Período evaluado: 12 de Marzo al 11 de Julio de 2017
Fecha de elaboración: 12 de Julio de 2017
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Documento con los principios y
valores de la entidad, construido
participativamente.
La EPS CONVIDA, ha actualizado el documento "MANUAL DE INDUCCIÓN DE LA EPS’S CONVIDA",
dentro del cual se presentan los valores y principios éticos de la entidad.
El cual se recomienda revisar, si el documento ético adoptado ha sido interiorizado en la EPS
CONVIDA, como lo ha observado esta oficina, para lo cual se puede apoyar por medio de
encuestas para la medición del clima laboral, evaluando el estado de socialización.
Acto administrativo que adopta
el documento con los principios
y valores de la entidad.
Se recomienda adelantar actividades de divulgación masiva a fin de que todos en la EPS
CONVIDA, trabajadores oficiales, los servidores públicos, contratistas y en general cualquier
persona o entidad que tengan algún vínculo con la EPS, conozca los cambios efectuados al
Código de Etica Institucional.
Socialización de los principios y
valores de la organización.
La Oficina Asesora de Control Interno, como estrategia para interiorizar, socializar y
sensibilizar a los servidores públicos sobre los valores y principios éticos de la EPS CONVIDA,
con apoyo de la tecnologías de la información y comunicación "TIC", remite a todos el personal
ayudas visuales para su fácil adopción, en mayo se difundió el principio del “Compromiso”.
De igual forma se recomienda reactivar el l Comité de ética y Buen Gobierno, creado mediante
Resolución 0871 de 2013 , el cual no evidencia que se halla reunido actualmente
Manual de funciones y
competencias laborales
La EPS CONVIDA a sus 81 años, por recomendación de esta Oficina Asesora de Control Interno, requiere revisar la viabilidad de una
modernización administrativa, realizando ajustes y/o modificaciones a el Manual de Funciones, teniendo en cuenta las nuevas
necesidades y los cambios que ha venido sufriendo la EPS, la normatividad sobre el aseguramiento y en particular, la situación actual
del sector de la salud, consolidando todos estos ajustes en un documento coherente con la Misión y con los objetivos institucionales.
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
CONVIDA EPS´s
INFORME ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces:HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA
La Oficina Asesora de Control Interno "CONVIDA EPS´s", en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presenta informe por menorizado del estado del Sistema de
Control Interno conforme ha lo establecido en marco del Decreto 943 de 2014, de acuerdo a los modulos, componentes y elementos, segun lo evidenciado así:
ESTADOMODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Control de
Planeación y
Gestión
Talento Humano
Acuerdos,
compromisos o
protocolos éticos
Desarrollo del
Talento Humano
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Procesos de Selección
Cargas de trabajo
Perfiles
En la EPS CONVIDA, respecto a sus procesos de selección, se rige según lo establecido en el procedimiento"PRA10-01 SELECCION DE
PERSONAL NOMINA, versión: 04 del 5 de junio de 2017", en particular, para la vinculación de los Trabajadores oficiales, teniendo
como parámetros de selección: el perfil del cargo, su remuneración, la determinación de las competencias requeridas y las
responsabilidades asignadas.
Los Empleados Públicos, de libre nombramiento y remoción, son nombrados por discrecionalidad del señor Gobernador y el Gerente
General, por su estatus de personal de confianza, para los cuales se revisa que cumplen con los requisitos del cargo estipulados en el
manual de funciones; de igual forma, la EPS para su selección, recibe apoyo del nivel central a través de la Secretaria de Función
Pública adscrita a la Gobernación de Cundinamarca.
Con relación a los Contratistas, estos son seleccionados de acuerdo al cumplimiento de las necesidades presentadas por cada
dependencia, respecto a los requerimientos y funciones puntuales que se legalizan por medio de un contrato.
Es importante para la Oficina Asesora de Control Interno, indicar que en la EPS , se detecta como debilidad la alta rotación de personal,
generando problemas de continuidad en los procesos y en sus actividades, por lo tanto se recomienda establecer actividades
tendientes a la gestión del conocimiento y su parametrización dentro de todos los procesos, a fin de evitar riesgos en la prestación
oportuna de los servicios ofertados.
Plan Institucional de Formación y
Capacitación
Para el presente corte, la Oficina de personal informa que el plan institucional de Capacitaciones viene cumpliendo en un 33%, al
haberse realizado 23 actividades de capacitación de las 68 programadas.
Como medida para mejorar la participación del personal a estas jornadas de capacitación y formación, la Oficina Asesora de Control
Interno, recomienda publicar en las carteleras de la EPS y socializar constantemente, puede ser de manera mensual, el cronograma de
las actividades previstas para este año en el Plan Institucional de Capacitaciones "PIC", a fin de mejorar la programación de las
dependencias y funcionarios, según calendario, evitando cruce de actividades, desgaste administrativo e ineficiencia de los procesos.
Programa de Inducción y re-
inducción:
1. Realizado a los servidores
vinculados a la entidad.
2. en respuesta a cambios
organizacionales, técnicos o
normativos.
