ContabW

1

Manual de Operación

Sistema Contabilidad Windows

2

INDICE 1. Presentación ......................................................................................................................... 4

1.1. Introducción .................................................................................................................. 4 2. Configuración del Sistema ..................................................................................................... 5

2.1. Configuración Inicial ...................................................................................................... 5 2.2. Barra de Herramientas .................................................................................................. 5 2.3. Creación de Usuarios .................................................................................................... 7 2.4. Creación de Perfiles ...................................................................................................... 8 2.5. Creación de Ciudades ................................................................................................... 9 2.6. Creación de Comunas................................................................................................. 10 2.7. Características de Seguridad....................................................................................... 11

3. Configuración de la Empresa............................................................................................... 11 3.1. Creación de la Empresa .............................................................................................. 11

3.1.1. Creación de la Empresa...................................................................................... 11 3.1.2. Datos de Identificación........................................................................................ 12 3.1.3. Datos Tributarios................................................................................................. 13 3.1.4. Datos Contables ................................................................................................. 14 3.1.5. Datos Electrónicos .............................................................................................. 17 3.1.6. Acceso a Usuarios .............................................................................................. 18

3.2. Archivo........................................................................................................................ 20 3.2.1. Selección de la Empresa..................................................................................... 20 3.2.2. Creación Sucursales ........................................................................................... 21 3.2.3. Mantención Clientes y Proveedores .................................................................... 21 3.2.4. Creación Plan de Cuentas .................................................................................. 24 3.2.5. Creación Centros de Resultados......................................................................... 27 3.2.6. Creación Vendedores ......................................................................................... 29 3.2.7. Creación Impuestos ............................................................................................ 30 3.2.8. Configuración Compras y Ventas ........................................................................ 31 3.2.9. Configuración Estados de Resultados................................................................. 33 3.2.10. Clasificación Balance .......................................................................................... 35 3.2.11. Indices de Proporción ......................................................................................... 36 3.2.12. U.T.M Factor de Actualización ............................................................................ 37 3.2.13. Remanente de crédito fiscal ................................................................................ 38 3.2.14. Creación Voucher Tipo ....................................................................................... 39 3.2.15. Creación Tipos de Documentos .......................................................................... 40 3.2.16. Generador de Cheques....................................................................................... 42

4. Operacion ....................................................................................................................... 47 4.1. Ingreso de Información................................................................................................ 47

4.1.1. Ingreso de Información ....................................................................................... 47 4.1.2. Ingreso de Voucher............................................................................................. 47 4.1.3. Ingreso de Compras y Ventas ............................................................................. 49 4.1.4. Ingreso de Boletas de Ventas ............................................................................. 52 4.1.5. Ingreso de Detalle de Inventario.......................................................................... 53 4.1.6. Pago Clientes/Proveedores................................................................................. 54

4.2. Procesos..................................................................................................................... 55 4.2.1. Apertura Automática ........................................................................................... 55

3

4.2.2. Indicación del Voucher de Apertura..................................................................... 56 4.2.3. Actualización....................................................................................................... 57 4.2.4. Eliminar Períodos................................................................................................ 57 4.2.5. Centralización Compras/Ventas .......................................................................... 58 4.2.6. Centralización de Pagos ..................................................................................... 59 4.2.7. Bloqueo y Desbloqueo de Mes............................................................................ 60 4.2.8. Desbloqueo de Registros .................................................................................... 60 4.2.9. Emisión de Informes ........................................................................................... 62

4.3. Timbraje.....................................................................................................................122 4.3.1. Timbraje ............................................................................................................122 4.3.2. Movimiento de Documentos ...............................................................................123 4.3.3. Formulario 3230.................................................................................................123 4.3.4. Libro Control Hojas Sueltas................................................................................125 4.3.5. Libro Control de Documentos.............................................................................126 4.3.6. Informe Existencia Timbrados ............................................................................126 4.3.7. Informe Existencias no Timbrados .....................................................................127 4.3.8. Creación de Libros.............................................................................................127

4.4. Banco ........................................................................................................................128 4.4.1. Descripción Operativa Proceso de Emisión de Cheques ....................................128 4.4.2. Emisión de Pre Comprobante ............................................................................130 4.4.3. Informe de Cheques Emitidos ............................................................................130 4.4.4. Impresión de Cheques .......................................................................................131 4.4.5. Mantención de Cheques ....................................................................................133 4.4.6. Conciliación Bancaria.........................................................................................135 4.4.7. Ingreso de Cartolas............................................................................................135 4.4.8. Pago Electrónico de Proveedores ......................................................................136

4.5. Activo Fijo ..................................................................................................................141 4.5.1. Introducción .......................................................................................................141 4.5.2. Ingresos.............................................................................................................142 4.5.3. Procesos............................................................................................................145 4.5.4. Informes ............................................................................................................149

4.6. Formulario 29 .............................................................................................................152 4.6.1. Ingresos.............................................................................................................152 4.6.2. Informes ............................................................................................................162 4.6.3. Procesos............................................................................................................163

4.7. Honorarios .................................................................................................................164 4.7.1. Ingresos.............................................................................................................164 4.7.2. Informes ............................................................................................................166 4.7.3. Procesos............................................................................................................171

5. Opciones Especiales ......................................................................................................173 5.1. Procesamiento Distribuido..........................................................................................173

5.1.1. Procesamiento Distribuido .................................................................................173 5.1.2. Exportación Arhivo de Intercambio .....................................................................174 5.1.3. Importación Archivo de Intercambio ...................................................................175 5.1.4. Renumeración de Voucher.................................................................................176

5.2. Importar y Exportar Archivos ......................................................................................176 5.2.1. Generación Archivos Compras y Ventas S.I.I. ....................................................176 5.2.2. Generación Archivo de Traspaso .......................................................................177 5.2.3. Captura Movtos.Compras y Ventas ....................................................................177 5.2.4. Captura Movtos.Compras y Ventas D.O.S..........................................................178 5.2.5. Captura Pago Proveedores ................................................................................179 5.2.6. Captura Pago de Clientes ..................................................................................179

4

5.2.7. Captura de Voucher ...........................................................................................180 5.3. Generación Formulario 3323 ......................................................................................180

5.3.1. Configuración.....................................................................................................180 5.3.2. Ingreso y Captura Declaraciones de IVA ............................................................182 5.3.3. Informe Anual de Ivas de Compra y Ventas........................................................183 5.3.4. Archivo Declaración Jurada Formulario 3323 .....................................................185

6. Anexos...........................................................................................................................186 6.1. Impresión en Modo Texto ...........................................................................................186

6.1.1. Impresión en Modo Texto...................................................................................186 6.2. Formatos de Archivos.................................................................................................187

6.2.1. Formato Archivo Compra/Venta .........................................................................187 6.2.2. Formato Archivo Voucher...................................................................................190

1. Presentación 1.1. Introducción El sistema Contabilidad ha sido diseñado e implementado para cubrir las diferentes necesidades de cualquier tipo de empresa ya sea desde el punto de vista computacional como contable. Uno de los principales objetivos es entregar información precisa, concisa y oportuna para la toma de decisiones. Para cumplir las diferentes necesidades y obtener una información oportuna, el sistema ha sido diseñado bajo las siguientes características:

• Sistema Multi-Empresa. • Módulo Compras/Ventas. • Análisis de Cuentas (Clientes, Proveedores, Otras) • Módulo Emisión de Cheques Computacionales. • Conciliación Bancaria. • Emisión de Informes Estados Finales. • Emisión Libros Oficiales.

5

• Bloqueo y Desbloqueo de mes. • Formulario 29 • Formulario 1879 (Honorarios)

2. Configuración del Sistema 2.1. Configuración Inicial Antes de comenzar a utilizar el sistema, se deben configurar los parámetros básicos que permitirán una operación más fluida. Esta configuración normalmente se realiza sólo la primera vez que se utilice el sistema, pudiendo volver a ella cada vez que sea necesario configurar un nuevo elemento. Los elementos que se debe configurar inicialmente son: • Usuarios• Perfiles• Ciudades• Comunas

En la mayoría de las pantallas de mantención de este sistema, se utiliza una barra de herramientas que permite manipular los registros de información. Para obtener información detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.

2.2. Barra de Herramientas La Barra de Herramientas en los formularios de ingreso y mantención de información, permite realizar las operaciones necesarias para manipular los registros de datos.

Cada uno de los botones que conforman esta barra de herramientas tienen asignado un identificador, por medio del cual se logra un acceso más directo a la acción asignada a cada uno de ellos. Este identificador esta representado por una letra y en combinación con la tecla Alt se accesa a la

acción del botón. El botón es el único que no se representa en combinación con la tecla Alt.

A continuación de describen las diferentes acciones asignadas a cada uno de los botones y su respectiva letra que lo identifica:

6

Inicio: Despliega el primer registro existente. Tecla Inicio.

Anterior: Despliega el registro anterior. Tecla Re.Pág.

Siguiente: Despliega el siguiente registro. Tecla Av.Pág.

Ultimo: Despliega el último registro existente. Tecla Fin.

Ayuda: Despliega la ayuda correspondiente al formulario en pantalla. Tecla F1.

Excel: Exporta datos en formato planilla de cálculo excel. Tecla X.

Nuevo: Limpia el formulario para ingresar un nuevo registro. Tecla N.

Grabar: Graba la información creada o modificada en el formulario. Tecla G.

Eliminar: Borra permanentemente el registro en pantalla. Esta acción no se puede deshacer. Tecla E.

Imprimir: Presenta en pantalla el informe con el contenido de todos los registros existentes, entregando la opción de imprimirlo. Tecla I.

Salir: Cierra el formulario en pantalla y vuelve al menú. Tecla Esc.

A continuación se definen algunas generalidades para el sistema, las cuales entregan al usuario una mayor fluidez en lo que respecta al ingreso de datos. Cada campo o etiqueta de dato que esta acompañada por un botón de Carga Masiva ,permitirá el acceso directo a este botón mediante la tecla F4, como también el acceso a los botones de Listas.

Carga Masiva: Despliega una lista con los elementos ya creados, permitiendo seleccionar el que se desee. Tecla F4.

Listas: Presenta la lista de posibles valores de asignación. Tecla F4. Además existen otros botones que representan distintas acciones dentro de los variados formularios que el sistema entrega para el ingreso de datos. Cada uno de estos botones en su ayuda emergente, entrega o informa al usuario la acción asignada a el y su respectiva combinación de teclas para su acceso directo. La ayuda emergente se visualiza cuando el usuario desplaza el puntero del mouse por encima del botón o campo de dato respectivo. También existen aquellos campos del tipo fecha, en los cuales por medio de la tecla F2 se accesa al calendario windows en el cual se puede seleccionar la fecha deseada para el ingreso del dato. Toda acción que sugiere salir de una ventana o cancelar una acción, la tecla Esc cumple esta función. También para aquellas ventanas en donde se entrega información a seleccionar, como son las cargas masivas, la tecla Intro o Enter es la tecla asignada para confirmar una selección.

7

2.3. Creación de Usuarios La Creación de Usuarios consiste en definir que personas tendrán acceso al sistema, asignándoles un Código de Usuario, Nombre y Contraseña (clave secreta). A este proceso se accede mediante la opción Usuarios del menú Archivo. La definición de usuarios forma parte de las Características de Seguridad del sistema, por lo que sólo podrán acceder a ella los usuarios con Atributo de Administrador. Los usuarios con Atributo de Administrador son aquellos que tienen como función principal la administración del sistema, por lo que tienen acceso sin restricciones a todas las opciones, tales como la creación de usuarios y eliminación de grandes grupos de información.

Siempre deberá existir al menos un usuario con atributo de administrador, lo que es verificado por el sistema antes de salir de la opción de mantención de usuarios. Para asignar o eliminar el atributo de administrador a un usuario basta con poner o quitar la marca en casilla de verificación de Usuario Administrador .

La creación de los usuarios sólo asegura que ellos tendrán acceso al sistema. Para permitirles el acceso a los datos de las empresas se debe asignar el usuario a la empresa en el proceso de Mantención de Empresas. módulo Acceso a Usuarios.

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

8

2.4. Creación de Perfiles La Creación de Perfiles consiste en definir las opciones del menú a las que tendrán acceso los distintos tipos de Usuarios.

Los perfiles permiten mantener una definición centralizada de las opciones a que accederán los usuarios, agrupándolos según sus funciones en el sistema, lo que evita tener que definir los accesos para cada usuario. A este proceso se accede mediante la opción Perfiles del menú Archivo.

La definición de perfiles forma parte de las Características de Seguridad del sistema, por lo que sólo podrán acceder a ella los usuarios con atributo de Administrador. Los perfiles se definirán según las características del tipo de usuario, el cual consisten en restringir el acceso a ciertos procesos en que el usuario no está autorizado a usar. Por ejemplo, si el usuario esta dedicado al ingreso de documentos de Compras y Ventas, se podrá crear un perfil permitiendo el acceso sólo a esa opción del menú. Al momento de crear un perfil, se le debe asignar un código y descripción para identificarlo, y se activará una lista con todas las opciones del sistema, agrupadas de acuerdo a la estructura del menú del sistema. Se podrá dar acceso a todas las opciones que se encuentran en un determinado menú o solamente a algunas opciones que se encuentran dentro de ella.

9

Para habilitar o deshabilitar el acceso a alguna opción, se debe dar doble click sobre ella, con lo que aparecerá o desaparecerá la marca de habilitación. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

2.5. Creación de Ciudades El proceso de Creación de Ciudades consiste en definir las ciudades que serán utilizadas en el sistema. A este proceso se accede mediante la opción Ciudades del menú Archivo. La definición de las ciudades es necesaria para la creación de otros tipos de información, tales como la creación de la empresa o la creación de sucursales. Al crear las ciudades, se les debe asígnar un Código y Descripción, e indicar la región a la que pertenece, la que se selecciona de la lista que aparece al presionar la flecha de dicho campo.

10


2.6. Creación de Comunas El proceso de Creación de Comunas consiste en definir las comunas que serán utilizadas en el sistema. A este proceso se accede mediante la opción Comunas del menú Archivo. La definición de las comunas es necesaria para la creación de otros tipos de información, tales como la creación de la empresa o la creación de sucursales. Al crear las comunas, se les debe asignar un Código y Descripción, e indicar la ciudad a la que pertenece, la que se selecciona de la lista que aparece al presionar la flecha de dicho campo.


11

2.7. Características de Seguridad Para asegurar la confidencialidad y seguridad de la información, el sistema implementa las siguientes Características de Seguridad: • Control de Usuarios

El Control de Usuarios restringe el acceso al sistema sólo a personas autorizadas. Todos los usuarios tienen acceso a la Mantención de Usuarios sólo para poder modificar su propia Contraseña. Sólo tienen acceso a crear, modificar o eliminar a otros usuarios, los usuarios con atributo de Administrador.

• Control de Acceso a las Empresas

El Control de Acceso a Empresas restringe el acceso a la información de la empresa, sólo a usuarios autorizados, considerando los accesos para Modificación y sólo Consulta, para lo cual, en la mantención de empresas se indica qué usuarios tendrán acceso a ella y si podrán modificar o sólo consultar la información.

• Control de Acceso al Menú

El Control de Acceso al Menú restringe el acceso a las opciones del menú sólo a usuarios autorizados para cada una de ellas. Para implementar este control, se definen perfiles de usuarios, que corresponden al conjunto de opciones del menú a las cuales tendrán acceso los usuarios con características comunes, tales como digitadores, administrativos, gerentes, etc.

3. Configuración de la Empresa 3.1. Creación de la Empresa 3.1.1. Creación de la Empresa El proceso de Creación de Empresas, perrmite ingresar al sistema los datos necesarios para efectuar el proceso contable. A este proceso se accede mediante la opción Empresas del menú Archivo.

Al crear la empresa, se le debe asignar un código que será utilizado por el sistema para

12

identificarla. La identificación de la empresa mediante el código permite crearla más de una vez con distinto código, lo cual será de utilidad en el caso de querer llevar más de una contabilidad para la misma empresa. La información que es necesario definir al crear la empresa, se divide en los siguientes grupos: • Identificación de la Empresa• Datos Tributarios• Datos Contables• Accesos a Usuarios• Procesamiento Distribuido

Antes de comenzar a utilizar la Empresa recién creada, se debe configurar los siguientes parámetros: • Creación de Plan de Cuentas• Creación de Centros de Resultados• Creación de Tipos de Documentos• Creación de Impuestos• Creación de Sucursales• Creación de Vendedores• Creación de Voucher Tipo

3.1.2. Datos de Identificación Los Datos de Identificación corresponden a la información general de la empresa, la que será utilizada por el sistema en la emisión de los diversos informes. Entre otros datos encontramos:

• Rut del contribuyente (empresa) • Razón social • Dirección • Teléfonos • Correo electrónico

13


3.1.3. Datos Tributarios Los datos de la empresa, relativos a su Actividad, Giro, Representante Legal y Contador se ingresan en la ficha Datos Tributarios. También se indica en esta ficha, si la empresa es una Empresa Constructora, lo que habilitará diversas opciones relativas a dicho tipo de empresas.

14


3.1.4. Datos Contables La ficha de Datos Contables contiene la información básica para el procesamiento de la contabilidad de la empresa. Debido a que esta información puede cambiar de un año a otro, para ingresar o modificar esta información es necesario seleccionar el año al que corresponden los datos. Si el usuario ingresa por primera vez al sistema, y no posee información alguna, el sistema permite digitar el año para así comenzar a crear la base de datos que tendrá la información contable de la empresa.

15

La información contenida en esta ficha se divide en: • Códigos de las cuentas principales

Se debe especificar los códigos que se utilizarán para las cuentas de los cuatro grupos principales, que son Activo, Pasivo, Pérdidas y Ganancias. Los códigos que se ingresen determinarán el primer dígito de todas las cuentas correspondientes a dicho grupo, y no podrá ser modificado una vez que se haya creado el plan de cuentas. El sistema asume la codificación estándar, es decir Activo=1, Pasivo=2, Pérdidas=3 y Ganancias=4.

• Estructura del código de cuenta

Le estructura del código de cuenta especifica el largo máximo que podrá tener el código de las cuentas que se creen en el Plan de Cuentas, así como los niveles o agrupaciones de cuentas para los efectos de generar información agrupada por conceptos contables. De acuerdo a la cantidad de niveles que se especifique, el sistema solicitará que se indique cuantos dígitos tendrá cada uno de dichos niveles. El largo máximo del código de cuenta es de diez (10) dígitos, por lo que la suma de la cantidad de dígitos en cada nivel definido no podrá ser mayor que diez.

