1 Instructivo Autoliquidación Planilla N CONTENIDO 1. GENERALIDADES ........................................................................................................................................................... 2 2. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR UNA PLANILLA PAGADA A TRAVÉS DE APORTES EN LÍNEA ........... 4 3. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR UNA PLANILLA PAGADA A TRAVÉS DE OTRO OPERADOR DE INFORMACIÓN O POR MEDIO FÍSICO ........................................................................................................................ 9 4. INFORMACIÓN IMPORTANTE ................................................................................................................................... 15
2. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR UNA PLANILLA PAGADA A TRAVÉS DE APORTES EN LÍNEA ........... 4
3. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR UNA PLANILLA PAGADA A TRAVÉS DE OTRO OPERADOR DE
INFORMACIÓN O POR MEDIO FÍSICO ........................................................................................................................ 9
4. INFORMACIÓN IMPORTANTE ................................................................................................................................... 15
2
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
1. GENERALIDADES
Definición
La planilla N es utilizada para corregir la información de una liquidación que se pagó previamente por un valor
menor al que verdaderamente debió cancelarse.
Normatividad
Definición: Artículo 8, Resolución 1747 de 2008
Entrada en Vigencia: Artículo 2, Resolución 1622 de 2009
Aplica
Ajustes de periodos (vencidos o vigentes) ya pagados.
Ajuste para cualquier tipo de Aportante y Cotizante.
Corrección de IBC, Salarios, Tarifas, Novedades y Días Cotizados siempre y cuando exista aporte.
Ajustes a uno, varios o todos los subsistemas de acuerdo con el tipo de cotizante.
Generar y pagar varias planillas tipo N correspondientes a un mismo periodo.
Corrección de planillas pagadas por otros operadores o en medio físico.
No Aplica
Reportar administradoras no vigentes.
Aportes por falta absoluta de pago
Correcciones de Administradoras.
Correcciones donde al aplicar reglas de redondeo no exista diferencia entre el valor a pagar y el
pagado.
Aportes correspondientes a intereses moratorios.
Correcciones de Pagadores de Pensión
Correcciones que impliquen devoluciones de dinero.
Correcciones donde no existe aporte o valor a pagar.
Descuentos por Saldos o incapacidades
Correcciones por descuentos superiores en saldos e incapacidades.
3
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Recuerde
Es obligatorio reportar número y fecha de pago de la planilla a corregir.
Se deben reportar los códigos o nombres de todas las administradoras a las cuales se encuentra
vinculado el cotizante.
Se debe reportar la información de la liquidación original. Es decir la que presenta el error y la
información correcta de la liquidación de aportes.
Se debe liquidar una planilla tipo N por cada periodo que esté en deuda.
Aunque no se realicen aportes a todos los subsistemas, se deben reportar los códigos o nombres de
las administradoras a las cuales se encuentra vinculado el cotizante.
Los topes mínimos y máximos de los pagos efectuados por medio de este tipo de planilla
corresponden a los valores vigentes para la fecha del periodo que se liquide.
El Aportante debe certificar que se encuentra al día con los subsistemas para los que no reporta
información.
Los valores liquidados incluirán intereses de mora, salvo que el Aportante certifique que las
correcciones corresponden a ajustes por retroactivos de Aportantes del sector público que se
encuentran dentro de las fechas establecidas para el no cobro de intereses.
No es posible utilizar una misma planilla tipo N, para corregir aportes de empleados e independientes
Alcance del autoliquidador de planillas N
La opción de autoliquidación le permite liquidar de forma automática planillas tipo N (Corrección), ingresando
la información correspondiente a los empleados y las planillas sobre las cuales desea corregir los aportes
realizados. Podrá corregir planillas pagadas desde 1994-04-01 (fecha de entrada en vigencia de la Ley 100 de
1993). Así mismo, podrá corregir planillas pagadas a través de Aportes en Línea, pagadas por otro Operador
de Información o pagadas en medio físico.
4
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
2. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR UNA PLANILLA PAGADA A TRAVÉS DE APORTES EN LÍNEA
Con el Usuario de perfil Nómina, en el menú Liquidaciones seleccione la opción Autoliquidar - (N)
CORRECCIONES.
Digite o seleccione el número de la planilla para la cual realizará la corrección.
El sistema cargará los datos fecha de pago, período de la planilla y el indicador del tipo de cotizantes que
incluía la liquidación que se desea corregir (empleados o independientes). Presione el botón Adicionar
Empleado para relacionar los empleados para los cuales realizará correcciones.
5
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Ingrese el tipo y número del documento de identificación de los empleados para los cuales realizará la
corrección. El sistema cargará los datos básicos del empleado con los que se realizó el pago, dejando
habilitados los campos tipo y subtipo de cotizante, fecha de ingreso y retiro y la opcionalidad de aportes a
riesgos y CCF (cuando aplique) para que usted los modifique en caso de ser necesario. Continúe el
procedimiento presionando el botón Siguiente.
Seleccione lo subsistemas para los cuales realizará la corrección y haga uso del botón adicionar novedad para
registrar TODAS las novedades que presentó el empleado en el periodo a corregir.
