División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica INFORME Nro. DFOE-EC-IF-11-2016 05 DE MAYO, 2016 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN LA JUNTA DE DESARROLLO REGIONAL DE LA ZONA SUR DE LA PROVINCIA DE PUNTARENAS (JUDESUR) SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PERIODO TERMINADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 2016
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INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN LA JUNTA DE DESARROLLO REGIONAL DE LA ZONA SUR DE LA PROVINCIA DE PUNTARENAS (JUDESUR) SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL PERIODO TERMINADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
2016
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TEMA 1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN E INCONSISTENCIAS EN LAS CUENTAS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Y DOCUMENTOS POR COBRAR NO CORRIENTES ............................................... 4
HALLAZGO 1.1: DIFERENCIAS ENTRE LOS AUXILIARES Y LOS SALDOS DE LOS RUBROS DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Y DE DOCUMENTOS POR COBRAR NO CORRIENTES ............... 4
HALLAZGO 1.2: TERRENO PROPIEDAD DE JUDESUR NO REGISTRADO CONTABLEMENTE Y
DEBILIDADES EN EL REGISTRO CONTABLE DE LOS INTERESES SOBRE DOCUMENTOS POR COBRAR
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RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? La auditoría financiera ejecutada en la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas (JUDESUR), tuvo como objetivo examinar la información financiera correspondiente al ejercicio económico 2014, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas de Inversiones corrientes, Propiedades, planta y equipo, y Documentos por cobrar no corrientes, contenidas en los estados financieros de JUDESUR y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. La abarcó el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, y se extendió en los casos en que se consideró necesario.
¿Por qué es importante? El estudio es relevante por la importancia que tiene JUDESUR para el desarrollo económico y social de la Zona Sur del país, específicamente para los pobladores de los cantones de Buenos Aires, Osa, Golfito, Corredores y Coto Brus. Para tales efectos contó en el periodo 2014 con ingresos aproximados a ¢7.420.911.198,06 por lo que es fundamental conocer la situación financiera de la entidad, a partir de la razonabilidad de las principales cuentas de sus estados financieros; lo que a su vez permitirá fortalecer el sistema de control interno y el proceso de toma de decisiones de la Institución. Además de ser una herramienta para la toma de decisiones por parte de la Administración e interesados.
¿Qué encontramos? Como resultado de la auditoría se determinó que si bien el saldo de la cuenta de Inversiones corrientes por ¢17.923.464.228,95 se presenta razonablemente, existen debilidades de control
en la aplicación de la normativa de Inversiones aprobada por la Junta Directiva de JUDESUR, que podrían afectar la medición, reconocimiento y revelación, así como la salvaguarda y protección de esas inversiones. Por su parte, el saldo que muestra la cuenta de Documentos por cobrar no corrientes por ¢¢11.573.418.265,84 presenta debilidades que afectan su razonabilidad, debido a que existe una diferencia de ¢467.701.586,59 de más entre el saldo reportado en los estados financieros y la información contenida en los respectivos registros auxiliares. Esos auxiliares adolecen de los atributos que debe tener la información financiera para que sirva a los tomadores de decisiones internos y externos. Asimismo, en lo que respecta al registro de los Intereses sobre los Documentos por cobrar no corrientes, se determinó que JUDESUR realiza el registro de esos intereses en su contabilidad conforme al método denominado base efectivo y no al principio del “devengo”, como lo dictan los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, lo cual originó que en los estados financieros al 31 de diciembre de 2014 y por el periodo terminado en esa fecha, no contengan información por ese concepto. Además, se evidenció que los registros contables de JUDESUR, en relación con la cuenta de Estimación por incobrables de proyectos reembolsables, correspondientes al período 2014,