• Validación de pago de documentos

El tipo de validación de pago de documentos permite verificar la existencia del documento que se cancelará mediante un movimiento de voucher.

16

La Validación Total impide la cancelación de un documento que no se encuentre registrado, por lo que debe existir para cancelarlo. La Validación Parcial, le informará que el documento a cancelar no se encuentra, pero dará un mensaje si desea continuar, por lo que el sistema busca en años anteriores, si el documento no existe, de todas formas permite grabar el movimiento. La opción Sin Validación provocará que el sistema no verifique la existencia del documento a cancelar, permitiéndole cancelar cualquier documento independiente de que se encuentre o no registrado en el sistema.

• Sistema de numeración de vouchers De acuerdo a la normativa vigente, los vouchers contables deben ser numerados de 1 a infinito durante todo el tiempo que dure la empresa, por lo que la numeración de vouchers debe ser correlativa independiente del año o mes que se procese. Para una mayor flexibilidad, el sistema da la posibilidad de tener uno de tres tipos de numeración de vouchers: Correlativo Histórico corresponde a la numeración correlativa por todos los años que dure la empresa, sistema que se debe emplear, de acuerdo a la normativa vigente. Correlativo Anual permite comenzar cada año con una nueva numeración, permitiendo incluso el utilizar la misma numeración de años anteriores. Correlativo Mensual permite comenzar cada mes con una nueva numeración, permitiendo incluso el utilizar la misma numeración de meses anteriores. La información relativa al sistema de numeración de vouchers es utilizada exclusivamente para validar el número de los nuevos vouchers que se ingresen, y en ningún caso significa una restricción al uso de uno u otro sistema, lo cual es de exclusiva responsabilidad del usuario.

• Impresión de cheques

El sistema permite la generación de los cheques de pago, los cuales se imprimen directamente sobre el formulario de cheques provisto por el banco en que la empresa mantenga una cuenta corriente. Debido a que para la generación de los cheques se requiere solicitar información adicional en el ingreso de los vouchers, se debe indicar si la empresa emitirá cheques a través del sistema, para que, en el caso de no emitirlos, el sistema no solicite la información adicional.

• Código de Sucursal

Siempre se debe configurar un Código de Sucursal, aunque la empresa no tenga sucursales. Si la empresa no tiene sucursales, se deberá configurar como sucursal la Casa Matriz. El sistema permitirá no asignar una sucursal en este campo, pero no permitirá el ingreso de movimientos hasta que se regularice dicha situación, con el objeto de que el usuario pueda abandonar temporalmente el proceso para crear las sucursales en la Creación de Sucursales.

• Procesamiento Distribuido

17

El procesamiento distribuido permite consolidar en el sistema Contabilidad instalado en la casa matriz de la empresa, la información ingresada en los sistemas Contabilidad instalados en las sucursales. Si la empresa utilizará procesamiento distribuido, se debe indicar si este sistema corresponde al de la casa matriz o a una sucursal. Se deberá configurar SOLO UN SISTEMA como casa matriz.

Independiente de si se utilizará o no procesamiento distribuido, se debe indicar la sucursal o casa matriz en que operará el sistema. Para mayor información relativa al procesamiento distribuido, vea al tema Procesamiento Distribuido.


3.1.5. Datos Electrónicos El tabulador relativo a Libros Contables Electrónicos (LCE), permite establecer:

• Ambiente en el que se generarán los libros mencionados: Certificación (Prueba) o Producción (Oficial)

• Url del portal web donde se encuentra la aplicación que permite generar electrónicamente los

LCE a partir de los datos que se informen desde el sistema Contabilidad Windows LCE. (Esta es proporcionada por Transtecnia)

Pago Electronico Proveedores: Institucion Bancaria:Se debe ingresar el codigo del Banco con el cual se efectuara el pago electronico a los proveedores, previa creacion en Archivo/Bancos. Numero Convenio: Se debe registra el numero de convenio con el banco para el pago de proveedores.

18

I


3.1.6. Acceso a Usuarios La ficha de Acceso a Usuarios permite indicar qué usuarios y con qué restricciones tendrán acceso a la información de esta empresa. Es requisito haber creado los Usuarios y Perfiles de Acceso, antes de poder ingresar la información en esta ficha. El Acceso a Usuarios forma parte de las Características de Seguridad del sistema, por lo que sólo podrán acceder a ella los usuarios con atributo de Administrador. La asignación de acceso se realiza por grupos de usuarios que compartan las mismas atribuciones y funciones en la empresa, a las cuales se les asigna las opciones de menú a que tendrán acceso, en la Creación de Perfiles de Acceso.

Para asignar los accesos a los usuarios, se debe seleccionar el perfil en la lista desplegable .

19

Debajo del perfil seleccionado, aparece la lista de todos los usuarios definidos en el sistema, a excepción de aquellos con Atributo de Administrador debido a que ellos tienen acceso total al sistema y no se verán afectados por restricciones de seguridad. En la lista de usuarios se debe marcar en la columna Acceso a aquellos usuarios que tendrán acceso a la empresa, con el perfil seleccionado. Al marcar la columna Acceso, se garantiza que el usuario podrá acceder a la información de la empresa, pero no podrá ingresar, modificar, ni eliminar información. Para habilitar al usuario de tal modo que pueda ingresar, modificar o eliminar información, se debe marcar la columna Modifi. E.

Una vez marcados los usuarios que tendrán acceso con el perfil seleccionado, se debe grabar la

información con el botón Grabar que se encuentra al costado derecho del formulario. La grabación de la información debe ser realizada antes de seleccionar un nuevo perfil o cambiarse de ficha, porque de lo contrario, la información ingresada se perderá.


20

3.2. Archivo 3.2.1. Selección de la Empresa La Selección de la Empresa consiste en indicarle al sistema, con que empresa y en que Período se trabajará. Para seleccionar la empresa, se presiona la flecha de lista desplegable que aparece en el primer recuadro bajo el menú, con lo que se desplegará la lista que sólo contiene las empresas a las que el usuario tiene acceso. Luego de seleccionar la empresa, se debe seleccionar el año de proceso en el recuadro siguiente, el que desplegará sólo los años para los cuales se ha definido Datos Contables en la Creación de la Empresa.

Por último, luego de seleccionar la empresa y el año, se debe indicar el mes en que se trabajará, seleccionándolo de la lista del tercer recuadro.

21

3.2.2. Creación Sucursales El proceso de Creación de Sucursales permite definir las Sucursales manejadas por la empresa. A este proceso se accede mediante la opción Sucursales del menú Archivo.

Al crear las Sucursales se debe asignar Código y Descripción.

Toda empresa debe tener al menos una sucursal, la Casa Matriz, a efecto de configurarla en la ficha Datos Contables de la Creación de la Empresa.

La definición de Sucursales es utilizada por el módulo de Compra/Venta y el Procesamiento Distribuido.


3.2.3. Mantención Clientes y Proveedores El proceso de Mantención de Clientes y Proveedores permite ingresar los datos de cliente o proveedor, ya sea nacional ó extranjero, datos que serán necesarios en el ingreso de movimientos de compras ventas, voucher y otros. A este proceso se accede mediante la opción Clientes/Proveedor del menú Archivo.

22

Los datos que deben ser ingresados son los siguientes: • RUT, el que puede ser: Nacional, que consta de un RUT numérico y un dígito Verificador, o

Extranjero, que acepta caracteres. • Nombre, corresponde al nombre del cliente/proveedor • Giro Empresa • Dirección • Ciudad y Comuna, que deben ser seleccionados a través de un ítem de selección. • Teléfono y Fax. • E-Mail. Los datos de Pago Proveedores Banco Santander, son específicos del cliente y son necesarios para informarlos en el Archivo que se envía al Banco para pago de Proveedores.

Criterios de Impresión

Da la posibilidad de Filtrar los datos que desea imprimir.

23

Esta opcion permite identificar el medio de pago por el cual se va a cancelar al proveedor a traves de la opcion Bancos/Pago electronico de Proveedores.

24


3.2.4. Creación Plan de Cuentas El proceso de Creación del Plan de Cuentas tiene por objetivo definir las cuentas contables que serán utilizadas en la contabilidad. A este proceso se accede mediante la opción Plan de Cuentas del menú Archivo.

25

El formulario de mantención del plan de cuentas se divide en tres áreas: • Identificación de la cuenta

En la primera línea del formulario se debe ingresar el Código de Cuenta que se desea crear. El código de la cuenta debe estar acorde con el formato del código de cuenta establecido en la ficha Datos Contables de la Creación de la Empresa.

A continuación del código, se ingresa la Descripción de la Cuenta, que corresponde al Nombre de la Cuenta. Luego de la descripción se ingresa el Correlativo de la Cuenta, el que es asignado por el sistema a las cuentas imputables, y puede ser modificado por el usuario. El correlativo de la cuenta tiene un largo máximo de tres dígitos numéricos y permite identificarla sin tener que ingresar el código o buscar en la carga masiva. La Clasificación de la Cuenta permite confeccionar el Balance Clasificado, y sólo se puede asignar una clasificación que haya sido previamente creada en la Mantención de Clasificaciones, a la que se accede mediante la opción Clasificaciones del menú Archivo.

• Características de la cuentaAl costado derecho del formulario aparecen las distintas Características de la Cuenta, las que se deben configurar de acuerdo al tipo de cuenta que se esté creando: Imputable: Indica que la cuenta pertenece al último nivel del grupo, por lo que no tendrá sub cuentas y recibirá movimientos. Las cuentas de título, es decir aquellas que tienen sub cuentas,

26

se deben definir como No Imputables para que el sistema permita definir las sub cuentas. Todas las cuentas que recibirán movimientos deben definirse como Imputables. Habilitada: Indica que la cuenta puede recibir movimientos. Este atributo sólo es significativo en las cuentas Imputables. Se puede deshabilitar una cuenta para impedir que se realicen posteriores movimientos a ella. Centro de Resultado: Indica que la cuenta manejará centros de resultado, por lo que los movimientos asociados a ella deberán especificar un Centro de Resultado. Este atributo sólo es válido en las cuentas imputables. Código del Centro de Resultado: En las cuentas en que se haya indicado que manejarán centros de resultado, se podrá indicar el código del centro de resultado asociado a ella. Si la cuenta recibirá movimientos de múltiples centros de resultado, se debe dejar este campo en blanco para que el sistema solicite el código del centro de resultado al momento de realizar un movimiento que la afecte. Destacado: Este atributo, sólo significativo en las cuentas de título, indica que la cuenta debe aparecer destacada (en negritas) en los informes. Conciliación Bancaria: Indica que la cuenta corresponde a una cuenta de banco. Sólo podrán tener este atributo las cuentas imputables del activo circulante. Este atributo es incompatible con el atributo de análisis. Análisis: Indica que se deberá llevar el registro del análisis de la cuenta, el cual puede llevar o no control por rut. Se debe seleccionar el tipo de análisis a controlar. Este atributo no se le puede asignar a las cuentas de banco, es decir, aquellas con conciliación bancaria. Grupo de Cuentas: Este atributo permite asociar la cuenta a alguno de los grupos definidos, a efecto de emitir los Informes Financieros.

Cuenta Capital: Indica si la cuenta forma parte de la Determinación del Capital Propio.

Cheque: Con un doble click permite seleccionar el formato de cheques a imprimir, en las cuentas de banco (con conciliación bancaria).

• Plan de cuentasEn el costado izquierdo del formulario se presenta la estructura del plan de cuentas en forma de árbol, permitiendo conocer la composición de los grupos de cuentas y su dependencia. Al seleccionar una cuenta con un click, se presentarán sus características en el formulario. Para modificar una cuenta, se selecciona en el árbol y se modifican sus características, luego de lo cual se debe grabar los cambios.

27

Para eliminar una cuenta, ésta se selecciona en el árbol y se presiona el botón eliminar


3.2.5. Creación Centros de Resultados El proceso de creación de Centros de Resultado permite definir los diferentes centros de resultado que se manejarán en la contabilidad de la empresa. A este proceso se accede mediante la opción Centros de Resultado del menú Archivo.

Los Centros de Resultado manejados por el sistema, son equivalentes a los tradicionales Centros de Costo en el sentido que reflejarán los Gastos asociados a determinadas áreas de la empresa, pero a diferencia de ellos, además son capaces de reportar información relativa a los Ingresos. Al crear un Centro de Resultado se le debe asignar un Código y una descripción.

Si lo desea, podrá importar los Centros de Resultado creados en otra Empresa del Sistema. - Para esto haga click en el cuadro

- Seleccione la Empresa y Año, desde los cuales desea importar Centros de Resultado

28

- Seleccione el o los Centros de Resultado que desee importar.

- Grabe los datos

29


3.2.6. Creación Vendedores El proceso de Creación de Vendedores permite definir los diferentes vendedores que va a manejar la empresa. A este proceso se accede mediante la opción Vendedores del menú Archivo.

La definición de Vendedores permite asignarlos en los documentos de Compra/Venta, con lo cual el sistema llevará un control de todos los documentos por cobrar, con lo cual se podrán emitir informes y estadísticas de cobranzas por vendedor a través del módulo de Cobranzas. La definición de Vendedores es utilizada por los módulos de Compra/Venta y Cobranzas.

30


3.2.7. Creación Impuestos El proceso de Creación de Impuestos permite definir los diferentes tipos de impuestos que va a utilizar la empresa. A este proceso se accede mediante la opción Impuestos del menú Archivo.

Al crear los Tipos de Impuestos, se les debe asignar Código, Descripción, Tasa, Tratamiento y Cuentas asociadas. Los Tipos de Impuestos son utilizados por el módulo de Compra/Venta. Debido a que el usuario asigna el Código y Descripción, para que el sistema aplique el tratamiento adecuado a cada impuesto, se debe especificar su Tratamiento. El Tratamiento que se asigne al impuesto le indicará al sistema el tratamiento contable que se le debe dar. Será necesario identificar las cuentas ya sean de débitos o cuentas de créditos para efectos de la generación del voucher de centralización del módulo de Compra/Venta.

31


3.2.8. Configuración Compras y Ventas El proceso de configuración de compras y ventas permitirá la identificación de las cuentas que se utilizarán para la Centralización de Compras y Ventas, o traspaso de los libros de compras y ventas a la contabilidad. Para esto el sistema permitirá generar los voucher con las centralizaciones tanto de compras como de ventas.

32

Será necesario identificar la cuenta de clientes para centralizar los movimientos de ventas, la cuenta de proveedores para las compras y la cuenta boletas para los movimientos de ventas con boletas. Desglose Tributario: - Será necesario incorporar tanto las cuentas de Iva recuperable ( Iva Uso Común e Iva Activo Fijo ) como las cuentas de Iva No Recuperables ( Operaciones no grabadas, Fuera de Plazo, Gasto Rechazado y Entrega Gratuita).

33

Si se manejan varias cuentas de clientes o proveedores, para centralizar los movimientos, se deberá configurar la cuenta de título que las agrupa. Como la cuenta título no es imputable, es decir, no recibe movimientos, al ingresar un documento el sistema mostrará una lista con todas la cuentas imputables que pertenezcan a la cuenta de configuración, en la cual se deberá seleccionar la que corresponda. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

3.2.9. Configuración Estados de Resultados El proceso de Configuración del Estado de Resultados permite especificar las Cuentas que serán reportadas en las diferentes líneas del Estado de Resultado. A este proceso se accede mediante la opción Estado Resultado del menú Archivo.

34

35


3.2.10. Clasificación Balance El proceso de Mantención de Clasificaciones permite definir Clasificaciones de Cuentas Contables según necesidaddel usuario. Estas serán utilizadas en la definición de cuentas contables. A este proceso se accede mediante la opción Clasificación Balance del menú Archivo.

36

Este ingreso, consta de dos tipos de información: • Código de Clasificación, el que debe ser numérico, de largo 3. • Descripción de la clasificación, de largo 20 caracteres. Inicialmente el sistema considera las siguientes Clasificaciones:

000 - Sin Clasificación 100 - Activo Circulante 200 - Activo Fijo 300 - Otros Activos 400 - Pasivo Circulante 500 - Pasivo Largo Plazo 600 - Patrimonio 700 - Resultado


3.2.11. Indices de Proporción Esta opción permite establecer el Factor de Proporción que se aplica al IVA de Uso Común y calcular el valor total del crédito a recuperar por compras efectuadas. Es aplicable solo a las empresas que manifiestan movimientos de ventas afectas y exentas de IVA. El factor a informar debe estar comprendido entre 1 y 99,99. A este proceso se accede mediante la opción Indices de Proporción del menú Archivo.

• Se debe indicar un valor para cada periodo tributario.

37


3.2.12. U.T.M Factor de Actualización Esta opción permitirá el ingreso de los valores de UTM (Unidad Tributaria Mensual) de Enero a Diciembre. Este valor será considerado por el Libro Compras para la transformación de los Remanente de Crédito Fiscal de Pesos ($) a UTM.

38


3.2.13. Remanente de crédito fiscal La idea de este módulo es que el usuario pueda ingresar, cambiar y/o visualizar los montos respectivos al remanente de crédito fiscal para cada mes. El sistema en sí, dará opción de almacenar el monto de remanente de crédito fiscal en forma automática al momento de la impresión del informe "Resumen de IVA Consolidado", de lo contrario, para un correcto cálculo del remanente, será responsabilidad del usuario el informarlo en este módulo.

39


3.2.14. Creación Voucher Tipo El proceso de Creación de Voucher Tipo permite definir formatos de vouchers, los cuales podrán ser importados durante el Ingreso de Voucher.

A este proceso se accede mediante la opción Voucher Tipo del menú Archivo.

Al ser importados en el Ingreso de Voucher, los Voucher Tipos asignarán las cuentas predefinidas, lo que evitará el ingreso de estas partidas en vouchers que son generados habitualmente, además de servir de recordatorio de las partidas que se deben incluir. Al crear un nuevo Voucher Tipo se debe asignar un Número y Descripción para identificarlo, y el tipo del voucher que generará: Ingreso, Egreso o Traspaso.

40


3.2.15. Creación Tipos de Documentos El proceso de creación de Tipos de Documentos permite definir los diferentes tipos de documentos que maneja la empresa. A este proceso se accede mediante la opción Tipos de Documento del menú Archivo.

Al crear los Tipos de Documentos, se les debe asignar Código, Descripción y Tipo. Los Tipos de Documentos son utilizados por el módulo de Compra/Venta. Debido a que el usuario asigna el Código y Descripción, para que el sistema aplique el tratamiento adecuado a cada documento, se debe especificar su tipo. El Tipo que se asigne al documento le indicará al sistema el tratamiento contable que se le debe dar.

