“CONTROL INTERNO”

C.I. es el plan de organización que se implanta entre la

contabilidad y la administración, las funciones de los empleados

y los procedimientos adoptados en una entidad económica que

de manera coordinada sirvan para obtener información, proteger

sus recursos, promover la eficiencia de sus operaciones y la

adhesión de su personal a las políticas implantadas.

“CLASIFICACION DE CONTROL”

Se clasifica en control CONTABLE y control ADMINISTRATIVO

CONTROL CONTABLE: son las técnicas, medios y

procedimientos que se implantan en una entidad económica con

la finalidad de controlar las operaciones financieras de una

entidad económica.

Procedimiento para 1. global

Control de mercancías 2. Analítico

3. inventarios perpetuos

METODOS

. DE VALUACION

1.primeras entradas, primeras salidas. PEPS

2. ultimas entradas, primeras salidas. UEPS

Para salidas de 3. Costo promedio. C.P.

Mercancías 4. Reposición o de mercado

Formas de llevar 1. manual

La contabilidad 2. Mecánico

3. electrónica

4. computadora

Sistema de 1. diario continental

Contabilidad 2. Diario tabular

3. pólizas a) diario

b) Ingresos

c) Egresos

CONTROL ADMINISTRATIVO: es aquel que tiene como

objetivo, la promoción de la eficiencia en la promoción para que la

ejecución de las operaciones que realiza el personal estén

adheridas a las políticas implantada por la entidad.

OBJETIVO PRINCIPAL DE CONTROL INTERNO

1. protección de los recursos con que cuenta la entidad

2. obtención de información oportuna, veraz y confiable

para la toma de decisiones.

3. porción de la eficiencia de operación

4. que la ejecución de las operaciones se realicen de

acuerdo a las políticas establecidas por la entidad,

OBJETIVOS SECUNDARIOS DE CONTROL INTERNO

1. prevención de fraude

2. descubrir robos y malversaciones

3. obtención de información operativa presupuestal

4. localización de errores, administrativos, operativos,

contables y financieros.

5. detección de servicios, mermas de mercancías y

materiales.

6. detectar términos de tiempos de obreros y

empleados

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

a) deberá existir segregación de funciones de registro,

operaciones y custodia

b) deberá evitarse la dualidad o pluralidad de personas en

cada operación

c) el trabajo de empleados Serra de complemento y no de

revisión

d) la función de registro de operaciones deberá ser

exclusiva del Dpto. de contabilidad.

“ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO”

1. Organización 1.1 dirección

1.2 coordinación

1.3 división de labores

1.4 asignación de labores

2. Planeacion y 2.1 planeacion y sistematización

Procedimiento 2.2 registros y formas

2.3 informes

3. personal 3.1 entrenamiento

3.2 eficiencia

3.3 moralidad

3.4 retribución

3.5 prestación

4. evaluación, 4.1 automática

Supervisión 4.2 vigilancia directa

por Dpto. de autoridad interna

vigilancia por contador publico independiente

“ORGANIZACIÓN”

Se refiere a la estructura con la cuenta una entidad económica

y que a través de un organigrama se puede definir funciones

jerárquicas, órdenes de mando, tramos de control interno y

especialmente la división y segregación del trabajo que es un

principio natural de toda entidad.

PLANEACION Y PROCEDIMIENTOS

Se refiere a la secuencia de actividades debidamente

ordenadas y clasificadas, cronológicamente por fases, funciones

y/o operaciones que se lleven a la práctica en las entidades

económicas que constituyen un proceso de trabajo.

PERSONAL

De todos los elementos de control interno los recursos

humanos, es el más importante ya que sin este las

organizaciones pequeñas o grandes que sea su capacidad, no

se pueden llevar acabo sus objetivos sin la utilización de

personal técnico capacitado, que le ayuden a la entidad

económica a lograr el máximo de sus objetivos

operacionalmente.