En concordancia con la Circular Externa No. 100- 010 -2014 del 21 de noviembre de 2014, expedida por el Departamento
Administrativo dela Función Pública, la cual precisa:
"Dentro los programas de inducción y reinducción se pueden incluir, entre otros, temas transversales relacionados con el Modelo
Estándar de Control Interno –MECI-, Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, participación
ciudadana y control social, corresponsabilidad, así como las prioridades en capacitación señaladas en el Plan Nacional de Desarrollo
vigente para el cuatrienio”....
El día 16 de Mayo, la Oficina Asesora de Control Interno, dentro de las actividades de fomento a la cultura de autocontrol, realizó una
jornada de Inducción y Reinducción respecto al Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
El día 27 de Junio, día del servidor público, se realizaron actividades de capacitación incluidas la socialización de los cambios en el
Mapa de Procesos vigente en la EPS CONVIDA.
Es imprescindible recordar que las actividades de inducción y reinducción, están orientados a fortalecer la integración del empleado a
la cultura organizacional, crear identidad y sentido de pertenencia por la entidad, desarrollar habilidades gerenciales, de servicio
público y suministrar información que fortalezca el conocimiento de la función pública y de la EPS; y de ser el caso, reorientar la
integración del empleado en virtud a los cambios producidos.
Programa de Bienestar Sumado a los estímulos otorgados el día de los cumpleaños de las personas que acceden a medio día de descanso y a un obsequio, se
celebro el día de la mujer, el día de la secretaria, se gestionó una feria de servicios y 3 bonos de cine por familia.
La EPS CONVIDA, actualmente participa en los Juegos de la Administración, organizada por la Gobernación de Cundinamarca en las
disciplinas de futbol masculino y femenino ,voleibol mixto, baloncesto mixto, tejo, ping-pong, etc.; para los cuales la EPS, ha venido
apoyando a los diferentes equipos.
Control de
Planeación y
Gestión
Talento Humano
Desarrollo del
Talento Humano
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Plan de incentivos
Mecanismos de evaluación del
desempeño acorde a la
normatividad que aplique a la
entidad.
Al tenor de la Ley 909, a la EPS CONVIDA, no le aplica la evaluación de desempeño, ya que la EPS dentro de su esquema organizacional
no cuenta con funcionarios de carrera administrativa; el mecanismo de evaluación se ciñe exclusivamente a la presentación de los
avances respecto a la Gestión y a la ejecución de los planes de acción proyectados para cada vigencia.
Por tal motivo, la Oficina Asesora de Control Interno, recomienda revisar metodologías y/o herramientas relacionadas con la
evaluación del desempeño o gestión sobre resultados, a fin de verificar la viabilidad de instaurasen actividades adicionales de
evaluación en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
Otro El área de Personal, realizó un evento de graduación en reconocimiento a los brigadistas de la EPS CONVIDA, de igual forma se realizó
la inscripción de personal interesado en formar parte de este grupo para la vigencia 2017.
Planeación La EPS CONVIDA, estableció un plan estratégico que a la fecha, esta oficina recomienda revisar, ya que la EPS tiene como debilidad que
carece de quien lidere la Planeación, la observación se hace a raíz del cambio de representante legal y soporta con base en la solicitud
hecha por la Superintendencia de Salud referente a la modificación del plan de acción presentado por la EPS en respuesta a lo
establecido en la Resolución N° 00546 del 31 de marzo de 2017, por medio de la cual se adopta la medida preventiva de vigilancia
especial hasta el 30 de noviembre de 2017.
De igual forma, teniendo en cuenta la difícil situación presupuestal y financiera que afronta la EPS CONVIDA, en pro del cumplimiento
de su objeto social de asegurar la prestación de los servicios de salud a sus afiliados, la Oficina Asesora de Control Interno,
recomienda que urgentemente se revisen los temas de planeación estratégica, establecidos para lo que resta de la vigencia 2017, a fin
de evitar la materialización de hechos que afectan el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, o en caso critico, la
intervención por parte de la Superintendencia de Salud.
Misión, Visión y Objetivos
Institucionales adoptados y
divulgados.
Pese a que la EPS CONVIDA, tiene definidos sus lineamientos directivos respecto a
la Misión, Visión y Objetivos institucionales, según lo establecidos por el señor
Gobernado de Cundinamarca y consignado en el Decreto Ordenanzal Nº262 de
2016, "Por el cual se establece la estructura orgánica de la Empresa Promotora de
Salud del Régimen Subsidiado "EPS´s CONVIDA", y estableció 5 líneas estratégicas,
se observa desconocimiento de los funcionarios respecto a los mismos y al
camino a seguir por dependencia, por tal motivo, la Oficina Asesora de Control
Interno recomienda que se adelanten actividades tendientes a articular y
socializar estas directrices, por área, a fin de aclarar las dudas respecto a las
metas y los mecanismos establecidos para su consecución, fortaleciendo el
sentido de pertenencia, la identidad y el compromiso del personal vinculado con
la EPS, a fin de direccionar todos los esfuerzos al logro de los mismos.
Sumado a los estímulos otorgados el día de los cumpleaños de las personas que acceden a medio día de descanso y a un obsequio, se
celebro el día de la mujer, el día de la secretaria, se gestionó una feria de servicios y 3 bonos de cine por familia.
La EPS CONVIDA, actualmente participa en los Juegos de la Administración, organizada por la Gobernación de Cundinamarca en las
disciplinas de futbol masculino y femenino ,voleibol mixto, baloncesto mixto, tejo, ping-pong, etc.; para los cuales la EPS, ha venido
apoyando a los diferentes equipos.