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carecen de razonabilidad, pues presentan un saldo de ¢1.287.838.486,72, el cual no se ajusta a la política de estimación vigente a esa fecha, ni tampoco a la realidad económica de la institución, siendo que para ese período JUDESUR contaba con aproximadamente ¢4.091.747.740,86 de cartera activa morosa para proyectos reembolsables, de las cuales el 97,2% (¢3.977.034.789,70) superaba los 61 días de atraso en el pago. Por su parte, al cierre del periodo 2014 la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo (PPE) presenta en el Balance de Situación un saldo de ¢8.007.878.427,86 en el costo histórico de los activos y de (¢1.729.024.448,43) en la depreciación acumulada, sin embargo del análisis realizado se evidenciaron diferencias entre los saldos reportados en los estados financieros y los registros auxiliares contables, siendo que los estados financieros presentan una suma inferior de ¢114.193.891,44 en el costo histórico y un monto de ¢229.724.733,06 de más en el saldo de la depreciación acumulada. Dichas diferencias no fue posible aclararlas debido a que la información del registro auxiliar no es íntegra y confiable por cuanto presenta debilidades en activos sin identificar y duplicados en diferentes categorías, así como otros bienes que pese a encontrarse totalmente depreciados se les ha continuado aplicando la depreciación. Aunado a lo anterior, se debe mencionar la existencia de un terreno propiedad de JUDESUR con una extensión de 34.207,55 m2, el cual no estaba registrado contablemente para el periodo revisado. ¿Qué sigue? En razón de lo expuesto se giran disposiciones al Director Ejecutivo de JUDESUR, con el propósito de corregir las debilidades antes indicadas, para ajustar el saldo de las cuentas de Documentos por cobrar no corrientes, Propiedades, planta y equipo y los auxiliares respectivos, al saldo que presenta la verdadera realidad económica de la institución. En lo concerniente a los Documentos por cobrar no corrientes, se dispone implementar el método del devengo para el registro de los intereses corrientes de esos documentos y ajustar la estimación de incobrables de proyectos reembolsables a un saldo acorde con el comportamiento real de esa cartera. En relación con la cuenta de Propiedades, planta y equipo, se giran las disposiciones pertinentes para el registro contable de un terreno a su valor razonable, así como para que se elabore una política y mecanismos para el control y protección de activos.
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INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN LA JUNTA DE DESARROLLO REGIONAL DE LA ZONA SUR DE LA PROVINCIA DE PUNTARENAS (JUDESUR) SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL PERIODO TERMINADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
1. INTRODUCCIÓN
ORIGEN DE LA AUDITORÍA
1.1. La auditoría efectuada en la Junta de Desarrollo de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas (JUDESUR), se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, así como los artículos 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica, N° 7428. Asimismo, la auditoría se llevó a cabo en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2015 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos.
1.2. La relevancia de la auditoría radica en evaluar la razonabilidad de las cuentas de mayor materialidad de los estados financieros y procedimientos de control vinculados a dichas cuentas, a fin de que se presente información financiera transparente y útil, a efectos de rendir cuentas de su gestión y toma de decisiones.
1.3. Asimismo, la Ley General de Control Interno, N° 8292, dispone que la Administración Activa debe ejecutar una serie de acciones tendientes a garantizar la eficiencia y la eficacia de sus procesos y cumplir con la normativa jurídica y técnica, en procura de lograr sus objetivos institucionales. Para ello, deberá contar con información confiable y oportuna que le permita administrar el riesgo de no lograr sus objetivos.
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OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.4. El propósito de la auditoría consistió en examinar la información financiera correspondiente al ejercicio económico del 2014, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de las principales cuentas y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.
NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA
1.5. La auditoría comprendió la revisión de las cuentas de balance de Inversiones corrientes, Documentos por cobrar no corrientes y Propiedades, Planta y Equipo (PPE), que conforman parte de los estados financieros de JUDESUR al 31 de diciembre de 2014, con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad y el control interno de esas cuentas. Esta auditoria abarcó el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, ampliándose cuando se consideró necesario.
1.6. Como parte del estudio se contempló la ejecución de procedimientos, entre los cuales destacan la revisión de los registros efectuados de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara; para obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos de JUDESUR que son relevantes en la emisión de información financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución
LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
1.7. Como parte de las limitaciones que afectaron el desarrollo de la Auditoría se encuentra el no contar con los archivos en formato digital de todos los movimientos contables generados por el Sistema de Información Financiera de JUDESUR (SIFIJUDE). Al respecto, se indicó que este sistema presenta problemas de obsolescencia y no permite generar estos archivos de forma digital.
GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORIA
1.8. La Junta de Desarrollo de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas fue creada mediante la Ley N° 7012, del 4 de noviembre de 1985, la cual fue reformada por la Ley N° 7730, del 20 de diciembre de 1997. El objetivo primordial de la institución es promover el desarrollo económico y social de la región y para su financiamiento se creó un impuesto establecido en el artículo N° 6 de la referida ley de creación.
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1.9. Mediante Decreto Ejecutivo N° 38575 MP-H-PLAN, del 18 de agosto de 2014, el Gobierno instauró una junta interventora para que diagnosticara la situación de JUDESUR y promoviera las medidas correctivas correspondientes. Posteriormente, el 7 de octubre de 2014, mediante el Decreto Ejecutivo N° 38650 MP-H-PLAN se indicó que para el cumplimiento del objetivo de la intervención, era necesario suspender temporalmente el nombramiento a quienes en ese momento integraban la Junta Directiva de JUDESUR, y para llevar adelante el proceso, el Poder Ejecutivo nombró una nueva Junta Interventora Sustitutiva, la cual asumió, inicialmente, la dirección de dicha entidad por un período de seis meses. A la fecha se han realizado dos ampliaciones al plazo supracitado, la última según el Decreto Ejecutivo N° 39226-MP-H-PLAN, del 30 de septiembre de 2015, extendió el plazo por ocho meses más.
1.10. En relación con la auditoría realizada, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131, establece que un sistema de contabilidad se basa en principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptados, que permitan recopilar, registrar, procesar y controlar en forma sistemática la información referente a sus operaciones y que sean expresables en términos monetarios.
1.11. En línea con lo anterior, JUDESUR dispone de un sistema de contabilidad, el cual provee información financiera que sirve de apoyo a los jerarcas para la toma de decisiones, esa información igualmente es de interés para terceros.
1.12. Los Estados Financieros de JUDESUR al 31 de diciembre de 2014, se rigen por los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense 1 , y actualmente la entidad se encuentra en proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
METODOLOGÍA APLICADA
1.13. La metodología aplicada en la ejecución de la auditoría, corresponde a la establecida por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de este Órgano Contralor, y el trabajo se realizó de conformidad con el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, las Normas Internacionales de Auditoria, las Normas de Control Interno, el Manual del Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República y los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense.
1.14. Se utilizaron técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, cuestionarios y análisis de los documentos que sustentan las transacciones y las cuentas seleccionadas, de conformidad con la normativa aplicable.
1 Decreto N° 34460-H, Publicado en el diario oficial la Gaceta N° 82 del martes 29 de abril de 2008.
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1.15. Las cuentas examinadas fueron seleccionadas con base en el criterio de materialidad, calculado conforme al procedimiento establecido por este Órgano Contralor. Estas cuentas son: Inversiones corrientes, Documentos por cobrar no corrientes y Propiedades, Planta y Equipo, que para los efectos alcanzan un 94% del total de activos de la institución.
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
1.16. El borrador del presente informe se entregó mediante los oficios N° 02980 (DFOE-EC-0140), del 1 de marzo de 2016 y N° 04826 (DFOE-EC-0226, del 18 de abril de 2016, al Ingeniero Carlos Murillo Barrios, Director Ejecutivo de JUDESUR , con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido.
1.17. Mediante oficio N° DEJ-O-060-2016, del 21 de abril de 2016, el Director Ejecutivo de JUDESUR, manifestó no tener observaciones al borrador del informe.
1.18. La comunicación de los principales resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el 2 de marzo de 2016 en las Oficinas Administrativas de JUDESUR y estuvieron presentes los siguientes funcionarios: Licda. Marta Fonseca Jiménez, Asistente Técnica; Lic. Eddy Godínez Picado, Fiscalizador Coordinador; y Lic. Manuel Fernández Carvajal, Fiscalizador, todos funcionarios de la Contraloría General de la República y por parte de JUDESUR: el Lic. Manuel Herrera Mutis, Presidente de Junta Interventora Sustitutiva; Ing. Carlos Luis Murillo Barrios, Director Ejecutivo; Lic. Carlos Norton Barquero, Auditor Interno a.i.; Lic. Roy Alvarado Gamboa, Jefe Administrativo Financiero, y el Lic. Jorge Barrantes Rivera, Asesor Dirección Ejecutiva.