EVALUACION Y SUPERVICION

Toda la información registrada en los libros de contabilidad es

susceptible de ser revisada por personal propio de la entidad

económica o también por profesionistas independientes con la

finalidad de poder evaluar la labor de desarrollar así como los

resultados obtenidos cada persona, en las entidades conoce el

trabajo que tiene que hacer, su horario a cumplir y la retribución

que obtendrá en un periodo determinado.

ORGANIZACIÓN

DIRECCIONToda entidad económica dentro de su estructura

organizacional debe tener un director del cual dependa la toma

de decisiones para llevar a cabo los objetivos previamente

establecidos que debe ser ante todo la intención de utilidades

(tratándose de entidades mercantiles)

COORDINACIONDeberá existir una interrelación de todos y cada uno de los

niveles jerárquicos con que cuenta la estructura organizacional

de la entidad con la finalidad de que estén debidamente

coordinados y así poder cumplir con los objetivos establecidos

por la empresa.

DIVISION DE LABORESCada departamento, oficina o sección de la estructura

orgánica de la entidad deberá tener bien definida sus funciones

en donde informen debidamente y oportunamente de los

objetivos y metas realizadas durante su gestión.

ASIGNACION DE LABORESEste consiste en que cada debe contar con su personal

suficiente y necesario para asignar las labores que tiene que

realizar cada uno, todo bajo la supervisión de un jefe inmediato.

PLANEACION Y PROCEDIMIENTOEste consiste en que en cualquier organización se cuente

instructivos, manuales y guías que permitan a los usuarios de en

particular lograr sistemáticamente los objetivos previstos por la

administración de la entidad económica.

REGISTRO Y FORMASEste sub. Elemento consiste en llevar un buen control interno

para el registro completo y correcto de todas las operaciones, y

así tenemos que en el sistema de contabilidad se tienen

registrados en el libro diario, mayor, pólizas auxiliares y en el

inventario y balance, así como también tenemos formatos para el

control de las operaciones de compra y venta de mercancías.

INFORMES Tanto administrativamente como contablemente, se obtienen

cada fin de mes o de periodo normal información otra ves de

estados financieros como lo son balance general y el estado de

resultados, el estado de producción y de lo vendido o el de

razones financieras; todo lo anterior sirve a los directivos de la

empresa para analizarla e interpretarla y así poder tomar

decisiones, que le sirvan para lograr los objetivos previstos por la

administración de la misma.

PERSONAL

ENTRENAMIENTOEn las empresas modernas entre mejores problemas de

entrenamiento se encuentren en vigor más alto será el personal

encargado de las diversas operaciones en cada una de las

áreas, departamentos y oficinas con que se cuente. El mayor

grado de control permite la identificación de las funciones y

responsabilidades que tiene asignado cada empleado dando por

consecuencia la reducción de errores de ineficiencias,

desperdicios tiempos muertos, etc. Dentro de este sub. Elemento

se incluyen los siguientes sub. elementos:

3.1.1 adiestramiento

3.1.2 inducción

3.1.3 capacitación

3.1.4 desarrollo organizacional

ADIESTRAMIENTOSe refiere a la habilidad o destreza que adquieren los

empleados o trabajadores, en el área de trabajo, donde, se

desarrolla en donde se hace necesario más no indispensable por

los conocimientos y experiencias que ha adquirido.

INDUCCIONConsiste en el esfuerzo que se hace por parte de la entidad

económica para integra al personal de ingreso en la operatividad

de la misma.

CAPACITACIONEl objetivo principal de la capacitación, es proporcionar al

empleado nuevo los conocimientos, teóricos y prácticos de

trabajo que va a desarrollar en el puesto para el cual va a

desempeñarse sobre todo en el aspecto técnico del mismo.

DESARROLLO ORGANIZACIONALEste es mucho más amplio, que los anteriores ya que significa

el proceso integral de crecimiento del trabajador dentro de la

organización por lo que en este incluyen los conocimientos,

adquiridos, habilidades y valores.

“IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE CONTOL INTERNO”

1. GENERAL;

deberá contar la empresa con un organigrama en donde se

definan las actividades que realiza la empresa.

Deberá contar a si mismo con una acta constitutiva en donde se

defina el consejo de administración (presidente del consejo,

secretario, tesorero y vocal)

Así mismo deberá elaborarse los manuales de políticas,

procedimientos, reglamentos, etc. Con los cuales se regirá la

entidad económica en cuestión.

Antes de iniciar operaciones deberá contarse con lo siguientes

requisitos:

RFC

Actas constitutivas RPC

LIC MUNICIPAL

ALTA TESORERIA

S.SM

SOBREE NOMINA

INFONAVIT

REGLAMENTOS INTERNOS

horario

salario

contratos individuales

uniformes

herramientas de trabajo

INSTALACION

*teléfono

*electricidad

PERSONAL

2. CONTROL INTERNO DE LAS DISPONIBILIDADES

Fondo fijo de caja

2.1.1 control interno de fondo fijo: deberá autorizarse una para

pago de gastos menores

2.1.2 todos los gastos menores deberán ser autorizados por

funcionarios responsables

2.1.3 deberán pagarse en efectivo gastos menores hasta de un

10% de gastos menores (con la flexibilidad de hacer pagos

mayores)

2.1.4 deberán reponerse el fondo antes de que se termine el

efectivo.

2.1.5 deberán hacerse arqueos de caja esporádica, simultánea y

sin avisar por personas independientes a la que controla y

autoriza los gastos del fondo.

2.1.6 el fondo fijo no debe utilizarse para cambio de cheques.

2.1.7 no debe utilizarse tampoco para préstamos

2.1.8 los comprobantes pagados con el fondo deben cancelarse

con sello

De pagado

2.1.9 todos los comprobantes deberán de reunir requisitos

fiscales para que sean deducibles de impuestos.

2.1.10 los fondos fijos deberán resguardarse en un lugar seguro.

Es únicamente enunciativa por

lo que será el criterio del contador ampliar los controles que sean

convenientes de acuerdo a las circunstancias y a la entidad

económica en cuestión.

BANCOS

2.3.1 todos los ingresos obtenidos deberán depositarse en la

cuenta de cheques bancaria al día siguiente hábil a su

realización.

2.3.2 así mismo todos los gastos deberán realizarse con la

emisión de cheques nominativos.

2.3.3 no deberán emitirse cheques al portador, posfechados, o

sin fondos.

2.3.4 deberán firmarse los cheques de forma mancomunada.

2.3.5 deberán formularse conciliaciones bancarias por personal

independiente a quien tenga operaciones de registro, emisión,

firma y autorización de cheques.

2.3.6 todas las partidas de conciliación deberán ser aclaradas

oportunamente con el instituto que maneje la cuenta.

2.3.7 en el caso de transferencias electrónicas vía USPEUS,

deberá ser utilizado la clave de acceso por funcionario

responsable.

2.3.8 las personas que manejen fondos deberán estar

afianzados.

2.3.9 deberán confirmarse periódicamente los saldos deudores y

acreedores con las instituciones de crédito bancarias.

2.3.10 las partidas de consolidación con una antigüedad de mas

de 1 mes deberán investigarse para que se pueda aclarar

oportunamente y registrarlo en la contabilidad.

“GUIA DE CONTROL INTERNO PARA INVERSIONES TEMPORALES”

*plazo fijo

*dólar y euro

*monedas

*cetes, petrobonos, ceprofis, etc.

*Bonos de ahorro nacional.

*Casas de ahorro

1. todas las inversiones temporales deberán ser autorizadas por

funcionarios o asamblea de accionistas en su caso.