Control de
Planeación y
Gestión
Talento Humano
Direccionamient
o Estratégico
Planes,
Programas y
Proyectos
Desarrollo del
Talento Humano
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Documentos que soporten la
revisión sobre necesidades de
los usuarios, legales y de
presupuesto.
En el marco de las caracterizaciones de los procesos misionales de la EPS, se soporta el análisis de necesidades de los afiliados, lo
referente a los temas legales y presupuestales, son contemplados en los procesos de apoyo a cargo del la Oficina Asesora jurídica y
Subgerencia administrativa y Financiera respectivamente.
Por otro lado En el documento: "carta de Derechos y Deberes del afiliado y del
paciente y Carta de desempeño" contiene la información referente a la EPS;
sin embargo, con ocasión a las observaciones presentadas por la
Superintendencia de Salud, es indispensable que la EPS CONVIDA, actualice su
modelo de atención en salud, como documento maestro que permite observar la
organización de los servicios frente a la caracterización de los usuarios y los
recursos disponibles, en cumplimiento a la normatividad vigente.
Planes operativos con
cronogramas y responsables.
No se observan planes operativos, debido a que las Subgerencias que conforman EPS CONVIDA, presentaron los Planes de acción
proyectados para la vigencia fiscal 2017, como se dijo anteriormente, es urgente retomar el tema relacionado con los planes
operativos y su articulación con los planes de acción por dependencias, el plan de adquisiciones y el presupuesto de la EPS.
Esta Oficina Asesora de Control Interno, recomienda y resalta la importancia de
planear y realizar monitoreo continuo a los cronogramas, las metas a cumplir,
teniendo en cuenta periodos específicos de evaluando frente a los avances,
realizando análisis de datos y tomando decisiones sobre las actividades que
pueden continuar porque están dando resultado, las que se deben mejorar o las
que se deben cambiarse definitivamente.
Fichas de indicadores para medir
el avance en la planeación.
Se observan la existencia de 3 tipos de indicadores que se presentan por cada dependencia, por separado, dependiendo si son:
indicadores de gestión, indicadores como parte de los planes de acción e indicadores para cada procesos establecido en el sistema de
gestión de la EPS CONVIDA, por lo tanto esta oficina recomienda revisar la viabilidad de unificar y/o estandarizar los indicadores, a fin
de identificar aquellos relevantes y pertinentes para los procesos, las dependencias y la EPS, como herramienta de evaluación, control,
análisis y base para la toma de decisiones.
Estableciendo metas a corto y mediano plazo, realizando el autocontrol de cada avance, con apoyo de actividades de monitoreo
continuo.
Control de
Planeación y
Gestión
Direccionamient
o Estratégico
Planes,
Programas y
Proyectos
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Procesos de seguimiento y
evaluación que incluya la
satisfacción del cliente y partes
interesadas.
El ultimo seguimiento y evaluación al avance de los planes de acción de la vigencia 2017, se presentó a 31 de marzo, actualmente, las
Subgerencias y Oficinas Asesoras, están entregando los avances a 30 de junio 2016.
Respecto al plan acción en respuesta a la medida preventiva de vigilancia especial interpuesta por la Supe salud con Resolución N°
00546 del 31 de marzo de 2017, con oficio Nº 2-2017-055669, la Superintendencia realizó la respectiva evaluación y solicitó realizar
ajustes al contenido del mismo, actividad que viene siendo desarrollada por las áreas competentes.
De igual manera en el informe semestral por PQR, se realiza un descripción del comportamiento de las PQR de enero a junio, de forma
comparativa para las vigencias 2015, 2016 y 2017.
Caracterizaciones de proceso
elaboradas y divulgadas a todos
los funcionarios de la entidad.
Las caracterizaciones de los 13 procesos
establecidos en el mapa de procesos de
la EPS CONVIDA, se encuentran con su
caracterización, el mapa de procesos fue
socializado el día del servidor publico,
pero las caracterizaciones aun no se han
socializado a todo el personal que labora
para la EPS, por lo tanto se recomienda
celeridad en su divulgación, en aras de
fortalecer la identidad y compromiso
como parte de un sistema.
Mapa de procesos. A partir de esta vigencia el mapa de procesos de la EPS CONVIDA cuenta con 13 procesos, el cual fue socializado a todos los
funcionarios, como parte de las actividades desarrolladas el día del funcionario Público.
Es importante que se socialicen todos los procesos
a sus responsables, se entreguen los documentos, se
establezcan puntos de consulta y se actualice el mapa
de procesos publicado en la pagina web en link
http://www.convida.com.co/index.php/procesos, ya que
aun se presenta el anterior mapa con los 11 procesos.
Control de
Planeación y
Gestión
Direccionamient
o Estratégico
Planes,
Programas y
Proyectos
Modelo
Operación por
procesos
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Indicadores por proceso para
realizar la medición
correspondiente.
Los indicadores por proceso se consolidado y remitido por correo electrónico
a cada dependencia responsable según cada procesos establecido en el
sistema de gestión de la EPS CONVIDA, a fin de que según competencia, se
realice la revisión de cada indicador, se valide su coherencia con el estado
actual del proceso y se midan según periocidad establecida; por lo tanto esta
oficina recomienda revisar y establecer metas a corto y mediano plazo,
realizando el autocontrol y monitoreo continuo de los mismos.
