Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 1
Tabla de Contenido
Contratación e Integración ......................................................................................................... 2
Elementos del proceso............................................................................................................. 5
¿Viene de Selección y Reclutamiento? ....................................................................... 5
Ingreso Información Nuevo Empleado....................................................................... 5
Documentos y Acciones de Contratación ................................................................. 7
Enviar Documentos y Acciones ..................................................................................... 9
Esperar Fecha Firma Contrato .....................................................................................10
Firmar Contrato ................................................................................................................. 11
Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida .......................................12
Gestionar Creación de Usuarios y Permisos ............................................................16
Enviar Plan de Actividades ............................................................................................. 17
Alistar Puesto de Trabajo ...............................................................................................18
Esperar Ingreso Nuevo Empleado .............................................................................19
Completar Actividades Primera Semana ...................................................................19
Participantes ...................................................................................................................................21
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 2
Contratación e Integración
Descripción
El ingreso de un nuevo empleado a la compañía es un proceso que generalmente
consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la
coordinación de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razón es
común tener retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignación del
puesto de trabajo.
Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal. El
proceso ayuda a la integración de los nuevos empleados dentro de la compañía,
preparándolos de forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada
desde el primer día.
El proceso de Contratación e Integración de Personal reduce el tiempo de proceso
en actividades como: informar al nuevo empleado sobre la documentación
requerida para la firma del contrato, solicitar accesos, creación de usuarios y
elementos del puesto de trabajo, también agiliza la creación un plan de actividades
para la primera semana del empleado, entre otras cosas.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 3
Un proceso exitoso de Contratación e Integración de Personal trae muchos
beneficios a la organización y a los empleados.
El proceso suministra la información necesaria sobre la compañía y sus políticas de
tal forma que el empleado puede saber cómo comportarse en su nuevo ambiente.
El proceso permite realiza el proceso de inducción del empleado a la empresa y al
área de forma que pueda contribuir a la compañía desde el primer día.
Objetivos
El nuevo proceso de Contratación e Integración de personal busca facilitar el
ingreso de un nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso se centra en
ayudar a las diferentes áreas involucradas durante el proceso a realizar sus
actividades en el tiempo apropiado. Además, ayuda a gestionar la creación de
usuarios y asignación de accesos dentro del sistema de información de la compañía
para que el empleado pueda empezar con sus funciones desde el primer día.
Alcance
El proceso de Contratación e Integración de Personal fue diseñado para ayudar en
el ingreso de un nuevo empleado dentro de la organización. El proceso comienza
cuando el área de Recursos Humanos es informada sobre el ingreso de un nuevo
empleado hasta el final de la primera semana del nuevo empleado dentro de la
compañía.
El proceso cubre:
Solicitar los documentos necesarios para la firma del contrato.
Solicitar al administrador del área de tecnología la creación de cuentas y
permiso de accesos para el nuevo empleado
Programar con Recursos Humanos reuniones para realizar la inducción
sobre la compañía y sus políticas.
Duración
15 días aproximadamente.
Dueño del Proceso
Recursos Humanos
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 4
Forma Global
Nombre: Global_Form
Descripción: Forma global y resumen del proceso
Prototipo:
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 5
Elementos del proceso
¿Viene de Selección y Reclutamiento?
Descripción
En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a
Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted
ha descargado Reclutamiento y Selección, este abrirá un nuevo caso de
Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos
escogidos durante el proceso.
Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de
Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se
complementan, no es necesario instalar los dos.
La compuerta evalúa si el proceso de Contratación e Integración de personal ha
empezado por sí solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Selección de
Personal.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si es un sub-proceso del proceso de Selección y Reclutamiento, la
información básica del Nuevo empleado se encuentra disponible, como es,
su nombre, hoja de vida, etc. En este caso la siguiente actividad será la de
Ingresar Información nuevo Empleado.
NO: Si el proceso no proviene del de Reclutamiento y Selección, es necesario
incluir la información del nuevo empleado.
Ingreso Información Nuevo Empleado
Descripción
Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Selección, la información
personal del nuevo empelado ya ha sido ingresada y está disponible dentro del
proceso Contratación e Integración. Alguna de la información disponible es
nombre, apellido, hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas.
En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos y Acciones de
contratación.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 6
Asignación
Condición Descripción
Analista de Recursos Humanos
Formas
Nombre: Forma de ingreso de Nuevo empleado
Descripción: Forma principal de la actividad
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al Guardar La información de la descripción del
trabajo es cargada desde una tabla
paramétrica.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 7
Documentos y Acciones de Contratación
Descripción
En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe preparar los documentos
requeridos para la firma del contrato. Estos documentos pueden ser por ley o
pueden ser requisitos de la compañía.