2. RESULTADOS
TEMA 1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN E INCONSISTENCIAS EN LAS
CUENTAS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Y DOCUMENTOS POR
COBRAR NO CORRIENTES
Hallazgo 1.1: Diferencias entre los auxiliares y los saldos de los rubros de Propiedades, Planta y Equipo y de Documentos por cobrar no corrientes
2.1. El artículo 15 de La ley General de Control Interno, N° 8292, sobre las Actividades de Control, destaca que serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, lo señalado en el inciso b. iv, a saber: “La conciliación periódica de registros, para
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verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido”.
2.2. Por su parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP) establecen en el capítulo IV, apartado 4.4.5 de Verificaciones y conciliaciones periódicas lo siguiente:
La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.
2.3. Asimismo, la Norma 5.6.1 de las NCISP, sobre confiabilidad indica que: “La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente”.
2.4. En la auditoría realizada se determinó lo siguiente en relación con los saldos de las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo neto (PPE) y Documentos por cobrar no corrientes al 31 de diciembre de 2014.
Propiedades, Planta y Equipo
2.5. Al 31 de diciembre de 2014 la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo (PPE) presenta en el Balance de Situación un saldo de ¢8.007.878.427,86 en el costo histórico de los activos y de (¢1.729.024.448,43) en la depreciación acumulada, sin embargó del análisis realizado se evidenciaron diferencias entre los saldos reportados en los estados financieros y los registros auxiliares contables, siendo que los estados financieros presentan una suma inferior de ¢114.193.891,44 en el costo histórico y un monto superior por ¢229.724.733,06 en el saldo de la depreciación acumulada.
2.6. En el siguiente cuadro se presenta un detalle de las diferencias encontradas entre el saldo del Balance y los registros auxiliares, al cierre del año 2014, en las subcuentas que conforman Propiedades, Planta y Equipo.
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Equipo de comunicación 7.822.766,86 7.739.240,55 83.526,31
Total 876.545.621,11 646.820.888,05 229.724.733,06
Fuente: CGR, con base en el oficio N° AFO-049-2015
2.7. Además, la revisión del auxiliar contable de PPE que se mantiene en una hoja electrónica de Excel permitió determinar inconsistencias, entre las cuales se pueden citar:
a) No existe una identificación correcta de los activos de la institución con su placa, descripción, ubicación, y custodio.
b) En el auxiliar se identificó una suma de ¢156.714.443,00 distribuidos en las categorías de equipo de cómputo, mobiliario y equipo, maquinaria y equipo, equipo de comunicaciones y de transportes que no corresponden a ningún tipo de activo identificado.
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c) En las subcategorías equipo de cómputo y software del auxiliar se determinaron activos duplicados, sin que pueda determinarse la magnitud de la afectación en la cuenta de PPE.
d) Bienes que excedieron su vida útil y se encuentran totalmente depreciados, pese a lo anterior se les continúa depreciando, ello se pudo observar en la subcategoría de equipo de cómputo y software.
2.8. Las razones de las diferencias entre los auxiliares y el saldo contable, se atribuyen principalmente a que:
a) No existe un proceso controlado desde la compra, recepción, pago y el registro del activo.
b) Los registros auxiliares se llevan de forma separada del sistema contable SIFIJUDE en una hoja electrónica Excel, sin que medie un control complementario para asegurar la integridad de la información.
c) No se acostumbra realizar un inventario o conteo físico de activos.
d) No existe un procedimiento o mecanismo de control que asegure la realización de conciliaciones periódicas entre el auxiliar y lo registrado por la contabilidad para identificar las diferencias y tomar medidas correctivas.