A fin de apoyar, asesorar y acompañar a las diferentes dependencias, la
Oficina Asesora de Control Interno brindo capacitación en el tema de
indicadores el día 17 de mayo.
Actas de reuniones u otro
soporte para revisiones o ajustes
a los procesos.
En cumplimiento a la Estrategia de Validación y Socialización de documentos
del sistema de Gestión de la EPS CONVIDA, por áreas se vienen realizando
mesas de trabajo, sin embargo se recomienda revisar y ajustar todos los 13
procesos, con sus respectivos procedimientos, instructivos, formatos,
indicadores y demás documentos, a fin de garantizar coherencia entre lo
escrito y lo realizado en cada caso.
Procedimientos diseñados de
acuerdo a las actividades que
desarrollan los procesos.
La EPS CONVIDA, cuenta con 70 procedimientos, que como se informó en el
punto anterior, se vienen adelantando mesas de trabajo por área para su
validación.
Esta Oficina recomienda que se revise la pertinencia de combinar
procedimientos que contemplen temas similares, ampliando sus alcance, en
aras de mejorar el conocimiento, la interiorización y adopción del sistema de
gestión de la EPS.
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de los
procedimientos a todos los
funcionarios.
Se vienen adelantando actividades de divulgación y socialización de los
procedimiento del sistema de Gestión de la EPS CONVIDA, con los lideres de
cada área, por medio de mesas de trabajo, sin embargo se recomienda revisar
estrategias y actividades efectivas, tendientes a masificar su divulgación
ante todo el personal que hace parte de la EPS, mejorando la productividad y
reprocesos por falta de conocimiento.
Documentos u otros soportes
que evidencian el seguimiento a
los controles
Los controles establecidos por la EPS CONVIDA, hacen parte integral de los
procedimientos, sin embargo esta Oficina Asesora de Control Interno
recomienda revisar cada procedimiento y realizar seguimiento a la eficacia y
efectividad de cada control establecido, su documentación y los formatos
definidos para evidenciar su aplicación.
Control de
Planeación y
Gestión
Direccionamient
o Estratégico
Modelo
Operación por
procesos
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Estructura
Organizacional
Evidencias que soporten la
comunicación a todo el personal
para sensibilizar la relación entre
la estructura y los procesos de la
entidad.
La estructura Organizacional actual de la EPS CONVIDA, no ha sufrido
cambios, generando riesgo de incumplimiento a los requerimientos suscitados
por la actualización en la normatividad que rigen el que hacer de la EPS, y el
cumplimiento del objeto, la misión y demás directrices estratégicas.
Por lo tanto se continua recomendando que sea revisada la estructura
organizacional y los procesos planteados, para que la alta dirección evalué su
pertinencia y adecuación con lo requerido por la EPS para prestar
eficientemente los servicios a sus afiliados y de paso mantenerse en el
mercado.
Fichas de indicadores donde se
registra y hace seguimiento a la
gestión.
Es importante que se revise y de ser necesario se ajuste las fichas de los indicadores, para lo cual se recomienda que por áreas se
lidere por parte del jefe inmediato reuniones y/o mesas de trabajo, a fin de revisar la pertinencia de los indicadores de gestión frente a
los planes de acción establecidos por la EPS´s CONVIDA.
Cuadros de control para
seguimiento a los indicadores
clave de los procesos.
La Oficina Asesora de Control Interno apoyo la consolidación de los cuadros de indicadores por proceso, resaltando la importancia de
que cada área revise, ajuste, implemente y socialice los cuadros de control de indicadores con sus equipos de trabajo.
Documento que contiene las
políticas de operación
En aras de la mejora continua la Oficina Asesora de Control Interno
recomienda que se revisen las políticas establecidas y registradas en las
caracterizaciones de cada proceso y las contempladas en el documento
"directrices estratégicas para la EPS CONVIDA, a fin de garantizar su
coherencia con la situación actual de la EPS´S CONVIDA y en
cumplimiento con la normatividad.
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de las
políticas de operación a todos
los funcionarios.
La Subgerencia Administrativa y Financiera, con apoyo de un contratista responsable de la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad, viene adelantando actividades de revisión, validación y socialización de documentos, estas actividades se soportan en los
listados de asistencia recogidos en cada sesión.
Definición desde la Alta
Dirección de la política de
Administración del Riesgo,
donde se incluya la metodología
a utilizar para su desarrollo.
Es importante que se revisen los documentos que contienen: el Manual, la política y la Metodología para la administración del Riesgo,
se programen actividades de socialización y talleres de ajuste a los riesgos por proceso, corrupción , etc., propios de la EPS
Control de
Planeación y
Gestión
Direccionamient
o Estratégico
Indicadores de
Gestión
Políticas de
Operación
Administración
del Riesgo
Políticas de
Administración
del Riesgo
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Mapas de riesgos por proceso A pesar de tener establecidos riesgos por proceso, estos no han
sido objeto de seguimiento y revaloración, perdiendo
oportunidad en toma de acciones basadas en el análisis de la
efectividad de los controles y la priorización de su intervención
según los impactos calculados para cada riesgo, generando
altísima probabilidad de ocurrencia, como resultado de las
deficiencias en la gestión de los mismos.