41

Si lo desea, podrá importar los Tipos de Documentos creados en otra Empresa del Sistema. - Para esto haga click en el cuadro

- Seleccione la Empresa desde la cual desea importar Tipos de Documento

- Seleccione el o los Tipos de Documento que desee importar.

- Grabe los datos

42


3.2.16. Generador de Cheques 3.2.16.1. Introducción al Generador de Cheques El "Generador de Cheques" es un módulo de diseño en el cual cada Usuario o Empresa podrá confeccionar un tipo de cheque que se adecue al formato que usted utiliza con su banco, en esta opción se han incorporado las tecnologías de Drag & Drop y WYSIWYG que permiten una mayor flexibilidad para el diseño de documentos.

Una vez que se haya accedido a la opción de Definición de Cheques del menú Archivo en el sistema, entonces, aparecerá la siguiente pantalla:

43

Una vez estando aquí usted esta listo para diseñar.

NOTA: Usted puede limpiar el lienzo las veces que desee presionando el botón

de la barra superior en la ventana de diseño (Esto quitará todos las etiquetas).

3.2.16.2. Ajustando el Lienzo Una vez que se ingresa al "Generador de cheques" debe determinar cuál es el tamaño de la superficie en la que se va a definir el cheque para esto debe presionar el botón de la barra superior en la ventana de diseño. Al presionarlo aparecerá la siguiente ventana:

En el primer recuadro se especifica el ancho del lienzo, cabe mencionar que estas medidas están expresadas en pixeles, en el segundo recuadro se debe especificar el alto del lienzo.

Una vez que se han establecido las medidas sólo se debe presionar el botón Aplicar y los cambios se realizarán en el lienzo.

44

3.2.16.3. Insertando las Etiquetas Una vez establecida el área del lienzo deberá poner las etiquetas correspondientes a la cantidad de información que usted desee en el documento. Estas etiquetas se obtienen al presionar el botón

de la barra superior en la ventana de diseño.

Al presionar este botón aparecerá en el lienzo una etiqueta similar a esta:

Esta etiqueta puede configurarla de acuerdo a sus requerimientos y puede posicionarla en cualquier parte del lienzo que desee tan solo con pincharla y arrastrarla donde la desea.

3.2.16.4. Configurando las Etiquetas Una vez que se tienen las etiquetas puestas usted podrá configurar cada una de ellas para los

propósitos necesarios, esto se puede realizar mediante el botón de la barra superior en la ventana de diseño o presionando la tecla F4 del teclado.

Al presionarlo aparecerá la siguiente ventana.

En esta ventana puede seleccionar cada una de las etiquetas por medio de la lista desplegable que

45

se encuentra en el extremo superior:

También puede quitar las etiquetas no deseadas seleccionándolas y presionando el botón que se encuentra a la derecha de la lista desplegable:

En la lista de propiedades se encuentran las siguientes:

Texto: Establece el texto que aparecerá en la etiqueta al momento de imprimir, cabe mencionar que si la etiqueta tiene algún campo de datos asociado, entonces, al imprimir el texto de la etiqueta será modificado. Ajustar: Tiene dos valores "True" y "False" que indican si la etiqueta se auto ajustará al texto que se inserte en ella. Relación: Aquí se encuentra una lista de datos que se encuentran guardados para el cheque que usted selecciono imprimir. Al seleccionar algún de los item de esta lista la etiqueta quedará ligada a ese dato y al momento de imprimir ese dato ocupará su lugar. Superior: Indica la distancia que hay desde la etiqueta hasta la parte superior del lienzo. Izquierda: Indica la distancia que hay desde la etiqueta hasta el borde izquierdo del lienzo. Fuente: Permite seleccionar el tipo de letra, su tamaño y propiedades como "Negrita", "Cursiva", etc. Avanza: Indica si la etiqueta indica un salto de registro para el caso que existan más de un cheque por hoja. Posición: Indica el orden de las etiquetas que se encuentran en el lienzo.

3.2.16.5. Guardas el Modelo Si usted ha diseñado ya parte de su documento, entonces, debe guardarlo. Para esto debe

presionar el botón de la barra superior en la ventana de diseño.

46

Una vez que haya presionado este botón aparecerá esta ventana:

En esta ventana debe anotar un código representativo para el documento y una descripción para el mismo. Hecho esto sólo debe presionar "Guardar" y su documento se encontrará seguro.

3.2.16.6. Abrir y Eliminar un Modelo Guardado Si ya tiene un documento guardado, entonces usted puede abrirlo nuevamente para realizar

cambios o tan solo verlo. Para hacer esto tiene que presionar el botón de la barra superior en la ventana de diseño.

Al presionarlo aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana aparece la lista de documentos que se han creado. Y para abir el documento sólo debe hacer doble click sobre el nombre del documento o presionar el botón Selecciona del costado derecho de la ventana.

47

NOTA: Si desea eliminar un documento completo, entonces, solo debe presionar el botón elimina del costado derecho de la ventana.

4. Operacion 4.1. Ingreso de Información 4.1.1. Ingreso de Información Puesto en funcionamiento el sistema, existen procesos que se utilizarán en forma normal. Para poder ingresar información, primero se debe Seleccionar la Empresa y el período en que se trabajará. Los procesos que se utilizarán en forma normal son los siguientes: • Ingreso de Voucher• Compras Ventas• Boletas de Ventas• Detalle de Inventario• Ingreso de Cheques• Ingreso de Cartolas Bancarias• Ingreso de Control de Timbraje

4.1.2. Ingreso de Voucher El proceso de Ingreso de Voucher permite registrar los comprobantes contables o vouchers. A partir de la información ingresada en este proceso se generarán los informes finales de la contabilidad como son el Balance de 8 Columnas, Balance Clasificado, etc,. A este proceso se accede mediante la opción Vouchers del menú Movimientos.

48

La primera información que se debe ingresar es la identificación del voucher, indicando Número del voucher, Día al cual corresponde la información, Tipo de voucher y la glosa general, el sistema permite sugerir al cliente un número de voucher, en el botón Sugerir Nº de Voucher.

También existe la posibilidad de importar la estructura del voucher, mediante el botón Voucher Tipo que se encuentra al final del formulario, desde los Voucher Tipo previamente definidos. A continuación se debe ingresar el detalle de las cuentas contables a registrar en el comprobante. Dependiendo del atributo de la cuenta, el sistema podrá solicitar información adicional: • Cuentas con Análisis

Al registrar una cuenta que tenga definido el atributo de análisis, se deberá registrar obligatoriamente el tipo y número del documento asociado, y el Rut asociado si el atributo de análisis se definió con control por rut.

• Cuentas con Conciliación Bancaria

Será necesario indicar el número de cheque ya que es relevante para obtener el informe de conciliación bancaria.

• Cuentas con Centros de Resultados

Será necesario indicar el centro de resultado ya que es relevante para obtener los informes de

49

estados de resultados. Al ingresar las cuentas, y dependiendo del tipo, se podrá ingresar información tributaria que permitirá llevar el control de las partidas que inciden en la determinación de la renta líquida imponible. • Para las cuentas de Activo o Gasto se podrá definir si el movimiento corresponde a un Gasto

Rechazado Pagado o un Gasto Rechazado Adeudado o Provisionado. • Para las cuentas de utilidad se podrá definir si el movimiento corresponde a un Ingreso no Renta

o una Renta Exenta. • Además, se podrán marcar las compras de Activo Fijo para la emisión de informes con respecto

a la adquisiciones del período. A partir de esta característica se podrán emitir los informes tributarios como: • Compras Activo Fijo• Rentas Exentas• Ingresos no Rentas• Gastos Rechazados Pagados • Gastos Rechazados Adeudados o Provisionados

Los voucher de tipo Egreso tendrán la opción de ser incluido para el proceso de Emisión de Cheques.


4.1.3. Ingreso de Compras y Ventas El proceso de Ingreso de Compras y Ventas permite registrar los documentos utilizados en la operación comercial de la empresa, para posteriormente emitir los libros de compras y ventas. Si se trabaja con sucursales, estos informes podrán ser emitidos en forma independiente por las diferentes sucursales definidas. A este proceso se accede mediante la opción Compra/Venta del menú Movimientos.

Una vez ingresados los documentos, será posible traspasar el libro de compras y ventas a la contabilidad en forma automática a través de un voucher generado por el proceso de Centralización de Compra/Venta.

Para realizar el proceso de centralización se deberá configurar las cuentas que se van a ocupar para la centralización de compras y ventas.

50

En el ingreso de Compras y Ventas se debe identificar el documento mediante el Tipo de Documento, Número, Rut del Cliente o Proveedor, Fecha de vencimiento, Correlativo (para movimientos de compra), Fecha de emisión del documento y el Monto del documento. Las cargas masivas de documentos se podrán aplicar con Filtros tanto por Tipo de Movimiento como por Tipo de Documento. En los movimientos de venta se podrán ingresar Facturas afectas, Facturas exentas, Facturas de exportación, Notas de débito, Notas de crédito y Facturas de ventas de terceros.

En los movimientos de compra se podrán ingresar Facturas afectas, Facturas exentas, Facturas de importación, Notas de débito, Notas de crédito y Facturas de compra propias. A continuación se identificarán los impuestos y sus respectivos montos que están asociados al documento. Se podrán definir impuestos de Iva, impuesto Iva Retenido, impuestos de Iva Anticipado, etc. Para los documentos de ventas se podrá indicar el vendedor que generó la venta lo que permitirá posteriormente emitir informes de cobranza por vendedor. Se podrá ingresar un Glosa general la cual será trasladada en forma automática a la Glosa correspondiente a la Línea de Detalle en la Contra Cuenta. Campo de la glosa queda habilitada

51

para ser modificado por el usuario.

El ingreso de los correlativos para los documentos de compra estará de acuerdo al criterio usado o indicado en el Mantenedor de Empresas (Ver Criterio). Por último, se definen las cuentas de cargo para los documentos de compra, y de abono para los documentos de venta. El sistema también permite ingresar el pago de la Factura, mediante la etiqueta Pago Inmediato,esto es mas que nada para hacer más fácil el ingreso de una Factura de Compra/Venta y no tener que ingresar el pago en otro módulo. Se debe señalar que la suma de los montos de las contracuentas deberá ser igual al monto neto del documento. Etiqueta Desglose Tributario:

Se enciende solo en los documentos de compra y cuando existe monto afecto. En ella el usuario puede indicar los montos parciales en que se divide el crédito involucrado en el documento. Estos montos podrán ser capturados posteriormente por el formulario 29 de Transtecnia. Si el documento de compra que se esta ingresando tiene características de fuera de plazo, automáticamente será traspasado todo el crédito a "Factura Fuera de Plazo" en los Items asignados a "IVA no Recuperable", de lo contrario el usuario podrá o no ingresar datos para los

52

Ivas de uso común y activo fijo, como para los "Iva No Recuperables". Se valida que el total ingresado en esta etiqueta no sea mayor que el crédito. Nota: Una vez efectuada la Centralización de Pago Inmediato, sistema no permitirá efectuar ninguna modificación a los documentos centralizados, arrojará el siguiente mensaje de advertencia. Por lo tanto cualquier cambio al documento, primero se deberá eliminar el voucher de Centralización de Pago Inmediato.


4.1.4. Ingreso de Boletas de Ventas El proceso de Ingreso de Boletas de Venta permite registrar las boletas de venta emitidas por la empresa, para la obtención del Libro de Boletas de Venta. A este proceso se accede mediante la opción Boletas del menú Movimientos.

Se podrán ingresar boletas con Serie, Sin Serie y de Rollos.

53


4.1.5. Ingreso de Detalle de Inventario Este proceso permite ingresar el detalle de todas las cuentas que necesariamente ameriten de un detalle. (Ej. Cuenta Mercadería). El detalle de la cuenta ingresada debe corresponder al saldo del libro mayor de la contabilidad. Las cuentas que poseen atributo de análisis no será necesario ingresarlas, debido a que cuando se emita el libro de Inventario y Balance, el sistema traspasará en forma detallada toda la informacion, Para las cuentas que no posean atributo de análisis y no se hayan detallado en este proceso, al emitir el Libro de Inventario y Balance, el sistema traspasará el saldo del libro mayor.

54


4.1.6. Pago Clientes/Proveedores Este proceso tiene por objetivo cancelar varios documentos de un mismo cliente y/o proveedor. Se deberá asignar un numero de voucher, día, tipo y glosa general para poder registrar el pago a la contabilidad. Una vez ingresada la información se habilitarán los datos relacionados con las cuentas contables involucradas. En el caso de seleccionar pago de proveedores, se habilitarán los textos para las cuentas de proveedores y la cuenta de pago. En el caso de seleccionar pago de clientes, se habilitarán los textos para las cuentas de clientes y la cuenta de ingreso. Las cuentas de clientes y/o proveedores deberán tener atributo de análisis con control por rut. Luego de ingresadas las cuentas contables se habilitarán los datos del cliente y/o proveedor, el cual una vez ingresados y por medio del botón buscar se emitirán todos aquellos documentos pendientes de cancelación. Para poder cancelar un documento se deberá marcar el documento y luego se podrá asignar un monto por el pago o el abono.

55


4.2. Procesos 4.2.1. Apertura Automática Este proceso permitirá traspasar todos los saldos de las cuentas de activo y pasivo al año siguiente, dejando la diferencia en una cuenta de resultado ya sea de pérdida o ganancia, según situacion de la empresa.

56

Esta información es traspasada en un voucher de apertura. El sistema solicitará la cuenta de utilidad o pérdida, según resultado de la empresa y el número de voucher donde dejará los saldos de las cuentas de activo y pasivo.


4.2.2. Indicación del Voucher de Apertura Este formulario permite al usuario generar el voucher de apertura la primera vez que entra al sistema, es decir basta con indicar el mes que se encuentra el voucher y el número que corresponde. Esto facilita los procesos de contabilidad del sistema. A diferencia del resto de los años, solo con generar la apertura automática del ejercicio, el sistema entregará el voucher de apertura.


57

4.2.3. Actualización Este proceso permitirá actualizar los saldos de todas cuentas y los centros de resultados de aquellas cuentas que tengan definido dicho atributo. El sistema mantiene actualizados los saldos de cuentas a medida que se ingresan movimientos, por lo que sólo será necesario realizar este proceso de actualización en el caso que dichos saldos generen valores erroneos en los informes, producto de cortes de energía eléctrica, variaciones de voltaje, etc. La actualización podrá realizarse por mes o por año. Si la actualización es por mes, se actualizarán los saldos de todas las cuentas, del mes en que se encuentre posicionado. Si la actualización es por año, se actualizarán los saldos de todas las cuentas, en el año que se encuentre seleccionado, independiente del mes que se encuentre trabajando.


4.2.4. Eliminar Períodos El proceso de Eliminación de Períodos permite eliminar toda la información de algún período seleccionado. El período a eliminar deberá ser distinto al período de trabajo. Por lo tanto, si dentro de la lista no figura el período que se desea eliminar, es debido a que no se puede eliminar el período en el cual se está trabajando. Se recomienda generar un respaldo de la información, debido a que una vez eliminado el período, no se podrá recuperar la información eliminada.

58

4.2.5. Centralización Compras/Ventas El objetivo de la Centralización de Compras y Ventas es la creación de los vouchers de centralización de Compras y de Ventas, a través de los cuales se contabilizará la información de los respectivos libros auxiliares, considerando los montos de las cuentas que se ingresaron en las facturas, del periodo especificado. Una vez realizado el proceso de centralización, el sistema solicita grabar esta información en un Voucher de Traspaso, solo si los saldos del Debe y Haber están cuadrados. A este proceso se accede mediante la opción Centralización Compras/Ventas del menú Procesos.

Los datos necesarios para ejecutar el proceso de centralización de compras/ventas son los

59

siguientes: • Empresa, año y mes de proceso. • Seleccionar un tipo de centralización , ya sea por Ventas o Compras. • Verificar que dicho tipo de centralización no se haya realizado. Si se ha realizado la

centralización previamente, se deberá eliminar dicho voucher antes de volver a centralizar. • El sistema propone el número de voucher a crear con la centralización, determinado en base al

último voucher ingresado, el cual debe ser confirmado o corregido por el usuario. • Deben estar configuradas las cuentas de clientes o proveedores (según tipo de centralización) y

la cuenta de Boletas de Ventas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.6. Centralización de Pagos El proceso de Centralización de Pagos permite generar un voucher con todos los documentos de Compra/Venta que poseen pago inmediato. El usuario puede entrar a esta opción por el menú Procesos / Centralización de Pagos.

El sistema solicita la selección de los documentos que se desean centralizar. (Compra o Venta), además del rango de días del mes donde se generaron dichos documentos.

: Por medio de este botón el sistema muestra la cantidad de documentos de compra o venta que existen en el sistema y que se centralizarán. en el caso que el sistema encuentre algún documento, se habilitará el botón de Procesar.

: Este botón permite realizar el proceso de Centralización de Pagos.

60


4.2.7. Bloqueo y Desbloqueo de Mes Este proceso permitirá el bloqueo y desbloqueo de mes. Para activar o desactivar el bloqueo, deberá hacer click en la casilla del mes y posteriormente grabar para que se actualice la información. Si el mes se encuentra bloqueado, el sistema no permitirá que se registre información. Si se desea ingresar información a un mes que se encuentra bloqueado, se deberá desbloquear el mes.


4.2.8. Desbloqueo de Registros El Sistema de Contabilidad Tipo ERP utiliza un sistema de bloqueo de registros para asegurar la integridad de los datos que son manejados por el usuario, es así por ejemplo, que un Cliente o Proveedor no puede ser modificado por más de un usuario a la vez. La opción Desbloqueo de Registros permite liberar registros que han quedado bloqueados producto de un cierre anormal del sistema; como puede ser corte de luz, reinicio del equipo sin

61

cerrar el sistema, etc. ADVERTENCIA: El desbloquear registros que estén siendo modificados por los usuarios

causará inconsistencias en la base de datos y/o caídas del sistema. Sólo se debe utilizar esta opción en caso de requerir desbloquear un registro que ya no esté siendo utilizado debido a que el proceso que lo bloqueó se haya cerrado en forma anormal.

A este proceso se accede mediante la opción Desbloqueo de Registros del menú Procesos.