2.9. Así las cosas, las diferencias existentes entre los saldos registrados por la contabilidad y el auxiliar contable de PPE, ocasiona incertidumbre sobre la razonabilidad del saldo presentado en los estados financieros y la integridad de la información del registro auxiliar. El saldo incorrecto en la cuenta PPE, puede conducir a errores en otras secciones de los estados financieros como en la sobreestimación del gasto por depreciación y afectación en las utilidades del período. Además puede inducir a error e influir en la toma de decisiones de la Administración y terceros interesados.
Documentos por Cobrar no Corrientes
2.10. En lo atinente al rubro Documentos por cobrar no corrientes, esta cuenta presenta un saldo en los estados financieros de ¢11.573.418.265,84, el cual corresponde al saldo de los programas de créditos universitarios y proyectos reembolsables2. Existe una diferencia de ¢467.701.586,59 de más entre el saldo reportado en los estados financieros y la información contenida en los registros auxiliares.
2.11. En el siguiente cuadro, se presenta un detalle de las diferencias encontradas en las subcuentas que conforman los Documentos por cobrar no corrientes, entre el saldo del Balance y los registros auxiliares al cierre del año 2014.
2 Equivale a ¢8.082.442.000,46 por concepto de proyectos reembolsables y ¢3.490.976.264,38 de
créditos universitarios al 31 de diciembre de 2014.
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Créditos Universitarios en cobro judicial 298.312.382,89 297.255.127,50 1.057.255,39
Total 11.573.418.264,84 11.105.716.678,25 467.701.586,59
Fuente: CGR, con base en oficios N° AFO-047-2015 y AFO-053-2015
2.12. Asimismo, los auxiliares que conforman las carteras de créditos universitarios y proyectos reembolsables, evidencian problemas para determinar con exactitud la antigüedad de los plazos e intereses, ya que la información contenida en estos, carece de integridad, confiabilidad y oportunidad. Tal situación representa un riesgo de cometer errores u omisiones para los usuarios que manejan la cartera, máxime que no existe un procedimiento o mecanismo de control que asegure la conciliación de los registros.
2.13. Además, se presentan problemas de coordinación entre los Departamentos de Becas, Desarrollo, Unidad de Cobro y Contabilidad, lo cual eventualmente genera diferencias en la información que no se concilia y que afecta los registros contables de la cuenta de Documentos por cobrar no corrientes.
2.14. Así las cosas, las discrepancias entre el saldo reportado por la contabilidad y los auxiliares contables, generan pérdida de confiabilidad en los saldos por cobrar, además de la posibilidad de afectar la determinación del monto de la estimación por incobrable. Aunado a lo anterior, puede inducir a error e influir en la toma de decisiones de la Administración y terceros interesados.
Hallazgo 1.2: Terreno propiedad de JUDESUR no registrado contablemente y debilidades en el registro contable de los Intereses sobre Documentos por Cobrar
2.15. El Decreto Ejecutivo N° 34460-H, hace referencia a los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, y establece en el artículo 4, los principios de:
4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada. Con este principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información
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registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.
8. Devengo: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas. Los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad…
2.16. La Norma 4.4.3 de las NCIPS sobre los registros contables y presupuestarios menciona:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados. (El destacado no es del original).
2.17. En la auditoría realizada se determinó que al 31 de diciembre de 2014, no se había realizado el registro contable de un terreno propiedad de JUDESUR en la cuenta de Propiedades, Planta y Equipo neto (PPE). Así también se presenta una subvaluación en el registro de los Intereses generados por los Documentos por Cobrar no Corrientes al utilizarse en su registro una base de efectivo y no acumulativa. Seguidamente se presenta el detalle de lo indicado supra.
Propiedades, Planta y Equipo
2.18. La cuenta de PPE debe agrupar y presentar todos aquellos bienes duraderos que posee la institución para el logro de sus objetivos institucionales, no obstante se determinó al cierre del periodo 2014, que JUDESUR no registró en sus estados financieros, un terreno de su propiedad localizado frente al Depósito Libre Comercial3 de Golfito (DLCG), folio real N° 56032, el cual tiene una extensión de 34.207,55 m2.