Contexto
Estratégico
Mapa Institucional de Riesgos Es importante que se revisen y establezca el mapa de riesgos institucional desde el ámbito estratégico ya que no se han identificado
plenamente.
Identificación del
Riesgo
Actas u otro documento que
soporte la divulgación de los
mapas de riesgos a todos los
funcionarios de la entidad.
Es importante que se resocialicen los riesgos establecidos para cada proceso, para cada área y/o el institucional a fin de lograr y
motivar al personal que presta sus servicios a la EPS´S CONVIDA, como participes en su gestión y control desde el punto de vista
preventivo.
Análisis y
Valoración del
Riesgo
Documentos u otros soportes
que evidencian el seguimiento a
los controles establecidos para
los riesgos.
Cada dependencia presenta seguimiento a su mapa de riesgos según formato establecido, sin embargo se observa la necesidad de
mejorar el monitoreo continuo de los mismos, respecto a los responsables y la frecuencia con que se realiza, incrementando el riesgo
de oportunidad en la toma de decisiones.
Documentos soporte sobre
aplicación de encuestas de
autoevaluación de los procesos.
La Oficina Asesora de Control Interno, presento
resultados frente a la encuesta de implementación del
sistema de Gestión de Calidad, que realizó a todos los
procesos, a una muestra de 37 funcionarios, se le
realizaron 51 preguntas, obteniendo como resultado que
el 60% desconoce su proceso y el 68% desconocen sus
procedimientos.
Documentos soporte sobre
realización de talleres de
autoevaluación.
Se realizó jornada de trabajo del nivel directivo y funcionarios de cada área, para el análisis del plan de acción en respuesta a la medida
especial interpuesta por la Superintendencia de salud
Informes u otros soportes de
informes de autoevaluación
realizados.
Se evidencia la entrega de planes de acción, indicadores e informes de gestión para la vigencia 2016.
Control de
Evaluación y
Seguimiento
Autoevaluación
Institucional
Autoevaluación
de control y
Gestión
Control de
Planeación y
Gestión
Administración
del Riesgo
Políticas de
Administración
del Riesgo
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Informes sobre análisis de los
indicadores por proceso
La Oficina Asesora de Control Interno presento informe de
oportunidad en la entrega a las solicitudes de seguimiento
a los indicadores por dependencia.
Informes de gestión por
procesos.
Con el cambio de Gerente, cada Dependencias presento informe de Gestión
Otro
Informes pormenorizados de la
vigencia
Se evidencia la publicación del informe pormenorizado con
corte al mes de marzo de 2017 en la pagina web
institucional en el link
http://www.convida.com.co/index.php/19-no-inicio/927-
informes-cuatrimestrales-del-estado-del-sistema-de-control-
interno
Resultados Informe Ejecutivo
Anual realizado ante el DAFP.
La EPS´s CONVIDA, según lo establecido por el Departamento Administrativo de
la Función Pública, presento el informe ejecutivo anual de Control Interno,
por medio del aplicativo FURAG con un resultado satisfactorio del 69,12%
Procedimiento para auditoría
interna.
La EPS CONVIDA, estableció el proceso de "Gestión del Control interno" el cual contempla el procedimiento de "Planeación y
Realización de Auditorias Internas"
Programa Anual de Auditorías
aprobado.
El programa anual de Auditoria vigencia 2017, se viene adelantando, según lo establecido en el mes de enero.
En aras del aprovechamiento de los sistemas de información y comunicación implementado por la EPS GSuit, el programa anual de
Auditoria ha sido publicado y compartido.
Control de
Evaluación y
Seguimiento
Autoevaluación
Institucional
Autoevaluación
de control y
Gestión
Auditoría InternaAuditoría de
Gestión
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Informes de auditorías realizadas Los informes de auditoria y de seguimiento adelantados por la Oficina Asesora de Control interno han sido entregados a la Gerencia y
áreas competentes, recomendando la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Las auditorias de calidad en salud, son realizadas directamente por el grupo de Calidad perteneciente a la Subgerencia Técnica
Otro La Oficina Asesora de Control Interno EPS CONVIDA, se Suscripción a la red de Conocimiento especializada en Auditoría y Control
Interno “Auditool.org” y fue afiliado al Instituto de Auditores Interno de Colombia IIA
Herramienta definida para la
construcción del plan de
mejoramiento.
Se implemento el formato de "Acciones preventivas, correctivas o de
mejora", pendiente por socializar
Documentos que evidencien el
seguimiento a los planes de
mejoramiento
Las diferentes dependencias presentaron la proyección de los
avances a los planes de mejoramiento a radicar ante la Contraloría
de Cundinamarca; a los cuales la Oficina Asesora de Control
Interno, presentó observaciones y recomendaciones según informe
entregado a la Gerencia y que se presentara en el próximo Comité
Institucional Coordinador de Control Interno.
La política de comunicaciones
Identificar los clientes, la
información y definir los canales
de comunicación Externos e
Internos
La Subgerencia Comercial de la EPS CONVIDA esta realizando la
actualización del plan de medios en articulación con los
lineamientos y política de comunicaciones establecidos por el
Departamento de Cundinamarca.
Contar con un plan o estrategia
de comunicaciones a corto,
mediano y largo plazo acorde
con los planes de gobierno.