La forma incluye cuatro tablas:
Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes
del primer día de trabajo.
Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el
empleado, dependiendo del cargo o del empleado.
Políticas de la compañía para leer.
Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos
para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar
una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada
en los primeros días del empleado dentro de la compañía).
Asignación
Condición Descripción
Analista de Recursos Humanos
Formas
Nombre: form_NewHireActionsandDocuments
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 8
Comportamiento de las Formas
Descripción
Los documentos y actividades incluidas en las tablas son cargados
automáticamente desde tablas paramétricas. Si desea cambiar la información de
acuerdo a sus necesidades por favor remítase al documento de construcción.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 9
Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del contrato están
filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no.
Las políticas de la compañía están filtradas dependiendo si estas necesitan o no
una reunión con Recursos Humano.
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar Incluir las políticas de la compañía y los
documentos para la firma del contrato.
Al Salir Remover las políticas de la compañía y
los documentos para el contrato que no
son necesarios para el ingreso del
empleado
Enviar Documentos y Acciones
Descripción
En esta actividad un email es enviado al nuevo empleado informándolo sobre los
documentos necesarios para la firma del contrato, además de los links con las
políticas de la compañía que el empleado debe leer.
Notificaciones
Descripción Para Asunto Cuerpo del Correo
Informar
sobre los
Documentos
y Acciones
de
contratación.
Nuevo
Empleado
Documentos
y Acciones
de
contratación
Apreciado Señor/Señora
<Onboarding.Candidates. Name>
<Onboarding.Candidates.LastName>
¡Bienvenido a nuestro equipo!
Es un placer darte la bienvenida. Nos
sentimos complacidos por tenerte y por
haberte unido a nuestro equipo.
Esperamos que disfrutes trabajando en
nuestra compañía. Para comenzar con el
proceso de integración al equipo, es
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 10
necesario firmar los siguientes
documentos.
Por favor presentarlos
el<Onboarding.ContractSigningDate>
en<Onboarding.ContractSigningPlace>,
Es necesario traer toda la información y
los documentos requeridos
anteriormente, de manera que sea
posible procesar cada uno de ellos.
Employment Forms Table
La información proveída en este
mensaje es diseñada para ejecutar una
introducción a la compañía y proveer los
recursos que te ayudarán en el proceso
de transición hacia tu nuevo rol en la
compañía. Por favor, lee todos los
archivos adjuntos cuidadosamente
debido a que contienen información
valiosa que te permitirán desempeñarte
exitosamente en tu trabajo.
Debido a políticas internas que maneja
la empresa, se ha asignado una reunión
con un analista de recursos humanos.
Company Policies Table
Cordialmente,
Equipo de Recursos Humanos
Esperar Fecha Firma Contrato
Descripción
Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad,
Firmar Contrato.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 11
Firmar Contrato
Descripción
Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe controlar que todos los
documentos que fueron requeridos al empleado para la firma del contrato estén
completos.
El analista debe completar una lista de chequeo, la cual contiene los documentos
escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido leídos y firmados por el
empleado.
Asignación
Condición Descripción
Analista de Recursos Humanos
Formas
Nombre: frm_Signing_Contract
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 12
Comportamiento de las Formas
Descripción
Es necesario validar que todos los documentos que fueron seleccionados han sido
firmados por el empleado.
Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida
Descripción
La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos
de acceso para el nuevo empleado.
La forma incluye cuatro tablas:
Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.
Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de
información de la compañía.
Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del
trabajo del nuevo empleado.
Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera
semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado
es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de
desempeño, etc.
Asignación
Condición Descripción
Jefe del nuevo empleado La actividad es ejecutada por la persona
que realizó la solicitud de personal o el
jefe del nuevo empleado.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 13
Formas
Nombre: frm_Set_employee_requirements_welcome_plan
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 14
Comportamiento de las Formas
Descripción
Es necesario incluir un rol para el empleado
Las tablas de Requerimientos y de Actividades permiten agregar y eliminar
registros.
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar Incluir Permisos de Acceso,
Requerimientos del Empleado y Plan de
Actividades.
Al Salir Remover los Permisos de Acceso,
Requerimientos del Empleado y Plan de
Actividades que no fueron
seleccionados.
Notificaciones
Descripción Para Asunto Cuerpo del Correo
Informar sobre
los Documentos
y Acciones de
contratación.