2. los productos obtenidos por estas inversiones deberán

registrarse oportunamente en la contabilidad de la entidad.

(otros productos)

3. los intereses ganados deberán depositarse en las cuentas a

nombre de la empresa.

4. toda la documentación de compra y venta de inversiones

temporales deberá estar resguardada en lugares fuera del

alcance de cualquier persona.

5. deberán hacerse arqueos de caja periódicos por persona

independiente a la que maneje las inversiones temporales.

6. así mismo deberá confirmarse con las instrucciones que

maneje estas inversiones solicitando los saldos al cierre del

ejercicio.

7. deberá hacerse comprobación de los intereses ganados, para

juzgar la razón habilidad de los intereses generados.

8. los fondos mostrados en balance de inversiones temporales

deberán estar disponibles para afrontar obligaciones a corto

plazo.

9. los fondos de inversiones temporales deberán valorarse al tipo

de cambio del día del balance. (inversiones en moneda

extranjera)

10. las inversiones temporales deberán registrarse en el

periodo que se obtuvieron los productos.

“GUIA DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR”

*cuentas

*documentos por cobrar

*deudores diversos

*otras cuentas por cobrar

1. todas las inversiones temporales deberán ser autorizadas por

funcionarios responsables, consejo de admón. o asamblea de

accionistas.

2. los productos obtenidos por estas inversiones deberán

registrarse oportunamente en la contabilidad de la entidad.

3. los intereses ganados deberán depositarse en las cuentas a

nombre de la empresa.

4. toda la documentación de compra y venta de inversiones

temporales deberán estar resguardadas en lugar fuera del

alcance de cualquier persona.

5. deberán hacerse arqueos periódicos por persona

independiente a la que maneje las inversiones temporales.

6. así mismo deberán confiarse con las instituciones que

manejan estas inversiones solicitando los saldos al cierre de

cada ejercicio.

7. deberán hacerse comprobaciones de los intereses ganados

para juzgar la razón habilidad de los intereses generados.

8. los fondos mostrados en el balance de inversiones

temporales deberán estar disponibles para afrontar

obligaciones a corto plazo

9. los fondos de inversiones temporales deberán volverse al tipo

de cambio del día del balance (inversiones en moneda

extranjera)

10. las inversiones temporales deberán registrarse en el periodo

en que se obtuvieron los productos.

“GUIA DE CONTROL INTERNO PARA LAS CUENTAS POR

1. Todos los créditos deberán ser autorizados por funcionarios

competentes

2. deberán solicitarse antecedentes de clientes nuevos en donde

se solicite los siguientes requisitos :

a) demostrar solvencia económica (P.F. comprobantes de

ingresos y una P.M. con estados financieros)

b) solicitar comprobante de domicilio fiscal

c) para el caso de P.F. recomendaciones de otros factores

económicos.

3. las cuentas por cobrar deberán estar debidamente

resguardadas bajo la administración de funcionario

responsable.

4. deberá haber segregación de funciones del personal que

autorizan créditos, realiza cobros, y efectúa registros

contables.

5. deberá utilizarse un método razonable para estimar,

provisional y reservar las cuentas de cobro dudoso.

6. los descuentos, rebajas y bonificaciones deberán ser

autorizados por funcionario competente.

7. de las cuentas de las que se reciban abonos o parcialidades

deberán llevarse registros auxiliares para poder hacer en un

momento dado un análisis de antigüedad de saldos.

8. las cuentas que se consideran incobrables formaran parte

para poder aumentar las reservas para cuentas incobrables.

9. los registros auxiliares de las cuentas por cobrar deberán

manejar entre otros datos los siguientes:

*nombre de cliente o deudor

*importe de la deuda

*plazo o vencimiento de la deuda

*importe de los abonos

*importe de los saldos insoluto

* % de los intereses e importe de los intereses.