El Plan de Medios de la Entidad Promotora de Salud EPS´S Convida, Empresa Industrial y Comercial del Departamento, está
determinado por un conjunto de directrices, políticas, estrategias y acciones comunicativas que se establecen y articulan para la
consecución de un propósito divulgación; siguiendo el Plan Estratégico 2016-2019 de la EPS’s Convida y articulando el Capítulo V
Integración Y Gobernanza del Plan de Desarrollo de Cundinamarca “Unidos podemos más” 2016-2020, Artículo 61 A Subprograma
Gestión Pública Eficiente, Moderna al Servicio Del Ciudadano, en el cuál una de sus metas establecidas es Crear e Implementar
estrategias de promoción, fortalecimiento y consolidación de la marca Cundinamarca, durante el cuatrienio. Es así, que se pretende en
el Plan de Medios de la EPS’s Convida propender por el fortalecer y garantizar la circulación, producción, visualización y socialización
de la información, para que funcione como una herramienta, que permita integrar cada uno de sus procesos en un todo (a corto,
medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y
métodos de evaluación.
Planes de
Mejoramiento
Institucional
(Procesos)
Eje transversal
de información
y
comunicación
Información –
Comunicación
Control de
Evaluación y
Seguimiento
Planeación y
Documentación
de la
Comunicación
Institucional
Auditoría InternaAuditoría de
Gestión
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Ingreso
(Recepción de
información)
Mecanismos para recepción,
registro y atención de
sugerencias, recomendaciones,
peticiones, quejas o reclamos
por parte de la ciudadanía.
La EPS CONVIDA, cuenta con una Oficina de Atención al Usuario la cual se ha fortaleció en el transcurso de la vigencia 2016 - 2017, con
un direccionamiento importante para conseguir mayor beneficio en la atención, guía, orientación e información a los usuarios (razón
de ser de la EPS’S), con excelentes resultados como:
* Fortalecimiento del equipo humano que realiza la atención al usuario.
* Capacitación a los promotores municipales en atención al usuario.
* Estructuración de los procesos y procedimientos.
* Articulación con las diferentes áreas de la EPS’S. e IPS`s
* Oportunidad de respuesta a peticiones y requerimientos (PQR y NURC.)
Desde la sede administrativa el SIAU, Sistema de Información de Atención al Usuario, coordina a los Promotores de salud y Oficinas de
Atención en los 116 Municipios, encargados de: atender, asesorar y proveer la información de forma presencial a los afiliados y a sus
beneficiarios; en cada se tiene acceso a Buzones y con apoyo de un correo electrónico complementario, los usuarios pueden presentar
sus PQR´s, el cual se ha denominado: [email protected]
De igual forma se pueden comunicar con la EPS a través de la Página Web institucional www.convida.com.co. de forma virtual o
tradicionalmente vía telefónica.
Mecanismos de consulta para la
obtención de información
requerida para la gestión de la
entidad.
La entidad cuenta con un Sistema Integrado de Información automatizado, que soporta cada uno de los procesos de la entidad, con
el fin de poder brindar un buen aseguramiento a nuestra población afiliada. El sistema de información está soporta en una plataforma
tecnológica: (Sistema Operativo Oracle Linux, Motor de Base de Datos Oracle 12c, y estaciones de trabajo con Windows 7 y 8).
La infraestructura tecnológica de la EPS´s Convida está conformada por una parte el Sistema de Información OASIS como ERP, el cual
esta implementado sobre un motor de base ORACLE 12 C y un Sistema Operativo Oracle Linux Server reléase 6.6, el cual esta
implementado sobre un servidor, ProLiant DL560 Gen8.
La entidad cuenta con un centro de cómputo en el cual está conformado por dos (2) Rack de comunicaciones en los cuales tenemos
implementados trece (13) servidores, dos (2) SAN (Storage Área Network) para el almacenamiento de la data del Sistema de
Información los cuales soportan el ERP, el correo electrónico, directorio activo, Bases de Datos ORACLE, dominio, máquinas virtuales y
servidores de desarrollo.
Publicación en página web de la
información relacionada con la
planeación institucional.
Es importante retomar y fortalecer las actividades tendientes a cumplir con los requerimientos expuestos en la Matriz de
Cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, al Decreto 103 de 2015 y a la Resolución Min TIC 3564 de 2015; ya que como lo informo la
Oficina Asesora de Control interno, la pagina web Institucional www.convida.com.co, esta desactualizada y en este momento no
cumple con los requerimientos mínimos estipulados en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional, Ley 1712 de 2014.
Publicación en página web de los
formularios oficiales
relacionados con trámites de los
ciudadanos.
La EPS CONVIDA cuenta con una pestaña en la en la pagina Web
institucional, en la cual se puede encontrar publicado todo lo
relacionado con temas como: afiliaciones, movilidad, portabilidad,
carta de derechos y deberes, cuotas moderadoras, etc. la pestaña se
denomina "Afiliados" y el link es
http://www.convida.com.co/index.php/afiliados.
Información y
Comunicación
Externa
Eje transversal
de información
y
comunicación
Información –
Comunicación
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Lineamientos de planeación
establecidos para llevar a cabo el
proceso de rendición de cuentas.