2.19. La ausencia de registro del terreno, obedece a la no existencia de políticas, y manuales de procedimientos para el registro y control de los activos4 de JUDESUR. Cabe señalar que ante la consulta realizada sobre el estado de dicho inmueble, la Administración procedió a incorporarlo en el periodo 2015 5 , por una suma
3 Se entiende por "depósito libre comercial" el área física, debidamente cercada, cuyos límites son
vigilados por la Aduana, en la que se encuentran almacenes y expendios para la venta de mercaderías, nacionales y extranjeras, libres de todo tributo. Ley de Creación del Depósito Libre Golfito, N° 7012, articulo 3.
4 Oficio AFO-049-2015 del 30 de octubre de 2015.
5 Oficio AFO-059-2015 del 14 de diciembre de 2015.
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equivalente al valor fiscal. Sin embargo, dicho ajuste no refleja el valor razonable6 al que debe ser registrado el activo según la normativa vigente.
2.20. En línea con lo anterior, dicha inexactitud del registro contable del terreno afecta la revelación y presentación de los estados financieros de la institución. Además puede inducir a error e influir en la toma de decisiones de la Administración y terceros interesados.
Intereses sobre Documentos por Cobrar no Corrientes
2.21. En la auditoría realizada se determinó que el registro de los intereses sobre los Documentos por cobrar no corrientes, se realiza cuando se recupera la deuda que tienen terceros con la institución, es decir aplicando una de base de efectivo y no desde el reconocimiento de la obligación, según establece la base acumulativa.
2.22. Al respecto debe señalarse que, la Unidad de Cobro no dispone del dato exacto sobre a cuánto ascienden los intereses que corresponden a la cartera de créditos universitarios y la de proyectos reembolsables para el periodo del estudio. La Administración indicó que el método con base en efectivo se utilizó debido a que no se tiene un sistema para el manejo de los créditos y se hace sumamente difícil el control de estos7.
2.23. Además, el omitir realizar el registro de los intereses en los estados financieros afecta conocer las cifras sobre las cuales tiene derecho y espera a mediano o largo plazo recuperar la institución, así como inducir a error e influir en la toma de decisiones de la Administración y terceros interesados.
Hallazgo 1.3: La estimación por incobrable para Documentos por Cobrar proyectos reembolsables no se ajusta a la realidad económica de JUDESUR
2.24. El artículo 4 inciso 10 y 13 del Decreto N° 34460-H sobre los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Publico Costarricense, se señala:
10. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones.
6 La determinación del valor razonable o valor de mercado de los activos para efectos de medición o
registro contable, se debe establecer mediante la tasación de un profesional independiente y competente o por medio del Departamento de Avalúos de la Dirección General de la Tributación. Para efectos de valorar un bien inmueble el Órgano de Normalización Técnica del Ministerio de Hacienda en su resolución Nº 1-99, detalla el método de valoración que se debe aplicar para valorar un bien inmueble. Lo anterior con base en la Directriz CN-001-2009, de la Dirección General de Contabilidad Nacional.
7 Oficios CONTA-A.F.M-008-2015 y AFO-047-2015 del 21 de octubre de 2015
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13. Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones. Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. (El resaltado no es del original).
2.25. En el artículo 6 de la Directriz de Contabilidad Nacional, N° CN-002-2013, referente a la Generación de la Previsión de Incobrabilidad8, se señala lo siguiente:
Modelo de Aplicación: Cada entidad debe seleccionar y aplicar el método que se adecue más al cálculo de la previsión, que sea consistente con la normativa contable vigente y que mejor se ajuste al principio de revelación suficiente y a los criterios de razonabilidad e imagen fiel en cuanto a la presentación y revelación de las cuentas por cobrar para que refleje lo que es esperable recuperar.
2.26. En la auditoría realizada, se determinó que los registros contables de JUDESUR, en relación con la cuenta de Estimación por incobrables de proyectos reembolsables, correspondientes al período 2014, carecen de razonabilidad, pues presentan un saldo de ¢1.287.838.486,72, el cual no se ajusta a la política de estimación vigente a esa fecha 9 , ni tampoco a la realidad económica de la institución, siendo que para ese período JUDESUR contaba con aproximadamente ¢4.091.747.740,86 de cartera activa morosa para proyectos reembolsables, de las cuales el 97,2% (¢3.977.034.789,7) superaba los 61 días de atraso en el pago.
