La obtención de utilidades obviamente residen gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.  

•Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. 

En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios

En cuanto a la falta de registros (no sólo de inventarios, sino de cualquier tipo de operación) se oyen los siguientes comentarios:

Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".

Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender

Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Recibir Conteo Registro Ingreso Costeo Etiquetar o

codificar Ubicación por:

◦ Categoría◦ Costos◦ Familia, etc.

Despacho

Podemos hacer el formato con la información que necesitemos a un costo mínimo.

La operación de una hoja de cálculo se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de aprender y fácil de enseñar.

El uso de hoja de cálculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del inventario.

El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeño como nuestra gama de productos.  

No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que sí complica la operación de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero también vendemos sushi, tortas, tacos, helados, tostadas y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificación excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto.

El sistema del control de inventario llamado ABC. se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menos el 20% del valor total en dinero de la materia prima, productos "B" que componen aproximadamente 50% del valor de nuestro inventario y "C" que son el 30% restante, aproximadamente  

Para este sistema se deberá separa en los tres grupos A, B, C

Para realizar este control se ordenar el costo del mayor al menor, para sacar las ventas se sumara en forma descendente

Para realizar este control se ordenar el costo del mayor al menor, para sacar las ventas se sumara en forma descendente, POR EJEMPLO

K = Costo de hacer un pedido Ke = Costo anual de contar con una unidad en

inventario D = Demanda Q = Tamaño del lote o cantidad que se pide D/Q = Numero del anual de pedido D/2 = Inventario promedio Tc = Tiempo que transcurre entre pedidos ct = Costo Total

PRINCIPALES SIGLAS QUE SE UTILIZARAN PARA LA APLICACIÓN DE FORMULAS EN LA

RESOLUCION DE LOS EJERCICIOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS:

A continuación se desarrollará un ejemplo que permitirá visualizar cómo se determinan

las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artículos:

TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario

Resolución1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor totaldel inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:

Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.

Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)

Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla,multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.

Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.

TABLA Nº 2Determinación de la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:

TABLA Nº 3: Participación de los artículos en % de la valorización

3. Trazado de la gráfica y determinación de zonas ABC de acuerdo a los datos:

A partir de los datos de la tabla 3 y la gráfica se puede observar que unos pocos artículos son los de mayor valorización. Si solo se controlaran estrictamente los tresprimeros, se estaría controlando aproximadamente el 60% del valor del inventario.

Asignamos la zona A para estos artículos. Controlando también los art. 3, 6 y 11, se estaría controlando, en forma aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B) Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez, el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos

La asignación de las zonas A, B y C en la gráfica que estamos analizando se realizó en función del alto % de valorización de los tres primeros artículos (25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los seis primeros artículos, que representan alrededor del 80% del valor del inventario, en la zona B los siguientes tres artículos, y los restantes en la zona C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estaría controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las zonas A y B de la gráfica que se da a continuación, se puede ver que el 45% del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor

ConclusionesSi bien cada almacén tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante esrecordar que:

Para los artículos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks.

Para los artículos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.

Para los artículos C , utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor

Los sistemas informáticos permiten hacer uso de niveles uniformes de control para todos los artículos, sin embargo, el establecimiento y análisis de prioridades que se pueden realizar con la técnica ABC resultan muy útiles a los fines de mejores tomas de decisiones.