Se debe seleccionar la Empresa en la cual se quieren desbloquear registros, luego (si existen) se llenará una lista con los registros bloqueados y algunas características para facilitar su identificación. Estas características son las siguientes:

1.- Usuario que bloqueó el registro 2.- Nombre del PC en que fue bloqueado el registro 3.- Proceso que bloqueó el registro 4.- Fecha en que fue bloqueado 5.- Hora del Bloqueo 6.- Dirección de la Tarjeta de Red del Equipo que bloqueó el registro 7.- Número del Disco Duro en el que se bloqueó el registro Para seleccionar los registros que se requiere desbloquear, se debe hacer Click en la columna Desbloqueo, con lo que se marcará con un signo de aprobación, lo que indica que ha sido seleccionado, o en su defecto se pude marcar la opción Todos para marcar automáticamente todos los registros.

Por último de debe presionar el botón grabar para desbloquear los registros seleccionados. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

62

4.2.9. Emisión de Informes 4.2.9.1. Informes de Libros 4.2.9.1.1. Estado de Resultados El informe del Estado de Resultados permitirá obtener el resultado de las operaciones efectuadas entre dos períodos de tiempo determinado. El informe podrá emitirlo en forma detallada o resumida y también podrá seleccionar las cuentas según los movimientos (con o sin movimientos) . Inicialmente, el informe considera todos los Centros de Resultado y da la posibilidad de especificar los que desea o no incluir.


63

4.2.9.1.2. Balance 8 Columnas

El informe Balance de 8 Columnas permitirá determinar la situación financiera de la empresa. El informe permitirá mostrar los saldos de las cuentas reales o permanentes. El informe podrá ser emitido a distintos niveles según el nivel definido al momento de crear la empresa.

Si se desea emitir el Balance de 8 Columnas oficial, se deberá marcar la casilla sobre foliado. Una vez marcada, se habilitará el texto para el ingreso del folio que debiera corresponder al del papel timbrado por el S.I.I.

Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas.

64

Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.1.3. Balance Clasificado

El informe balance clasificado permitirá obtener una clasificación de las cuentas, es decir, agrupar bajo algún concepto los activos y pasivos. Este informe emitirá los saldos de las cuentas bajo la agrupación o clasificación que se le haya indicado dentro del plan de cuentas. El informe podrá ser emitido por los distintos niveles que cuenta el plan de cuentas de la empresa. Si se desea incluir cuentas con saldos 0, deberá marcar la casilla "Imprimir Cuentas con saldo 0".


4.2.9.1.4. Libro Diario

El informe del libro diario permitirá obtener un informe cronológico, día a día todas las operaciones

65

efectuadas por la empresa. La salida de información obtenida por este informe es por orden de fecha de movimiento. Si se desea emitir el libro diario oficial, se deberá marcar la casilla sobre foliado. Una vez marcada se habilitará el texto para el ingreso del folio que debiera corresponder a la del papel timbrado por el S.I.I. Deberá marcar imprimir título si se desea imprimir el título del libro.

Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto.

66

Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.1.5. Libro Mayor

El informe del libro mayor permitirá clasificar u ordenar la información y para ello agrupará por cuenta la información de las operaciones efectuadas por la empresa. La salida de la información obtenida por este informe es por orden de cuenta. Si se desea emitir el libro mayor oficial, se deberá marcar la casilla sobre foliado. Una vez marcada se habilitará el texto para el ingreso del folio que debiera corresponder a la del papel timbrado por el S.I.I. Deberá marcar imprimir título si se desea incluir en el informe el título del libro.

67

Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse).

• Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.1.6. Estados de Resultados Comparativos

El objetivo del informe de Estado de Resultados Comparativos es obtener el Estado de Resultados de la empresa, para dos periodos distintos, que son seleccionados por el usuario. La información siempre se considera desde Enero hasta el mes de proceso, para cada año que indique el usuario. A este proceso se accede mediante la opción Estado de Resultados Comparativos del sub menú Libros en el menú Informes.

68


4.2.9.1.7. Libro Inventario Balance

El informe del libro inventario balance permitirá como están compuestos los saldos de las cuentas. El detalle de las cuentas registradas en el ingreso de detalle de inventario deberán cuadrar con el saldo del libro mayor. Aquellas cuentas que no fueron ingresadas en el detalle de inventario y que no posean atributo de análisis, este informe traspasará el saldo del libro mayor al libro inventario balance. Aquellas cuentas que no fueron ingresadas en el detalle de inventario y que posean atributo de análisis, este informe traspasará el detalle de las cuentas al libro inventario balance.

Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros.

69

• Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.1.8. Libro de Compras

El objetivo del informe Libro de Compras es incluir los documentos de compra ingresados en el módulo de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opción Libro de Compras del sub menú Libros en el menú Informes.

70

Para imprimir este libro, el usuario debe tener en consideración lo siguiente: • Empresa, Año y mes de proceso, seleccionado en el menú principal. • Sucursal, la que deberá ser seleccionada a través de un ítem de selección. • Saldo Anterior Reajustado, valor numérico. • Imputaciones del periodo, valor numérico. • Si el usuario incorpora Glosa al reporte, este automáticamente será cofigurado para ser impreso

en carro ancho. Por defecto el formato del reporte es para carro angosto. • El usuario tiene la opción de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo así habilitar o

deshabilitar los siguientes datos: • Imprimir Título, corresponde a la visualización del título "Libro de Compras" o simplemente esa

línea irá vacía. • Folio Inicial, corresponde al número de folio de la primera a imprimir y se irá incrementando a

medida que vaya aumentando el número de páginas. El reporte será agrupado y totalizado por tipo de documento, detallándose cada movimiento por grupo, y al final del mismo se podrá visualizar un resumen totalizado por cada tipo de documento. Además de un resumen de Libro de Compras, que es un resumen separado de la base imponible, débitos y créditos fiscales relativos al impuesto al valor agregado, de los impuestos especiales a las compras. Este resumen debe coincidir con los datos traspasados a las declaraciones producto del impuesto al valor agregado y especiales a las bases imponibles, débitos y créditos fiscales, e impuesto determinado. Al final del reporte se entregará un resumen de impuesto al Valor Agregado, éste será separado

71

por documentos electrónicos y documentos manuales. En él se entregará la cantidad de documentos, valor Neto, valor IVA sin Derecho, total IVA uso común y Total IVA con Derecho de los documentos mostrados por el libro, totalizando al final del informe el remanente de crédito para el siguiente período. Estos datos serán presentados en el siguiente orden: Notas de Débito Recibidas Notas de Crédito Recibidas Compras internas exentas o no Gravadas Compras internas Afectas sin derecho a crédito fiscal Facturas Activo Fijo Facturas Recibidas del Giro y de compras emitidas Importaciones sin derecho Importaciones de Giro x Activo Fijo Importaciones del Giro LEY 20.259 Adicionalmente y en virtud de la Ley 20259, del 25.03.2008, que permite a las empresas utilizar como crédito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado, se habilita al final del resumen del Libro de Compras, CASA MATRIZ , y en el caso de existir, el concepto "Crédito de Timbres y Estampillas Recuperable" afectando a la columna IVA con Derecho, respaldado con los certificados o comprobantes de pago ingresados al Libro de compras en la opción Formulario 29/Ingresos/Certificados Ley 20.259 El crédito por Impuesto Timbres y Estampillas, se adiciona a los créditos del mes y se verá reflejado en el Form.29 Línea 32, Código 712

Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

72

4.2.9.1.9. Resumen de IVA Consolidado La finalidad de este reporte es entregar una herramienta que le sea útil al usuario para la confección de su formulario 29. Al final del reporte se entregará un resumen de impuesto al Valor Agregado, éste será separado por documentos electrónicos y documentos manuales. En él se entregará la cantidad de documentos, valor Neto, valor IVA sin Derecho, total IVA uso común y Total IVA con Derecho de los documentos mostrados por el libro, totalizando al final del informe el remanente de crédito para el siguiente período. Estos datos serán presentados en el siguiente orden: • Notas de Débito Recibidas • Notas de Crédito Recibidas • Compras internas exentas o no Gravadas • Compras internas Afectas sin derecho a crédito fiscal • Facturas Activo Fijo • Facturas Recibidas del Giro y de compras emitidas • Importaciones sin derecho • Importaciones de Giro x Activo Fijo • Importaciones del Giro LEY 20.259 Adicionalmente y en virtud de la Ley 20259, del 25.03.2008, que permite a las empresas utilizar como crédito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado, se habilita al final del resumen del Libro de Compras, , en el caso de existir, el concepto "Crédito de Timbres y Estampillas Recuperable" afectando a la columna IVA con Derecho, respaldado con los certificados o comprobantes de pago ingresados al Libro de compras en la opción Formulario 29/Ingresos/Certificados Ley 20.259 El crédito por Impuesto Timbres y Estampillas, se adiciona a los créditos del mes y se verá reflejado en el Form.29 Línea 32, Código 712 Al pie del informe podremos encontrar los totales, junto con el remanente de crédito para el siguiente mes. Este último puede ser almacenado para el cálculo del remanente del siguiente mes (si el usuario lo prefiere, puede digitar los montos en la mantención de remanente de crédito fiscal).

73

El informe podrá emitirse en modo gráfico o en modo texto. Si el usuario selecciona la impresión del informe sobre papel foliado, el informe impreso será de calidad modo gráfico (vertical). Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.1.10. Libro de Ventas

El objetivo del informe Libro de Ventas es emitir el Libro de Ventas del mes seleccionado, en el que se incluyen los documentos de venta ingresados en el módulo de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opción Libro de Ventas del sub menú Libros en el menú Informes.

74

Para imprimir este libro, el usuario debe tener en consideración lo siguiente: • Empresa, Año y mes de proceso, seleccionado en el menú principal. • Sucursal, la que deberá ser seleccionada a través de un ítem de selección. • Saldo Anterior Reajustado, valor numérico. • Imputaciones del periodo, valor numérico. • Si el usuario incorpora Glosa al reporte, este automáticamente será formateado para carro

ancho. Por defecto el formato del reporte es para carro angosto. • El usuario tiene la opción de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo así habilitar o

deshabilitar los siguientes datos: • Imprimir Título, corresponde a la visualización del título "Libro de Compras" o simplemente esa

línea irá vacía. • Folio Inicial, corresponde al número de folio de la primera a imprimir y se irá incrementando a

medida que vaya aumentando el número de páginas. Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse).

75

• Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

El reporte será agrupado y totalizado por tipo de documento, detallándose cada movimiento por grupo, y al final del mismo se podrá visualizar un resumen totalizado por cada tipo de documento. Además de un resumen de Libro de Compras, que es un resumen separado de la base imponible, débitos y créditos fiscales relativos al impuesto al valor agregado, de los impuestos especiales a las compras. Este resumen debe coincidir con los datos traspasados a las declaraciones producto del impuesto al valor agregado y especiales a las bases imponibles, débitos y créditos fiscales, e impuesto determinado. Al final del reporte se entregará un resumen de impuesto al Valor Agregado, éste será separado por documentos electrónicos y documentos manuales. En él se entregará la cantidad de documentos, valor Exento, valor Neto y valor IVA de los documentos mostrados por el libro, estos datos serán presentados en el siguiente orden: Exportaciones Servicios Exentos o no Grabados Facturas de Compra recibidas con Retención Total Facturas Emitidas Boletas Notas de Débito Emitidas Notas de Crédito Emitidas Facturas de Compra recibidas con Retención Parcial.


4.2.9.1.11. Libro de Boletas de Venta

El objetivo del informe Libro de Boletas de Ventas, eXZ<Z<Xn el que se incluyen las boletas de venta ingresadas en el módulo de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opción Libro de Boletas de Venta del sub menú Libros en el menú Informes.

76

Para acceder a la opción, se debe tener en consideración lo siguiente: • Empresa, Año y Mes de proceso • Sucursal, el que será seleccionado desde un ítem de selección. • Ordenado por: Fecha o Tipo de Boletas. • El usuario tiene la opción de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo así habilitar o

deshabilitar los siguientes datos: • Imprimir Título, corresponde a la visualización del título "Libro de Boletas de Ventas" o

simplemente esa línea irá vacía. • Folio Inicial, es un número inicial el que se irá incrementando a medida que vaya aumentando

el número de páginas. Al final del informe, se visualizará un resumen con los totales por concepto de boletas afectas y exentas, y un resumen de impuestos asociados a los movimientos de boletas. Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

77

4.2.9.1.12. Anexo Facturas de Exportación

El objetivo del informe Anexo Facturas de Exportación es visualizar todos aquellos documentos de ventas, cuyo tipo de documento corresponde a Factura de exportación. A este proceso se accede mediante la opción Anexo Facturas de Exportación del sub menú Libros en el menú Informes.

Al usuario se le solicita ingresar la siguiente información: • Sucursal, la que deberá ser seleccionado a través de un ítem de selección. • Orden del informe, ya sea por Fecha de Documento ó Número de Documento. El informe es de carácter mensual, es decir, para la empresa, año y mes de proceso seleccionado por el usuario. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.1.13. Impresión de Folios

El proceso de impresión de folios permitirá emitir la foliación de los libros para su utilización en la impresión de los libros oficiales. Los datos de la identificación de la empresa no será necesario digitarla debido a que el sistema la considera en forma automartica

78

Se podrá emitir la impresión de folios incluyendo el representante legal en todas las hojas y/o incluyendo el segundo representante legal en todas las hojas. Nota: Los libros oficiales se deberán imprimir de acuerdo a como se efectuó la foliación de libros. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.2. Informes de Gestión 4.2.9.2.1. Análisis de Cuentas

En el informe análisis de cuentas permitirá obtener los saldos de las cuentas contables definidas con atributos de análisis. Permitirá saber qué documentos están pendientes de cancelar o que documentos están pendientes de cobro. Se podrá analizar ya sea por cuenta, por rut o por documentos.

79

El período a analizar podrá ser total o parcial. Este informe debiera ser igual al saldo que entrega el Libro Mayor.

Análisis por Cuenta Contable

Indique la cuenta contable que desea analizar, y opcionalmente podrá informar un Rut específico de cliente/proveedor .

Análisis por RUT

Indique la el rut del cliente/proveedor que desea analizar, y opcionalmente podrá informar una cuenta contable específica.

Análisis por Documento

Indique Tipo y Número de Documento que desea analizar, y sobre ese documento

80

especifíque el Tipo de cuenta que desea considerar. Si opta por "Otra", debe indicar el código de la cuenta contable.


4.2.9.2.2. Determinación del Capital Propio

El Informe de Determinación Capital Propio es posible obtenerlo de acuerdo a la clasificación de la cuenta en relación a si formaba parte del capital propio al momento de crear la cuenta

Se podrá emitir el informe en forma detallada o resumida. Si se solicita la impresión detalle, el sistema emitirá detalladamente todas las cuentas de activo y pasivo. Por el contrario si se opta por la impresión resumen, el sistema emitirá sólo los totales de activo y pasivo, detallando solamente aquellas partidas que depuran dichos totales.

81


4.2.9.2.3. Informes Financieros

El informe de ratios financieros permitirá determinar la solvencia, endeudamiento, plazos de cobro y o pago, rotaciones y auto financiamiento en que se encuentra la empresa. Se podrá obtener el informe financiero comparativamente hasta 3 períodos, anualmente con sólo información del período indicado, por tipo de ratios el cual detalla una explicación del resultado y de forma resumida. Este informe está ligado con la creación de la cuenta en cuanto a clasificación indicada en los grupos de cuentas.


82

4.2.9.2.4. Variaciones de Saldos Mensuales

El objetivo del informe Variaciones de Saldos Mensuales es detallar los saldos mensuales (Enero a Diciembre) de todas las cuentas "imputables". A este proceso se accede mediante la opción Variación de Saldos Mensuales del sub menú Informes de Gestión en el menú Informes.

Internamente, se determinan el mes y número del voucher de apertura y voucher de cierre y se obtienen los movimientos (por cuenta) registrados en los vouchers de apertura y cierre. Existen dos opciones de impresión: Carro Angosto y Carro Ancho. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.2.5. Voucher por Cuentas

El objetivo del informe Voucher por Cuenta es imprimir todos los vouchers que contengan una determinada cuenta solicitada por pantalla, condicionadas al mes de proceso seleccionado A este proceso se accede mediante la opción Vouchers por Cuenta del sub menú Informes de Gestión en el menú Informes.

83

Los datos necesarios para el reporte son: • Empresa, Año y Mes de proceso seleccionados • Cuenta Contable, la que debe ser imputable y habilitada. • Sucursal: El sistema permite generar el reporte según una sucursal determinada, o bien, todas

las Sucursales. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.2.6. Saldos de Cuentas

El objetivo del informe Saldos de Cuentas es visualizar el total de saldos por cada cuenta existente, en todos sus niveles. A este proceso se accede mediante la opción Saldos por Cuenta del sub menú Informes de Gestión en el menú Informes.

Se podrá visualizar en el reporte, el detalle de Débitos, Créditos y Saldos. Además al seleccionar la cuenta con Doble_Click, se podrá ver un detalle de todos los movimientos de dicha cuenta con opción de poder revisar o consultar el voucher contable.

84

Se implementa proceso que permite visualizar el contenido del voucher contable, a partir de los informes Saldos por Cuentas y Saldo por Mes.

Antes de acceder a la opción, el usuario debe tener en consideración la empresa y año de proceso. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.2.7. Saldos por Mes

El objetivo del informe Saldos por Mes es Visualizar los saldos de todos los meses del año de proceso, para una cuenta en común. A este proceso se accede mediante la opción Saldos por Mes del sub menú Informes de Gestión en el menú Informes.

El usuario, debe tener en consideración lo siguiente: - Seleccionar empresa y año de proceso. El usuario deberá seleccionar la cuenta contable cuyos saldos desea visualizar, luego presionar el

botón Visualizar para ver en pantalla los saldos desde Enero a Diciembre separados en Débitos y Créditos, y una columna Saldos que corresponde a la diferencia entre ambos. Además al seleccionar la cuenta con Doble_Click, se podrá ver un detalle de todos los movimientos de dicha cuenta con opción de poder revisar o consultar el voucher contable


4.2.9.2.8. Balance Analítico Mensual

Este informe permite emitir un informe en que se podrá analizar el balance respecto de los saldos

85

generados en el mes.


4.2.9.2.9. Estado de Resultado Analítico Mensual

El informe Estado de Resultado Analítico Mensual, a diferencia de los que llevan por título "Estado de Resultados... " no se emite por centros de resultado, es mas bien una forma de balance en el que se detallan tanto las cuentas de Ganancias como las de Pérdida, en ese orden, de acuerdo al nivel de cuenta seleccionado por el usuario. A este proceso se accede mediante la opción Estado de Resultados Analítico Mensual del sub menú Informes de Gestión en el menú Informes.