“CONTROL INTERNO DE MERCANCIAS, ALMACEN Y/O INVENTARIOS”

1. Todas las mercancías deberán controlarse con tarjeta de

almacén individuales por en donde se maneje entre otros

datos los siguientes:

1. productos del que se trata y presentación

2. clase del producto

3. costo unitario de adquisición

4. entradas, salidas y existencias

2. deberán planearse por lo menos una vez al año, un recuento

físico de la mercancía para así poder cumplir con la

obligación.

3. para valuar las salidas de almacén deberán haber

consistencia en el método de evaluación establecido con la

finalidad de que el edo de resultados actual pueda ser

comprado con edos de resultados de ejercicios anteriores.

4. para efectuar una compra de mercancías deberán revisarse

las existencias mínimas de mercancías para así poder realizar

una nueva adquisición.

Just in time-------- justo a tiempo!!!!!!

5. deberán hacerse cuentas selectivas de recuentos físicos de

inventarios periódicos, con la finalidad de evitar faltantes de

mercancía.

6. deberá registrarse contablemente las rebajas, descuentos,

bonificaciones de manera oportuna.

7. deberá tenerse contrato de las existencias en cuanto a

cuestión y protección de los mismos.

8. deberán separarse del inventario de mercancías aquella que

esta obsoleta, en mal estado o pasada de moda, para

reconocer la perdida a su valor.

(Obsoleta = lo que ya no funciona)

9. deberá controlarse la mercancía de mayor movimiento

(rotación de inventarios) para solicitar los pedidos

oportunamente.

10. deberá controlarse así mismo la mercancía de lento

movimiento y voluminosa para sacarla del listado de

mercancía.

“GUIA DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO DIFERIDO”

GASTOS * GASTOS DE ORGANIZACION

PREOPERATIVOS

*GASTOS DE INSTALACION

GASTOS PAGADOS *PRIMAS DE SEGUROS

POR ANTICIPADO

*INGRESOS PAGADOS ANTICIPADO

* IMPUESTOS PAGADOS

OTROS * PAPELERIA Y UTILES

ACTIVOS

* PROPAGANDA Y PUBLICIDAD

*LUBRICANTES Y COMBUSTIBLES

ACTIVOS * CREDITO MERCANTIL

INTANGIBLES

*DERECHOS DE AUTOR

* PATENTES Y MARCAS

1. la empresa deberá tener controles que permitan

(operaciones) inversiones en gastos preoperativos, en

donde se tenga entre otros datos este:

a) monto total de la inversión

b) porcentaje de amortización anual

c) amortización acumulada

d) valor neto en libros

2. igualmente para el caso de los pagos hechos por

anticipado para conocer en cada ejercicio cuanto es la

porción de estos que corresponde a gastos de un

determinado ejercicio

3. las inversiones hechas en algunos materiales como es,

papelería, propaganda, lubricantes, etc. Se deberían

controlar y llevar a gastos en base a los consumos que se

efectúan durante el ejercicio en cuestión.

4. en el caso de que se tenga activos intangibles deberán

valuarse en forma razonable para su registro en libros y su

futura realización cuando se vendan.

5. para el pago anticipado de algunos gastos de los cuales se

espera recibir un servicio o beneficio futuro deberá

controlase la vigencia de los mismos.

6. deberán hacerse arqueos de forma periódica para tener

control de las amortizaciones que deben llevarse a gastos

7. en el caso en que se tengan contratos o pólizas de seguro

deben tenerse escrito de la vigencia, cobertura de los

bienes asegurados.

8. el control de los intangibles deberá ser revisado por

funcionario competente para verificar su razón habilidad y

presentación en el balance.

9. deberán valorarse las inversiones hechas por la empresa

de acuerdo al boletín b-10 para reespresar las inversiones

tanto monetarias como no monetarias.

10. todos los pagos que se hagan de manera anticipados

deberán controlarse de acuerdo a los consumos y

amortizaciones que correspondan al ejercicio en cuestión.