6
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Las novedades reportadas se visualizarán en la parte izquierda de la pantalla. Después de ingresar TODAS las
novedades, verifique y modifique los Datos susceptibles de corrección (salario mensual, tarifa de alto riesgo
pensión, UPC adicional, IBC de SENA e ICBF para los cotizantes Cooperados, tarifa de aporte a Caja de
Compensación Familiar para cotizantes Independientes o Agremiados y el indicador de salario integral) sólo si
los datos cargados por el sistema difieren de los que se deben reportar en la planilla. Recuerde que estos
datos serán utilizados por el sistema para calcular los aportes corregidos. Continúe con el proceso haciendo
uso del botón Siguiente.
7
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Verifique los valores a pagar calculados para cada uno de los subsistemas. Si la información reportada por el
sistema es correcta presione el botón Finalizar, de lo contrario utilice el botón Anterior para modificar la
información.
Adicione los demás empleados que incluirá en la planilla para el periodo seleccionado. Si desea modificar la
información de algunos de los empleados adicionados, haga uso de la opción Modificar. Cuando haya
adicionado todos los empleados, genere la liquidación haciendo uso del botón Autoliquidar.
8
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Certifique que se encuentra al día con los subsistemas para los que NO reportó información, haciendo uso del
botón OK
Después de generada la liquidación, haga uso de la opción modificar que se encuentra ubicado en la sección Operaciones “Modificar” para adicionar empleados o modificar la información registrada. Recuerde, para que los cambios sean incluidos en la planilla, debe liquidar nuevamente haciendo uso del botón Autoliquidar.
Antes de efectuar el pago, verifique la información registrada y los aportes calculados a través de la sección informes “Ver”.
9
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
3. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR UNA PLANILLA PAGADA A TRAVÉS DE OTRO OPERADOR DE
INFORMACIÓN O POR MEDIO FÍSICO
Con el Usuario de perfil Nómina, en el menú Liquidaciones seleccione la opción Autoliquidar - (N)
CORRECCIONES.
Digite número de la planilla que desea corregir, seleccione la fecha en la que realizó el pago, indique el
período de la liquidación (Pensión o Salud, cuando seleccione uno el sistema calculará automáticamente el
otro) y el tipo de cotizantes incluidos en dicha planilla (Empleados o Independientes). Posteriormente,
presione el botón Adicionar Empleado.
Ingrese los datos del empleado como fueron reportados en la planilla a corregir. Si el empleado ya existe, el
sistema cargará los datos y usted podrá modificarlos en caso de ser necesario. Los empleados que no existan
será creados con la información registrada, por lo tanto, si el empleado ya no labora para la empresa ingrese
10
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
la fecha de retiro para que no sea incluido en liquidaciones posteriores. Continúe el proceso haciendo uso del
botón Siguiente.
Seleccione los subsistemas para los cuales realizará la corrección. Posteriormente, marque las novedades
reportadas en la planilla pagada. Haga uso del botón adicionar novedad para registrar TODAS las novedades
que presentó el empleado en el periodo y por tanto deben reportarse en la planilla de corrección.
11
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Las novedades reportadas se visualizarán en la parte izquierda de la pantalla. Después de ingresar TODAS las
novedades, verifique y modifique los Datos susceptibles de corrección (salario mensual, tarifa de alto riesgo
pensión, UPC adicional, IBC de SENA e ICBF para los cotizantes Cooperados, tarifa de aporte a Caja de
Compensación Familiar para cotizantes Independientes o Agremiados y el indicador de salario integral) sólo si
los datos cargados por el sistema difieren de los que se deben reportar en la planilla. Recuerde que estos
datos serán utilizados por el sistema para calcular los aportes corregidos. Continúe con el proceso haciendo
uso del botón Siguiente.
12
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Ingrese para cada subsistema los valores pagados en la liquidación a corregir y verifique los valores
calculados por el sistema así como los totales a pagar. Si la información reportada por el sistema es correcta
presione el botón Finalizar, de lo contrario modifique la información de los valores pagados o utilice el botón
Anterior para modificar la información.
13
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Adicione los demás empleados que incluirá en la planilla para el periodo seleccionado. Si desea modificar la
información de algunos de los empleados adicionados, haga uso de la opción Modificar. Cuando haya
adicionado todos los empleados, genere la liquidación haciendo uso del botón Autoliquidar.
14
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
Certifique que se encuentra al día con los subsistemas para los que NO reportó información, haciendo uso del botón OK
Después de generada la liquidación, haga uso de la opción modificar para adicionar empleados o modificar la información registrada. Recuerde, para que los cambios sean incluidos en la planilla, debe liquidar nuevamente haciendo uso del botón Autoliquidar.
Antes de efectuar el pago, a través de los informes verifique la información registrada y los aportes
calculados.
15
Instructivo
Autoliquidación Planilla N
4. INFORMACIÓN IMPORTANTE
Si el tipo de Aportante es Cooperativa de Trabajo Asociado y debe cancelar aportes Parafiscales por el
Cooperado que está liquidando, asegúrese de haber ingresado el IBC de SENA e ICBF en la opción de
datos susceptibles de corregir.
Cada vez que realice una modificación sobre la planilla (Adición de empleados, novedades o cambio
de datos), actualice la liquidación haciendo uso del botón Autoliquidar.
Las modificaciones que realice sobre los empleados que ya existen en el sistema, sólo se tendrán en
cuenta para la planilla tipo N.
Los empleados que no existan en el sistema, serán creados con la información registrada, por lo tanto
si el empleado ya no labora para la empresa debe ingresar la fecha de retiro.
Al no generar liquidación, los datos cargados sólo permanecerán el tiempo que tarde en expirar la