Los datos necesarios para generar el informe son los siguientes: • Empresa, año y mes de proceso. • Seleccionar nivel de Cuenta. • Mes de Corte, el que va a actuar como límite de consulta en el informe. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

86

4.2.9.2.10. Voucher Pendientes

Este módulo permite imprimir los voucher que han sido ingresados al sistema y que se encuentran descuadrados (mondo Debe distinto de monto Haber) Debe indicar el rango de meses, sobre los cuales se efectuará la búsqueda de vouchers pendientes.

4.2.9.2.11. Masiva Voucher

Este módulo permite imprimir un conjunto de vouchers, indicando el rango de Número de Voucher. Permite además indicar el tipo de voucher que desea imprimir : Ingreso , Egreso y/o Traspaso.

87

4.2.9.3. Informes Centros de Resultados 4.2.9.3.1. Gastos por Período

El informe Gastos por Período tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) los saldos que tienen determinadas cuentas de Gasto en distintos centros de resultado. A este proceso se accede mediante la opción Gastos por Período del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

El Usuario debe seleccionar las cuentas y los centros de resultado que desee listar, el período que abarcará el listado y el formato en que será impreso. Este formato puede ser Angosto o Ancho. Angosto: Permite un número cualquiera de cuentas contables y un máximo de 4 centros de resultado. Ancho: Permite un número cualquiera de cuentas contables y un máximo de 8 centros de resultado. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

88

4.2.9.3.2. Gastos por Centro de Resultado

El informe Gastos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de centros de resultado, los saldos de las cuentas que tienen relación con él, para un año móvil. A este proceso se accede mediante la opción Gastos por Centro de Resultado del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

Se entiende por año móvil, un período de 12 meses, comenzando desde el mes y año de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado además del año que se desea imprimir. El Informe está orientado a todas aquellas cuentas que son de pérdida. Por ser en formato angosto el proceso de impresión del informe es en dos etapas: impresión de los primeros 6 meses e impresión de los últimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.3.3. Gastos por Cuenta

89

El informe Gastos por Cuenta tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de cuentas contables, los saldos de los centros de resultado que tienen relación con ella, para un año móvil. A este proceso se accede mediante la opción Gastos por Cuenta del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

Se entiende por año móvil, un período de 12 meses, comenzando desde el mes y año de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado, además del año que se desea imprimir. El Informe está orientado a todas aquellas cuentas que son de Pérdida. Por ser en formato angosto el proceso de impresión del informe es en dos etapas: impresión de los primeros 6 meses e impresión de los últimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.3.4. Ingresos por Período

El informe Ingresos por Período tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) los saldos que tienen determinadas cuentas de Ingreso en distintos centros de resultado. A este proceso se accede mediante la opción Ingresos por Período del sub menú Informes por

90

Centro de Resultado en el menú Informes.

El Usuario debe seleccionar las cuentas y los centros de resultado que desee listar, el período que abarcará el informe y el formato en que será impreso. Este formato puede ser Angosto o Ancho. Angosto: Permite un número cualquiera de cuentas contables y un máximo de 4 centros de resultado. Ancho: Permite un número cualquiera de cuentas contables y un máximo de 8 centros de resultado. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.3.5. Ingresos por Centro de Resultado

El informe Ingresos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de centros de resultado, los saldos de las cuentas que tienen relación con él, para un año móvil. A este proceso se accede mediante la opción Ingresos por Centro de Resultado del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

91

Se entiende por año móvil, un período de 12 meses, comenzando desde el mes y año de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado además del año que se desea imprimir. El Informe está orientado a todas aquellas cuentas que son de Ganancia. Por ser en formato angosto el proceso de impresión del informe es en dos etapas: impresión de los primeros 6 meses e impresión de los últimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.3.6. Ingresos por Cuenta

El informe Ingresos por Cuenta tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de cuentas contables, los saldos de los centros de resultado que tienen relación con ella, para un año móvil. A este proceso se accede mediante la opción Ingresos por Cuenta del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

92

Se entiende por año móvil, un período de 12 meses, comenzando desde el mes y año de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado, además del año que se desea imprimir. El Informe está orientado a todas aquellas cuentas que son de Ganancia. Por ser en formato angosto el proceso de impresión del informe es en dos etapas: impresión de los primeros 6 meses e impresión de los últimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.3.7. Saldos por Centro de Resultado

El informe Saldos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) los saldos de los centros de resultado, tanto del mes que se está procesando como en forma acumulada de períodos anteriores, para diversas cuentas. A este proceso se accede mediante la opción Saldos por Centro de Resultado del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

93

El Usuario debe seleccionar un Centro de Resultado de Inicio y otro de Término. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.3.8. Movimientos por Centro de Resultado

El informe Movimientos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de cuentas contables, los movimientos que tiene asociados a distintos centros de resultado, indicando para cada uno de ellos, monto al debe, al haber y saldo. A este proceso se accede mediante la opción Movimientos por Centro de Resultado del sub menú Informes por Centro de Resultado en el menú Informes.

94

El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado. El Informe no discrimina si son cuentas de pérdida o de ganancia. Se permite cualquier combinación de cuentas y centros de resultado. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.4. Informes Tributarios 4.2.9.4.1. Compras de Activo Fijo

El objetivo del informe Compras de Activo Fijo es reportar el detalle de movimientos identificados como compras de activo fijo en el Ingreso de Vouchers.

A este proceso se accede mediante la opción Compras de Activo Fijo del sub menú Informes Tributarios en el menú Informes.

La información reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de los bienes del activo fijo, adquiridos en el período, con el objetivo de registrarlas en el Sistema de Activo Fijo, calcular el crédito correspondiente a la adquisición de bienes de activo fijo, etc.

95

Para acceder al reporte se debe tener en consideración la Empresa y año de proceso.

4.2.9.4.2. Rentas Exentas

El objetivo del informe de Rentas Exentas es reportar el detalle de movimientos identificados como rentas exentas en el Ingreso de Vouchers.

A este proceso se accede mediante la opción Rentas Exentas del sub menú Informes Tributarios en el menú Informes.

La información reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de las rentas exentas, información necesaria para el control tributario de dichas partidas y determinación de la Renta Líquida Imponible. Para acceder al reporte se debe tener en consideración la Empresa y año de proceso.

4.2.9.4.3. Ingresos no Renta

El objetivo del informe de Ingresos no Renta es reportar el detalle de movimientos identificados como ingresos no renta en el Ingreso de Vouchers.

A este proceso se accede mediante la opción Ingresos no Renta del sub menú Informes Tributarios en el menú Informes.

La información reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de los ingresos no renta, información necesaria para el control tributario de dichas partidas y determinación de la Renta Líquida Imponible. Para acceder al reporte se debe tener en consideración la Empresa y año de proceso.

4.2.9.4.4. Gastos Rechazados

El objetivo del informe de Gastos Rechazados es reportar el detalle de movimientos identificados como gastos rechazados en el Ingreso de Vouchers.

A este proceso se accede mediante la opción Gastos Rechazados del sub menú Informes

96

Tributarios en el menú Informes.

La información reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de los gastos rechazados, información necesaria para el control tributario de dichas partidas y determinación de la Renta Líquida Imponible. Para acceder al reporte se debe tener en consideración la Empresa y año de proceso.

4.2.9.5. Otros Informes 4.2.9.5.1. Informe de Auditoría

El Informe de Auditoría permite visualizar todas las operaciones efectuadas a los distintos documentos ya sean voucher, notas de crédito, facturas, etc., que han realizados los diferentes usuarios del sistema.


4.2.9.5.2. Informe de Contabilización

El Informe de Contabilización permite visualizar el detalle de las facturas de Compra y Venta que registran imputaciones a las diferentes cuentas contables, las que darán origen a los Vouchers de Centralización de Compras y Ventas.

A este proceso se accede mediante la opción Informe de Contabilización del menú Informes.

97

Las cuentas de cargo o abono reflejadas en este informe, son aquellas ingresadas en los movimientos de Compras y Ventas.

Los datos necesarios para poder visualizar el informe son los siguientes: • Empresa, año y mes de proceso. • Seleccionar el rango de cuentas, Desde y Hasta, las que deben ser imputables y estar

habilitadas. • Sucursal, la que debe ser seleccionada a través de un ítem de selección. • Seleccionar un tipo de Movimiento, esto es, Ventas ó Compras • El informe permite la opción de imprimir por Centros de Resultados, el que se habilita marcando

la opción de Centro de Resultados • Si el usuario marca la opción antes citada, aparece una nueva ventana donde se debe

ingresar el rango de Centros de Resultados. La carga masiva se habilita haciendo doble clic sobre el texto de ingreso.

• Además, es posible visualizar el reporte con un Centro de Resultados por página, habilitando la opción "Un Centro de Resultados por Página".

4.2.9.6. Cobranzas 4.2.9.6.1. Informe de Cobranzas

Este informe permitirá generar información de todos los documentos por vencer y vencidos. Informe de Cobranza El proceso Informe de Cobranzas reporta las deudas vencidas o por vencer de los clientes. Este información se agrupará por vendedor por lo que será necesario indicar el vendedor al

98

registrar los documentos de Compras y Ventas.

A este proceso se accede mediante la opción Informes de Cobranza del submenú Cobranzas del menú Informes.

El formulario de Informes de Cobranzas consta de lo siguiente: • Vendedor, el que es opcional, es decir, se pueden imprimir las cobranzas para un vendedor

específico o para todos los vendedores. • Fecha Desde y Fecha Hasta, que tiene relación al rango de fechas a considerar para las deudas. • Fecha de Vencimiento, es el parámetro para determinar que deudas están vencidas ó cuales

están por vencer de acuerdo al rango seleccionado anteriormente (Fecha Desde – Fecha Hasta). Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.6.2. Cartas de Cobranza

El informe Cartas de Cobranza permite imprimir las cartas de cobranzas de aquellos clientes que tienen deudas con la empresa. A este proceso se accede mediante la opción Cartas de Cobranza del submenú Cobranzas del menú Informes.

99

El formulario de Impresión de Cartas de Cobranzas está compuesto por: • RUT, nacional o extranjero, que es un dato opcional. Si el usuario selecciona un RUT, la carta

podrá ser vista por pantalla, si no hay RUT seleccionado, los informes saldrán directo por impresora.

• Fecha Hasta, que tiene relación con el límite de fecha a considerar deudas de clientes. • Tipo de Orden del informe, que puede ser por Fecha de Vencimiento o Número de Documento. • Carta Tipo, es decir, el formato a utilizar para la impresión de las cartas de cobranzas. Este

formato es diseñando a través de la opción Cartas Tipo del menú Archivo. • Imprimir Detalle de la cuenta, habilita la impresión del detalle de deudas del cliente desde la

ventana de la carta de cobranza. • Botón Imprimir, que permite ver el informe por pantalla, si es que hay RUT, y además imprime a

la impresora. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.2.9.6.3. Cartas Tipo

El proceso de Mantención de Cartas Tipo permite diseñar el formato de las cartas de cobranza a utilizar. Para acceder a esta opción es necesario seleccionar una empresa y un año. A esta mantención se accede mediante la opción Cartas Tipo del menú Archivo.

100

La opción permite ingresar un código (numérico) y una descripción para el formato de la carta. Al momento de ingresar los datos requeridos, se puede editar el formato de carta a utilizar a través

del botón Editar , el que está ubicado en la parte inferior de la pantalla. Para eliminar un formato de carta de cobranza, se presiona el botón eliminar. Una vez dentro de la edición de la carta, esta podrá ser grabada a través del botón Grabar (superior izquierda) y además podrá ser exportada a MS Word si es que dispone del software. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

101


4.2.9.7. Informes Consolidados 4.2.9.7.1. Estados Resultados Acumulado El usuario deberá seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, indicando Períodos y el tipo de informe que desea emitir. Al igual que los otros informes de consolidación, para poder consolidar varias empresas el usuario deberá considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.

102

ALCANCES

Para la consolidación del Estado de Resultado Acumulado, al menos el usuario deberá escoger una empresa.

4.2.9.7.2. Saldos por Centros de Resultados El usuario deberá seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, indicando los centros de resultado que desea consolidar. Al igual que los otros informes de consolidación, para poder consolidar varias empresas el usuario deberá considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.

103

ALCANCES

Para la consolidación del Estado de Resultado Acumulado, al menos el usuario deberá escoger una empresa.

4.2.9.7.3. Balance Clasificado Acumulado Una vez ingresada a la opción, usuario deberá seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, e indicando cantidad de Niveles y Períodos. Al igual que los otros informes de consolidación, para levantar el balance entre empresa, usuario deberá considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.

104

ALCANCESPara la consolidación del Balance de 8 Columnas, al menos el usuario deberá escoger una empresa.

4.2.9.7.4. Balance 8 columnas Acumulado Una vez ingresada a la opción, usuario deberá seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, e indicando cantidad de Niveles, Formato y Períodos. Al igual que los otros informes de consolidación, para levantar el balance entre empresa, usuario deberá considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.

105

ALCANCES

Para la consolidación del Balance de 8 Columnas, al menos el usuario deberá escoger una empresa. Para éste informe se ELIMINO la validación respecto, al número de correlativo del Plan de Cuentas. Cabe señalar que asumirá la Firma del Contador y Representante Legal, correspondiente a la empresa donde se encuentra posicionado el usuario.

4.2.9.8. Libros Contables Electrónicos 4.2.9.8.1. Diccionario de Cuentas El diccionario informa la correspondencia entre las cuentas contables que mantiene el contribuyente y las Cuentas SII. El diccionario se debe mandar cada año, aún cuando no hayan habido cambios en el Plan de Cuentas. Paso 1: Diccionario de Cuentas

Debe asociar las cuentas contables (de su plan de cuentas), con el plan de cuentas que

106

establece el SII. a) Seleccione (Click) las Cuentas Contables que desea relacionar. b) Seleccione (Click) la cuenta relacionada del Plan de Cuentas del SII

c) asigne presionando el Botón d) debe asignar todas las cuentas (imputables y habilitadas) del plan de cuentas de la empresa

Paso 2: Archivo de Datos

Una vez asociadas todas la cuentas de su plan de cuentas, genere el archivo de datos que dará origen al Archivo Electrónico que corresponde al Diccionario de Cuentas.

Debe presionar el botón

107

Paso 3: Archivo Electrónico

Ya generado el Archivo de Datos del Diccionario de Cuentas, debe generar el Archivo Electrónico del mismo. Este dará origen al Archivo de Envío Obligatorio, que debe ser remitido al SII. a) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP b) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas c) Ingrese la Password del Certificado Digital

d) Presione el Botón

108

El Archivo de envío obligatorio, almacenado en la ruta que se visualiza, deberá ser enviado vía

109

email al SII.

4.2.9.8.2. Libro Balance Electrónico Paso 1: Archivo de Datos

Generar el Archivo de Datos del Libro Balance para el periodo Tributario Enero a Diciembre del Año de Proceso. Este archivo de datos dará origen al Archivo Electrónico que incluye el Envío Obligatorio (Cierre Anual)

Debe presionar el botón

Paso 2: Archivo Electrónico.

Ya generado el archivo de datos del Libro Balance, debe generar el Archivo Electrónico del mismo. Este dará origen al Archivo de Envío Obligatorio, que debe ser remitido al SII. a) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP b) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas c) Ingrese la Password del Certificado Digital

110

d) Presione el Botón

Paso 3: Archivo Envío Obligatorio (Cierre Anual)

Ya generado el archivo electrónico del Libro Balance, debe generar el Archivo de Envío Obligatorio (Cierre Anual) del periodo tributario, el que debe ser remitido al SII.

111

El archivo de Envio Obligatorio, almacenado en la ruta que se visualiza, deberá ser enviado vía email al SII.

4.2.9.8.3. Libro Mayor Electrónico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)

Generar el archivo de datos del Libro Mayor para un periodo tributario (Mes-Año). Este archivo de datos dará origen a un Archivo Electrónico de Resumen y uno de Detalle. Los resúmenes serán incluidos en el Envío Obligatorio (Cierre Anual)

a) Seleccione el mes del Libro Mayor para el cual desea generar el Archivo de Datos

b) Presione el botón

112

Paso 2: Archivo Electrónico (debe realizarse para todos los meses) Ya generado el archivo de datos del Libro Mayor para un Mes, debe generar el Archivo Electrónico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formará parte del Archivo de Envío Obligatorio que debe ser remitido al SII.

a) Seleccione Mes de Archivo Electrónico Libro Mayor que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital

e) Presione el Botón

113

Paso 3: Archivo Envio Obligatorio (Cierre Anual) Ya generado los Archivos Resumen de los libros mayor, debe generar el Archivo de Envío Obligatorio (Cierre Anual) del Periodo Tributario completo, el que debe ser remitido al SII.

114


4.2.9.8.4. Libro Diario Electrónico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)

Generar el archivo de datos del Libro Diario para un periodo tributario (Mes-Año). Este archivo de datos dará origen a un Archivo Electrónico de Resumen y uno de Detalle. Los resúmenes serán incluidos en el Envío Obligatorio (Cierre Anual)

a) Seleccione el mes del Libro Diario para el cual desea generar el Archivo de Datos


115

Paso 2: Archivo Electrónico (debe realizarse para todos los meses) Ya generado el archivo de datos del Libro Diario para un Mes, debe generar el Archivo Electrónico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formará parte del Archivo de Envío Obligatorio que debe ser remitido al SII.

a) Seleccione Mes de Archivo Electrónico Libro Diario que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital


116

Paso 3: Archivo Envio Obligatorio (Cierre Anual) Ya generado los Archivos Resumen de los libros diario, debe generar el Archivo de Envío Obligatorio (Cierre Anual) del Periodo Tributario completo, el que debe ser remitido al SII.

117


4.2.9.8.5. Libro Compras Electrónico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)

Generar el archivo de datos del Libro de Compras para un periodo tributario (Mes-Año). Este archivo de datos dará origen a un Archivo Electrónico de Resumen y uno de Detalle. Los resúmenes serán incluidos en el Envío Obligatorio (Cierre Anual)

a) Seleccione el mes del Libro de Compras para el cual desea generar el Archivo de Datos


118

Paso 2: Archivo Electrónico (debe realizarse para todos los meses) Ya generado el archivo de datos del Libro de Compras para un Mes, debe generar el Archivo Electrónico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formará parte del Archivo de Envío Obligatorio que debe ser remitido al SII.

a) Seleccione Mes de Archivo Electrónico Libro de Compras que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital


119

El archivo de generado, almacenado en la ruta que se visualiza, deberá ser enviado al SII por medio de la página www.sii.cl.