La EPS CONVIDA, para la rendición de cuentas de la vigencia 2016, estableció actividades con el nombre de “CONVIDA EPS Por el
Camino Correcto”, por medio de la cual se establecieron dos fases, en la primera de ellas, el señor Gerente, doctor Juan Carlos Mora
Peñuela, hizo presencia en diferentes emisoras radiales con cobertura local, departamental y nacional, y en una segunda fase, se
realizaron once (11) sesiones publicas de rendición de cuentas con la comunidad, por medio de cinco (5) mesas temáticas de trabajo,
que abordaban todos los temas a nivel institucional, cerrando con un acto central en donde se socializaban las conclusiones generadas
con aporte de los asistentes.
Actas u otros documentos que
soporten la realización de
procesos de rendición de
cuentas.
Se tiene las evidencias relacionadas con la convocatoria, la
asistencia y la presentación realizada por la EPS CONVIDA,
también se cuenta con registros fotográficos, noticias y
publicaciones web.
Publicación en página web de los
resultados de la última rendición
de cuentas realizada.
En la pagina web institucional se encuentra puede revisar la presentación del informe de rendición de cuentas el cual fue publicado en
el Link http://www.convida.com.co/Terminos/2017/Comercial/PRESENTACION GENERAL RENDICION DE CUENTAS pdf - 2016.pdf, el
cual esta disponible para consulta del publico en general.
Actas u otros documentos que
evidencien la realización de otro
tipo de contacto con la
ciudadanía (diferente a la
rendición de cuentas).
Funcionarios de la EPS CONVIDA continúan participando en los
encuentros organizados por la EPS y/o como parte de las actividades
programadas con la Gobernación de Cundinamarca en los
municipios, con asistencia de los representantes de Hospitales,
Alcaldes, Personeros, asociaciones de usuarios y afiliados en
general.
Salida (Emisión
de información)
Nuevamente se observa que el control de salida sobre oficios y demás documentos expedidos por las diferentes áreas de la EPS
CONVIDA se realiza directamente desde la dependencia generadora, por lo tanto la Oficina Asesora de Control Interno continua
recomendando que se establezca una especie de ventanilla única, encargada de controlar la salida de documentos, de forma oportuna
y eficaz.
Mecanismo para recibir
sugerencias o solicitudes de los
funcionarios.
Se han evidenciado encuentros entre el Gerente de la EPS CONVIDA y el Sindicato de Trabajadores, quienes como vocales de los
trabajadores han tenido como finalidad, servir de canal para trasmitir las ideas, sugerencias y/o solicitudes profesadas por sus
compañeros de labores; sobre su percepción sobre el estado actual de la EPS y su participación en el futuro de la misma.
Información y
Comunicación
Externa
Eje transversal
de información
y
comunicación
Información –
Comunicación
Información y
Comunicación
Interna
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Tablas de Retención Documental Las tablas de Retención Documental "TRD" de la EPS CONVIDA aun no han sido aprobadas por parte del Comité Departamental de
Archivo, la Subgerencia Administrativa y Financiera, encargada de este tema, ha consolidado un expediente con la trazabilidad de las
solicitudes hechas por la EPS ante el Comité Departamental de Archivo, con base en esta reunión y un diagnostico presentado por la
contratista para la documentación del sistema de gestión de calidad, se planteo un plan de acción, bajo el cual se realizó:
1. Jornadas de capacitación en Gestión Documental, con apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje "SENA".
2. Traslado del archivo gracias a la gestión que se realizo con la Gobernación de Cundinamarca, frente a las bodegas ubicadas en el
edifico donde opera la sede administrativa de la EPS CONVIDA, pero que estaban en uso por parte de la Gobernación de
Cundinamarca.
Fuentes internas de información:
Manuales, actas, actos
administrativos u otros
documentos necesarios para la
gestión de los procesos, de fácil
acceso y sistematizados.
Los documentos del sistema de Gestión de Calidad, tales como Mapa de procesos, caracterizaciones, procedimientos, manuales,
instructivos y demás formatos están en custodia de la Subgerencia Administrativa y Financiera .
Las actas de la Junta directiva y/o actas de los diferentes comités, se archivan directamente por quienes tienen las funciones de
secretarias técnicos de cada comité.
Los oficios, circulares, memorandos y demás documentos, son emitidos, controlados y archivados por cada dependencia, como parte
de su archivo de Gestión, a fin de garantizar un adecuado almacenamiento y acceso documental.
Política y Plan de
Comunicaciones establecido y
divulgado a todos los
funcionarios.
La Subgerencia Comercial de la EPS CONVIDA esta en espera de la aprobación del plan de medios, a fin de adelantar las actividades de
socialización en concordancia con los lineamientos y política de establecidos por la Gobernación de Cundinamarca.
Matriz de responsabilidades. Se regulan informalmente de acuerdo a los niveles de autoridad, mando y responsabilidad, establecidos en los manuales de funciones
expedidos por la EPS CONVIDA
Sistema de información para el
proceso documental
institucional.
Dentro de la estructura general del Sistemas de Información OASIS, cuenta entre otros con los siguientes módulos:
- AFILIACIONES, Este módulo, está conformado por procedimientos que permiten la captura, validación, registro, procesamiento y
obtención de la información de la población afiliada a nuestra EPS-S, además el registro y manejo de las novedades presentadas por
cada afiliado. Lo anterior basado en las normas vigentes que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud entre ellas,
Circular 018 de 2002, Resolución 137 de 2002, la Resolución 812 de 2007 y 1344 de 2012 entre otras.