Analista de
Recursos
Humanos
Nuevo
Empleado
Documentos
y Acciones de
la Nueva
Contratación
Apreciado Señor/Señora
<Onboarding.Candidates. Name>
<Onboarding.Candidates.
LastName>
¡Bienvenido a nuestro equipo!
Es un placer darte la bienvenida.
Nos sentimos complacidos por
tenerte y por haberte unido a
nuestro equipo. Esperamos que
disfrutes trabajando en nuestra
compañía. Para comenzar con el
proceso de integración al equipo,
es necesario firmar los siguientes
documentos.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 15
Por favor presentarlos
el<Onboarding.ContractSigningD
ate>
en<Onboarding.ContractSigningP
lace>, Es necesario traer toda la
información y los documentos
requeridos anteriormente, de
manera que sea posible procesar
cada uno de ellos.
Employment Forms Table
La información proveída en este
mensaje es diseñada para ejecutar
una introducción a la compañía y
proveer los recursos que te
ayudarán en el proceso de
transición hacia tu nuevo rol en la
compañía. Por favor, lee todos los
archivos adjuntos cuidadosamente
debido a que contienen
información valiosa que te
permitirán desempeñarte
exitosamente en tu trabajo.
Debido a políticas internas que
maneja la empresa, se ha signado
una reunión con un analista de
recursos humanos.
Company Policies Table
Cordialmente,
Equipo de Recursos Humanos
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 16
Gestionar Creación de Usuarios y Permisos
Descripción
La actividad ayuda al Administrador del área de Tecnología a crear y asignar el
nuevo usuario en el sistema de información de la compañía. La forma incluye
información sobre los permisos de acceso que deben ser creados y/o asignados.
El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseñas asignadas
en cada caso.
Asignación
Condición Descripción
Administrador del área de Tecnología
Formas
Nombre: frm_Grant_IT_Acces_rights
Descripción: Forma Principal
Prototipo:
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 17
Comportamiento de las Formas
Descripción
Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas
Enviar Plan de Actividades
Descripción
Un email es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la
información sobre usuarios y permisos asignados.
Notificaciones
Descripción Para Asunto Cuerpo del Correo
Informar
sobre el plan
de
actividades e
información
de usuarios y
accesos.
Nuevo
Empleado
Jefe del
Nuevo
Empleado
Plan de
Actividades y
Usuarios y
Permisos
Apreciado <Onboarding.Candidates.
LastName>
¡Bienvenido a nuestro equipo!
Es un placer darte la bienvenida a
nuestro grupo de trabajo. Nos
sentimos complacidos por tenerte y
por haberte unido a nuestro equipo.
Esperamos que disfrutes trabajando
en nuestra compañía.
Las siguientes actividades están
diseñadas para darte una
introducción a:
<Onboarding.JobDescription.
Department.areaName> y de igual
manera, para proveer los recursos
que te ayudarán en el proceso de
transición hacia tu nuevo rol en la
compañía.
Activities Table
Saludos Cordiales,
Equipo de Recursos Humanos
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 18
Alistar Puesto de Trabajo
Descripción
Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preparar el puesto de trabajo
con todos los implementos solicitados por el jefe.
Asignación
Condición Descripción
Asistente de Compras
Formas
Nombre: frm_Set_up_worksation
Descripción: Forma Principal de la Actividad
Prototipo:
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 19
Comportamiento de las Formas
Descripción
Todos los ítems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado antes
de la fecha de ingreso del empleado.
Esperar Ingreso Nuevo Empleado
Descripción
Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad.
Completar Actividades Primera Semana
Descripción
Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le
han sido programadas, ya sea por Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma
de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada cada vez
que el empleado ha terminado una actividad.
Asignación
Condición Descripción
Nuevo Empleado
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 20
Formas
Nombre: frm_first_week_activities_checklist
Descripción: Forma principal
Prototipo:
Comportamiento de las Formas
Descripción
Los atributos “Ready” y “I have been read and acknowledge” son requeridos.
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Contratación e Integración de Personal | 21
Participantes
Jefe del Nuevo Empleado (Rol)
El jefe del nuevo empleado (La persona que hace la solicitud de personal)
Analista de Recursos Humanos (Rol)
La persona que pertenece al área de Recursos Humanos y que debe liderar el
proceso de selección.
Nuevo Empleado (Rol)
Persona elegida para llenar una vacante
Administrador de IT (Rol)
El administrador del área de IT (Tecnología)