4.2.9.8.6. Libro Ventas Electrónico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)

Generar el archivo de datos del Libro de Ventas para un periodo tributario (Mes-Año). Este archivo de datos dará origen a un Archivo Electrónico de Resumen y uno de Detalle. Los resúmenes serán incluidos en el Envío Obligatorio (Cierre Anual)

a) Seleccione el mes del Libro de Ventas para el cual desea generar el Archivo de Datos


120

Paso 2: Archivo Electrónico (debe realizarse para todos los meses) Ya generado el archivo de datos del Libro de Ventas para un Mes, debe generar el Archivo Electrónico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formará parte del Archivo de Envío Obligatorio que debe ser remitido al SII.

a) Seleccione Mes de Archivo Electrónico Libro de Ventas que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital


121

El archivo de generado, almacenado en la ruta que se visualiza, deberá ser enviado al SII por medio de la página www.sii.cl.

4.2.9.8.7. Informe Auditoria LCE El Informe de Auditoría de LCE permite visualizar la información de las generaciones de Libros contables Electrónicos realizadas en el Sistema. Se permite filtrar el informe por : - Usuario - Tipo de Libro (Diccionario / Balance / Mayor / Diario / Compras / Ventas) - Periodo Tributario (Año de Proceso)

122

4.3. Timbraje 4.3.1. Timbraje El proceso del Timbraje permite llevar el control de las existencias de documentos, tanto de los no timbrados como de los documentos timbrados por el Servicio de Impuestos Internos. Se podrán registrar los documentos tales como facturas, notas de crédito, boletas de ventas, etc, para las operaciones comerciales de la empresa. A su vez para las operaciones contables se podrán registrar a través de libros empastados u hojas sueltas previa autorización del servicio de impuestos internos, la cual se efectúa a través del proceso del timbraje. Para realizar el seguimiento y control del destino de los distintos documentos que deben ser timbrados por el Servicio de Impuestos Internos para la habilitación legal, el sistema cuenta con los siguientes procesos: • Movimiento de Documentos• Ingreso del Formulario 3230• Libro de Control de Hojas Sueltas• Libro de Control de Documentos• Informes de Existencias Tímbrados• Informes de Existencias no Tímbrados

123

4.3.2. Movimiento de Documentos El proceso de Movimiento de Documentos permite registrar la documentación para luego proceder a enviarla al servicio de impuestos internos para su timbraje. Una vez llegados los documentos desde la imprenta, será necesario ingresar a existencia la documentación, a través de los movimientos de ingreso. La documentación ingresada pasará a la existencia de los no timbrados. Una vez ingresados los documentos, será necesario enviar esta documentación al S.I.I. para su posterior timbraje, el cual se obtendrá a través del Formulario 3230.


4.3.3. Formulario 3230 El proceso de ingreso del Formulario 3230 permite registrar los documentos que se van a enviar al S.I.I. para su timbraje.

124

Antes de confeccionar el Formulario 3230 se debe haber registrado en la existencia de no timbrados, mediante la opción Movimiento de Documentos, los documentos que serán enviados a timbrar.

Se deberá ingresar toda la información requerida por el Formulario 3230, tales como los datos de la organización y datos legales. Una vez enviados los documentos, el S.I.I. procederá a efectuar el timbraje, luego de lo cual se deberá registrar dichos documentos como timbrados, mediante el proceso de ratificación. El S.I.I. puede restringir la cantidad de documentos a timbrar, por lo que será necesario ratificar la cantidad de documentos timbrados. Este proceso de ratificación será a través de este mismo formulario indicando la cantidad de documentos timbrados.

125


4.3.4. Libro Control Hojas Sueltas El informe Libro Control Hojas Sueltas permite tener un control de la utilización y el destino de las hojas sueltas de contabilidad. Para la emisión de este informe se deberá ingresar las hojas a través del Movimiento de Documentos para luego proceder a enviarlas a través del Formulario 3230 a timbraje. Una vez timbradas las hojas por el Servicio de Impuestos Internos, será posible asignarlas a los diferentes libros para su utilización.

126

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.4.3.5. Libro Control de Documentos El informe Libro Control de Documentos registra la existencia y destino de los documentos timbrados y boletas de ventas no timbradas. Para la emisión de este informe se deberá ingresar los documentos a través del Movimiento de Documentos para luego proceder a enviar a través del Formulario 3230 a timbraje. Una vez ratificado el timbraje de los documentos por el Servicio de Impuestos Internos, será posible utilizarlos en las operaciones de la empresa, y por lo tanto registrar dicha utilización en este módulo.


4.3.6. Informe Existencia Timbrados El informe de Existencia de Timbrados permite determinar la disponibilidad de documentos timbrados para su posterior utilización dentro de la empresa. Para poder emitir el informe se deberá previamente a ingresar todos los documentos a existencia

127

de no timbrados, mediante el Movimiento de Documentos.

Una vez ingresados, se deberá enviar estos documentos a través del Formulario 3230 al Servicio de Impuestos Internos para su timbraje. Para traspasar los documentos a existencia de timbrados, se deberá ratificar la cantidad de documentos timbrados por el Servicio de Impuestos Internos, en el Formulario 3230 con que se enviaron a timbrar.

4.3.7. Informe Existencias no Timbrados El informe de Existencia de no Timbrados permite determinar la disponibilidad de documentos a ser timbrados una vez llegados desde la imprenta. Para poder emitir el informe, se deberá ingresar previamente todos los documentos a existencias de no timbrados, mediante el Movimiento de Documentos.

4.3.8. Creación de Libros El objetivo de la Creación de Libros es la creación y mantención de códigos de libros, los que serán utilizados en el módulo de timbraje, en el ingreso de Movimiento de Documentos y Formulario 3230.

A este proceso se accede mediante la opción

128

El sistema lleva incorporados los libros definidos en el Formulario 3230, y sólo será necesario acceder a esta mantención para incorporar un libro no definido en él. Los datos necesarios para la mantención de libros son los siguientes: • Empresa y año de proceso. • Código del libro, el que será numérico. • Descripción del libro, el que tendrá un largo de 30 caracteres.


4.4. Banco 4.4.1. Descripción Operativa Proceso de Emisión de Cheques Para poderar emitir cheques se deben seguir los siguientes pasos los cuales son :

� Empresa debe tener seleccionado la opción Imprime Cheque.� Cuenta Banco debe tener atributo de Conciliación Bancaria y Formato de Cheque� Voucher debe tener marcada la opción Emite Cheque.

Queda a criterio y responsabilidad del usuario que pueda seleccionar cualquier cuenta contable (Inventario o Resultado), como Cargo.

Ejemplo Configuración

129

130

4.4.2. Emisión de Pre Comprobante El informe de Pre-Comprobante es una vista previa del Voucher de Egreso que se generará al imprimir los cheques, en términos de cuentas, información del documento y los respectivos montos, separados por cheque. A este proceso se accede mediante la opción Emisión de Pre-Comprobantes del menú Banco.

4.4.3. Informe de Cheques Emitidos Este formulario permite desplegar un Informe (Pantalla y/o Impresora), con los documentos emitidos dentro de un rango de fechas que el usuario estime conveniente. El formulario también permite generar el informe ordenado por: • Rut • Número de Cheque • Fecha de Emisión.

131


4.4.4. Impresión de Cheques La opción de Impresión de Cheques permite imprimir en forma automática, los cheques correspondientes a un banco, con un formato predefinido. A este proceso se accede mediante la opción Impresión de Cheques del menú Banco.

132

El Usuario debe seleccionar el Banco, del cual se tomará el formato de los cheques que se va a imprimir, el cual debe haber sido configurado previamente en la Mantención del Plan de Cuentas.

A continuación el sistema desplegará una lista con los cheques que están en condición de emitirse, y el usuario puede seleccionar los que desee imprimir haciendo Click en la columna Imprimir, de la lista, o en su defecto seleccionar la opción Seleccionar Todos con lo que se marcará automáticamente todos los cheques. Se debe ingresar datos obligatorios para la impresión de los cheques, como el número del Cheque inicial y el tipo de Voucher que desea generar. También puede ingresar información opcional para determinar el tipo de cheque (Nominativo, al portador). Adicionalmente se encuentra una lista desplegable bajo "Cheques generados" la cual contiene todos los cheques generados por los usuarios.

Para realizar la impresión de este tipo de cheques se debe presionar el botón que se encuentra a un lado del botón de impresión normal. Estas opciones se encuentran disponibles en la versión Empresas del sistema ContabW Para mayor información sobre el "Generador de cheques" consulte la ayuda.

133


4.4.5. Mantención de Cheques El proceso de Mantención de Cheques permitirá emitir computacionalmente el documento si es que la empresa emitirá cheques computacionales, o para la emisión de conciliaciones bancarias. El ingreso de cheques podrá ser realizado durante el Ingreso de Voucher o a través de esta opción. Si la empresa va a generar cheques computacionales, todos los movimientos de compras son traspasados en forma automática a este proceso para su posterior cancelación. Los cheques a emitir y que no implican un documento de Compra/Venta, como lo son las Afp., Isapres, etc., se podrán crear a través del ingreso de voucher. A este proceso se accede mediante la opción Mantención de Cheques del menú Banco.

Este proceso realiza el Análisis correspondiente a la Cuenta Proveedores para determinar cuales son las deudas pendientes y así crear los cheques para cancelar estas partidas. La Mantención de Cheques exige datos de ingreso obligatorios como son la Cuenta Proveedores, la Cuenta Banco y el año para el cual se hará el análisis (puede ser un año o todos). Opcionalmente se pueden ingresar también datos como el Rut del Proveedor (Nacional o Extranjero), Tipo de Documento, o Número de Documento, para restringir el resultado del análisis. Si estos datos no se ingresan, el análisis se hará para todos los Rut y todos los Documentos. Es posible revisar el formato de cheque asignado al banco seleccionado, presionando el Botón de

134

visualización .

Luego que se han ingresado los datos y se ha presionado el botón análisis de cuenta

(siempre que exista información que analizar), el sistema activará una pantalla en la que se listará el detalle de todos los cheques que pueden ser emitidos.

El usuario debe hacer Click en la columna Emitir para seleccionar los cheques que posteriormente serán impresos. Al Hacer Click en la columna Emitir, el cheque queda editable, con lo cual el usuario puede modificar datos como el monto, la fecha de emisión, la glosa y a quién será emitido el cheque. De lo contrario, estos datos estarán deshabitados. Una vez que se ha ingresado los datos necesarios para el cheque, se deberá grabar dicha información, presionando el botón Modificar Cheque. Finalmente, cuando se haya marcado y completado todos los cheques que se desea emitir, se

debe grabar la información con el botón Grabar

La impresión de los cheques seleccionados, se realiza mediante la opción Impresión de Chequesdel menú Banco. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

135

4.4.6. Conciliación Bancaria El objetivo del informe de Conciliación Bancaria es visualizar todos aquellos movimientos de cartolas bancarias que no están conciliadas, es decir, que no tienen su contrapartida con el mismo número de documento y monto en el ingreso de movimiento de voucher. Estos serán comparados o igualados a través del número y monto del documento. A este proceso se accede mediante la opción Conciliación Bancaria del menú Banco.

Esta opción considera los siguientes datos como datos de ingreso: • Empresa, año y mes de proceso. • Cuenta bancaria, es decir, la cuenta debe ser de tipo banco, la que puede ser seleccionado a

través del botón de carga masiva (este botón solo habilita cuentas bancarias). • Fecha de corte, es decir, fecha hasta. • Número de cartola. • Debe existir el voucher y mes de apertura. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.4.7. Ingreso de Cartolas El proceso de ingreso de cartolas bancarias permitirá registrar cuales han sido los movimientos que el banco a recepcionado y a su vez permitirá registrar cuales han sido los movimientos que el banco a generado en la cuenta corriente de la empresa. Esto permite tener un control de las partidas que se registran en la contabilidad con respecto a las recepcionadas o emitidas por el banco.

136

Este control se podrá obtener a través del informe de conciliación bancaria.


4.4.8. Pago Electrónico de Proveedores Los bancos disponibles para esta opcion son: Banco BCI, Chile y Santander. A continuacion se muestra el proceso de Banco Santander. La opción Pago electrónico de proveedores, permite generar archivos planos los cuales serán enviados al banco, para el pago de proveedores.

137

Este proceso realiza el Análisis correspondiente a la Cuenta Proveedores para determinar cuales son las deudas pendientes y así crear un archivo plano para cancelar estas partidas. El Pago electrónico de proveedores Banco Santander, exige datos de ingreso obligatorios como son la cuenta del proveedor y la fecha que indica hasta cuando se realizará el análisis. Si se desea generar un archivo de pagos, la cuenta del banco será obligatoria. Buscar Pagos

Indica cual es la cuenta con la cual se realizará el análisis, para cambiarla se puede digitar o utilizar el botón de carga.

Se indica hasta que fecha se realizará el análisis, esta fecha no puede ser mayor al mes de proceso.

Busca todos a todos los proveedores pendientes de pago y los muestra en una pantalla con el fin de que el usuario los seleccione de a uno para proceder a cancelar los documentos pendientes. Archivo de Pagos .

Es la cuenta del banco que ira en el archivo plano generado, es obligatoria si se desea crear el archivo de Pagos.

Si se ha generado el archivo plano de pagos, se muestra aquí, este es el archivo oficial que será enviado al banco si existe un archivo plano generado, no se podrán realizar modificaciones a los pagos. La única forma de que este archivo se borre, es utilizando el botón eliminar archivo o generando el voucher.

138

Permite eliminar el archivo de pagos.

Permite ver los pagos que se han realizado, cada vez que se realiza un pago, este pasará a un archivo temporal de pago dentro del sistema, este archivo podrá ser modificado las veces que el usuario lo desee, esto lo podrá hacer solo si el archivo plano de pagos no ha sido generado. Proceso Buscar proveedores pendientes de pago.

Al presionar el bóton se realizará el análisis en busca de todos aquellos proveedores que tienen documentos pendientes de pago.

Para agregar los pagos al archivo se debe dar doble click en el proveedor seleccionado y se entregará un detalle de los documentos pendientes para que se pague en forma total o parcial, si cancela en forma parcial, la siguiente vez que se realice el análisis, solo se mostrará el saldo pendiente. Una vez que se salga del detalle de pagos, se agregará un check en la columna procesado, lo que indica que el proveedor ya fue procesado y la única forma de volver a su detalle será buscando los proveedores nuevamente.

139

Una vez que se selecciona un proveedor, se muestra el detalle de todos los documentos pendientes de pago con el fin de el usuario los confirme o cambie los montos a pagar, como se ve en la figura, para cada documento se encuentra seleccionado la columna grabar, si se presiona el botón grabar todos los documentos seleccionados se grabaran, por el contrario si se desmarca la columna grabar, el documento no pasará al archivo de pago, si el usuario sale sin grabar, ninguno de los documentos pasa al archivo de pago. Proceso Trabajar con el archivo de temporal de pagos.

Al presionar el botón se entra a trabajar con el archivo temporal de pagos, en esta opción se podrá modificar la información de este y generar el voucher de pago.

140

En esta pantalla se muestra en detalle el archivo de pagos temporal que se esta construyendo, esta información se entrega ordenada por proveedor y número de documento, pero si el usuario desea otro orden, basta con dar un click en el titulo de la columna para que los datos se ordenen en forma ascendente por esa columna.

Además para el caso de que se desee generar el archivo se encuentran disponibles las opciones de generarlo con la modalidad de pago "Vale Vista" y "Abono Cuenta Corriente", para este último caso es obligatorio ingresar el código de la superintendencia para el banco a generar además del número de cuenta de abono.

Existen botones para eliminar una fila del archivo temporal, grabar nuevamente la información si se ha modificado e imprimir el archivo de pago. Cada vez que se realice una modificación los totales se actualizaran de acuerdo a lo indicado por el usuario.

141

Ruta: Indica en donde será generado el archivo de pago que deberá ser enviado al banco, esta ruta podrá ser cambiada utilizando el boton Buscar. El nombre del archivo estará compuesto por el año y el mes en que se realiza el pago y este deberá ser enviado al banco para que posteriormente este lo procese y pague a los proveedores informados, solo se realizarán pagos en la modalidad vale vista que podrá ser cobrado por el proveedor en cualquier sucursal del banco, para mayor información acudir directamente al banco Santander. Botón Generar archivo: Al presionar este botón, se genera el archivo oficial que será enviado al banco, una vez generado el archivo el usuario deberá enviarlo al banco y esperar que este aprueve el archivo, para que así una vez aprobado por el banco se proceda a generar el voucher de pago. Una vez generado el voucher automáticamente se borra el archivo temporal de pago y esa información pasa a ser parte de la contabilidad. Si el usuario desea reversar este proceso, la única forma de hacerlo es borrando el voucher generado. Una vez generado el voucher de pago, el usuario podrá ver su detalle por la opción Vouchers del sub-menu Movimientos del sistema.


4.5. Activo Fijo 4.5.1. Introducción El módulo de Activos Fijos es una aplicación orientada únicamente a procesar automáticamente el cálculo financiero de las depreciaciones, calculadas sobre la base de la vida útil, expresada en años, informada por el contribuyente para cada bien y de la corrección monetaria de los activos fijos procesados por el módulo que se construirá, y además generar el voucher de centralización de los efectos de corrección monetaria y depreciaciones al sistema de Contabilidad desarrollado en Windows. Adicionalmente, en forma paralela, podrá llevarse un control de los mismos activos determinando sus efectos de depreciación sobre la base tributaria escogida por el contribuyente, sea esta depreciación normal o depreciación acelerada. Esta acción es optativa para el usuario, y requiere de la entrega de parámetros adicionales a los requeridos para los cálculos financieros, de modo que su uso se justificará únicamente cuando la base del cálculo de depreciación financiera, difiera de la base de cálculo de la depreciación tributaria.

142

Para efectos del cálculo de la depreciación el módulo funcionará sobre la base del método indirecto.

Funcionalidades básicas

• Calcular la depreciación financiera de los activos fijos • Calcular la Corrección Monetaria financiera de los activos fijos • Generar el Voucher Mensual de las depreciaciones y correcciones monetarias • Imprimir un informe en el cual se detallan los montos de depreciación y corrección

monetaria calculados por el sistema, así como la cuantía de los saldos finales.

Funcionalidades opcionales

• Calcular la depreciación tributaria de los activos fijos • Calcular la corrección monetaria tributaria de los activos fijos • Imprimir el informe en el que se detallan los montos de depreciación y corrección

monetaria tributarias calculados por el sistema así como la cuantía de los saldos finales.

