- Windows (equipo servidor) SmartBusiness Connect
o Abrimos la SmartBusiness Connect y creamos un dispositivo desde la
opción Nuevo dispositivo, con el mismo código que tenga el agente en la
Business, para diferenciar de mejor forma. En esta ventana tendremos
que rellenar varios datos recorriendo las distintas pestañas.
General: Se registrarán datos para identificar el
conector e indicar si se vinculará con un GpBusiness o
GpBusiness Distribución.
7
Parámetros: Configuración de importes y cantidades
estas opciones deben estar igual parametrizadas que
en su versión GpBusiness.
Series: Configuración que tendrán los dispositivos,
estos datos tienen que ser idénticos a las series
indicadas en los almacenes en el módulo de
configuración.
8
Conector: Configuración de la conexión de datos de
SQL, las empresas a utilizar (separadas por ;) y el
almacén vinculado.
En la ventana anterior se muestran varias configuraciones que pasamos
a detallar.
Enviar todos los clientes: Esta opción permite
enviar todos los clientes o solo los del agente.
Enviar artículos sin stock: Opción para enviar
artículos con stock 0.
Lotes por almacén: Permite enviar lotes de
trazabilidad del almacén en cuestión, esta
opción estará disponible si el cliente tiene la
variable de entorno LotesPorAlmacen a Sí en
GpBusiness.
Enviar cobros: Envío de cobros de facturas
pendientes de cobro con la forma de pago al
9
contado, según las fechas indicadas en fechas
para cobros.
Tarifas para ofertas: La SmartBusiness tiene
dos formas de incluir los precios de los
artículos.
o Genéricas: Recoge las tarifas
especiales Genéricas; estas tarifas
deben estar registradas y asignadas a
los clientes en su ficha (Pestaña
Comercial 2) sino recoge las tarifas de
la ficha del artículo.
o Especial: Recoge las tarifas especiales
por artículo, familia, subfamilia y
marca; registradas en el
mantenimiento de artículo, familia,
subfamilia y marca
Carpeta de salida: Ruta donde se generarán los
archivos que descargamos de los dispositivos móviles.
Ruta de Datos de la GpBusiness: Ruta donde tenemos
instalada la Business para la recogida de fotos.
o Continuamos instalando Dropbox en el equipo, necesitaremos crear
cuenta si el cliente no la tuviera; y vincularla con la aplicación a través
de Conectar con Drobox. Al vincularse correctamente generará una
carpeta con el nombre SmartBusiness dentro de la ruta de Dropbox.
- Configuración de dispositivo Android o IOS.
o Vincular la aplicación SmartBusiness con Dropbox, nos
dirigimos a ConfiguraciónDropbox. En esta pantalla nos
solicitará correo y contraseña de una cuenta Dropbox; que
previamente hemos registrado.
10
Nos iremos a ConfiguraciónParámetros y ésta opción modificaremos el campo
Identificador de dispositivo; que tendrá que ser igual que el identificador de dispositivo
registrado en la aplicación Smartbusiness Connect
3. Proceso de sincronización.
3.1. Importación de GPBusiness a SmartBusiness. - En GPBusiness.
o Lo primero, desde el módulo de Mobile; marcaremos los
clientes y artículos que deseamos volcar (este proceso solo
es necesario la primera vez que se realice la sincronización).
Los artículos se volcarán todos los marcados sin distinción,
salvo que estén obsoletos o sin stock.
11
- En Connect.
o Seleccionamos la conexión o conexiones que deseamos
generar los datos y marcamos Generar datos.
o Esto generará una carpeta dentro de
\Dropbox\Smartbusiness\ llama Device XXXX (siendo XXXX el
código del dispositivo) y dentro de ésta una carpeta config
12
(se incluyen los datos de empresas y configuración) y otra
sync (datos de la importación clientes, artículos,
cobros...etc.).
Nota: los datos que se vuelquen (artículos, lotes, familias, clientes) deben tener los
campos código y nombre rellenos. Comprobar también que los artículos, si tienen
asignada imagen que esté en las rutas correctas.
- SmartBusiness (Premium).
o Nos dirigimos a Sincronizar y en esta ventana tendremos dos
opciones importantes y que se detallan por orden de uso:
1. Configuración: Este proceso sirve para volcar las
empresas y la configuración al dispositivo. Este
proceso es necesario realizarlo solamente la primera
vez que se sincroniza.
2. Recibir: Este proceso recibe los datos que han sido
generados por el servidor.
3.2. Importación de SmartBusiness a GpBusiness. - SmartBusiness
o Para volcar los datos de los dispositivos a la GpBusiness,
deberemos abrir la aplicación SmartBusiness y nos dirigimos
a Configuración->Sincronizar->Enviar->.
- Connect.
o Seleccionamos el conector o conectores que deseamos
descargar datos y pinchamos sobre “Descargar datos”
13
o Con el proceso anterior nos generará unos ficheros en la
carpeta indicada en el conector (Carpeta de salida)
- GpBusiness.
o Abrimos el módulo de Mobile y utilizaremos la opción
“Recibir datos de GpBusiness Mobile”. Seleccionamos los
siguientes campos.
La ruta de recogida de datos (ruta que tendrá como
destino lo generado por la Connect).
Almacenes
Ficheros a recibir.
14
Estructura de ficheros de SmartBusiness dentro de Dropbox.
El cliente tendrá que utilizar la aplicación de almacenamiento en la nube Dropbox para
gestionar la transferencia de información entre SmartBusiness y GPBusiness. En el
momento que se vincula la aplicación SmartBusiness con Dropbox, se crea un
directorio con el nombre smartbusiness. Este directorio será la raíz de nuestra
aplicación y contendrán todos los datos de los distintos dispositivos registrados en
nuestra aplicación.
Cada dispositivo tendrá su carpeta propia denominada Device XXXXXX, siendo XXXXXX
el código del conector registrado en SmartBusiness Connect. Dentro de cualquier
carpeta del dispositivo nos encontraremos varias subcarpetas:
- Sync: archivos para la subida de datos a los dispositivos móviles.
- Send: archivos recibidos de los dispositivos móviles.
- Config: archivos de configuración del dispositivo móvil.
Estas tres carpetas mencionadas se renombran de forma automática una vez que se
vuelca la información desde un dispositivo a otro. Dentro de las carpetas sync y send ,
nos encontramos tantas carpetas como empresas se configuren en el conector y los
archivos csv que se van a volcar a las tablet.
15