2.27. En consecuencia, el saldo de la estimación por incobrables para el período 2014, no refleja razonablemente la situación real de incobrabilidad de los documentos por cobrar correspondientes a proyectos reembolsables, afectando la presentación de esa cuenta en los estados financieros, así como la posibilidad inducir a error e influir en la toma de decisiones de la Administración y terceros interesados.
2.28. En relación con la estimación de incobrabilidad, en el año 2015 la Administración aprobó una nueva “Política para el cálculo de la estimación por deterioro de la cartera de crédito de JUDESUR”, la cual incluye los rangos de la morosidad y sus porcentajes de estimación, no obstante, dicha política es aplicable sin realizar diferenciación del tipo de cartera (proyectos reembolsables o créditos
8 Publicado en el diario oficial la Gaceta N° 36 del 20 de febrero de 2013.
9 Dicha política fue aprobada por la Junta Directiva en el año 1999 y establecía que la estimación por
incobrables corresponde al 2% de los saldos pendientes de cobro.
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universitarios), por lo que se requiere de una valoración adicional sobre los porcentajes de estimación acordes con la naturaleza de la cartera.
TEMA 2: ASPECTOS DE CONTROL INTERNO: DEBILIDADES EN LA
APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE INVERSIONES
Hallazgo 2.1: Debilidades en el cumplimiento de la Política de Inversiones Corrientes
2.29. Los recursos financieros que percibe JUDESUR por concepto de ingresos tributarios y no tributarios provenientes de la Ley N° 7012 y sus reformas, son administrados con base en la Política de Inversiones Financieras aprobada por la Junta Directiva de JUDESUR10, en la cual se establece que:
Riesgo de liquidez / … “6. La Ley de Control Interno, en el Capítulo III, en sus artículos 14 y 18, establece que se debe de contar con un Sistema Específico de Valoración del Riesgo de conformidad con sus particularidades, por tanto se deben adoptar medidas que permitan minimizar el impacto del riesgo en las inversiones financieras. / 6.1. El Departamento Administrativo Financiero deberá asegurarse de contar con mecanismos para monitorear, controlar y cuantificar los niveles de este riesgo, considerando para tal efecto, la liquidez de los instrumentos adquiridos, y/o los existentes en el mercado y las proyecciones de los flujos de efectivo a futuro. / 6.2. El Departamento Administrativo Financiero deberá determinar las pérdidas potenciales que se puedan originar en un caso de retiro de recursos antes de la fecha de vencimiento para hacer frente a las obligaciones de la institución oportunamente, o valorar cualquier situación originada por otros factores externos fuera del control de JUDESUR. / 6.3. El Departamento Administrativo Financiero deberá evaluar y dar seguimiento a las diferentes posiciones sujetas a la inflación del país, que afecten las tasas de interés o tipos de cambio u otros, y realizar los análisis y proyecciones necesarias.
2.30. El saldo de cuenta de Inversiones corrientes al 31 de diciembre de 2014, ascendía a ¢17.923.464.228,95. En la auditoría se determinaron los siguientes incumplimientos con respecto a lo que dicta la Política de Inversiones de JUDESUR.
a) Se carece de una evaluación de riesgos sobre las inversiones, así como de mecanismos para el control y cuantificación.
b) No se realiza el cálculo de pérdidas potenciales en caso de retiro anticipado de las inversiones antes del vencimiento.
10
Aprobada en sesión ordinaria celebrada el 17 de enero de 2014, en el Acta Nº 702-2014, bajo el acuerdo ACU-03-702-2014 por la Junta Directiva de JUDESUR.
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c) No se acostumbra efectuar una evaluación y seguimiento de diferentes posiciones sujetas a inflación, tasas de interés, tipos de cambio o la realización de análisis y proyecciones11.
2.31. El no haber establecido mecanismos de control necesarios para asegurar el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la política de inversiones podría afectar la salvaguarda e integridad de las inversiones, así como la revelación suficiente en los estados financieros de JUDESUR.