• Calcular el Crédito del 4% por compras de activos fijos.

Depreciación a calcular por el sistema

La depreciación a aplicar por el sistema, es una depreciación lineal sobre la base de años de vida útil Financiera y/o tributaria asignada al bien y se comenzará a calcular depreciación desde el mes en que se inicie su uso. Independientemente del día en que esto ocurra, siempre depreciará mes completo.

Consideraciones adicionales:

Respecto de los efectos financieros, el valor de un activo así como sus depreciaciones acumuladas una vez cumplida su vida útil, continuarán corrigiéndose monetariamente en cuanto ellos existan en la empresa. En la misma situación anterior, para efectos tributarios este activo debe expresarse en el valor de $ 1 correspondiente a su valor residual tributario y no se someterá a corrección monetaria.

4.5.2. Ingresos 4.5.2.1. Indices de I.P.C. El mantenedor de Indices de I.P.C., permitirá el ingreso y modificación de los indices de correcciones monetarias. Antes de emitir los informes se deberá registrar dicha información para que el sistema pueda determinar el factor de Corrección Monetaria Financiera como el factor de Corrección Monetaria Tributaria.

143

4.5.2.2. Ingreso de Activos Fijos El proceso de ingreso de activos, estará dado por los movimientos tanto de compra como de venta que se hallan registrado en la contabilidad mediante voucher o documentos de compras y/o ventas y siempre y cuando alguna de las contracuentas ingresadas tenga registrada la característica de Activo Fijo.

144

Se podrán realizar los siguientes procesos: • Ingresar activos.• Bajas de activos.• Voucher de Baja.

4.5.2.3. Ingreso Datos Históricos El proceso de ingreso de datos históricos permitirá ingresar aquellos activos que ya fueron registrados en la contabilidad mediante un voucher o en algún documento de compra y/o venta, pero el activo como tal no existe.

145

Esta es una opción independiente, la cual se habilitará cuando el operador del sistema lo solicite. Su propósito es alimentar el módulo con la información de los activos fijos existentes con anterioridad a la implementación del módulo, y en ella se requerirá poblar los datos necesarios para que se pueda procesar esa información histórica.

4.5.3. Procesos 4.5.3.1. Creación Voucher Mensual El sistema debe generar un Voucher Mensual con los efectos de la depreciación y la corrección monetaria financiera. En este informe se reportarán los efectos del mes por los conceptos de depreciación y corrección monetaria y será traspasado al sistema contable. De este modo, se estará reconociendo en la contabilidad mes a mes los efectos por corrección monetaria y depreciación.

146

Esto será así hasta el mes de noviembre, pues el voucher del mes de diciembre, debe reportar los valores acumulados del ejercicio y traspasará estos datos y los efectos del crédito por activo fijo, calculados al cierre del año, a la contabilidad. Junto con esto se he de generar un voucher, también automático que reverse todos los voucher mensuales asentados en la contabilidad en los períodos anteriores a diciembre.

4.5.3.2. Cálculo Provisorio Crédito 6% Este proceso tiene la finalidad de realizar un cálculo provisorio del Credito 6%. Se deberá ingresar la renta líquida imponible y se deberá tener definido la tasa de crédito y la tasa de impuesto, para aplicar dicho cálculo. Los activos a los que se les va aplicar el cálculo del Credito 6% serán todos aquellos cuya fecha de compra corresponda a la del período y que además tengan el atributo "Usa Crédito por Activo Fijo".

147

4.5.3.3. Importación de Activos Este proceso permitirá traspasar todos los activos que se encuentren ingresados en otro sistema computacional. Se deberá crear un archivo de texto previamente definido y estructurado.

148

Estructura del Archivo.

Nombre del Archivo:

149

ACTIV+ Código de la Empresa + Año de Proceso.TRA Ejemplo: ACTIV9992006.TRA.

4.5.4. Informes 4.5.4.1. Informe Tributario Este informe presenta información detallada de los activos con su Corrección Monetaria Tributaria y depreciación tributaria de cada activo.

4.5.4.2. Informe Financiero Este informe presenta información detallada de los activos con su Corrección Monetaria Financiera y Depreciación Financiera de cada activo.

150

4.5.4.3. Informe Depreciaciones y Correcciones Mensuales Este informe presentará información detallada de las correcciones monetarias y depreciaciones del mes.

4.5.4.4. Informe Crédito Diferido El informe del crédito diferido es un informe complementario al del activo en el cual se origina y sus

151

amortizaciones se determinarán sobre la misma base en que se efectúa la depreciación financiera del bien en el cual se origina.

4.5.4.5. Informe Efectos Tributarios Adicionalmente al manejo de la información financiera del activo, se proporcionará también la información tributaria de este. El informe tributario tiene características propias por las cuales se rige, señalándose al respecto las siguientes que inciden en que existan diferencias en los resultados de comparar los cálculos financieros con los tributarios:

• El crédito por Activo fijo en el informe tributario es un descuento que se aplica al valor del activo. • Al estar totalmente depreciado un bien se suspende la corrección monetaria. • La vida útil a considerar es distinta de la financiera, razón por la cual los resultados tributarios

difieren de los resultados financieros. • Tributariamente no existe el concepto de valor residual. Este informe presenta las diferencias que se pudieran producir entre los informes tributarios y financieros.

152

4.6. Formulario 29 4.6.1. Ingresos 4.6.1.1. Ingreso Formulario 29

Para facilitar el ingreso de la información correspondiente a cada una de las casillas, la imagen de la pantalla de edición del formulario ha sido diseñada con el mismo orden y forma que el formulario de papel. Se encuentran, además, debidamente numeradas las casillas y las líneas a las que corresponden. En algunos casos, las casillas calcularán automáticamente el valor que deberá ser almacenado en ellas, facilitando con esto, el llenado del formulario por el usuario. Para acceder a esta opción, es necesario ingresar a la opción "Formulario 29" del menú. Antes de poder imprimir el formulario final, que será enviado al SII, se deberán guardar los datos, momento en el que el sistema nos avisará si existe alguna inconsistencia en la información ingresada, para evitar problemas.

153

154

155

4.6.1.2. Ingreso de Totales

Al ingresar a esta opción, se debe tener claro, que los datos ingresados, serán almacenados para el mes y año de proceso que se haya escogido en nuestra pantalla principal. Esta opción se utiliza, cuando Ud. tiene sumados sus Libros de Compras y Ventas y desea digitar los totales mensualmente acumulados, para posteriormente obtener el IVA rápidamente. El ingreso de datos, se encuentra dividido en tres partes: • Débitos y Ventas Para aquellas ventas que no generan débitos deberá registrar los montos netos para facturas de exportación, ventas exentas o no gravadas y compras recibidas con retención total. Para las ventas que si generan débitos deberá registrar los valores o montos de impuesto que se informan en el formulario. Estos débitos corresponden a documentos del tipo facturas de venta

156

afectas, ventas con boletas, notas de débito emitidas, notas de crédito emitidas y facturas de compra recibidas con retención parcial.

• Créditos y Compras Al igual como se han registrado los débitos y ventas se deben registran los créditos y compras. Compras que no generan créditos (montos netos) y compras que si generan créditos (impuesto).

157

• Impuestos Aquí ud. podrá ingresar los montos relacionados a los distintos impuestos (Licores, Piscos, Vinos, Champañas y Chichas, Bebidas Analcoholicas Artificiales, Whisky), tanto para las compras, como para las ventas. Tambien deberá informar las notas de débito y crédito emitidas o recibidas por los conceptos que se estan informando.

158

Para cada valor informado poer concepto de ventas o compras deberá informar la cantidad de documentos emitidos o recibidos por el concepto respectivo. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.6.1.3. Instituciones Ley 20.259

La Ley 20259 publicada el 25.03.2008, permite a los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, que declaren dicho impuesto por medios electrónicos o en la forma no electrónica utilizar como crédito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado en el mes y que tenga relación con el giro. En el caso de declarar F.29 por medios electrónicos, el contribuyente podrá hacer uso del crédito desde ya, porque los software se han habilitado para ello (LINEA 32 COD.712 FORM.29) .En el caso de quienes declaren por papel, el SII, dentro del plazo de 8 meses, indicará mediante resolución como hacerlo, pero el derecho ya existe.

159

Se recuerda que los contribuyentes que podrán utilizar este beneficio, serán aquellos cuyos ingresos anuales por ventas y servicios del giro, de los 3 años calendarios anteriores al que se está haciendo uso del crédito, no haya superado 60.000 UTM en cualquiera de los años señalados. En el caso de fracciones de años calendarios, el límite será el que resulte de multiplicar 5000 UTM por el Número de meses activos en cada periodo. Se recuerda, que el crédito anual utilizado no podrá exceder del monto menor entre: 1.2% de los ingresos netos del año anterior y 35 UTM. Por otra parte si durante el año que se ha agregado el crédito, se superan las 60.000 UTM, el monto de crédito utilizado deberá ser restituido (LINEA 12, COD.713 FORM.29) Considerar que, el pago o retención del Impuesto de Timbres y estampillas deberá acreditarse, con la correspondiente declaración, constancia o certificado de pago por Internet, en el caso de ser de responsabilidad directa del contribuyente el pago del Impuesto, o bien con el correspondiente CERTIFICADO (modelo SII aparece en Resolución 53, del 30.04.2008) emitido por quien le hubiere recargado el Impuesto al contribuyente (ejemplo: Banco) Dichos CERTIFICADOS o comprobantes deberán ser ingresados al Libro de Compras, para eso, lo primero es crear las Instituciones en el sistema, indicando RUT, Razón social, GIRO, Dirección, etc.. NOTA: Esta misma forma de ingreso deberá ser utilizada cuando sea el propio contribuyente quien paga el impuesto timbres estampillas (Ejemplo F.24 )


160

4.6.1.4. Certificados Ley 20.259

La Ley 20259 publicada el 25.03.2008, permite a los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, que declaren dicho impuesto por medios electrónicos o en la forma no electrónica utilizar como crédito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado en el mes y que tenga relación con el giro. En el caso de declarar F.29 por medios electrónicos, el contribuyente podrá hacer uso del crédito desde ya, porque los software se han habilitado para ello (LINEA 32 COD.712 FORM.29) .En el caso de quienes declaren por papel, el SII, dentro del plazo de 8 meses, indicará mediante resolución como hacerlo, pero el derecho ya existe. Considerar que, el pago o retención del Impuesto de Timbres y estampillas deberá acreditarse, con la correspondiente declaración, constancia o certificado de pago por Internet, en el caso de ser de responsabilidad directa del contribuyente el pago del Impuesto, o bien con el correspondiente CERTIFICADO (modelo SII aparece en Resolución 53, del 30.04.2008) emitido por quien le hubiere recargado el Impuesto al contribuyente (ejemplo: Banco) Una vez creada la Institución que emitió el CERTIFICADO, en la opción Form.29/Ingresos/Instituciones 20.259, podrá ingresarse dicho CERTIFICADO, cargando el RUT de la Institución. De acuerdo a los datos informados en el CERTIFICADO (modelo SII aparece en Resolución 53, del 30.04.2008) se deberá indicar:

161

Nº certificado Fecha emisión: Fecha en que se extendió el certificado. Fecha solicitud: Fecha en que el contribuyente solicitó el certificado a la institución que recargó el Impuesto Timbres y Estampillas. Fecha: Fecha en que se efectúo la operación de crédito. Tipo de Operación: Indicar número de operación de acuerdo a una tabla predefinida por sistema Folio Documento Gravado: indicar número del documento u operación Fecha vencimiento: Fecha en que se hará exigible el pago de la obligación Folio Formulario de Pago ( opcional) : debe registrarse el Folio del Form.24 o 24.I, en el cual está contenido el pago del impuesto. Tasa del Impuesto: Tasa aplicada según la operación que se esté informando Monto del Impuesto: Monto resultante de multiplicar la tasa al monto de la operación realizada.

Se recuerda que esta misma forma de ingreso es válida para el caso que el contribuyente hubiera pagado directamente el impuesto de timbres y estampillas, por ser su propia responsabilidad (Ejemplo: certificado Internet, Form.24 o Form 24.I). En Nº certificado, Folio documento Gravado y Folio Formulario Pago, se sugiere ingresar el número de Folio Formulario Pago. En Fecha emisión, solicitud, y Fecha operación, se sugiere ingresar Fecha Formulario Pago.

162

En resumen, el ingreso de comprobante de pago, en esta opción, deriva en el registro automático en el Libro de Compras bajo el concepto " Certificado de Timbres y Estampillas" afectando la columna IVA Con derecho (indicando la sumatoria de Total impuesto de cada certificado) y traspasando los montos correspondientes a la LINEA 32, COD.712 del Form.29, para su oportuna utilización como crédito fiscal.

4.6.2. Informes 4.6.2.1. Informe de P.P.M. Pagados

La finalidad de este informe es mostrar al usuario un listado con los pagos provisionales informados en los formularios procesados.

La información tomada para evaluar el propósito de este informe, corresponde a los montos informados en los códigos correspondientes al formulario 29 :

• Código 62 (PPM Obligatorios). • Código 152 (PPM Segunda Categoría). • Código 70 (Talleres,Artes). • Código 66 (Vehículos). • Código 123 (Mineros).

Este informe es de carácter anual, por lo que la información desplegada corresponderá al registro de los formularios procesados en el período (año) actual, mostrando al final del informe un resumen de los pagos provisionales hechos durante el año.

4.6.2.2. Informes Analíticos

En este módulo, ud. podrá obtener un informe que le mostrará los ingresos por cuenta, por concepto de ventas o de compras, mostrando como resultados el código y descripción de la cuenta, el tipo de documento, correlativo, rut, número de documento,glosa del documento y el monto del documento. Al final del informe ud. podrá encontrar un resumen de los montos por cuenta y un total de los ingresos ( ya sea compra o venta).

163

Para la obtención de este informe, ud. debera unicamente escoger la sucursal y el tipo de informe que desea obtener (Compras o Ventas). Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.6.3. Procesos 4.6.3.1. Procesar Formulario 29 Mediante esta opción, el sistema tomará todos los datos que ud. ha ingresado en los módulos de Compras/Ventas y Retenciones, para procesarlos y reflejar la información obtenida en el formulario 29. La finalidad de este proceso, es que ud. no tenga que estar calculando los datos que deben incluir en el formulario 29 para la declaración de su IVA. Debemos señalar, que aunque el sisteme genere los datos necesarios para la declaración de su formulario 29, ud. podrá revisar la información generada, modificar o agregar datos a los códigos del formulario a declarar.

4.6.3.2. Generación Archivo Formulario 29

El proceso de generación de archivo formulario 29 para envío a SII a través de Internet, forma parte del menú "Procesos", y será el encargado de recopilar la información de la empresa y el período comercial seleccionado. Como información adicional a partir de JUNIO 2008, y a requerimiento del SII, se habilitan en el software nuevos códigos: Línea 2: Código 714 y Código 715 Línea 3: Código 720 Línea 4: Código 716 y Código 717 Línea 12: Código 713

164

Línea 28: Código 718 Línea 32: Código 712 Se deberá indicar la fecha de generación, o asumir la fecha por defecto de Windows, posterior a esto, se deberá especificar la ubicación en que se creará el archivo. Por defecto, la ruta en que se creará el archivo será "C:\Transtec\ContabW\AñoMes" , dónde "AñoMes" corresponde al año y mes del formulario a generar.(Ej : "C:\Transtec\ContabW\200909", corresponde a los datos de Septiembre de 2009). El archivo generado, se nombrará "RRRRRRRR.TXT", donde "RRRRRRRR" corresponde al Rut del contribuyente. En caso de existir un archivo en la ruta especificada, con el mismo nombre, este será renombrado como "RRRRRRRR.999", donde "999" corresponde al correlativo de archivos renombrados en una misma carpeta.

4.7. Honorarios 4.7.1. Ingresos 4.7.1.1. Ingreso de Honorarios

Este módulo tiene la finalidad de que ud. pueda ingresas de forma facil y veloz sus boletas de honorarios, y así, con está información, generar las declaraciones juradas y emitir los certificados de su empresa.

Este módulo se encuentra dividido en dos partes. En la primera parte, ud. deberá escoger el tipo de boleta que ingresará (Honorarios o Servicios), luego deberá escoger el rut del profesional. Previo a ello deberá tener en cuenta si el documento

165

que registrará es del tipo electrónico deberá tiquear la opción Documento Electrónico. Una vez ingresado estos datos, será necesario que ud. ingrese el número de boleta, el tipo de receptor (profesional o director), fecha de emisión y fecha de pago de la boleta (será esta última la que deberá corresponder al mes de proceso, y la que se ocupará para el libro de retenciones del mes). Posteriormente, ud. deberá ingresar el monto bruto de la boleta, escoger la tasa y el sistema calculará automáticamente los montos para la retención y el monto líquido a pagar.

En la segunda parte de éste módulo, ud. deberá ingresar el detalle de las contra-cuentas a las que se imputará esta boleta. Si la cuenta escogida posee atributo de análisis con control por rut, será necesario que ud. además especifique el rut correspondiente.

166


4.7.2. Informes 4.7.2.1. Libro de Retenciones

Mediante esta opción ud. podrá obtener el libro de retenciones de su empresa, para el mes seleccionado.

167

Ud, podrá emitir un libro de retenciones Borrador u Oficial, y a la vez escoger los distintos criterios de ordenación para el libro (por fecha, glosa o número de boleta. Además, ud. podrá incorporar en el libro las glosas respectivas de cada boleta (sólo en la opció borrador). Si ud., ha escogido la opción oficial, será necesario que especifique el Folio Inicial para el libro. Impresión sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se deberán emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliación de libros. • Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresión de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no debía ocuparse). • Rep.Legal en todas las páginas. Esta opción esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no está activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresión de folios se realizó de acuerdo a un formato distinto. Si la impresión de folios se realizó en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deberá activar la casilla "Rep.Legal en todas las páginas" si y sólo si se realizó la impresión de folios con el representante legal en todas las hojas.


168

4.7.2.2. Retenciones Anuales

Con esta opción, ud. podrá obtener un informe con los montos totales por concepto de retenciones a profesionales y los montos totales retenidos a Directores. Este informe es de carácter anual y mostrará un resumen para cada uno de los meses con los montos, y los montos actualizados, incluyendo una columna que mostrá el factor de actualización utilizado para cada mes.

169

4.7.2.3. Certificado de Retenciones

Mediante esta opción, ud. podrá obtener los certificados de honorarios para cada uno de sus trabajadores.