Mantiene actualizada la base de datos de los afiliados con sus respectivos estados.
Permite el ingreso de forma masiva de los afiliados de un nuevo contrato o municipio.
Permite el registro de las novedades de afiliación tales como Ingresos, Nacimientos, Muertes, Retiros por Cambio de Administradora y
demás.
- Radicación y Seguimiento de Tutelas y Derechos de Petición; el cual no se ha implementado al 100%.
Sistemas de
Información y
Comunicación
Eje transversal
de información
y
comunicación
Información –
Comunicación
Información y
Comunicación
Interna
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Sistema de información para la
atención de las peticiones,
quejas, reclamaciones o recursos
de los ciudadanos.
Como se indico anteriormente el Sistemas de Información OASIS, cuenta con varios módulos entre ellos el de Quejas y Reclamos, este
módulo permite radicar, registrar y hacer seguimiento a las quejas presentadas por los usuarios, sobre la prestación de servicios en la
EPS´s o en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud u otras causas.
Además permite generar los oficios necesarios para poder dar solución y respuesta a la queja presentada y con ello evitar que se sigan
presentando inconvenientes por la misma causa o similares con otros usuarios.
La Oficina Asesora de Control Interno, recomienda expedir directrices respecto al tramite de los derechos de petición a fin de mejorar
su control en concordancia con el numeral 3 de la Circular Externa Nº 001 de 2011 expedida por el Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en Materia e Control Interno, respecto al registro publico organizado sobre los derechos de petición, que se debe publicar en
la pagina web y el cual contiene datos mínimos como: tema o asunto, fecha de recepción o radicado, termino para resolverla,
dependencia responsable, fecha y numero de oficio de respuesta.
Sistemas de información para el
manejo de los recursos
humanos, físicos, tecnológicos y
financieros.
Otros módulos propios del sistema de información OASIS tienen que ver con la nomina, el inventario y almacén, la parte presupuestal
y contable, observando que la estrategia de apadrinamiento no ha sido eficaz y eficiente frente a su objetivo inicial de mejorar el uso
del sistema de información.
Se recomienda retomar las actividades encaminadas a fortalecer el sistema de información OASIS implementado en la EPS CONVIDA,
iniciando con la conformación de equipos de trabajo interdisciplinarios, con participación de las áreas involucradas según cada modulo
a intervenir y según competencia, con el animo de adelantar la revisión y ajuste a la parametrización de cada uno de ellos según las
necesidades, con datos actualizados y validados.
Página web Al revisar aleatoriamente la pagina web institucional de la EPS CONVIDA,
http://www.convida.com.co, se observa que ha pesar de los cambios de
imagen, no ha sido actualizada totalmente, manteniendo el riesgos de
incumplimiento a la Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución
Min TIC 3564 de 2015 y las repercusiones que ello tendría.
Punto de atención al usuario. Como se indico con anterioridad, la EPS´S CONVIDA, en su sede principal en la ciudad de Bogotá, cuenta con una Oficina de Atención al
Usuario, por medio de la cual se lidera este aspecto, fuera de eso cuenta con 118 puntos de atención distribuidos en los 116
municipios del departamento de Cundinamarca, quienes depende de la Subgerencia Comercial; adelantan las actividades de atención
y tramite, sirviendo de enlace entre la comunidad y la EPS.
En aras de mejorar la atención a los usuarios la EPS con apoyo del SENA, dictó capacitación sobre la humanización en la prestación del
servicio.
Sistemas de
Información y
Comunicación
Eje transversal
de información
y
comunicación
Información –
Comunicación
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones
Otros medios de comunicación
virtual (chat, foro, redes
sociales).
La EPS CONVIDA, cuenta con otros medios de comunicación tales como:
- SITIO WEB: La EPS’s Convida cuenta con un Sitio Web www.convida.com.co donde se puede encontrar temas relacionados con
nuestra misionalidad: Nuestros Servicios, Noticias, Rendición de Cuentas, Buen Gobierno, Circulares, entre otros. De esta forma se
divulga y se comunica las distintas actividades realizadas por la EPS´s, así como la promoción de servicios e información de interés
general para la comunidad y nuestros afiliados.
- REDES SOCIALES: La Entidad cuenta con redes sociales como Facebook (Eps Convida), Twitter (@epssconvida) e Instagram
(epssconvida). Estas redes se actualizan constantemente con información clara de los servicios que presta la entidad. Toda
comunicación registrada en las redes sociales debe ser veraz, actual y solo el proceso de comunicaciones será el encargado de publicar
contenidos en este medio.
- CORREO ELECTRÓNICO: El correo electrónico es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de
comunicación electrónicos, de esta forma la EPS´s Convida remite, envía y fija su comunicación interna para que todos los procesos se
articulen y manejen la misma información.
La información que se maneja de interés general para los funcionarios de la EPS´s Convida, únicamente se remitirá desde la oficina de
mercadeo, publicidad y comunicaciones, desde el correo electrónico [email protected]
Sistemas de
Información y
Comunicación
(Firmado en Original)
HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA
JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
Eje transversal
de información
y
comunicación
Información –
Comunicación