3. CONCLUSIONES
3.1. El resultado contable de la Junta de Desarrollo de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas presenta de manera razonable el saldo de la cuenta de Inversiones corrientes; incorporados en los estados financieros de JUDESUR referentes al ejercicio económico 2014, no obstante presenta debilidades de control en la aplicación en la normativa de Inversiones aprobada por la Junta Directiva.
3.2. Por su parte, para los saldos de las cuentas Documentos por cobrar no corrientes, Estimación de documentos por cobrar no corrientes de proyectos reembolsables, Intereses por cobrar producto de los documentos por cobrar no corrientes y Propiedades, Planta y Equipo, no fue posible obtener evidencia suficiente y apropiada, respecto de la confiabilidad de los registros, esto ante la presencia de debilidades en los mecanismos de control utilizados, subvaluación, omisión de registro con base en el principio del devengo, diferencias en los saldos contables y registros auxiliares, así como activos sin identificar y la omisión del registro de un terreno de 34.207,55 m2 propiedad de JUDESUR.
3.3. Finalmente, estas situaciones generan incertidumbre respecto de la exactitud y razonabilidad de los saldos presentados en los Estados Financieros de JUDESUR, afectando la interpretación de la información financiera, así como su utilidad para la toma de decisiones.
4. DISPOSICIONES
4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.
4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y
11
AFO-059-2015 del 14 de diciembre del 2015.
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recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.
4.3 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.
AL INGENIERO CARLOS LUIS MURILLO BARRIOS, DIRECTOR EJECUTIVO DE
JUDESUR O QUIEN OCUPE SU CARGO
4.4 Elaborar los mecanismos de control que subsanen las diferencias entre los saldos de los estados financieros y los auxiliares de las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo (PPE) y Documentos por cobrar no corrientes señalados en este informe. Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación donde conste que las diferencias citadas han sido subsanadas. (ver hallazgo 1.1, en párrafos 2.1 al 2.14).
4.5 Elaborar e implementar un auxiliar detallado para el registro, manejo y control de los intereses por cobrar correspondientes a los Documentos por cobrar no corrientes, utilizando para ello la base de acumulación, con el objetivo de reflejar en la contabilidad el saldo real de esos intereses, conforme la norma técnica contable. Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación, donde conste la implementación del auxiliar y el registro de los intereses. (ver hallazgo 1.2, en párrafos 2.15 al 2.23).
4.6 Actualizar contablemente el valor del terreno identificado en este informe al valor razonable o de mercado conforme a la normativa contable vigente, con el propósito de mostrar el valor real de los activos institucionales en los estados financieros. Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación donde conste el registro del terreno al valor razonable. (ver hallazgo 1.2, en párrafos 2.15 al 2.23).
4.7 Elaborar, y someter a aprobación de la Junta Directiva una política para el control y protección de activos, a fin que se considere los lineamientos de control para salvaguardar los bienes institucionales de JUDESUR. Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de junio de 2016, una certificación donde conste la elaboración, oficialización e implementación de la política para el control y protección de activos. (ver hallazgo 1.2, en párrafos 2.15 al 2.23).
4.8 Realizar una valoración de la Política para el cálculo de la estimación por deterioro de la cartera de crédito de JUDESUR, con el propósito de alinear los porcentajes
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de estimación por incobrables a la naturaleza de la cartera de créditos, en lo que respecta a proyectos de desarrollo reembolsables y créditos universitarios; en caso de requerirse un cambio en la política, someter a aprobación de la Junta Directiva la propuesta de correspondiente. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se debe remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 29 de julio de 2016 una certificación en donde hago constar el cumplimiento de lo dispuesto. (ver hallazgo 1.3, en párrafos 2.24 al 2.28).
4.9 Establecer e implementar los mecanismos de control necesarios para asegurar el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la Política de Inversiones Financieras de JUDESUR con el fin de no afectar la medición, reconocimiento y revelación, así como la salvaguarda y protección de esas inversiones. Para el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a esta Contraloría General, a más tardar al 30 de junio de 2016, una certificación de la implementación de los mecanismos de control que aseguren el cumplimiento de la Política de Inversiones. (ver hallazgo 2.1, en párrafos 2.29 al 2.31).