170

el formato del certificado, varía dependiendo del tipo de empresa que ud. esté procesando.

Ud. deberá ingresar la fecha de emisión del certificado y el Rut del profesional para el cuál ud. desea la impresión del certificado. La opción Todos permite obtener una impresión de los certificados de todos los trabajadores pertenecientes a la empresa. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

4.7.2.4. Impresión Formulario 1879

Mediante esta opción ud. podrá arrojar a la impresora, el formulario 1879 para el año que ud. este procesando actualmente (el cual se ha escogido en la pantalla principal).

171

Para comenzar, ud. deberá ingresar la fecha en que será impreso el formulario. Si es que existiese el registro de algún formulario impreso con anterioridad, deberá escoger el tipo de declaración que ud. realizará (Original o Rectificatoria). Una vez realizados los pasos anteriores, ud. ya está en condiciones de arrojar la impresión del formulario. Recuerde que debe revisar los datos del folio y rut para estar seguros de que no se cometerán errores.

4.7.3. Procesos 4.7.3.1. Asignación de Certificados Esta opción se utiliza para asignar un número de certificado específico para cada uno de los profesionales o directores que haya tenido algun tipo de movimiento de retención durante el período. Es importante que ud. realice este proceso previo a emitir la impresión de la declaración (formulario 1879), o a generar el archivo para envío al SII, o la impresión de certificados.

4.7.3.2. Generación archivo formulario 1879 SII.

Mediante esta opción ud. podrá generar el archivo que podrá enviar al SII para la declaración jurada del año que ud. este procesando actualmente (el cual se ha escogido en la pantalla principal).

172

Para comenzar, ud. deberá ingresar la fecha en que será impreso el formulario. Si es que existiese el registro de algún formulario impreso con anterioridad, deberá escoger el tipo de declaración que ud. realizará (Original o Rectificatoria). Una vez realizados los pasos anteriores, ud. ya está en condiciones de generar la declaración. Recuerde que debe revisar los datos del folio y rut para estar seguros de que no se cometerán errores.

4.7.3.3. Centralización de Retenciones

Mediante este proceso, ud. podrá contabilizar todas las boletas de honorarios y servicios que ud. haya procesado en el mes. Es importante señalar que el voucher generado corresponde al voucher de ingreso de las boletas de honorarios y servicios a la contabilidad, por lo que el pago de cada una de las boletas ud. lo deberá realizar en el sistema de Contabilidad Windows cuando corresponda. Ud. tendra dos opciones a escoger, teniendo relación ambas con la salida de la centralización. Ésta podra ser generada como un "Archivo de Traspaso", que podrá ser capturado por otro sistema que acepte el formato con que es generado el voucher; y la segunda opción corresponde a "Contabilizar" directamente el voucher en la contabilidad (sistema Contabilidad Windows). Aunque ambas opciones están habilitadas, la opción de contabilizar directamente.

173

5. Opciones Especiales 5.1. Procesamiento Distribuido 5.1.1. Procesamiento Distribuido El Procesamiento Distribuido permite consolidar en el sistema Contabilidad instalado en la Casa Matriz de la empresa, la información ingresada en los sistemas Contabilidad instalados en las Sucursales. El uso o no de Procesamiento Distribuido se define en la ficha Datos Contables del proceso de Creación de la Empresa.

Para que el sistema pueda manejar adecuadamente el Procesamiento Distribuido, se debe tener presente las siguientes consideraciones: • Sólo uno de los sistemas debe ser configurado como Casa Matriz • Todos los sistemas deben tener configurada la Sucursal y habilitado el Procesamiento

Distribuido. • Todos los sistemas deben tener configurada una sucursal diferente. • NO se debe cambiar la sucursal asignada, una vez que se haya registrado movimientos. El modo de operación del Procesamiento Distribuido es el siguiente:

Tanto la Casa Matriz como las Sucursales registran movimientos contables y de compra/venta,

174

en sus respectivos sistemas. Las Sucursales envían la información procesada a la Casa Matriz, donde se incorpora a las bases de datos que contienen los movimientos de la Casa Matriz. Debido a que la numeración de los vouchers contables se puede repetir entre la Casa Matriz y las Sucursales, e incluso entre diferentes Sucursales, se debe ejecutar un proceso de Renumeración de Vouchers. El proceso de Renumeración de Vouchers creará una nueva numeración de vouchers, llamada Correlativo General, a partir de un número indicado por el usuario, la cual mantendrá el Correlativo Original como referencia. Para efectuar la Renumeración de Vouchers, es requisito que el mes anterior se encuentre Bloqueado.

Debido a que a partir de la incorporación de la información de las Sucursales habrá movimientos propios y de Sucursales, en el Ingreso de Vouchers, Ingreso de Compras y Ventas e Ingreso de Boletas de Venta se habilitará una lista de selección para indicar la sucursal de la cual se desea consultar los movimientos ingresados, y además el nuevo Correlativo General. Si se indica una Sucursal distinta de la Casa Matriz, sólo se podrá consultar los movimientos y no ingresar, modificar o eliminar. La excepción a esta regla es cuando se ha definido que no habrá Procesamiento Distribuido, en cuyo caso el Ingreso de Compras y Ventas permitirá el ingreso de documentos de Sucursales.

A su vez, la impresión de Vouchers y Libros incorporarán el Correlativo General, y al Correlativo Original se le antepondrá el código de la Sucursal.

5.1.2. Exportación Arhivo de Intercambio El proceso de Exportación del Archivo de Intercambio consiste en generar el archivo con todos los movimientos del mes, para ser enviado a la Casa Matriz para su consolidación. A este proceso se accede mediante la opción Procesamiento Distribuido del menú Procesos.

Al generar el Archivo de Intercambio se procesará toda la información del mes seleccionado, referente a Vouchers, Compra/Venta y Boletas de Venta. Esta opción sólo se encuentra disponible en los sistemas configurados como Sucursal y con Procesamiento Distribuido, configuración que se define en la ficha Datos Contables de la Creación de la Empresa.

175

5.1.3. Importación Archivo de Intercambio El proceso de Importación del Archivo de Intercambio consiste en capturar el archivo con todos los movimientos del mes, enviado por las Sucursales para ser consolidado en la Casa Matriz. A este proceso se accede mediante la opción Procesamiento Distribuido del menú Procesos.

Al capturar el Archivo de Intercambio se procesará toda la información del mes seleccionado, referente a Vouchers, Compra/Venta y Boletas de Venta. Esta opción sólo se encuentra disponible en los sistemas configurados como Casa Matriz y con Procesamiento Distribuido, configuración que se define en la ficha Datos Contables de la Creación de la Empresa.

176

5.1.4. Renumeración de Voucher El proceso de Renumeración de Voucher consiste en asignar un Correlativo único, llamado Correlativo General, a todos los vouchers registrados en el sistema, el cual será adicional al Correlativo Original utilizado en las Sucursales. A este proceso se accede mediante la opción Procesamiento Distribuido del menú Procesos.

Para efectuar la Renumeración de Vouchers, es requisito que el mes anterior se encuentre Bloqueado.

Este proceso estará disponible sólo cuando se haya habilitado el Procesamiento Distribuido en la ficha Datos Contables de la Creación de la Empresa, y el sistema esté configurado como Casa Matriz.

5.2. Importar y Exportar Archivos 5.2.1. Generación Archivos Compras y Ventas S.I.I. El proceso de generación de archivos compras y ventas, permitirá la preparación de un archivo para el envio de información de todos los documentos de compras y ventas al servicio de impuestos internos.

177

5.2.2. Generación Archivo de Traspaso El proceso de generación de archivos de traspaso, permitirá la captura de archivos generados por Sucursales de Procesamiento Distribuido. Se deberán especificar las carpetas en donde quedarán almacenados dichos archivos.


5.2.3. Captura Movtos.Compras y Ventas El proceso de captura movimientos de compras y ventas permitirá alimentar el módulo compras y ventas a través de un archivo generado por otro sistema computacional. Este archivo debe ser generado bajo las especificaciones que necesita el sistema para que la captura se realice con éxito.

178

Consulte el Formato de Archivo de Captura para Documentos Compra/Venta Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

5.2.4. Captura Movtos.Compras y Ventas D.O.S. El proceso de captura movimientos de compras y ventas permitirá alimentar el módulo compras y ventas a través de un archivo generado por el sistema Facturación Integral u otro sistema computacional. En el caso en que este archivo sea generado por otro sistema computacional, éste debe ser generado bajo las especificaciones que necesita el sistema para que la captura se realice con éxito.


179

5.2.5. Captura Pago Proveedores El proceso de captura de pagos de proveedores tiene por objetivo recepcionar los vouchers de pago de proveedores que se encuentren en un archivo plano con Estructura de Formato de Voucher. La captura será a través de la indicación de un voucher y la ubicación en donde se encuentra el archivo.


5.2.6. Captura Pago de Clientes El proceso de captura de pagos de clientes tiene por objetivo recepcionar los vouchers de pago de clientes que se encuentren en un archivo plano con Estructura de Formato de Voucher. La captura será a través de la indicación de un voucher y la ubicación en donde se encuentra el archivo.


180

5.2.7. Captura de Voucher El proceso de Captura de Voucher tiene como objetivo permitir la captura de los voucher emitido a través del sistema de contabilidad de DOS. Esta captura se produce a través de un archivo de texto(sdf) y que el usuario debe proporcionarle la ruta y el archivo correspondiente. El proceso inicial corresponde a la validación del archivo el que tiene un formato predefinido. Una vez validado el archivo, el sistema habilita dos botones, de encontrar errores en la validación se habilita el botón "errores" el que permite visualizar la lista completa de errores del la validación de lo contrario el segundo botón que se habilita es el de "procesar" que significa que no hay errores en la validación y se dará inicio a la captura propiamente tal. La captura comprende los siguientes procesos: • Actualización de los voucher. • Actualización de los saldos del plan de cuentas. • Actualización de los saldos de centro de resultado cuando corresponda.

Consulte el Formato de Archivo para Captura de Voucher

5.3. Generación Formulario 3323 5.3.1. Configuración Este proceso permitirá configurar donde se encuentran la declaraciones de Iva, la cual permitirá posteriormente la captura de dichas declaraciones con la finalidad de poder efectuar una

181

comparación entre lo declarado por el Formulario 29 v/s Formulario 3323. El proceso de configuración es sólo posible para aquellos usuarios que hayan efectuado la declaración de Iva a través del Sistema Gestión Iva Windows o para aquellos usuarios que hayan efectuado sus declaraciones a través del Sistema Formulario 29 Windows.

Si se han efectuado declaraciones a través del Sistema Gestión Iva Windows deberá marcar el casillero como lo indica la figura.

La siguiente figura le permitirá indicar si el Sistema de Contabilidad Windows está compartiendo la misma base de datos con el Sistema Gestión Iva Windows. Si no estuviera compartida la base de datos, el casillero deberá estar desmarcado para poder indicar la ruta donde se encuentran las declaraciones.

182

Nota: Si estuviese compartiendo la misma base de datos deberá marcar el casillero y automáticamente se asignará la ruta donde se encuentran dichas declaraciones.

La siguiente figura permitirá indicar si las declaraciones de Iva se efectuaron a través del Sistema Formulario 29 Windows; de ser así deberá marcar el casillero como lo indica la figura e indicar la ruta donde se encuentran dichas declaraciones.

5.3.2. Ingreso y Captura Declaraciones de IVA El proceso de ingreso y/o captura de declaraciones, permitirá el ingreso de dichas declaraciones para aquellas declaraciones que no fueron realizadas por los Sistema Gestión Iva Windows o Sistema Formulario 29 Windows, o capturar dichas declaraciones que fueron realizadas a través de los sistemas anteriormente mencionados. Si en la configuración indicó que sus declaraciones las realizó a través del Sistema Gestión Iva Windows y/o a través del Sistema Formulario 29 Windows, este proceso le permitirá capturar dichas declaraciones cuya finalidad es la de poder comparar con lo que se va a declarar a través del Formulario 3323. La información que se va a capturar es la siguiente:

183

- Línea 12 - Línea 24 y 25 - Línea 7. Al momento de capturar la información, este proceso rebajará de las líneas 24 y 25 todos los impuestos cuyo tratamiento corresponda al tipo Adicional Retenido ya que para el formulario 3323 estos impuestos se deben excluir.


5.3.3. Informe Anual de Ivas de Compra y Ventas Este proceso permitirá emitir un informe con información resumida de todos los ivas tanto de

184

compra como de ventas agrupadas por cliente y/o proveedor.

185

5.3.4. Archivo Declaración Jurada Formulario 3323 A través de esta opción, el sistema permitirá generar la declaración jurada del formulario 3323 en un archivo. Un vez procesada la información el sistema efectuará una comparación entre lo declarado en el formulario 29, cuya información fue ingresada y/o capturada en la opción "Ingreso/Captura de declaraciones", y la información ingresada a través del módulo compras y ventas. De existir diferencias podrá emitir un informe el que entregará información de manera comparativa entre los declarado por el Formulario 29 y lo procesado por el Formulario 3323. Una vez generada la declaración Jurada del Formulario 3323, el archivo deberá ser validado a través de un Software que facilita el SII y que puede ser obtenido en la siguiente dirección del www.sii.cl/DJI/DJI02000.html.

• Datos Principales. Referidos a Año Comercial y Fecha de Generación. • Datos Ultima Generación. Se refieren a Fecha, Tipo y Folio del archivo de Declaración Jurada

generado por última vez. • Tipo de Declaración. Se refiere a si la declaración es original o rectificatoria. • Folio. Es el número de folio asignado.

186

• Declaración Rectificada, Medio de Presentación. Esta opción se habilitará en la medida en que el tipo de declaración elegida sea la Rectificatoria. En dicho caso, el usuario podrá elegir el medio de presentación de la declaración, el cual puede ser en Formulario o por Archivo. En caso de ser por formulario, deberá completarse el campo de folio. En el caso del campo R.U.T., éste aparece automáticamente al haber seleccionado la empresa previamente. Nota: Actualmente el SII no tiene considerado declaraciones a través de formularios. Por último, una vez completados los datos correctamente, podrá generar el archivo.


6. Anexos 6.1. Impresión en Modo Texto 6.1.1. Impresión en Modo Texto

Esta opción permite seleccionar el modo de impresión según la necesidad del usuario, la cual puede ser en: 1) Modo Gráfico, que entrega una impresión de mayor calidad por medio de impresoras láser e inyección de tinta, por ejemplo. 2) Modo Texto, que entrega una mayor rapidez en la impresión pero disminuyendo su calidad, como por ejemplo impresoras de matriz de punto Okidata ML 320, ML 321, Panasonic, etc..

187

Funcionamiento General

Impresora a utilizar: Permite seleccionar la impresora que se utilizará para la emisión de los reportes. Las impresoras que aparecerán en esta lista con todas aquellas que tenga instaladas en su PC.

Modo de impresión: Esta opción permite seleccionar el modo en que serán impresos los reportes, pudiendo ser: Gráfico: Permite imprimir los reportes en modo gráfico.

Texto: Permite imprimir los reportes en modo texto.

Guardar: Permite guardar la configuración del modo de impresión para la posterior emisión de los informes del sistema.

Ayuda: Permite visualizar esta ayuda..

Salir: Permite salir del formulario de configuración del modo de impresión.

6.2. Formatos de Archivos 6.2.1. Formato Archivo Compra/Venta

ESTRUCTURA ARCHIVO DOCUMENTOS COMPRA/VENTA PARA IMPORTACION(CAPTURA) DESDE CONTABILIDAD

• El archivo SDF que se genera debe tener un nombre con extensión ".TRA"

• Un archivo SDF, es un archivo de texto ASCII, en el cual los registros tienen una longitud fija y

188

terminan con un retorno de carro y un avance de línea. Los campos no están delimitados por caracter alguno.

• Los campos numéricos se rellenan con blancos (si no se debe informar) o ceros a la izquierda

(para completar), y los campos de tipo Carácter se rellenan con blancos a la derecha. • Cada documento informado en el archivo deberá estar compuesto (secuencialmente) por:

1 Línea Tipo Registro 1 (Encabezado) N Líneas Tipo Registro 2 (Impuestos) (0 si documento es exento, al menos 1 si es afecto) N Líneas Tipo Registro 3 (Detalle)

Estructura de Archivo de documentos Compra/Venta

Registro Tipo 1 (Encabezado) : Corresponde al encabezado del documento cpa/vta. Registro Tipo 2 (Impuestos) : Registro que contiene detalle de los impuestos

asociados al documento. Registro Tipo 3 (Detalle de cuentas) : Corresponde al detalle de las contracuentas (cuentas

contables) asociadas al documento de cpa/vta.

*** Para cada línea, debe informar los datos asociados al tipo de registro. Si no corresponde informar algún dato, complete con Ceros (0) o Blancos según corresponda.

189

190

6.2.2. Formato Archivo Voucher

ESTRUCTURA ARCHIVO VOUCHER PARA IMPORTACION(CAPTURA) DESDE CONTABILIDAD

• El archivo SDF que se genera debe tener un nombre con extensión ".VOU"

• Un archivo SDF, es un archivo de texto ASCII, en el cual los registros tienen una longitud fija y terminan con un retorno de carro y un avance de línea. Los campos no están delimitados por caracter alguno.

• Los campos numéricos se rellenan con blancos o ceros a la izquierda, y los campos de tipo

Carácter se rellenan con blancos a la derecha.

191

• Cada voucher informado en el archivo deberá estar compuesto (secuencialmente) por:

1 Línea Tipo Registro 0 (Encabezado) N Líneas Tipo Registro 1 (Detalle) 1 Línea Tipo Registro 2 (Resumen)

Estructura de Archivo de Voucher

Registro Tipo 0 (Encabezado) : Corresponde al encabezado del Voucher y contiene información relativa al proceso de captura que se está realizando.

Registro Tipo 1 (Detalle de cuentas) : Corresponde al detalle de los conceptos involucrados

en el voucher a ser capturado.

Registro Tipo 2 (Resumen) : Registro que contiene el resumen del Voucher contenido en el archivo SDF a ser capturado.

Estructura Registro Tipo 0 (Encabezado)

Estructura Registro Tipo 1 (Detalle de Cuentas)

192

193

194

Estructura Registro Tipo 2 (Resumen)

195

Your index page goes here... In MS-Word, select INDEX AND CONTENTS from the INSERT menu. Select INDEX and click OK.

Date post:	30-Dec-2014
Category:	Documents
Upload:	carlosvalpo
View:	313 times
Download:	1 times

ContabW

Documents